BÀI TIỂU LUẬN môn THÔNG TIN TRONG QUẢN lý HÀNH CHÍNH NHÀ nước

thông tin trong quản lý hành chính nhà nước

BỘ NỘI VỤ

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

BÀI TIỂU LUẬN MÔN :

THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC

ĐỀ TÀI

Hệ thống thông tin,các tài nguyên cơ bản của hệ thống thông tin,các yêu cầu của hệ thống thông tin và quá trình xử lý thông tin trong hệ thống thông tin Các bước xây dựng hệ thống thông tin Sơ đồ chức năng BFD Dropbox là gì?

LỜI NÓI ĐẦU

Sự phát triển của ngành công nghệ thông tin trong những năm gần đây đã đem lại những thành tựu to lớn trong việc phát triển kinh tế

Những chương trình tin học ứng dụng ngày càng nhiều, rất nhiều công việc thủ công trước đây đã được xử lý bằng các phần mềm chuyên dụng đã giảm đáng kể công sức, nhanh chóng và chính xác Để có một phần mềm ứng dụng đáp ứng được yêu cầu công việc đặt ra thì những người làm tin học phải nghiên cứu ,phát triển hệ thống làm việc của chương trình để từ đó xây dựng lên một phần mềm ứng dụng quản lý chương trình đó Khác với việc quản lý theo phương pháp thủ công truyền thống, việc quản lý bằng máy tính đã khắc phục được những khó khăn và yếu kém của quản lý theo phương pháp truyền thống, đó là giảm được số lượng người tham gia quản lý , sự vòng vèo trong các quy trình

xử lý, tốc độ việc cập nhật và lấy thông tin tăng lên rất nhiều, thông tin tập trung và gọn nhẹ không cồng kềnh, việc quản lý bằng máy cũng giảm tối thiểu những sai sót

Trong bối cảnh nền kinh tế tri thức hiện tại và tương lai, việc xây dựng một hệ thống thông tin nhằm hỗ trợ cho các tổ chức là một nhu cầu tất yếu Hệ thống thông tin tác động đến mọi người làm việc trong các tổ chức, đặc biệt là các nhân viên làm việc trong lĩnh vực Công nghệ thông tin.Vì vậy ,việc nghiên cứu tìm hiểu về hệ thống thông tin có ý nghĩa vô cùng to lớn,giúp chúng ta có những kiến thức và kỹ năng nhất định trong việc xây dựng cũng như vận hành hệ thống thông tin

Trong bài tiểu luận này ,nhóm sẽ tập trung nghiên cứu hệ thống thông tin với các nội dung chính như về khái niệm ,các tài nguyên,các yêu cầu của hệ thống thông tin,quá trình

xử lý và các bước xây dựng hệ thống thông tin.Và nhóm em sẽ giới thiệu với cô cùng toàn thể các bạn về sơ đồ chức năng BFD và tìm hiểu về Dropbox

I.HỆ THỐNG THÔNG TIN.

1.Hệ thống thông tin là gì?

Trong bất kỳ một tổ chức nào cũng có thể xác định ba hệ thống là:

- Hệ thống điều khiển ,có nhiệm vụ thực hiện các tác vụ quản lý, đưa các quyết định chiến

lược,chiến thuật ngắn hạn và dài hạn

- Hệ thống thực hiện, hoạt động của nó nhằm thực hiện các công việc để đạt tới các mục

tiêu dựa trên các quyết định được đưa ra bởi hệ thống điều khiển

- Hệ thống thông tin thực hiện sự liên kết giữa hai hệ thống trên,đảm bảo cho tổ chức hoạt

động đạt được các mục tiêu đã đặt ra

Từ khái niệm hệ thống nói chung, có thể đưa ra định nghĩa hệ thống thông tin như sau:

Hệ thống thông tin là hệ thống tiếp nhận các nguồn dữ liệu như là các yếu tố vào và

xử lý chúng thành các sản phẩm thông tin là các yếu tố đầu ra.

