Quản lý nhà nước về chứng thực

B. PHẦN NỘI DUNG

1.8. Quản lý nhà nước về chứng thực

Xét về bản chất thì quản lý chính là hành vi tác động bằng sức mạnh quyền uy của chủ thể quản lý lên đối tượng bị quản lý theo một mục tiêu, trật tự nhất định mà chủ thể quản lý hướng tới. Quản lý cĩ thể được thực hiện dưới nhiều dạng khác nhau, bằng nhiều biện pháp tác động khác nhau. Quản lý nhà nước về chứng thực tức là các cơ quan nhà nước cĩ thẩm quyền dùng nhiều biện pháp quản lý dưới nhiều hình thức tác động nhằm đảm bảo cho hoạt động chứng thực được tổ chức, vận hành theo đúng chức năng nhiệm vụ mà pháp luật quy định.

Để tăng cường cơng tác quản lý nhà nước về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, bên cạnh việc xác định nội dung quản lý nhà nước về xử lý vi phạm pháp luật, giải quyế khiếu nại, tố cáo trong hoạt động chứng thực. Nghị định 79/2007/NĐ - CP cịn phân định rõ nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan quản lý về hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký theo hướng tăng cường vai trị quản lý trực tiếp của cấp tỉnh đối với cấp huyện, cấp huyện đối với cấp xã đồng thời bảo đảm tính thống nhất trong việc quản lý nhà nước về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong phạm vi cả nước. Cụ thể như sau:

+ Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký;

+ Bộ Tư pháp chịu trách nhiệm trước Chính phủ trong việc thực hiện quản lý nhà nước về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký cĩ nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Ban hành hoặc trình cơ quan nhà nước cĩ thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật, chỉ đạo, hướng dẫn tổ chức thực hiện, chỉ đạo việc tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật, kiểm tra, thanh tra, xử lý vi phạm về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký;

- Tổng kết, báo cáo Chính phủ về cơng tác quản lý nhà nước trong việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký;

+ Bộ Ngoại giao cĩ trách nhiệm phối hợp với Bộ Tư pháp trong việc hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra, tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký của cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngồi và viên chức lãnh sự, viên chức ngoại giao được giao thực hiện nhiệm vụ;

+ Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình cĩ trách nhiệm phối hợp với Bộ Tư pháp trong việc thực hiện quản lý nhà nước về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký;

+ UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (sau đây gọi là UBND cấp tỉnh) thực hiện việc quản lý nhà nước về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký tại địa phương cĩ nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho UBND cấp huyện, cấp xã về việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký;

- Kiểm tra, thanh tra hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký của UBND cấp huyện;

- Giải quyết khiếu nại, tố cáo về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký;

- Tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong địa phương gửi Bộ Tư pháp theo định kỳ 6 tháng và hàng năm.

+ UBND cấp huyện thực hiện quản lý nhà nước về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong địa phương mình cĩ nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho UBND cấp xã về việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký ;

- Kiểm tra, thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo về việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký;

- Tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký để báo cáo UBND cấp tỉnh theo định kỳ 6 tháng và hàng năm.

1.9. Xử lý vi phạm trong hoạt động chứng thực

Trong khi thi hành nhiệm vụ, quyền hạn về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, người thực hiện nhiệm vụ do thiếu tinh thần trách nhiệm hoặc cố ý làm trái các quy định của Nghị định số 79/2007/NĐ - CP và các văn bản quy phạm pháp luật khác thì tuỳ theo mức độ vi phạm cĩ thể bị xử lý kỷ luật hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự; nếu gây thiệt hại thì phải bồi thường theo quy định của pháp luật.

Người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký cĩ hành vi sửa chữa giấy tờ, sử dụng giấy tờ giả mạo thì tuỳ mức độ vi phạm cĩ thể bị xử phạt vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.

sai gây thiệt hại cho người khác thì phải bồi thường theo quy định của pháp luật.

Theo Nghị định 60/2009/NĐ - CP của Chính phủ ngày 18/09/2009 về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực Tư pháp cũng cĩ quy định về xử lý vi phạm trong hoạt động chứng thực. Cụ thể:

Điều 8 quy định đối với hành vi vi phạm quy định về chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký sẽ bị xử lý như sau:

- Phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 200.000 đồng đến 500.000 đồng đối với hành vi tự ý sửa chữa, tẩy xĩa hoặc cĩ hành vi khác làm sai lệch nội dung của bản sao cĩ chứng thực hoặc bản chính để làm yêu cầu chứng thực;

- Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

+ Làm giả, sử dụng giấy tờ giả mạo hoặc dùng các thủ đoạn gian dối khác để làm thủ tục yêu cầu chứng thực;

+ Làm giả hoặc sử dụng giấy tờ giả là bản sao cĩ chứng thực, giả mạo chữ ký của người thực hiện chứng thực.

Hình thức xử phạt bổ sung: tịch thu giấy tờ đã bị sửa chữa, tẩy xĩa, bị làm sai lệch nội dung hoặc giấy tờ giả mạo đối với hành vi quy định tại khoản 1, 2 Điều này.

