chuyên đề văn bản và soạn thảo văn bản

ho c Times New Roman.

C NG BÀI GI NG

CHUYÊN

à N ng, tháng 01 2010

V N B N VÀ SO N TH O V N B N

V n b n (VB) là gì?

1 Khái ni m:

- V n b n nói chung là m t lo i ph ng ti n ghi tin và

truy n đ t thông tin b ng ngôn ng (hay m t lo i kí hi u)

V N B N VÀ SO N TH O V N B N

2 V n b n hành chính (VBCH) là gì ?

t ch c v i nhau ho c gi a NN v i t ch c và công dân

V N B N VÀ SO N TH O V N B N

II Ch c n ng c a v n b n hành chính

1 Ch c n ng thông tin:

ây là ch c n ng c b n và t ng quát nh t c a VBHC nói chung:

vì trong trong quá trình QL, đi u hành và trong các ho t đ ng

c a các CQNN thì VB là ph ng ti n truy n t i thông tin quan

tr ng nh t đ đi u hành b máy QLNN

+ Thông tin v ch tr ng đ ng l i c a ng và Nhà n c liên quan đ n m c tiêu và ph ng h ng ho t đ ng lâu dài c a c

quan; v nhi m v , m c tiêu ho t đ ng c th c a t ng c quan

+ Ghi l i các thông tin qu n lý

+ Truy n đ t thông tin QL t n i này đ n n i khác trong h

th ng QL hay t CQQLNN đ n qu n chúng nhân dân.

+ Giúp cho các CQQLNN đánh giá các thông tin thu đ c qua

các h th ng truy n đ t thông tin khác.

3 V n b n hành chính thông th ng: ( không đ a ra các quy t đ nh

qu n lý, do đó không dùng đ thay th cho v n b n QPPL ho c v n b n cá

Các lo i v n b n hành chính (VBHC)

V n b n hành chính thông th ng: (VBHCTT)

- V n b n HCTT là lo i v n b n mang tính thông tin, đi u

hành nh m th c thi các VBQPPL (v n b n quy ph m

ph áp lu t), ho c dùng đ gi i quy t các công vi c c th ,

ph n ánh tình hình, giao d ch, trao đ i, ghi chép các công

vi c trong các c quan t ch c N i dung c a thông tin

mang tính ch t đi u hành tác nghi p hành chính.VBHCTT

không đ a ra các quy t đ nh QL do đó không đ c dùng đ

- Các hình th c VBHCTT:

+ VBHC không có tên lo i: (công v n hành chính)

+ VBHC có tên lo i: i u l , quy ch , quy đ nh, k ho ch,

quy ho ch, ch ng trình, chi n l c, đ án, thông báo, báo

cáo…

V n b n chuy ên môn-k thu t : (VBCM-KT)

- V n b n chuyên môn-k thu t là lo i v n

b n do m t c quan QLNN trong m t lính

v c nh t đ nh, đ c NN y quy n ban

hành, dùng đ QL m t l nh v c đi u hành

c a b máy NN, lo i VB này mang tính đ c

thù và thu c th m quy n ban hành riêng

c a t ng c quan NN theo quy đ nh c a

pháp lu t.

(+ Gi y khai sinh: do c quan T pháp ban

hành; B nh án: do B Y t ban hành…)

VT VKSNDTC

Q CT TT

UBNN các c p

Q CT

QUY TRÌNH SO N TH O VÀ BAN HÀNH V N B N

t các b c đ c s p x p khoa h c mà c

quan QLNN nh t thi t ph i ti n hành trong

+ Khi vi t b n th o, c n ph i bám sát đ c ng, phân chia dung

l ng trong t ng ch ng, m c, đo n cho h p lý S d ng linh

ho t các t , c m t , liên k t các câu, đo n đ VB tr thành m t

QUY TRÌNH SO N TH O VÀ BAN HÀNH V N B N

B c 3: trình duy t, ký v n b n

- C quan, đ n v so n th o VB trình h s trình duy t d th o

VB lên c p trên (t p th ho c cá nhân) đ xem xét thông qua.

- H s trình duy t bao g m các gi y t sau:

Ph ng pháp so n th o m t s lo i VBHC

- V th th c: g m 9 thành ph n c b n và m t s thành ph n

b sung (tên ng i đánh máy, s l ng ban hành) Trình

bày theo quy đ nh c a 1 VBHC có tên lo i.

- V b c c: g m 2 ph n

+ Ph n m đ u: nêu các c n c đ ban hành quy t đ nh

+ Ph n n i dung: nêu các quy đ nh ( đ c trình bày d i d ng

đi u: t 2-5 đi u)

* i u 1: quy đ nh th ng vào v n đ chính ( đã đ c nêu

ph n trích y u n i dung, nh ng c n đ c trình bày c th

h n)

* i u 2, và các đi u ti p theo quy đ nh nh ng h qu pháp

lý nãy sinh t đi u 1

* i u cu i cùng: quy đ nh hi u l c và các đ i t ng thi

hành quy t đ nh (xem ph l c I)

Ph ng pháp so n th o m t s lo i VBHC

Ph ng pháp so n th o m t s lo i VBHC

a Yêu c u: khi so n th o báo cáo ph i đ m b o tính trung

th c và chính xác, ph i ph n ánh trung th c và khách quan Nêu đúng u, khuy t đi m, nh ng vi c c n gi i quy t và

nh ng vi c còn t n đ ng, không đ c thiên v , thêm b t,

bóp méo s th t.

- N i dung báo cáo ph i c th , có tr ng tâm, tr ng đi m Yêu

c u này đ t ra v n đ là không đ c vi t chung chung, thu

th p và x lý s li u, ch n l c t li u đ a vào báo cáo ph i

tuy t đ i chính xác.

- Báo cáo ph i k p th i: th hi n ý th c t ch c k lu t và tôn

tr ng c p trên, có trách nhi m v i công vi c, đ lãnh đ o

n m đ c thông tin m t cách k p th i và đ a ra nh ng

quy t đ nh chính xác.

3 Ph ng pháp so n th o báo cáo

b Ph ng pháp

* Chu n b :

- Ph i xác đ nh m c đích, yêu c u c a b n báo cáo đó.

- Ph i xây d ng đ c ng khách quan c a báo cáo:

+ Nêu ra nh ng khuy t đi m trong quá trình th c hi n

+ ánh giá khái quát và rút ra nh ng bài h c kinh nghi m

Ph ng pháp so n th o báo cáo

b Ph ng pháp

* Vi t d th o báo cáo:

- Nên dùng ngôn ng ph thông

- C n nêu nh ng s ki n kèm theo s li u đánh giá

- Có th trình bày theo ki u m u, s đ

- Hành v n trong báo cáo ph i m ch l c, rõ ràng, lôgic, ch t

ch , tránh hi n t ng phô tr ng sáo r ng N u báo cáo

chuyên đ ph i kèm theo b n ph l c N u báo cáo quan

tr ng thì c n ph i t ch c l y ý ki n thông qua

* Trình lãnh đ o thông qua:

- Ph i có s xét duy t c a lãnh đ o tr c khi g i báo cáo ho c

tr c khi trình bày

b n

TH TH C V N B N

1 Qu c hi u

Qu c hi u ghi trên v n b n bao g m 2 dòng ch : “C ng hoà xã h i

ch ngh a Vi t Nam” và “ c l p - T do - H nh phúc”.

Tên c quan, t ch c ban hành VB bao g m tên c a c quan, t

ch c ban hành VB và tên c a c quan, t ch c ch qu n c p trên

tr c ti p (n u có) c n c quy đ nh c a pháp lu t ho c c n c v n

b n thành l p, quy đ nh t ch c b máy c a c quan, t ch c có

th m quy n, tr tr ng h p đ i v i các B , c quan ngang B , c quan

thu c Chính ph , V n phòng Qu c h i, H i đ ng dân t c và các y Ban c a

Qu c h i

Tên c a c quan, t ch c ban hành v n b n đ c ghi đ y đ theo

tên g i chính th c c n c VB thành l p, quy đ nh t ch c b máy, phê chu n, c p gi y phép ho t đ ng ho c công nh n t cách pháp nhân c a c quan, t ch c có th m quy n; tên c a c quan, t

ch c ch qu n c p trên tr c ti p có th vi t t t nh ng c m t

thông d ng nh : u ban nhân dân (UBND), H i đ ng nhân dân

(H ND).

- S c a v n b n quy ph m pháp lu t bao g m s th t đ ng

ký đ c đánh theo t ng lo i v n b n do c quan ban hành

trong m t n m và n m ban hành v n b n đó S đ c ghi

b ng ch s - r p, b t đ u t s 01 vào ngày đ u n m và

k t thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng n m; n m ban hành

ph i ghi đ y đ các s , ví d : 2004, 2005,

- Ký hi u c a v n b n quy ph m pháp lu t bao g m ch vi t

t t tên lo i v n b n theo B ng ch vi t t t tên lo i v n b n

và b n sao kèm theo Thông t này (Ph l c I) và ch vi t

t t tên c quan ho c ch c danh nhà n c (Ch t ch n c,

Th t ng Chính ph ) ban hành v n b n.

- S , ký hi u c a v n b n quy ph m pháp lu t do H i đ ng

nhân dân, U ban nhân dân ban hành đ c th c hi n theo

quy đ nh t i i u 7 c a Lu t Ban hành v n b n quy ph m

pháp lu t c a H i đ ng nhân dân, U ban nhân dân s

31/2004/QH11 ngày 03 tháng 12 n m 2004.

tên lo i v n b n theo B ng ch vi t t t tên lo i v n b n và

b n sao kèm theo Thông t này (ph l c I) và ch vi t t t

tên c quan, t ch c ho c ch c danh nhà n c ban hành

v n b n V í d : Quy t đ nh (Q ), Ch th (CT)…

- Ký hi u c a công v n bao g m ch vi t t t tên c quan, t

ch c ho c ch c danh nhà n c ban hành công v n và ch

Công v n c a B Xây d ng do C c qu n lý nhà B Xây d ng

so n th o: S : /BXD – QLN;

Công v n c a UBND t nh do t chuyên viên (ho c th ký)

theo dõi l nh v c v n hoá – xã h i so n th o: S : / UBND – VX;

Công v n c a S Công nghi p t nh do V n phòng S so n

th o: S : /SCN – VP.

Ch vi t t t tên c quan, t ch c ban hành v n b n và ch vi t

t t tên các đ n v trong m i c quan, t ch c ph i đ c quy

đ nh c th , b o đ m ng n ng n, d hi u.

4 a danh và ngày, tháng, n m ban hành v n b n

- a danh ghi trên v n b n c a các c quan, t ch c c p t nh:

+ i v i các thành ph tr c thu c Trung ng; là tên c a

thành ph tr c thu c Trung ng, ví d

V n b n c a UBND thành ph Hà N i và c a các s , ban,

ngành thu c thành ph : Hà N i, ; c a UBND thành ph

H Chí Minh và c a các s , ban ngành thu c thành ph :

+ i v i các t nh: là tên c a th xã, thành ph thu c t nh ho c

c a huy n n i c quan, t ch c đóng tr , s

- a danh ghi trên v n b n c a các c quan, t ch c c p

huy n là tên huy n, qu n, th xã, thành ph thu c t nh

- a danh ghi trên v n b n c a H ND, UBND và c a các t

ch c c p xã là tên c a xã, ph ng, th tr n đó

- Ngày, tháng, n m ban hành v n b n quy ph m pháp lu t

khác và v n b n hành chính là ngày, tháng, n m v n b n

đ c ký ban hành.

ng n c ngoài n u không th c s c n thi t i v i thu t

ng chuyên môn c n xác đ nh rõ n i dung thì ph i đ c gi i thích trong v n b n;

7 Chúc v : h tên và ch ký c a ng i có th m quy n

a/ Vi c ghi quy n h n c a ng i ký đ c th c hi n nh sau:

- Tr ng h p ký thay m t t p th thì ph i ghi ch vi t t t "TM" (thay m t) vào

tr c tên t p th lãnh đ o ho c tên c quan, t ch c;

- Tr ng h p ký thay ng i đ ng đ u c quan, t ch c thì ph i ghi ch vi t t t

Ch c v ghi trên v n b n là ch c danh lãnh đ o chính th c c a ng i ký v n

b n trong c quan, t ch c; ch ghi ch c danh nh B tr ng (B tr ng, Ch

nhi m), Th tr ng, Ch t ch, Phó Ch t ch, Giám đ c, Phó Giám đ c vv

không ghi l i tên c quan, t ch c, ban hành; v n b n ký th a l nh, th a u

quy n và nh ng tr ng h p c n thi t khác do các c quan, t ch c quy đ nh c

th

c H và tên g m h , tên đ m (n u có) và tên c a ng i ký v n b n i v i v n

b n quy ph m pháp lu t và v n b n hành chính, tr c h tên c a ng i ký,

không ghi h c hàm, h c v và các danh hi u danh d khác, tr v n b n c a các

t ch c s nghi p giáo d c, y t , nghiên c u khoa h c, trong nh ng tr ng h p

c n thi t, có th ghi thêm h c hàm, h c v

b n v i m c đích và trach snhi m c th nh đ ki m tra, giám

sát; đ xem xét, gi i quy t; đ thi hành; đ trao đ i công vi c; đ

11 Các thành ph n th th c khác

Các thành ph n th th c khác c a v n b n bao g m:

a, a ch c quan, t ch c; đ a ch E - Mail; đ a ch trên m ng

(Website); s đi n tho i, s Telex, s Fax đ i v i công v n, công

đi n, gi y gi i thi u, gi y m i, phi u g i, phi u chuy n đ t o đi u

ki n thu n l i cho vi c liên h

đ S trang: v n b n và ph l c v n b n g m nhi u trang thì t

trang th hai tr đi ph i đ c đánh s th t b ng ch s -r p;

s trang c ph l c v n b n đ c đánh riêng theo t ng ph l c.

trình bày theo chi u dài c a trang gi y kh A4 ( đ nh h ng

b n in theo chi u dài).

Tr ng h p n i dung v n b n có các b ng, bi u nh ng

không đ c làm thành các ph l c riêng thì v n b n có th

đ c trình bày theo chi u r ng c a trang gi y ( đ nh h ng

b n in theo chi u r ng).

2 K thu t trình bày các thành ph n th th c v n b n.

V trí trình bày các thành ph n th th c v n b n trên m t

trang gi y kh A4 đ c th c hi n theo s đ b trí các

thành ph n thwr th c v n b n kèm theo Thông t này (Ph

l c II) V trí trình bày các thành ph n th th c v n b n trên

b Tên c quan, t ch c ban hành v n b n.

Tên c quan, t ch c ban hành v n b n đ c trình bày t i ô

d a danh và ngày, tháng, n m ban hành v n b n.

a danh và ngày, tháng, n m ban hành v n b n đ c trình bày

ô só 4, b ng ch in th ng, c ch t 13 đ n 14, ki u ch

nghiêng ; sau đ a danh có d u ph y.

Ví d : Hà N i, ngày 05 tháng 02 n m 2008

đ Tên lo i và trích y u n i dung v n b n

Tên lo i và trích y u n i dung c a các lo i v n b n có ghi tên lo i

đ c trình bày t i ô s 5a; tên lo i v n b n (ngh đ nh, ngh quy t,

thi u là 6pt; kho ng cách gi a các dòng hay hay cách dòng

(line spacing) ch n t i thi u t cách dòng đ n (single line

spacing) ho c t 15pt (exactly line spacing) tr lên.

- i v i nh ng v n b n qui ph m pháp lu t và v n b n hành chính có ph n c n c pháp lý đ ban hành thì sau m i c n

c ph i xu ng dòng có d u ch m ph y, riêng c n c cu i

cùng k t thúc b ng d u ph y.

- Sau t " kính g i" có d u hai ch m; n u công v n g i cho

m t c quan, t ch c ho c m t cá nhân thì t "kính g i" và

tên c quan, t ch c ho c cá nhân đ c trình bày trên cùng

m t dòng; tr ng h p công v n g i cho hai c quan, t

ch c ho c cá nhân tr lên thì tên m i c quan, t ch c, cá

nhân ho c m i nhóm c quan, t ch c, cá nhân đ c trình

bày trên m t dòng riêng, đ u dòng có g ch ngang, cu i

dòng có d u ch m ph y, cu i dòng cu i cùng có d u ch m.

trên m t dòng riêng, đ u dòng có g ch ngang, cu i dòng có

d u ch m ph y; riêng dòng cu i cùng bao g m ch "l u"

sau đó có d u hai ch m, ti p theo là ch vi t t t "VT"( v n

th c quan, t ch c), ch vi t t t tên đ n v (ho c b ph n)

so n th o v n b n và s l ng b n l u (ch trong nh ng

tr ng h p c n thi t) đ c đ t trong ngo c đ n, cu i cùng

là d u ch m.

- a ch c quan, t ch c; đ a ch E-Mail; đ a ch trên m ng

(Website); s đ ên tho i, s Telex, s Fax đ c trình bày trên

trang đ u c a v n b n, t i ô s 14, b ng ch in th ng, c ch t

11 đ n 12, ki u ch đ ng, d i m t đ ng k nét li n kéo dài h t

b ngang c a vùng trình bày v n b n;

- Ph l c v n b n: ph l c kèm theo v n b n đ c trình bày

trên các trang gi y riêng; t "ph l c" và s th t c a ph

l c (tr ng h p có t hai ph l c tr lên) đ c trình bày

trên m t dòng riêng, canh gi a, b ng ch in th ng, c ch

14, ki u ch đ ng đ m, tiêu đ (tên) c a ph c l c đ c trình bày canh gi a, b ng ch in hoa, c ch t 13 đ n 14, ki u

ch đ ng, đ m;

- S trang c a v n b n: đ c trình bày t i chính gi a trên đ u

trang gi y (ph n heaher) ho c t i góc ph i, cu i trang gi y (ph n footer) b ng ch s - r p, c ch b ng c ch c a

ph n l i v n (13-14), ki u ch đ ng

- M u ch và chi ti t trình bày các thành ph n th th c v n

b n đ c minh ho t i Ph l c IV- M u ch và chi ti t trình

bày th th c v n b n và th th c b n sao keo theo

- Phông ch : VnTime đ i v i ch in th ng và VnTimeH đ i

v i ch in hoa (ho c Times New Roman )

hi n các lu t này, m t m t, đã giúp đ y nhanh quá trình xây d ng h th ng pháp

lu t và m t khác, đã t o s chuy n bi n m t b c v ch t trong h th ng v n

b n quy ph m pháp lu t nói chung và trong ho t đ ng xây d ng v n b n quy

ph m pháp lu t nói riêng; c b n đáp ng yêu c u qu n lý nhà n c trong n n kinh t th tr ng đ nh h ng xã h i ch ngh a, th c hi n m c tiêu xây d ng Nhà n c pháp quy n xã h i ch ngh a c a nhân dân, do nhân dân, vì nhân dân theo đ ng l i, chính sách c a ng

Bên c nh nh ng thành t u nêu trên, trong công tác xây d ng, ban hành v n

b n quy ph m pháp lu t hi n nay v n còn nh ng t n t i, h n ch l n nh sau:

Th nh t, v vi c l p ch ng trình xây d ng lu t, pháp l nh

V nguyên t c, vi c l p ch ng trình xây d ng lu t, pháp l nh là giai

đo n h t s c quan tr ng, c n có s nghiên c u k l ng, nh m xác đ nh nhu c u

xã h i, chính sách pháp lu t phù h p đ gi i quy t các v n đ kinh t , xã h i phát sinh, c ng nh đ đi u ch nh công tác qu n lý c a Nhà n c Tuy nhiên,

hi n nay vi c l p ch ng trình xây d ng lu t, pháp l nh nhìn chung còn ch a

th c s khoa h c, thi u nh ng đ nh h ng chính sách pháp lu t, làm cho quá trình so n th o v n b n quy ph m pháp lu t ít nhi u g p khó kh n, lúng túng,

nh h ng đ n ti n đ và ch t l ng so n th o v n b n M t s lu t, pháp l nh

đ c ban hành thi u tính kh thi ho c ch a đáp ng đ c yêu c u, nhi m v

qu n lý nhà n c và phát tri n kinh t - xã h i, gây lãng phí các ngu n l c

M t khác, vi c l p ch ng trình xây d ng lu t, pháp l nh c ng ch a quan tâm đúng m c đ n vi c xác đ nh th t u tiên c a v n b n, d n đ n trên th c t

có v n b n th c s c n thi t l i ch a đ c ban hành ho c có v n b n c n ban hành tr c, nh ng l i đ c ban hành sau

Th hai, v vi c so n th o v n b n quy ph m pháp lu t

- Ch a có s phân công th t rành m ch và h p lý gi a các c quan trong quá trình so n th o, ch a có s ph i h p nh p nhàng gi a các c quan liên quan trong quá trình đó, d n đ n tình tr ng ch đ i, d a d m nhau, làm ch m ti n đ

so n th o và gi m ch t l ng c a v n b n (ví d : ch a quy đ nh h p lý trách nhi m c a c quan trình, c quan ch trì so n th o, ban so n th o, )