Luận văn tốt nghiệp hoàn thiện hạch toán vật liệu tại công ty dệt may hà nội

Lời nói đầu Việt Nam trình đẩy mạnh tiến trình hội nhập phát triển với nớc tiên tiến giới Đây vấn đề quan trọng hàng đầu Đảng Nhà nớc ta đờng thực mục tiêu : "Dân giàu, nớc mạnh, xà hội công văn minh " ë níc ta, thùc hiƯn ®êng lèi ®ỉi míi Đảng khởi xớng lÃnh đạo, năm qua thơng mại Việt Nam đà đạt đợc nhiều thành tựu quan träng Víi sù ®ỉi míi nh vËy, nỊn kinh tế đà mang lại hội thách thức lớn cho doanh nghiệp Với nhiều hình thức sở hữu, nhiều loại hình sản xuất khác nhau, doanh nghiệp muốn tồn đợc phải tìm phơng hớng sản xuất kinh doanh hợp lý để sản phẩm cạnh tranh đợc thị trờng đáp ứng nhu cầu tiêu dùng xà hội Vì đòi hỏi doanh nghiệp phải không ngừng nâng cao khả cạnh tranh, sử dụng nhiều công cụ quản lý khác nhau, xây dựng quy trình hạch toán cách khoa học hợp lý, mà đặc biệt hạch toán nguyên vật liệu Trong doanh nghiệp sản xuất, hạch toán vật liệu đóng vai trò quan trọng Vì nguyên vật liệu yếu tố đầu vào trình sản xuất, định chất lợng sản phẩm đầu Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn tổng giá thành sản xuất, mang tính trọng yếu Mỗi biến động chi phí nguyên vật liệu làm ảnh hởng đến biến động giá thành sản phẩm Nguyên vật liệu doanh nghiệp sản xuất có nhiều chủng loại, yêu cầu phải có bảo quản khắt khe, thận trọng Hơn nữa, kế toán vật liệu cung cấp thông tin kịp thời xác cho phần hành kế toán khác doanh nghiệp, giúp cho ngời quản lý doanh nghiệp lập đợc dự toán nguyên vật liệu, đảm bảo cho việc cung cấp đủ, chất lợng vật liệu kịp thời cho sản xuất Từ giúp cho trình sản xuất diễn nhịp nhàng, kế hoạch xác định nhu cầu vật liệu tồn kho hợp lý, hạn chế tình trạng ứ đọng vốn góp phần nâng cao hiệu sử dụng vốn lu động Là công ty mạnh ngành Dệt-May Việt Nam, công ty Dệt-May Hà Nội đà có bớc tiến đáng kể năm gần đây, sản phẩm công ty đợc nớc a chuộng, công tác hạch toán kế toán nói chung nh công tác kế toán vật liệu nói riêng không ngừng đợc đổi Tuy nhiên, trình độ quản lý phát triển sản xuất kinh doanh nhiều hạn chế, chế độ kế toán tài cha phù hợp với qui mô đặc điểm sản xuất đơn vị, nên thực tế hạch toán vật liệu công ty nhiều vớng mắc cần đợc giải Chính vậy, vật liệu ngày trở nên quan träng ®èi víi mäi doanh nghiƯp Qua thêi gian thực tập công ty Dệt-May Hà Nội, thấy rõ tầm quan trọng công tác kế toán vật liệu đợc hớng dẫn tận tình thầy giáo hớng dẫn TS Nguyễn Văn Công, em đà mạnh dạn sâu nghiên cứu đề tài : "Hoàn thiện hạch toán vật liệu công ty Dệt - May Hà Nội " Luận văn tốt nghiệp em đợc trình bày theo ba phần nh sau: Phần I : Những vấn đề lý luận hạch toán vật liệu doanh nghiệp sản xuất Phần II : Thực trạng hạch toán vật liệu công ty Dệt - May Hà Nội Phần III :Hoàn thiện hạch toán vật liệu công ty Dệt - May Hµ Néi Do thêi gian vµ kiÕn thøc có hạn nên khó tránh khỏi thiếu sót, em mong đợc thầy giáo TS Nguyễn Văn Công bạn đọc thông cảm, bảo thêm để luận văn tốt nghiệp em đợc hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo hớng dẫn TS Nguyễn Văn Công cô chú, anh chị phòng kế toán tài công ty Dệt - May Hà