Thực trạng hoạt động chứng thực trên địa bàn huyện Tuyên Hóa, tỉnh Quảng Bình

Chứng thực là một hoạt động pháp lý khá phổ biến trong đời sống xã hội, nhằm đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của công dân, cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, góp phần đáp ứng nhu cầu của người dân về sử dụng nhiều loại giấy tờ vào một mục đích hoặc một loại giấy tờ vào nhiều mục đích khác nhau. Có thể nói hoạt động chứng thực diễn ra rất gần gũi với nhân dân nhưng việc hiểu được giá trị pháp lý của hoạt động này thì còn rất hạn chế. Việc tăng cường công tác chứng thực trong tình hình hiện nay là yêu cầu bức xúc của quản lý kinh tế, quản lý xã hội, hình thành một bước quan trọng trong thể chế kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, giữ vững ổn định chính trị trật tự an toàn xã hội. Để phát huy hiệu quả của việc chứng thực, tăng cường quản lý xã hội bằng pháp luật và giúp đỡ pháp lý cho công dân, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế. Trong thời gian qua Nhà nước ta đã ban hành nhiều văn bản quy phạm pháp luật quy định cụ thể về hoạt động chứng thực như Luật công chứng, chứng thực năm 2006, Nghị định số 75/2000/NĐ - CP của Chính Phủ ngày 08 tháng 12 về công chứng, chứng thực; Nghị định số 79 năm 2007/NĐ - CP ngày 18 tháng 5 năm 2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ kí. Theo quy định của pháp luật thì chứng thực là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền (Phòng Tư pháp cấp huyện, Uỷ ban nhân dân cấp xã (UBND), cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài) căn cứ vào bản chính để xác nhận bản sao các loại giấy tờ, văn bản là đúng với bản chính. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay, trình độ xã hội hóa ngày càng cao, các quan hệ dân sự, thương mại ngày phức tạp. Người dân có thể sử dụng một lúc nhiều loại giấy tờ hoặc một loại giấy tờ vào mục đích khác nhau. Điều đó đòi hỏi hoạt động chứng thực phải đáp ứng được nhu cầu này. Đồng thời, cũng phải phù hợp với quá trình đổi mới mà Đảng và Nhà nước ta đã đề ra là: cải cách nền hành chính nhà nước là trung tâm của việc xây dựng và hoàn thiện nhà nước. Thời gian qua hoạt động chứng thực ở nước ta nói chung và ở trên địa bàn huyện Tuyên Hóa, tỉnh Quảng Bình nói riêng đã phần nào đáp ứng được nhu cầu của người dân, góp phần thiết lập được trật tự pháp lý trong các giao dịch dân sự, hạn chế được các hiện tượng vi phạm pháp luật, trình độ năng lực của cán bộ làm công tác chứng thực cũng được nâng cao. Song trước tình hình hiện nay, hoạt động chứng thực vẫn còn gặp nhiều khó khăn, vướng mắc cần được giải quyết như: thẩm quyền chứng thực chưa thống nhất, cơ chế một cửa thành hai cửa, chứng thực bản dịch còn lúng túng, việc giám sát hoạt động chứng thực còn thấp, hay tình trạng quá tải, ùn tắc và phiền hà trong việc chứng thực...Để giải quyết những vấn đề này trong lý luận cũng như trong thực tiễn liên quan đến hoạt động chứng thực cần phải có một sự nghiên cứu đầy đủ, nghiêm túc. Đó là lý do để tác giả khóa luận chọn đề tài: “Thực trạng hoạt động chứng thực trên địa bàn huyện Tuyên Hóa, tỉnh Quảng Bình”.

Lời Cảm Ơn

Để hoàn thành khóa luận này, trước hết tôi xin chân thành cảm ơn quý thầy cô giáo đã và đang công tác tại Khoa Luật - Đại học Huế đã dìu dắt, dạy dỗ tôi trong suốt thời gian qua, 4 năm học tập trên giảng đường Đại học Đặc biệt, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến Giảng viên, Thạc sĩ Trần Việt Dũng đã quan tâm hướng dẫn, chỉ bảo và giúp đỡ tôi hoàn thành khóa luận này.

Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đến các cô chú, anh chị đang công tác tại Phòng Tư pháp huyện Tuyên Hóa, tỉnh Quảng Bình đã tạo mọi điều kiện tốt nhất, cung cấp các số liệu, tài liệu cần thiết góp phần giúp tôi hoàn thành đề tài nghiên cứu.

Và mặc dù đã có nhiều cố gắng trong nghiên cứu, tìm tòi tài liệu, nhưng do kiến thức còn nhiều hạn chế, kinh nghiệm chưa nhiều, cho nên sẽ không thể tránh khỏi những sai sót Kính mong nhận được sự quan tâm, góp ý của các thầy cô,

bạn bè để tôi có thể hoàn thiện hơn bài làm của mình, cũng như góp phần làm cho đề tài có giá trị hơn trong thực tiễn

Huế, ngày 10 tháng 02

năm 2013 Sinh viên thực hiện

Hồ Thị Hồng Hạnh

MỤC LỤC

A PHẦN MỞ ĐẦU 5

1 Tính cấp thiết của đề tài 5

2 Mục đích nghiên cứu đề tài 6

3 Ý nghĩa của đề tài 7

4 Phạm vi nghiên cứu 7

5 Phương pháp nghiên cứu 7

6 Bố cục của đề tài 8

B PHẦN NỘI DUNG 9

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC 9

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của hoạt động chứng thực 9

1.2 Khái niệm và vai trị của hoạt động chứng thực 13

1.3 Phân biệt hoạt động cơng chứng và chứng thực 16

1.4 Thẩm quyền và trách nhiệm thực hiện hoạt động chứng thực 20

1.5 Chứng thực hợp đồng, giao dịch 22

1.5.1 Chứng thực hợp đồng đã được soạn thảo sẵn 24

1.5.2 Chứng thực hợp đồng do người thực hiện chứng thực soạn thảo giúp hoặc theo mẫu 29

1.5.3 Chứng thực văn bản khai nhận di sản 30

1.6 Chứng thực bản sao từ bản chính 31

1.6.1 Quyền và nghĩa vụ của người yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính 31

1.6.2 Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính 32

1.6.3 Địa điểm chứng thực bản sao từ bản chính 33

1.6.4 Trường hợp khơng được chứng thực bản sao từ bản chính 33

1.6.5 Thời hạn chứng thực bản sao từ bản chính 34

1.7 Chứng thực chữ ký 34

1.8 Quản lý nhà nước về chứng thực 36

1.9 Xử lý vi phạm trong hoạt động chứng thực 38 CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC VÀ NHỮNG GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TRÊN ĐỊA BÀN HUYỆN TUYÊN HÓA, TỈNH QUẢNG BÌNH 41 2.1 Thực trạng hoạt động chứng thực trên địa bàn huyện Tuyên Hóa, tỉnh Quảng Bình 41 2.1.1 Khái quát về điều kiện tự nhiên, kinh tế, xã hội trên địa bàn huyện Tuyên Hóa 41 2.1.2 Những kết quả đạt được trong công tác chứng thực trên địa bàn huyện Tuyên Hóa từ năm 2010 đến năm 2012 41 2.1.3 Những tồn tại hạn chế trong công tác chứng thực trên địa bàn huyện Tuyên Hóa từ năm 2010 đến năm 2012 50 2.1.4 Nguyên nhân của thực trạng trên 59 2.2 Các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động chứng thực trên địa bàn huyện Tuyên Hóa 63 2.2.1 Tính tất yếu khách quan của việc nâng cao chất lượng hoạt động chứng thực 63 2.2.2 Các giải pháp góp phần nâng cao chất lượng hiệu quả hoạt động chứng thực 64 2.2.2.1 Hoàn thiện hơn các văn bản pháp luật điều chỉnh hoạt động chứng thực 64 2.2.2.2 Nâng cao chất lượng và số lượng đội ngũ cán bộ, công chức thực hiện hoạt động chứng thực 68 2.2.2.3 Đầu tư trang bị cơ sở vật chất, thiết bị làm việc tại các phòng làm việc 70 2.2.2.4 Nâng cao chất lượng công tác tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật 71 2.2.2.5 Tăng cường công tác kiểm tra, thanh tra, giám sát việc thực hiện hoạt động chứng thực 72 2.2.2.6 Thực hiện có hiệu quả công tác cải cách hành chính trong hoạt động chứng thực 74

C PHẦN KẾT LUẬN 75 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 77

4 TTLT : Thông tư liên tịch

5 TTLT-BTC-BTP : Thông tư liên tịch - Bộ Tài chính - Bộ Tư Pháp

6 TTLT-BTP-BTNMT : Thông tư liên tịch - Bộ Tư Pháp -

Bộ Tài nguyên và Môi trường

A PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Chứng thực là một hoạt động pháp lý khá phổ biến trong đời sống xãhội, nhằm đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của công dân, cơ quan nhànước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, góp phần đáp ứng nhu cầu của ngườidân về sử dụng nhiều loại giấy tờ vào một mục đích hoặc một loại giấy tờvào nhiều mục đích khác nhau

Có thể nói hoạt động chứng thực diễn ra rất gần gũi với nhân dânnhưng việc hiểu được giá trị pháp lý của hoạt động này thì còn rất hạn chế Việc tăng cường công tác chứng thực trong tình hình hiện nay là yêucầu bức xúc của quản lý kinh tế, quản lý xã hội, hình thành một bước quantrọng trong thể chế kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, giữvững ổn định chính trị trật tự an toàn xã hội Để phát huy hiệu quả của việcchứng thực, tăng cường quản lý xã hội bằng pháp luật và giúp đỡ pháp lýcho công dân, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế Trong thời gian qua Nhànước ta đã ban hành nhiều văn bản quy phạm pháp luật quy định cụ thể vềhoạt động chứng thực như Luật công chứng, chứng thực năm 2006, Nghịđịnh số 75/2000/NĐ - CP của Chính Phủ ngày 08 tháng 12 về công chứng,chứng thực; Nghị định số 79 năm 2007/NĐ - CP ngày 18 tháng 5 năm 2007của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính,chứng thực chữ kí

