Tiểu luận: Một số vấn đề Thông tin trong quản lý Hành chính nhà nước - thực trạng và giải pháp

Tiểu luận Một số vấn đề Thông tin trong quản lý Hành chính nhà nước - thực trạng và giải pháp” nhằm tìm hiểu và đưa ra những nhận xét đúng đắn hơn, một cách nhìn sâu rộng hơn về vấn đề này nhằm góp phần vào công cuộc xây dựng và bảo vệ tổ quốc nói chung, chính sách phát triển công nghệ thông tin, quản lý thông tin nói riêng.

H C VI N CHÍNH TR  ­ HÀNH CHÍNH QU C GIA H  CHÍ MINH Ọ Ệ Ị Ố Ồ

Nhóm th c hi nự ệ : Nhóm 2

L pớ : KS9_QLC      

 

Tp.H  Chí Minh, ngày 02 tháng 09 năm 2011 ồ

M C L C Ụ Ụ

L I NÓI Đ UỜ Ầ 3

N I DUNGỘ 5

I. NH N BI T V N ĐẬ Ế Ấ Ề 6

II. GI I QUY T V N ĐẢ Ế Ấ Ề 7

1. Trách nhi m c a nhà qu n lý đ i v i thông tinệ ủ ả ố ớ 8

2. V n đ  t  ch c thông tin trong h  th ng qu n lý nhà nấ ề ổ ứ ệ ố ả ướ 12c 3. Hệ th ng thông tin  ng d ng   Vi t Nam. Liên h  th c tố ứ ụ ở ệ ệ ự ế 17

4. Tính ch t c a thông tin, liên h  th c tấ ủ ệ ự ế 23

5. H i quan đi n tả ệ ử 27

III. K T LU NẾ Ậ 35

TÀI LI U THAM KH OỆ Ả 37

 

L I NÓI Đ U Ờ Ầ

Trong t t c  các chính sách phát tri n đ t nấ ả ể ấ ước thì chính sách phát tri n thông tin làể  

m t chính sách mang t m quan tr ng chi n lộ ầ ọ ế ược hàng đ u c a Đ ng và Nhà nầ ủ ả ước ta. M tộ  trong nh ng chính sách phát tri n thông tin nói chung thì chính sách phát tri n  ng d ng côngữ ể ể ứ ụ  ngh  thông tin và qu n lý thông tin đệ ả ược coi là quan tr ng nh t. Vì đây là chính sách phátọ ấ  tri n kinh t  cho công cu c công nghi p hóa hi n đ i hóa đ t nể ế ộ ệ ệ ạ ấ ước nh m đ a nằ ư ước ta từ 

m t nộ ước nông nghi p nghèo l c h u tr  thành m t cệ ạ ậ ở ộ ường qu c hi n đ i c  v  m t côngố ệ ạ ả ề ặ  ngh  l n m t n n tri th c tiên ti n.ệ ẫ ộ ề ứ ế

Th c tr ng công ngh  thông tin hi n nay đang còn nhi u b t c p, c n có nh ngự ạ ệ ệ ề ấ ậ ầ ữ  

phương hướng gi i pháp đ a ra đ  nâng cao ch t lả ư ể ấ ượng đào t o mà chính sách c a Đ ng vàạ ủ ả  Nhà nước là phương hướng gi i quy t hàng đ u cho thông tin và truy n thông. Tuy nhiên,ả ế ầ ề  

nh ng chính sách c a Đ ng và Nhà nữ ủ ả ước đ a ra đã phù h p và sát v i th c ti n hay ch a?ư ợ ớ ự ễ ư  

Có mang l i hi u qu  cho kinh t  xã h i phát tri n hay không? Có đạ ệ ả ế ộ ể ược người dân và gi iớ  doanh nghi p  ng h  hay không?  Đó l i là m t chuy n, m t v n đ  khác.ệ ủ ộ ạ ộ ệ ộ ấ ề

Chính vì l  đó, chúng tôi xin vi t v  đ  tài “ẽ ế ề ề M t s  v n đ  Thông tin trong qu n lý ộ ố ấ ề ả   Hành chính nhà n ướ c ­ th c tr ng và gi i pháp ự ạ ả ” nh m tìm hi u và đ a ra nh ng nh n xétằ ể ư ữ ậ  đúng đ n h n, m t cách nhìn sâu r ng h n v  v n đ  này nh m góp ph n vào công cu cắ ơ ộ ộ ơ ề ấ ề ằ ầ ộ  xây d ng và b o v  t  qu c nói chung, chính sách phát tri n công ngh  thông tin, qu n lýự ả ệ ổ ố ể ệ ả  thông tin nói riêng. Và c  th  h n n a là các v n đ  chính sau:ụ ể ơ ữ ấ ề

­ Trách nhi m c a nhà qu n lý đ i v i v n đ  thông tin;ệ ủ ả ố ớ ấ ề

­ V n đ  t  ch c thông tin trong qu n lý hành chính nhà nấ ề ổ ứ ả ước;

­ M t s  h  th ng thông tin  ng d ng   Vi t Nam;ộ ố ệ ố ứ ụ ở ệ

­ Tính ch t c a thông tin trong qu n lý;ấ ủ ả

­ Khai thu  h i quan đi n t ế ả ệ ử

Chính sách phát tri n thông tin trong qu n lý hành chính nhà nể ả ước, mà nh t là h iấ ả  quan đi n t  đã và đang góp ph n vào m c tiêu phát tri n đ t nệ ử ầ ụ ể ấ ước, xây d ng m t t  qu cự ộ ổ ố  

xã h i ch  nghĩa dân giàu nộ ủ ước m nh xã h i công b ng dân ch  văn minh ­ m t xã h i c aạ ộ ằ ủ ộ ộ ủ  

n n tri th c tiên ti n và hi n đ i.ề ứ ế ệ ạ

Đây không ph i là m t chính sác m i m , tuy nhiên cũng có nhi u v n đ  khó khănả ộ ớ ẻ ề ấ ề  phát sinh trong lúc gi i quy t, bên c nh đó xã h i luôn luôn v n đ ng và phát tri n nên chínhả ế ạ ộ ậ ộ ể  sách cũng nh  n n công ngh  thông tin luôn thay đ i, vì v y, khi phân tích không th  b  quaư ề ệ ổ ậ ể ỏ  sai sót, kính mong quý gi ng viên và b n đ c có nh ng đóng góp đ  cho bài vi t đả ạ ọ ữ ể ế ược hoàn thi n h n. ệ ơ

Xin chân thành c m  n!ả ơ

Nhóm th c hi n:ự ệ       Nhóm 5 

N I DUNG Ộ

 

Tr i qua các giai đo n l ch s  đ u tranh gi i phóng dân t c, xây d ng xã h i chả ạ ị ử ấ ả ộ ự ộ ủ nghĩa, th ng nh t đ t nố ấ ấ ước và phát tri n kinh t  xã h i, cũng nh  nhi u lĩnh v c khác,ể ế ộ ư ề ự  ngành Công ngh  thông tin Vi t Nam cũng đã có nh ng đóng góp to l n trong s  nghi pệ ệ ữ ớ ự ệ  công nghi p hóa hi n đ i hóa đ t nệ ệ ạ ấ ước

 T  sau th i k  "Đ i m i", h  th ng thông tin Vi t Nam đã có nhi u thay đ i. Máyừ ờ ỳ ổ ớ ệ ố ệ ề ổ  tính, các lo i máy copy, máy in,  đạ ược đ a vào s  d ng ngày càng nhi u. M ng internetư ử ụ ề ạ  

h u nh  đã bao ph  kh p c  nầ ư ủ ắ ả ước. Kh  năng ti p c n c a ngả ế ậ ủ ười dân đ i v i m ng lố ớ ạ ướ  icông ngh  thông tin ngày càng cao. Và th c t  đã cho th y s  phát tri n chóng m t c aệ ự ế ấ ự ể ặ ủ  ngành Công ngh  thông tin trong nh ng năm g n đây đã t o ra nh ng đi u ki n c  b n choệ ữ ầ ạ ữ ề ệ ơ ả  

vi c n m b t và truy n đ t, qu n lý thông tin m t cách rõ ràng, nhanh chóng, kho ng cáchệ ắ ắ ề ạ ả ộ ả  

gi a con ngữ ườ ới v i con người, gi a các vùng mi n dữ ề ường nh  ng n l i. Chính ph  nư ắ ạ ủ ước ta cũng đang trên con đường chuy n mình đ  tr  thành m t chính ph  đi n t  hi n đ i trongể ể ở ộ ủ ệ ử ệ ạ  

tương lai, t  phừ ương th c ho t đ ng truy n th ng sang  ng d ng các thành t u c a côngứ ạ ộ ề ố ứ ụ ự ủ  ngh  thông tin, công vi c ngày càng gi i quy t nhanh h n.ệ ệ ả ế ơ

