Chính vì lẽ đó, chúng tôi xin viết về đề tài “Một số vấn đề Thông tin trong quản lý Hành chính nhà nước - thực trạng và giải pháp” nhằm tìm hiểu và đưa ra những nhận xét đúng đắn hơn, mộ
Trang 1HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH
-BÀI TIỂU LUẬN
MÔN: THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC
Trang 2MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU 3
NỘI DUNG 5
I NHẬN BIẾT VẤN ĐỀ 6
II GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ 7
1 Trách nhiệm của nhà quản lý đối với thông tin 8
2 Vấn đề tổ chức thông tin trong hệ thống quản lý nhà nước 12
3 Hệ thống thông tin ứng dụng ở Việt Nam Liên hệ thực tế 17
4 Tính chất của thông tin, liên hệ thực tế 23
5 Hải quan điện tử 27
III KẾT LUẬN 35
TÀI LIỆU THAM KHẢO 37
Trang 3LỜI NÓI ĐẦU
Trong tất cả các chính sách phát triển đất nước thì chính sách phát triển thông tin là mộtchính sách mang tầm quan trọng chiến lược hàng đầu của Đảng và Nhà nước ta Một trongnhững chính sách phát triển thông tin nói chung thì chính sách phát triển ứng dụng công nghệthông tin và quản lý thông tin được coi là quan trọng nhất Vì đây là chính sách phát triển kinh
tế cho công cuộc công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước nhằm đưa nước ta từ một nước nôngnghiệp nghèo lạc hậu trở thành một cường quốc hiện đại cả về mặt công nghệ lẫn một nền trithức tiên tiến
Thực trạng công nghệ thông tin hiện nay đang còn nhiều bất cập, cần có những phươnghướng giải pháp đưa ra để nâng cao chất lượng đào tạo mà chính sách của Đảng và Nhà nước làphương hướng giải quyết hàng đầu cho thông tin và truyền thông Tuy nhiên, những chính sáchcủa Đảng và Nhà nước đưa ra đã phù hợp và sát với thực tiễn hay chưa? Có mang lại hiệu quảcho kinh tế xã hội phát triển hay không? Có được người dân và giới doanh nghiệp ủng hộ haykhông? Đó lại là một chuyện, một vấn đề khác
Chính vì lẽ đó, chúng tôi xin viết về đề tài “Một số vấn đề Thông tin trong quản lý
Hành chính nhà nước - thực trạng và giải pháp” nhằm tìm hiểu và đưa ra những nhận xét
đúng đắn hơn, một cách nhìn sâu rộng hơn về vấn đề này nhằm góp phần vào công cuộc xâydựng và bảo vệ tổ quốc nói chung, chính sách phát triển công nghệ thông tin, quản lý thông tinnói riêng Và cụ thể hơn nữa là các vấn đề chính sau:
- Trách nhiệm của nhà quản lý đối với vấn đề thông tin;
- Vấn đề tổ chức thông tin trong quản lý hành chính nhà nước;
- Một số hệ thống thông tin ứng dụng ở Việt Nam;
- Tính chất của thông tin trong quản lý;
- Khai thuế hải quan điện tử
Chính sách phát triển thông tin trong quản lý hành chính nhà nước, mà nhất là hải quanđiện tử đã và đang góp phần vào mục tiêu phát triển đất nước, xây dựng một tổ quốc xã hội chủnghĩa dân giàu nước mạnh xã hội công bằng dân chủ văn minh - một xã hội của nền tri thứctiên tiến và hiện đại
Đây không phải là một chính sác mới mẻ, tuy nhiên cũng có nhiều vấn đề khó khăn phátsinh trong lúc giải quyết, bên cạnh đó xã hội luôn luôn vận động và phát triển nên chính sách
Trang 4cũng như nền công nghệ thông tin luôn thay đổi, vì vậy, khi phân tích không thể bỏ qua sai sót,kính mong quý giảng viên và bạn đọc có những đóng góp để cho bài viết được hoàn thiện hơn
Xin chân thành cảm ơn!
