Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động chứng thực trên địa bàn huyện Tuyên Hóa, tỉnh Quảng Bình

Khái niệm và vai trò của hoạt động chứng thực

Trong Nghị định số 31 ngày 18/5/1996 NĐ - CP của Chính phủ tại Điều 1 quy định: ''Công chứng là việc xác nhận tính xác thực của hợp đồng và giấy tờ theo quy định của pháp luật nhằm bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của công dân, cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội góp phần phòng ngừa vi phạm pháp luật, tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa. Theo Nghị định số 75/2000 NĐ - CP ngày 08 tháng 12 năm 2000 về công chứng, chứng thực thì khái niệm chứng thực được hiểu là: việc UBND cấp huyện, cấp xã xác nhận sao y giấy tờ, hợp đồng, giao dịch và chữ kí của cá nhân trong các giấy tờ phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch của họ theo quy định của nghị định này.

Phân biệt hoạt động công chứng và chứng thực

- Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài, chứng thực chữ kí trong các giấy tờ văn bản bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài, chữ kí của người dịch trong các bản dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài. Đối tượng của hoạt động công chứng là các hợp đồng, giao dịch dân sự, kinh tế thương mại..Hoạt động công chứng bao gồm một chuỗi thủ tục rất phức tạp kể từ khi công chứng viên tiếp nhận ý chí của các bên giao kết hợp đồng như: xác định tư cách chủ thể của các bên, kiểm tra năng lực hành vi dân sự của chủ thể, tính tự nguyện của các bên giao kết hợp đồng, xác định nguồn gốc hợp pháp của đối tượng hợp đồng, kiểm tra tính hợp pháp của nội dung hợp đồng, thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng.

Thẩm quyền và trách nhiệm thực hiện hoạt động chứng thực Theo quy định của Nghị định 75/2000/NĐ - CP của Chính phủ về

Sau khi có Nghị định 79/2007/NĐ - CP của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký ra đời thay thế cho Nghị định 75/2000 thì thẩm quyền thực hiện hoạt động chứng thực được quy định một cỏch rừ ràng tại Điều 5 của Nghị định này. Viên chức lãnh sự, viên chức ngoại giao của cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam ở nước ngoài thực hiện chứng thực các việc theo thẩm quyền và đóng dấu của cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam ở nước ngoài.

Chứng thực hợp đồng, giao dịch

Ví dụ: trường hợp mua bán nhà ở thuộc sở hữu chung hoặc đang cho thuê thì người yêu cầu chứng thực còn phải nộp văn bản đồng ý của chủ sở hữu chung khác, trong trường hợp nhà ở thuộc sở hữu chung hợp nhất hoặc trong trường hợp mua bán một phần nhà ở thuộc sở hữu chung theo phần thì nộp văn bản khước từ mua của chủ sở hữu chung khác hoặc giấy tờ chứng minh về việc hết thời hạn do pháp luật quy định, kể từ ngày chủ sở hữu chung nhận được thông báo bán và các điều kiện bán mà không có chủ sở hữu chung nào mua. Theo quy định của Nghị định số 75/2000 thì việc chứng thực phải được thực hiện tại trụ sở cơ quan chứng thực, trừ các trường hợp sau có thể được thực hiện ngoài trụ sở: việc chứng thực, hợp đồng giao dịch và chữ kí của người đang bị tam giam, hoặc thi hành án phạt tù, người bị bại liệt, người già yếu không thể đi lại được hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở cơ quan thực hiện chứng thực.

Chứng thực bản sao từ bản chính

Khi chứng thực bản sao từ bản chớnh người thực hiện chứng thực phải ghi rừ “chứng thực bản sao đỳng với bản chớnh”, ngày, thỏng, năm thực hiện chứng thực, ký, ghi rừ họ tờn và đóng dấu của cơ quan có thẩm quyền chứng thực. Pháp luật quy định về thời hạn chứng thực bản sao từ bản chính như sau: Việc tiếp nhận yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính trong thời gian làm việc buổi sáng hoặc buổi chiều thì phải được thực hiện chứng thực ngay trong buổi làm việc đó, trường hợp yêu cầu chứng thực với số lượng lớn thì việc chứng thực có thể được hẹn lại để chứng thực sau nhưng không quá 2 ngày làm việc.

Chứng thực chữ ký

Như vậy, quy định này của Nghị định 79/2007/NĐ - CP của Chính phủ đã rút gọn đến mức tối thiểu thời gian giải quyết yêu cầu của khách hàng, phù hợp với tinh thần cải cách hành chính của nhà nước ta hiện nay. Khi điểm chỉ, người yêu cầu chứng thực sử dụng ngón trỏ phải, nếu không điểm chỉ được bằng ngón trỏ phải thì điểm chỉ bằng ngón trỏ trái, trường hợp không thể điểm chỉ bằng hai ngón trỏ đó thì điểm chỉ bằng ngún tay khỏc và phải ghi rừ bằng việc điểm chỉ bằng ngún tay nào, của bàn tay nào.

Quản lý nhà nước về chứng thực

- Ban hành hoặc trình cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật, chỉ đạo, hướng dẫn tổ chức thực hiện, chỉ đạo việc tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật, kiểm tra, thanh tra, xử lý vi phạm về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký;. + Bộ Ngoại giao có trách nhiệm phối hợp với Bộ Tư pháp trong việc hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra, tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký của cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài và viên chức lãnh sự, viên chức ngoại giao được giao thực hiện nhiệm vụ;.

Xử lý vi phạm trong hoạt động chứng thực

- Tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong địa phương gửi Bộ Tư pháp theo định kỳ 6 tháng và hàng năm. Do đó, việc khiếu nại, giải quyết khiếu nại, việc tố cáo, giải quyết tố cáo đối với các hành vi vi phạm pháp luật trong việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký được giải quyết theo quy định của pháp luật.

HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TRÊN ĐỊA BÀN HUYỆN TUYấN HểA, TỈNH QUẢNG BèNH

Thực trạng hoạt động chứng thực trên địa bàn huyện Tuyên Hóa, tỉnh Quảng Bình

Thứ hai, về hoạt động áp dụng pháp luật trong công tác chứng thực Được sự quan tâm của cấp ủy Đảng, chính quyền địa phương, chỉ đạo nghiệp vụ của Sở Tư pháp, Phòng Tư pháp huyện Tuyên Hóa đã tham mưu cho UBND huyện ra các văn bản chỉ đạo hướng dẫn và triển khai thực hiện có hiệu quả công tác chứng thực theo quy định của pháp luật được ban hành như: Nghị định 75/2000 NĐ - CP ngày 8/12/2000 của Chính phủ về công chứng chứng thực; Nghị định 79/2007 NĐ/CP của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính ,chứng thực chữ ký;. Một số hợp đồng lưu trữ còn thiếu giấy tờ quan trọng như: bản sao sổ hộ khẩu với trường hợp nhận chuyển đổi quyền sử dụng đất nông nghiệp hoặc nhận chuyển nhượng, nhận tặng cho quyền sử dụng đất, đơn xin tách thửa, hợp thửa trong trường hợp thực hiện quyền của người sử dụng đất với một thửa đất; bản sao giấy chứng tử của người để lại di sản, giấy chứng minh quan hệ giữa người để lại di sản và người được hưởng di sản, nếu là người được hưởng di sản theo pháp luật; bản sao di chúc, giấy chứng tử của người để lại di sản nếu là người được hưởng di sản theo di chúc mà trong di chỳc đú khụng xỏc định rừ phần di sản được hưởng của từng người.