Ngày nay ,máy tính đóng vai trò rất quan trọng trong việc xây dựng hệ thống thông

tin,cho nên khi nói đến hệ thống thông tin luôn được hiểu là hệ thống thông tin có sử dụng máy tính.Mô hình cơ bản về hệ thống thông tin có sử dụng máy tính như sau:

Hệ thống thông tin là hệ thống dùng các nguồn tài nguyên bao gồm: con người (người sử dụng và các chuyên gia về công nghệ thông tin),phần cứng (máy tính,các phương tiện lưu trữ và truyền dữ liệu),phần mềm ( các chương trình ,thủ tục),để thực hiện các hoạt động nhập vào ,xử lý,đưa ra,lưu trữ và kiểm soát nhằm chuyển các tài nguyên dữ liệu thành các sản phẩm thông tin.

Mô hình cơ bản nên trên có thể làm rõ mối quan hệ giữa các thành phần và các hoạt

động của hệ thống thông tin Nó cho chúng ta một khung mô tả nhấn mạnh đến ba vấn đề chính có thể ấp dụng cho mọi loại hệ thống thông tin,đó là: tài nguyên,cấu trúc và hoạt động

2.Các tài nguyên cơ bản của hệ thống thông tin.

Hệ thống thông tin có năm tài nguyên cơ bản:

- Con người,gồm người sử đụng và các chuyên gia công nghệ thông tin

- Phần cứng ,gồm máy tính, các thiết bị ngoại vi và các phương tiện truyền thông.

- Phần mềm máy tính,gồm các phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng.

- Các quy trình hoạt động và thủ tục giao tiếp người – máy

- Dữ liệu.

3.Các yêu cầu của hệ thống thông tin.

Mỗi tập thể hoặc cá nhân tham gia vào viêc phát triển hệ thống thường có những quan điểm khác nhau tùy theo vị trí của họ trong hệ thống

Yêu cầu từ phía chủ đầu tư (người lãnh đạo):với tư cách là người đại diện cho quyền lợi của tổ chức ,người lãnh đạo quan niệm hệ thống theo khía cạnh lợi ích có tính chiến lược.các yêu cầu mà chủ đầu tư thường đặt ra đối với người phát triển hệ thống là:

- Hệ thống thông tin phải phù hợp với chiến lược hoạt động của tổ chức.yêu cầu này là hiển nhiên,vì mục đích của của việc xây dựng và phát triển hệ thống là làm thế nào để có những thông tin chính xác và nhanh nhất để phục vụ cho quá trình ra quyết định phù hợp với hoạt động của tổ chức

- Hệ thống thông tin phải có chức năng hỗ trợ việc ra quyết định và giảm thời gian ra quyết định.Trong thực tế nhiều người nhầm lẫn rằng ,một công việc nào đó được thực hiện trên máy tính là một hệ thống thông tin,ví dụ việc nhập điểm và in điểm cho sinh viên ở một trường đại học, nhập số kw điện tiêu thụ hàng tháng để in hóa đơn tiền điện chỉ là một công đoạn nào đó trong hệ thống thông tin bởi vì kết quả của công đoạn này không có chức năng hỗ trợ việc ra quyết định

- khả năng hoàn vốn đầu tư.không nên hiểu hoàn vốn là chuyển nhượng hệ thống thông tin này cho những tổ chức khác để thu lợi nhuận.Một hệ thống thông tin có khả năng hoàn vốn đầu tư nếu hệ thống đó có thể đem lại cho tổ chức nhiều dịch vụ,tạo ra ưu thế cạnh tranh,đưa ra thông tin có giá trị giúp cho tổ chức có nhiều chiến lược đúng đắn

Yêu cầu từ phía người sử dụng: người sử dụng thường có quan niệm hệ thống như là

một sự mô phỏng công việc thường ngày chỉ có khác là có sự tham gia của máy tính.Các yêu cầu mà người sử dụng đặt ra đối với người phát triển hệ thống là:

- Hệ thống thông tin phải có nhiều khả năng:nghĩa là hệ thống phải làm được các công việc của người sử dụng đầu cuối.Ví dụ ,trong hệ thống quản lý nhân sự có thể in ấn và thống kê theo một hoặc nhiều điều kiện khác nhau của cán bộ trong cơ quan