Nội đà tận tình giúp đỡ em thực tốt luận văn Phần i vấn đề lý luận hạch toán vật liệu doanh nghiệp sản xuất I Khái niệm, đặc điểm, phân loại tính giá vật liệu Khái niệm đặc điểm vật liệu : Trong doanh nghiệp sản xuất, vật liệu đối tợng lao động đợc thể dới dạng vật hoá nh sắt, thép doanh nghiệp khí chế tạo, sợi doanh nghiệp dệt, da doanh nghiệp đóng giày, vải doanh nghiệp may mặc Vì vậy, vật liệu ba yếu tố trình sản xuất, sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm Trong trình sản xuất kinh doanh, vËt liƯu chØ tham gia vµo mét chu kú sản xuất định, dới tác động lao động, chúng bị tiêu hao toàn bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo hình thái vật chất sản phẩm Do giá trị vật liệu chuyển dịch toàn lần vào giá trị tạo ra, nên vật liệu thờng chiếm mét tû träng rÊt lín toµn bé chi phÝ sản xuất giá thành sản phẩm doanh nghiệp Bởi vậy, cần biến động nhỏ vật liệu ảnh hởng trực tiếp đến tiêu quan trọng doanh nghiệp nh tiêu sản lợng, chất lợng sản phẩm, tiêu doanh thu, giá thành, tiêu lợi nhuận Doanh nghiệp sản xuất cần phải có nguyên vật liệu, lợng tồn đợc Vì vậy, đảm bảo cung ứng, dự trữ đồng bộ, kịp thời xác nguyên vật liệu điều kiện có tính chất tiền đề cho liên tục trình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Hơn nữa, đảm bảo cung ứng nguyên vật liệu có chất lợng tốt điều kiện nâng cao chất lợng sản phẩm, góp phần sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu, tăng suất lao động Xuất phát từ đặc điểm quan trọng vật liệu trình sản xuất kinh doanh, đòi hỏi công tác quản lý phải chặt chẽ khâu từ khâu thu mua, bảo quản, sử dụng dự trữ Vật liệu tài sản dự trữ sản xuất, thờng xuyên biến động Các doanh nghiệp thờng xuyên phải tiến hành thu mua vật liệu để đáp ứng kịp thời cho trình sản xuất, chế tạo sản phẩm nhu cầu khác doanh nghiệp khâu thu mua đòi hỏi phải quản lý khối lợng, chất lợng, quy cách, chủng loại, giá mua chi phí thu mua theo tiến độ thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh cđa doanh nghiƯp ViƯc tỉ chøc tèt kho tµng, bÕn bÃi, trang bị đầy đủ phơng tiện cân đo, thực chế độ bảo quản loại vật liệu, tránh bị h hỏng, mát, hao hụt, đảm bảo an toàn yêu cầu quản lý vật liệu Vật liệu cần đợc sử dụng hợp lý, tiết kiệm sở định mức, dự toán chi phí nhằm hạ thấp mức tiêu hao vật liệu giá thành sản phẩm, tăng thu nhập, tích luỹ cho doanh nghiệp Do vậy, khâu cần tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng sử dụng vật liệu trình sản xuất kinh doanh Việc quản lý vật liệu khâu dự trữ đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định đợc định mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho loại vật liệu để đảm bảo cho trình sản xuất kinh doanh đợc bình thờng không bị ngừng trệ, gián đoạn việc cung ứng, thu mua không kịp thời gây tình trạng ứ đọng vốn dự trữ nhiều Phân loại vật liệu: Nguyên vật liệu sử dụng doanh nghiệp có nhiều loại, nhiều thứ, có vai trò công dụng khác trình sản xuất kinh doanh Trong điều kiện đó, đòi hỏi doanh nghiệp phải phân loại nguyên vật liệu tổ chức tốt việc quản lý hạch toán nguyên vật liệu Trong thực tế công tác quản lý hạch toán doanh nghiệp, đặc trng dùng để phân loại nguyên vật liệu thông dụng vai trò tác dụng nguyên vât liệu trình sản xuất kinh doanh Theo đặc trng này, nguyên vật liệu doanh nghiệp đợc phân loại sau đây: Nguyên liệu vật liệu chính: Là loại nguyên liệu vật liệu tham gia vào trình sản xuất tạo nên thực thể sản phẩm Nguyên liệu, vật liệu bao gồm nửa thành phẩm mua với mục đích tiếp tục trình sản xuất, chế tạo sản phẩm, hàng hoá, ví dụ nh sợi mua doanh nghiệp dệt đợc coi nguyên vật liệu Vật liệu phụ: Là loại vật liệu tham gia vào trình sản xuất, không cấu thành thực thể sản phẩm mà kết hợp với vật liệu làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bề sản phẩm, để hoàn thiện nâng cao tính chất lợng sản phẩm, tạo điều kiện cho trình chế tạo sản phẩm đợc thực bình thờng, phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật, phục vụ cho lao động công nhân viên chức (dầu nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm, thuốc tẩy, thuốc chống rỉ, hơng liệu, xà phòng, giẻ lau) Nhiên liệu : Về thực chất loại vật liệu phụ, nhng đợc tách thành loại riêng việc sản xuất tiêu dùng nhiên liệu chiÕm mét tû träng lín nỊn kinh tÕ qc dân, nhiên liệu có yêu cầu quản lý kỹ thuật hoàn toàn khác với vật liệu phụ thông thờng Nhiên liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lợng trình sản xuất, kinh doanh tạo điều kiện cho trình chế tạo sản phẩm diễn bình thờng Nhiên liệu tồn thể lỏng, thể rắn thể khí Phụ tùng thay : Là loại vật t, sản phẩm dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị, phơng tiện vận tải, công cụ dụng cụ sản xuất Vật liệu thiết bị xây dựng : Bao gồm vật liệu thiết bị ( cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ) mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu t cho xây dựng Phế liệu : Là loại vật liệu thu đợc trình sản xuất hay lý tài sản, sử dụng hay bán ( phôi bào, vải vụn, gạch, sắt) Vật liệu khác : Bao gồm loại vật liệu lại thứ cha kể nh bao bì, vật đóng gói, loại vật t đặc chủng Hạch toán theo cách phân loại nói đáp ứng đợc yêu cầu phản ánh tổng quát mặt giá trị loại nguyên vật liệu Để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý hạch toán số lợng giá trị thứ nguyên vật liệu, sở phân loại theo vai trò công dụng nguyên vật liệu, doanh nghiệp phải tiếp tục chi tiết hình thành nên " Sổ danh điểm vật liệu" Sổ xác định thống tên gọi, ký mà hiệu, quy cách, số hiệu, đơn vị tính, giá hạch toán danh điểm nguyªn vËt liƯu (theo mÉu sau) : Ký hiƯu Ghi Nhóm Danhđiểm NVL Tên,nhÃn hiệu, quy Đơn vị Đơn giá cách NVL tính hạch toán Tính giá vật liệu : Tính giá vật liệu công tác quan trọng việc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu Tính giá nguyên vật liệu dùng tiền để biểu giá trị chúng Lựa chọn phơng pháp tính giá kỳ hợp lý để đảm bảo phản ánh xác chi phí vật liệu giá thành sản phẩm độ lớn dự trữ vật liệu ngày cuối kỳ Vì vậy, đánh giá vật liệu nhiệm vụ thiếu tổ chức hạch toán, tiền đề để hình thành hệ thống thông tin xác vật liệu tiêu dùng dự trữ Trong hạch toán, vật liệu đợc tính theo gi¸ thùc tÕ ( gi¸ gèc ) Tuú theo doanh nghiệp tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp hay phơng pháp khấu trừ mà giá thực tế cã thÓ cã thuÕ VAT ( nÕu tÝnh thuÕ VAT theo phơng pháp trực tiếp ) hay thuế VAT ( tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trõ ) a Gi¸ thùc tÕ nhËp kho : Trong doanh nghiệp sản xuất, giá thực tế nhập kho vật liệu đợc xác định theo nguồn nhập : Đối với vật liệu mua : Giá thực tế gồm giá mua ghi hoá đơn ngời bán hàng ( vật liệu tự nhập ngoại tệ quy đổi tiền Việt Nam theo tỷ giá thực tế tỷ giá giao dịch bình quân thị trờng ngoại tệ liên ngân hàng ngân hàng nhà nớc Việt Nam công bố thời điểm phát sinh, cộng thuế nhập khoản phụ thu- có ) cộng với chi phÝ vËn chun, phÝ bèc xÕp, phÝ b¶o qu¶n, phÝ bảo hiểm, phí hao hụt hợp lý đờng đi, tiền thuê kho bÃi, phí gia công trớc nhập kho ( nÕu cã ), phÝ chän läc, t¸i chÕ…trõ khoản giảm giá hàng mua đợc hởng §èi víi vËt liƯu gia c«ng xong nhËp kho : Giá thực tế bao gồm giá xuất chi phí gia c«ng chÕ biÕn Víi vËt liƯu doanh nghiƯp tự chế biến : Tính theo giá thành sản xuất thực tế Với vật liệu thuê gia công chế biến gồm giá vật liệu thực tế xuất kho đem gia c«ng céng víi chi phÝ gia c«ng nh chi phí vận chuyển, phí bốc xếp, phí bảo hiểm tiền trả cho ngời gia công Đối với vật liệu nhận vốn góp liên doanh, cổ phần : Giá thực tế vật Giá trị vốn góp + Chi phí liên quan đến liệu nhập kho thoả thuận tiếp nhận (nếu có) Đối với vật liệu nhận tặng, thởng, viện trợ : Giá thực tế vật = Giá hội đồng bàn giao xác định + Chi phí liên liệu nhập kho sở giá thị trờng quan(nÕu cã)  §èi víi phÕ liƯu thu håi : Giá thực tế giá ớc tính, giá thực tế sử dụng đợc hay giá bán thu hồi Giá loại vật liệu chi phí gia công chế biến, vận chuyển, bảo quản, thu muanói phải ghi hoá đơn, chứng từ theo quy định Bộ Tài Chính Trờng hợp vật liệu sản phẩm nông, lâm, thuỷ sảnmua ng ời trực tiếp sản xuất, hoá đơn ngời mua hàng phải lập bảng kê mua hàng ghi rõ họ tên địa ngời bán, số lợng hàng hoá, đơn giá, thành tiền, chữ ký ngời bán hàng, giám ®èc doanh nghiƯp dut chi b Gi¸ thùc tÕ xt kho : §èi víi vËt liƯu xt dïng kú, tuỳ theo đặc điểm hoạt động doanh nghiệp, vào yêu cầu quản lý trình độ nghiệp vụ cđa c¸n bé kÕ to¸n, cã thĨ sư dơng mét phơng pháp sau theo nguyên tắc quán hạch toán, có thay đổi phải giải thích rõ ràng Phơng pháp giá thực tế bình quân gia quyền : Theo phơng pháp này, vào giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ nhập kỳ, kế toán xác định đợc giá bình quân đơn vị vật liệu Căn vào lợng vật liệu xuất kỳ giá đơn vị bình quân để xác định giá thực tế xuất kỳ Giá thực tế xuất kho=Lợng vật liệu xuất khoGiá bình quânđơn vị vật liệu Giá bình quân đơn vị vật liệu Giá thực tế tồn đầu kỳ + Giá thực tế nhập kỳ = Số lợng tồn đầu kỳ + Số lợng nhập kỳ Phơng pháp giảm nhẹ đợc việc hạch toán chi tiết vật liệu, việc tính giá vật liệu xuất kho không phụ thuộc vào tần suất nhập xuất kỳ Tuy nhiên, tiến hành phơng pháp vào cuối kỳ hạch toán, dồn công việc tính giá vào cuối kỳ, làm chậm tiến độ thực khâu kế toán khác, đồng thời phơng pháp phải tiến hành tính giá theo danh điểm vật liệu Phơng pháp thích hợp với doanh nghiệp có danh điểm vật liệu, số lần nhập xuất nhiều, giá biến động đột ngột Phơng pháp giá thực tế bình quân sau lần nhập : Theo phơng pháp này, sau lần nhập, kế toán phải xác định giá bình quân danh điểm vật liệu Căn vào giá đơn vị bình quân lợng vật liệu xuất kho hai lần nhập để kế toán xác định giá thực tế vật liệu xuất kho Giá đơn vị Giá thực tế vật liệu tồn trớc nhập cộng số nhập bình quân sau = Lợng thùc tÕ vËt liƯu tån tríc nhËp céng lỵng nhập lần nhập Theo phơng pháp việc tính giá xác, phản ánh kịp thời biến động giá Việc tính giá đợc tiến hành đặn kỳ Tuy vậy, kế toán phải tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần Phơng pháp tính toán phức tạp nên áp dụng với doanh nghiệp có danh điểm vật liệu, số lần nhập xuất không nhiều, thực kế toán máy vi tính Phơng pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trớc : Theo phơng pháp này, kế toán xác định giá đơn vị bình quân dựa giá thực tế lợng vật liệu tồn kho cuối kỳ trớc Dựa vào giá đơn vị bình quân nói lợng vật liệu xuất kho kỳ để kế toán xác định giá thực tế vật liệu xuất kho theo danh điểm Phơng pháp cho phép giảm nhẹ khối lợng tính toán kế toán, đơn giản, phản ánh kịp thời tình hình biến ®éng vËt liƯu kú Nhng ®é chÝnh x¸c cđa công việc tính giá phụ thuộc vào tình hình biến động giá vật liệu, trờng hợp giá thị trờng vật liệu có biến động lớn việc tính giá vật liệu xuất kho theo phơng pháp trở nên thiếu xác có trờng hợp gây bất hợp lý ( tồn kho âm ) Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc ( FIFO ) : Theo phơng pháp vật liệu đợc tính giá xuất sở giả định lô vật liệu nhập kho trớc đợc xuất dùng trớc, lợng vật liệu xuất kho thuộc lần nhập tính theo giá thực tế lần nhập đó, xuất hết thứ nhập trớc đến thứ nhập sau theo giá trị tơng ứng lần nhập Việc tính giá theo phơng pháp nhập trớc, xuất trớc đơn giản, dễ làm, cho phÐp kÕ to¸n cã thĨ tÝnh gi¸ vËt liƯu xuất kho kịp thời Tuy nhiên, kế toán phải tính giá theo danh điểm vật liệu phải hạch toán chi tiết vật liệu tồn kho theo loại giá nên tốn nhiều công sức Phơng pháp thích hợp với doanh nghiệp có danh điểm vật liệu, số lần nhập kho danh điểm không nhiều Phơng pháp nhập sau, xuất trớc ( LIFO ) : Phơng pháp tính giá vật liệu xuất kho sở giả định lô vật liệu nhËp kho sau th× xt tríc, xt hÕt thø nhËp sau đến thứ nhập trớc Về bản, u nhợc điểm điều kiện vận dụng phơng pháp giống nh phơng pháp nhập trớc, xuất trớc Phơng pháp giá thực tế đích danh : Theo phơng pháp này, xuất kho lô vật liệu tính theo giá thực tế nhập kho đích danh lô Nh vậy, công tác tính giá vật liệu đợc thực kịp thời thông qua viƯc tÝnh gi¸ vËt liƯu xt kho, kÕ to¸n cã thể theo dõi đợc thời hạn bảo quản lô vật liệu Phơng pháp đòi hỏi công tác quản lý bảo quản hạch toán chi tiết, tỉ mỉ Phơng pháp thích hợp với doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng lô vật liệu nhập kho Phơng pháp trị giá hàng tồn cuối kỳ : Với phơng pháp trên, để tính đợc giá thực tế vật liệu xuất kho đòi hỏi kế toán phải xác định đợc lợng vật liệu xuất kho vào chứng từ xuất Tuy nhiên, thùc