LuËn v¨n tèt nghiÖp 1 Chuyên đề Thực tập Cuối khoá Chuyên đề Thực tập Cuối khoá Dương Thị Minh Hợi – Lớp 18A12Dương Thị Minh Hợi – Lớp 18A12 TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA THƯƠNG MẠI & KINH TẾ Q[.]
Chuyên đề Thực tập Cuối khoá Dương Thị Minh Hợi – Lớp 18A12 TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA THƯƠNG MẠI & KINH TẾ QUỐC TẾ ******* CHUY£N §Ị THùC TËP CI KHO¸ Đề tài: Giải pháp giảm chi phí kinh doanh Chi nhánh Cơng ty Cổ phần Thương mại & Dịch vụ Ngọc Hà Hưng Yên Họ tên SV Lớp GV hướng dẫn : Dương Thị Minh Hợi : 18A12 : TS Trần Văn Bão Hµ Néi – 7/2010 Chuyên đề Thực tập Cuối khoá Dương Thị Minh Hợi – Lớp 18A12 MỤC LỤC Lời mở đầu CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN TM & DV NGỌC HÀ TẠI HƯNG YÊN 1.1 Khái quát chi nhánh đặc điểm kinh doanh 1.1.1 Quá trình hình thành phát triển Chi nhánh Công ty CP TM & DV Ngọc Hà Hưng Yên .3 1.1.2 Khái quát vốn Chi nhánh Công ty CP TM & DV Ngọc Hà Hưng Yên .4 1.2 Chức nhiệm vụ chi nhánh 1.2.1 Chức chi nhánh 1.2.2 Nhiệm vụ chi nhánh 1.3 Bộ máy tổ chức chi nhánh .6 CHƯƠNG 2: THỰC TẾ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN TM & DV NGỌC HÀ TẠI HƯNG YÊN 2.1 Thực trạng tổ chức hoạt động kinh doanh kết hoạt động kinh doanh năm gần 2.1.1 Tổ chức máy quản lý kinh doanh Chi nhánh Công ty CP TM & DV Ngọc Hà Hưng Yên .9 2.1.2 Kết thực số tiêu tài Chi nhánh Cơng ty CP TM & DV Ngọc Hà Hưng Yên 11 2.2 Thực trạng quản lý sử dụng phân tích chi phí kinh doanh 16 2.2.1 Thực trạng quản lý sử dụng chi phí kinh doanh Chi nhánh Cơng ty CP TM & DV Ngọc Hà Hưng Yên 16 2.2.1.1 Thực trạng quản lý sử dụng chi phí mua hàng chi nhánh 16 2.2.1.2 Thực trạng quản lý sử dụng chi phí bán hàng chi nhánh 16 2.2.1.3 Thực trạng quản lý sử dụng chi phí quản lý doanh nghiệp 17 2.2.2 Tổ chức cơng tác phân tích chi phí kinh doanh Chi nhánh Cơng ty CP TM & DV Ngọc Hà Hưng Yên 18 2.2.3 Nội dung phân tích chi phí kinh doanh 19 2.2.3.1 Phân tích chung 19 Chuyên đề Thực tập Cuối khoá Dương Thị Minh Hợi – Lớp 18A12 2.2.3.2 Phân tích tổng hợp chi phí kinh doanh theo chức hoạt động 23 2.2.3.3 Phân tích chi tiết yếu tố chi phí theo chức hoạt động 27 2.2.3.3.1 Phân tích chi phí mua hàng 27 2.2.3.3.2 Phân tích chi phí bán hàng .29 2.2.3.3.3 Phân tích chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp 32 2.2.3.3.4 Phân tích chi phí kinh doanh theo quý 36 2.2.3.3.5 Phân tích khoản mục chi phí chủ yếu .39 2.2.3.3.5 Phân tích khoản mục chi phí chủ yếu a Phân tích chung b Phân tích nhân tố ảnh hưởng đến chi phí tiền lương 42 2.2.4 Đánh giá nhận xét thực trạng phân tích chi phí kinh doanh Chi nhánh Công ty CP TM & DV Ngọc Hà Hưng Yên 43 CHƯƠNG 3: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ CÁC GIẢI PHÁP CHO CHI NHÁNH CÔNG TY CP TM & DV NGỌC HÀ TẠI HƯNG YÊN 3.1 Định hướng phát triển Chi nhánh 45 3.1.1 Định hướng mục tiêu chung 