- Hệ thống thông tin phải dễ sử dụng và có ích thực sự cho người sử dụng:hệ thống phải làm cho người sử dụng thấy được sự nổi trội so với khi chưa sử dụng hệ thống.Tuy nhiên ,người phát triển hệ thống phải làm thế nào để hệ thống thân thiện và dễ sử dụng nhất

- Hệ thống phải có độ tin cậy cao: hệ thống thông tin tồn tại ngay trong hoạt động của tổ chức và nó phục vụ cho mục đích chiến lược của tổ chức Như vậy đối với hệ thống thông tin thì trước hết phải phục vụ cho mục đích chiến lược của tổ chức sau đó mới đến nhu cầu cụ thể của người sử dụng cũng như nhân viên kỹ thuật

4.Qúa trình xử lý thông tin.

Máy tính là công cụ xử lý thông tin Về cơ bản, quá trình xử lý thông tin trên máy tính -cũng như quá trình xử lý thông tin của con người - có 4 giai đoạn chính :

- Nhận thông tin: thu nhận thông tin từ thế giới bên ngoài vào máy tính Thực chất đây là

quá trình chuyển đổi các thông tin ở thế giới thực sang dạng biểu diễn thông tin trong máy tính thông qua các thiết bị đầu vào

- Xử lý thông tin: biến đổi, phân tích, tổng hợp, tra cứu những thông tin ban đầu để có

được những thông tin mong muốn

- Xuất thông tin : đưa các thông tin kết quả (đã qua xử lý) ra trở lại thế giới bên ngoài.

Ðây là quá trình ngược lại với quá trình ban đầu, máy tính sẽ chuyển đổi các thông tin trong máy tính sang dạng thông tin ở thế giới thực thông qua các thiết bị đầu ra

- Lưu trữ thông tin : ghi nhớ lại các thông tin đã được ghi nhận để có thể đem ra sử dụng

trong những lần xử lý về sau

5.Các bước xây dựng hệ thống thông tin.

Theo phương pháp truyền thống ,công việc xây dựng – cũng chính là công việc phân tích và thiết kế hệ thống thông tin thường được tiến hành một cách trình tự theo các bước sau:

- Bước 1: khảo sát hệ thống

- Bước 2: phân tích hệ thống.

- Bước 3: Thiết kế hệ thống

- Bước 4: Xây dựng và thử nghiệm hệ thống

- Bước 5: Cài đặt ,vận hành và khai thác hệ thống

- Bước 6: Bảo trì và phát triển

Nội dung các bước xây dựng hệ thống thông tin:

* Bước 1: Khảo sát hệ thống.

Bước khảo sát hệ thống bao gồm hai giai đoạn là khảo sát ban đầu và khảo sát chi

Khảo sát ban đầu chủ yếu tiến hành các công việc:

- xác định các nội dung cần thực hiện để giải quyết những vấn đề phù hợp với cơ quan tổ chức, với người sử dụng và với cả hệ thống thông tin;

- xác định phạm vi các vấn đề cụ thể ;

- xác định những người sử dụng trực tiếp chịu sự chi phối của phát triển hệ thống;

- có được cái nhìn bao quát và để làm gợi ý cho các giai đoạn tiếp theo;

Đối với người sử dụng hệ thống ,việc khảo sát cần được phân định theo bốn mức:

- mức điều hành;

- mức giám sát;

- mức thực hiện ;

- mức chuyên nghiệp hóa;

Khảo sát chi tiết nhằm tạo ra những giải pháp tối ưu về kỹ thuật,tài chính,thời gian ràng buộc để lập nên báo cáo về các yêu cầu của người sử dụng hệ thống thông thông tin,xác định dòng thông tin,đánh giá và lựa chọn các giải pháp ,đề xuất kiến nghị với người sử dụng về hệ thống hiện tại và những công việc tương lai

Lĩnh vực khảo sát chi tiết bao gồm:

- chi tiết hóa các mục tiêu;