Vi c th c hi n ch  trệ ự ệ ủ ương  ng d ng công ngh  thông tin trong m y năm qua cũng đãứ ụ ệ ấ  thu được nhi u k t qu  nh t đ nh. Đó là vi c huy đ ng đề ế ả ấ ị ệ ộ ược các ngu n l c tài chính choồ ự  

vi c  ng d ng công ngh  thông tin; là s  đa d ng hoá các lo i hình d ch v  truy n đ t vàệ ứ ụ ệ ự ạ ạ ị ụ ề ạ  

l u tr  thông tin; đ c bi t là đã phát huy đư ữ ặ ệ ược tính ch  đ ng, sáng t o c a các đ a phủ ộ ạ ủ ị ương, các ngành, các đoàn th  xã h i và toàn th  nhân dân tham gia vào nhi m v  c i cách hànhể ộ ể ệ ụ ả  chính. Y u t  con ngế ố ười là then ch t đã đố ược đ a lên hàng đ u.ư ầ

Tuy nhiên, ho t đ ng c a vi c  ng d ng công ngh  thông tin cho các c  quan nhàạ ộ ủ ệ ứ ụ ệ ơ  

nướ ởc   nhi u n i, nhi u lúc còn ch a đề ơ ề ư ược nh  mong mu n; các thi t b  hay phư ố ế ị ương ti nệ  

h  tr  ti p c n thông tin hành chính ch a đáp  ng đỗ ợ ế ậ ư ứ ược nhu c u và yêu c u c a ngầ ầ ủ ười dân, 

đ c bi t đ i v i các vùng sâu và vùng xa. Ngoài nguyên nhân c  b n là m c đ u t  kinh phíặ ệ ố ớ ơ ả ứ ầ ư  cho h  t ng và trang thi t b  ch a đ m b o, còn mang n ng tính hình th c hay trình đ  thamạ ầ ế ị ư ả ả ặ ứ ộ  gia  ng d ng công ngh  thông tin c a nhi u cán b  ch a t t, vi c t p hu n hứ ụ ệ ủ ề ộ ư ố ệ ậ ấ ướng d n sẫ ử 

d ng ch a đ y đ , ụ ư ầ ủ  Có lúc, có n i nh n th c ch a đúng, ch a đ y đ  v  b n ch t và n iơ ậ ứ ư ư ầ ủ ề ả ấ ộ  dung c aủ  xã h i hoáộ  trong công tác ch  đ o, đi u hành  ng d ng công ngh  thông tin trongỉ ạ ề ứ ụ ệ  các c  quan hành chính. V n còn m t b  ph n nhân dân và lãnh đ o hi u  ng d ng côngơ ẫ ộ ộ ậ ạ ể ứ ụ  ngh  thông tin đ n gi n ch  làệ ơ ả ỉ  s  thay đ i v  hình th c ho t đ ngự ổ ề ứ ạ ộ

Vi c nghiên c u th c tr ng và thay đ i quy trình làm vi c cũng nh   ng d ng côngệ ứ ự ạ ổ ệ ư ứ ụ  ngh  thông tin đ  n m b t, x  lý, truy n đ t và qu n lý thông tin là đ c bi t c n thi t,ệ ể ắ ắ ử ề ạ ả ặ ệ ầ ế  

nh m đ m b o công b ng và hi u qu  trong các v n đ  liên quan t i đ i s ng kinh t  xãằ ả ả ằ ệ ả ấ ề ớ ờ ố ế  

h i c a nhân dân.ộ ủ

I. NH N BI T V N ĐẬ Ế Ấ Ề

T  khi gi i phóng đ t nừ ả ấ ước năm 1975 đ n nay, đ t nế ấ ước ta đang g p nhi u khó khănặ ề  trên t t c  các lĩnh v c kinh t  ­ xã h i, an ninh qu c phòng. Trong đó có v n đ  v  thôngấ ả ự ế ộ ố ấ ề ề  tin và  ng d ng công ngh  thông tin.ứ ụ ệ

Nh n bi t v n đ  và ph n  ng k p th i là m t trong nh ng ph m ch t quan tr ngậ ế ấ ề ả ứ ị ờ ộ ữ ẩ ấ ọ  hàng đ u c a m i qu c gia, m i t  ch c và m i c  th  s ng trong cu c đ u tranh đ  sinhầ ủ ọ ố ọ ổ ứ ọ ơ ể ố ộ ấ ể  

t n và phát tri n. Th  nh ng, trên th c t ,ồ ể ế ư ự ế   không ph i ch  th  nào cũng có đả ủ ể ược ph m ch tẩ ấ  quan tr ng đó. V n thọ ẫ ường x y ra nh ng trẩ ữ ường h p sau đây:ợ

­ Không nh n bi t v n đ  đang phát sinh;ậ ế ấ ề

­ Nh n bi t v n đ  quá ch m;ậ ế ấ ề ậ

­ Hi u sai v n đ ể ấ ề

Trường h p th  nh t là không phát hi n ra con b nh; trợ ứ ấ ệ ệ ường h p th  hai là phát hi nợ ứ ệ  

ra con b nh quá mu n; trệ ộ ường h p th  ba là ch n đoán sai b nh. H u qu  c a các trợ ứ ẩ ệ ậ ả ủ ườ  ng

h i, thông tin trên các phộ ương ti n truy n thông đ i chúng, khi u n i và t  cáo c a côngệ ề ạ ế ạ ố ủ  dân, cũng nh  c a ph n ánh c a ngư ủ ả ủ ười dân trong c i cách hành chính v.v  Liên quan đ nả ế  

v n đ  này, chúng tôi cho r ngấ ề ằ  các bu i th o lu n c a các b , ban ngành t i H i trổ ả ậ ủ ộ ạ ộ ường về tình hình th c hi n nhi m v  năm trự ệ ệ ụ ước và phương hướng, nhi m v  năm sau c a đ t nệ ụ ủ ấ ướ  c

mà c  th  là th c hi n nhi m v  n m b t thông tin,  ng d ng công ngh  thông tin là di nụ ể ự ệ ệ ụ ắ ắ ứ ụ ệ ễ  đàn quan tr ng hàng đ u đ  nh n bi t các v n đ  đang đọ ầ ể ậ ế ấ ề ược đ t ra đ i v i chúng ta.ặ ố ớ  Tuy nhiên, cách th o lu n hi n nay v n còn tả ậ ệ ẫ ương đ i dàn tr i. Có l , c n th o lu n t p trungố ả ẽ ầ ả ậ ậ  

h n đ  làm rõ các v n đ  c a đ t nơ ể ấ ề ủ ấ ước

Sau khi đã làm rõ các v n đ  cũng c n có nh ng công đo n x  lý ti p theo n a m iấ ề ầ ữ ạ ử ế ữ ớ  

bi n đế ược vi c th o lu n c a các b , ngành t i H i trệ ả ậ ủ ộ ạ ộ ường thành m t m t xích liên hoànộ ắ  trong quy trình ban hành các quy t đ nh, chính sách c a Nhà nế ị ủ ước ta trong v n đ  thông tinấ ề  

và truy n thông, đ c bi t là  ng d ng công ngh  thông tin trong các c  quan nhà nề ặ ệ ứ ụ ệ ơ ước

Trong bước đ u tiên c a công đo n phân tích chính sách, kh  năng phân bi t gi aầ ủ ạ ả ệ ữ  

hi n tệ ượng và v n đ  là r t quan tr ng. Trên th c t , đi u d  th y là các hi n tấ ề ấ ọ ự ế ề ễ ấ ệ ượng ­ các 

bi u hi n b  ngoài c a v n đ , ch  không ph i v n đ  Ví d , nhi u c  quan nhà nể ệ ề ủ ấ ề ứ ả ấ ề ụ ề ơ ướ  c