Theo quy định của pháp luật thì chứng thực là việc cơ quan nhà nước

có thẩm quyền (Phòng Tư pháp cấp huyện, Uỷ ban nhân dân cấp xã(UBND), cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của nước cộng hòa

xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài) căn cứ vào bản chính để xácnhận bản sao các loại giấy tờ, văn bản là đúng với bản chính

Trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay, trình độ xã hội hóangày càng cao, các quan hệ dân sự, thương mại ngày phức tạp Người dân

có thể sử dụng một lúc nhiều loại giấy tờ hoặc một loại giấy tờ vào mụcđích khác nhau Điều đó đòi hỏi hoạt động chứng thực phải đáp ứng đượcnhu cầu này Đồng thời, cũng phải phù hợp với quá trình đổi mới mà Đảng

và Nhà nước ta đã đề ra là: cải cách nền hành chính nhà nước là trung tâmcủa việc xây dựng và hoàn thiện nhà nước

Thời gian qua hoạt động chứng thực ở nước ta nói chung và ở trên địabàn huyện Tuyên Hóa, tỉnh Quảng Bình nói riêng đã phần nào đáp ứngđược nhu cầu của người dân, góp phần thiết lập được trật tự pháp lý trongcác giao dịch dân sự, hạn chế được các hiện tượng vi phạm pháp luật, trình

độ năng lực của cán bộ làm công tác chứng thực cũng được nâng cao Songtrước tình hình hiện nay, hoạt động chứng thực vẫn còn gặp nhiều khókhăn, vướng mắc cần được giải quyết như: thẩm quyền chứng thực chưathống nhất, cơ chế một cửa thành hai cửa, chứng thực bản dịch còn lúngtúng, việc giám sát hoạt động chứng thực còn thấp, hay tình trạng quá tải,

ùn tắc và phiền hà trong việc chứng thực Để giải quyết những vấn đề nàytrong lý luận cũng như trong thực tiễn liên quan đến hoạt động chứng thựccần phải có một sự nghiên cứu đầy đủ, nghiêm túc Đó là lý do để tác giả

khóa luận chọn đề tài: “Thực trạng hoạt động chứng thực trên địa bàn huyện Tuyên Hóa, tỉnh Quảng Bình”.

2 Mục đích nghiên cứu đề tài

Đề tài tập trung nghiên cứu các quy định của pháp luật về hoạt độngchứng thực: chủ thể, thẩm quyền, trình tự thủ tục hoạt động chứng thực vàthực tiễn hoạt động chứng thực trên địa bàn huyện Tuyên Hóa, tỉnh QuảngBình Từ đó đánh giá tình hình hoạt động chứng thực trên địa bàn huyệnTuyên Hóa, tỉnh Quảng Bình và đưa ra kiến nghị đề xuất góp phần hoànthiện quy định của pháp luật về chứng thực, làm cho hoạt động chứng thựcngày càng có hiệu quả hơn

3 Ý nghĩa của đề tài

Kết quả của việc nghiên cứu đề tài khóa luận có ý nghĩa cả về khoa học

và về thực tiễn, giúp chúng ta có cái nhìn sâu hơn về hoạt động chứng thực.Đối với các nhà hoạch định chính sách, các nhà ban hành pháp luật,các cơ quan thực thi pháp luật, thì phát hiện của khóa luận về những tồn tạicủa pháp luật, những vướng mắc trong quá trình thực thi cũng như các kiếnnghị nêu ra có thể được xem là sự đánh giá, là ý kiến đóng góp được cânnhắc kĩ lưỡng, góp phần không nhỏ tạo điều kiện cho họ trong công tácchuyên môn

Đặc biệt, đối với sinh viên nghiên cứu, kết quả của khoá luận là nguồntài liệu có giá trị tham khảo khi học tập, nghiên cứu, nhất là khi hoàn thànhcác báo cáo khoa học cấp khoa, cấp trường

Về lý luận: giúp ta hiểu rõ hơn về ý nghĩa, trình tự, thủ tục, thẩmquyền thực hiện hoạt động chứng thực

Nghiên cứu vấn đề này còn góp phần hoàn thiện hơn quy định củapháp luật về hoạt động chứng thực, duy trì một trật tự pháp lý ổn định trong

xã hội, hạn chế hiện tượng vi phạm pháp luật

4 Phạm vi nghiên cứu

Đề tài tập trung nghiên cứu những vấn đề lý luận liên quan đến hoạtđộng chứng thực thuộc thẩm quyền của UBND cấp xã, UBND cấp huyệntheo Nghị định số 75/2000/NĐ - CP của Chính phủ, Nghị định số79/2007/NĐ - CP của Chính phủ, đồng thời nghiên cứu thực tiễn thực hiệnhoạt động chứng thực ở địa bàn huyện Tuyên Hóa, tỉnh Quảng Bình từ năm

2010 đến 2012

5 Phương pháp nghiên cứu

Đề tài nghiên cứu dựa trên cơ sở lý luận là quan điểm của chủ nghĩaMác - Lê nin, tư tưởng Hồ Chí Minh về Nhà nước và pháp luật, quan điểmchính sách của Đảng và nhà nước về hoạt động chứng thực Bên cạnh sửdụng phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật, đề tài còn sử dụng các

phương pháp so sánh, phân tích, chứng minh, tổng hợp, điều tra số liệu đểđánh giá thực trạng hoạt động chứng thực trên địa bàn huyên Tuyên Hóa,tỉnh Quảng Bình.

B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của hoạt động chứng thực

Có thể nói lịch sử hình thành và phát triển của hoạt động chứng thực nógần như gắn liền với sự hình thành và phát triển của hoạt động công chứng.Đây là một trong những hoạt động pháp lý đã xuất hiện từ lâu ở cácnước trên thế giới

Cách đây hàng ngàn năm ở Hy Lạp và Ai Cập, đặc biệt là ở La Mã đã

có người làm dịch vụ văn tự Nhưng nghề công chứng, chứng thực bắt đầuphát triển vào khoảng thế kỉ XIV, XV Thời gian này đã có hoạt độngchứng nhận các bản sao giấy tờ nhưng chủ yếu vẫn là hoạt động chứngnhận các hợp đồng giao dịch

Ở Việt Nam, sau khi cách mạng tháng tám thành công, ngày15/11/1945, nhà nước ta đã ban hành Sắc lệnh số 59/SL quy định về thể lệ ''thị thực các giấy tờ'' Tiếp đó ngày 29/2/1952 Sắc lệnh số 85/SL thể lệtrước bạ về việc mua bán, cho, đổi nhà cửa, ruộng đất'' được ban hành.Theo hai Sắc lệnh này, một số việc chứng nhận giấy tờ giao cho Ủy bankháng chiến hành chính (nay là UBND các cấp ) thực hiện

Sau mấy chục năm không tổ chức hoạt động công chứng chứng thực.Ngày 10/ 10/ 1987 Bộ Tư pháp đã ra Thông tư số 574/QLTPK về côngchứng nhà nước nhằm đáp ứng nhu cầu đổi mới của nước ta Hoạt độngchứng thực lúc này được nâng cao một bước về chất lượng, đồng thờiPhòng công chứng đầu tiên tại Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh đượcthành lập

Ngày 27/2/1991 Hội Đồng Bộ Trưởng đã ban hành Nghị định số45/HĐBT về tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước Đây là văn bản

đầu tiên quy định toàn diện về hoạt động công chứng, chứng thực trong bốicảnh một số quy định liên quan đến công chứng trong các văn bản quyphạm pháp luật có giá trị cao hơn đã được ban hành như: Pháp lệnh thừa kếnăm 1990, Pháp lệnh nhà ở năm 1991

Tuy nhiên, tình hình kinh tế, xã hội nước ta sau 5 năm đã có nhữngbiến đổi lớn Những quy định của pháp luật nói chung và pháp luật về hoạtđộng công chứng nói riêng phải được hoàn thiện một bước cho phù hợp.Nhất là sau khi Luật đất đai năm 1993 và Bộ luật dân sự năm 1995 có hiệulực thi hành Ngày 18/05/1996 Chính phủ đã ban hành Nghị định 31/ CP về

tổ chức và hoạt động của công chứng thay thế cho Nghị định số 45/HĐBTngày 27/02/1991 Nghị định này đã cụ thể hóa một phần các quy định của

bộ luật dân sự, đổi mới một bước và tạo cơ sở pháp lý cho việc tiếp tụcphát triển hoạt động công chứng và chứng thực Nghị định số 31/CP ngày18/5/1996 cũng định nghĩa công chứng như nghị định 45/HĐBT và quyđịnh UBND quận, huyện thị xã, có thẩm quyền chứng thực một số việc vàchứng thực bản sao giấy tờ từ bản chính UBND xã, phường thị trấn chứngthực việc từ chối nhận di sản, chứng thực di chúc và các việc khác do phápluật quy định

