Ebook thủ thuật trình bày văn bản và cách dàn trang microsoft word phần 2 hữu dũng, hồ tấn

Trong khi chủ yếu được sử dụng cho các phép tính được thực hiện bằng các công thức và hàm, Excel cũng có th ể được sử dụng để tạo các bảng phức tạp cho phép thông tin được phân loại và l

Chương 8: Khồi đâu vối Excel 151

X

Khởi đầu vdi Excel

V xcel 2010 là phiên bản mới nhất của chương trình bảng tính thông dụng, tổ chức thông tin và dữ liệu thành m ột loạt các cột và hàng giao nhau để hình thành các ô Tương tự trò chơi phổ biến Battleship, dữ liệu của Excel được đặt trong các ô xác lập sẵn được nhận dạng bằng các hàng và cột của chúng (ví dụ, ô đầu tiên là Al) Thông tin chứa trong

m ột ô trong m ột vvorksheet có th ể được tham chiếu bởi vỊ trí của nó ở nơi khác trong trang hoặc vvorksheet đó, hoặc trong

m ột \vorksheet khác trong cùng m ột Nvorkbook

Trong khi chủ yếu được sử dụng cho các phép tính được thực hiện bằng các công thức và hàm, Excel cũng có th ể được

sử dụng để tạo các bảng phức tạp cho phép thông tin được phân loại và lọc m ột cách hiệu quả

152 Chương 8: Khỏi ếầu vối Excel

Excel 2010 sử dụng các tab Ribbon để cho phép m ột đòng làm việc trơn tru và phơi bày nhiều tính năng của nó cho người đùng Tab H om e có định dạng cho diện mạo của dữ liệu, In- sert cung cấp th êm các tính năng để hiển ữiị thông tin, Page Layout cho bạn thay đổi cách dữ liệu được hiển thị hoặc in ra,

P orm ulas giúp bạn tính các kết quả, D ata để im port và phân tích ứiông tin, Review dành cho việc cộng tác, View để thay đổi tiêu điểm hoặc sự nhấn m ạnh, và Add‘In s dành cho các chương trình bổ sung File mở khung xem Backstage trong Excel

krt*

i»

9?M

154 Chương 8: Khồi đâu vỡí Excel

Canh chỉnh và địnli dạng Text

Khi bạn bắt đầu gõ nhập text vào các ô trong Excel, bạn muốn tạo m ột tiêu đề chính (heading) cho vvorksheet hoặc các tiêu đề vằ nội dung cho các cột vầ hàng Khi bạn làm điều này,

có thể bạn thấy nội dung m à bạn nhập tràn ra các đường viên xác lập sẵn của các ô hoặc nó cần được điêu chỉnh để hiển thị thông tin m ột cách rõ ràng và hiệu quả

\vorksheet trong ô đầu tiên (Al)

2 Rê qua các ô m à bạn m uốn tiêu đề trải rộng qua

3 Mở mũi tên xổ xuông M erge and C enter và nhấp Merge

Chương 8: Khỏi đâu vỡi Excel 155

4 Với các ồ vẫn được chọn, nhấp để thay đổi kiểu canh chỉnh để cũng được canh giữa theo chiều đọc bên trong các ô được trộn

Sửa lỗi Khi bạn phạm một lỗi trong một hoặc nhiều ô, bạn có th ể nhấp Undo ở phần trên cùng của cửa sổ để quay trở lại lên đến 99 bưóc liên tục Bạn cũng có thể chọn các ô, nhâ'p phải và nhấp Clear Contents

1 5 6 Chương 8: Khồỉ đầu với Excel

8 Nhấp mũi tên xổ xuống F ont Color để chọn m ộ t màu font khác

9 Nhấp bên ngoài các ô được trộn để thây kiểu canh chỉnh

và định dạng mới được áp dụng cho các ô được chọn

Đ ịnh dạng các ô Nếu bạn đã chọn m ột ô riêng lẻ hoặc

m ột nhóm ô được trộn, b ạn có th ể sủ dụng các tùy chọn xổ xuống Borders trong n h ó m Pont trong tab Home