Đối với hành vi vi phạm quy định về chứng thực hợp đồng giao dịch. Tại Điều 9 của Nghị định 60 quy định như sau:

- Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng đối với hành vi tự ý sửa chữa, tẩy xĩa hoặc cĩ hành vi khác làm sai lệch nội dung giấy tờ để chứng thực hợp đồng giao dịch;

- Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với hành vi làm giả hoặc sử dụng giấy tờ giả mạo, mạo danh chủ thể để được chứng thực hợp đồng giao dịch.

làm sai lệch nội dung hoặc giấy tờ giả mạo được sử dụng đối với hành vi quy định tại khoản 1, 2 Điều này.

Hiện nay, nhà nước ta đã ban hành Luật khiếu nại năm 2011 cĩ hiệu lực ngày 1/7/2012 và Luật tố cáo năm 2011 cĩ hiệu lực ngày 1/7/2012. Do đĩ, việc khiếu nại, giải quyết khiếu nại, việc tố cáo, giải quyết tố cáo đối với các hành vi vi phạm pháp luật trong việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký được giải quyết theo quy định của pháp luật. Vấn đề này được quy định tại Điều 23 của Nghị định 79/2007 NĐ - CP của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký.

CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC VÀ NHỮNG GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ

HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TRÊN ĐỊA BÀN HUYỆN TUYÊN HĨA, TỈNH QUẢNG BÌNH

2.1. Thực trạng hoạt động chứng thực trên địa bàn huyện Tuyên Hĩa, tỉnh Quảng Bình

2.1.1. Khái quát về điều kiện tự nhiên, kinh tế, xã hội trên địa bàn huyện Tuyên Hĩa

Tuyên Hĩa là một trong những huyện miền núi nằm ở phía tây bắc của tỉnh Quảng Bình, phía bắc giáp huyện Hương Khê và huyện Kì Anh của tỉnh Hà Tỉnh. Phía nam giáp huyện Bố Trạch, phía tây giáp huyện Minh Hĩa và nước bạn Lào, phía đơng giáp huyện Quảng Trạch. Trên địa bàn huyện hiện nay cĩ 1 thị trấn và 19 xã, chủ yếu là người dân tộc Kinh sinh sống. Ngồi ra, cịn một số bộ phận dân tộc ít người sống quy tụ ở một số xã như: xã Lâm Hĩa cĩ người Mã Liềng, ở xã Thanh Hĩa cĩ dân tộc Sách... Đời sống của người dân chủ yếu ở đây dựa vào nghề nơng là chính. Với đặc thù là một huyện miền núi nên giao thơng đi lại cũng khá khĩ khăn, nhiều xã cịn xa trung tâm kinh tế, chính trị, trình độ dân trí cịn hạn chế. Những yếu tố này sẽ chi phối đến hiệu quả hoạt động chứng thực trên địa bàn huyện.

2.1.2. Những kết quả đạt được trong cơng tác chứng thực trên địa bàn huyện Tuyên Hĩa từ năm 2010 đến năm 2012

Cơng tác chứng thực là một hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước cĩ vai trị vơ cùng quan trọng. Nghị định 79/NĐ - CP về cơng tác chứng thực đã cụ thể hĩa chủ trương, chính sách của Đảng và nhà nước về cải cách hành chính, cải cách tư pháp và xã hội hĩa một số lĩnh vực quản lý

nhà nước. Nhận thức được tầm quan trọng của Nghị định 79/2007/ NĐ - CP ngày 18/05 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký. UBND huyện đã chỉ đạo và ban hành nhiều văn bản hướng dẫn nghiệp vụ chứng thực, đồng thời tổ chức hội nghị tuyên truyền cho cán bộ và nhân dân trên địa bàn nắm được các nội dung của nghị định. Nhờ làm tốt cơng tác tuyên truyền, chỉ đạo hướng dẫn nên Nghị định 79/2007 đã thực sự đi vào đời sống của nhân dân và cĩ nhiều chuyển biến tích cực. Kết quả cụ thể như sau:

Thứ nhất, về đội ngũ cán bộ, cơng chức

Hiện nay, hoạt động chứng thực đang được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật tại Phịng Tư pháp huyện Tuyên Hĩa và tại UBND cấp xã của 19 xã trên địa bàn. Để đáp ứng nhu cầu hoạt động chứng thực, địi hỏi phải cĩ một đội ngũ cán bộ, cơng chức cĩ trình độ, năng lực, phẩm chất.

Hiểu được tầm quan trọng của cơng tác này, nên từ năm 2010 đến năm 2012 số lượng đội ngũ cán bộ, cơng chức tư pháp hộ tịch luơn được bổ sung và nâng cao trình độ chuyên mơn nghiệp vụ.

Theo số liệu thống kê của Phịng Tư pháp huyện Tuyên Hĩa về số lượng cán bộ, cơng chức tư pháp hộ tịch cho thấy:

Năm 2010, số lượng cán bộ, cơng chức tư pháp hộ tịch trên địa bàn huyện Tuyên Hĩa là 28 người. Trong đĩ, biên chế là 23, hợp đồng là 5. Đa số các xã chỉ cĩ một cán bộ tư pháp hộ tịch.

