'VIỆN TÀI CHÍNH
ĐỀ TÀI CÁP HỌC VIỆN
ĐÈ TÀI
THẺ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BAY |
VĂN BẢN QUẦN LÝ TẠI HỌC VIỆN TÀI CHÍNH
Chủ nhiệm đề tài: TS Ngô Văn Hiền Thành viên đề tài: Lê Chí Hiếu
Trang 2IY ee
Visa :
ˆ_ `: “Chương 1: NHỮNG VÂN DE CHUNG VỀ THẺ THỨC VA KY THUAT
— TRÌNH BÀY CÁC VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH 1.1 Khái quát về văn bản quản lý hành chính 1.1.1 Khái niệm 1.1.2 Phân loại văn bản quản lý nhà nước 1.1.3 Chức năng của văn bản quản lý hành chính 1.1.4 Hình thức văn bản quản lý hành chính 1.1.5 Thể thức văn bản quản lý hành chính
1.2 Kỹ thuật trình bày các văn bản quản lý hành chính 1.2.1 Khổ giấy, kiểu trình bày và định lề trang văn bản
1.2.2 Kỹ thuật trình bày các thành phần thẻ thức văn bản 7 Chương 2: THỰC TRANG THE THUC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BAY CAC
VAN BAN QUẢN LÝ TẠI HỌC VIỆN TÀI CHÍNH „30
2.1 Những văn bản quản lý hành chính được ban hành tại Học 2.2 Thực trạng thể thức và kỹ thuật trình bày các văn bản quản lý hành chính tại Học viện Tài chính 2.2.1 Thể thức văn bản
2.2.2 Nội dung văn bản
Trang 3ly@uge ban hành tại Học viện Tài chính Âu, “3.3.3 Mẫu Quyết định
3.3.5 Mẫu Quyết định ban hành Quy chế, Quy định 3.3.6 Mau Báo cáo
Trang 4¿24-848
7°
MO DAU
cña đề tài
_` Vân bản là phương tiện quan trọng nhằm ghỉ lại và truyền đạt thông
sin; 'Văn bản được hình thành trong nhiều lĩnh vực hoạt động của đời sống xã hội Trong hoạt động quản lý, văn bản là phương tiện để ghỉ lại và truyền đạt các quyết định quản lý, là hình thức cụ thể hóa chủ trương, chính sách, pháp luật nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội thuộc phạm vi quản lý hành chính Nhà nước Đối với các cơ sở đào tạo, cũng như mọi cơ quan, tổ chức, công tác soạn thảo văn bản quản lý có vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý của nhà trường Văn bản là cơ sở pháp lý cho mọi hoạt động của nhà trường, giúp thủ trưởng các cơ sở đào tạo quản lý, điều hành các hoạt động trên mọi lĩnh vực của nhà trường theo chức năng nhiệm vụ được giao
Tại Học viện Tài chính, trong những năm qua, công tác soạn thảo văn bản
hành chính đã có những bước tiến tích cực, cả về thẻ thức và kỹ thuật trình bày văn bản đáp ứng cơ bản các yêu cầu quản lý tại Học viện trên mọi lĩnh vực hoạt động của Học viện theo tỉnh thần của Thông tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ; nay là Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ
Tuy nhiên, công tác soạn thảo văn bản nói chung, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản nói riêng vẫn còn nhiều sai sót, không tuân thủ những quy định của các Thông tư hướng dẫn như: ghỉ tên loại công văn vào ký hiệu văn
bản; trích yếu nội dung văn bản dài dòng nhưng không khái quát được nội dung
Trang 5Bố uc thêo phần, chương, ` hành sử dụng từ ngữ không phù hợp với đặc trưng văn
chính (từ địa phương, từ lóng, từ hoa mỹ, thừa từ, lặp t
~-rưởm rà, tối nghĩa, không đủ thành phần ngữ pháp, diễn đạt câu thiếu mạch lạc,
~~ rõ rằng, không đảm bảo tính nhất quán, logic v.v Từ đó, làm cho người đọc
khó hiểu hoặc hiểu theo nhiều cách khác nhau và làm giảm đi tính trang trọng,
), câu chữ
nghiêm túc cũng như hiệu quả tác động của văn bản trong hoạt động điều hành, quản lý của nhà trường
Những tồn tại, yếu kém trên ngoài những nguyên nhân khách quan ngay
do chính các văn bản hướng dẫn; vì thế mà Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 01/2011/TT-BNV, thay thế Thông tư 55/2005/TTLT; thì những nguyên nhân
chủ quan về phía năng lực và trình độ kỹ thuật soạn thảo văn bản của một số cán bộ, công chức làm công tác soạn thảo văn bản còn hạn chế Do đó, cần thiết phải có sự thống nhất chung, hình thành bộ mẫu chuẩn các văn bản quản lý tại Học
viện Tài chính
Để khắc phục những hạn chế trên đây và thống nhất triển khai áp dụng, Thông tư 01/⁄2011/TT-BNV trong quá trình soạn thảo các văn bản quản lý tại Học viện Tài chính, tác giả lựa chọn đề tài “Thể thức và kỹ thuật trình bày van
bản quản lý tại Học viện Tài chính" cho nghiên cứu của mình
2 Tổng quan về tình hình nghiên cứu
Hiện đã có nhiều đề tài, bài viết liên quan đến nội dung nghiên cứu, tuy
nhiên phạm vi nghiên cứu rộng và ở nhiều cơ quan khác Tại Học viện Tài chính
hiện chưa có đề tài nào nghiên cứu vấn đề này Mặt khác, Thông tư 01/201 1/TT- BNV là Thông tư mới có nhiều thay đổi so với Thông tư 55/2005/TTLT BNV-
Trang 6dự kiến đóng góp của đề
CHUNC
# hạn chế trong quá trình soạn thảo các văn bản quản lý
viện Tài chính
-' Thống nhất về thể thức văn bản quản lý tại Học viện Tài chính Xây
ˆ dựng một số mẫu biểu văn bản chuẩn làm cơ sở để hình thành bộ mẫu biểu tại các đơn vị thuộc Học viện, đưa vào sử dụng như là tài nguyên của Học viện Tài
chính :
4 Phương pháp nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu dựa vào các phương pháp cơ bản sau đây:
~ Phương pháp mô phỏng hình thức;
~ Phương pháp so sánh, đối chứng; - Phương pháp tổng hợp
5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu là các văn bản hành chính ban hành tại Học viện
Tài chính Nội dung nghiên cứu là thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản các văn bản giấy tại Học viện Tài chính Các văn bản điện tử được truyền trên hệ thống, mạng internet không thuộc phạm vi nghiên cứu này 6, Kết cầu đề tài Ngoài mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo đề tài được kết cấu thành 3 chương: Chương 1: Những vấn đề chung về thể thức và kỹ thuật trình bày các văn bản quản lý hành chính
Chương 2: Thực trạng thể thức và kỹ thuật trình bày các văn bản quản tý tại Học viện Tài chính
Trang 7ht G VE THE THUC VA KY THUAT CÁC VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH 1.1 Khái quát về văn bản quản lý hành chính 1,1,1 Khái niệm
1 Khái niệm văn bản
Văn bản là phương tiện quan trọng nhằm ghi lại và truyền đạt thông tỉn Khi giao tiếp con người có thể dùng cử chỉ, điệu bộ, ký hiệu để biểu cảm Mọi suy nghĩ, tình cảm, ý chí, nguyện vọng của con người thường được thẻ hiện qua ngôn ngữ Ngôn ngữ là phương tiện đầu tiên, chủ yếu của tư duy trong giao tiếp Do vậy, sự ra đời của ngôn ngữ được coi là cuộc cách mạng thông tin lần thứ
nhất Tiếp đó là sự ra đời của chữ viết và được coi là cuộc cách mạng thông tin lần thứ hai của con người Để ghỉ lại thông tỉn, truyền tin và lưu lại thông tin, chữ viết là phương tiện quan trọng nhất, đó chính là các văn bản Cho dù ngày nay cuộc cách mạng công nghệ đã phát minh ra kỹ thuật só, siêu xa lộ thông tin Internet, nhưng văn bản số vẫn chưa thể thay thế được các văn bản giấy
Van bản vốn là đối tượng nghiên cứu của rất nhiều học giả, các nhà khoa học và các nhà quản lý Văn bản là gì, văn bản có chức năng gì, để soạn thảo văn bản cần lưu ý những vấn đề gì? luôn được nhiều học giả quan tâm, tranh luận và có nhiều ý kiến khác nhau theo các cách tiếp cận khác nhau