Sau hơn 4 năm triển khai thực hiện, nhiều quy định của Nghị định31/CP đã tỏ ra bất cập, không còn phù hợp với thực tế Do vậy, ngày8/12/2000 Chính phủ đã ban hành Nghị định số 75/2000 NĐ - CP về côngchứng chứng thực thay thế cho Nghị định số 31/CP Quy định của Nghịđịnh 75/2000/NĐ - CP bước đầu có sự tách bạch giữa công chứng và chứngthực, tức là đã có sự phân biệt giữa hoạt động của cơ quan chuyên tráchthực hiện công chứng là Phòng công chứng Theo quy định tại Điều 2 Nghịđịnh này thì chứng thực là việc UBND cấp huyện, cấp xã xác nhận sao ygiấy tờ, hợp đồng giao dịch và chữ kí của cá nhân trong các giấy tờ phục vụcho việc giao dịch của họ

Tuy nhiên, sự phân biệt giữa hoạt động công chứng và chứng thực về

cơ bản mới chỉ dừng lại ở khía cạnh chủ thể thực hiện, có nghĩa là cùngmột việc nếu do Phòng công chứng thực hiện thì được gọi là công chứng,còn nếu do UBND cấp xã, cấp huyện thực hiện thì gọi là chứng thực

Từ nhiều năm nay nhu cầu về bản sao, kể cả bản sao được chứng thực

là rất lớn Thực hiện Nghị định số 75/2000/NĐ - CP ngày 08/12/2000 củaChính phủ về công chứng, chứng thực, hoạt động chứng thực của các cơquan nhà nước có thẩm quyền đã có những đóng góp lớn trong việc đápứng yêu cầu chứng thực của nhân dân

Bên cạnh những kết quả đạt được nêu trên, trong quá trình thực hiệnNghị định số 75/2000/NĐ - CP về công chứng, chứng thực, cũng còn bộc

lộ nhiều hạn chế, bất cập, thể hiện rõ nhất là tình trạng quá tải, ùn tắc vàphiền hà trong việc công chứng, chứng thực bản sao giấy tờ, chữ ký tại cácPhòng công chứng và UBND cấp huyện Nguyên nhân chủ yếu dẫn đếntình trạng đó là do còn có sự lẫn lộn, trùng lặp giữa hai hoạt động côngchứng (hoạt động chuyên môn thuộc lĩnh vực bổ trợ tư pháp mang tính chấtdịch vụ công, do công chứng viên thực hiện) và hoạt động chứng thựcmang tính chất thị thực hành chính do cơ quan công quyền thực hiện Trênthực tế, UBND cấp huyện chưa thực hiện hết trách nhiệm của mình tronghoạt động chứng thực, thêm vào đó, nhân dân lại có tâm lý “sính côngchứng” nên dẫn đến hệ quả là dồn việc chứng thực bản sao giấy tờ, chữ ký

về các Phòng công chứng Do đó, tình trạng quá tải, ùn tắc, bức xúc, tiêucực xảy ra ở một số Phòng công chứng là khó tránh khỏi Lúc này yêu cầucấp bách đặt ra là: một mặt, phải làm rõ và tách bạch cho được hai loại hoạtđộng vốn rất khác nhau về tính chất và chủ thể thực hiện là công chứng vàchứng thực; mặt khác, phải tổ chức tốt hơn việc chứng thực theo hướngphân cấp mạnh cho cơ sở, thực hiện việc đơn giản hoá trình tự, thủ tục, bảođảm thuận tiện cho người dân

Luật đất đai năm 1993 và Bộ luật dân sự năm 1995 đã đánh một bướctiến quan trọng của pháp luật Việt nam trong quá trình thực hiện chính sáchđổi mới của Đảng ta Sau hơn 10 năm thi hành, Luật đất đai năm 1993 và

Bộ luật dân sự năm 1995 đã bộc lộ một số hạn chế nhất định Bên cạnh đó,hội nhập kinh tế quốc tế cũng đã đặt ra những vấn đề cần sửa đổi bổ sung

để pháp luật Việt Nam tương thích với pháp luật trên thế giới Trước nhữngđòi hỏi đó, Luật đất đai năm 2003 đã được Quốc hội khóa XI, kì họp thứ 7thông qua ngày 29/11/2003, có hiệu lực thi hành từ ngày 1/7/2004, Bộ luậtdân sự năm 2005 đã được Quốc Hội khóa XI kì họp thứ 7 thông qua ngày14/06/2005 có hiệu lực thi hành từ ngày 1/1/2006 và Luật nhà ở đã đượcQuốc Hội khóa XI, kì họp thứ 8 thông qua ngày 29/11/2005, có hiệu lực thihành từ ngày 1/7/2006 Trong các luật này có một số quy định liên quanđến công chứng chứng thực, đặc biệt là quy định về thẩm quyền côngchứng, chứng thực

Ngày 29/11/2006, tại kỳ họp thứ 10, Quốc Hội khoá XI, Quốc Hội đãthông qua Luật công chứng (có hiệu lực kể từ ngày 01-7-2007) Theo luậtnày công chứng được xác định: công chứng là việc công chứng viên chứngnhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch khác bằng vănbản mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức

tự nguyện yêu cầu công chứng

Với việc tách bạch phạm vi giữa công chứng và chứng thực là hoàntoàn phù hợp với chủ trương cải cách hành chính và cải cách tư pháp

Do đó, ngày 18/05/2007 Chính phủ ban hành Nghị định số 79/2007/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thựcchữ ký (sau đây gọi tắt là Nghị định số 79/2007/NĐ - CP) để thay thế cácNghị định trước đó, nhằm kịp thời đáp ứng yêu cầu bức xúc của nhân dân.Nghị định này có hiệu lực thi hành sau mười lăm ngày, kể từ ngày đăngCông báo (đăng Công báo ngày 15/6/2007) và thay thế các quy định vềchứng thực bản sao, chữ ký trong Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày

08/12/2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực Đây là Nghị địnhmới nhất và có hiệu lực cho tới hiện nay.

1.2 Khái niệm và vai trò của hoạt động chứng thực

Khái niệm luôn là yếu tố mà không một công trình khoa học hay mộtbài luận văn nào có thể bỏ qua khi nghiên cứu một vấn đề nào đó Việcnghiên cứu về hoạt động chứng thực cũng không phải là ngoại lệ Do đó,khi tìm hiểu quy định này, chúng ta cũng phải bắt đầu từ những quy địnhmang tính chất nền tảng của khái niệm chứng thực

Trước đây trong triết học đã từng xuất hiện chủ nghĩa thực chứng.Chủ nghĩa thực chứng là một trào lưu triết học thịnh hành ở các nước nhưAnh, Mỹ trong thời kì sau chiến tranh thế giới lần thứ hai

Thuật ngữ chủ nghĩa thực chứng (positivsm, positivisme trong tiếngAnh, Pháp) xuất phát từ positivus có nghĩa là xác thực rõ ràng Positive-negative là một cặp từ được dùng ở nhiều nghĩa khác nhau, chẳng hạn như:

âm, dương của một nguồn điện Cặp từ này cũng có nghĩa là khẳng định (nóicó) - phủ định (nói không) trong các phán đoán Thí dụ, trong kết quả xétnghiệm một loại virut nếu được ghi là negative có nghĩa là âm tính không cóvirut Cặp từ này còn có nghĩa là tích cực - tiêu cực Riêng từ ''positive''trong khoa học, triết học có nghĩa là xác thực rõ ràng Poisitivism được dịch

là chủ nghĩa thực chứng vì đây là một trào lưu triết học không thừa nhận lối

tư duy tư biện và những tư tưởng tư biện, nó chỉ thừa nhận những trí thứcthực chứng, tức là những tri thức xác thực đã được chứng thực

Từ khi có các văn bản pháp luật quy định về công chứng như Thông

tư 574/ QLTPK ngày 10/10/1987 của Bộ Tư pháp hướng dẫn công tác côngchứng nhà nước, Nghị định số 31 ngày 18/5/1996 NĐ - CP của Chính phủ

về tổ chức hoạt động công chứng nhà nước Thì tại thời điểm đó vẫn chưa

có một khái niệm cụ thể về hoạt động chứng thực Trong các văn bản đóchỉ quy định một cách chung chung về thẩm quyền chứng thực Dường nhưtại thời điểm đó công chứng và chứng thực còn chưa có một ranh giới nào

để phân biệt cụ thể, rõ ràng

Trong Nghị định số 31 ngày 18/5/1996 NĐ - CP của Chính phủ tạiĐiều 1 quy định: ''Công chứng là việc xác nhận tính xác thực của hợp đồng

và giấy tờ theo quy định của pháp luật nhằm bảo vệ quyền và lợi ích hợppháp của công dân, cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội gópphần phòng ngừa vi phạm pháp luật, tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa.Các hợp đồng và giấy tờ được nhà nước chứng nhận hoặc UBND có thẩmquyền chứng thực có giá trị chứng cứ, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố là

vô hiệu'' Thời điểm này, khái niệm công chứng và chứng thực còn đồngnhất với nhau, chưa có sự tách bạch

Theo Nghị định số 75/2000 NĐ - CP ngày 08 tháng 12 năm 2000 vềcông chứng, chứng thực thì khái niệm chứng thực được hiểu là: việcUBND cấp huyện, cấp xã xác nhận sao y giấy tờ, hợp đồng, giao dịch vàchữ kí của cá nhân trong các giấy tờ phục vụ cho việc thực hiện các giaodịch của họ theo quy định của nghị định này Tuy nhiên, Nghị định75/2000 NĐ - CP của Chính phủ quy định phòng công chứng có thẩmquyền công chứng các việc thuộc thẩm quyền chứng thực của UBND cấp

xã và cấp huyện Điều này đã dẫn đến hiện tượng nhiều cá nhân, tổ chứcđồng nhất việc chứng thực của UBND và việc công chứng của phòng côngchứng Trên thực tế khi triển khai thực hiện Nghị định 75/2000 nhiều cánhân, tổ chức đã không biết việc nào thuộc thẩm quyền của phòng côngchứng và việc nào thuộc thẩm quyền của UBND nên đã đến Phòng côngchứng để công chứng tất cả mọi văn bản Chính và vây mà Phòng côngchứng thường xuyên quá tải Nhận thấy được những hạn chế đó, nên Nghịđịnh số 79/2007 NĐ - CP của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứngthực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký đã ra đời thay thế cho Nghịđịnh số 75/2000

Chứng thực là việc cơ quan hành chính nhà nước xác nhận tính chínhxác, tính có thực của các bản sao giấy tờ, văn bản được chứng thực so vớibản chính, xác nhận tính chính xác, tính có thực của chữ ký được chứng

thực là chữ ký của một các nhân cụ thể, là cơ sở cho việc thực hiện các giaodịch của cá nhân, tổ chức trong xã hội được dễ dàng thuận tiện.

Theo quy định tại Nghị định 79/2007/ NĐ - CP ngày 18 tháng 5 năm

2007 về chứng thực thì hoạt động chứng thực gồm:

- Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan nhà nước có thẩmquyền theo quy định tại Điều 5 Nghị định này căn cứ vào bản chính đểchứng thực bản sao là đúng với bản chính;

- Chứng thực chữ kí là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quyđịnh tại Điều 5 của Nghị định này chứng thực chữ kí trong giấy tờ, vănbản, là chữ kí của người đã yêu cầu chứng thực

Như vậy, với quy định trên thì khái niệm chứng thực đã được làm rõtách bạch với khái niệm công chứng, không còn đồng nhất như trước đây

- Về vai trò của hoạt động chứng thực

Khi đất nước chuyển sang mô hình kinh tế thị trường định hướng xã hộichủ nghĩa, các thành phần kinh tế trong xã hội phát triễn mạnh mẽ, kèm theo

đó là một số lượng lớn các giao dịch, hợp đồng diễn ra từng ngày trên phạm

vi cả nước Yêu cầu khách quan trên khiến cho nhà nước cần phải có công

cụ hữu hiệu để quản lý, điều phối các mối quan hệ trên tạo ra môi trườngpháp lý trong sạch nhằm bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của công dân,

tổ chức trong và ngoài nước Chế định chứng thực là một trong số đó

Chứng thực là một hoạt động pháp lý vô cùng quan trọng Thông quahoạt động chứng thực và các quy định hướng dẫn, điều chỉnh, làm chopháp luật trở thành hiện thực sinh động trong đời sống xã hội

Nói đến vai trò của hoạt động chứng thực, ta nên đề cập tới 2 phươngdiện cơ bản sau:

Xét trên bình diện đối với công dân, thì hoạt động chứng thực là mộtcông cụ hữu hiệu nhằm bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của họ, tạo ra sự

ổn định trong các quan hệ dân sự Đặc biệt, với tình hình xã hội hiện nay,khi mà các quan hệ dân sự, kinh tế, thương mại ngày càng trở nên phức tạp,

nhu cầu về giấy tờ của con người ngày càng lớn thì hoạt động chứng thực

là một trong những công cụ hữu hiệu để đáp ứng được nhu cầu về giấy tờtrong các giao dịch của nhân dân

Xét về phương diện nhà nước, thì các loại giấy tờ văn bản được chứngthực Đó là một trong những căn cứ pháp lý giúp nhà nước kiểm soát đượccác hành vi vi phạm pháp luật của người dân, ngăn ngừa các hành vi tráipháp luật, đảm bảo cho pháp luật được thực thi một cách có hiệu quả trênthực tế Có thể khẳng định rằng hoạt động chứng thực là một hoạt độngpháp lý góp phần quan trọng trong công cuộc xây dựng nhà nước phápquyền xã hội chủ nghĩa ở Việt Nam

Giả sử, đặt ra trường hợp không có chế định pháp luật về hoạt độngchứng thực thì nhà nước ta sẽ khó có thể hoặc không thể quản lý được các

hồ sơ, giấy tờ, của các cá nhân, tổ chức một cách chặt chẽ, đúng pháp luật.Hiện tượng làm giả mọi giấy tờ để hợp thức hóa các giao dịch sẽ diễn ramột cách tràn lan, gây ra sự bất ổn định trong xã hội

Sỡ dĩ chứng thực đóng một vai trò quan trọng như trên là một phầnxuất phát từ chính mục đích của hoạt động chứng thực

Mục đích cơ bản của chứng thực chính là căn cứ vào bản chính để xácminh bản sao giấy tờ đó là đúng với bản chính hoặc chứng thực chữ kítrong các giấy tờ văn bản là chữ kí của người yêu cầu chứng thực Hoạtđộng chứng thực tạo ra một số lượng bản sao giấy tờ, chữ kí xác thực đúngquy định của pháp luật, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân khi tham giacác giao dịch dân sự, kinh tế và các giao dịch khác trong xã hội Bởi đó làcăn cứ pháp lý có giá trị giống bản chính và thay thế cho bản chính

1.3 Phân biệt hoạt động công chứng và chứng thực

Từ lâu hoạt động công chứng và chứng thực đã xuất hiện ở nước ta,nhưng việc hiểu và phân biệt được hai khái niệm này hầu như còn hạn chếngay cả đối với các cán bộ làm công tác công chứng chứng thực và cả trongquần chúng nhân dân

Thứ nhất, hoạt động công chứng

* Khái niệm: Công chứng là hoạt động của công chứng viên xác nhậntính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch khác bằng văn bản màtheo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân tổ chức tựnguyện yêu cầu công chứng

* Chủ thể công chứng: Hoạt động công chứng do công chứng viênthực hiện tại văn phòng công chứng

Công chứng viên là người có đủ tiêu chuẩn theo quy định của phápluật, được bổ nhiệm để hành nghề công chứng Công chứng là một nghề,người hành nghề công chứng hoạt động trong Phòng công chứng hoặc vănphòng công chứng

* Địa điểm thực hiện công chứng: gồm Phòng công chứng và vănphòng công chứng

Phòng công chứng do UBND cấp tỉnh quyết định thành lập, là đơn vị

sự nghiệp thuộc Sở Tư pháp, có trụ sở, có con dấu và tài khoản riêng Têngọi của Phòng công chứng bao gồm bao gồm số thứ tự thành lập và tên củatỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi phòng công chứng được thành lập.Văn phòng công chứng do công chứng viên thành lập có trụ sở, có condấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằngnguồn thu từ kinh phí đóng góp của công chứng viên., phí công chứng, thùlao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác Văn phòng công chúnghoạt động theo luật doanh nghiệp Văn phòng công chứng do một thànhviên thành lập được tổ chức hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân,văn phòng công chứng do hai thành viên thành lập trở lên thì được tổ chức

và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh

* Đối tượng công chứng gồm:

- Công chứng các hợp đồng giao dịch về bất động sản: theo Điều 37của Luật công chứng thì công chứng viên của tổ chức hành nghề côngchứng có thẩm quyền công chứng các loại hợp đồng, giao dịch về bất động

sản trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi tổ chức hànhnghề công chứng đặt trụ sở, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điềunày( công chứng viên của các tổ chức hành nghề công chứng có thẩmquyền hành nghề công chứng di chúc, văn bản từ chối nhận di sản là bấtđộng sản) Các hợp đồng về giao dịch bất động sản như là: hợp đồng thuêmượn, hợp đồng tặng cho, hợp đồng thế chấp.

- Công chứng hợp đồng mua bán, thuê mượn tặng cho xe ô tô và cácloại tài sản khác;

- Công chứng hợp đồng bão lãnh cầm có thế chấp;

- Công chứng các loại giao dịch, hợp đồng hợp pháp theo yêu cầu;

- Công chứng hợp đồng thương mại, hợp đồng ủy quyền;

- Công chứng di chúc;

- Công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản;

- Công chứng văn bản khai nhận di sản;

Hoạt động chứng thực bao gồm: chứng thực bản sao từ bản chính vàchứng thực chữ kí trong các giấy tờ văn bản

Trước đây, hoạt động chứng thực còn bao gồm cả chứng thực hợpđồng giao dịch Tuy nhiên, từ khi có Nghị định 79/2007 NĐ - CP củaChính phủ có hiệu lực thì đối với các hợp đồng giao dịch được chuyển quacho văn phòng công chứng hoặc phòng công chứng

Chứng thực bản sao từ bản chính là việc của cơ quan nhà nước có thẩmquyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính

Bản chính là bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp lần đầu tiên

có giá trị pháp lý để sử dụng, là cơ sở để đối chiếu và chứng thực bản sao.Chứng thực chữ kí là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng thựcchữ kí trong giấy tờ, văn bản là chữ kí của người đã yêu cầu chứng thực

* Thẩm quyền chứng thực: Khác với công chứng, chứng thực do cơquan hành chính nhà nước thực hiện, bao gồm những cơ quan sau:

- Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố ( sau đây gọi chung làPhòng Tư pháp cấp huyện) có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bảnsao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài, chứng thựcchữ kí của người dịch trong các giấy tờ văn bản từ tiếng nước ngoài sangtiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài, chứng thực chữ kítrong các văn băn, giấy tờ bằng tiếng nước ngoài

Trưởng phòng hoặc phó Phòng Tư pháp thực hiện việc chứng thựctheo quy định trên và đóng dấu của Phòng Tư pháp

- UBND xã, phường, thị trấn, (sau đây gọi chung là UBND cấp xã) cóthẩm quyền, trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, vănbản bằng tiếng Việt, chứng thực chữ kí trong các giấy tờ văn bản bằng tiếngViệt

Chủ tịch UBND, Phó chủ tịch UBND thực hiện việc chứng thực vàđóng dấu của UBND cấp xã

- Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của nước Cộng hòa xãhội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài có thẩm quyền và trách nhiệm chứngthực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt và tiếngnước ngoài, chứng thực chữ kí trong các giấy tờ văn bản bằng tiếng Việt vàtiếng nước ngoài, chữ kí của người dịch trong các bản dịch từ tiếng nướcngoài sang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài

Viên chức lãnh sự, viên chức ngoại giao của cơ quan đại diện ViệtNam ở nước ngoài thực hiện chứng thực theo thẩm quyền và đóng dấu của

cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài

* Đối tượng chứng thực: bản sao các loại giấy tờ, tài liệu, chữ ký cánhân theo quy định của pháp luật được phép chứng thực.