Nhóm thực hiện:
Nhóm 5
Trang 5NỘI DUNG
Trải qua các giai đoạn lịch sử đấu tranh giải phóng dân tộc, xây dựng xã hội chủ nghĩa,thống nhất đất nước và phát triển kinh tế xã hội, cũng như nhiều lĩnh vực khác, ngành Côngnghệ thông tin Việt Nam cũng đã có những đóng góp to lớn trong sự nghiệp công nghiệp hóahiện đại hóa đất nước
Từ sau thời kỳ "Đổi mới", hệ thống thông tin Việt Nam đã có nhiều thay đổi Máy tính,các loại máy copy, máy in, được đưa vào sử dụng ngày càng nhiều Mạng internet hầu như đãbao phủ khắp cả nước Khả năng tiếp cận của người dân đối với mạng lưới công nghệ thông tinngày càng cao Và thực tế đã cho thấy sự phát triển chóng mặt của ngành Công nghệ thông tintrong những năm gần đây đã tạo ra những điều kiện cơ bản cho việc nắm bắt và truyền đạt,quản lý thông tin một cách rõ ràng, nhanh chóng, khoảng cách giữa con người với con người,giữa các vùng miền dường như ngắn lại Chính phủ nước ta cũng đang trên con đường chuyểnmình để trở thành một chính phủ điện tử hiện đại trong tương lai, từ phương thức hoạt độngtruyền thống sang ứng dụng các thành tựu của công nghệ thông tin, công việc ngày càng giảiquyết nhanh hơn
Việc thực hiện chủ trương ứng dụng công nghệ thông tin trong mấy năm qua cũng đãthu được nhiều kết quả nhất định Đó là việc huy động được các nguồn lực tài chính cho việcứng dụng công nghệ thông tin; là sự đa dạng hoá các loại hình dịch vụ truyền đạt và lưu trữthông tin; đặc biệt là đã phát huy được tính chủ động, sáng tạo của các địa phương, các ngành,các đoàn thể xã hội và toàn thể nhân dân tham gia vào nhiệm vụ cải cách hành chính Yếu tốcon người là then chốt đã được đưa lên hàng đầu
Tuy nhiên, hoạt động của việc ứng dụng công nghệ thông tin cho các cơ quan nhà nước
ở nhiều nơi, nhiều lúc còn chưa được như mong muốn; các thiết bị hay phương tiện hỗ trợ tiếpcận thông tin hành chính chưa đáp ứng được nhu cầu và yêu cầu của người dân, đặc biệt đốivới các vùng sâu và vùng xa Ngoài nguyên nhân cơ bản là mức đầu tư kinh phí cho hạ tầng vàtrang thiết bị chưa đảm bảo, còn mang nặng tính hình thức hay trình độ tham gia ứng dụngcông nghệ thông tin của nhiều cán bộ chưa tốt, việc tập huấn hướng dẫn sử dụng chưa đầyđủ, Có lúc, có nơi nhận thức chưa đúng, chưa đầy đủ về bản chất và nội dung của xã hộihoá trong công tác chỉ đạo, điều hành ứng dụng công nghệ thông tin trong các cơ quan hành
Trang 6chính Vẫn còn một bộ phận nhân dân và lãnh đạo hiểu ứng dụng công nghệ thông tin đơn giản
chỉ là sự thay đổi về hình thức hoạt động.
Việc nghiên cứu thực trạng và thay đổi quy trình làm việc cũng như ứng dụng công nghệthông tin để nắm bắt, xử lý, truyền đạt và quản lý thông tin là đặc biệt cần thiết, nhằm đảm bảocông bằng và hiệu quả trong các vấn đề liên quan tới đời sống kinh tế xã hội của nhân dân
I NHẬN BIẾT VẤN ĐỀ
Từ khi giải phóng đất nước năm 1975 đến nay, đất nước ta đang gặp nhiều khó khăntrên tất cả các lĩnh vực kinh tế - xã hội, an ninh quốc phòng Trong đó có vấn đề về thông tin vàứng dụng công nghệ thông tin
Nhận biết vấn đề và phản ứng kịp thời là một trong những phẩm chất quan trọng hàngđầu của mọi quốc gia, mọi tổ chức và mọi cơ thể sống trong cuộc đấu tranh để sinh tồn và pháttriển Thế nhưng, trên thực tế, không phải chủ thể nào cũng có được phẩm chất quan trọng đó.Vẫn thường xẩy ra những trường hợp sau đây:
- Không nhận biết vấn đề đang phát sinh;
Việc ban hành văn bản quy phạm pháp luật là một trong những cách phản ứng của Nhà
nước đối với những vấn đề đặt ra trong cuộc sống "Làm luật phần nào đó cũng giống như bốc
thuốc, phải hiểu đúng bệnh mới bốc đúng thuốc" (Vũ Mão - Tạp chí Cộng sản số 8-1995,
tr.5-6)
Tuy nhiên, đến nay chúng ta vẫn chưa có được một cơ chế và một hệ thống các tiêu chítương đối phát triển và khoa học để nhận biết các vấn đề đang phát sinh trong cuộc sống Hiệnnay, chúng ta nhận biết các vấn đề chủ yếu thông qua các số liệu thống kê (bỏ qua sự bănkhoăn về mức độ chính xác của các số liệu này), báo cáo tổng kết của các cơ quan chức năng
mà bỏ qua sự băn khoăn về mức độ chính xác của chúng, báo cáo giám sát thanh tra bộ thôngtin và truyền thông, bộ tài chính, bộ nội vụ,… và ý kiến cử tri, dư luận xã hội, thông tin trên cácphương tiện truyền thông đại chúng, khiếu nại và tố cáo của công dân, cũng như của phản ánhcủa người dân trong cải cách hành chính v.v Liên quan đến vấn đề này, chúng tôi cho
Trang 7rằng các buổi thảo luận của các bộ, ban ngành tại Hội trường về tình hình thực hiện nhiệm vụnăm trước và phương hướng, nhiệm vụ năm sau của đất nước mà cụ thể là thực hiện nhiệm vụnắm bắt thông tin, ứng dụng công nghệ thông tin là diễn đàn quan trọng hàng đầu để nhận biếtcác vấn đề đang được đặt ra đối với chúng ta Tuy nhiên, cách thảo luận hiện nay vẫn còntương đối dàn trải Có lẽ, cần thảo luận tập trung hơn để làm rõ các vấn đề của đất nước.
Sau khi đã làm rõ các vấn đề cũng cần có những công đoạn xử lý tiếp theo nữa mới biếnđược việc thảo luận của các bộ, ngành tại Hội trường thành một mắt xích liên hoàn trong quytrình ban hành các quyết định, chính sách của Nhà nước ta trong vấn đề thông tin và truyềnthông, đặc biệt là ứng dụng công nghệ thông tin trong các cơ quan nhà nước
Trong bước đầu tiên của công đoạn phân tích chính sách, khả năng phân biệt giữa hiệntượng và vấn đề là rất quan trọng Trên thực tế, điều dễ thấy là các hiện tượng - các biểu hiện
bề ngoài của vấn đề, chứ không phải vấn đề Ví dụ, nhiều cơ quan nhà nước đầu tư rất nhiềumáy móc hiện đại nhưng lại bỏ phí không sử dụng được, nhiều thông tin không chính thốngvẫn lan truyền một cách vô tội vạ,… đó chỉ là hiện tượng của vấn đề còn cụ thể là chất lượngcủa đội ngũ quản lý, nhân viên cũng như cơ sở vật chất trang thiết bị của cơ quan mới là vấn đềchính Một ví dụ nữa là tôm, cá chết hàng loạt trên các sông, hồ chỉ là hiện tượng, còn ô nhiễmnước, có thể, mới là vấn đề Tương tự, đầu tư trong nước rất thấp chỉ là hiện tượng Vấn đềchính ở đây, theo chúng tôi, có thể, là vấn đề về lòng tin và chất lượng quản lý Ngoài ra, cũng
có thể còn có một số vấn đề khác như nền kinh tế nước ta phát triển còn chậm, nhân dân cònnghèo nên tiếp cận công nghệ thông tin còn kém, thị trường vốn không phát triển; kỹ năng đàotạo còn hạn chế; Nếu giải pháp chúng ta đưa ra không nhằm vào việc giải quyết vấn đề nóitrên, thì khó lòng thúc đẩy được sự phát triển của ngành công nghệ thông tin cũng như việc ứngdụng nó vào thực tiễn
Xây dựng một chính sách ứng dụng công nghệ thông tin và quản lý thông tin hướngtrọng tâm vào việc giải quyết các vấn đề đang đặt ra đối với đất nước nói chung và ngành thôngtin và truyền thông nói riêng trong quá trình phát triển là cách làm thiết thực và hiệu quả
II GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
Trong cuộc sông có nhiều cách để hiểu và định nghĩa về thông tin, tuy nhiên chúng ta cóthể hiểu một cách đơn giản rằng Thông tin là sự phản ánh sự vật, sự việc, hiện tượng của thếgiới khách quan và các hoạt động của con người trong đời sống xã hội Điều cơ bản là con
Trang 8người thông qua việc cảm nhận thông tin làm tăng hiểu biết cho mình và tiến hành những hoạtđộng có ích cho cộng đồng.
Thông tin được lưu trữ trên nhiều dạng vật liệu khác nhau như được khắc trên đá, đượcghi lại trên giấy, trên bìa, trên băng từ, đĩa từ Ngày nay, thuật ngữ "thông tin" (information)được sử dụng khá phổ biến Thông tin chính là tất cả những gì mang lại hiểu biết cho conngười Con người luôn có nhu cầu thu thập thông tin bằng nhiều cách khác nhau: đọc báo, ngheđài, xem truyền hình, giao tiếp với người khác Thông tin làm tăng hiểu biết của con người, làngườn gốc của nhận thức và là cơ sở của quyết định
Thông tin thực sự cần và luôn cần có được những thông tin chọn lọc để ứng dụng vàocuộc sống, nhất là việc ứng dụng vào quản lý nhà nước
1 Trách nhiệm của nhà quản lý đối với thông tin.
Thông tin là một vấn đề rất rộng của cuộc sống, vầ đây cũng là vấn đề thiết yếu cho các
cơ quan tổ chức và cá nhân Chúng ta có thể tiếp cận thông tin theo nhiều cách khác nhau,nhưng những thông tin đó có thực sự là thông tin tốt, có hiệu quả cho mình hay không? Haythông tin đó có hại cho mình và cả đất nước Ngày nay, việc lợi dụng thông tin để làm hạingười khác thạm chí là chống phá lại nhà nước Xã hội Chủ nghĩa của chúng ta Chính vì thế,việc quản lý thông tin là rất cần thiết và trách nhiệm của nhà quản lý được đặt lên hàng đầu
1.2.1 Tại sao nhà quản lý phải có trách nhiệm quản lý thông tin?
Trước hết, thông tin là đối tượng lao động của cán bộ quản lý
Bất kỳ nhà quản lý nào muốn làm một việc gì đó đều phải có thông tin, từ việc lập kếhoạch đến triển khai kế hoạch,… Thông tin cho họ biết các sự việc đang diễn ra ở hiện tại, cácvần đề đã diễn ra ở quá khứ và các hiện tượng có liên quan đến vần đề mà nhà quản lý suy nghĩ
để từ đó nhà quản lý ráp mối chúng lại để tạo ra viễn cảnh tương lai
Và để có được những hình dung đó, khi có được thông tin trong tay, nhà quản lý khôngthể để nguyên khối như vậy mà sử dụng được mà họ phải mổ xẻ, chia tách rồi phân tích các
Trang 9khía cạnh của chúng, xem thừ hay thiếu, có cần tìm kiếm thêm các thông tin nào khác nữa haykhông,…
Thông tin không đơn giản là cứ tiếp nhận là sử dụng được
Từ đó, thông tin là cơ sở để nhà quản lý ban hành quyết định quản lý
Những thông tin thu thập được, sau khi qua công đoạn xử lý, nó sẽ biến thành các bảngphân tích, kế hoạch, báo cáo hay chương trình,… Nó là sự tổng hợp của nhiều nguồn thông tin,
từ kinh tế, chính trị đến văn hóa, xã hội,… Nó giúp nhà quản lý hiểu rằng mình đang đứng ở vịtrí nào, vai trò ra sau và sự tác động của mình đến nhiều đối tượng sẽ như thế nào,…
Sự nắm bắt thông tin giúp nhà quản lý có thể ban hành những quyết định quản lý mà kếtquả mang lại sẽ được như mong muốn Diễn biến của các đối tượng liên quan khi ban hànhquyết định như thế nào đã được nhà quản lý dự đoán sẵn nhờ những luồng thông tin cần thiết
Đồng thời, thông tin là căn cứ để tổ chức, kiểm tra, đánh giá việc thực hiện quyết địnhquản lý
Thông tin góp phần quan trọng trong việc phân tích, dự báo, phòng ngừa và ngăn chặnrủi ro
1.2.2 Trách nhiệm của nhà quản lý đối với công tác quản lý thông tin như thế nào?
Các nhà quản lý thông tin ngày càng nhận ra rằng thông tin chính là một trong những tàisản quý giá và đắt tiền của nhà nước, từ đó họ có ý thức được sự cần thiết phải chú ý nhiều hơnnữa cho việc tổ chức và quản lý thông tin trong tương lai Hay nói cách khác, trách nhiệm củanhà quản lý đối với quản lý thông tin chính là làm thế nào để có thể cải tiến và quản lý thôngtin có hiệu quả
Thứ nhất, nắm được giá trị và chi phí đầu tư liên quan của thông tin như là một trong
những yếu tố cơ bản tạo ra các quyết định quản lý hỗ trợ các mục tiêu hoạt động Để có đượcthông tin, tổ chức phải mất bao nhiêu chi phí và thông tin thu về có cần thiết hay không, giá trịcủa nó đem lại cho ta là bao nhiêu Có những thông tin mà tổ chức phải mất rất nhiều công sức,tiền của, thời gian để lấy được nhưng khi đưa vào tổng quan chung các luồng thông tin hayứng dụng thực tế thì hiệu quả đem lại rất thấp Như vậy, nhà quản lý phải đưa ra được ác tiêuchuẩn cần thiết làm căn cứ khi muốn thu thập một thông tin nào đó, cũng như các phương phápcần thiết nhằm giảm thiểu tối đa các chi phí bỏ ra để tìm kiếm Xác định được chính xác, đầy
đủ đâu là thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý
Trang 10Thứ hai, lập kế hoạch cụ thể về vấn đề quản lý thông tin để cấp dưới biết cách xác định
những mục tiêu cụ thể cũng như chủ động trong việc tìm kiếm Thông tin nào là cần thiết cóthể đáp ứng các mục tiêu hoạt động, thông tin đó đã có những tư liệu hiện có hay chưa, trongquy trình hoạt động có kiểm tra trước tiên xem thông tin đó đã có sẵn trong nội bộ hay từ bênngoài, phải chi phí bao nhiêu để tạo ra, để thu thập, lưu trữ , phổ biến và sử dụng thông tin,…Đồng thời, chính nhà quản lý phải dự đoán được những vấn đề có khả năng phát sinh trongtương lai để có định hướng cho nhân viên thu thập, xử lý thông tin, tránh tình trạng thụ độngtrong khâu chuẩn bị, khi có chuyện phát sinh ngoài kế hoạch hoạt động thì mới nghiên cứ tìmphương án tháo gỡ Có thể áp dụng nhiều cách tổ chứ thu thập thông tin như tiếp cận cơ bản đểnhận ra nhu cầu của thông tin, tiếp cận cơ bản trong việc xây dựng một kế hoạch chiến lược đốivới nhà quản lý thông tin hay cách kết hợp việc lập kế hoạch thông tin chiến lược với việc lập
kế hoạch chương trình, cách thức và phương pháp nhằm lợi dụng các hệ thống chung và kinhnghiệm của các tổ chức khác trong việc triển khai các hệ thống
Thứ ba, không chỉ lập kế hoạch quản lý thông tin mà nhà quản lý còn phải nghĩ đến việc
chia sẻ thông tin Nhiều nhà quản lý vẫn có thói quen cho rằng thông tin mà mình nắm giữ làquan trọng, bí mật nên không chia sẻ cho nhiều người nhưng họ không nghĩ rằng nếu mình biếtcách chia sẻ thì sẽ có thêm những thông tin mới và tốt hơn Khi nhân viên thấy cấp trên tintưởng nói cho mình biết nhiều thông tin, họ sẽ cố gắng tích cực hơn trong việc tìm kiếm thôngtin mới để đáp ứng sự tin tưởng của nhà quản lý Nhà quản lý cũng phải đảm bảo rằng cácthông tin thích hợp có thể được truy cập dễ dàng đối với nhân viên của mình; cung cấp đầy đủthông tin, các công cụ, các quy trình cho cá nhân riêng lẻ và các nhóm làm việc một cách riêng
dễ hiểu hay phức tạp, nhân viên có thể hiểu để làm theo không?,… Có như vậy thì mới tạo ra
sự thống nhất cũng như chu chuyển nhanh chóng của các luồng thông tin trong nội bộ cơ quan
Thứ tư, vấn đề lưu trữ cũng như vấn đề hủy bỏ thông tin như thế nào cũng cần được lưu
ý Đứng trên bình diện một người điều hành thì chính nhà quản lý phải xác lập được các tiêuchí cần thiết trong việc bảo quản, gìn giữ cũng như hủy bỏ thông tin Thông tin nào lúc này
Trang 11chưa cần thiết cần phải lưu trữ lại, thông tin nào không còn dùng được nữa nên hủy bỏ,… Việcxác lập các tiêu chí lưu trữ giúp tránh việc tùy tiện khi xử lý thông tin, đôi khi nhân viên luôn
tự cho mình cái quyền muốn giữ cái gì thì giữ, muốn bỏ cái gì thì bỏ, khi cấp trên hỏi thì đổ lỗicho vấn đề này vấn đề khác,… Tùy mỗi thời điểm mà thông tin có giá trị khác nhau nên nhàquản lý phải có trách nhiệm tổ chức việc lưu trữ cho có hiệu quả
Thứ năm, tổ chức việc sử dụng thông tin cho hiệu quả Cụ thể phải thường xuyên đặt ra
các câu hỏi như: Đã kiểm tra sự thích hợp, tính chính xác và tính kịp thời của thông tin được sửdụng trong phạm vi của mình chưa? Có các cơ hội để thu lại các chi phí thu thập và xử lý thôngtin không? Phải biết cách đưa ra các quyết định chiến lược để đáp ứng các nhu cầu hoạt độngcủa quản lý
Thứ sáu, thực hiện việc kiểm tra đánh giá việc thực hiện công tác quản lý thông tin Việc
kiểm tra đánh giá này không chỉ thực hiện đối với các nhân viên mà ngay chính nhà quản lýcũng phải thực hiện với chính mình nhằm xem xét mình đã tổ chức quản lý thông tin có hiệuquả chưa hay còn thiếu sót, cách thức quản lý đó có đem lại lợi nhuận, sự tăng trưởng phát triểncủa tổ chức hay không,… nếu chưa đạt hiệu quả thì phải thay thế tìm phương thức mới
1.2.3 Thực trạng vấn đề quản lý thông tin hiện nay? Sự thiếu trách nhiệm của các cấp chính quyền?
- Độ nhiễu, trễ của thông tin, việc minh bạch hóa thông tin trong chính nội bộ cơ quanvẫn còn nhiều phức tạp gây ra sự bị động trong công tác của cán bộ Ví dụ: khi tình hình nguycấp của một vấn đề nào đó, tuy nhiên lãnh đạo cơ quan vẫn không nhận dược thông tin hoặcthông tin bị truyền đạt sai lệch nên làm cho công việc không đi dúng hướng và gây tổn hại cho
- Công tác tổ chức chưa thống nhất về cùng một mối, chưa có sự phối hợp đồng bộ giữacác cơ quan nhà nước
Trang 12- Thiếu sự hợp tác của nhà quản lý và nhân viên.
- Việc tổ chức lưu trữ thông tin cũng gặp nhiều vấn đề, nhiều thông tin quý nhưng dễdàng bị mất đi,…
- …
Nói tóm lại, việc quản lý thông tin là rất cần thiết và trách nhiệm của chính quyền cànglớn hơn khi mà công nghệ thông tin ngày càng phát triển hiểu và nắm bắt được tình hình và đề
ra các giải pháp để quản lý thông tin là tối cần thiết cho các cơ quan nhà nước
2 Vấn đề tổ chức thông tin trong hệ thống quản lý nhà nước.
Thông tin là một vấn đề quan trọng trong tất cả hầu hết các lĩnh vực nhất là thông tintrong quản lý Hành chính nhà nước Đây là một vấn đề cần được quan tâm, bởi vì thông tin nókhông những quan trọng mà có thể nói rằng thông tin là sự quyết định sống còn cho các cơquan tổ chức trong thời đại kỹ thuật công nghệ phát triển như hiện nay Tuy nhiên, có thông tinthì chưa đủ, có thông tin mà không biết cách chọn lọc, không biết cách sử dụng thông tin thìthông tin đó cũng sẽ bị nhiễu hoặc không sử dụng được Chính vì vậy việc chọn lọc và xử lýthông tin là một vấn đề, nhưng tổ chức được thông tin để sử dụng một cách hiệu quả lại là việckhác Đây là vấn đề của mọi cá nhân, cơ quan tổ chức, đặc biệt là các cơ quan quản lý Hànhchính Nhà nước Thông tin là rất cần thiết cho quá trình làm việc, đặc biệt quá trình quản lý nhànước
Để có thể tổ chức và sử dụng thông tin hiệu quả chúng ta cần hiểu biết một số vấn đềcủa thông tin nhất là tầm quan trọng của nó, sau đó chúng ta mới có cách nhìn nhận, tổ chức sửdụng thông tin một cách hiệu quả hơn Ở đây ta sẽ đi vào tìm hiểu sâu hơn những cách tổ chứcthông tin trong lĩnh vực quản lý Hành chính Nhà nước
2.1 Vai trò của thông tin trong quản lý Nhà nước
Một bộ phận rất quan trọng của thông tin quản lý là thông tin phục vụ trong lĩnh vựcquản lý nhà nước Quản lý nhà nước là một quá trình mà theo đó người quản lý bảo đảm các tàinguyên có sẵn được sử dụng thật sự có hiệu quả để đạt được mục đích trong các cơ quan nhànước Thông tin trong quản lý nhà nước thường là những cơ sở khoa học đảm bảo tính pháplý,thực hiện đúng đường lối, chính sách, bảo đảm tính hiệu quả cho quyết định quản lý nhànước Thông tin càng đầy đủ, được thu thập và quản lý và xử lý một cách khoa học, kịp thờichính với đầy đủ mọi yếu tố liên quan Thông thường chính phủ cung cấp thông tin qua các