đ u t  r t nhi u máy móc hi n đ i nh ng l i b  phí không s  d ng đầ ư ấ ề ệ ạ ư ạ ỏ ử ụ ược, nhi u thông tinề  

không chính th ng v n lan truy n m t cách vô t i v ,… đó ch  là hi n tố ẫ ề ộ ộ ạ ỉ ệ ượng c a v n đủ ấ ề còn c  th  là ch t lụ ể ấ ượng c a đ i ngũ qu n lý, nhân viên cũng nh  c  s  v t ch t trang thi tủ ộ ả ư ơ ở ậ ấ ế  

b  c a c  quan m i là v n đ  chính. M t ví d  n a là tôm, cá ch t hàng lo t trên các sông,ị ủ ơ ớ ấ ề ộ ụ ữ ế ạ  

h  ch  là hi n tồ ỉ ệ ượng, còn ô nhi m nễ ước, có th , m i là v n đ  Tể ớ ấ ề ương t , đ u t  trongự ầ ư  

nướ ấc r t th p ch  là hi n tấ ỉ ệ ượng. V n đ  chính   đây, theo chúng tôi, có th , là v n đ  vấ ề ở ể ấ ề ề lòng tin và ch t lấ ượng qu n lý.ả  Ngoài ra, cũng có th  còn có m t s  v n đ  khác nhể ộ ố ấ ề ư  n nề  kinh t  nế ước ta phát tri n còn ch m, nhân dân còn nghèo nên ti p c n công ngh  thông tinể ậ ế ậ ệ  còn kém, th  trị ường v n không phát tri n; k  năng đào t o còn h n ch ;  N u gi i phápố ể ỹ ạ ạ ế ế ả  chúng ta đ a ra không nh m vào vi c gi i quy t v n đ  nói trên, thì khó lòng thúc đ y đư ằ ệ ả ế ấ ề ẩ ượ  c

s  phát tri n c a ngành công ngh  thông tin cũng nh  vi c  ng d ng nó vào th c ti n.ự ể ủ ệ ư ệ ứ ụ ự ễ

Xây d ng m t chính sách  ng d ng công ngh  thông tin và qu n lý thông tin hự ộ ứ ụ ệ ả ướ  ng

tr ng tâm vào vi c gi i quy t các v n đ  đang đ t ra đ i v i đ t nọ ệ ả ế ấ ề ặ ố ớ ấ ướ  nói chung và ngành cthông tin và truy n thông nói riêng trong quá trình phát tri n là cách làm thi t th c và hi uề ể ế ự ệ  

qu ả

II. GI I QUY T V N ĐẢ Ế Ấ Ề

Trong cu c sông có nhi u cách đ  hi u và đ nh nghĩa v  thông tin, tuy nhiên chúng taộ ề ể ể ị ề  

có th  hi u m t cách đ n gi n r ngể ể ộ ơ ả ằ  Thông tin là s  ph n ánh s  v t, s  vi c, hi n tự ả ự ậ ự ệ ệ ượ  ng

c a th  gi i kháchủ ế ớ  quan và các ho t đ ng c a con ngạ ộ ủ ười trong đ i s ng xã h i. Đi u c  b nờ ố ộ ề ơ ả  

là con người thông qua vi c c m nh n thông tin làm tăng hi u bi t cho mình và ti n hànhệ ả ậ ể ế ế  

nh ng ho t đ ng có ích cho c ng đ ng.ữ ạ ộ ộ ồ

Thông tin đượ ưc l u tr  trên nhi u d ng v t li u khác nhau nh  đữ ề ạ ậ ệ ư ược kh c trên đá,ắ  

được ghi l i trên gi y, trên bìa, trên băng t , đĩa t  Ngày nay, thu t ng  "thông tin"ạ ấ ừ ừ ậ ữ  (information) đượ ử ục s  d ng khá ph  bi n. Thông tin chính là t t c  nh ng gì mang l i hi uổ ế ấ ả ữ ạ ể  

bi t cho con ngế ười. Con người luôn có nhu c u thu th p thông tin b ng nhi u cách khácầ ậ ằ ề  nhau: đ c báo, nghe đài, xem truy n hình, giao ti p v i ngọ ề ế ớ ười khác Thông tin làm tăng hi uể  

bi t c a con ngế ủ ười, là ngườn g c c a nh n th c và là c  s  c a quy t đ nhố ủ ậ ứ ơ ở ủ ế ị

Thông tin th c s  c n và luôn c n có đự ự ầ ầ ược nh ng thông tin ch n l c đ   ng d ngữ ọ ọ ể ứ ụ  vào cu c s ng, nh t là vi c  ng d ng vào qu n lý nhà nộ ố ấ ệ ứ ụ ả ước

1. Trách nhi m c a nhà qu n lý đ i v i thông tin.ệ ủ ả ố ớ

Thông tin là m t v n đ  r t r ng c a cu c s ng, v  đây cũng là v n đ  thi t y u choộ ấ ề ấ ộ ủ ộ ố ầ ấ ề ế ế  các c  quan t  ch c và cá nhân. Chúng ta có th  ti p c n thông tin theo nhi u cách khácơ ổ ứ ể ế ậ ề  nhau, nh ng nh ng thông tin đó có th c s  là thông tin t t, có hi u qu  cho mình hay không?ư ữ ự ự ố ệ ả  Hay thông tin đó có h i cho mình và c  đ t nạ ả ấ ước. Ngày nay, vi c l i d ng thông tin đ  làmệ ợ ụ ể  

h i ngạ ười khác th m chí là ch ng phá l i nhà nạ ố ạ ước Xã h i Ch  nghĩa c a chúng ta. Chính vìộ ủ ủ  

th , vi c qu n lý thông tin là r t c n thi t và trách nhi m c a nhà qu n lý đế ệ ả ấ ầ ế ệ ủ ả ược đ t lênặ  hàng đ u.ầ

1.2.1. T i sao nhà qu n lý ph i có trách nhi m qu n lý thông tin? ạ ả ả ệ ả

Trước h t, thông tin là đ i tế ố ượng lao đ ng c a cán b  qu n lý.ộ ủ ộ ả

B t k  nhà qu n lý nào mu n làm m t vi c gì đó đ u ph i có thông tin, t  vi c l pấ ỳ ả ố ộ ệ ề ả ừ ệ ậ  

k  ho ch đ n tri n khai k  ho ch,… Thông tin cho h  bi t các s  vi c đang di n ra   hi nế ạ ế ể ế ạ ọ ế ự ệ ễ ở ệ  

t i, các v n đ  đã di n ra   quá kh  và các hi n tạ ầ ề ễ ở ứ ệ ượng có liên quan đ n v n đ  mà nhàế ầ ề  

qu n lý suy nghĩ đ  t  đó nhà qu n lý ráp m i chúng l i đ  t o ra vi n c nh tả ể ừ ả ố ạ ể ạ ễ ả ương lai

Và đ  có để ược nh ng hình dung đó, khi có đữ ược thông tin trong tay, nhà qu n lýả  không th  đ  nguyên kh i nh  v y mà s  d ng để ể ố ư ậ ử ụ ược mà h  ph i m  x , chia tách r i phânọ ả ổ ẻ ồ  tích các khía c nh c a chúng, xem th  hay thi u, có c n tìm ki m thêm các thông tin nàoạ ủ ừ ế ầ ế  khác n a hay không,…ữ

Thông tin không đ n gi n là c  ti p nh n là s  d ng đơ ả ứ ế ậ ử ụ ược

T  đó, thông tin là c  s  đ  nhà qu n lý ban hành quy t đ nh qu n lý.ừ ơ ở ể ả ế ị ả

Nh ng thông tin thu th p đữ ậ ược, sau khi qua công đo n x  lý, nó s  bi n thành cácạ ử ẽ ế  

b ng phân tích, k  ho ch, báo cáo hay chả ế ạ ương trình,… Nó là s  t ng h p c a nhi u ngu nự ổ ợ ủ ề ồ  thông tin, t  kinh t , chính tr  đ n văn hóa, xã h i,… Nó giúp nhà qu n lý hi u r ng mìnhừ ế ị ế ộ ả ể ằ  

đang đ ng   v  trí nào, vai trò ra sau và s  tác đ ng c a mình đ n nhi u đ i tứ ở ị ự ộ ủ ế ề ố ượng s  nhẽ ư 

th  nào,…ế

S  n m b t thông tin giúp nhà qu n lý có th  ban hành nh ng quy t đ nh qu n lý màự ắ ắ ả ể ữ ế ị ả  

k t qu  mang l i s  đế ả ạ ẽ ược nh  mong mu n. Di n bi n c a các đ i tư ố ễ ế ủ ố ượng liên quan khi ban hành quy t đ nh nh  th  nào đã đế ị ư ế ược nhà qu n lý d  đoán s n nh  nh ng lu ng thông tinả ự ẵ ờ ữ ồ  