tÕ cã nh÷ng doanh nghiƯp cã nhiỊu chđng loại vật liệu với mẫu mà khác nhau, giá trị thấp, lại đợc xuất dùng thờng xuyên điều kiện để kiểm kê nghiệp vụ xuất kho Trong điều kiện đó, doanh nghiệp phải tính giá cho sè lỵng vËt liƯu tån kho ci kú, sau xác định đợc giá thực tế vật liƯu xt kho kú : Gi¸ thùc tÕ vËt liệu = Số lợng tồn kho Đơn giá vật liƯu nhËp kho tån kho ci kú ci kú lÇn cuèi Gi¸ thùc tÕ vËt = Gi¸ thùc tÕ vËt + Gi¸ thùc tÕ vËt - Gi¸ thùc tÕ vËt liệu xuất kho liệu nhập kho liệu tồn đầu kỳ liệu tồn cuối kỳ Phơng pháp giá hạch toán : Đối với doanh nghiệp có nhiều loại vật liệu, giá thờng xuyên biến động, nghiệp vụ nhập xuất vật liệu diễn thờng xuyên việc hạch toán theo giá thực tế trở nên phức tạp, tốn nhiều công sức nhiều không thực đợc Do đó, việc hạch toán hàng ngày nên sử dụng giá hạch toán Giá hạch toán loại giá ổn ®Þnh, doanh nghiƯp cã thĨ sư dơng thêi gian dài để hạch toán nhập, xuất, tồn kho vật liệu cha tính đợc giá thực tế Doanh nghiệp sử dụng giá kế hoạch giá mua vật liệu thời điểm hay giá vật liệu bình quân tháng trớc để làm giá hạch toán Sử dụng giá hạch toán để giảm bớt khối lợng cho công tác kế toán nhập, xuất vật liệu hàng ngày nhng cuối tháng phải tính chuyển giá hạch toán vật liệu xuất, tồn kho theo giá thực tế Việc tính chuyển dựa sở hệ số giá thực tế giá hạch toán HƯ sè gi¸ vËt liƯu = GHT vËt liƯu tån ®Çu kú + GHT vËt liƯu nhËp kú tånliƯu ®Çu kúG+HTGvËt nhËp TT vËt TT vËt GTT vËt liƯu xt kho =GHƯ sè liƯu gi¸ vËt liƯuliƯu xt kho.trong kỳ Phơng pháp kết hợp đợc hạch toán chi tiết vật liệu hạch toán tổng hợp để tính giá vật liệu, không phụ thuộc vào cấu vật liệu sử dụng nhiều hay Tuy nhiên, kế toán phải tổ chức hạch toán tỉ mỉ, khối lợng công việc dồn nhiều vào cuối kỳ hạch toán, phải xây dựng đợc giá hạch toán khoa học Phơng pháp thích hợp với doanh nghiệp có nhiều danh điểm vật liệu, đội ngũ kế toán có trình độ chuyên môn cao II Hạch toán chi tiết vật liệu Hạch toán chi tiết vật liệu đòi hỏi phản ánh giá trị, số lợng, chất lợng tõng thø ( tõng danh ®iĨm ) vËt liƯu theo kho ngời phụ trách vật chất Trong thực tế nay, có phơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu sau : 1.Phơng pháp thẻ song song Theo phơng pháp thẻ song song, để hạch toán nghiƯp vơ nhËp, xt vµ tån kho vËt liƯu, ë kho phải mở thẻ kho để ghi chép mặt số lợng phòng kế toán phải mở thẻ kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép mặt số lợng giá trị Thẻ kho kế toán lập theo mẫu quy định thống ( mẫu 06 - VT ) cho tõng danh ®iĨm vËt liƯu phát cho thủ kho sau đà đăng ký vào sổ đăng ký thẻ kho Tại kho : Hàng ngày, nhận chứng từ nhập, xuất vật liệu, thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp chứng từ tiến hành ghi số lợng thực nhập, thực xuất vào chứng từ thẻ kho, ci ngµy thđ kho tiÕn hµnh tỉng céng sè nhËp, xuất tính số tồn kho thẻ kho Mỗi chứng từ ghi dòng vào thẻ kho Đối với phiếu xuất vật t theo hạn mức, sau lần xuất thủ kho phải ghi số thực xuất vào thẻ kho mà không đợi đến kết thúc chứng từ ghi lần Thủ kho phải thờng xuyên đối chiếu số tồn kho ghi thẻ kho với số liệu thực tế lại kho để đảm bảo sổ sách vật khớp Hàng ngày định kỳ 3, ngày lần thủ kho chuyển toàn chứng từ nhập, xuất đà đợc phân loại theo thứ vật liệu cho phòng kế toán Tại phòng kế toán : Kế toán phải mở thẻ kế toán chi tiết cho danh điểm vật liƯu t¬ng øng víi thđ kho më ë kho KÕ toán sử dụng sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho theo tiêu vật giá trị Thẻ kế toán chi tiết vật liệu có nội dung giống nh thẻ kho, nhng khác theo dõi giá trị vật liệu Hàng ngày định kỳ 3,5 ngày lần, nhận đợc chøng tõ nhËp, xt kho thđ kho chun ®Õn, nhân viên kế toán vật liệu phải kiểm tra chứng từ, đối chiếu chứng từ nhập, xuất kho với chứng từ liên quan ( nh hoá đơn mua hàng, phiếu mua hàng, hợp đồng vận chuyển), ghi đơn giá vào phiếu tính thành tiền chứng từ nhập, xuất Căn vào chứng từ nhập, xuất kho đà kiểm tra tính thành tiền, kế toán lần lợt ghi nghiệp vụ nhập, xuất kho vào thẻ kế toán chi tiết vật liệu liên quan giống nh trình tự ghi thẻ kho thủ kho Ci th¸ng, kÕ to¸n céng sỉ chi tiÕt vËt liệu kiểm tra, đối chiếu với thẻ kho Ngoài ®Ĩ cã sè liƯu ®èi chiÕu, kiĨm tra víi kế toán tổng hợp cần phải tổng hợp số liƯu kÕ to¸n chi tiÕt tõ c¸c sỉ kÕ to¸n chi tiết vào bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho vật liệu giá trị, số lợng theo nhóm, loại vật liệu Có thể khái quát nội dung, trình tự kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp thẻ song song theo sơ đồ sau : Phiếu nhập kho Thẻ kho Thẻ sổ chi tiết vật liệu Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu Kế toán tổng hợp Ghi : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Phiếu xuất kho Quan hệ đối chiếu Sơ đồ1.1 : Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp thẻ song song Phơng pháp đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu, đảm bảo xác thông tin có khả cung cấp thông tin nhanh cho quản trị hàng tồn kho Tuy nhiên, việc ghi chép kho phòng kế toán trùng lặp tiêu số lợng Ngoài ra, việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng, hạn chế chức kiểm tra kịp thời kế toán Phơng pháp thích hợp với doanh nghiệp có chủng loại vật liệu Khối lợng nghiệp vụ nhập, xuất ít, phát sinh không thờng xuyên trình độ nghiệp vụ chuyên môn nhân viên kế toán cha cao Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển : Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển đợc hình thành sở cải tiến bớc phơng pháp thẻ song song Tại kho : Theo phơng pháp này, để hạch toán chi tiết vật liệu, kho phải mở thẻ kho để theo dõi mặt số lợng danh điểm vật liệu nh phơng pháp thẻ song song Tại phòng kế toán : Định kỳ, sau nhận đợc chøng tõ nhËp, xt kho tõ thđ kho, kÕ to¸n thực kiểm tra mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho số lợng giá trị thứ vật liệu kho Sổ đối chiếu luân chuyển không ghi theo tõng chøng tõ nhËp, xuÊt kho mµ chØ ghi lần vào cuối tháng sở tổng hợp nhập, xuất kho phát sinh tháng danh điểm vật liệu Mỗi danh điểm vật liệu đợc ghi dòng sổ đối chiếu luân chuyển Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán phải lập bảng kê nhập, bảng kê xuất sở chứng từ nhập, xuất định kú thđ kho chun tíi 10