Trang 13hình thức thông cáo của chính phủ, qua báo chí, các phương tiện phát thanh truyền hình và một
số hình thức khác
2.2 Nhu cầu của thông tin trong quản lý nhà nước
Trong một cơ quan hành chính có bốn mức độ hoạt dộng: chiến lược, sách lược, tácnghiệp và thừa hành
Nhà quản lý chiến lược xác định các chiến lược dài hạn đặt ra các mục tiêu của tổ chức
và đường lối nhất quán mục tiêu đó
Nhà quản lý ở mức độ sách lược chịu trách nhiệm thực hiện các mục tiêu và đường lối
do mức chiến lược ấn định
Nhà quản lý ở mức tác nghiệp hoàn thành các nhiệm vụ do nhà quản lý ở mức độ sáchlược ấn định ra
2.3 Đặc trưng của thông tin trong phạm vi khu vực nhà nước
Thông tin là tài sản của Chính phủ có giá trị liên tục nhất, việc tạo ra tìm kiếm, xử lý sắpxếp và lưu trữ phổ biến thông tin là rất tốn kém nên thông tin phải được quản lý và sắp xếp mộtcách khoa học Thông tin là loại tài sản giúp cán bộ công chức có khả năng thực hiện được cáchoạt động quản lý nhà nước như ra quyết định, cung cấp dịch vụ hành chính Thông tin củaChính phủ rất phong phú và đa dạng từ nhiều nguồn khác nhau phục vụ cho nhiều tầng lớpchính trị khác nhau
Trong khi thông tin được giao cho các công chức thì nhà nước lại quản thì quyền sở hữuthông tin lại thuộc Chính phủ; Không giống như các tài sản khác thông tin không bị suy kiệttrong quá trình sử dụng, mà giá trị của nó được tăng lên khi được chia sẻ
Khả năng sẵn và khả năng có thể truy cập vào thông tin của Chính phủ là một yếu tố cơbản để phát triển các chính sách của nhà nước; thông tin của Chính phủ bao gồm tất cả, từ cácbản nháp cho tới các phiên bản cuối cùng, dưới dạng điện tử hay không phải điện tử - bao gồmthư từ, bản ghi nhớ, sách vở, tài liệu hướng dẫn, các kế hoạch, bản đồ, cơ sở dữ liệu, thư điện
tử, các bản vẽ, sản phẩm nghe nhìn, microfilm,…;
Trong môi trường dịch vụ nhà nước hiện nay, khả năng thực hiện các quyền hạn của cácnhà quản lý và tổ chức tốt bộ máy Hành chính là yếu tố sống còn nên đòi hỏi phải có sự truycập kịp thời thông tin phục vụ việc ra quyết định
Trang 142.4 Thông tin công
Đến nay trong lĩnh vực hành chính công, khái niệm thông tin công chủ yếu được đề cậpđến trong Luật Tiếp cận thông tin của Chính phủ, Luật tự do thông tin và một số văn bản phápluật khác “Thông tin công là bất cứ loại tài liệu nào liên quan tới hành chính, các hoạt độnghoăc các quyết định của một cơ quan hành chính nào đó” Người dân có quyền tiếp cận cácthông tin công của các cơ quan, công ty nhà nước hoặc tổ chức chính quyền địa phương trừ khiviệc tiết lộ đó ảnh hưởng đến bí mật nhà nước và an ninh quốc gia cũng như lợi ích hợp phápcủa các nhân khác
Nhìn từ góc độ người thụ hưởng, thông tin công là tất cả những thông tin liên quan đếnhoạt động quản lý của nhà nước, bao gồm các văn bản quy phạm pháp luật, quy định, chínhsách, chương trình của nhà nước, các cơ sở dữ liệu quốc gia…mà người dân được phép tiếp cận
và có quyền truy xuất
2.5 Quản lý thông tin trong hoạt động quản lý Hành chính Nhà nước
2.5.1 Sự cần thiết phải quản lý thông tin công
Các nhà quản lý nhận ra rằng thông tin công là một tài sản quý giá và đắt tiền nhất củaChính phủ Tổ chức và quản lý thông tin là việc áp dụng các nguyên lý và thực tiễn quản lý chutrình sống cơ bản cho thông tin Nó bao gồm sự kết hợp việc tổ chức và quản lý các công nghệ
và các hệ thống, các dịch vụ, nhân sự và tài chính
Một hệ thống thông tin tốt sẽ đảm bảo cho việc hoạt động hiệu quả và ổn định của toàn
bộ hệ thống nhà nước từ Trung ương xuống đến địa phương được đồng bộ hóa, nhịp nhànghoạt động có hiệu quả
Để xây dựng được một hệ thống như vậy ta có thể thực hiện một số hướng sau:
Hướng thứ nhất, thuần túy kỹ thuật - công nghệ với sự tham gia của các chuyên giađiều khiển học và các chuyên gia khác trong lĩnh vực máy tính điện tử và tin học
Hướng thứ hai, mang tính quản lý trực tiếp - bao gồm việc tiêu chuẩn hóa và đơn nhấthóa thông tin quản lý Tin học như là công nghệ tự động hóa mới để thu thập, chuyển, xử lýdựa trên các thiết bị ngoại vi và các thiết bị ngoại vi mới nhất
Hướng thứ ba, được xác định bởi phát triển đào tạo nghiệp vụ và tâm lý đối với độingũ cán bộ quản lý Nhân viên, cán bộ phải biết sử dụng máy tính để họ làm việc trong môitrường xử lý thông tin bằng máy tính
Trang 15 Hướng thứ tư, liên quản lý đến thông tin trong quản lý nhà nước có đặc điểm phápluật, dựa trên các quy phạm pháp luật và thường được dùng làm cơ sở pháp lý cho việc banhành các quyết định quản lý.
2.5.2 Cách thức quản lý trong hoạt động quản lý nhà nước
Mỗi ngày có rất nhiều luồng dữ liệu thông tin mạnh mẽ, dồn dập dưa vào vô vàn nhữngchiếc máy tính, điện thoại, bàn làm việc của nhà quản lý, đòi hỏi phải biết nhận và chọn lọcthông tin có ích, có giá trị để ra quyết định
Khi lựa chọn các công cụ thông tin cần lựa chọn làm sao cho phù hợp với khả năng vànhu cầu thực tế, quy trình hoạt động của cơ quản lý nhà nước
Ví dụ: Nếu một cơ quản lý có nhiêu phòng ban, bộ phận và tất cả đều có nhu cầu sửdụng máy in, máy fax, sẽ thật sự lãng phí, tốn kém không cần thiết nếu trang bị riêng cho tất
cả máy tính các máy in, máy fax, Một giải pháp đưa ra là bạn có thể lập một mạng cục bộ(mạng LAN) và chia sẻ những thiết bị dùng chung như máy in, máy fax
Xét một cách tổng thể của hoạt động quản lý nhà nước, hệ thống thông tin phục vụ quản lý hành chính nhà nước được thể hiện ở 3 tuyến chính.
Tuyến tổng thể: quản lý nhà nước trên phạm vi quốc gia Đây là hệ thống chung nhất
và bao trùm khắp cả nước hình thành mạng lưới dày đặc đảm bảo phuc vụ được đến nhữngmiền xa của tổ quốc
+ Hệ thống thông tin toàn quốc bao gồm từ chính phủ đến các địa phương, bộ ngành
- Chức năng: đảm bảo mối quan hệ và liên lạc về thông tin thông suốt, thống nhất đồng
bộ trên
Tuyến theo lĩnh vực: quản lý nhà nước theo ngành
Tuyến này nhằm phục vụ đúng theo đối tượng nâng cao được chất lượng phục vụ theoyêu cầu và đặc thù của từng ngành
Ví dụ: ngành y tế có hệ thống riêng, ngành công nghệ thông tin có hệ thống riêng hayngành giáo dục,…
Trang 16 Tuyến theo lãnh thổ: quản lý nhà nước theo địa phương Tùy từng địa phương và đặcthù của từng vùng mà mỗi địa phương có mỗi tuyến khác nhau.
Ví dụ: Hà Nội và Hồ Chí Minh có hệ thống dày đặc còn các tỉnh như Daknong hay LâmĐồng thì có hệ thống thưa hơn,…
Yêu cầu:
Hệ thống thông tin phục vụ quản lý nhà nước phải đảm bảo tính hệ thống thông suất từtrung ương tới cơ sở đây là cơ sở tất yếu và không thể thiếu của ngành nhằm không bị dánđoạn hay gây tổn thất cho đất nước và người dân
Đảm bảo tính chuyên sâu của từng lĩnh vực quản lý cũng như của từng cấp quản lý cụthể Điều này giúp nâng cao hơn chất lượng dịch vụ và sự chuyên nghiệp hơn trong ngành
Hệ thống thông tin toàn quốc bao gồm từ chính phủ đến các địa phương, bộ ngành.
Chức năng: đảm bảo mối quan hệ và liên lạc về thông tin thông suốt, thống nhất đồng
bộ trên cả nước
Vai trò:
- Là ngân hàng dữ liệu về pháp luật, văn bản quy phạm của nhà nước
- Là trung tâm của quản lý, Cung cấp và đáp ứng mọi nhu cầu về thông tin, tạo cơ sởchặt chẽ, nghiêm túc cho việc ban hành những quy định pháp lý mang tính khoa học
Nhiệm vụ:
- Truyền nhận thông tin
- Truyền thông tin chỉ đạo
- Truyền thông tin báo cáo
Hệ thống thông tin phục vụ nhu cầu quản lý của các địa phương.
Chức năng:
- Phục vụ nhu cầu quản lý địa phương
- Tham gia trực tiếp vào quá trình quản lý nhà nước
Yêu cầu:
- Đảm bảo tính thống nhất, tập trung của nhà nước từ trung ương tới địa phương
- Phải biết kết hợp, phát huy tính năng động sáng tạo bên cạnh tính tự chủ, truyền thốngcủa từng địa phương trong khuân khổ pháp luật nhà nước quy định
Hệ thống thông tin phục vụ nhu cầu quản lý của các địa phương gồm:
Các trung tâm thông tin thuộc tỉnh, thành phố
Trang 17Các thành phần trong hệ thống nằm ở các quận, huyện, thị xã.
Hệ thống thông tin phục vụ nhu cầu quản lý nhà nước của các bộ, ngành
Vậy, vấn đề tổ chức thông tin trong quản lý hành chính Nhà nước không kém phần quantrọng mà còn quan trọng hơn khi sử dụng và quản lý thông tin Việc tổ chức thông tin đã manglại nhiều lợi ích thiết thực và hiệu quả đảm bảo thông tin xuyên suốt trong quá trình hoạt động.Đây cũng là vấn đề quyết định cho những quyết định quản lý
3 Hệ thống thông tin ứng dụng ở Việt Nam Liên hệ thực tế.
Cùng với sự phát triển của khoa học kĩ thuật cũng như những đòi hỏi của đời sống conngười, các hệ thống thông tin ứng dụng được phổ biến rộng rãi trên khắp thế giới và Việt Namcũng không nằm ngoài xu hướng đó Hiện nay có một số hệ thống thông tin đang được ứngdụng ở nước ta, phục vụ tích cực cho mọi mặt hoạt động của các cá nhân, tổ chức, đặc biệt làtrong hoạt động quản lý Có thể kể đến một số hệ thống thông tin quản lý ứng dụng ở ViệtNam
3.1 Hệ thống phần mềm quản lý công văn
Nhằm đã đảm bảo tin học hoá phần lớn các quá trình phân công công việc, xử lý côngvăn một cách thuận tiện, nhanh chóng, chính xác và có tính mở cao
Cho phép cán bộ văn thư lưu trữ có thể thực hiện nhanh thao tác bổ xung công văn đinhanh chóng tiện lợi, tại giao diện trang chủ, mỗi khi nhập xong một công văn mới người sửdụng có thể nhìn thấy ngay trên danh sách mới nhập, và giao diện lại quay lại chế độ sẵn sàngcho cán bộ văn thư lưu trữ có thể nhập tiếp công văn
Mô hình phần mềm quản lý công văn
Quy mô hệ thống:
Mạng nội bộ trong cơ quan,cho phép tất cả các đơn vị chức năng tham gia sử dụng,phân quyền sử dụng theo chức năng:
Quyền cập nhật dữ liệu(cho các đơn vị chức năng);
Quyền xử lý/ giải quyết theo chức năng( cho các đơn vị chức năng);
Quyền khai thác, tìm kiếm (cho tất cả mọi người);
Quyền bảo mật (cho lãnh đạo);
Quyền theo dõi, xử lý, báo cáo tổng hợp (cho lãnh đạo)
Một số tính năng của hệ thống phần mềm quản lý công văn như:
Quản lý hệ thống công văn đi - đến trong hoạt động hằng ngày của cơ quan
Trang 18 Theo dõi quá trình xử lý, giải quyết công văn, do các đơn vị chức năng các cánhân thực hiện.
Cung cấp khả năng khai thác,tìm kiếm công văn theo các tiêu chí (tên loại,thờigian, vấn đề, đơn vị gửi/nhận) hoặc theo nội dung trong trích yếu;
Cung cấp báo cáo thống kê, tổng hợp tình hình giải quyết công việc thong qua hệthống công văn đi - đến;
Định dạng cấu trúc văn phòng
Tổ chức các đối tượng công văn - công việc;
Định nghĩa các luồng công văn - công việc;
Thống kê phân tích công văn - công việc;
Tìm kiếm công văn - công việc;
Và nhiều tính năng mở rộng khác
Việc xây dựng hệ thống quản lý công văn đảm bảo:
Tự động hóa các nghiệp vụ văn phòng: nội dung và luồng công văn, công việc
Giảm chi phí đầu tư quản lý công việc, hồ sơ, tài liệu cho công ty
Bảo mật: công việc văn bản trên hệ thống thông tin
Quản lý: Theo dõi các quá trình xử lý công văn công việc
Trong thực tế, cả nước đã có rất nhiều UBND như UBND tỉnh Cà Mau đang sửdụng hệ thông phần mềm quản lý công văn
Chính Phủ cũng sử dụng phần mềm hệ thống này để quản lý công văn trong lĩnhvực hoạt động của mình
3.2 Hệ thống trang thông tin điện tử của cơ quan (Web nội bộ)
Tính năng chung: Là hệ thống kết nối hoạt đông cơ quan, cung cấp thông tin, là công
cụ trao đổi/chia sẻ thông tin trong hoạt động của cơ quan
- Cung cấp thông tin chung về cơ quan,các mảng hoạt động cần thông báo, những chủtrương trong từng thời kỳ (tầm nhìn, chiến lược, mục tiêu chung của cơ quan trong từng thờikỳ)
- Cung cấp thông tin về tình hình hoạt động của cơ quan,hàng tuần/ngày, chỉ đạo, tómtắt ý kiến của các cuộc họp/hội nghị (tùy theo yêu cầu thông báo, thông tin), kế hoạch hoạtđộng chung, trách nhiệm thực hiện/hoàn thành công việc của các đơn vị chức năng