45 3.1.2 Những mục tiêu cụ thể 46 3.2 Các giải pháp giảm chi phí kinh doanh 46 3.2.1 Cơ sở thực tiễn .46 3.2.2 Các giải pháp giảm chi phí kinh doanh Chi nhánh Cơng ty CP TM & DV Ngọc Hà Hưng Yên .48 3.2.2.1 Hồn thiện việc phân tích tổng hợp chi phí kinh doanh theo chức họat động 48 3.2.2.2 Hoàn thiện việc phân tích chi tiết yếu tố chi phí kinh doanh theo chức hoạt động 50 3.2.2.3 Hồn thiện máy tài kế tốn chế độ so sánh, ghi chép sổ sách kế toán 51 3.2.2.4 Nâng cao lực đội ngũ nhân viên phân tích chi phí kinh doanh 51 3.2.2.5 Hoàn thiện hệ thống định mức chi phí kinh doanh .52 3.2.2.6 Nâng cao suất lao động .52 Kết luận Tài liệu tham khảo Chuyên đề Thực tập Cuối khoá Dương Thị Minh Hợi – Lớp 18A12 LỜI MỞ ĐẦU Hiện nay, nước ta phát triển kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, kinh tế nhiều thành phần đa dạng phức tạp, đặc biệt xu hội nhập quốc tế vòng năm trở lại nước ta gia nhập WTO Các doanh nghiệp muốn tồn phát triển, đòi hỏi doanh nghiệp phải kinh doanh phải có lãi Muốn vậy, yêu cầu nhà lãnh đạo phải tìm cách để tăng lợi nhuận giảm thiểu chi phí kinh doanh Bất kỳ hoạt động kinh doanh phải bỏ chi phí định để thực Đối với hoạt động kinh doanh thương mại bỏ chi phí kinh doanh để thực kinh doanh Doanh nghiệp thương mại có chức cầu nối sản xuất tiêu dùng, mắt xích quan trọng q trình tái sản xuất xã hội Để thực chức đó, doanh nghiệp phải bỏ chi phí từ ký kết hợp đồng mua hàng, vận chuyển hàng, bảo quản hàng hoá, tiêu thụ hàng hoá… Muốn thực tốt hoạt động kinh doanh doanh nghiệp phải quản lý sử dụng chi phí có hiệu quả, đảm bảo tiết kiệm chi phí hạ giá thành sản phẩm, tăng doanh thu tăng lợi nhuận, đồng thời tăng khả cạnh tranh thị trường Nhận thức tầm quan trọng chi phí kinh doanh ảnh hưởng trưc tiếp đến kết hoạt động kinh doanh nên doanh nghiệp cần phân tích tình hình quản lý sử dụng chi phí kinh doanh để giảm thiểu tối đa chi phí Chi nhánh Cơng ty CP TM & DV Ngọc Hà Hưng Yên doanh nghiệp kinh doanh thương mại, hoạt động kinh doanh thương mại diễn sơi động phức tạp, chi phí kinh doanh phát sinh hàng ngày, hàng yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến kết kinh doanh Chi nhánh muốn kinh doanh hiệu phải quản lý sử dụng chi phí kinh doanh cách tốt Trong trình thực tập tìm hiểu Chi nhánh Công ty CP TM & DV Ngọc Hà Hưng Yên, em nhận thấy Chi nhánh thành lập hoạt động ngày hiệu tiến hành phân tích hoạt động kinh doanh Chi nhánh Tuy nhiên, chi nhánh Công ty CP TM & DV Ngọc Hà Hưng Yên chưa tiến hành thường xuyên hoạt động phân tích, nên chưa giảm thiểu chi phí kinh doanh đến mức tối đa Chuyên đề Thực tập Cuối khoá Dương Thị Minh Hợi – Lớp 18A12 Do đó, em chọn đề tài: “Giải pháp giảm chi phí kinh doanh Chi nhánh Công ty CP TM & DV Ngọc Hà Hưng Yên” Kết cấu Chuyên đề Thực tập em phần mở đầu kêt luận cịn có chương: Chương 1: Tổng quan Chi nhánh Công ty CP TM & DV Ngọc Hà Hưng Yên Chương 2: Thực tế hoạt động kinh doanh Chi nhánh Công ty CP TM & DV Ngọc Hà Hưng Yên Chương 3: Định hướng phát triển giải pháp cho Chi nhánh Công ty CP TM & DV Ngọc Hà Hưng Yên Trong thời gian thực tập, em hướng dẫn tận tình thầy giáo: Tiến sĩ Trần Văn Bão, đồng thời Ban lãnh đạo phịng kế tốn Chi nhánh giúp đỡ, hướng dẫn cung cấp số liệu để em hoàn thành Chuyên đề Em xin chân thành cảm ơn Chuyên đề Thực tập Cuối khoá Dương Thị Minh Hợi – Lớp 18A12 CHƯƠNG I1: TỔNG QUAN VỀ CHI NHÁNH CÔNG TY CP TM & DV NGỌC HÀ TẠI HƯNG YÊN 1.1 Khái quát chi nhánh đặc điểm kinh doanh 1.1.1 Quá trình hình thành phát triển Chi nhánh Công ty CP TM & DV Ngọc Hà Hưng Yên Chi nhánh Công ty CP TM & DV Ngọc Hà Hưng Yên doanh nghiệp thành lập từ tháng 03 năm 2007, trhực thuộc Công ty CP TM & DV Ngọc Hà (trụ sở Hà Nội) Chi nhánh hoạt động cho phép pháp luật Việt Nam hoạt động kinh doanh chủ yếu là: cung cấp Văn Phòng phẩm, giấy in, mực in, máy văn phòng, băng dính, dây đai, màng chít cho đơn vị quan nhà nước, trường học, bệnh viện, doanh nghiệp nước ngoài, doanh nghiệp nước nhiều đơn vị, tổ chức khác Chi nhánh hoạt động giám sát, điều chỉnh luật doanh nghiệp Chi nhánh hoạt động hợp pháp theo pháp luật VN đăng ký kinh doanh theo số 05C8 000 404 Uỷ ban Nhân dân huyện Mỹ Hào cấp ngày 20 tháng năm 2007 Địa trụ sở: Số 247 Thị trấn Bần Huyện: Mỹ Hào Tỉnh: Hưng Yên Điện thoại: 03213-942-741 Fax: 03213-742-071 Ngành nghề kinh doanh chính: Thương mại dịch vụ tổng hợp Chi nhánh Công ty CP TM & DV Ngọc Hà Hưng Yên đăng ký kinh doanh cấp giấy phép kinh doanh Ngành nghề kinh doanh mà Chi nhánh Công ty CP TM & DV Ngọc Hà Hưng Yên đăng ký là: cung cấp văn phòng phẩm, giấy in, mực in, thiết bị phục vụ văn phòng văn phòng phẩm loại Trải qua năm hoạt động, chi nhánh kinh doanh dần có hiệu ngày tiến triển Doanh thu lợi nhuận chi nhánh ngày tăng nhanh Chi nhánh định sách kinh doanh đắn Một mặt quản lý Chuyên đề Thực tập Cuối khoá Dương Thị Minh Hợi – Lớp 18A12 đạo đắn ban giám đốc, mặt khác cố gắng tồn thể phịng ban người lao động nên công ty kinh doanh tốt, đến năm 2009 doanh thu đạt 491 156 360 đ 1.1.2 Khái quát vốn Chi nhánh Công ty CP TM & DV Ngọc Hà Hưng Yên Chi nhánh Công ty CP TM & DV Ngọc Hà Hưng Yên Công ty CP TM & DV Ngọc Hà thành lập với số vốn điều lệ 600 000 000đ Chi nhánh buôn bán chủ yếu VPP tổng hợp mực in loại nên tài sản chủ yếu công ty TSLĐ Tài sản chi nhánh thời điểm thành lập 597 994 391 (đồng), có tài sản tiền Qua gần ba năm hoạt động đến năm 2009 tài sản cơng ty cịn 576 524 483 (đồng), tài sản tiền cịn 401 111 694 (đồng) 1.2 Chức nhiệm vụ đặc điểm chi nhánh 1.2.1 Chức chi nhánh Nước ta phát triển kinh tế nhiều thành phần vận hành theo chế thị trường quản lý Nhà nước Chi nhánh Công ty CP TM & DV Ngọc Hà Hưng Yên hoạt động kinh doanh với chức thương mại giống doanh nghiệp thương mại khác hoạt động kinh doanh với chức mua bán trao đổi hàng hoá phục vụ cho sản xuất đời sống Cụ thể Chi nhánh Công ty CP TM & DV Ngọc Hà Hưng Yên chuyên bán buôn, bán lẻ vật tư hàng hoá cho nhu cầu tiêu dùng như: giấy in, VPP tổng hợp, máy móc văn phịng… Chi nhánh Cơng ty CP TM & DV Ngọc Hà Hưng n có chức bn bán loại VPP, giấy in, mựcgiấy in VPP nên có nhiệm vụ cung cấp vật tư cho hoạt động văn phòng đơn vị, tổ chức cá nhân có nhu cầu sử dụng giấy in, mực in quan hành chính, trường học, bệnh viện, doanh nghiệp nước, học sinh, sinh viên, cho hàng photo cho văn phòng, cho sở xây dựng thiết kế vẽ … có vai trị quan trọng kinh tế Tổ chức quy trình nghiệp vụ kỹ thuật kinh doanh thương mại như: nghiên cứu thị trường, khai thác nguồn hàng, tổ chức nhập hàng, dự trữ bảo quản vật tư hàng hoá, quảng cáo giới thiệu bán hàng Chuyên đề Thực tập Cuối khoá Dương Thị Minh Hợi – Lớp 18A12 Quản lý chặt chẽ kế hoạch lưu chuyển hàng hoá, quản lý việc sủ dụng vốn, sử dụng lao động, sở vật chất kỹ thuật, quản lý công tác kế toán 1.2.2 Nhiệm vụ chi nhánh Nhiệm vụ chủ yếu chi nhánh kinh doanh VPP, giấy in, VPP mực in Chi nhánh có mối quan hệ mua bán nước loại giấy in, thiết bị phục vụ văn phòng, phục vụ cho nhu cầu sản xuất tiêu dùng Chi nhánh Công ty CP TM & DV Ngọc Hà Hưng Yên chịu trách nhiệm trước pháp luật Nhà nước tồn vốn kinh doanh Nếu chi nhánh kinh doanh có hiệu hưởng lãi, kinh doanh thua lỗ phải tự chịu Ngành kinh doanh chủ yếu chi nhánh kinh doanh loại VPP, giấy in , VPP mực in, doanh thu từ mặt hàng chiếm đến 90% tổng doanh thu Ngồi việc thực nghĩa vụ kinh doanh, chi nhánh thực nhiệm vụ sau: - Xây dựng tổ chức thực kế hoạch ngắn hạn, dài hạn sản xuất kinh doanh, kinh doanh thương mại theo pháp luật hành Nhà nước hướng dẫn thương mại - Xây dựng phương án sản xuất kinh doanh thực đầy đủ cam kết hợp đồng kinh tế ký kết - Thực đầy đủ sách quản lý sử dụng vốn, tài sản, nguồn lực - Thực kinh doanh có lãi phát triển nguồn vốn, thực đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước Với đặc điểm nhiệm vụ chi nhánh, công tác quản lý chi nhánh ban giám đốc, phòng ban làm việc theo chức nhiệm vụ Nhưng khơng phải mà lãnh đạo khơng quan tâm đến thị trường, mà thường xuyên kiểm tra nắm bắt thị trường để mở rộng thị trường Trong chế thị trường cạnh tranh lành mạnh mà thị trường ngày biến động, đòi hỏi doanh nghiệp phải nắm bắt kịp thời, mà thơng tin thị trường quan trọng đặc biệt lĩnh vực kinh doanh thương mại Ban lãnh đạo chi nhánh phải khảo sát nắm bắt Chuyên đề Thực tập Cuối khoá Dương Thị Minh Hợi – Lớp 18A12 thông tin thị trường để phân tích thơng tin nguồn hàng, thơng tin nhu cầu mặt hàng, thông tin giá … để định kinh doanh đắn đạt hiệu cao Trong năm kinh doanh, chi nhánh hoạt động có hiệu nhạy bén thông tin thị trường ban lãnh đạo, quản lý tốt hoạt động kinh doanh ban lãnh đạo Nhận xét đánh giá: Với đặc điểm