đ ể xác lập m ột đường viền b ê n ngoài hoặc đường viền khác Hoặc, nhấp mũi tê n xổ xuống Fill Bucket đ ể thay đổi màu tô n ền của các ô được chọn

Nhập và dịnh dạng các số

Các bước đầu tiên để nhập các số vào các ồ tương tự như đôi với text: bạn chỉ việc chọn ô và bắt đầu gõ nhập các số Tuy nhiên, vì lợi ích của diện mạo và cũng để cho phép các phép tính tương ỉai, bạn nên định dạng các sô" m ột cách chính xác bằng việc trước tiên chọn chúng và sau đó sử dụng nhóm Num- ber trong tab Home của Ribbon để áp dụng đúng định dạng

1 Với tab Home của Rĩbbon được chọn, gõ nhập m ột tiêu

đề chính cho m ột cột sô'

2 Gô nhập m ột loạt các số vào các ô bên dưới tiêu đề chính

Chương 8: Khồi đầu với Excel 157

C ác đ ịnh dạng số Việc chọn đúng đ ịn h dạng có thể quan trọng không chỉ cho d iện mạo của tài liệu mà còn cho các công thức, hàm và các phép tính sau này Mặc

dù đ ịn h dạng G eneral mặc đ ịn h cho phép tính toán, nhưng các phép tín h phức tạp hơn có th ể đòi hỏi đ ịnh dạng như Tim e, Percentage, Praction hoặc đ ịn h dạng khác đ ể đ ạt được đúng kết quả

5 Theo m ặc định số và hai hàng chữ số tììập phân được áp dụng

6 Nhấp nút D ecrease D ecỉm ãl hai lần để loại bỏ các số thập phân

158 Chương 8: Khỏi đầu với Excel

7 Nhấp mủi tên xổ xuống để hiển thị các định dạng số khác

8 Chọn m ột định dạng ữiích hợp với những n h u cầu củabạn

số kiểu máy tính toán Để bật chức năng này, n h ấ n phím NumLock trên bàn phím và sau đó n h ấ n lại nó

đ ể sử dụng các phím bàn phím b ình thường

Các tiền tệ khác Nếu bạn cần sử dụng các tiề n tệ khác cho dữ liệu, bạn có th ể nhấp mũi tê n xổ xuống bên dưới n ú t $ cho các lựa chọn khác

Chương 8: Khỏỉi đầu với Excel 159

Điên vào dũ liệu

Khi bạn tiếp tục làm việc trong Excel, bạn có th ể bổ sung thêm các cột (có các tiêu đề chính) và các hàng dữ liệu để bắt đầu làm cho tìiông tin trông có vẻ gọn gàng và chuyên nghiệp Khi bạn ứiêm dữ liệu vào các ô, đôi khi nó có th ể tràn qua các đường viền Bạn có thể sử dụng tính năng Pormat ừong nhóm Cells của tab Home để làm cho thông tin nằm vừa vặn bên trong các cột hoặc hàng của vvorksheet

2

la 3Ì "j9i 'íỉữA

tấmM mmm 4i

o

* r * i w w > w i w V *

A

7, te** r m đ ' « M •

1 Với tab H om e được chọn, điền ứiông tin vào thêm các ô

2 Với m ột số cột không đủ lớn để hiển thị tíít cả thông tin,

rê qua các tiêu đ'ê cột để chọn các cột được điền vào (Cursor biến thành m ột mũi tên hướng xuống khi bạn chọn m ột cột)

16 0 Chương 8: Khỏi đầu với Excel

^ h l chú

Đ iểu chỉnh các cột hoặc hàng bằng th ủ công B ạn có th ể tăn g hoặc giảm chiều cao hoặc ch iều rộng của m ột hàng hoặc cột bằng cách trước tiên giữ m ột đường viền bằng chuột K hi ch uột biến th à n h m ột đường dọc hoặc đưdng ngang có hai mũi tên, rê đường viền cột hoặc đường v iền hàng sang m ột vị trí mới