Với nghĩa thông thường, văn bản là tên gọi chỉ những tài liệu, bài viết
được in ấn, lưu hành hàng ngày trong giao tiếp (một bài báo, một công văn, một tập tài liệu, một quyết định, )' Với ý nghĩa là một thuật ngữ ngôn ngữ học, văn bản là sản phẩm của hoạt động giao tiếp, được tạo lập bởi sự liên kết các
câu, các đoạn văn tạo thành một đơn vị hoàn chỉnh về nội dung, hình thức và
Trang 8hiểu này cho thấy các đặc
eo quar
šân phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ trong nói
ngày
-›2)'Văn bản (đối với các văn bản thông dụng) là sự liên kết của nhiều câu “văn, đoạn văn tạo thành một văn bản thể hiện nội dung cần truyền đạt trong giao
tiếp hoặc phản ảnh của tư duy
3) Văn bản phải có tính trọn vẹn về nội dung và hoàn chỉnh về hình thức (văn bản phải biểu thị một chủ đề thống nhất, hoàn chỉnh)
4) Mỗi loại văn bản có thể có những mục đích riêng biệt phản ánh một nội dung trong giao tiếp Mục đích này chỉ phối các hoạt động giao tiếp và sự tổ chức công tác văn bản trong các cơ quan, đơn vị
Những đặc điểm trên tạo cho văn bản có tính độc lập tương đối, nghĩa là sự tồn tại và nhận hiểu văn bản có thể hồn tồn khơng lệ thuộc ngữ cảnh
2 Văn bản quản lý
Trong quản lý, văn bản là phương tiện cơ bản để ghỉ lại và truyền đạt các quyết định quản lý giữa chủ thể quản lý và khách thể Văn bản là hình thức của các chính sách, biểu hiện nội dung chính sách nhằm điều chỉnh các mối quan hệ thuộc phạm vi quản lý
Van ban quan ly nha nước là văn bản mang những thông tin có tính quy phạm hoặc cá biệt do các cơ quan nhà nước có thâm quyền ban hành phục vụ cho các quá trình quản lý của các cơ quan quản lý nhà nước
Văn bản quản lý hành chính được ban hành từ các hoạt động hành chính của các cơ quan quản lý nhà nước và thường gọi là các văn bản quản lý hành
chính nhà nước Văn bản quản lý hành chính nhà nước là hình thức chủ yếu nhằm cụ thể hoá chủ trương, chính sách của các cơ quan hành chính nhà nước
Trang 9tre
hức hoạt động của cơ
tổ chức đó đảm bảo thực hiện
chính nhà nước có những đặc điểm sau đây:
1ƒ Văn bản quản lý hành chính không chỉ phản ánh các thông tin quản lý,
thể hiện ý chí, mệnh lệnh của các cơ quan quản lý nhà nước đối với cáp đưới và những người chịu sự quản lý của các cơ quan quản lý
2) Các văn bản quản lý nhà nước có loại mang tính chất pháp lý chung và cũng có loại mang tính cụ thể Các loại văn bản cụ thể thường được hình thành nhằm mục đích cho phép, ra lệnh có tính cưỡng chế, hay đình chỉ một hoạt động, nào đó, hoặc để đánh giá một công việc của cấp dưới, v.v Cũng có những văn bản quản lý hành chính phản ánh chức năng hành chính trong hoạt động của các
co quan nhà nước đó chính là những văn bản áp dụng pháp luật Từ quan niệm
đó người ta phân biệt văn bản quản lý hành chính nhà nước với các văn bản không do cơ quan nhà nước ban hành, ví dụ văn bản hình thành trong hoạt động, kinh doanh của các doanh nghiệp, văn bản có nguồn gốc cá nhân v.v Tất nhiên, văn bản quản lý hành chính nhà nước hay văn bản do cá nhân, đơn vị không phải là cơ quan nhà nước ban hành đều bị chỉ phối bởi pháp luật hành chính, luật dân sự và các văn bản pháp luật khác có liên quan
Như vậy, có thể đi đến một kết luận chung:
Văn bản quản lý hành chính cũng như văn bản quản lý nhà nước nói chung là phương tiện để xác định và vận dụng các chuẩn mực pháp lý vào quá
trình quản lý của nhà nước
Xét một cách tổng quát, các văn bản quản lý nhà nước thường mang một số yếu tố chủ yếu sau đây:
Yếu tố pháp lý;
- _ Yếu tố quản lý, lãnh đạo;
-_ Yếu tố kinh tế, xã hội; - _ Yếu tổ văn hoá;
Trang 10lý nhà nước có hiệu
+rong văn bản Biểu hiện của các yếu tố phụ thuộc vào chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ và hoạt:động của cơ quan, đơn vị xây dựng văn bản; phụ thuộc vào mục
thảo và sử dụng văn bản vào hoạt động quản lý của cơ quan, đơn vị = Việc xây dựng các văn bản quản lý nhà nước cần được xem là một bộ
phận hữu cơ của hoạt động quản lý nhà nước và là một trong những biểu hiện
quan trọng của hoạt động này :
1,1,2 Phân loại văn bản quản lý nhà nước
Tùy theo các cách tiếp cận khác nhau có thể phân loại văn bản quản lý
nhà nước theo các cách khác nhau Theo tính chất pháp lý của văn bản, người ta
thường chia văn bản thành 2 loại: văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành
chính
1 Văn bản quy phạm pháp luật
Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do co quan nhà nước ban hành
hoặc phối hợp ban hành theo thâm quyên, hình thức, trình tự, thủ tục được quy định trong Luật Ban hành các văn bản quy phạm pháp luật, số 17/2008/QH12 ngày 03 tháng 6 năm 2008 hoặc trong Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân, trong đó có chứa các quy tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung, được Nhà nước bảo đảm thực hiện để
điều chỉnh các quan hệ xã hội”
'Văn bản quy phạm pháp luật có những đặc điểm sau đây:
+ Do các cơ quan nhà nước có thâm quyền ban hành với những hình thức
do pháp luật quy định;
+ Trình tự, thủ tục ban hành văn bản được quy định chặt chẽ trong Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản pháp luật khác có liên quan;
+ Nội dung của văn bản có chứa các quy tắc xử sự chung, đó là những chuẩn mực mà mọi cơ quan, tổ chức và cá nhân phải tuân theo khi tham gia vào
Trang 11được áp dụng nhiều lần đối i và có hiệu lực trong phạm ví toàn
nước bảo đảm việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật bằng l biện pháp thích hợp như tuyên truyền, giáo dục, thuyết phục, các biện pháp
_ về tổ chức, hành chính, kinh tế và trong trường hợp cần thiết có thẻ áp dụng các
biện pháp cưỡng chế thi hành
Những đặc điểm trên cho phép phân biệt ‘van ban quy phạm pháp luật với
các văn bản không phải là văn bản quy phạm pháp luật như: lời hiệu triệu, lời
tuyên bố, thông tri, thông báo, v.v ; hoặc với những văn bản có tính chất cá biệt như: Quyết định hành chính của các cơ quan nhà nước được áp dụng một lần đối với một hoặc một số đối tượng cụ thẻ về một việc cụ thể Đó là văn bản áp dụng
quy phạm pháp luật
Theo Luật ban hành các văn bản quy phạm pháp luật năm 2008, thì hệ thống văn bản quy phạm pháp luật gồm:
1 Hiến pháp, Luật, Nghị quyết của Quốc hội
2 Pháp lệnh, Nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội 3 Lệnh, Quyết định của Chủ tịch nước
4 Nghị định của Chính phủ
5 Quyết định của Thủ tướng Chính phủ
6 Nghị quyết của Hội đồng Tham phán Tòa án nhân dân tối cao, Thông
tư của Chánh án Tòa án nhân dân tối cao
7 Thông tư của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao 8 Thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ
9 Quyết định của Tổng Kiểm toán Nhà nước
10 Nghị quyết liên tịch giữa Ủy ban thường vụ Quốc hội hoặc giữa Chính phủ với cơ quan trung ương của tổ chức chính trị - xã hội
* Giáo trình Pháp luật đại cương, NXB ĐHKTQD, năm 2008
Trang 12ãw đân tối cao với Viện
caofigitfa’ BO trưởng, Thủ trưởng cơ quan
Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát
ˆ tối bảo; giữa các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ
+52, Văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân Lưu ý: Các văn bản quy phạm pháp luật của Quốc hội, UBTV Quốc hội, TAND
tối cao, VKSND tối cao không thuộc hệ thống văn bản quản lý hành chính nhà
nước :
2 Van ban hanh chinh
Văn bản hành chính là văn bản mang tính thông tin quy phạm nhằm cụ thể hóa việc thi hành văn bản pháp quy, giải quyết những vụ việc cụ thể trong quản lý
'Văn bản hành chính bao gồm văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thông thường:
- Văn bản hành chính cá biệt là văn bản mang tính cá biệt được áp dụng,
một lần đối với một hoặc một nhóm đối tượng nào
Ví dụ như: quyết định nâng lương; quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm; quyết định khen thưởng, kỷ luật cán bộ công chức; chỉ thị về phát động thi đua, biểu dương người tốt việc tốt,
~ Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang thông tin điều
hành của cơ quan quản lý nhà nước nhằm áp dụng các văn bản quy phạm pháp luật hoặc giải quyết một công việc cụ thể nào đó; phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc trong cơ quan, tổ chức Hệ thông các văn bản này rất đa dạng và phức tạp; tuy nhiên có thể được chia thành 2 loại:
+ Văn bản không có tên loại: Công văn
+ Văn bản có tên loại: Thông báo, Báo cáo, Biên bản, Tờ trình, Đề án,
Chương trình, Kế hoạch, Hợp đồng, các loại giấy (Giấy đi đường, Giấy giới thiệu, Giấy nghỉ phép, Giấy ủy nhiệm, ) các loại phiếu (Phiếu gửi, Phiếu báo,
Phiếu trình ) :
Trang 13mare
ˆ tong quản lý điều hành
văn bản quy phạm pháp luật, hướng dẫn sách của nhà nước; hỗ trợ cho quá trình quản lý nước và thông tin pháp luật Do vậy, văn bản hành chính còn gọi bản áp dụng quy phạm pháp luật
Trong phạm vi nghiên cứu này chỉ đề cập đến các văn bản hành chính (hay văn bản quản lý hành chính)
1.1.3 Chức năng của văn bản quản lý hành chính
'Văn bản quản lý hành chính có một số chức năng, sau’:
1 Chức năng thông tin
Chức năng cơ bản nhất của văn bản quản lý hành chính là chức năng
thông tin Chức năng thông tin bao gồm việc ghi lại các thông tin quản lý, truyền đạt các thông tin đó, giúp các cơ quan thu nhận thông, tin phân tích, xử lý và
truyền đạt thông tin
Để đảm bảo chức năng thông tin cần phải quan tâm đến khả năng tiếp nhận thông tin qua văn bản thuận lợi hay không, những thông tin đó được sử dụng như thế nào trong thực tế quản lý hành chính nhà nước
Thông tin thường gồm ba loại:
+ Thông tin quá khứ: liên quan tới sự việc đã được giải quyết; + Thông tin hiện tại: liên quan đến sự việc đang xảy r4;
+ Thông tin dự báo: mang tính kế hoạch tương lai, dự báo chiến lược 2 Chức năng quản lý
Chức năng quản lý được thể hiện là công cụ, phương tiện để tổ chức có hiệu quả công việc (trong cơ quan quản lý hành chính nhà nước là công cụ tổ chức các hoạt động quản lý; ví dụ: Chỉ thị, Quyết định, Điều lệ, Thông báo, Quy chế, )
Để đảm bảo chức năng quản lý, văn bản phải đảm bảo được khả năng thực thi của cơ quan nhận được (tính hiệu quả và khả thi của van bản)
Giáo trình Quản trị văn phòng, NXB Lao động-Xã hội, năm 2005
Trang 14: lãnh đạơ và quản lý của : năng, nhiệm vụ, quyền hạn, vị trí của mỗi cơ quan hệ, điều kiện hoạt động của cơ quan, tổ chức; ví
định, Điều lệ,
= » Wan bản giúp cho cơ quan quản lý hành chính nhà nước tổ chức các hoạt
“động cụ thể theo quyền hạn của mình; ví dụ, Quyết định, Chỉ thị, Thông báo, Công văn, Báo cáo
3 Chức năng pháp lý
Văn bản là cơ sở pháp lý đẻ giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong quản lý
hành chính nhà nước
~ Chức năng pháp lý thể hiện trên hai phương diện:
+ Chứa đựng các quy phạm pháp luật;
+ Là căn cứ pháp lý để thực hiện các nhiệm vụ cụ thể của cơ quan, tổ chức
Ngoài ra, tùy thuộc từng loại văn bản, chức năng pháp lý còn thể hiện trong việc xác lập mối quan hệ giữa các cơ quan thuộc bộ máy quản lý hành chính nhà nước; giữa hệ thống các cơ quan quản lý với cơ quan khác
Để đảm bảo chức năng pháp lý, cần xem việc xây dựng các văn bản quản lý hành chính nhà nước như là một bộ phận hữu cơ của hoạt động quản lý hành chính nhà nước, khi xây dựng và ban hành phải chuẩn mực, quy phạm
Cần lưu ý rằng, các văn bản thể hiện tính chất pháp lý không giống nhau, có những văn bản chi mang tính thông tin quan lý thông thường, có những loại mang tính chất cưỡng chế thực hiện
4 Các chức năng khác
- Chức năng văn hóa - xã hội: Văn bản là sản phẩm sáng tạo của con người hình thành trong quá trình nhận thức, lao động
Trang 15tin số liệu chính xác,
Hg
văn bản quản lý hành chính
Hình thức của văn bản thể hiện nội dung có tính bản chất của văn bản” ới mỗi nội dung được thể hiện thông qua hình thức nhất định Hình thức văn _ bản quản lý hành chính chủ yếu gồm:
1 Công văn: Công văn là hình thức văn bản dùng để giao dịch giữa các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị-xã hội với nhau và với công dân để thực
hiện chức năng của mình Ví dụ, công văn đôn đốc, công văn trả lời, công văn
mời họp, công văn giải thích, công văn yêu cầu, công văn kiến nghị, công văn chat van
2 Báo cáo: Báo cáo là hình thức văn bản gửi cho cáp trên đẻ tường trình
hoặc xin ý kiến về một vấn đẻ, vụ việc nhất định hoặc sơ kết, tổng kết công tác
đã qua và dự kiến công việc sắp tới của một cơ quan, tổ chức hoặc để trình bày
một số vấn đề, sự việc, một đề tài trước hội nghị hoặc một (nhiều) cơ quan có trách nhiệm Ví dụ, báo cáo tuần, báo cáo tháng, báo cáo quý, báo cáo năm, báo
cáo định kỳ, báo cáo đột xuất, báo cáo chuyên đề, báo cáo hội nghị
3 Thông báo: Thông báo là hình thức văn bản của một tổ chức hoặc cơ quan dùng để thông tỉn cho cơ quan, tổ chức cấp dưới hoặc ngang cấp về tình
hình hoạt động hoặc một vấn đề nào đó để biết hoặc đẻ thực hiện
4 Chương trình: Chương trình là hình thức văn bản dùng để trình bày dự kiến về những hoạt động trong thời gian nhất định
5 Kế hoạch: Kế hoạch công tác là hình thức văn bản trình bày có hệ thống dự kiến về việc tổ chức thực hiện nhiệm vụ công tác hoặc công việc nào đó trong một thời gian nhất định Ví dụ: Kế hoạch công tác học ky I, năm học 2011-2012; Kế hoạch tổ chức kỷ niệm 50 năm thành lập Học viện Tài chính
6 Đề án: Đề án là hình thức văn bản dùng để trình bày hệ thống các ý kiến về một việc cần làm, cần nêu ra để thảo luận, thông qua, xin ý kiến
* Giáo trình Quản trị vẫn phòng, NXB Lao động-Xã hội, năm 2005
Trang 16'ghi lại một phần hay đầy
cuộc họp hoặc ghỉ lại những vụ việc xảy
ˆ g sự hoặc của người làm chứng liên quan đến vụ việc
iq: biêh bản hội nghị, biên bản nghiệm thu, biên bản bàn giao
8 Tờ trình: Tờ trình là hình thức văn bản để xuất với cấp trên đẻ phê
chuẩn một chủ trương, phương án công tác, một chính sách, chế độ, tiêu chuẩn, định mức hoặc sửa đổi bổ sung chế độ chính sách nào đó
9, Quyết định: Quyết định là hình thức văn bản của cơ quan, tổ chức hoặc của người có thẳm quyển trong cơ quan, tổ chức được ban hành để giải quyết một vấn đề cụ thể trong hoạt động quản lý hành chính
10 Hợp đồng: Hợp đồng là hình thức văn bản dùng để ghỉ lại kết quả đã được thỏa thuận giữa các cơ quan, tổ chức với nhau, giữa cơ quan, tổ chức với cá nhân về một việc nào đó; trong đó ghi rõ quyền lợi và nghĩa vụ của các bên ký kết hợp đồng và các biện pháp xử lý khi các bên không thực hiện đúng hợp đồng
11 Giấy chứng nhận: Giấy chứng nhận là hình thức văn bản dùng để cắp cho cán bộ, công chức, viên chức đi liên hệ, giao dịch để thực hiện nhiệm vụ
được giao hoặc giải quyết các công việc cần thiết của bản thân
12 Giấy đi đường: Giấy đi đường là hình thức văn bản cấp cho các cá nhân khi được cơ quan, tổ chức cử đi công tác và được dùng để tính tiền phụ cấp
trong thời gian được cử đi công tác
13 Giấy nghỉ phép: Giấy nghỉ phép là hình thức văn bản dùng cấp cho cán bộ, nhân viên khi được nghỉ phép xa nơi công tác Giấy nghỉ phép có thẻ dùng để thay giấy đi đường và làm căn cứ để thanh toán tiền đi đường
14 Giấy mời: Giấy mời là hình thức văn bản dùng để mời đại diện cơ quan, hoặc cá nhân tham dự một công việc, sự kiện nào đó
15 Phiếu gửi: Phiếu gửi là hình thức văn bản kèm theo văn bản đi (công
văn đi) Người nhận văn bản có nhiệm vụ ký xác nhận vào phiếu gửi và gửi trả
Trang 17it bản đi đã tới được nơi đá len, Ì tth lon 1 Thểthức văn bản quản lý hành chính 1 Khái niệm
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm
những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bỏ sung trong những trường hợp cụ thẻ hoặc đói với một số loại văn bản nhất định
theo quy định tại Khoản 3, Điều 1, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bỏ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP
ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và hướng, dẫn tại
Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ
2 Các bộ phận cấu thành thể thức văn bản” 1 Quốc hiệu
Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ: “CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” và “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”
2 Tên co quan, tổ chức ban hành văn bản
'Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản gồm tên của cơ quan, tỏ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) và tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được ghi đầy đủ hoặc được viết tắt theo quy định tại văn bản thành lập, quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức bộ máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động hoặc công nhận tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức có thâm quyền
3 Số, ký hiệu của văn bản
a) Số của văn bản
Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của co quan, to chức Số của văn bản được ghỉ bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm
? Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 201 1 của Bộ Nội vụ
Trang 18loại, bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản tên loại văn bản và bản sao theo (Phụ lục 1)
4, Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
a) Địa danh ghỉ trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính
(tên riêng của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở; đối với những đơn vị hành chính được đặt tên theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện
lịch sử thì phải ghỉ tên gọi đây đủ của đơn vị hành chính đó
Địa danh ghỉ trên văn bản của các cơ quan, tổ chức Trung ương là tên của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở
Vi dụ:
Văn bản của Bộ Tài chính (có trụ sở tại thành phố Hà Nội): Hà Nội,
Van bản của Học viện Tài chính thuộc Bộ Tài chính (có trụ sở tại số 8, Phan Huy Chú, quận Hoàn Kiếm, thành phó Hà Nội): là Nội,
b) Ngày, tháng, năm ban hành văn bản
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghỉ thêm số 0 ở trước
Ví dụ:
Hà Nội, ngày 05 tháng 02 năm 2011 Hà Nội, ngày 05 tháng 8 năm 2011
5 Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản
Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban
hành Khi ban hành văn bản đều phải ghỉ tên loại, trừ công văn
Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ
phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản 6 Nội dung văn bản THUVIỆN:
HỌC VIÊN ILA 4éê
Trang 19: bản cần phải đảm bảo
gọn, rõ ràng, theo văn phong hành chính
‘ban theo đúng tên loại văn bản, thệ hiện nội dung của văn
7 Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thấm quyền a) Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:
- Trường hợp ky thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức, ví dụ: (a — TM.HỘI ĐỒNG TĐKT : - - Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT ky thay) va vào trước ca vụ của người đứng đầu, ví dụ: F KT, GIÁM ĐÓC
[a sói, (ee PHO GIAM BOC
Trường hợp cấp phó được giao phụ trách thì thực hiện như cấp phó ký thay cấp trưởng; ~ Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào trước chức vụ của ủa người đứng đầu cơ > quan, chức, ví dụ: | TL.GIAMDOC TRUONG BAN TO CHUC CAN BQ
- Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt *TUQ.” (thừa ủy quyền) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ:
TUQ GIAM DOC
_ TRUONG PHÒNG HÀNH CHÍNH
b) Chức vụ của người ký: Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo
Trang 20lại tên cơ quan, tổ chức, :bãn do hai:hay nhiều cơ quan, tổ chức ban hành; ký thừa ủy quyền do các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể
bản
Chức danh ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn (không thuộc cơ cấu tổ chức của cơ quan được quy định tại quyết định thành lập; quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cơ quan) ban hành là chức danh lãnh đạo của người ký văn bản trong ban hoặc hội đồng Đối với những ban, hội đồng không được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tô chức thì chỉ ghỉ chức danh của người ký văn bản trong ban hoặc hội đồng, không được ghỉ chức vụ trong cơ quan, tổ chức
c) Họ tên bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản: Đối với văn bản hành chính, trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác Đối với văn bản giao dịch; văn bản của các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học hoặc lực lượng vũ trang được ghi thêm học hàm, học vị, quân hàm
8 Dấu của cơ quan, tổ chức
Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và quy định của pháp luật có liên quan; việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được