Đến năm 2011, số lượng cán bộ tư pháp hộ tịch đã tăng lên 31 người. Nhiều xã đã được bố trí 2 cán bộ tư pháp hộ tịch. Số lượng cán bộ hợp đồng là 3.

Và hiện nay, năm 2012 Phịng Tư pháp huyện Tuyên Hĩa cĩ 4 cán bộ, tất cả đều cĩ trình độ học vấn cử nhân Luật. Cán bộ tư pháp hộ tịch tại 20 xã thị trấn cĩ 35 cơng chức. Trong đĩ, trình độ đại học luật là 15 đồng chí, đại học khác là 1 đồng chí, trung cấp luật là 16 đồng chí, trung cấp khác là 3 đồng chí. Trong biên chế là 34 cán bộ, cán bộ hợp đồng là 1 đồng chí. Các xã Sơn Hĩa, Thạch Hĩa, Mai Hĩa chỉ cĩ 1 cơng chức tư pháp hộ tịch.

Nhìn chung, số lượng đội ngũ cán bộ, cơng chức ở cấp huyện và cấp xã đều tương đối đồng bộ về trình độ chuyên mơn, tiếp cận khá nhanh, áp dụng được những kiến thức thơng qua tập huấn vào thực tiễn cơng tác.

Phịng Tư pháp phụ trách tham mưu nghiệp vụ cơng tác chứng thực thuộc thẩm quyền cấp huyện và hướng dẫn nghiệp vụ cơng tác chứng thực thuộc thẩm quyền của cấp xã, đồng thời bố trí 01 lãnh đạo Phịng Tư pháp trực tại bộ phận giao dịch một cửa thực hiện nhiệm vụ chứng thực. Đối với cấp xã UBND các xã, phường, thị trấn cũng đã bố trí cơng chức Tư pháp hộ tịch tham mưu giúp UBND cấp xã quản lý nhà nước và thực hiện cơng tác chứng thực.

Các cán bộ chứng thực đều thường xuyên được bồi dưỡng, tập huấn nâng cao trình độ chuyên mơn nghiệp vụ. Đặc biệt là trong lĩnh vực cập nhật các văn bản pháp luật mới để áp dụng trong giải quyết cơng việc, hạn chế được sai sĩt.

Khi thực hiện chứng thực cho khách hàng, cán bộ chứng thực đều tuân thủ theo trình tự thủ tục do pháp luật quy định, luơn cĩ thái độ thân thiện, khơng hách dịch, cửa quyền, gây khĩ khăn cho người dân khi đến chứng thực giấy tờ. Mọi giao dịch đều được tiến hành một cách nhanh chĩng, thuận tiện.

Việc giải quyết yêu cầu cho khách hàng, đều phải được kiểm tra, xác minh kỹ các loại giấy tờ trước khi chứng thực. Nếu phát hiện cĩ sự giả mạo, hay vi phạm pháp luật sẽ tiến hành xử lý theo quy định.

Ví dụ: ngày 9/10/2012. Chị Trần Thị Hà đến phịng giao dịch một cửa của UBND huyện Tuyên Hĩa để chứng thực bản sao chứng chi tin học trình độ B. Qua kiểm tra và xác minh thì cán bộ Phịng Tư pháp đã phát hiện ra đĩ là chứng chỉ giả, khơng phải là chứng chỉ của Bộ Giáo Dục và Đào Tạo cấp, mà do chị Hà đã mua của một trung tâm tại Đà Nẵng chuyên làm các chứng chỉ tin học giả mạo. Biết được sự việc như vậy, nên cơ quan tư pháp đã lập biên bản và khơng chứng thực loại chứng chỉ tin học đĩ cho khách hàng.

Đội ngũ cán bộ, cơng chức ở cấp huyện cũng như ở cấp xã ngày càng nâng cao về trình độ ứng dụng cơng nghệ thơng tin khi làm việc. Theo thống kê của Phịng Tư pháp huyện Tuyên Hĩa thì cĩ tới 85% cán bộ cơng chức tư pháp hộ tịch của huyện đã sử dụng được thành thạo máy tính để làm việc.

Phịng Tư pháp huyện đã thực sự trở thành cơ quan tham mưu cho UBND cấp huyện trong lĩnh vực chứng thực.

Thứ hai, về hoạt động áp dụng pháp luật trong cơng tác chứng thực

Được sự quan tâm của cấp ủy Đảng, chính quyền địa phương, chỉ đạo nghiệp vụ của Sở Tư pháp, Phịng Tư pháp huyện Tuyên Hĩa đã tham mưu cho UBND huyện ra các văn bản chỉ đạo hướng dẫn và triển khai thực hiện cĩ hiệu quả cơng tác chứng thực theo quy định của pháp luật được ban hành như: Nghị định 75/2000 NĐ - CP ngày 8/12/2000 của Chính phủ về cơng chứng chứng thực; Nghị định 79/2007 NĐ/CP của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính ,chứng thực chữ ký; Thơng tư số 03/2008 hướng dẫn thi hành Nghị định 79/2007 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký....