thủ thuật trình bày văn bản và cách dàn trang microsoft word

Để sử dụng những tính năng khác của khung xem Back- stage, nhấp nút ửiích hỢp trong cột trái.Options: N út Options trong khung xem Backstagc cho b ạn một cách để chực hiện các thay đổi đ

Chương ỉ: Giới thiệu những tính năng m d ỉ

tiếp cận hơn và dễ thự c hiện

Office 2010 sử dụng Ribbon, với tab Fiỉe mới của nó cùng với những tab khác để cung cấp những cách nhanh để làm

việc với các tài liệu, diễn hình (presentatỉon), và bảng tính

(spreadsheet) Bạn mở hoặc tạo các file mới, thay đổi diện mạo và định dạng của chúng, xem và chỉnh sửa nội dung bằng cách làm việc giữa các tab khác nhau

Trong Office 2010, việc nhấp File sẽ mồ khung xem Back- stage Tính năng mới này trong Word, Excel, và PovverPoint cho bạn nhiều tùy chọn để mở, đóng, hoặc lưu các file; truy

cập th ông tin về m ột file; in hoặc chia sẻ m ộ t íìle; hoặc truy cập th ô n g tin trỢ giúp.

Một khung định hướng (navigation pane) trong Office 2010 cũng cho bạn xem và di chuyển qua các fiỉe bằng các tiêu đề chính (heađing), ảnh th u nhỏ (thum bnail) hoặc bằng m ột cửa

sổ tìm kiếm

Cửa sổ chính của Office 2010 được th iế t kế n hằm cho bạn truy cập n h an h tất cả tính năng của nó và cho bạn xem hoặc di chuyển qua bất kỳ file m ộ t cách nhanh chóng và dễ dàng

R eview c h o c á c lời bình c h ú c ù a những người khác

90

s

5

90.36

10 Chương 1: Gidỉ thiệu nhũìig tính năng mdi

Mỗ khung xem Backstage

Khung xem Backstage là một cách nhanh để truy cập nhiều tác vụ thồng thường nhất bao gồm mở và lưu các file, in, xác lập các tùy chọn, chia sẻ các file, và nhận sự trợ giúp

bản k h ác của file hiện hành Trong cột phải, b ạn cũng

có th ể xem trước tài liệu và thông tin về những thuộc

tín h c ủ a n ó và khi nào nó đưỢc tạo hoặc đưỢc c h ỉn h

5 Để sử dụng những tính năng khác của khung xem Back- stage, nhấp nút ửiích hỢp trong cột trái.

Options: N út Options trong khung xem Backstagc cho

b ạn một cách để chực hiện các thay đổi đô"i với những khía cạn h khác nhau của chương trìn h kể cả cách nó được h iển thị như th ế nào Các tùy chọn quan trọng bao gồm khả năng tùy biến Ribbon và th êm v à loại bỏ các mục ra khỏi Quick Access Toolbar

Chương 1: Giới thiệu những tính năng m ớ i 13

Tạo một tài liệu trống mới

cửầ sổ New Document trong khung xem Backstage cho bạn tạo nhanh m ột tài liệu, post blog, hoặc fiỉe trống mới dựa vào các template {khuôn mẫu) Bạn cũng có thể tạo m ột tài liệu mới dựa vào m ột file hiện có đã được lưu trước đó

14 Chương 1: Giới thiệu những tính năng mới

4

O ffice Tem plates: Trong cửa sổ New Document, chương trìn h O ffice 2010 đính kèm các tem plate (khuôn mẫu) Bạn cũng có th ể tìm kiếm và truy cập các tem plate từ website O ffice nếu bạn có m ột nối kết Web (xem phần

5 Tại điểm chèn, bạn có th ể bắt đầu gõ nhập

6 Text m à bạn gõ nhập xuất hiện trên trang

t

Blog Post: Sau khi bạn trở th à n h người dùng đã đăng

ký của nhiều chương trìn h tạo blog trực tuyến, kể cả

Google Blogger, bạn có th ể xuất bản (publish) m ột bài post blog sau khi tạo một bài post b ên dưới Available Templates Mở template Blog post, tạo bài post, nhấp Publish, và sau đó nhập username và password của blog.

»

T ex t được gõ nhâp: Text mà bạn gõ nhập trong cửa sổ New D ocum ent xuâ"t hiện trong style (mặc đ ịnh là Nor- mal) được b ật sáng trong panel Styles ở phần trê n cùng của tab H om e trên Ribbon (Các styles được đ ề cập thêm chi tiế t trong chuơng 4) Bạn có th ể xem trước và

áp dụng m ột Style Set hoàn toàn khác bằng việc nhâ^p

C hange Styles trên tab Home

Giới thiệu khung Navigation

Khung định hướng (navigation) trong Oíĩice 2010 cho bạn

di chuyển nhanh qua một tài liệu bằng các tiêu đ'ê chính {head- ing), duyệt các thumbnail {ảnh thu nhỏ) của các trang hoặc tìm kiếm tài ỉiệu Bạn có th ể đóng khung này bất cứ lúc nào để xem tài ỉiệu trong cửa sổ đầy đủ và mở lại khung Navigation từ tab View của Ribbon (Cái này thay cho khung xem Document Map từ các phiên bản trước của Word)

1 Chọn text được gõ nhập mà bạn m uốn sử dụng làm m ột tiêu đề chính.

2 Nhấp H eadíng 1 trong paneỉ style

3 Khi style thay đổi, heading xuất hiện trong khung Navi-

Làm việc với khung Navigation: Bạn có th ể di chuyển,

đ ịn h kích cỡ hoặc đóng khung Navigation bằng việc

(close) ở phần trên cùng Bạn cũng có th ể nhấ^p tab

T h u m b n ail đ ể thây các ả n h của các trang hoặc tab Search đ ể nhập một từ tìm kiếm

7 Nhấp để đánh dấu kiểm hộp bên qinh N avigation Pane Khung Navigation xuất hiện lại.

Sử dụng Search Khi tài liệu có nhiều heading và các trang và nội dung bổ sung, việc gỗ n h ập m ột từ hoặc cụm từ trong panel Search và nhấp biểu tượng k ính lúp

sẽ bật sáng tâ^t cả trường hợp tìm kiếm trong tài liệu và

di chuyển đ ến trường hợp đầu tiên Bạn có th ể nhấp bất kỳ heading đ ể di chuyển qua tài liệu hoặc m ũi tên hướng lên đ ể quay trở lên phần trê n cùng

Lưu lại bàng các định dạng khác nliau

Sau khi bạn hoàn thành m ột tài Hệu, bạn có thể lưu nó bằng bất kỳ trong nhiều định dạng khác nhau Định đạng m ặc định

là Word, Excel, hoặc PowerPoint OíTice 2010 Tuy nhiên, bạn

có th ể lưu nó dưới dạng m ột phiên bản trước đó (97-2003) cho những người dùng không làm việc trong OíTice 2010, dưới dạng

m ột trang web, dưới dạng m ột file PDF hoặc XPS, hoặc bằng những định dạng khác cung cấp khả năng tương thích với những ứng dụng khác Định dạng Office 2010 cũng tương thích với các fíle Office 2007

Chương ỉ: Giới thiệu những ỉính năng m d ỉ 19

2 Trong cửa sổ File, nhấp Save As

Các phiên bản trước Khi bạn lưu một tài liệu trong phiên bản file hiện hành (Word, Excel, hoặc PowerPoint), những người dùng các phiên bản trước cần m ột viewer (bộ xem) đ ể đọc các file và sẽ không th ể b iên tập

chúng Khi bạn lưu nó dưới dạng mội tài liệu Word 97'

2003 trong Word hoặc file Excel hoặc PowerPoint tương

tự, file được lưu trong c h ế độ Compatibilicy và có th ể được mở, được đọc hoặc được biên tập bởi các phiên

b ản truớc

20 Chương 1: Giới thiệu nhihìg tính năng m ớ i

QQ |i - tơiùm • ÌmtKk^ ’ *aS ^7^'

3 Bạn có th ể gõ nhập m ột tên mới cho tài liệu nếu muốn

4 Nhấp mũi tên xổ xuống Save as type.

5 Chọn loại file để lưu dưới dạng loại file đó

C huyển đổi (convert) các file Nếu bạn mở hoặc lưu một tài liệu bằng đ ịnh dạng 97-2003 sao cho nó ỏ c h ế độ Compatibility, một tùy chọn Convert xuất h iệ n trong panel Info cùa khung xem Backstage Nó cho b ạn chuyển đổi tài liệu th à n h định dạng hiện h à n h đ ể b ật (enable)

tấ t cả tính năng của Office 2010

Lưu dưới dạng các T em plate Việc lifu bằng một trong các đ ịnh dạng templare khác nhau sẽ làm cho file có sẩn trong folder Recent Tem plates trong khung xem Backstage Bạn cũng có th ể lưu trực tiếp một file tem- plate mới sang folder My Tem plates đ ể truy cập nó khi bạn n h ấp đ ể tạo một tài liệu mới trong khung xem Backstage.

In trong khung xem BACKSTAGE

Sau khi hoàn thành và lưu một file mới, có th ể bạn muốn in tài liệu Để in trong Office 2010, bạn sử dụng khung xem Back- stage nơi bạn nhận được m ột dãy đầy đủ các tùy chọn in có sẵn trong m ột trang kể cả m ột vùng xem trước của tài liệu

22 Chương 1: Gỉớỉ thiệu những tính năng mới

1 Nhấp File để mở khung xem Backstagc

2 Nhấp P rint

In nhanh Bạn có th ể mỡ n h an h khung xem Backstage

đ ể truy cập các tùy chọn in bằng việc n h ấ n C trl+ P trên bàn phím

X em trước khi m Bạn có th ể đi qua các trang của tài liệu đ ể xem chúng sẽ in như th ế nào với các xác lập khác nhau bằng việc nhâ^p các núc mũi tên tiến và lùi

ở đáy panel Print preview Bạn có th ể sử dụng th a n h trượt đ ể phóng to và thu nhỏ vùng xem tniổc cho trang

Chương ỉ : Giới thiệu những tính năng m ới 23

3 Trong khung xem Backstage, ứiay đổi bất kỳ xác lập cho việc in tài liệu

4 Nhấp mũi tên hướng xuốhg để chọn m ột máy in khác

5 Chọn m áy in mà bạn muốn in sang

6 Nhấp P rin t

T h ay đổi hướng Bạn có th ể thay đổi hướng của m ột tài liệu bằng việc nhấp Printer Properties trong cửa sổ Print của khung xem Backstage Hoặc bạn có th ể nhấ^p Ori-

en tatio n trong panel Page Setup của tab Page Layout của Ribbon

2 4 Chương 2: Bắt đầu một tài ỉiệu Word mỗi

C h o íữ K ỷ 2

Bắt đổu một tài liệu VVord mổi

ạn có thể tạo một tài liệu Worđ mới từ cửa sổ New Document của khung xem Backstage, và Word cung cấp m ột số tempỉate xác lập sẵn để ỉàm cho dễ dàng bắt đầu hơn Bằng việc sử đụng m ột template (khuôn mẫu), bạn có thể tạo nhanh m ột tài liệu cụ th ể như m ột bức thư giới thiệu cho công ty và chỉ việc điền vào thông tin để hoàn thành dự án (prọịect)

Cho dù bạn bắt đầu với m ột tài liệu trống mới hoặc một template, bạn có th ể bắt đầu ứiêm text ngay tức thì bằng việc

gõ nhập tại điểm chèn Bạn có th ể di chuyển text bằng việc rê chuột qua text để chọn nó và sau đó rê nó đến m ột vị trí khác hoặc sao chép hoặc cắt và dán nó ở n d khác

Để di chuyển qua một tài liệu trong Word, bạn có th ể rê thanh trượt ờ phía bên phải cửa sổ hoặc sử dụng mũi tên hướng

xuống trên bộ phím Với các file dài hơn, Document Brovvser cho bạn đi đến các phần riêng biệt của tài liệu m à bạn chọn; bạn có ứ iể sử dụng công cụ Find hoặc duyệt đến tiêu đề chính (heading) kế tiếp hoặc duyệt đến bất kỳ số phần tử trong file Sau khi chọn file text, bạn có thể định nghĩa nó bằng việc ứiay đổi font, kích cỡ font, hoặc màu font hoặc in đậm {bold), in nghiêng (italic), hoặc gạch dưới (underline) nó Bạn cũng có

th ể ửiực hiện thêm các điều chỉnh khác

C á c ta b Ribbon (q uay trd v ể c ử a s ổ tài liệu chính)

s

3

•©>

sne

f

Oi

3

Q>

Chương 2: Bắt đâu m ột tài ĩiệu Word mới 27

Tạo một bũc thư mới tữ một template

Khi bạn sử dụng m ột template để tạo m ột tài liệu mới, nó

đă được ữiiết lập và được định dạng cho bạn, do đó tất cả

những gì bạn cần làm là điền vào thông tin riêng của bạn Các

tempỉate có sẵn trong cửa sổ New Document của khung xem

4 Nhấp đôi để mở Sam ple tem piates

Các tem plate Office.com Vói m ột nối kết Web, bạn có

th ể mở rộng đáng kể việc lựa chọn các tem plate tiềm

năng bằng việc sử dụng,các tem plate Office.com bên dưới Available Templates.

Lưu các tem plate riêng của bạn Khi bạn đã soạn một tài liệu mà bạn muốn tái sử dụng lặp đi lặp lại nhiều lần, bạn có th ể nhâp Save As trong khung xem Đack' stage; sau đó từ danh sách xổ xuông Save as Type, chọn mộc trong các đ ịnh dạng template

5 Cuộn xuống qua Avaiỉable Tem pỉates để chọn m ột tem plate

6 Nhấp m ột template để chọn nó

Chương 2: Bắt đâu m ột tái liệu Word mới 29

Xem lại mẫu I thư

Template trống mới chứa Content Controls với các định dạng xác lập sẵn nơi bạn có thể bắt đầu gõ nhập thông tín Trong m ột số trường hợp có lẽ Worđ đã nhập thông tin từ trang đăng ký của bạn như tên và họ của bạn hoặc m ột usem am e; bạn có th ể xóa thông tin đó và thay th ế nó bằng nội dung riêng của bạn

1 Nhấp trong m ột placeholder để chọn text của nó

2 Gõ nhập text ữiay ứiế

3 Tiếp tục điền vào thông tin người gởi, người nhận, và lời chào hỏi

3 0 Chương 2: Bắt đâu một tài ỉiệu VVord mớỉ

Sửa lỗi N ếu bạn phạm m ột lỗi trong khi đ iền vào hoặc

ch ọ n m ột placeholder, hãy nhớ rằng bạn có th ể n h ân các phím Ctrl+Z trên bàn phím hoặc n h ấp lệ n h ư n d o

trên Quick Access Toolbar ồ b ên trái phía trên m àn

h ìn h đ ể quay trở iại qua các bước trước

Lưu và đổi tên Với bức thư đầu tiên đã hoàn tâ"t, bạn

n ê n n h ấ p File đ ể mỏ khung xem Backstage và chọn Save As đ ể đ ặt cho bức thư của bạn đ ặt tê n fiỉe th â n

th iệ n người dùng và đặt nó trong m ột íolder nơi bạn sẽ

có th ể dễ dàng tìm thấy nó Polđer (My) Documents là folder mặc đ ịn h trong Winđows

Chương 2: Bắt đâu một tài liệu Word mới 31

mũi tê n xổ xuống để mỏ lịch sang tháng h iệ n h à n h và chọn ngày tháng hiện h àn h hoặc bạn có th ể ch ọ n một ngày tháng khác trên lịch.

Định dạng text trong tài liệu

Tab Home trong Office 2010 cho bạn áp dụng nhanh các thay đổi định dạng vào text được chọn trong tài liệu Bạn có

th ể thay đổi font, kích cỡ font, hoặc Case (ỉoại chữ) và áp dụng text in đậm (bold), in nghiêng (italic), đường gạch dưới (un- derscore), hoặc đường gạch xóa (strikethrough) Bạn cũng có

th ể thêm chỉ sô" dưới (subscript) và chỉ số trên (superscript)

Để truy cập các tùy chọn định dạng trước đây, nhấp Dialog Launch Icon trong nhóm Pont

2 Rê qua text được gõ nhập để chọn text để định dạng lại

3 Nhấp để chọn Bold, Italic và/hoặc U nđerlinc trong nhóm Pont.

c h ủ

Định dạng nhanh (quick íormatting) Với text được chọn, bạn có th ề nhấp phải nó đ ể mỏ ra một tập hợp các menu vôi các tùy chọn cho hầu hết các tùy chọn định dạng và style thông dụng.

C họn nhanh Để chọn nhanh, n h ấ n các phím S hift+ C trl với mũi tên phải trên bàn phím đ ể chọn theo từ N hấp đôi m ột từ đ ể chọn nó hoặc nhấ^p ba lần liên tục để chọn cả một đoạn

3 4 Chương 2: Bắt ếâu m ột tà i liệ u Word m ổi

5 Nhấp để chọn m ột font khác cho text được chọn

6 Text được định dạng với các lựa chọn m à bạn đâ chọn

C ỉear Porm atting {xóa sạch đ ịnh dạng) Ngoài ư n d o (Ctrl+Z), việc nhấp n ú t C lear Form atting trong nhóm Fonts cũng sẽ loại bỏ tất cả đ ịnh dạng ra k h ỏ i m ột khối text được ch ọ n và trả nó về đ ịn h dạng gốc của nó

Chèn các Symbol và thay đổi kiểu ngày

tháng

Tab Insert của Ribbon cung cấp thêm các phần tử mà bạn

có thể thêm vào tài liệu (Chưcíng 4 dê cập đến nhiều phần tử trong nhóm Illustration) Bạn có th ể sử dụng các tùy chọn Symbols trong nhóm Symbols để thêm các ký hiệu quan trọng chẳng hạn các ký hiệu bản quyền hoặc ký hiệu toán học và kỷ thuật Bạn có th ể sử đụng tùy chọn Date & Time để xác định

bạn m uốn m ột ngày tháng hoặc tiiời gian được định dạng trong text n h ư th ế nào.

2 Nhấp để đặt điểm chèn nơi bạn muôn Symbol xuất hiện,

3 Nhấp Symbol trong nhóm Symbols

4 Nhấp để chèn Symbol m à bạn muốn đặt tại điểm đó,

Sử dụng các phương trìn h (equation) Equation là một tín h năng cao cấp trong Office 2010 Việc nhấp Equa- tion trong nhóm Symbols sẽ mở ra m ột tab Equatỉons mới trên Ribbon đ ể tạo các phương trìn h riêng của bạn

và đ ặt chúng trong Word Bạn không th ể sử dụng tính

năng này trong c h ế độ Compatibility Để sử dụng nó với một tài liệu như vậy, bạn phải chuyển đổi (convert)

6 Nhấp Date & Tim e trong nhóm Text

7 Nhấp để chọn một định dạng cho ngày tháng và/hoặc thời gian

8 Nhấp OK

N hiều Symbol hơn và các ký tự đặc biệt Bạn có th ể tìm th ấy th êm nhiều Symbol cho nhữ ng n h u cầu cụ th ể

Chương 2: Bắt đầu một tằì iỉệu VVord môi 37

trong tài liệu của bạn bằng việc nhấp More Symbols ở cuôì menu xổ xuông Symbols trong nhóm Symbols trong tab Insert của Ribbon

Thêm các bullet và danh sách được đánh số

Để làm cho các danh sách gồm các mục liên quan trở nên nổi bật hoặc trông trang nhã hơn, bạn có th ể áp dụng m ột bullet hoặc danh sách được đánh số từ nhóm Paragraph của tab Home Bạn có th ể sử dụng các style xác lập sẵn cho các bullet và số hoặc bạn có thể định nghĩa định dạng riêng của bạn

3 8 Chương 2: Bắt đầu m ột tài liệu Word mối

4 Nhấp để chọn và áp dụng một kiểu buUet

5 Danh sách có kiểu bullet được chọn.

Loai bỏ các bullet hoặc số Đ ể quay crỏ về m ột danh sách b ìn h thường từ các bullet hoặc số, ch ọ n d an h sách

và n h ấp None trong menu xổ xuống Bullets or Numbers (hoặc bạn có th ể n h ấ n C trl+Z hoặc n h ấp Unđo)

8 Chọn và nhấp để áp dụng m ột kiểu danh sách được đánhsô'

Đ ịnh nghĩa m ột Bullet m ới Khi bạn n h ấp D eíin e NewBulỉet, b ạn có th ể chọn từ m ột S y m b o l , ản h hoặc font

đ ể tạo bullet mới C ác ả n h có sẵn từ thư v iệ n clip

O ffice k h i b ạn nhấ^p Picture, hoặc b ạn cũng có th ể

các bullet

Đ ịnh nghĩa các định dạng sô" Bạn có th ể sử đụng các tùy c h ọ n D eíine N um ber Porm at đ ể thêm hoặc xóa các dấu châm, dấu phẩy hoặc dấu ngoặc đơn ra khỏi các d a n h sách được đ á n h số và thay đổi việc canh chỉnh các số

Tìm kiếm và tliay thè trong tài liệu

Việc nhấp Find trong nhóm Editing của tab Home sẽ cho bạn định vị nhanh các trường hỢp của m ột từ hoặc cụm từ cụ

th ể từ khung Navigation Việc nhấp Replace sẽ cho bạn tìm kiếm và thay th ế m ột từ hoặc cụm từ mới cho trường hợp kế tiếp của từ tìm kiếm hoặc nhấp Replace All để thay th ế toàn bộ

2 Gõ nhập từ tìm kiếm trong khung Navigation và nhân

Enter

3 Các trường hợp của từ tìm ídếm được bật sáng trong tài

liệu

4 Các trường hỢp của từ tìm kiếm được th ể hiện trong

panel Navigãtỉon và bạn cũng có ửiể nhấp để định hướng

sang phần đó của tài liệu

Chương 2: Bắt đâu m ột tài liệu Word mới 41

5 Nhấp Replace trong nhóm E diting của tab Home

7 Nhấp Repỉace All để tìm kiếm và thay th ế tất cả trường hợp của từ được chọn

8 Nhiều trường hợp được thay thế

9 Một hộp thoại cho bạn biết số lần thay thế

Find và Navigation Pane Nếu khung N avigation được đóng, việc nhấp Find trong nhóm Editing của tab H om e

sẽ mở nó ra và đ ặt cursor vào panel Search N ếu khung

(pane) này đã mỏ, h àn h động này chỉ đơn giản kích hoạt chức năng tìm kiếm.

T h ay đổi các tham sô" tìm kiếm Khi b ạn n h â p biểu tượng kính lúp trong panel Search cùa khung Naviga- tion, bạn sẽ chấy các tùy chọn đ ể tin h ch ỉn h việc tìm kiếm Bạn có th ể tìm kiếm bằng các phần khác nhau của tà i liệu chẳng h ạ n như các chú giải (comment), tiêu đề (heading), h ìn h ản h đồ họa (graphic) và nhiều thứ hcfn nữa

Chư<ftig 3: Các bước dàn chỉnh tài liệu 43

Khi bạn muốn thao tác trong tài liệu, Ribbon cung cấp sự truy cập tức thì đến định dạng khác nhau và những tính năng khác Trên Ribbon, tab Vìew cho bạn các tùy chọn để làm việc trong tài liệu theo cách mà nó sẽ in, cho những người đọc trên các m àn hình máy tính, dưới dạng m ột trang web, hoặc trên

m ột m àn hình lớn hơn không có m ột thước đo (Ruỉer) Cũng có

m ột khung xem Outline để giúp bạn tổ chức text

Sau khi bạn bắt đầu một tài liệu trong Word, chương trình cung cấp rất nhiều linh năng để cho bạn xem nó bằng những

44 Chương 3: Các bước dàn chỉnh tài liệu

cách khác nhau và thay đổi layout và hướng của nó Bạn củng

có ửiể thêm các số trang, header và íooter

Bạn củng có thể thêm các tài liệu tham khảo như các foot- note hoặc endnote và tái định hình dạng m ột trang thành các cột