1.2.2. Trách nhi m c a nhà qu n lý đ i v i công tác qu n lý thông tin nh  th  nào? ệ ủ ả ố ớ ả ư ế

Các nhà qu n lý thông tin ngày càng nh n ra r ng thông tin chính là m t trong nh ngả ậ ằ ộ ữ  tài s n quý giá và đ t ti n c a nhà nả ắ ề ủ ước, t  đó h  có ý th c đừ ọ ứ ượ ự ầc s  c n thi t ph i chú ýế ả  nhi u h n n a cho vi c t  ch c và qu n lý thông tin trong tề ơ ữ ệ ổ ứ ả ương lai. Hay nói cách khác, trách nhi m c a nhà qu n lý đ i v i qu n lý thông tin chính là làm th  nào đ  có th  c iệ ủ ả ố ớ ả ế ể ể ả  

ti n và qu n lý thông tin có hi u qu ế ả ệ ả

Th  nh t ứ ấ , n m đắ ược giá tr  và chi phí đ u t  liên quan c a thông tin nh  là m t trongị ầ ư ủ ư ộ  

nh ng y u t  c  b n t o ra các quy t đ nh qu n lý h  tr  các m c tiêu ho t đ ng. Đ  cóữ ế ố ơ ả ạ ế ị ả ỗ ợ ụ ạ ộ ể  

được thông tin, t  ch c ph i m t bao nhiêu chi phí và thông tin thu v  có c n thi t hayổ ứ ả ấ ề ầ ế  không,  giá tr  c a nó đem l i cho ta là bao nhiêu. Có nh ng thông tin mà t  ch c ph i m tị ủ ạ ữ ổ ứ ả ấ  

r t nhi u công s c, ti n c a, th i gian đ  l y đấ ề ứ ề ủ ờ ể ấ ược nh ng khi đ a vào t ng quan chungư ư ổ   các 

lu ng thông tin hay  ng d ng th c t  thì hi u qu  đem l i r t th p. Nh  v y, nhà qu n lýồ ứ ụ ự ế ệ ả ạ ấ ấ ư ậ ả  

ph i đ a ra đả ư ược ác tiêu chu n c n thi t làm căn c  khi mu n thu th p m t thông tin nàoẩ ầ ế ứ ố ậ ộ  

đó, cũng nh  các phư ương pháp c n thi t nh m gi m thi u t i đa các chi phí b  ra đ  tìmầ ế ằ ả ể ố ỏ ể  

ki m. Xác đ nh đế ị ược chính xác, đ y đ  đâu là thông tin c n thi t cho ho t đ ng qu n lý.ầ ủ ầ ế ạ ộ ả

Th  hai, ứ  l p k  ho ch c  th  v  v n đ  qu n lý thông tin đ  c p dậ ế ạ ụ ể ề ấ ề ả ể ấ ưới bi t cách xácế  

đ nh nh ng m c tiêu c  th  cũng nh  ch  đ ng trong vi c tìm ki m. Thông tin nào là c nị ữ ụ ụ ể ư ủ ộ ệ ế ầ  thi t có th  đáp  ng các m c tiêu ho t đ ng, thông tin đó đã có nh ng t  li u hi n có hayế ể ứ ụ ạ ộ ữ ư ệ ệ  

ch a, trong quy trình ho t đ ng có ki m tra trư ạ ộ ể ước tiên xem thông tin đó đã có s n trong n iẵ ộ  

b  hay t  bên ngoài, ph i chi phí bao nhiêu đ  t o ra, đ  thu th p, l u tr  , ph  bi n và sộ ừ ả ể ạ ể ậ ư ữ ổ ế ử 

d ng thông tin,… Đ ng th i, chính nhà qu n lý ph i d  đoán đụ ồ ờ ả ả ự ược nh ng v n đ  có khữ ấ ề ả năng phát sinh trong tương lai đ  có đ nh hể ị ướng cho nhân viên thu th p, x  lý thông tin,ậ ử  tránh tình tr ng th  đ ng trong khâu chu n b , khi có chuy n phát sinh ngoài k  ho ch ho tạ ụ ộ ẩ ị ệ ế ạ ạ  

đ ng thì m i nghiên c  tìm phộ ớ ứ ương án tháo g  Có th  áp d ng nhi u cách t  ch  thu th pỡ ể ụ ề ổ ứ ậ  thông tin nh  ti p c n c  b n đ  nh n ra nhu c u c a thông tin, ti p c n c  b n trong vi cư ế ậ ơ ả ể ậ ầ ủ ế ậ ơ ả ệ  xây d ng m t k  ho ch chi n lự ộ ế ạ ế ược đ i v i nhà qu n lý thông tin hay cách k t h p vi c l pố ớ ả ế ợ ệ ậ  

k  ho ch thông tin chi n lế ạ ế ược v i vi c l p k  ho ch chớ ệ ậ ế ạ ương trình, cách th c và phứ ươ  ngpháp nh m l i d ng các h  th ng chung và kinh nghi m c a các t  ch c khác trong vi cằ ợ ụ ệ ố ệ ủ ổ ứ ệ  tri n khai các h  th ng.ể ệ ố

Th  ba ứ , không ch  l p k  ho ch qu n lý thông tin mà nhà qu n lý còn ph i nghĩ đ nỉ ậ ế ạ ả ả ả ế  

vi c chia s  thông tin. Nhi u nhà qu n lý v n có thói quen cho r ng thông tin mà mình n mệ ẻ ề ả ẫ ằ ắ  

gi  là quan tr ng, bí m t nên không chia s  cho nhi u ngữ ọ ậ ẻ ề ười nh ng h  không nghĩ r ng n uư ọ ằ ế  mình bi t cách chia s  thì s  có thêm nh ng thông tin m i và t t h n. Khi nhân viên th yế ẻ ẽ ữ ớ ố ơ ấ  

c p trên tin tấ ưởng nói cho mình bi t nhi u thông tin, h  s  c  g ng tích c c h n trong vi cế ề ọ ẽ ố ắ ự ơ ệ  tìm ki m thông tin m i đ  đáp  ng s  tin tế ớ ể ứ ự ưởng c a nhà qu n lý. Nhà qu n lý cũng ph iủ ả ả ả  

đ m b o r ng các thông tin thích h p có th  đả ả ằ ợ ể ược truy c p d  dàng đ i v i nhân viên c aậ ễ ố ớ ủ  mình; cung c p đ y đ  thông tin, các công c , các quy trình cho cá nhân riêng l  và các nhómấ ầ ủ ụ ẻ  làm vi c m t cách riêng r  hay t p th ệ ộ ẽ ậ ể

Đ c bi t, nhà qu n lý còn ph i chú ý công tác truy n tin gi a các b  ph n, c p trênặ ệ ả ả ề ữ ộ ậ ấ  

c p dấ ưới,… v i nhau nh  th  nào, có t t hay không?, n u có đi m ngh n thì nó n m   khâuớ ư ế ố ế ể ẽ ằ ở  nào?, và đ  nhi u c a các thông tin l u hành trong n i b  c  quan cũng ph i độ ễ ủ ư ộ ộ ơ ả ược quan tâm. Hay chính nhà qu n lý cũng ph i xem xet v n đ  truy n tin c a mình xu ng cho c p dả ả ấ ề ề ủ ố ấ ướ  i,

đ n gi n d  hi u hay ph c t p, nhân viên có th  hi u đ  làm theo không?,… Có nh  v y thìơ ả ễ ể ứ ạ ể ể ể ư ậ  

m i t o ra s  th ng nh t cũng nh  chu chuy n nhanh chóng c a các lu ng thông tin trongớ ạ ự ố ấ ư ể ủ ồ  

n i b  c  quan.ộ ộ ơ

Th  t , ứ ư  v n đ  l u tr  cũng nh  v n đ  h y b  thông tin nh  th  nào cũng c n đấ ề ư ữ ư ấ ề ủ ỏ ư ế ầ ượ  c

l u ý. Đ ng trên bình di n m t ngư ứ ệ ộ ười đi u hành thì chính nhà qu n lý ph i xác l p đề ả ả ậ ược các tiêu chí c n thi t trong vi c b o qu n, gìn gi  cũng nh  h y b  thông tin. Thông tin nào lúcầ ế ệ ả ả ữ ư ủ ỏ  này ch a c n thi t c n ph i l u tr  l i, thông tin nào không còn dùng đư ầ ế ầ ả ư ữ ạ ược n a nên h y b ,ữ ủ ỏ

… Vi c xác l p các tiêu chí l u tr  giúp tránh vi c tùy ti n khi x  lý thông tin, đôi khi nhânệ ậ ư ữ ệ ệ ử  

viên luôn t  cho mình cái quy n mu n gi  cái gì thì gi , mu n b  cái gì thì b , khi c p trênự ề ố ữ ữ ố ỏ ỏ ấ  

h i thì đ  l i cho v n đ  này v n đ  khác,… Tùy m i th i đi m mà thông tin có giá tr  khácỏ ổ ỗ ấ ề ấ ề ỗ ờ ể ị  nhau nên nhà qu n lý ph i có trách nhi m t  ch c vi c l u tr  cho có hi u qu ả ả ệ ổ ứ ệ ư ữ ệ ả

Th  năm ứ , t  ch c vi c s  d ng thông tin cho hi u qu  C  th  ph i thổ ứ ệ ử ụ ệ ả ụ ể ả ường xuyên 

đ t ra các câu h i nh : Đã ki m tra s  thích h p, tính chính xác và tính k p th i c a thông tinặ ỏ ư ể ự ợ ị ờ ủ  

đượ ử ục s  d ng trong ph m vi c a mình ch a? Có các c  h i đ  thu l i các chi phí thu th pạ ủ ư ơ ộ ể ạ ậ  

và x  lý thông tin không?. Ph i bi t cách đ a ra các quy t đ nh chi n lử ả ế ư ế ị ế ược đ  đáp  ng cácể ứ  nhu c u ho t đ ng c a qu n lý.ầ ạ ộ ủ ả

Th  sáu, ứ  th c hi n vi c ki m tra đánh giá vi c th c hi n công tác qu n lý thông tin.ự ệ ệ ể ệ ự ệ ả  

Vi c ki m tra đánh giá này không ch  th c hi n đ i v i các nhân viên mà ngay chính nhàệ ể ỉ ự ệ ố ớ  

qu n lý cũng ph i th c hi n v i chính mình nh m xem xét mình đã t  ch c qu n lý thôngả ả ự ệ ớ ằ ổ ứ ả  tin có hi u qu  ch a hay còn thi u sót, cách th c qu n lý đó có đem l i l i nhu n, s  tăngệ ả ư ế ứ ả ạ ợ ậ ự  

trưởng phát tri n c a t  ch c hay không,… n u ch a đ t hi u qu  thì ph i thay th  tìmể ủ ổ ứ ế ư ạ ệ ả ả ế  

và gây t n h i cho t  ch c.ổ ạ ổ ứ

­ Bước đ u thu th p thông tin đã có sai xót, vi c thu th p thông tin nhi u khi mangầ ậ ệ ậ ề  tính hình th c, đ i trà, l y m t vài đi m làm khái quát cho c  m t v n đ  Ví d : khi đi uứ ạ ấ ộ ể ả ộ ấ ề ụ ề  tra dân s , có m t s  ngố ộ ố ười ch  g i ngỉ ọ ười dân kê khai mà không c n đ  h  dân đ  đi u traầ ế ộ ể ề  

và xét l i làm cho nhi u k t qu  b  sai l ch nghiêm tr ng.ạ ề ế ả ị ệ ọ

­ Vi c phân tích x  lý thông tin ch a đ t hi u qua, m t ph n do năng l c c a ngệ ử ư ạ ệ ộ ầ ự ủ ườ  ilàm còn th p, m t ph n do k t qu  phân tích còn ph i ch u nhi u y u t  tác đ ng, liên quanấ ộ ầ ế ả ả ị ề ế ố ộ  

đ n nhi u m i quan h ,…ế ề ố ệ

­ Công tác t  ch c ch a th ng nh t v  cùng m t m i, ch a có s  ph i h p đ ng bổ ứ ư ố ấ ề ộ ố ư ự ố ợ ồ ộ 

gi a các c  quan nhà nữ ơ ước

­ Thi u s  h p tác c a nhà qu n lý và nhân viên.ế ự ợ ủ ả

­ Vi c t  ch c l u tr  thông tin cũng g p nhi u v n đ , nhi u thông tin quý nh ngệ ổ ứ ư ữ ặ ề ấ ề ề ư  

d  dàng b  m t đi,…ễ ị ấ

­ …

Nói tóm l i, vi c qu n lý thông tin là r t c n thi t và trách nhi m c a chính quy nạ ệ ả ấ ầ ế ệ ủ ề  càng l n h n khi mà công ngh  thông tin ngày càng phát tri n. hi u và n m b t đớ ơ ệ ể ể ắ ắ ược tình hình và đ  ra các gi i pháp đ  qu n lý thông tin là t i c n thi t cho các c  quan nhà nề ả ể ả ố ầ ế ơ ước

2. V n đ  t  ch c thông tin trong h  th ng qu n lý nhà nấ ề ổ ứ ệ ố ả ước

Thông tin là m t v n đ  quan tr ng trong t t c  h u h t các lĩnh v c nh t là thông tinộ ấ ề ọ ấ ả ầ ế ự ấ  trong qu n lý Hành chính nhà nả ước. Đây là m t v n đ  c n độ ấ ề ầ ược quan tâm, b i vì thông tinở  

nó không nh ng quan tr ng mà có th  nói r ng thông tin là s  quy t đ nh s ng còn cho cácữ ọ ể ằ ự ế ị ố  

c  quan t  ch c trong th i đ i k  thu t công ngh  phát tri n nh  hi n nay. Tuy nhiên, cóơ ổ ứ ờ ạ ỹ ậ ệ ể ư ệ  thông tin thì ch a đ , có thông tin mà không bi t cách ch n l c, không bi t cách s  d ngư ủ ế ọ ọ ế ử ụ  thông tin thì thông tin đó cũng s  b  nhi u ho c không s  d ng đẽ ị ễ ặ ử ụ ược. Chính vì v y vi cậ ệ  

ch n l c và x  lý thông tin là m t v n đ , nh ng t  ch c đọ ọ ử ộ ấ ề ư ổ ứ ược thông tin đ  s  d ng m tể ử ụ ộ  cách hi u qu  l i là vi c khác. Đây là v n đ  c a m i cá nhân, c  quan t  ch c, đ c bi t làệ ả ạ ệ ấ ề ủ ọ ơ ổ ứ ặ ệ  các c  quan qu n lý Hành chính Nhà nơ ả ước. Thông tin là r t c n thi t cho quá trình làm vi c,ấ ầ ế ệ  

đ c bi t quá trình qu n lý nhà nặ ệ ả ước

Đ  có th  t  ch c và s  d ng thông tin hi u qu  chúng ta c n hi u bi t m t s  v nể ể ổ ứ ử ụ ệ ả ầ ể ế ộ ố ấ  

đ  c a thông tin nh t là t m quan tr ng c a nó, sau đó chúng ta m i có cách nhìn nh n, tề ủ ấ ầ ọ ủ ớ ậ ổ 

ch c s  d ng thông tin m t cách hi u qu  h n.   đây ta s  đi vào tìm hi u sâu h n nh ngứ ử ụ ộ ệ ả ơ Ở ẽ ể ơ ữ  cách t  ch c thông tin trong lĩnh v c qu n lý Hành chính Nhà nổ ứ ự ả ước

2.1. Vai tro cua thông tin trong quan ly Nha ǹ ̉ ̉ ́ ̀ ươ ć

Môṭ bô phân rât quan trong cua thông tin quan ly la thông tin phuc vu trong linh v c̣ ̣ ́ ̣ ̉ ̉ ́ ̀ ̣ ̣ ̃ ự  quan ly nha n̉ ́ ̀ ươc. Quan ly nha ń ̉ ́ ̀ ươc la môt qua trinh ma theo đo nǵ ̀ ̣ ́ ̀ ̀ ́ ươi quan ly bao đam cac̀ ̉ ́ ̉ ̉ ́ tai nguyên co săn đ̀ ́ ̃ ượ ửc s  dung thât s  co hiêu qua đê đat đ̣ ̣ ự ́ ̣ ̉ ̉ ̣ ược muc đich trong cac c  quaṇ ́ ́ ơ  nha ǹ ươc. Thông tin trong quan ly nha ń ̉ ́ ̀ ươc th́ ương la nh ng c  s  khoa hoc đam bao tinh̀ ̀ ữ ơ ở ̣ ̉ ̉ ́  phap ly,th c hiên đung đ́ ́ ự ̣ ́ ương lôi, chinh sach, bao đam tinh hiêu qua cho quyêt đinh quan lỳ ́ ́ ́ ̉ ̉ ́ ̣ ̉ ́ ̣ ̉ ́ nha ǹ ươc. Thông tin cang đây đu, đ́ ̀ ̀ ̉ ược thu thâp va quan ly va x  ly môt cach khoa hoc, kip̣ ̀ ̉ ́ ̀ ử ́ ̣ ́ ̣ ̣  

th i chinh v i đây đu moi yêu tô liên quan. Thông thờ ́ ớ ̀ ̉ ̣ ́ ́ ương chinh phu cung câp thông tin quà ́ ̉ ́  cac hinh th c thông cao cua chinh phu, qua bao chi, cac ph́ ̀ ứ ́ ̉ ́ ̉ ́ ́ ́ ương tiên phat thanh truyên hinh vạ ́ ̀ ̀ ̀ môt sô hinh th c khac.̣ ́ ̀ ứ ́