Chi nhánh Công ty CP TM & DV Ngọc Hà Hưng Yên chuyên kinh doanh mặt hàng Văn phòng phẩm, mực in, giấy in chủ yếu nên việc quản lý mặt hàng kinh doanh đơn giản Tuy nhiên, chi nhánh kinh doanh nhiều mặt hàng có nhiều lãi hơn, bị rủi ro 1.3 Bộ máy tổ chức chi nhánh Bộ máy tổ chức quản lý kinh doanh chi nhánh phân theo cấu trực tiếp chức năng, mơ tả theo sơ đồ sau: Hình 1: Sơ đồ máy tổ chức quản lý chi nhánh Ban giám đốc Phịng kinh doanh Phịng kế tốn Phịng kho vận Phòng kỹ thuật - Ban giám đốc chịu trách nhiệm trước pháp luật toàn hoạt động kinh doanh chi nhánh, trực tiếp quản lý điều hành hoạt động chi nhánh - Phòng kinh doanh: Chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch tài chính, khai thác tạo nguồn hàng cho phận kinh doanh, phịng kinh doanh có nhiệm vụ giao dịch với người cung ứng nguồn hàng giao dịch với khách hang, tìm kiếm khách hàng cho chi nhánh Ngồi phịng kinh doanh cịn có nhiệm vụ cung cấp kịp thời thông tin thị trường như: giá hàng hố biến động giá cả, thơng tin nguồn hàng cung ứng, thông tin khách hàng… Chuyên đề Thực tập Cuối khoá Dương Thị Minh Hợi – Lớp 18A12 - Phịng kế tốn: Chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch tài chính, chịu trách nhiệm trước giám đốc tình hình hạch tốn kế tốn tình hình tài chi nhánh Phịng kế tốn có nhiệm vụ lập phiếu thu, phiếu chi theo dõi công nợ lập báo cáo tài chính, báo cáo kế tốn theo định kỳ tháng, q, năm Cuối năm phịng kế tốn tập hợp bảng báo cáo để lập bảng phân tích, từ thấy biến động tiêu đưa phương hướng khắc phục - Phòng kho vận: Chịu trách nhiệm quản lý, bảo quản hàng hoá, theo dõi lượng hàng hoá nhập - xuất – tồn gửi hoá đơn phiếu nhập kho, phiếu xuất kho lên phịng kế tốn - Phịng kỹ thuật: chịu trách nhiệm giải vấn đề liên quan đến máy móc văn phịng khách hang; lắp đặt, sửa chữa, thay vật tư, linh kiện khách hàng có nhu cầu máy Photo, máy in, máy Fax đảm bảo thời gian, tiến độ hiệu việc giải cố máy móc khách hàng yêu cầu Nhận xét đánh giá: Cơ cấu máy quản lý chi nhánh đơn giản, phịng ban Do đó, giám đốc chi nhánh có điều kiện theo dõi, quản lý hoạt động phòng ban nhân viên phòng ban dễ dàng Với máy quản lý đơn giản giúp giám đốc chi nhánh điều hành chi nhánh tốt Đồng thời cấu máy quản lý không cồng kềnh làm giảm chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp, tăng lợi nhuận cho chi nhánh Tuy nhiên, chi nhánh có phịng ban nên lượng cơng việc mà phòng ban phải làm nhiều hơn, với khối lượng công việc lớn gây căng thẳng cho nhân viên dễ nhầm lẫn tính tốn nghiệp vụ kinh tế không chuyên sâu nghiệp vụ chuyên môn 3.2* Đặc điểm tổ chức máy kế tốn Phịng kế tốn có vai trị quan trọng Chi nhánh Công ty CP TM & DV Ngọc Hà Hưng n, cung cấp thơng tin tài sản nguồn vốn cho nhà quản trị doanh nghiệp giúp nhà quản trị nắm bắt hiểu rõ khả kinh doanh Phịng kế toán nhà lãnh đạo chi nhánh đưa chiến lược kinh doanh