thực hiện theo quy định tại Khoản 4 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP 9, Nơi nhận
Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn
bản và có trách nhiệm như để xem xét, giải quyết; để thi hành; để kiểm tra, giám sát; để báo cáo; để trao đổi công việc; dé biết và để lưu
Trang 21, tổ chức, đơn vị và 'bâf quyết định
ban chỉ gửi cho một số đối tượng cụ thể thì ghi tên từng cơ
‹đỗ chức, cá nhân nhận văn bản; đối với văn bản được gửi cho một hoặc số nhóm đói tượng nhất định thì nơi nhận được ghỉ chung, ví dụ:
- Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;
- Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
Đối với những văn bản có ghỉ tên loại, nơi nhận bao gồm từ “Nơi nhận” và phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản
Đối với công văn hành chính, nơi nhận bao gồm hai phần:
- Phần thứ nhất gồm “Kính gửi:”, sau đó là tên các cơ quan, tỏ chức hoặc
đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc;
- Phần thứ hai gồm “Nơi nhận:, phía dưới là “Nhu trén”, tiếp theo là tên
các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận văn bản 10 Các thành phần khác
a) Dau chỉ mức độ mật
Việc xác định và đóng dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật hoặc mật), dấu thu hồi đối với văn bản có nội dung bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định
tại Điều 5, 6, 7, 8 của Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000
b) Dấu chỉ mức độ khẩn
Tùy theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ
khẩn theo bốn mức sau: khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc, hỏa tốc hẹn giờ; khi soạn
thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất
mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết định
e) Đối với những văn bản có phạm vi, đối tượng được phỏ biến, sử dụng hạn chế, sử dụng các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành như “TRẢ LẠI SAU KHI
HOP (HOI NGHI)”, “XEM XONG TRA LAI”, “LUU HANH NOI BO”
Trang 22: quy định có thể bổ sung
thư từ Œ-Mail); số điện thoại, số Telex, số
tin điện tử (Website)
với những văn bản cần được quản lý chặt chẽ về số lượng bản phát phải có ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành
e) Trường hợp văn bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về phụ lục đó Phụ lục văn bản phải có tiêu đề; văn bản có từ hai phụ lục trở lên thì các phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã
8) Văn bản có hai trang trở lên thì phải đánh số trang bằng chữ số Ả-rập 1.2 Kỹ thuật trình bày các văn bản quản lý hành chính
1.2.1 Khổ giấy, kiểu trình bày và định lề trang văn bản a) Khổ giấy
Văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính được trình bày trên giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm)
Các loại văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi,
phiếu chuyển có thể được trình bày trên giấy khổ A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn
b) Kiểu trình bày
'Văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định hướng bản in theo chiều dài)
Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm
thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang, giấy (định hướng bản in theo chiều rộng)
Trang 23eh thể 20-25 mm; mếp dưới từ 20-25 mm; trất cách mép trái từ 15-20 mm; Lễ phải: cách mép phải từ 30-35 mm (Xem phụ lục II)
1.2.2 Kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức văn bản
Vị trí trình bày các thành phản thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A4 được thực hiện theo Sơ đồ bó trí các thành phân thẻ thức văn bản kèm theo (Phụ lục 11)’
Các thành phần thể thức văn bản được trình bày như sau:
1 Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1; chiếm khoảng 1⁄2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên phải
Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;
Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ
in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14
2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2; chiếm khoảng 1⁄2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên trái
Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bảy bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng Nếu tên cơ quan, tỏ chức chủ quản dài, có thể trình bày thành nhiều dòng,
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trình bảy bằng chữ in hoa, cùng
cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dải bằng từ 1/3 đến 1⁄2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ Trường
* Thông tư 01/201 1/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 201 của Bộ Nội vụ
Trang 24trình bày thành nhiều từ 12 T e€ TAM BOI DUONG VA 'VÁN TÀI CHÍNH KÉ TỐN
_—_`_ Các dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn 3 Số, ký hiệu của văn bản
Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
Ví dụ:
Số: 15/QD-HVTC (Quyết định của Học viện Tài chính);
Số: 19/HVTC-VP (Công văn của Học viện Tài chính do Văn phòng Học
viện soạn thảo);
4 Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy; địa danh và ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốc hiệu
5 Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản
Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghỉ tên loại được
trình bày tại ô số 5a; tên loại văn bản (nghị quyết, quyết định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình và các loại văn bản khác) được đặt canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ
14, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngay
dưới tên loại văn bản, bằng, chữ in thường, cỡ chữ 14, êu chữ đứng, đậm; bên
Trang 256186 5b, sau chit “V/v” ‘chit tir 12 lđến 13, kiểu chữ đứng; được đặt canh giữa
hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản, ví dụ:
86: 15/QD-HVTC
V/tổn kết thi đua năm 2012
6 Nội dung văn bản
Nội dung văn bản được trình bày tại ô số 6; phần nội dung (bản văn) được trình bày bằng chữ in thường (được dàn đều cả hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn trong một văn bản phải dùng cùng một cỡ chữ); khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào từ em đến 1,27em (1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở lên; khoảng cách tối đa giữa các dòng là 1,5 dong (1,5 lines)
Đối với những văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu “chấm phẩy”, riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu “phẩy”
Trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm thì trình bày như sau:
- Phần, chương: Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương
được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã Tiêu đề (tên) của phần, chương được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