Bao bọc T e x t Việc nhâ'p n ú t W rap T ex t ở b ê n phải trê n cùng n h ó m A lignm ent của tab Hom e sẽ bao bọc text sang th ê m các hàng b ên trong các ô được xác định

đ ể h iể n th ị tấ t cả thông tin của ô mà không mở rộng chiều rộng cột

5 Thông tin trong các cột nằm vừa vào các chiều rộng cột mới được điều chỉnh.

T h ụ t vào hoặc canh giữa d ứ liệu Đ ể điều c h ỉn h thêm nữa d iện m ạo của th ô n g tin trong các ô được chọn, nhâ"p n ú t Paragraph và nút Indent trong n h ó m Align-

m ent của tab Home

Xác lập m ột chiều rộng cột B ạn có th ể xác đ ịn h một chiều rộng cột đều (đồng nh ất) đ ể chứa dữ ỉiệu bằng việc n h ấp C olum n W idth trong nhóm Cell Siie của các tùy ch ọ n của danh sách xổ xuống Form at

Chèn một cột hoặc hàng mới

Nếu bạn quyết định rằng bạn càn bổ sung thêm th ông tin, bạn luôn có th ể ứ iêm m ột cột hoặc hàng vào bảng tính Sau khi chọn m ột cột nằm bên phải cột mà bạn muôn chèn m ột cột mới (hoặc hàng bên dưới nơi bạn muốn th êm m ột hàng), bạn có th ể nhấp Insert để ứiêm m ột cột hoặc hàng, và m ột cột hoặc hàng mới cho thông tin sẽ được chèn vào

1 Trên tab Home, chọn m ột cột m à bạn muốn chèn các cột mới trước côt đó

162 Chương 8: Khỏi đầuvdi Excel

2 Nhấp m ũi tên xổ xuống In sc rt (hoặc chỉ việc nhấp In- sert)

4 Một cột mới được chọn được chèn vào

5 Nhấp P orm at Copy P aintbrush

6 Chọn m ột tùy chọn định dạng từ các cột gần kề

7 Cột mới sẵn sàng để điền vào.

Chương 8: Khồi đầu với Excel 163

8 Bạn có th ể giữ đường viền cột (cursor biến thành các mũi tên rộng) để di chuyển đường viền nhằm mở rộng cột

Làm ẩn và hủy làm ẩn các cột

Đôi khi có th ể bạn muốn in hoặc hiển ữiị m ột vvorksheet không có ứiông tin nhất định, mặc dù bạn m uốn duy trì thông tin đó để sử dụng sau này Mặc đù bạn có th ể lưu vvorkbook với

m ột tên khác và sau đó xóa cột, nhưng Excel cho bạn làm ẩn

m ột cột và sau đó làm lộ (hoặc hủy làm ẩn) nó ra

164 Chương 8: Khởi đầu vổi Excel

Ò

1 Với tab Home được chọn, chọn cột m à bạn m uốn làm ẩn

2 Nhấp mũi tên xổ xuống Porm at

3 Nhấp Hide & Unhide

4 Nhấp H ỉde Coỉumns

?5í<ỉ

Làm ẩn các hàng Excel cũng cho b ạn làm ẩn các hàng

mà trong m ột ví dụ như vậy có th ể làm cho nó không

h iển thị các tên và địa chỉ cụ thể C h ọ n hàng mà bạn

m uốn làm ẩn, nhâ^p mũi tê n xổ xuống Form at, n h ấp

H ide & ư n h id e và sau đó n h ấp H ide Rows

Chương 8: Khỗi đâu với Excel 165

5 Cột được làm ẩn để không hiển thị hoặc in ra

o

6 Nhấp các tên cột để chọn các cột trên cả hai phía của cột được ẩn (cursor trỏ xuống khi các cột được chọn)

7 Nhấp m ũi tên xổ xuống Porm at

8 ĩsỉhấp Hide & Unhide

9 Nhấp U nhide Columns

Làm ẩ n m ột Sheet Bạn cũng có th ể làm ẩn cả một worksheet trong Excel Sử dụng tính năng Hide & ư n h id e