- xác định các nguồn thông tin,các yêu cầu về thông tin

Như vậy khi khảo sát chi tiết hệ thống đang tồn tại ,cần nắm vững:

- các nguồn thông tin hiện có ;

- các phần cứng và phần mềm đang được sử dụng;

- các quy định,quy trình,thủ tục và các mẫu biểu đang dùng;

- đội ngũ cán bộ nhân viên đang tham gia;

- chi phí vận hành hệ thống;

- chu kỳ và tần số hoạt động

* Bước 2 :Phân tích hệ thống

Nội dung của bước thứ hai dựa trên cơ sở kết quả của bước khảo sát, sẽ có được một đánh giá sơ bộ, từ đó rà soát và xác định lại các yêu cầu rồi tìm cách xây dựng lại nguyên mẫu theo cách hiểu đúng nhất

Đánh giá sơ bộ kết quả khảo sát:

Trước hết là đánh giá sơ bộ kết quả khảo sát các quá trình thông tin phục vụ nhu cầu của

hệ thống quản lý trong thực tiễn.Đây là công việc rất quan trọng,quyết định tính đúng đắn của toàn bộ quá trình và kéo theo là tính hiệu quả của sản phẩm cuối cùng khi được đưa vào sử dụng.Trong bước này, vai trò của người quản lý ,cán bộ chuyên nghành hay người

sử dụng là rất quan trọng Họ phải cung cấp đầy đủ và chính xác những yêu cầu, thực trạng của quá trình thông tin hiện có

Xác định lại các yêu cầu:

Trong bước này ,cần xác định hệ thống thông tin sẽ làm gì cho người sử dụng ,nó hòa nhập vào môi trường người sử dụng như thế nào.Cần xác định nhu cầu thông tin ở người

sử dụng và miêu tả các nhu cầu đó của người sử dụng

Xây dựng lại nguyên mẫu:

Sau khi đã xác định lại các yêu cầu ,việc xây dựng lại nguyên mẫu cũng có nghĩa là đặt lại các yêu cầu hệ thống một cách chi tiết và xây dựng lại mô hình thể hiện đầy đủ quy trình làm việc của hệ thống

* Bước 3:Thiết kế hệ thống

Nội dung của việc thiết kế hệ thống bao gồm thiêt kế lôgic và thiết kế vật lý

*Thiết kế lôgic :

Thiết kế lôgic là xác định hệ thống sẽ làm việc như thế nào,thông qua việc xác định các

bộ phận ,các chức năng và các liên kết Cụ thể cần:

- chỉ định hệ thống(chức năng) mới;

- chỉ định các thủ tục;

- chỉ đinh đầu vào,đầu ra;

- chỉ định các tệp và cơ sở dữ liệu;

Thiết kế vật lý:

Nội dung của bước này là thiết kế chi tiết và cài đặt ,ráp nối các thành phần,các môđun trong hệ thống,bao gồm cả phần cứng và phần mềm,cụ thể cần làm các công việc sau :

- thiết kế chi tiết các môđun và lập trình(mã háo chương trình và thiết kế);

- phát triển các tệp và các cơ sở dữ liệu.

* Bước 4: Xây dựng và thử nghiệm hệ thống.

Sau khi đã hoàn thành thiết kế hệ thống ,cần xây dựng và kiểm tra từng phần các môđun, các phân hệ Sau đó cần vâ soạn tài liệu,tichs hợp tất cả các phần cùng hoạt động thử và kiểm tra cặn kẽ tất cả các phần,các môđun theo các chức năng đã ghi trong bản thiết kế,bao gồm cả phần cứng và phần mềm.Để hoàn tất bước này, nhiều khi còn phải quay lại bước 3(thiết kế hệ thống) nếu thấy cần thiết

* Bước 5:Cài đặt,vận hành và khai thác hệ thống: hệ thống đã qua thử nghiệm và

Đã được chấp nhận cần được cài đặt trong môi trường thực tế Sau khi cài đặt ,cần được trình diễn để người sử dụng có thể kiểm tra thêm một lần nữa và qua đó có thể chấp nhận

hệ thống

Như vậy,sau khi cài đặt và trình diễn, rất cần có thời gian để người sử dụng xem xét và đánh giá hệ thống trước khi chính thức bắt tay vào vận hành và khai thác thực sự Trong quá trình vận hành và khai thác cần có sự phối hợp chặt chẽ và thường xuyên của tất cả các phía, đặc biệt là ở giai đoạn đầu

*Bước 6: Bảo trì và phát triển.