2.2. Nhu câu cua thông tin trong quan ly nha ǹ ̉ ̉ ́ ̀ ươ ć

Trong môt c  quan hanh chinh co bôn m c đô hoat dông: chiên ḷ ơ ̀ ́ ́ ́ ứ ̣ ̣ ̣ ́ ược, sach ĺ ược, tać nghiêp va th a hanh.̣ ̀ ừ ̀

Nha quan ly chiên l̀ ̉ ́ ́ ược xac đinh cac chiên ĺ ̣ ́ ́ ược dai han đăt ra cac muc tiêu cua tô ch c̀ ̣ ̣ ́ ̣ ̉ ̉ ư  ́

va đ̀ ương lôi nhât quan muc tiêu đò ́ ́ ́ ̣ ́

Nha quan ly   m c đô sach l̀ ̉ ́ở ứ ̣ ́ ược chiu trach nhiêm th c hiên cac muc tiêu va đ̣ ́ ̣ ự ̣ ́ ̣ ̀ ương lôì ́ 

do m c chiên lứ ́ ược ân đinh́ ̣

Nha quan ly   m c tac nghiêp hoan thanh cac nhiêm vu do nha quan ly   m c đô sach̀ ̉ ́ở ứ ́ ̣ ̀ ̀ ́ ̣ ̣ ̀ ̉ ́ở ứ ̣ ́  

lược ân đinh ra.́ ̣

2.3. Đăc tr ng cua thông tin trong pham vi khu v c nha n ̣ ư ̉ ̣ ự ̀ ươ ć

Thông tin la tai san cua Chinh phu co gia tri liên tuc nhât, viêc tao ra tim kiêm, x  ly săp̀ ̀ ̉ ̉ ́ ̉ ́ ́ ̣ ̣ ́ ̣ ̣ ̀ ́ ử ́ ́ xêp va l u tr  phô biên thông tin la rât tôn kem nên thông tin phai đ́ ̀ ư ữ ̉ ́ ̀ ́ ́ ́ ̉ ược quan ly va săp xêp̉ ́ ̀ ́ ́ môt cach khoa hoc. Thông tin la loai tai san giup can bô công ch c co kha năng th c hiêṇ ́ ̣ ̀ ̣ ̀ ̉ ́ ́ ̣ ứ ́ ̉ ự ̣  

được cac hoat đông quan ly nha ń ̣ ̣ ̉ ́ ̀ ươc nh  ra quyêt đinh, cung câp dich vu hanh chinh. Thônǵ ư ́ ̣ ́ ̣ ̣ ̀ ́  tin cua Chinh phu rât phong phu va đa dang t  nhiêu nguôn khac nhau phuc vu cho nhiêu tâng̉ ́ ̉ ́ ́ ̀ ̣ ừ ̀ ̀ ́ ̣ ̣ ̀ ̀  

l p chinh tri khac nhau.ớ ́ ̣ ́

Trong khi thông tin được giao cho cac công ch c thi nha ń ứ ̀ ̀ ươc lai quan thi quyên ś ̣ ̉ ̀ ̀ ở 

h u thông tin lai thuôc Chinh phu; Không giông nh  cac tai san khac thông tin không bi suyữ ̣ ̣ ́ ̉ ́ ư ́ ̀ ̉ ́ ̣  kiêt trong qua trinh s  dung, ma gia tri cua no đ̣ ́ ̀ ử ̣ ̀ ́ ̣ ̉ ́ ược tăng lên khi được chia se.̉

Kha năng săn va khả ̃ ̀ ̉  năng co thê truy câp vao thông tin cua Chinh phu la môt yêu tô ć ̉ ̣ ̀ ̉ ́ ̉ ̀ ̣ ́ ́ ơ ban đê phat triên cac chinh sach cua nha n̉ ̉ ́ ̉ ́ ́ ́ ̉ ̀ ươc; thông tin cua Chinh phu bao gôm tât ca, t  cać ̉ ́ ̉ ̀ ́ ̉ ừ ́ ban nhap cho t i cac phiên ban cuôi cung, d̉ ́ ớ ́ ̉ ́ ̀ ươi dang điên t  hay không phai điên t  ­ baó ̣ ̣ ử ̉ ̣ ử  gôm th  t , ban ghi nh , sach v , tai liêu h̀ ư ừ ̉ ớ ́ ở ̀ ̣ ương dân, cac kê hoach, ban đô, c  s  d  liêu, th́ ̃ ́ ́ ̣ ̉ ̀ ơ ở ữ ̣ ư điên t , cac ban ve, san phâm nghe nhin, microfilm,…;̣ ử ́ ̉ ̃ ̉ ̉ ̀

Trong môi trương dich vu nha ǹ ̣ ̣ ̀ ươ   hiên nay, kha năng th c hiên cac quyên han cuać ̣ ̉ ự ̣ ́ ̀ ̣ ̉  cac nha quan ly va tô ch c tôt bô may Hanh chinh la yêu tô sông con nên đoi hoi phai co ś ̀ ̉ ́ ̀ ̉ ứ ́ ̣ ́ ̀ ́ ̀ ́ ́ ́ ̀ ̀ ̉ ̉ ́ ự truy câp kip th ị̀ ̣ ơ   thông tin phuc vu viêc ra quyêt đinh.̣ ̣ ̣ ́ ̣

2.4. Thông tin công

Đên nay trong linh v c hanh chinh công, khai niêm thông tin công chu yêu đ́ ̃ ự ̀ ́ ́ ̣ ̉ ́ ược đê câp̀ ̣  đên trong Luât Tiêp cân thông tin cua Chinh phu, Luât t  do thông tin va môt sô văn ban phaṕ ̣ ́ ̣ ̉ ́ ̉ ̣ ự ̀ ̣ ́ ̉ ́ luât khac. “Thông tin công la bât c  loai tai liêu nao liên quan t i hanh chinh, cac hoat đông̣ ́ ̀ ́ ứ ̣ ̀ ̣ ̀ ớ ̀ ́ ́ ̣ ̣  hoăc cac quyêt đinh cua môt c  quan hanh chinh nao đo”. Nǵ ́ ̣ ̉ ̣ ơ ̀ ́ ̀ ́ ươi dân co quyên tiêp cân cac̀ ́ ̀ ́ ̣ ́ thông tin công cua cac c  quan, công ty nha n̉ ́ ơ ̀ ươc hoăc tô ch c chinh quyên đia ph́ ̣ ̉ ứ ́ ̀ ̣ ương trư ̀khi viêc tiêt lô đo anh ḥ ́ ̣ ́ ̉ ưởng đên bi mât nha ń ́ ̣ ̀ ươc va an ninh quôc gia cung nh  l i ich h ṕ ̀ ́ ̃ ư ợ ́ ợ  phap cua cac nhân khac.́ ̉ ́ ́

Nhin t  goc đô ng̀ ừ ́ ̣ ươi thu h̀ ̣ ưởng, thông tin công la tât ca nh ng thông tin liên quan đêǹ ́ ̉ ữ ́ hoat đông quan ly cua nha ṇ ̣ ̉ ́ ̉ ̀ ươc, bao gôm cac văn ban quy pham phap luât, quy đinh, chinh́ ̀ ́ ̉ ̣ ́ ̣ ̣ ́  sach, ch́ ương trinh cua nha ǹ ̉ ̀ ươc, cac c  s  d  liêu quôc gia…ma nǵ ́ ơ ở ữ ̣ ́ ̀ ươi dân đ̀ ược phep tiêṕ ́ cân va co quyên truy xuât.̣ ̀ ́ ̀ ́

2.5. Quan ly thông tin trong hoat đông quan ly Hành chính Nhà n ̉ ́ ̣ ̣ ̉ ́ ươ ć

2.5.1. S  cân thiêt phai quan ly thông tin công ự ̀ ́ ̉ ̉ ́

Cac nhá ̀ quan ly nhân ra răng thông tin công la môt tai san quy gia va đăt tiên nhât cuả ́ ̣ ̀ ̀ ̣ ̀ ̉ ́ ́ ̀ ́ ̀ ́ ̉  Chinh phu. Tô ch c va quan ly thông tin la viêc ap dung cac nguyên ly va th c tiên quan lý ̉ ̉ ứ ̀ ̉ ́ ̀ ̣ ́ ̣ ́ ́ ̀ ự ̃ ̉ ́ chu trinh sông c  ban cho thông tin. No bao gôm s  kêt h p viêc tô ch c va quan ly cac công̀ ́ ơ ̉ ́ ̀ ự ́ ợ ̣ ̉ ứ ̀ ̉ ́ ́  nghê va cac hê thông, cac dich vu, nhân s  va tai chinh.̣ ̀ ́ ̣ ́ ́ ̣ ̣ ự ̀ ̀ ́