166 Chương 8: Khỏi dầu vỗỉ Excel

của Pormat trong nhóm Cells để làm ẩ n và hủy làm ẩn các sheet

Thêm và đổi tên một W orksheet•

Mọi \vorkbook Excel đều có ba vvorksheet theo mặc định, được đặt tên là Sheetl, Sheet2, và Sheet3 Bạn có thể thêm các vvoĩtehee mới vào vvorkbook và đổi tên các sheet hiện có hoặc các sheet mới

để phản ánh thông tin chúa trên những wori<sheet đó

1 Nhấp tab In scrt W orksheet ồ cuôì các vvorksheet hiện hành (bạn cũng có th ể nhấn S h ift+ F 11)

2 Một vvorksheet mới được thêm với m ột tên liên tục mới

3 Nhấp phải sheet mà bạn muốn đổi tên

4 Nhấp Rename.

Chương 8: Khỏi ếâu với Excel 167

Không ư n d o Excel không cho bạn nhấp Undo đ ể đảo ngược tên mới của một worksheet Để đảo ngược trở lại một tê n worksheet cũ, bạn phải đổi lại tên nó lần nữa như được mô tả ở đây

5 Tên cũ được bật sáng

6 Gõ nhập m ột tên mới

7 Sheet được đổi tên

Các tê n trùng lặp Bạn không th ể đặt cho một vvorksheet tên giông như một sheet hiện có Việc cố^ làm như vậy

sẽ tạo ra một thông báo lỗi

168 Chương 8: Khởi đâu với Excel

3 Thư viện Cell Styles mở ra

4 Di chuyển cursor chuột lên trên m ột style để thấy m ột ảnh xem trước nhanh Nhấp m ột style để áp dụng nó vào các ô đươc chon

Chương 8: Khỏi đâu vớỉ Excel 169

Điều chỉnh các ô cho Styles M ột số Cell Styles đòi hỏi bạn điều ch ỉn h lại các ô để hiển thị đầy đủ dữ liệu sau khi style được áp dụng N hấp tùy chọn A utoPit Colum n Widch trong n ú t Pormac của nhóm Cells và tính năng

W rap to Cell trong nhóm A lignm ent đ ể làm cho thấy đươc tấ”t cả dữ liêu ô

5 Rê qua m ột nhóm ô cụ thể để chọn các ô đó

6 Nhấp Cell Styles

7 Thư viện Cell Styles mở ra

17 0 Chương 8: Khởi đầu vdỉ Excel

8 Di chuyển chuột lên trên m ột style để thấy m ột ảnh xem trước nhanh Nhấp m ột style để áp đụng nó vào các ô được chọn

9 Bây giờ hàng tiêu đề cột trên cùng được phân biệt bằng

m ột cell style khác

T ạ o Cell Style riêng của bạn Bạn có chể tạo cell style riêng của bạn bằng việc đ ịnh dạng m ột hoặc nhiều ô theo cách bạn m uốn bằng cách n h ấ p Cell Styles và chọn New Cell Style Bạn có th ể đ ặ t tê n và lưu cell style mới đ ể làm cho nó có sẩn trong vùng Custom của thư viện Cell Styles

Chương 9: Làm việc với dữ liệu, các hàm và công thức 171

Ck«:o'i(ỷ 9

và công thức

y xcel 2010 là m ột chương trình bảng tính rất m ạnh, có nghĩa là nó có ửiể được sử dụng để tính các giá trị dựa vào các con số được nhập vào các ô, sử dụng các công thức vốn

là những mối quan hệ được tùy biến được đặt vào Pormula Bar

và các hầm vốn là những phép tính chuẩn như trung bình của

m ột tập hợp số

Excel cung cấp rất nhiều tính năng để làm việc với dử liệu

m ột cách hiệu quả Trong một bảng tính !ớn, bạn có th ể sử dụng tính năng Find để định vị các mục cụ Uiể trong các ô Và khi bạn xáy dựng m ột bảng tính, bạn có thể sử dụng trí thông

m inh nhân tạo của Excel để điền vào các ô trống và hoàn tất

m ột chuỗi ô dựa vào dữ iiệu đã được nhập

Tab Pormulas của Ribbon Excel 2010 cung cấp m ột mảng rộng các hàm, từ nhừng phép tính rất đơn giản n h ư giá trị trung bình hoặc giá trị tối đa đến những hàm phức tạp và chuyên dụng cho ứng dụng tài chính và các loại ứng dụng khác Excel Punction Library chứa nhiều tùy chọn Excel, được phân chia theo hạng mục.

172 Chương 9: Làm việc với dữ liệu, các hàm và công thức

» 4

D ate & Time

R ecen tly U sed

P o r m u l a Au d i t i n g d ể kiểm tra c á c p re c e d e n t

C á c tê n đ ư ợ c định n g h ia

o

B f=i

<

ổ'ộo>

3

00

I

co

174 Chương 9: Làm việc với dữ ỉỉệu, các h àm và công thức

Tìm kièm dữ liệu

Khi bạn tạo các bảng tính lớn, có thể bạn cần định vị các từ, cụm từ hoặc số cụ thể trên m ột vvorksheet phức tạp Trong

nhập các tham số tìm kiếm và định vị nhanh các mục cụ thể trong vvorksheet

Các cuộc tìm kiếm đặc biệt Bằng việc nhấp n ú t O p'

tions trong cửa sổ Find and Replace, bạn có th ế thu hẹp

việc tìm kiếm Ví dụ, bạn có th ể quyết đ ịn h có tương hợp chữ hoa và chữ thường trong các từ mà b ạn tìm kiếm hay không.

Chương9: Làm việc với dữ liệu, các hàm và công thức 175

5 Các trường hợp của từ tìm kiếm được liệt kê trong cửa sổ Find and Replace

6 Trường hợp đầu tiên trong m ột ô được chọn trong vvorksheet

7 Nhấp Find Next

8 Trường hợp kế tiếp của từ tìm kiếm được chọn trong vvorksheet

T hay th ế các m ục nhập Bạn có th ể sử dụng tab Replace

của cửa sổ Find and Replace đ ể tìm kiếm các mục cụ

th ể trong vvorksheet và thay th ế m ột hoặc tấ"t cả trường hợp của các từ đó bằng m ột từ hoặc cụm từ mối.

17 6 Chương 9: Làm việc với dữ liệu, các hàm và công thức

Điẻĩi đầy một chuỗi

Excel có cách riêng của nó để đoán những gì m à có thể bạn muốn trong phần còn lại của m ột nhóm ô mà trong đó bạn đã nhập m ột số đữ liệu và tự động điền vào các ổ đó dựa vào các mục nhập của bạn Điền đầy m ột chuỗi (series) chỉ đơn giản sao chép đữ liệu từ m ột ô qua m ột nhóm ô m à bạn rê qua Trong trường hợp của các công thức, các ứiam chiếu ô được điều chỉnh m ột cách phù hợp AutoCompỉeỉe ngoại suy từ các mục trước của bạn để đoán kết quả

Chương 9: Làm việc với dữ liệu, các hàm và công thức 177

4 Nhấp m ũi tên xổ xuống AutoPill Options,

5 Chọn từ các tùy chọn để điên đầy chuỗi hoặc định dạng hoặc cả hai Nhấp Copy Cells

■

Tạo các danh sách riêng của bạn Bạn có th ể chọn một chuỗi các mục nhập trong m ột worksheet và sử dụng ỉại chúng làm inột danh sách tùy ý Khi các ô đưỢc chọn, nhâp File; sau đó nhâp Advanced Nhâp nút Custom Lists, kiểm chứng các tham chiếu ô và các giá trị cho danh sách mới, nhâ^p Import và sau đó nhâV Add Danh