Sau khi đã cài đặt và đưa hệ thống vào vận hành khai thác sử dụng,cần có kế hoạch thường xuyên theo dõi ,bảo dưỡng và không ngừng hoàn thiện ,kể cả nâng cấp hệ thống nếu thấy cần thiết và nếu điều kiện cho phép

Bên cạnh việc khai thác và bảo hành hệ thống thông tin được xây dựng – là bước tất nhiên phải có – việc tiếp tục hoàn chỉnh ,hoàn thiện và nâng cấp hệ thống thông tin được đưa vào sử dụng cũng là bước quan trọng cần được hết sức lưu ý

II.SƠ ĐỒ CHỨC NĂNG BFD

1.Khái niệm:

Sơ đồ chức năng BFD là một sơ đồ hình học dùng để mô tả sự phân rã có thứ bậc các chức năng của hệ thống từ đại thể đến chi tiết.Mỗi nút trong biểu đồ là một chức năng ,các chức năng này có quan hệ bao hàm với nhau và chúng được nới với nhau bằng các cung để tạo nên một cấu trúc cây

2.Các dạng biểu diễn sơ đồ chức năng.

Có hai dang biểu diễn sơ đồ chức năng là dạng phân cấp chức năng và dạng phân tích công ty

a.xây dựng BFD theo phân cấp chức năng:

Để hình thành biểu đò phân cấp chức năng người ta phân chia một chức năng của một bộ phận thành các chức năng con và dựa trên nguyên tắc sau:

-Tính thực chất của mỗi chức năng: mỗi chức năng được phân rã từ một chức năng ở mức trên phải là một bộ phận thực sự tham gia thực hiện chức năng phân đã phân

rã ra nó.Do đó,để hình thành một mức tiếp theo, người phân tích phải đặt câu hỏi “để thực hiện chức năng này thì các chức năng con nào sẽ thực hiện?”

-Tính đầy đủ của mỗi chức năng con:việc thực hiện các chức năng ở mức kế tiếp phải đảm bảo thực hiện được các chức năng ở mức trên đã phân rã ra chúng

-Bố trí,sắp xếp các chức năng : khi thiết lập biểu đồ BFD không nên có quá 6 mức, một

hệ thống nhỏ thông thường có khoảng 3 mức Mỗi chức năng trong chương trình có thể

có nhiều chức năng con.Ở mỗi mức các chức năng con nên đặt cùng một hàng Sơ đồ nên cân bằng,có nghĩa là các chức năng cùng một mức nên có kích thước và độ phức tạp tương đương nhau

- Đặt tên cho chức năng:Mỗi chức năng nên có một tên riêng đơn giản nhưng thể hiện bao quát các chức năng con và phản ánh được thực tế nghiệp vụ của nó

- Mô tả chi tiết chức năng lá:các chức năng cuối cùng của BFD được gọi là chức năng lá.Các chức năng này thực hiện trực tiếp công việc của hệ thống nên nó cần phải được

mô tả một cách trình tự và chi tiết

b.xây dụng BFD theo dạng công ty:

BFD dạng công ty được sử dụng để mô tả chức năng tổng quát của tổ chức ,thường được

sử dụng trong các hệ thống lớn ,đòi hỏi phải phân tích sao cho dữ liệu phải được sử lý và

sử dụng chung trong toàn bộ hệ thống

Để mô tả BFD dạng công ty phân tích viên phải xác định tất cả các chức năng nghiệp vụ ở mức cao nhất của tổ chức và chú ý rằng bất kỳ dự án nào cũng là một bộ phận của một hoặc nhiều chức năng cao nhất này

3.Quy trình xây dựng sơ đồ BFD.

Quy trình xây dựng sơ đồ BDF gồm có ba bước: