2.3.5. Thực trạng quản lý công tác kiểm tra, báo cáo, đánh giá chất lƣợng hoạt động của thƣ viện
Kết quả điều tra thực trạng các nội dung quản lý công tác kiểm tra, báo cáo, đánh giá chất lượng hoạt động của thư viện được thể hiện trong bảng 2.8 dưới đây.
Bảng 2.8- Thực trạng các nội dung quản lý công tác kiểm tra, báo cáo, đánh giá chất lượng hoạt động của thư viện
TT
Các nội dung quản lý công tác kiểm tra, báo cáo đánh
giá chất lƣợng hoạt động của TV Kết quả thực hiện X Thứ bậc Tốt Khá TB Yếu 4 3 2 1 SL % SL % SL % SL %
1 Kiểm tra vốn tài
liệu 8 7,5 34 32,0 56 52,8 8 7,5 2,39 4
2 Kiểm bộ máy tra
cứu 20 18,8 37 34,9 46 43,4 3 2,83 2,69 1
3 Báo cáo thống kê 11 10,4 35 33,0 55 51,9 5 4,7 2,49 3
4 Báo cáo thông báo 15 14,1 37 34,9 49 46,2 5 4,7 2,58 2
5
Đánh giá khối lượng và qui mô phục vụ
4 3,77 31 29,2 62 58.5 9 8.5 2,28 5
6
Đánh giá chất lượng hiệu quả phục vụ.
2 1,88 27 25,5 66 62,3 11 10,4 2,17 6
7 Điểm trung bình chung 2,43
Kết quả Bảng 2.8 cho thấy: việc thực hiện các nội dung quản lý công tác
0 0.5 1 1.5 2 2.5 3 ND1 ND2 ND3 ND4 ND5 ND6 ND7 2.92 2.19 2.57 2.38 2.35 2.12 2.58 Điểm trung bình Nội dung Điểm trung bình
57
kiểm tra, báo cáo đánh giá chất lượng hoạt động thư viện, của Giám đốc Thư viện Trường Đại học Tây Bắc được đánh giá ở mức độ trung bình, điểm trung bình chung đạt (2,43). Trong số các nội dung quản lý cơng tác này thì nội dung 2
Kiểm tra bộ máy tra cứu, được đánh giá ở vị trí (1/6), có điểm trung bình là
(2,69). Trong công tác thực tiễn Thư viện Trường Đại học Tây Bắc chưa xây dựng được cơ sở dữ liệu thư mục, việc tra tìm tài liệu của bạn đọc dựa vào bộ máy tra cứu truyền thống là tủ mục lục và thư mục quyển, tuy nhiên xác định được tầm quan trọng của bộ máy tra cứu đối với bạn đọc, do đó Giám đốc thư viện đã thường xuyên quan tâm chỉ đạo tổ nghiệp vụ kiểm tra, sắp xếp, bổ sung phích mơ tả vào hộp phích một cách thường xuyên, đảm bảo tính khoa học và chính xác, giúp bạn đọc tra tìm được tài liệu, tuy nhiên số lượng bạn đọc đông, việc tra tìm tài liệu bằng phương pháp truyền thơng thường mất nhiều thời gian và hạn chế về số người, do vây trong cơng tác này cần có sự chỉ đạo để nhanh chóng đổi mới, đáp ứng tốt nhất cho việc tìm kiếm thơng tin của bạn đọc.
Nội dung 4 Quản lý báo cáo thông báo, được đánh giá ở mức trung bình khá, điểm trung bình đạt (2,58), Xếp vị trí (2/6) hoạt động này được tiến hành 2 lần trong một năm (vào giữa năm và cuối năm), là loại báo cáo bằng văn xuôi, để đánh giá toàn bộ hoạt động của thư viện và đề xuất phương hướng mới, giúp cho lãnh đạo nhà trường nắm bắt được tình trạng, chất lượng hoạt động, hiệu quả phục vụ bạn đọc của thư viện, để lãnh đạo trường có cơ sở chỉ đạo, định hướng. Tuy nhiên trong thực tiễn thì hoạt động này Giám đốc Thư viện trường thường chỉ làm báo cáo cuối năm, dựa trên báo cáo của các tổ vì vậy tính chính xác và tính khoa học chưa thật sự được đảm bảo. Nguyên nhân do chưa đánh giá đúng mức tầm quan trọng của báo cáo thông báo, lãnh đạo nhà trường chưa thật sự quan tâm tới hiệu quả hoạt động của thư viện.
Nội dung quản lý Báo cáo thống kê, được đánh giá ở mức trung bình, điểm
trung bình đạt (2,49), xếp vị trí (3/6), là loại báo cáo chủ yếu về số liệu như: tình hình phát triển và lưu hành sách báo của quý, năm; thống kê thành phần bạn đọc của quý, năm; thống kê công tác bạn đọc và công tác phụ đạo...Trong thực tiễn
58
hoạt động này vẫn được Giám đốc thư viện chỉ đạo các tổ tiến hành, song không thường xuyên theo định kỳ, và độ chính xác chưa cao. Nguyên nhân do mọi hoạt động thống kê đều phải tiến hành thủ cơng vì vậy mất nhiều thời gian cơng sức trong khi cán bộ Thư viện của Trường Đại học Tây Bắc trong những năm trước quá ít.
Nội dung quản lý Kiểm tra vốn tài liệu, được đánh giá ở mức trung bình, (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
điểm trung bình là (2,39), xếp vị trí (4/6). Cơng tác này vẫn được giám đốc thư viện chỉ đạo và tiến hành, để nắm bắt được cơ cấu, thành phần và tình trạng vốn tài liệu trong các kho, tuy nhiên không tiến hành thường xuyên. Nguyên nhân do những năm trước diện tích các kho chật hẹp, tài liệu xếp khơng khoa học, rất khó cho cơng việc kiểm tra.
Hai nội dung quản lý còn lại (5,6), được đánh giá thấp, xếp vị trí 5 và 6. Thực tế, cho thấy công tác kiểm tra, đánh giá chất lượng còn rất nhiều tồn tại, chưa kiểm tra thường xuyên để đánh giá đúng khối lượng và qui mô phục vụ, do vậy chưa đánh giá được chính xác chất lượng hiệu quả phục vụ. Nguyên nhân, chưa xây dựng được định mức cụ thể, khơng có “thang chuẩn” để đánh giá, nên kết quả cơng việc mặc dù có kiểm tra song khơng đánh giá được chất lượng. Do vậy, không thể khắc phục một cách kịp thời các tồn tại từ các khâu trong thư viện, và cũng khơng có nội dung kiểm tra thường xuyên, nên tâm lý “ỉ lại”, tâm lý “Có thì làm, khơng có thì thơi”, mất hẳn tính chủ động trong cơng việc, nhiều lúc ở một vài bộ phận trong thư viện vẫn chưa khắc phục được. Cần phải có nội dung tốt hơn để thực hiện công tác kiểm tra, báo cáo đánh giá chất lượng hoạt động thư viện.
Vị trí xếp loại các nội dung kiểm tra, báo cáo, đánh giá chất lượng hoạt động của thư viện được minh họa trên Biểu đồ 2.6 dưới đây.
59
Biểu đồ 2.6 - Vị trí xếp loại các nội dung kiểm tra, báo cáo, đánh giá
chất lượng hoạt động của thư viện
2.3.6. Thực trạng quản lý nhân lực ở Trung tâm TT-TV
Kết quả điều tra thực trạng các nội dung quản lý nhân lực ở TTTT- TV được thể hiện trong bảng 2.9 dưới đây.
Bảng 2.9 - Thực trạng việc thực hiện các nội dung quản lý nhân lực
TT
Các nội dung quản lý nhân lực Kết quả thực hiện X Thứ bậc Tốt Khá TB Yếu 4 3 2 1 SL % SL % SL % SL %
1 Phân công lao động 8 7,54 35 33,0 56 52,8 7 6,6 2,41 2
2 Chọn lựa, sắp xếp, bố trí hợp lý cán bộ trong TV 6 5,6 32 30,2 59 55,7 9 8,5 2,33 3 3 Tổ chức tốt môi trường và điều kiện làm việc
46 43,4 41 38,7 19 17,9 0 0 3,25 1
4
Bồi dưỡng trình độ chun mơn, ngoại ngữ, tin học
0 0 22 20,8 77 72,6 7 6,6 2,14 5
5 Giải quyết xung đột 4 3,8 24 22,6 71 66,9 7 6,6 2,23 4
6 Cải tiến tổ chức
định mức lao động 0 0 18 17,0 78 73,6 10 9,4 2,1 6
7 Điểm trung bình chung 2.41
0 0.5 1 1.5 2 2.5 3 ND1 ND2 ND3 ND4 ND5 ND6 2.39 2.69 2.49 2.58 2.28 2.17 Điểm trung bình Nội dung Điểm trung bình
60
Kết quả Bảng 2.9 cho thấy: việc thực hiện các nội dung quản lý nhân lực của Giám đốc Thư viện Trường Đại học Tây Bắc được đánh giá ở mức độ trung bình, điểm trung bình chung đạt (2,41). Trong các nội dung quản lý trên duy nhất có nội dung 3 Tổ chức tốt môi trường và điều kiện làm việc, được đánh giá ở mức khá tốt, điểm trung bình là (3.25), xếp vị trí (1/6). Thực tế cho thấy do được thụ hưởng từ dự án đại học 2 cho nên Thư viện Đại học Tây Bắc đã có một cơ ngơi khang trang, tịa nhà ba tầng với tổng diện tích trên 6000 m2. Các phịng làm việc đều rất rộng rãi, thống, mát, sạch sẽ, phịng đọc có sức chứa khoảng 600 chỗ ngồi, được trang bị đầy đủ quạt mát, ánh sáng phù hợp, bàn, ghế sạch sẽ, các trang thiết bị được bố trí hợp lý, ảnh hưởng tốt đến sức khoẻ của cán bộ và bạn đọc. Việc tổ chức môi trường và điều kiện làm việc cho thấy giám đốc trung tâm đã nhận thức đúng đắn được công tác này là một trong những khuynh hướng chính của tổ chức lao động khoa học, bởi kết quả lao động của cán bộ, nhân viên trong trung tâm phụ thuộc khá nhiều vào môi trường và điều kiện xung quanh nơi họ làm việc.
Nội dung xếp vị trí thứ (2/6) là quản lý Phân cơng lao động, tuy nhiên chỉ được đánh giá ở mức độ trung bình, điểm trung bình là (2,41). Nội dung thứ 3
Chọn lựa, sắp xếp, bố trí hợp lý cán bộ trong thư viện, xếp vị trí (3/6), được
đánh giá ở mức độ trung bình, điểm trung bình chung đạt (2,33). Thực tiễn thì giám đốc quan tâm chỉ đạo để lựa chọn, sắp xếp, phân công lao động cho phù hợp với năng lực cán bộ, song do phần lớn nhân viên thư viện khơng có chun mơn về thư viện vì vậy cơng tác này khơng đạt hiệu quả như mong muốn.
Việc quản lý Bồi dưỡng trình độ chun mơn, ngoại ngữ, tin học, được đánh giá chưa tốt, xếp vị trí (5/6), điểm trung bình là (2,14). Thực tế, việc nâng cao trình độ của đội ngũ cán bộ, nhân viên thư viện, đặc biệt là về chuyên môn thư viện chưa được quan tâm chú trọng. Một phần là do quan điểm của lãnh đạo nhà trường, một phần cũng do chế độ, chính sách của nhà trường mới chỉ ưu tiên bồi dưỡng nâng cao cho đội ngũ cán bộ trực tiếp giảng dạy, nhất là trong giai đoạn trường mới nâng cấp lên đại học cần nhanh chóng chuẩn hóa đội ngũ giảng viên. Việc tự học để nâng cao trình độ chưa được nhận thức đúng đắn, phần lớn vẫn cịn tâm lý "an bài", tính tự
61 giác của cán bộ chưa cao.
Việc giải quyết các xung đột trong trung tâm cũng được đánh giá ở mức độ trung bình xếp vị trí (4/6), điểm trung bình đạt (2,23).Thơng thường, trong thư viện có 2 dạng xung đột chủ yếu: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Xung đột giữa cán bộ thư viện với bạn đọc.
- Xung đột trong nội bộ thư viện (Trong đó có cả xung đột giữa người quản lý và người chịu sự quản lý).
Xung đột giữa cán bộ thư viện với bạn đọc đã được phân tích trong đánh giá thực trạng việc quản lý bạn đọc.
Xung đột trong nội bộ thư viện có 2 loại xung đột theo hướng: Xung đột trong công việc (việc chung), xung đột do việc của cá nhân (việc riêng). Nguyên nhân do cán bộ chưa có chun mơn, làm việc hiệu quả thấp, định mức công việc chưa cụ thể, phân cơng cơng việc cịn bị chồng chéo, chưa khoa học. có sự đối xử chưa thực sự công bằng giữa các nhân viên... Vì vậy xẩy ra xung đột. Giám đốc cần có những nội dung quản lý hữu hiệu để giải quyết các xung đột này, đảm bảo một môi trường làm việc có văn hóa, mọi người đồn kết giúp nhau cùng tiến bộ.
Nội dung Quản lý cải tiến tổ chức định mức lao động, được đánh giá thấp,
xếp ở vị trí cuối (6/6), điểm trung bình (2,1). Thực tế cho thấy việc vi phạm nội qui, chấp hành giờ giấc, tính tự giác khơng cao, làm việc thiếu cần mẫn của một vài nhân viên trong trung tâm vẫn đang tồn tại, ảnh hưởng tới hiệu quả công việc. Mặc dù giám đốc thư viện đã quan tâm chỉ đạo để mang lại hiệu quả trong lao động, song kết quả cũng chưa được khả quan. Nguyên nhân chính là do chưa xây dựng được những bộ định mức lao động phù hợp cho từng công việc để áp dụng, vẫn chỉ bằng định tính, phần nữa do cán bộ thư viện của trung tâm cịn yếu về trình độ chun mơn. Vì vậy, cần phải tích cực cải tiến để có định mức lao động phù hợp hơn.
Vị trí xếp loại các nội dung quản lý nhân lực thư viện được minh họa trên
62