Môt hê thông thông tin tôt se đam bao cho viêc hoat đông hiêu qua va ôn đinh cua toaṇ ̣ ́ ́ ̃ ̉ ̉ ̣ ̣ ̣ ̣ ̉ ̀ ̉ ̣ ̉ ̀ 

bô hê thông nha ṇ ̣ ́ ̀ ươ ưc t  Trung ́ ̀ ương xuông đên đia ph́ ́ ̣ ương được đông bô hoa, nhip nhang̀ ̣ ́ ̣ ̀  hoat đông co hiêu qua.̣ ̣ ́ ̣ ̉

Đê xây d ng đ̉ ự ược môt hê thông nh  vây ta co thê th c hiên môt sô ḥ ̣ ́ ư ̣ ́ ̉ ự ̣ ̣ ́ ương sau:́

 H ươ ng th  nhât́ ứ ́, thuân tuy ky thuât ­ công nghê v i s  tham gia cua cac̀ ́ ̃ ̣ ̣ ơ ự́ ̉ ́  chuyên gia điêu khiên hoc va cac chuyên gia khac trong linh v c may tinh điên t  va tin hoc.̀ ̉ ̣ ̀ ́ ́ ̃ ự ́ ́ ̣ ử ̀ ̣

 H ươ ng th  haí ứ , mang tinh quan ly tr c tiêp ­ bao gôm viêc tiêu chuân hoa va đ ń ̉ ́ ự ́ ̀ ̣ ̉ ́ ̀ ơ  nhât hoa thông tin quan ly. Tin hoc nh  la công nghê t  đông hoa m i đê thú ́ ̉ ́ ̣ ư ̀ ̣ ự ̣ ́ ớ ̉   thâp, chuyên, x̣ ̉ ử 

ly d a trên cac thiêt bi ngoai vi va cac thiêt bi ngoai vi m i nhât.́ ự ́ ́ ̣ ̣ ̀ ́ ́ ̣ ̣ ớ ́

 H ươ ng th  bá ứ , được xac đinh b i phat triên đao tao nghiêp vu va tâm ly đôi v i đôí ̣ ở ́ ̉ ̀ ̣ ̣ ̣ ̀ ́ ́ ớ ̣  ngu can bô quan ly. Nhân viên, can bô phai biêt s  dung may tinh đê ho lam viêc trong môĩ ́ ̣ ̉ ́ ́ ̣ ̉ ́ ử ̣ ́ ́ ̉ ̣ ̀ ̣  

trương x  ly thông tin băng may tinh.̀ ử ́ ̀ ́ ́

 Hươ ng th  t́ ư ư, liên  quan ly đên thông tin trong quan ly nha ń ̉ ́ ́ ̉ ́ ̀ ươc co đăc điêm phaṕ ́ ̣ ̉ ́ luât, d a trên cac quy pham phap luât va tḥ ự ́ ̣ ́ ̣ ̀ ương đ̀ ược dung lam c  s  phap ly cho viêc baǹ ̀ ơ ở ́ ́ ̣  hanh cac quyêt đinh quan ly.̀ ́ ́ ̣ ̉ ́

2.5.2. Cach th c quan ly trong hoat đông quan ly nha ń ứ ̉ ́ ̣ ̣ ̉ ́ ̀ ươ ć

Môi ngay co rât nhiêu luông d  liêu thông tin manh me, dôn dâp d a vao vô van nh ng̃ ̀ ́ ́ ̀ ̀ ữ ̣ ̣ ̃ ̀ ̣ ư ̀ ̀ ư  ̃chiêc may tinh, điên thoai, ban lam viêc cua nhá ́ ́ ̣ ̣ ̀ ̀ ̣ ̉ ̀  quan ly, đoi hoi phai biêt nhân va chon loc̉ ́ ̀ ̉ ̉ ́ ̣ ̀ ̣ ̣  thông tin co ich, co gia tri đê ra quyêt đinh́ ́ ́ ́ ̣ ̉ ́ ̣

Khi l a chon cac công cu thông tin cân l a chon lam sao cho phu h p v i kha năng vaự ̣ ́ ̣ ̀ ự ̣ ̀ ̀ ợ ớ ̉ ̀ nhu câu th c tê, quy trinh hoat đông cua c̀ ự ́ ̀ ̣ ̣ ̉ ơ  quan ly nha n̉ ́ ̀ ươc.́

Vi du: Nêu môt ć ̣ ́ ̣ ơ  quan ly co nhiêu phong ban, bô phân va tât ca đêu co nhu câu s̉ ́ ́ ̀ ̣ ̣ ̀ ́ ̉ ̀ ́ ̀ ử dung may in, may fax,  se thât s  lang phi, tôn kem không cân thiêt nêu trang bi riêng cho tâṭ ́ ́ ̃ ̣ ự ̃ ́ ́ ́ ̀ ́ ́ ̣ ́ 

ca may tinh cac may in, may fax,  Môt giai phap đ a ra la b n có th  l p m t m ng c c b̉ ́ ́ ́ ́ ́ ̣ ̉ ́ ư ̀ ạ ể ậ ộ ạ ụ ộ (mang LAN) và chia s  nh ng thi t b  dùng chung nh  máy in, máy fax.̣ ẻ ữ ế ị ư

Xét m t cách t ng th  c a ho t đ ng qu n lý nhà n ộ ổ ể ủ ạ ộ ả ướ c, h  th ng thông tin ph c ệ ố ụ  

v  qu n lý hành chính nhà n ụ ả ướ c đ ượ c th  hi n   3 tuy n chính ể ệ ở ế

 Tuy n t ng th ế ổ ể: qu n lý nhà n c trên ph m vi qu c gia. Đây là h  th ng chungả ướ ạ ố ệ ố  

nh t và bao trùm kh p c  nấ ắ ả ước hình thành m ng lạ ưới dày đ c đ m b o phuc v  đặ ả ả ụ ược đ nế  

nh ng mi n xa c a t  qu c.ữ ề ủ ổ ố

­ Yêu câu:̀

+ H  th ng thông tin ph c v  qu n lý nhà nệ ố ụ ụ ả ước ph i đ m b o tính h  th ng thôngả ả ả ệ ố  

su t t  trung ấ ừ ương t i c  s ớ ơ ở

+ Đ m b o tính chuyên sâu c a t ng lĩnh v c qu n lý cũng nh  c a t ng c p qu n lýả ả ủ ừ ự ả ư ủ ừ ấ ả  

c  th ụ ể

+ H  th ng thông tin toàn qu c bao g m t  chính ph  đ n các đ a phệ ố ố ồ ừ ủ ế ị ương, b  ngành.ộ

­ Ch c năng: ứ  đ m b o m i quan h  và liên l c v  thông tin thông su t, th ng nh tả ả ố ệ ạ ề ố ố ấ  đông bô trên.̀ ̣

 Tuy n theo lĩnh v c: ế ự  qu n lý nhà nả ước theo ngành

Tuy n này nh m ph c v  đúng theo đ i tế ằ ụ ụ ố ượng nâng cao được ch t lấ ượng ph c vụ ụ theo yêu c u và đ c thù c a t ng ngành.ầ ặ ủ ừ

Ví d : ngành y t  có h  th ng riêng, ngành công ngh  thông tin có h  th ng riêng hayụ ế ệ ố ệ ệ ố  ngành giáo d c,…ụ

 Tuy n theo lãnh th : ế ổ  qu n lý nhà nả ước theo đ a phị ương. Tùy t ng đ a phừ ị ương và 

đ c thù c a t ng vùng mà m i đ a phặ ủ ừ ỗ ị ương có m i tuy n khác nhau.ỗ ế

Ví d : Hà N i và H  Chí Minh có h  th ng dày đ c còn các t nh nh  Daknong hayụ ộ ồ ệ ố ặ ỉ ư  Lâm Đ ng thì có h  th ng th a h n,…ồ ệ ố ư ơ     

Yêu c u: ầ

H  th ng thông tin ph c v  qu n lý nhà nệ ố ụ ụ ả ước ph i đ m b o tính h  th ng thông su tả ả ả ệ ố ấ  

t  trung ừ ương t i c  s  đây là c  s  t t y u và không th  thi u c a ngành nh m không bớ ơ ở ơ ở ấ ế ể ế ủ ằ ị dán đo n hay gây t n th t cho đ t nạ ổ ấ ấ ước và người dân

Đ m b o tính chuyên sâu c a t ng lĩnh v c qu n lý cũng nh  c a t ng c p qu n lýả ả ủ ừ ự ả ư ủ ừ ấ ả  

c  th  Đi u này giúp nâng cao h n ch t lụ ể ề ơ ấ ượng d ch v  và s  chuyên nghi p h n trongị ụ ự ệ ơ  ngành.        

H  th ng thông tin toàn qu c bao g m t  chính ph  đ n các đ a ph ệ ố ố ồ ừ ủ ế ị ươ ng, b  ngành ộ

Ch c năng:ứ  đ m b o m i quan h  và liên l c v  thông tin thông su t, th ng nh tả ả ố ệ ạ ề ố ố ấ  

đ ng b  trên c  nồ ộ ả ước

Vai trò:

­ Là ngân hàng d  li u v  pháp lu t, văn b n quy ph m c a nhà nữ ệ ề ậ ả ạ ủ ước

­ Là trung tâm c a qu n lý, Cung c p và đáp  ng m i nhu c u v  thông tin, t o c  sủ ả ấ ứ ọ ầ ề ạ ơ ở 

ch t ch , nghiêm túc cho vi c ban hành nh ng quy đ nh pháp lý mang tính khoa h c.ặ ẽ ệ ữ ị ọ

Nhi m v :ệ ụ

­ Truy n nh n thông tin.ề ậ

­ Truy n thông tin ch  đ o.ề ỉ ạ        

­ Truy n thông tin báo cáo.ề

H  th ng thông tin ph c v  nhu c u qu n lý c a các đ a ph ệ ố ụ ụ ầ ả ủ ị ươ ng.

Ch c năng:ứ

­ Ph c v  nhu c u qu n lý đ a phụ ụ ầ ả ị ương

­ Tham gia tr c ti p vào quá trình qu n lý nhà nự ế ả ước

Yêu câu:̀

­ Đ m b o tính th ng nh t, t p trung c a nhà nả ả ố ấ ậ ủ ướ ừc t  trung ương t i đ a phớ ị ương

­ Ph i bi t k t h p, phát huy tính năng đ ng sáng t o bên c nh tính t  ch , truy nả ế ế ợ ộ ạ ạ ự ủ ề  

th ng c a t ng đ a phố ủ ừ ị ương trong khuân kh  pháp lu t nhà nổ ậ ước quy đ nh.ị

H  th ng thông tin ph c v  nhu c u qu n lý c a các đ a ph ệ ố ụ ụ ầ ả ủ ị ươ ng g m: ồ

Các trung tâm thông tin thu c t nh, thành ph ộ ỉ ố

Các thành ph n trong h  th ng n m   các qu n, huy n, th  xã.ầ ệ ố ằ ở ậ ệ ị

H  th ng thông tin ph c v  nhu c u qu n lý nhà nệ ố ụ ụ ầ ả ướ ủc c a các b , ngành.ộ

V y, v n đ  t  ch c thông tin trong qu n lý hành chính Nhà nậ ấ ề ổ ứ ả ước không kém ph nầ  quan tr ng mà còn quan tr ng h n khi s  d ng và qu n lý thông tin. Vi c t  ch c thông tinọ ọ ơ ử ụ ả ệ ổ ứ  

đã mang l i nhi u l i ích thi t th c và hi u qu  đ m b o thông tin xuyên su t trong quáạ ề ợ ế ự ệ ả ả ả ố  trình ho t đ ng. Đây cũng là v n đ  quy t đ nh cho nh ng quy t đ nh qu n lý.ạ ộ ấ ề ế ị ữ ế ị ả

3. Hệ th ng thông tin  ng d ng   Vi t Nam. Liên h  th c t ố ứ ụ ở ệ ệ ự ế

Cùng v i s  phát tri n c a khoa h c kĩ thu t cũng nh  nh ng đòi h i c a đ i s ngớ ự ể ủ ọ ậ ư ữ ỏ ủ ờ ố  con người, các h  th ng thông tin  ng d ng đệ ố ứ ụ ược ph  bi n r ng rãi trên kh p th  gi i vàổ ế ộ ắ ế ớ  

Vi t Nam cũng không n m ngoài xu hệ ằ ướng đó. Hi n nay có m t s  h  th ng thông tin đangệ ộ ố ệ ố  

đượ ức  ng d ng   nụ ở ước ta, ph c v  tích c c cho m i m t ho t đ ng c a các cá nhân, tụ ụ ự ọ ặ ạ ộ ủ ổ 

ch c, đ c bi t là trong ho t đ ng qu n lý. Có th  k  đ n m t s  h  th ng thông tin qu n lýứ ặ ệ ạ ộ ả ể ể ế ộ ố ệ ố ả  

s  d ng có th  nhìn th y ngay trên danh sách m i nh p, và giao di n l i quay l i ch  đử ụ ể ấ ớ ậ ệ ạ ạ ế ộ 

s n sàng cho cán b  văn th  l u tr  có th  nh p ti p công văn.ẵ ộ ư ư ữ ể ậ ế

Mô hình ph n m m qu n lý công vănầ ề ả

Quy mô h  th ng: ệ ố

M ng n i b  trong c  quan,cho phép t t c  các đ n v  ch c năng tham gia s  d ng,ạ ộ ộ ơ ấ ả ơ ị ứ ử ụ  phân quy n s  d ng theo ch c năng:ề ử ụ ứ

    Quy n c p nh t d  li u(cho các đ n v  ch c năng);ề ậ ậ ữ ệ ơ ị ứ

    Quy n x  lý/ gi i quy t theo ch c năng( cho các đ n v  ch c năng);ề ử ả ế ứ ơ ị ứ

    Quy n khai thác, tìm ki m (cho t t c  m i ngề ế ấ ả ọ ười);

    Quy n b o m t (cho lãnh đ o);ề ả ậ ạ

    Quy n theo dõi, x  lý, báo cáo t ng h p (cho lãnh đ o).ề ử ổ ợ ạ

M t s  tính năng c a ộ ố ủ   h  th ng ph n m m qu n lý công văn nh : ệ ố ầ ề ả ư

    Qu n lý h  th ng công văn đi ­ đ n trong ho t đ ngả ệ ố ế ạ ộ   h ng ngày c a c  quan.ằ ủ ơ

    Theo dõi quá trình x  lý, gi i quy t công văn, do các đ n v  ch c năng các cáử ả ế ơ ị ứ  nhân th c hi n.ự ệ

    Cung c p kh  năng khai thác,tìm ki m công văn theo các tiêu chí (tên lo i,th iấ ả ế ạ ờ  gian, v n đ , đ n v  g i/nh n) ho c theo n i dung trong trích y u;ấ ề ơ ị ử ậ ặ ộ ế

    Cung c p báo cáo th ng kê, t ng h p tình hình gi i quy t công vi c thong quaấ ố ổ ợ ả ế ệ  

Vi c xây d ng h  th ng qu n lý công văn đ m b o: ệ ự ệ ố ả ả ả

    T  đ ng hóa các nghi p v  văn phòng: n i dung và lu ng công văn, công vi c.ự ộ ệ ụ ộ ồ ệ

    Gi m chi phí đ u t  qu n lý công vi c, h  s , tài li u cho công ty.ả ầ ư ả ệ ồ ơ ệ

    B o m t: công vi c văn b n trên h  th ng thông tin.ả ậ ệ ả ệ ố

    Qu n lý: Theo dõi các quá trình x  lý công văn công vi c.ả ử ệ

    Trong th c t , c  nự ế ả ước đã có r t nhi u UBND nh  UBND t nh Cà Mau đang sấ ề ư ỉ ử 

d ng h  thông ph n m m qu n lý công văn.ụ ệ ầ ề ả

    Chính Ph  cũng s  d ng ph n m m h  th ng này đ  qu n lý công văn trongủ ử ụ ầ ề ệ ố ể ả  lĩnh v c ho t đ ng c a mình.ự ạ ộ ủ

3.2. H  th ng trang thông tin đi n t  c a c  quan (Web n i b ) ệ ố ệ ử ủ ơ ộ ộ

Tính năng chung: Là h  th ng k t n i ho t đông c  quan, cung c p thông tin, là côngệ ố ế ố ạ ơ ấ  

c  trao đ i/chia s  thông tin trong ho t đ ng c a c  quan.ụ ổ ẻ ạ ộ ủ ơ