~ Mục: Từ “Mục” và số thứ tự của mục trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự của mục dùng chữ số Ả - rập Tiêu đề của mục được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;
Trang 26trình bày bằng chữ in
thử tự của điều dùng chữ số Ả-rập, sau số ; eỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đậm;
~ Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số
thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ
đứng; nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phẩn lời văn (13-
14), kiểu chữ đứng;
- Điểm: Thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thir tyr abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ
chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng,
Trường hợp nội dung văn bản được phân chia thành các phan, myc, khoản, điểm thì trình bày như sau:
- Phần (nếu có): Từ “Phần” và số thứ tự của phần được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng,
đậm; số thứ tự của phần dùng chữ số La Mã Tiêu đề của phần được trình bày
ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
= Mục: Số thứ tự các mục dùng chữ số La Mã, sau có dấu chấm và được trình bày cách lề trái 1 default tab; tiêu đề của mục được trình bày cùng một hàng với số thứ tự, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
- Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ
đứng; nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phân lời văn (13-
14), kiểu chữ đứng, đậm;
- Điểm trình bày như trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo
phần, chương, mục, điều, khoản, điểm
Trang 27vế
gười ˆ được tình bày tại ô số 7a; chức vụ khác
trình bày tại ô số 7b; các chữ viết tắt quyền hạn như: “TM.”,
+ *TL.”, “TUQ.” hoặc quyền hạn và chức vụ của người ký được trình bay in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm
Họ tên của người ký văn bản được trình bày tại ô số 7b; bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa so với
quyền hạn, chức vụ của người ký :
Chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày tại ô số 7c § Dấu của cơ quan, tổ chức
Dấu của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8; dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phan các tờ giấy; mỗi dầu đóng tối đa 05 trang văn bản
9 Nơi nhận
Nơi nhận được trình bày tại ô số 9a và 9b
Phần nơi nhận tại ô số 9a được trình bày như sau:
~ Từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng;
- Sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm; nếu công văn gửi cho một cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân thì từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tỏ chức hoặc cá nhân được trình bày trên cùng một dòng; trường hợp công văn gửi cho hai cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân trở lên thì xuống dòng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên một dòng riêng,
đầu dòng có gạch đầu dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, cuối dòng cuối cùng,
có dấu chấm; các gạch đầu dòng được trình bày thẳng hàng với nhau dưới dấu hai chấm
Phần nơi nhận tại ô số 9b (áp dụng chung đối với công văn hành chính và các loại văn bản khác) được trình bày như sau:
Trang 28tiềng (ngang hàng với
Rữc“vụ của người ký” và sát lề trái), sau có dấu hai
ỉn thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm;
«'Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được bảy bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ hức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng sát lề trái, cuối dòng có dấu chấm phẩu; riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt *VT” (Văn thư cơ quan, tổ chức), dấu phẩy, chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (chỉ trong trường hợp cân thiết), cuối cùng là dấu chấm
9 Kỹ thuật trình bày các thể thức khác
a) Dấu chỉ mức độ mật
Con dấu các độ mật (TUYỆT MAT, TOI MAT hoặc MẬT) và dầu thu hồi
được khắc sẵn theo quy định tại Mục 2 Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13
tháng 9 năm 2002 hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP của Chính
phủ quy định chỉ tiết th hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000 Dấu độ mật được đóng vào ô số 10a, dấu thu hồi được đóng vào ô số 11
b) Dấu chỉ mức độ khẩn
Con dấu các độ khẩn được khắc sẵn hình chữ nhật có kích thước 30mm x
8mm, 40mm x 8mm và 20mm x 8mm, trên đó các từ “KHẨN”, “THƯỢNG KHAN”, “HOA TOC” va “HOA TOC HEN GIO” trinh bay bang chit in hoa,
phông chữ Times New Roman cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và đặt
cân đối trong khung hình chữ nhật viền đơn Dấu độ khẩn được đóng vào ô số 10b Mực để đóng đấu độ khẩn dùng màu đỏ tươi
e) Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành
Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành trình bày tại ô số 11; các cym tir “TRA
LAI SAU KHI HOP (HỘI NGHI)”, “XEM XONG TRA LAr”, “LUU HANH
Trang 29` viền đơn, bằng chữ
éw Roman, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử (E-Mail); số điện thoại, số 'số Fax; địa chỉ Trang thông tin điện tử (Website)
Các thành phần này được trình bày tại ô số 14 trang thứ nhất của văn bản, '›bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 11 đến 12, kiểu chữ đứng, dưới một đường kẻ nét
liền kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản đ) Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành
Được trình bày tại ô số 13; ký hiệu bằng chữ in hoa, số lượng bản bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng
e) Phụ lục văn bản
Phụ lục văn bản được trình bày trên các trang riêng; từ “Phụ lục” và số
thứ tự của phụ lục được trình bày thành một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; tên phụ lục được trình bày canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm
ø) Số trang văn bản
Số trang được trình bày tại góc phải ở cuối trang giấy (phần footer) bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng, không đánh số trang thứ nhất Số trang của phụ lục được đánh số riêng theo từng phụ lục
Mẫu chữ và chỉ tiết trình bày các thành phần thể thức văn bản được minh họa tại Phụ lục IV
10 Kỹ thuật trình bày thể thức bản sao
a) Thể thức bản sao
1 Hình thức sao
*SAO Y BẢN CHÍNH” hoặc “TRÍCH SAO” hoặc *§AO LỤC”
2 Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản
3 Số, ký hiệu bản sao bao gồm số thứ tự đăng ký được đánh chung cho các loại bản sao do cơ quan, tổ chức thực hiện và chữ viết tắt tên loại bản sao
theo Bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao kèm theo (Phụ lục I) S6 duge
Trang 30vA Kết thúc vào ngày BAN ` WXIWỌC
phần thể thức khác của bản sao văn bản gồm địa danh và
thiáhg, năm sao; quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm ‡ dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản và nơi nhận được thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 9, 12, 13 và 14 của Thông tư 01/201 1/TT-BNV