6 Nhập dãy ô đầu tiên có m ột thứ tự có th ể có

7 Giữ núm chọn và bắt đầu rê qua tập hợp ô kế tiếp.

1 7 8 Chương 9: Làm việc với dữ liệu, các h à m và công thức

8 Excel điền vào các giá trị của các ô dựa vào các mục nhập trước

9 Nhấp mũi tên xổ xuống AutoFill O ptions

10 Chọn từ các tùy chọn để điền đầy chuỗi hoặc định dạng hoặc cả hai Nhấp FUI Series

Sử dụng A utoC om plete Khi bạn gõ nhập trực tiếp các

ô sau hoặc bên dưới các ô mà bạn đã gõ n h ập dữ liệu vào, Excel đ iền vào các ô còn lại các mục n h ập có th ể

có dựa vào những gì bạn đâ nhập trước đó Bạn có th ể chấp n h ậ n bằng việc nhâ^n m ũi tên hướng xuống hoặc phím T ab trê n bàn phím hoặc chỉ việc gõ nhập mục

n h ập mới riêng của bạn

Nhập các ngày tháng và thời gian

Các ngày ửiáng và thời gian là những số riêng biệt mà bạn

có th ể nhập vào các ồ Excel, và các định dạng m ặc định cho các ngày ữiáng và thời gian được sử dụng Bạn có thể điều chình các định dạng bằng việc sử dụng nhóm Number trong tab Home của Ribbon

1 Trong tab H om e của Rỉbbon, gỗ nhập m ột ngày Uiáng trong m ột ô

2 Gõ nhập thời gian

3 Nhấp nơi khác trong worksheet hoặc nhấn Tab hoặc m ột phím mủi tên.

Chương 9: Làm việc với dữ ỉiệu, các hàm và công thức 1 7 9

4 Thời gian được nhập với m ột định dạng m ặc định

C ác ngày tháng có th ể làm việc trong Excel n h ư th ế

n à o Ngay cả khi các đ ịnh dạng cho các ngày th á n g và

th ờ i gian được thay đổi, các giá trị số vẫn có sẵn trong Excel cho các công thức và hàm đ ể sử dụng trong các

p h ép tính Ví dụ, bạn có th ể lấy m ột ngày th á n g trừ

ch o một ngày tháng khác đ ể có được khoảng th ờ i gian

5 Chọn ngày Uiáng trong worksheet

6 Nhấp biểu tượng Diaỉog Launch cho nhóm N um ber ừong tabH om e

7 Trong tab Numbcr của hộp thoại Poriĩiat Cells, chọn định dạng ngày tháng m à bạn muốn.

180 Chương 9: Làm việc với dữ ỉiệu, các hàm và công thức

C trl+; (dấu chấm phẩy)

T ính thời gian Excel lưu trữ các giá trị thời gian trong các phân số của m ột ngày 24 giờ Bạn có th ể sử dụng

các giá trị thời gian trong các công thức và hàm đ ể tính

các khoảng thời gian và những tham số khác liên quan

đến thời gian trong m ột vvorksheet

Chương 9: Làm việc với dữ liệu, các hàm và công thức 181

sfi dụng các hàm: AutoSum

Phép tính nhanh nhất mà Excel có ữiể ứiực hiện là cộng

m ột tập hợp ô hoặc số được chọn bằng tính năng AutoSum AutoSum tíiật sự là hàm dễ nhất trong Excel Punction Library của tab Pormulas của Ribbon

'i!ụ

ơ i t t m M B i M M v y.•ati.i;íMB«.a*-i<iấÍTOira.iW«Mrè!IẼS^S5Sy

1 Nhấp tab Porm uỉas của Rỉbbon

2 Rê qua để chọn các ô m à bạn muốn cộng lại

3 Nhấp AutoSum

4 Các cột số được cộng lại với tổng được đặt trong ô kế tiếp bên dưới các số được chọn.

1 8 2 Chương 9: Làm việc vối dữ liệu, các hàm và công thức

K iểm tra th a n h trạng th á i (Status Bar) Excel hiển thị các giá trị mà bạn tính trê n th a n h trạng th á i ở đáy cửa

sổ Ví dụ, cả giá trị trung b ình và tổng của số^ đưỢc chọn vẫn có sẵn trên th a n h trạng th á i thậm chí nếu bạn đã xóa m ột số^ kết quả

Khảo sát Punction Library Punction Library của Excel

có sẵn các hàm d à n h cho hầu n h ư bất kỳ m ục đích hoặc ứng dụng Mỗi hàm có m ột tip bật lên (pop'Up) để giải thích công dụng và mục đích của nó Bạn có thể nhâ'n F1 đ ể n h ậ n đuợc thêm sự trợ giúp về việc sử dụng

m ột hàm

Sử dụng các hàm: Average

Excel cũng có th ể tính dưới dạng m ột hàm giá trị trung bình của m ột tập hợp số được chọn Những hàm tíiông dụng khác bao gồm Count hoặc số thực ửiể ô trong m ột nhóm được chọn, Max hoặc giá trị tối đa của các số được chọn, hoặc Min, giá trị tối thiểu của số các được chọn

1 Undo (C trl+Z ) hành động AutoSum từ b ư ớ cS và chọn lại các ô gốc

Chương 9: Làm việc với dữ ỉiệu, các h à m và công thứ c 183

2 Nhấp mũi tên xổ xuống AutoSum

Sử dụng Insert Function Để truy cập tất cả hàm trong

Excel ở m ột nơi, chọn ô nơi bạn m uốn hàm được tính

và n h âp n ú t In sert Punction Trong của sổ In sert Fim c'

tion, bạn có th ể chọn All for Category và chọn từ các hàm Sau khi nhấp OK, bạn có th ể xác lập hàm dựa

vào các đôi số^ hàm Bạn có th ể sử dụng Range Selector

đ ể ch ọ n các ô bên trong worksheet mà sẽ được sử dụng

đ ể t í n h k ế t q u ả c ủ a h à m đ ư ợ c c h ọ n

ỉ 8 4 Chương 9: Làm việc với dữ ỉiệu, các hàm và công thức

Sữ dụng các công thức cho các phép tinh

Sức m ạnh th ật sự của Excel là khả năng thực hiện những phép tính dựa vào đữ ỉiệu và hiển thị kết quả trong các ô khác

dụ, bạn có th ể lấy doanh số ửiực tế trừ cho m ột m ục tiêu bán hàng hoặc thu nhập để xem những nhân viên bán hàng khác nhau đã đạt được những thành tích như ữ iế nào

1 Nhấp để chọn ô nơi công thức sẽ hiển thị kết quả và gõ nhập = (một dấu bằng) trong Form ula B ar theo sau là các đối số cho công thức Ví dụ, lấy M6 (ứiu nhập mục tiêu) trừ cho L6 (thu nhập thực tế)

2 Các ô được tham chiếu trong công ửìức được bật sáng trong worksheet

3 Nhấp dấu kiểm trên Pormula Bar để áp dụng công thức.

Chương 9: Làm việc với dữ ỉiệ U y các hàm và công thức 185

4 Kết quả công thức được thể hiện trong ô

5 Nhấp để giữ núm góc của ô công thức

B iên tậ p m ột công thức Nếu công chức trả về m ột giá trị không đúng hoặc không hoàn th à n h tác vụ m à bạn muốn, bạn có th ể chọn ô để đặt công thức trong For- mula Bar, chĩnh sửa công thức và nhâp lại dấu kiểm để xác lập lại công thức

6 Cursor biến thành crosshairs, và bạn có thể rê qua các ô khác nơi kết quả được mong muốn

7 Công ửiức được sao chép với kết quả chính xác phản ánh các ửiam chiếu ô thích hợp

8 Nhấp mũi tên xổ xuống AutoPill Options.

9 Nhấp Copy Cells.

18 6 Chương 9: Làm việc với dữ liệu, các hàm và công thức

*

Các tham chiếu tuyệt đối (Absolute R eíeren ce) Trong

ví dụ này công thức điều ch ĩn h khi n ó được đ iề n vào

đ ể phản á n h giá trị hàng h iện hành Đ ể sử d ụng một tham chiếu tuyệt đôi dẫn sang một ô riêng b iệ t thay vì làm cho công thức điều chỉnh, gỗ n h ập $ trước số hàng

và m ẫu tự cột mà bạn m uốn làm cho cuyệc dối

Định dạng và truy vèt cáo k èt quả công thức

Sau khi nhập m ột công thức, bạn có thể sử dụng các tính năng định dạng tương tự đó của nhóm N um ber của tab Home

để thể hiện những giá trị theo cách bạn muốn Bạn củng có ửiể

sử dụng các tính năng của nhóm Eormula A udỉting của tab Porm uĩa để truy vấn các ô dẫn đến kết quả của công thức (Precedents) hoặc để xác định những công thức có được từ các giá trị trong các ô đó (Dependents)

1 Nhập m ột công thức đại diện cho m ột phần trăm hoặc phân số trong Porm ula B ar (ví dụ, phần trăm của kết quả từ lợi nhuận thực tế.

Chương 9; Làm việc với dữ liệu, các hàm và công thức 187

2 Trong tab Home, xác ĩập định dạng N um ner là G eneral

để thấy phân số dưới dạng m ột số thập phân

3 Nhấp nút % để xác lập nó là m ột tỉ lệ phần trăm

4 Kết quả công thức ô phản ánh số được định dạng dưới dạng m ột tỉ lệ phần trăm

5 Rê qua các ô khác để điền vào công thức

T h a m ch iếu các W orksheet khác Gõ n h ập ! sau m ột tên sheet trong tham chiếu Pormula Bar Ví dụ, LsitlA l tham

ch iếu đ ế n ồ đầu tiên trong m ột worksheet được gọi là

"List" và có th ể được sử dụng trong các w orksheet khác

9 Nhấp để chọn m ột ô vốn là m ột phần của m ột công thức

và nhấp T racc D epcndents

1 8 8 Chương 9: Làm việc với dữ Hệu, các hàm và công thức

10 Các ô khác tạo nên công thức và ô kết quả chính thức được truy vết

s h e e t t r o n g th a m chiể"u P o r m u l a B a r V í d ụ , PassengerM anifest.xlsx]List!Al tham c h iế u đ ế n ô đầu tiê n trong w orksheet được gọi là "List" trong workbcx)k được lưu với tê n Passenger M anifest.xlsx (đ ịn h dạng E x­cel W orkbook) Là m ột file Excel 97 ' 2003, íile này sẽ được lưu th à n h PassengerManifest.xls

Chương 10: Tạo các biểu đô, bảng dữ liệ u , 189

Tab Insert trên Ribbon cho bạn tạo m ột đại diện trực quan của đữ liệu sử dụng nhiều loại biểu đề xác lập sẵn khác nhau bao gồm biểu đồ cột (column), biểu đồ thanh (bar), biểu đồ tròn (pie) và nhiều loại biểu đồ khác nữa Chart Tools trên Ribbon cho bạn chình sửa kiểu thiết kế, kiểu sắp đặt (layout),

và định dạng củã các phần tử khác nhau trong biểu đồ

Sau khi chọn các phần của vvorksheet và chuyển đểi các ô

đó ữiành m ột bảng dữ liệu (data table), bạn có th ể phân loại và lọc các cột khác nhau Table Tools trên Ribbon cho bạn định dạng bảng bằng Table Styles và Tabỉe Style Options

190 Chương 10: Tạo các biểu đồ, bảng dữ liệu,

Bạn củng có thể tái tổ chức dữ liệu trong m ột pivot table để thấy những mối quan hệ m ột cách khác nhau hoặc sử dụng tính năng Condỉtỉonaỉ Porm at để xem các kết quả bằng đồ họa hoặc theo các quy tắc (rule) Những tính năng mới trong Excel

2010 bao gồm khả năng tìm kiếm trong các bảng để tìm các pivot table, lọc (filter) các pivot table với Slicar, và ửiêm các Sparklines để hình dung dữ liệu trong vvorksheet