Như vậy, công chứng và chứng thực là hai hoạt động khác nhau về tínhchất của hành vi cũng như đối tượng Công chứng là hoạt động mang tínhchất dịch vụ công Đối tượng của hoạt động công chứng là các hợp đồng,giao dịch dân sự, kinh tế thương mại Hoạt động công chứng bao gồm mộtchuỗi thủ tục rất phức tạp kể từ khi công chứng viên tiếp nhận ý chí của cácbên giao kết hợp đồng như: xác định tư cách chủ thể của các bên, kiểm tranăng lực hành vi dân sự của chủ thể, tính tự nguyện của các bên giao kết hợpđồng, xác định nguồn gốc hợp pháp của đối tượng hợp đồng, kiểm tra tínhhợp pháp của nội dung hợp đồng, thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng.Những tình tiết này là rất quan trọng, bảo đảm cho hợp đồng không bị vôhiệu và có ý nghĩa chứng cứ về sau nếu xảy ra tranh chấp giữa các bên cũngnhư với bên thứ ba Trong khi đó, hoạt động chứng thực là hoạt động mangtính chất hành chính của các cơ quan hành chính công quyền Đối tượnghoạt động chứng thực là các giấy tờ, tài liệu như: chứng thực sao y giấy tờ,văn bằng chứng chỉ Theo thông lệ quốc tế, các vấn đề về công chứng đượcquy định trong Luật dân sự, Luật tố tụng dân sự Pháp luật về chứng thựcđược quy định trong các văn bản luật hành chính Việc tách bạch giữa côngchứng và chứng thực như vậy vừa đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính,đồng thời cũng tạo điều kiện để tổ chức chuyển chế độ công chứng sang dịch

vụ công

1.4 Thẩm quyền và trách nhiệm thực hiện hoạt động chứng thực

Theo quy định của Nghị định 75/2000/NĐ - CP của Chính phủ vềcông chứng, chứng thực thì thẩm quyền thực hiện hoạt động chứng thựcđược quy định chung chung tại Điều 4 như sau:

Cơ quan nhà nước có thẩm quyền công chứng, chứng thực ở trongnước bao gồm: - Phòng công chứng;

- UBND cấp huyện;

- UBND cấp xã

Cơ quan có thẩm quyền công chứng ở nước ngoài là cơ quan đại diệnNgoại giao, cơ quan lãnh sự của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam(sau đây gọi là cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài)

Sau khi có Nghị định 79/2007/NĐ - CP của Chính phủ về cấp bản sao

từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký ra đời thaythế cho Nghị định 75/2000 thì thẩm quyền thực hiện hoạt động chứng thựcđược quy định một cách rõ ràng tại Điều 5 của Nghị định này Cụ thể:Phòng Tư pháp cấp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đâygọi là Phòng Tư pháp cấp huyện) có thẩm quyền và trách nhiệm:

- Chứng thực bản sao từ bản chính các loại giấy tờ, văn bản bằng tiếngnước ngoài;

- Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từtiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài;

Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tư pháp cấp huyện thực hiệnchứng thực các việc theo quy định tại khoản 1 Điều này và đóng dấu củaPhòng Tư Pháp

UBND xã, phường, thị trấn (sau đây gọi là UBND cấp xã) có thẩmquyền và trách nhiệm:

- Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt;

- Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt;

Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND xã thực hiện chứng thực các việctheo quy định tại khoản 2 Điều này và đóng dấu của UBND cấp xã

Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của nước Cộng hòa xãhội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi là cơ quan đại diện củaViệt Nam ở nước ngoài) có thẩm quyền và trách nhiệm:

- Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng

Việt và tiếng nước ngoài;

- Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt hoặctiếng nước ngoài; chữ ký người dịch trong các bản dịch từ tiếng nước ngoàisang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;

Viên chức lãnh sự, viên chức ngoại giao của cơ quan đại diện ngoại giaocủa Việt Nam ở nước ngoài thực hiện chứng thực các việc theo thẩm quyền vàđóng dấu của cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam ở nước ngoài

Thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ kýquy định tại điều này không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầuchứng thực

Như vậy, quy định của Nghị định 79/2007 đã cụ thể hóa thẩm quyềnthực hiện hoạt động chứng thực, có sự tách bạch rõ ràng giữa thẩm quyềncông chứng và thẩm quyền chứng thực Điều này, góp phần tạo điều kiệnthuận lợi cho các cơ quan trong khi giải quyết yêu cầu của khách hàng

Hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải công chứng chứng thực;Hợp đồng, giao dịch mà pháp luật không quy định phải công chứng,chứng thực nhưng cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu Trường hợp này cónghĩa là đối với một giao dịch, hợp đồng mà pháp luật không bắt buộc phải

chứng thực nhưng nếu cá nhân muốn chứng thực thì người thực hiện chứngthực vẫn phải chứng thực cho người đó''.

* Thẩm quyền chứng thực hợp đồng giao dịch của UBND cấp huyện:

- UBND cấp huyện có thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịchliên quan đến bất động sản theo thẩm quyền địa hạt quy định tại khoản 2,Điều 23 của Nghị định số 75/2000 NĐ - CP;

- Chứng thực hợp đồng giao dịch liên quan đến động sản có giá trịdưới 50 triệu đồng;

- Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận

di sản;

- Các việc khác theo quy định của pháp luật

Điểm b, khoản 2, Điều 24 của Nghị định 75/2000/NĐ - CP của Chínhphủ cũng quy định về thẩm quyền chứng thực hợp đồng giao dịch củaUBND cấp xã như sau: ''UBND cấp xã có thẩm quyền chứng thực di chúc

và văn bản từ chối nhận di sản''

Thẩm quyền địa hạt của Phòng công chứng và UBND cấp huyện trongviệc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sảnđược quy định tại Điều 23 của Nghị định như sau: ''Chủ tịch UBND cấp tỉnhquyết định thẩm quyền địa hạt công chứng hợp đồng, giao dịch liên quanđến bất động sản trong địa phương mình cho từng phòng công chứng Địahạt là một hoặc một số quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh”

UBND huyện, quận, thị xã chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quanđến bất động sản trong phạm vi địa hạt của huyện, quận, thị xã mình khôngthuộc thẩm quyền địa hạt của Phòng công chứng quy định tại khoản 1 Điềunày

Việc công chứng, chứng thực di chúc, văn bản từ chối nhận di sản liênquan đến bất động sản không tuân theo quy định tại khoản 1 và khoản 2Điều này''

* Trình tự, thủ tục thực hiện chứng thực hợp đồng: việc chứng thựchợp đồng được thực hiện trong 2 trường hợp:

+ Chứng thực hợp đồng đã được soạn thảo sẵn;

+ Chứng thực hợp đồng do người thực hiện chứng thực soạn thảo giúphoặc theo mẫu

1.5.1 Chứng thực hợp đồng đã được soạn thảo sẵn

Người yêu cầu chứng thực hợp đồng có thể là cá nhân, tổ chức Ngườiyêu cầu chứng thực hợp đồng có quyền yêu cầu cơ quan nhà nước có thẩmquyền chứng thực thực hiện yêu cầu chứng thực hợp pháp của mình, trongtrường hợp bị từ chối thì có quyền khiếu nại

Việc chứng thực hợp đồng được thực hiện theo 3 bước sau:

Bước 1: tiếp nhận, kiểm tra các giấy tờ do người yêu cầu chứng thựcnộp, xuất trình để lập hồ sơ chứng thực Đây là một công việc hết sức quantrọng góp phần quan trọng bảo đảm cho việc thực hiện chứng thực

Người yêu cầu chứng thực phải: Nộp phiếu yêu cầu chứng thực hợpđồng giao dịch;

Nộp hợp đồng đã được soạn thảo sẵn: dự thảo hợp đồng này phải chứađựng nội dung chủ yếu của hợp đồng

Ví dụ: hợp đồng dân sự các bên có thể thỏa thuận về những nội dungsau: đối tượng hợp đồng là tài sản phải giao, công việc phải làm hoặckhông được làm, số lượng, chất lượng, giá, phương thức thanh toán, thờihạn, địa điểm, phương thức thực hiện hợp đồng, quyền, nghĩa vụ của cácbên, trách nhiệm do vi phạm hợp đồng, các thỏa thuận khác (nếu có)

Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình đủ các giấy tờ cần thiết liênquan đến việc chứng thực và phải chịu trách nhiệm về tính hợp pháp củacác loại giấy tờ đó Đối với giấy tờ đã xuất trình bản chính, thì phải nộpbản chụp giấy tờ đó, cụ thể như sau:

- Xuất trình bản chính và nộp bản chụp các giấy tờ tùy thân đối với cánhân, giấy tờ đối với tổ chức;

- Xuất trình bản chính và nộp bản chụp đối với các giấy tờ để chứngminh quyền sở hữu, quyền sử dụng đối với tài sản trong trường hợp hợp

đồng liên quan đến tài sản mà pháp luật quy định phải đăng kí quyền sởhữu, quyền sử dụng;

Ví dụ: trường hợp đã được cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở vàquyền sử dụng đất thì phải xuất trình bản chính và nộp bản chụp giấy này

- Trong từng trường hợp cụ thể, người yêu cầu chứng thực phải nộpthêm các giấy tờ khác cần thiết cho việc chứng thực

Ví dụ: trường hợp mua bán nhà ở thuộc sở hữu chung hoặc đang chothuê thì người yêu cầu chứng thực còn phải nộp văn bản đồng ý của chủ sởhữu chung khác, trong trường hợp nhà ở thuộc sở hữu chung hợp nhất hoặctrong trường hợp mua bán một phần nhà ở thuộc sở hữu chung theo phầnthì nộp văn bản khước từ mua của chủ sở hữu chung khác hoặc giấy tờchứng minh về việc hết thời hạn do pháp luật quy định, kể từ ngày chủ sởhữu chung nhận được thông báo bán và các điều kiện bán mà không có chủ

sở hữu chung nào mua

Trong trường hợp chứng thực hợp đồng mua bán nhà ở đang cho thuê,thì người yêu cầu chứng thực còn phải nộp văn bản khước từ mua của bênthuê hoặc giấy tờ chứng minh về việc hết thời hạn do pháp luật quy định,

kể từ ngày bên thuê nhận được thông báo bán và các điều kiện bán mà bênthuê không trả lời

Vấn đề nêu trên cũng được áp dụng đối với việc mua bán nhà để sửdụng vào mục đích khác

Người thực hiện chứng thực chỉ thực hiện chứng thực các việc đúngthẩm quyền của cơ quan mình, nếu việc chứng thực không thuộc thẩmquyền của cơ quan mình thì hướng dẫn cho người yêu cầu chứng thực đến

cơ quan khác có thẩm quyền

Người thực hiện chứng thực hướng dẫn trình tự thủ tục thực hiệnchứng thực cho người yêu cầu thực hiện chứng thực nếu cần thiết

Người thực hiện chứng thực phải giải thích rõ cho người yêu cầu

chứng thực về quyền và nghĩa vụ của họ, ý nghĩa, hậu quả pháp lý của việcchứng thực.

Khi kiểm tra các giấy tờ có dấu hiệu giả mạo thì không được chứng thựcKhi đã đủ điều kiện và giấy tờ hợp lệ thì cơ quan nhà nước có thẩmquyền chứng thực thụ lý, ghi vào sổ Trong trường hợp yêu cầu chứng thựckhông thể thực hiện được ngay trong ngày thì ghi phiếu hẹn cho người yêucầu chứng thực

Thời hạn chứng thực không quá 3 ngày làm việc đối với hợp đồng đơngiản, không quá 10 ngày làm việc đối với hợp đồng phức tạp, không quá 30ngày đối với hợp đồng đặc biệt phức tạp, kể từ khi thụ lý

Tuy nhiên, hiện nay việc chứng thực thường được giải quyết trong buổilàm việc đó, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho người yêu cầu chứng thực.Trong trường hợp pháp luật quy định việc chứng thực phải có ngườilàm chứng hoặc trong trường hợp pháp luật không quy định phải có ngườilàm chứng, nhưng người yêu cầu chứng thực không đọc, không nghe,không ký hoặc không điểm chỉ được, thì phải có người làm chứng

Khi từ chối thực hiện chứng thực, người có thẩm quyền chứng thựcphải giải thích rõ lý do từ chối bằng văn bản, nếu người yêu cầu chứng thựcyêu cầu

Bước 2: chuẩn bị văn bản chứng thực

Người thực hiện chứng thực xác định năng lực hành vi dân sự củangười yêu cầu chứng thực và xét thấy nội dung của hợp đồng đã được soạnthảo sẵn không trái pháp luật, đạo đức xã hội thì thực hiện chứng thực.Trong trường hợp nội dung hợp đồng trái pháp luật, đạo đức xã hộihoặc được soạn thảo không đạt yêu cầu thì hợp đồng phải được sửa đổi bổsung, nếu người yêu cầu chứng thực không đồng ý với việc sửa đổi, bổsung đó thì không chứng thực

Yêu cầu về chữ viết trong văn bản chứng thực đối với hợp đồng như

sau: Chữ viết phải dễ đọc, được thể hiện bằng loại mực bền trên giấy cóchất lượng, bảo đảm lưu trữ lâu dài Chữ viết có thể là viết tay hoặc đánhmáy, viết liền một mạch không được viết tắt hoặc viết bằng kí hiệu, khôngđược viết xen dòng, viết đè dòng, viết thêm, không được để trống trừxuống dòng Trường hợp có sữa chữa hoặc viết thêm, thì được thực hiệnbằng cách người thực hiện chứng thực ghi bên lề, kí và đóng dấu vào chỗsữa hoặc viết thêm đó.

Thời điểm chứng thực phải được ghi cả ngày tháng năm bằng số vàchữ, có thể ghi giờ, phút nếu người yêu cầu chứng thực đề nghị hoặc ngườithực hiện chứng thực thấy cần thiết

Các con số liên quan đến tiền phải được ghi cả bằng số và bằng chữ.Lời chứng là bộ phận cấu thành của văn bản chứng thực Nội dung lờichứng phải rõ ràng chặt chẽ, thể hiện rõ mức độ, trách nhiệm của ngườithực hiện chứng thực, trong trường hợp những việc đã có mẫu lời chứng do

Bộ Tư pháp quy định thì lời chứng phải tuân theo mẫu đó

Lời chứng của người thực hiện chứng thực hợp đồng phải ghi rõ thờiđiểm giao kết hợp đồng, địa điểm chứng thực, năng lực hành vi dân sự, chữ

kí của các bên và nội dung thỏa thuận của các bên

Bước 3 Kí chứng thực

Trong trường hợp hợp đồng được sửa đổi, bổ sung, thì trước khi ký,người yêu cầu chứng thực phải đọc lại nội dung hợp đồng hoặc người thựchiện chứng thực đọc lại cho họ nghe Nếu họ đồng ý toàn bộ nội dung ghitrong hợp đồng, thì ký tắt vào từng trang của hợp đồng, trừ trang cuối phải

ký đầy đủ, sau đó người thực hiện chứng thực kí thực hiện chứng thực và kítắt vào từng trang của hợp đồng, trừ trang cuối phải kí đầy đủ và đóng dấuvào hợp đồng

Văn bản chứng thực có từ hai trang trở lên, thì từng trang phải đượcđánh số thứ tự, có chữ ký tắt của người yêu cầu chứng thực, riêng trangcuối phải có chữ kí đầy đủ, số lượng trang phải được ghi vào cuối văn bản,

văn bản chứng thực có từ hai tở trở lên phải được đóng dấu giáp lai.

Điều 11 Nghị định 75/2000 quy định việc ký của người yêu cầu chứngthực phải được thực hiện trước mặt người thực hiện chứng thực Trongtrường hợp, người có thẩm quyền giao kết hợp đồng của tổ chức tín dụng,doanh nghiệp đã đăng kí chữ kí mẫu tại cơ quan chứng thực, thì có thể chophép người đó kí trước vào hợp đồng, người thực hiện chứng thực phải đốichiếu chữ kí của họ trong hợp đồng với chữ kí mẫu trước khi thực hiệnchứng thực

Việc điểm chỉ chỉ được thay thế cho việc ký trong các giấy tờ yêu cầuchứng thực, nếu người yêu cầu chứng thực không ký được do bị khuyết tậthoặc không biết ký

Việc điểm chỉ cũng có thể được thực hiện đồng thời với việc ký trongcác trường hợp sau: Theo đề nghị của người yêu cầu chứng thực;

Theo đề nghị của người thực hiện chứng thực

Hồ sơ chứng thực bao gồm: phiếu yêu cầu chứng thực hợp đồng, giaodịch, bản chính văn bản chứng thực, kèm theo bản chụp các giấy tờ màngười yêu cầu chứng thực đã xuất trình, các giấy tờ xác minh và các giấy tờliên quan khác nếu có Mỗi hồ sơ phải được đánh số thứ tự theo thời gianphù hợp với việc ghi trong sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch bảo đảm dễtra cứu

- Chứng thực ngoài trụ sở và ngoài giờ làm việc

Theo quy định của Nghị định số 75/2000 thì việc chứng thực phảiđược thực hiện tại trụ sở cơ quan chứng thực, trừ các trường hợp sau có thểđược thực hiện ngoài trụ sở: việc chứng thực, hợp đồng giao dịch và chữ kícủa người đang bị tam giam, hoặc thi hành án phạt tù, người bị bại liệt,người già yếu không thể đi lại được hoặc có lý do chính đáng khác khôngthể đến trụ sở cơ quan thực hiện chứng thực

- Việc sửa lỗi kỹ thuật

Theo yêu cầu của các bên giao kết hợp đồng, người thực hiện chứng

thực được sữa các lỗi kỹ thuật trong các hợp đồng đã được chứng thực màchưa được thực hiện, với điều kiện việc sửa đổi đó không làm ảnh hưởngđến quyền và nghĩa vụ của các bên giao kết.

Lỗi kỹ thuật là lỗi do sai sót trong ghi chép, đánh máy, in ấn văn bảnchứng thực Để xác định lỗi kỹ thuật, người thực hiện chứng thực có tráchnhiệm đối chiếu từng lỗi cần sửa với các giấy tờ trong hồ sơ chứng thực.Người thực hiện việc sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản chứng thực phải

là người đã thực hiện việc chứng thực đó Trong trường hợp người đã thựchiện việc chứng thực không còn làm công tác đó nữa, thì người đứng đầu

cơ quan có trách nhiệm thực hiện việc sửa lỗi kỹ thuật đó

1.5.2 Chứng thực hợp đồng do người thực hiện chứng thực soạn thảo giúp hoặc theo mẫu

Người yêu cầu chứng thực có thể đề nghị người thực hiện chứng thựcsoạn thảo hợp đồng Người yêu cầu chứng thực tuyên bố nội dung của hợpđồng trước người thực hiện chứng thực Người thực hiện chứng thực phảighi chép lại đầy đủ nội dung mà người yêu cầu chứng thực đã tuyên bố,việc ghi chép có thể là viết tay, đánh máy nhưng phải bảo đảm nội dungcủa hợp đồng, nếu nội dung tuyên bố không trái pháp luật, đạo đức xã hộithì người thực hiện chứng thực soạn thảo hợp đồng

- Chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng

Đối với hợp đồng đã được chứng thực, thì việc sửa đổi, bổ sung mộtphần hoặc toàn bộ hợp đồng đó cũng phải được chứng thực và việc chứngthực đó có thể được thực hiện tại bất cứ cơ quan nhà nước có thẩm quyềnchứng thực nào, trừ trường hợp việc công chứng hợp đồng liên quan đếnbất động sản thuộc thẩm quyền địa hạt của phòng công chứng

chứng thực cần nhập vào máy tính các việc chứng thực hợp đồng giao dịch.

Cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực phải thực hiện các biệnpháp an toàn, chống cháy, chống ẩm ướt, mối, mọt

- Thủ tục, trình tự chứng thực giao dịch

Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản

Những người được hưởng di sản thừa kế theo pháp luật hoặc theo dichúc mà trong di chúc không xác định rõ phần di sản được hưởng của từngngười thì họ có quyền yêu cầu chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia disản, khi không có tranh chấp Trong văn bản thỏa thuận phân chia di sản,người được hưởng di sản có thể nhường toàn bộ quyền hưởng di sản củamình cho người thừa kế khác

Những người yêu cầu chứng thực phải xuất trình di chúc và giấy tờ đểchứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản của người để lại di sản đốivới tài sản mà pháp luật quy định phải đăng kí quyền sở hữu, quyền sử dụng.Người yêu cầu chứng thực còn phải xuất trình giấy tờ để chứng minhquan hệ giữa người để lại di sản và người được hưởng di sản theo quy địnhcủa pháp luật về thừa kế, có sự cam đoan và chịu trách nhiệm về việckhông bỏ sót người thừa kế theo pháp luật, trừ trường hợp không thể biết

có người khác được hưởng thừa kế theo pháp luật

Người thực hiện chứng thực phải tiến hành kiểm tra xác minh để khẳngđịnh người để lại di sản có quyền sở hữu, quyền sử dụng đối với di sản đó vànhững người yêu cầu chứng thực đúng là người được hưởng di sản

Người thực hiện chứng thực phải niêm yết thỏa thuận phân chia di sảntại nơi thường trú hoặc tạm trú có thời hạn hoặc nơi có bất động sản củangười để lại di sản trong thời hạn 30 ngày

Văn bản thỏa thuận phân chia di sản được chứng thực là căn cứ để cơquan nhà nước có thẩm quyền đăng kí việc thực hiện chuyển quyền sở hữu,chuyển quyền sở hữu tài sản cho người được hưởng di sản

1.5.3 Chứng thực văn bản khai nhận di sản

Người duy nhất được hưởng di sản theo pháp luật của người để lại disản có quyền yêu cầu chứng thực văn bản khai nhận di sản.

Thủ tục chứng thực văn bản khai nhận di sản cũng được áp dụngtương tự như đối với văn bản thỏa thuận phân chia di sản

Bản chính là bản do cơ quan nhà nước cấp lần đầu tiên có giá trị pháp

lý để sử dụng, là cơ sở để đối chiếu và chứng thực bản sao

Sổ gốc là sổ do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp bản chính lập rakhi thực hiện cấp bản chính, trong đó có ghi đầy đủ nội dung như bản chính

mà cơ quan tổ chức đó đã cấp

Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan nhà nước có thẩmquyền theo quy định tại Điều 5 của Nghị định 79/2000 căn cứ vào bảnchính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính

1.6.1 Quyền và nghĩa vụ của người yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính

Người yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính có quyền sau:

Yêu cầu bất kì cơ quan nào có thẩm quyền chứng thực: Phòng Tưpháp cấp huyện, UBND cấp xã hoặc cơ quan đại diện Việt Nam ở nướcngoài thực hiện việc chứng thực, không phụ thuộc vào nơi cư trú của ngườiyêu cầu chứng thực

Trong trường hợp bị từ chối chứng thực người yêu cầu chứng thực cóquyền yêu cầu cơ quan có thẩm quyền chứng thực giải thích rõ lý do, nếukhông đồng ý với lý do đó thì có quyền khiếu nại theo quy định của pháp luật

Người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về tính chính xác vàtính hợp pháp của các giấy tờ mà họ xuất trình khi yêu cầu chứng thực.

Như vậy, nếu người yêu cầu chứng thực xuất trình các loại giấy tờ viphạm pháp luật như: giấy tờ giả mạo Khi bị phát hiện sẽ không đượcchứng thực và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về hành vi của mình

Người thực hiện chứng thực đối chiếu bản sao với bản chính, nếu bảnsao đúng với bản chính thì chứng thực Khi chứng thực bản sao từ bảnchính người thực hiện chứng thực phải ghi rõ “chứng thực bản sao đúngvới bản chính”, ngày, tháng, năm thực hiện chứng thực, ký, ghi rõ họ tên vàđóng dấu của cơ quan có thẩm quyền chứng thực

Trang đầu tiên của bản sao phải được ghi rõ chữ “BẢN SAO” vào chỗtrống phía trên bên phải, nếu bản sao có từ hai tờ trở lên thì phải đóng dấugiáp lai

Ví dụ: Anh Nguyễn Văn An đến phòng giao dịch và trả kết quả theo

cơ chế một cửa của UBND huyện Tuyên Hóa để chứng thực bản sao sổ hộkhẩu Tại đây, cán bộ phòng tư pháp có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ củaanh An, kiểm tra hồ sơ dựa trên cơ sở căn cứ vào bản gốc và các giấy tờkhác Anh An phải xuất trình các giấy tờ như: bản gốc sổ hộ khẩu, bản sao

sổ hộ khẩu cần chứng thực.

Nếu giấy tờ hợp lệ, thì trong thời gian làm việc đó, cán bộ tư pháp phảichứng thực và trả kết quả cho anh An theo đúng quy định của pháp luật

1.6.3 Địa điểm chứng thực bản sao từ bản chính

Địa điểm chứng thực là nơi diễn ra việc chứng thực đó

Việc chứng thực bản sao từ bản chính được thực hiện tại trụ sở của cơquan có thẩm quyền chứng thực Cơ quan có thẩm quyền chứng thực phải

bố trí cán bộ để tiếp nhận yêu cầu chứng thực hàng ngày Cán bộ tiếp dânphải đeo thẻ công chức

Tại trụ sở của cơ quan có thẩm quyền chứng thực phải niêm yết côngkhai lịch làm việc, thẩm quyền, thủ tục, thời gian chứng thực và lệ phíchứng thực Đây là việc rất cần thiết và quan trọng nhằm tạo điều kiệnthuận lợi cho người dân biết được các thông tin cần cho việc chứng thựccác loại giấy tờ, văn bản

1.6.4 Trường hợp không được chứng thực bản sao từ bản chính

Hiện nay, do điều kiện kinh tế xã hội phát triển, tình hình vi phạmpháp luật cũng tăng Con người ngày càng có những thủ đoạn tinh vi đểtránh sự kiểm soát của pháp luật Do đó, khi thực hiện chứng thực bản sao

từ bản chính, người thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính không đượcthực hiện chứng thực trong các trường hợp sau đây:

- Bản chính cấp sai thẩm quyền hoặc giả mạo: tức là bản chính đokhông phải do cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật cấp,hoặc bản chính đó là được làm giả Ví dụ: chứng chỉ ngoại ngữ do mua củacác trung tâm làm giả chứ không phải được qua đào tạo để cấp bằng theoquy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo;

- Bản chính đã bị tẩy xóa, thêm bớt hoặc đã bị hư hỏng, cũ nát khôngthể xác định rõ nội dung;

- Bản chính không được phép phổ biến trên các phương tiện thông tinđại chúng theo quy định của pháp luật;

- Đơn thư và các giấy tờ do cá nhân tự lập không có chứng nhận,

chứng thực hoặc xác nhận của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền;

Ví dụ: đơn khởi kiện do cá nhân tự viết thì không được chứng thực

- Các giấy tờ văn bản khác mà pháp luật quy định không được sao

1.6.5 Thời hạn chứng thực bản sao từ bản chính

Để tạo điều kiện thuận lợi cho người dân khi đến chứng thực và nângcao trách nhiệm của cán bộ chứng thực Pháp luật quy định về thời hạnchứng thực bản sao từ bản chính như sau: Việc tiếp nhận yêu cầu chứngthực bản sao từ bản chính trong thời gian làm việc buổi sáng hoặc buổichiều thì phải được thực hiện chứng thực ngay trong buổi làm việc đó,trường hợp yêu cầu chứng thực với số lượng lớn thì việc chứng thực có thểđược hẹn lại để chứng thực sau nhưng không quá 2 ngày làm việc Nhưvậy, quy định này của Nghị định 79/2007/NĐ - CP của Chính phủ đã rútgọn đến mức tối thiểu thời gian giải quyết yêu cầu của khách hàng, phùhợp với tinh thần cải cách hành chính của nhà nước ta hiện nay

1.7 Chứng thực chữ ký

Theo khoản 6, Điều 2, Nghị định 79/2007/ NĐ - CP của Chính phủ vềcấp bản sao từ sổ gốc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ kýquy định: ''chứng thực chữ ký là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theoquy định tại Điều 5 của Nghị định này chứng thực chữ ký trong các giấy tờvăn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực''

Thủ tục chứng thực chữ ký: Cá nhân có yêu cầu chứng thực chữ kýcủa mình phải xuất trình các giấy tờ sau:

Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân khác

Giấy tờ văn bản mà mình sẽ kí vào đó

Người yêu cầu chứng thực phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực.Người thực hiện chứng thực phải ghi rõ ngày, tháng, năm chứng thực,địa điểm chứng thực, số giấy tờ tùy thân của người yêu cầu chứng thực,ngày cấp, nơi cấp, chữ ký trong các giấy tờ văn bản đúng là chữ ký củangười yêu cầu chứng thực, sau đó ký và ghi rõ họ tên và đóng dấu của cơquan có thẩm quyền chứng thực

- Chứng thực chữ ký của người dịch

Người dịch phải cam đoan và chịu trách nhiệm về tính chính xác của bảndịch Do đó, người dịch phải là người thông thạo tiếng nước ngoài cần dịch.Việc chứng thực chữ ký của người dịch được thực hiện theo thủ tụcchứng thực chữ ký nêu trên

Trang đầu tiên của bản dịch phải ghi rõ chữ '' BẢN DỊCH'' vào chỗtrống phía trên bên phải Nếu bản dịch có từ hai trang trở lên thì phải đánh

số trang theo thứ tự và phải đóng dấu giáp lai giữa các tờ Bản dịch phảiđược đính kèm với bản sao của các giấy tờ cần dịch

Thời hạn chứng thực chữ ký: Việc tiếp nhận yêu cầu chứng thực chữ

ký trong thời gian làm việc buổi sáng hoặc buổi chiều thì phải được thựchiện chứng thực trong thời gian của buổi làm việc đó Trường họp cần phảixác minh làm rõ nhân thân của người yêu cầu chứng thực thì thời hạn trên

có thể được kéo dài nhưng không quá ba ngày làm việc

- Trình tự thực hiện chứng thực chữ ký

Thứ nhất, người yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch chuẩn bị đầy

đủ các thủ tục theo thành phần hồ sơ đến nộp tại bộ phận tiếp nhận và trảkết quả của Phòng Tư pháp xã

Nếu đủ hồ sơ sẽ tiếp nhận và hẹn trả kết quả

Nếu hồ sơ chưa đủ thì sẽ được hướng dẫn đễ hoàn chỉnh

Thứ hai, người yêu cầu đến bộ phận tiếp nhận và trả kết quả củaPhòng Tư pháp xã xuất trình phiếu hẹn và nộp lệ phí để nhận giấy tờchứng thực

Số lượng hồ sơ mà người yêu cầu chứng thực cần nạp tối thiểu thường

là 2 bản ( lưu 1 bản)

Theo Thông tư 03/2008 hướng dẫn thi hành Nghị định 79/2007 thìngoài việc thực hiện chứng thực chữ kí còn quy định về chứng thực điểmchỉ Cá nhân có quyền yêu cầu cơ quan có thẩm quyền chứng thực thựchiện việc chứng thực chữ kí của mình trong các giấy tờ, văn bản Trong

trường hợp người yêu cầu chứng thực không kí được do khuyết tật hoặckhông biết ký thì việc chứng thực chữ kí được thay thế bằng việc chứngthực điểm chỉ.

Khi điểm chỉ, người yêu cầu chứng thực sử dụng ngón trỏ phải, nếukhông điểm chỉ được bằng ngón trỏ phải thì điểm chỉ bằng ngón trỏ trái,trường hợp không thể điểm chỉ bằng hai ngón trỏ đó thì điểm chỉ bằngngón tay khác và phải ghi rõ bằng việc điểm chỉ bằng ngón tay nào, củabàn tay nào

1.8 Quản lý nhà nước về chứng thực

Xét về bản chất thì quản lý chính là hành vi tác động bằng sức mạnhquyền uy của chủ thể quản lý lên đối tượng bị quản lý theo một mục tiêu,trật tự nhất định mà chủ thể quản lý hướng tới Quản lý có thể được thựchiện dưới nhiều dạng khác nhau, bằng nhiều biện pháp tác động khác nhau.Quản lý nhà nước về chứng thực tức là các cơ quan nhà nước có thẩmquyền dùng nhiều biện pháp quản lý dưới nhiều hình thức tác động nhằmđảm bảo cho hoạt động chứng thực được tổ chức, vận hành theo đúng chứcnăng nhiệm vụ mà pháp luật quy định

Để tăng cường công tác quản lý nhà nước về cấp bản sao từ sổ gốc,chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, bên cạnh việc xácđịnh nội dung quản lý nhà nước về xử lý vi phạm pháp luật, giải quyế khiếunại, tố cáo trong hoạt động chứng thực Nghị định 79/2007/NĐ - CP cònphân định rõ nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan quản lý về hoạt độngcấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ kýtheo hướng tăng cường vai trò quản lý trực tiếp của cấp tỉnh đối với cấphuyện, cấp huyện đối với cấp xã đồng thời bảo đảm tính thống nhất trongviệc quản lý nhà nước về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bảnchính, chứng thực chữ ký trong phạm vi cả nước Cụ thể như sau:

+ Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về cấp bản sao từ sổ gốc,chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký;

+ Bộ Tư pháp chịu trách nhiệm trước Chính phủ trong việc thực hiệnquản lý nhà nước về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bảnchính, chứng thực chữ ký có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Ban hành hoặc trình cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành vănbản quy phạm pháp luật, chỉ đạo, hướng dẫn tổ chức thực hiện, chỉ đạo việctuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật, kiểm tra, thanh tra, xử lý viphạm về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứngthực chữ ký;

- Tổng kết, báo cáo Chính phủ về công tác quản lý nhà nước trongviệc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thựcchữ ký;

+ Bộ Ngoại giao có trách nhiệm phối hợp với Bộ Tư pháp trong việchướng dẫn, kiểm tra, thanh tra, tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ cấp bản sao từ

sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký của cơ quanđại diện Việt Nam ở nước ngoài và viên chức lãnh sự, viên chức ngoại giaođược giao thực hiện nhiệm vụ;

+ Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ trong phạm vinhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm phối hợp với Bộ Tư pháptrong việc thực hiện quản lý nhà nước về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thựcbản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký;

+ UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (sau đây gọi là UBNDcấp tỉnh) thực hiện việc quản lý nhà nước về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng

thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký tại địa phương có nhiệm vụ,

quyền hạn sau đây:

- Hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho UBND cấp huyện, cấp xã vềviệc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thựcchữ ký;

- Kiểm tra, thanh tra hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bảnsao từ bản chính, chứng thực chữ ký của UBND cấp huyện;

- Giải quyết khiếu nại, tố cáo về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bảnsao từ bản chính, chứng thực chữ ký;

- Tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về cấp bản sao từ sổ gốc,chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong địa phương gửi

Bộ Tư pháp theo định kỳ 6 tháng và hàng năm

+ UBND cấp huyện thực hiện quản lý nhà nước về cấp bản sao từ sổgốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong địa phươngmình có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho UBND cấp xã về việc cấp bảnsao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký ;

- Kiểm tra, thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo về việc cấp bản sao

từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký;

- Tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về cấp bản sao từ sổ gốc,chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký để báo cáo UBND cấptỉnh theo định kỳ 6 tháng và hàng năm

1.9 Xử lý vi phạm trong hoạt động chứng thực

Trong khi thi hành nhiệm vụ, quyền hạn về cấp bản sao từ sổ gốc,chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, người thực hiệnnhiệm vụ do thiếu tinh thần trách nhiệm hoặc cố ý làm trái các quy địnhcủa Nghị định số 79/2007/NĐ - CP và các văn bản quy phạm pháp luậtkhác thì tuỳ theo mức độ vi phạm có thể bị xử lý kỷ luật hoặc truy cứutrách nhiệm hình sự; nếu gây thiệt hại thì phải bồi thường theo quy địnhcủa pháp luật

Người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bảnchính, chứng thực chữ ký có hành vi sửa chữa giấy tờ, sử dụng giấy tờ giảmạo thì tuỳ mức độ vi phạm có thể bị xử phạt vi phạm hành chính hoặctruy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật

Người yêu cầu chứng thực chữ ký của mình trong bản dịch mà dịch

sai gây thiệt hại cho người khác thì phải bồi thường theo quy định củapháp luật.

Theo Nghị định 60/2009/NĐ - CP của Chính phủ ngày 18/09/2009 về

xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực Tư pháp cũng có quy định về xử

- Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với một trong cáchành vi sau:

+ Làm giả, sử dụng giấy tờ giả mạo hoặc dùng các thủ đoạn gian dốikhác để làm thủ tục yêu cầu chứng thực;

+ Làm giả hoặc sử dụng giấy tờ giả là bản sao có chứng thực, giả mạochữ ký của người thực hiện chứng thực

Hình thức xử phạt bổ sung: tịch thu giấy tờ đã bị sửa chữa, tẩy xóa, bịlàm sai lệch nội dung hoặc giấy tờ giả mạo đối với hành vi quy định tạikhoản 1, 2 Điều này

Đối với hành vi vi phạm quy định về chứng thực hợp đồng giao dịch.Tại Điều 9 của Nghị định 60 quy định như sau:

- Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng đối với hành vi tự ýsửa chữa, tẩy xóa hoặc có hành vi khác làm sai lệch nội dung giấy tờ đểchứng thực hợp đồng giao dịch;

- Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với hành vi làmgiả hoặc sử dụng giấy tờ giả mạo, mạo danh chủ thể để được chứng thựchợp đồng giao dịch

Hình thức xử phạt bổ sung: tịch thu giấy tờ đã bị sửa chữa, tẩy xóa, bị