b) Kỹ thuật trình bày thể thức bản sao
1 Vị trí trình bày các thành phần thể thức bản sao (trên trang giấy khổ A4), thực hiện theo sơ đỗ bố trí các thành phần thể thức bản sao theo Phụ lục III
Các thành phần thể thức bản sao được trình bày trên cùng một tờ giá
Ys ngay sau phan cuối cùng của văn bản cần sao được photocopy, dưới một đường, kẻ nét liền, kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản
Từ những khái niệm về văn bản, văn bản quản lý hành chính, chương l đề tài cho thấy văn bản quản lý nhà nước bao gồm 2 loại: văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính (văn bản quản lý hành chính) Tuỳ theo nội dung văn bản quản lý hành chính được chia thành 2 loại là văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thông thường với các tên gọi rất khác nhau: Báo cáo, Thông, báo, Tờ trình Cho dù thể thức các văn bản được quy định chung khá thống nhất, song tuỳ theo đặc tính của mỗi loại văn bản mà kỹ thuật trình bày có thể
khác nhau
Trang 31ẬT TRÌNH BÀY
AN LÝ TẠI HỌC VIỆN TÀI CHÍNH
:2.1 Những văn bản quản lý hành chính được ban hành tại Học viện
chính
Học viện Tài chính là cơ sở đào tạo trực thuộc Bộ Tài chính (Bộ chủ quản), về chuyên môn trực thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo Các văn bản quản lý hành chính được ban hành tại Học viện Tài chính gồm:
1 Công văn: Công văn là hình thức văn bản dùng để giao dịch giữa Học viện với các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị-xã hội và với công dân để thực hiện chức năng đào tạo và nghiên cứu khoa học theo Quyết định số
120/2001/QĐ-TTg ngày 17 tháng 8 năm 2001 của Thủ tướng Chính phủ về việc
thành lập Học viện Tài chính và Quyết định số 1296/QD-BTC ngay 04 thang 6 năm 2010 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Học viện Tài chính
2 Báo cáo: Báo cáo là hình thức văn bản do Học viện Tài chính ban hành gửi cho cấp trên để tường trình hoặc xin ý kiến về một (một số) vấn đề, vụ việc
nhất định nào đó hoặc sơ kết, tổng kết công tác đã qua, dự kiến công việc sắp tới
của Học viện hoặc để trình bày một số vấn đẻ, sự việc, một đề tài trước hội nghị
hoặc một (nhiều) cơ quan có trách nhiệm Các báo cáo thông thường tại Học viện Tài chính gồm: báo cáo tuần, báo cáo tháng, báo cáo quý, báo cáo năm, báo
cáo định kỳ, báo cáo đột xuất, báo cáo chuyên đề, báo cáo hội nghị
Báo cáo cũng có thể do các đơn vị thuộc Học viện soạn thảo tường trình hoặc xin ý kiến của Giám đốc Học viện về một vấn để nào đó hoặc cũng có thể là các báo cáo tháng, quý, năm gửi Giám đốc (qua đơn vị chủ trì) để tổng hợp
thành báo cáo chung của Học viện
3 Thông báo: Thông báo là hình thức văn bản Học viện dùng đẻ thông
tin tới cán bộ, viên chức Học viện về tình hình hoạt động hoặc một vấn dé nao
Trang 32nổ trong mùa hanh
n
trình: Chương trình là hình thức văn bản của Học viện dùng,
bày dự kiến về những hoạt động trong thời gian nhất định Ví dụ:
ø trình đào tạo; Chương trình Bồi dưỡng cán bộ, viên chức năm
2011, Chương trình có thể là văn bản của các đơn vị thuộc Học viện trình bày
dự kiến những hoạt động trong một thời gian nào đó của đơn vị
5 Kế hoạch: Kế hoạch công tác (đề án công tác) là hình thức văn bản nhằm trình bày có hệ thống dự kiến về việc tổ chức thực hiện nhiệm vụ công tác hoặc công việc nào đó trong một thời gian nhất định Ví dụ, kế hoạch công tác học kỳ I, năm học 201 1-2012
6 Đề án: Đề án là hình thức văn bản dùng để trình bày hệ thống các ý
kiến về một việc cần làm, cần nêu ra để thảo luận, thông qua, xin ý kiến Ví dụ:
Đề án thực hiện quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về nhiệm vụ tổ chức, bộ máy,
biên chế; tuyển dụng và quản lý sử dụng cán bộ, viên chức, công chức tại Học
viện Tài chính
7 Biên bản: Biên bản là hình thức văn bản để ghỉ lại một phần hay đầy đủ diễn biến, kết quả của hội nghị, một cuộc họp hoặc ghỉ lại những vụ việc xảy ra có xác nhận của đương sự hoặc của người làm chứng liên quan đến vụ việc
đó Ví dụ: Biên bản hội nghị cán bộ, viên chức; Biên bản nghiệm thu đề tài;
Biên bản bàn giao,
8 Tờ trình: Tờ trình là hình thức văn bản đề xuất với cấp trên để phê chuẩn một chủ trương, phương án công tác, một chính sách, chế độ, tiêu chuẩn, định mức hoặc sửa đổi bổ sung chế độ chính sách nào đó Tờ trình có hai loại: 1) Tờ trình do các đơn vị soạn thảo trình Giám đốc và 2) Tờ trình của Học viện trình các cấp có thẩm quyền
Trang 33định thành lập các Hội
nhận tốt nghiệp; Quyết định ban hành Quy chế
đồng: Hợp đồng là hình thức văn bản dùng để ghi lại kết quả đã
thuận giữa Học viện Tài chính với các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân
một việc nào đó; trong đó ghi rõ quyền lợi và nghĩa vụ của các bên ký kết
hợp đồng, các biện pháp xử lý khi các bên không thực hiện đúng hợp đồng hoặc
vi phạm hợp đông
11 Giấy chứng nhận: Giấy chứng nhận là hình thức văn bản dùng để cấp
cho cán bộ, viên chức Học viện Tài chính, sinh viên, học viên Học viện đi liên
hệ, giao dịch để thực hiện nhiệm vụ được giao hoặc giải quyết các công việc cần
thiết của bản thân
12 Giấy đi đường: Giấy đi đường là hình thức văn bản cấp cho cán bộ, viên chức Học viện được cử đi công tác dùng để tính tiền phụ cấp trong thời gian được cử đi công tác
13 Giấy nghỉ phép: Giấy nghỉ phép là hình thức văn bản dùng để cấp cho cán bộ, viên chức khi được nghỉ phép
14 Giấy mời: Giấy mời là hình thức văn bản dùng để mời đại diện cơ
quan, hoặc cá nhân tham dự một công việc, sự kiện nào đó
2.2 Thực trạng thể thức và kỹ thuật trình bày các văn bản quản lý hành chính tại Học viện Tài chính
2.2.1 Thể thức văn bản
Cũng như các cơ quan, don vị sự nghiệp khác, hàng năm, Học viện Tài
chính ban hành khá nhiều văn bản gồm: Công văn, Tờ trình, Báo cáo, Quyết
định, Kế hoạch, Đề án, Hợp đồng, Chương trình và nhiều loại văn bản khác để giải quyết các công việc trong nội bộ, cũng như với tổ chức, cơ quan ngoài Học viện
Công tác soạn thảo văn bản được nhiều cán bộ, viên chức thuộc các đơn
vị chức năng của Học viện Tài chính soạn thảo với danh nghĩa Học viện hoặc
đơn vị
Trang 34gúc văn thư, lưu trữ quy
định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính
công tác văn thư;
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004
của Chính phủ về công tác văn thư;
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội
vụ, hướng dẫn thể thức và kỹ thu/+ trình bày văn bản hành chính
Cùng với sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đóc Học viện, công tác văn thư, lưu trữ nói chung và công tác soạn thảo các văn bản hành chính phục vụ quản lý của Học viện đã di vào nền nếp và hiệu quả Theo đó mà thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản từng bước được hoàn thiện hơn Qua khảo sát các văn bản
được soạn thảo và ban hành tại Học viện Tài chính cho thấy về thẻ thức và kỹ thuật trình bày văn bản đạt được những ưu điểm nỗi bật sau:
- Các văn bản về cơ bản đã đảm bảo đủ các yếu tố bắt buộc của thẻ thức
văn bản: Quốc hiệu, tên cơ quan ban hành, số ký hiệu, địa danh, ngày, tháng, năm, trích yếu, tên loại văn bản, chữ ký, nơi nhận văn bản theo đúng các quy định của Nhà nước về các thành phân thể thức văn bản
~ Nội dung, bố cục của văn bản đều thể hiện tương đối rõ ràng, giúp người
tiếp nhận văn bản có thể nắm bắt thông tỉn trong văn bản Các văn bản được ban
hành đúng chức năng, nhiệm vụ, đúng, thẩm quyền ban hành văn bản
- Văn bản được soạn thảo và ban hành tương đối kịp thời phục vụ cho việc tổ chức, triển khai các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và giải quyết các công việc nội bộ của Học viện
- Công tác lưu trữ được quan tâm; tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm, tra cứu văn bản mỗi khi có yêu cầu phục vụ giải quyết công việc của Học viện
Trang 35: 'Wãnh văn bản của Học viện
aa góp Phin ndhg cao higu qua truyén dat, trao đổi äi quyết công việc giữa các đơn vị trong và ngoài Học viện được chóng, kịp thời, từ đó nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của Học
lên Đặc biệt, sau khi Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản,
công tác soạn thảo văn bản hành chính tiếp tục được củng có, khắc phục được
nhiều nhược điểm và những hạn chế trước đây
Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm, công tác soạn thảo và ban hành văn
bản quản lý hành chính tại Học viện Tài chính còn bộc lộ một số thiếu sót, hạn
chế, ngoài những lỗi về nội dung còn có những lỗi về thể thức trình bày văn bản Những tổn tại, hạn chế khiến cho văn bản được ban hành không phát huy được hết vai trò, nhiệm vụ của mình, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của các đơn vị nói riêng và Học viện nói chung
Về thể thức và kỹ thuật trình bày, mặc dù đã có sự hỗ trợ của Thông tư số 01/2011/TT-BNV, đội ngũ cán bộ, viên chức trực tiếp soạn thảo văn bản trong những năm gần đây luôn được đào tạo, bồi dưỡng cập nhật kiến thức văn bản, nhưng một số văn bản hành chính được ban hành tại Học viện vẫn còn những sai sót, chưa tuân thủ theo đúng những quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV;
cụ thể như sau:
1 Quốc hiệu
Trang 36lệnh Draw, không,
:thựÈ tế thiường gặp một số lỗi:
~ Cả hai tai động c chữ đều 14 hoặc đều 13
| CONG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc c oe acc nese
- Ding lénh Underline gach dưới
| | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
- Hai dong chữ không cách nhau đơn
—T CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
| Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Đúng:
“CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành
Tên Bộ chủ quản trực tiếp là Bộ Tài chính được trình bày bằng chữ in
hoa, cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng
Tên Học viện Tài chính trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến
1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ
Phần trình bày yếu tố này trong các văn bản thường, mắc các lỗi sau: Tên cơ quan chủ quản lẫn tên cơ quan ban hành đều được trình bày bằng kiểu chữ
Trang 37nhưng không -định thống nhất trong văn bản « BOT ICH H =— H_C VIỆN TÀI CHÍNH 27 BộTAICHÍNH ——T” = HQC VIEN TAL CHINH ie Đúng: 2 | DO TCHING =e | HỌC VIỆN TÀI CHÍNH — _ˆ
3 Dịa danh, ngày, tháng, năm
Địa danh nơi ban hành văn bản đòi hỏi phải chính xác, cụ thể và đầy đủ, không viết tắt Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10
và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước
Phần trình bày yếu tố thể thức nảy trong các văn bản là yếu tổ ít sai sót; tuy nhiên, trong một số văn bản vẫn còn hạn chế như đẻ kiểu chữ đứng, đậm, không đặt canh giữa dưới Quốc hiệu, hoặc thêm số "0" vào trước chữ số chỉ
ngày tháng chưa đúng quy định
Sai:
Hà Nội, ngày 21 tháng 04 năm 201 1 Hà Nội, ngày 08 tháng 08 năm 201 I
Đúng:
Hà Nội, ngày 21 tháng 4 năm 2011
4 Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
Khi soạn thảo văn bản, người soạn thảo quên ghỉ phần trích yếu văn bản
dẫn đến một số văn bản thiếu yếu tố này (hạn chế này thường gặp trong các
Trang 38chưa đúng so, với quy
can trái dưới số và ký hiệu) hoặc sai cỡ Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn
thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính quy định: Trích yếu nội dung, công văn được trình bày tại ô số 5b, sau chữ “V/v” bằng chữ in thường, cỡ chữ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; được đặt canh giữa a số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản
Cũng theo quy định của Thông tư 01/201 1/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ chữ “Về việc” chỉ đối với công văn mới được viết tắt “V/v” nhưng, trên một số văn bản khác của Học viện cũng sử dụng chữ viết tắt này Sai: - Trích yếu nội dung không đặt canh giữa: [§ẽ: —”” /HVTC-VP | viv tang két nim hoe [2g ~ Không cách dòng đúng: _ Số: /HVTC-VP | 'Về việc tổng kết năm học 2011-2012 Đúng: Số: /HVTC-VP | V/v tổng kết (_ năm học 2011-2012 _
5 Chức vụ, họ tên, chữ ký của người có thẩm quyền
Khi trình bày các hình thức ký không đúng quy định, ví dụ: Ký “TU” được thay bằng “T/L” hoặc “T.L”, ký “KT” được thay bằng “K/T” Các chữ viết
Trang 39được trình bày đồng
14,kỉ — fr đứng, đậm : GIÁM ĐỐC hoặc Giám đốc
Họ tên của người ký cũng được trình bảy bằng các kiểu chữ khác nhau, có
bản trình bày bằng chữ in thường, đứng, không đậm, trong văn bản khác bằng chữ in hoa Ví dụ: Ngơ Thế Chỉ hoặc NGƠ THÉ CHI _GIÁM ĐỐC _ (Chữ ký và dấu) NGÔ THÉ CHI Đúng: —————T” — GIẢMĐỐC ˆ (Chữ ký và dấu) Ngô Thế Chỉ 6 Nơi nhận
Nơi nhận gồm: kính gửi và nơi nhận
Kính gửi: Từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân trực tiếp giải quyết công việc, font 13 đến 14, chữ in thường Nếu có 1 cơ quan nhận thì trình bày trên cùng | dong; nếu có từ 2 cơ quan nhận thì phải xuống dòng và gạch đầu dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, dòng, cuối cùng có dấu chấm
Từ “Kính gửi” trong một số văn bản được trình bảy bằng kiểu chữ in thường, nghiêng, đậm, ví dụ: “Kính gửi” Ở một số văn bản gửi nhiều đơn vị
Trang 40/TT-BNV ngày
đoạn th Sai:
Kính gửi: - Bộ Tài chính
~ Bộ Giáo dục và Đào tạo
Kính gửi: Bộ Tài chính; Bộ Giáo dục và Đào tạo Đông kính gửi: Học viện Ngân Hàng, Kính gửi: - Bộ Tài chính; ~ Bộ Giáo dục và Đào tạo Đúng: Kính gửi: - Bộ Tài chính;
~ Bộ Giáo dục và Đào tạo
Nơi nhận: Từ nơi nhận được trình bày ngang hàng với dòng chữ quyền hạn, chức vụ của người ký, sát lề phải, font 12, chữ in thường, đậm, nghiêng Phần liệt kê các cơ quan, đơn vị cá nhân nhận văn bản được trình bay font 11, chữ in thường, đứng