Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý Cty vật liệu xây dựng Cẩm Trướng

Luận văn : Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý Cty vật liệu xây dựng Cẩm Trướng

Lời nói đầu Hoàn thiện tổ chức máy quản lý doanh nghiệp đòi hỏi khách quan, chuyển đổi từ chế tập trung quan liêu bao cấp sang chế thị trờng có quản lý Nhà nớc theo định hớng xà hội chủ nghĩa Đây vấn đề khó khăn, phức tạp nhng có vai trò đặc biệt quan trọng, lẽ đối tợng lao động quản lý có trình độ cao, làm việc lĩnh vực quản lý Mỗi hoạt động họ gắn liền với trình sản xuất kinh doanh hiệu hoạt động doanh nghiệp Tơng lai cđa c¸c doanh nghiƯp chđ u n»m tay c¸c cán quản lý lÃnh đạo doanh nghiệp Nói nh nghĩa phủ nhận vai trò công nhân viên doanh nghiệp Công nhân viên đóng vai trò quan trọng nhng định đội ngũ lao động quản lý Nh vậy, phát triển hoàn thiện cấp quản lý nhu cầu thiết yếu doanh nghiệp Công ty vật liệu xây dựng Cẩm Trớng doanh nghiệp đợc thành lập lại năm 1995 Vì vậy, việc hoàn thiện tổ chức máy quản lý thực cần thiết, cần phải làm Tuy nhiên vấn đề đơn giản lẽ công ty có số lợng công nhân viên lớn, phối hợp hoạt động phận cha đợc nhịp nhàng, hiệu hoạt động cha cao Vì thời gian thực tập doanh nghiệp kiến thức đà học trờng, em mạnh dạn sâu vào đề tài: Hoàn thiện tổ chức máy quản lý công ty vật liệu xây dựng Cẩm Trớng Trên sở tình hình thực tế máy quản lý công ty vài năm qua phơng pháp nh: Khảo sát, phân tích, thống kê, vấn Trong chuyên đề em đà vào nghiên cứu tổ chức máy quản lý công ty để từ đa số khả biện pháp hoàn thiện tổ chức máy quản lý công ty Phần thø nhÊt lý ln chung vỊ tỉ chøc bé máy quản lý doanh nghiệp I Quản lý tổ chức máy quản lý A Các khái niệm Quản lý tổ chức - Quản lý ? Quản lý tác động có định hớng chủ thể lên đối tợng quản lý nhằm trì hoạt động hệ thống, sử dụng tốt tiềm có sẵn, hội để đa hệ thống đến mục tiêu đề điều kiện biến động thị trờng Quản lý trình vận dụng quy luật kinh tế, tự nhiên việc lựa chọn xác định c¸c biƯn ph¸p vỊ kinh tÕ, x· héi, tỉ chøc kỹ thuật Từ họ tác động đến yếu tè vËt chÊt cđa s¶n xt kinh doanh Qu¶n lý doanh nghiệp hoạt động tác động đến hành vi có ý thức ngời lao động tập thể ngời lao động, qua tác động đến yếu tè vËt chÊt, kü tht cđa s¶n xt kinh doanh nhằm đạt đợc mục tiêu đề doanh nghiệp Thực chất quản lý doanh nghiệp quản lý ngời, ngời ba yếu tố trình sản xuất Trong hệ thống sản xuất, ngời giữ vị trí trung tâm có ý nghĩa định Quản lý ngời gồm nhiều chức phức tạp Bởi vì, ngời chịu ảnh hởng nhiều yếu tố nh: Sinh lý, tâm lý, xà hội Các yếu tố có hỗ trợ qua lại, tác động hình thành nhân cách ngời - Tổ chức ? Tổ chức liên kết cá nhân, trình, hoạt động hệ thèng nh»m thùc hiƯn mơc ®Ých ®Ị cđa hƯ thống dựa sở nguyên tắc nguyên tắc quản trị quy định Cơ cấu tổ chức máy doanh nghiệp - Khái niệm cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức hình thức tồn tổ chức, biểu thị việc xếp theo trật tự phận tổ chức mối quan hệ chúng - Cơ cấu tổ chức máy doanh nghiệp Là tổng hợp phận khác có mối liên hệ quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, đợc chuyên môn hoá có trách nhiệm, quyền hạn định, đợc bố trí theo cấp nhằm bảo đảm thực chức quản lý phục vụ mục đích chung đà xác định doanh nghiệp Đây hình thức phân công lao động lĩnh vực quản trị, có tác động đến trình hoạt động hệ thống quản lý Cơ cấu tổ chức quản lý mặt phản ánh cấu sản xuất, mặt khác tác động tích cực trở lại việc phát triển sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Những yêu cầu đồi với việc xây dựng cấu tổ chức quản lý Trong phạm vi doanh nghiệp cụ thể, tổ chức máy quản lý phải đáp ứng đợc yêu cầu sau: - Tính tối u: Giữa khâu cấp quản lý thiết lập mối liên hệ hợp lý với số lợng cấp quản lý doanh nghiệp Cho nên, cấu tổ chức quản lý mang tính động cao, sát phục vụ sản xuất - Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức quản lý phải có khả thích ứng nhanh, linh hoạt với tình xảy doanh nghiệp nh môi trờng - Tính tin cậy lớn: Cơ cấu tổ chức quản lý phải đảm bảo tính xác tất thông tin đợc sử dụng doanh nghiệp, nhờ bảo đảm phối hợp tốt hoạt động nhiệm vụ tất c¸c bé phËn doanh nghiƯp - TÝnh kinh tÕ : Cơ cấu quản lý phải sử dụng chi phí quản trị đạt hiệu cao Tiêu chuẩn xem xét quan hệ mối tơng quan chi phí dự định bỏ kết thu Bộ máy quản lý đợc coi vững mạnh định đợc chuẩn bị cách chu đáo, có sở khoa học, sát với thực tế sản xuất Có nh định đợc phận, ngời chấp hành với tinh thần trách nhiệm, kỷ luật nghiêm khắc, ý thức tự giác đầy đủ Những nhân tố ảnh hởng Khi hoàn thiện cấu tổ chức quản lý, phải xuất phát từ yêu cầu đà xét trên, mà điều quan trọng khó khăn phải quán triệt yêu cầu vào điều kiện, tình cụ thể Nói cách khác cần tính đến nhân tố ảnh hởng trực tiếp gián tiếp việc hình thành, phát triển hoàn thiện cấu tổ chức quản lý Ta quy thành hai nhóm nhân tố ảnh hởng đến cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp nh sau: a Nhóm nhân tố thuộc đối tợng quản lý - Tình trạng trình độ phát triển công nghệ sản xuất kinh doanh doanh nghiệp - Tính chất đặc điểm sản xuất: Chủng loại sản phẩm, quy mô sản xuất, loại hình sản xuất Tất yếu tố ảnh hởng đến thành phần nội dung chức quản lý mà thông qua chúng có ảnh hởng trực tiếp đến cấu tổ chức quản lý b Nhóm nhân tè thc lÜnh vùc qu¶n lý - Quan hƯ së hữu tồn doanh nghiệp - Mức độ chuyên môn hoá tập trung hoá hoạt động quản trị - Trình độ giới hoá tự động hoá hoạt động quản trị, trình độ kiến thức, tay nghề cán quản lý, hiệu suất lao ®éng cđa hä - Quan hƯ phơ thc gi÷a sè lợng ngời bị lÃnh đạo khả kiểm tra lÃnh đạo hoạt động ngời cấp dới - Chính sách đÃi ngộ doanh nghiệp đội ngũ cán quản lý B Các kiểu mô hình cấu tổ chức Cơ cấu trực tuyến Kiểu mô hình cấu trực tuyến đợc thể qua sơ đồ sau: Biểu 1: Sơ ®å c¬ cÊu trùc tuyÕn LEnh ??o tuy?n I ? A1 A2 An LEnh ??o t? ch?c Bn LEnh ??o tuy?n II ? B2 B1 Trong ®ã: A1, A2, , An; B1, B2, , Bn ngời thực phận Đây cấu tổ chức đơn giản có cấp cấp dới Toàn vấn đề đợc giải theo kênh theo mối liên hệ đờng thẳng Cấp lÃnh đạo trực tiếp điều hành chịu trách nhiệm tồn phát triển doanh nghiệp Đặc điểm cấu là: Cấp trực tiếp lÃnh đạo cấp dới Cấp dới tiếp thu, chấp hành thị, mệnh lệnh cấp * Ưu điểm: Quyền lựu tập trung, quy trách nhiệm rõ ràng, trì đợc tính kỷ luật kiểm tra, liên hệ dễ dàng đơn giản, mau lẹ, định nhanh chóng, mệnh lệnh thống tiện cho Giám đốc Chính mà tạo điều kiện trì thủ trởng * Nhợc điểm: Không có phân công hợp lý, quan hệ điều hoà theo LEnh ??o ch?c n?ng I LEnh ??o doanh nghi?p LEnh ??o ch?c n?ng II chiều ngang Tất cá nhân định nên dễ đến chuyên quyền, độc đoán Đòi hỏi ngời lÃnh đạo phải có kiến thức sâu rộng, toàn diện, tổng hợp Đồng A1 thời không tận dụng đợc t vấn, giúp đỡ chuyên gia có trình độ cao ? A2 An A3 mặt quản trị cần thiết liên hệ hai thành viên tuyến việc báo cáo thông tin theo đờng vòng Cơ cấu tổ chức chức Cơ cấu tổ chức chức đợc thể qua sơ đồ sau: Biểu 2: Mô hình cấu tổ chức theo chức Trong đó: A1, A2, , An ngời thực phận Theo cấu này, công tác quản lý đợc tổ chức theo chức riêng Do đó, hình thành nên ngời lÃnh đạo đợc chuyên môn hoá, đảm nhiệm chức quản lý định Cấp dới chịu lÃnh đạo ngời chủ doanh nghiệp mà chịu lÃnh đạo phận chức khác LEnh A t? ch?c n?ng BEnh Tham m?uII ch?c L ??o tuy?n LEnh ??o tuy?n I ??o ch?c n?ng??o??oB LEnh ? ? A1 A2 AnLEnh B B n * Ưu điểm: Thu hút đợc chuyên gia vào công tác quản lý, giải vấn đề chuyên môn cách thành thạo hơn, đồng thời giảm bớt đợc gánh nặng trách nhiệm quản lý cho ngời lÃnh đạo * Nhợc điểm: Không trì đợc tính kỷ luật, kiểm tra phối hợp Ngời lÃnh đạo tổ chức phải phối hợp với ngời lÃnh đạo chức năng, nhng có nhiều mệnh lệnh nên lÃnh đạo tổ chức không phối hợp đợc hết, dẫn đến tình trạng ngời thừa hành lúc nhận nhiều mệnh lệnh, chí trái ngợc Cơ cấu trực tuyến chức Biểu 3: Mô hình cấu trực tuyến chức Trong đó: A1, A2, , An; B1, B2, , Bn ngời thực phận Đây mô hình quản lý kết hợp huy trực tiếp cấp lÃnh đạo hành xí nghiệp đạo nghiệp vụ nhân viên chức cấp Loại cấu đồng thời giữ đợc u điểm cấu trực tuyến cấu chức năng, lại tránh đợc khuyết điểm kiểu cấu * Ưu điểm: Phát huy đợc lực chuyên môn phận chức năng, đồng thời đảm bảo quyền huy hệ thống trực tuyến * Nhợc điểm: Do có nhiều phận chức năng, nên lÃnh đạo tổ chức thờng phải họp hành nhiều, gây căng thẳng nhiều thời gian Ngời xảy mâu thuẫn lÃnh đạo tuyến với không thống đợc quyền hạn quan điểm Trong ba mô hình mô hình trực tuyến chức đợc áp dụng rộng rÃi giai đoạn Ngới ba cấu tổ chức máy quản lý có kiểu cấu trùc tuyÕn tham mu, c¬ cÊu chÝnh thøc, c¬ cÊu không thức, cấu theo khách hàng II Lao động quản lý Khái niệm lao động quản lý, phân loại lao động quản lý 1.1 Lao động quản lý Lao động quản lý đợc hiểu tất ngời lao động đặc biệt hoạt động máy quản lý tham gia vào việc thực chức quản lý Theo Các Mác thì: Lao động quản lý dạng lao động đặc biệt ngời lao động sản xuất, để hoàn thành chức sản xuất khác cần thiết phải có trình đó. Trong doanh nghiệp, lao động quản lý bao gồm ngời lao động hoạt động máy quản lý ngời thực chức quản lý, là: Giám đốc, Phó giám đốc, Trởng- Phó phòng ban, nhân viên làm việc phòng ban chức sồ ngời phục vụ khác Lao động quản lý đóng vai trò quan trọng, lẽ chØ cÇn mét sai sãt nhá cđa hä cã thĨ gây ảnh hởng lớn đến trình hoạt động 1.2 Phân loại lao động quản lý a Theo chức năng, vai trò họ việc quản lý toàn trình sản xuất Theo cách phân loại lao động quản lý đợc phân chia thành: Nhân viên quản lý kỹ thuật, nhân viên quản lý kinh tế, nhân viên quản lý hành - Nhân viên quản lý kỹ thuật: ngời đợc đào tạo trờng kỹ thuật đà qua thực tế có trình độ kỹ thuật tơng đơng, đợc cấp có thẩm quyền thừa nhận văn bản, đồng thời ngời trực tiếp đạo trực tiếp làm công tác kỹ thuật Đó Giám đốc Phó giám đốc, quản đốc phụ trách kỹ thuật, Trởng- Phó phòng ban kỹ thuật, kỹ s, kỹ thuật viên, nhân viên phòng ban - Nhân viên quản lý kinh tế: Là ngời làm công tác lÃnh đạo, tổ chức, quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp nh: Giám ®èc hay Phã gi¸m ®èc phơ tr¸ch kinh doanh, kÕ toán trởng, cán nhân viên công tác phòng kế hoạch, tài kế toán, cung tiêu - Nhân viên quản lý hành chính: Là ngời làm công tác tổ chức nhân sự, thi đua khen thởng, quản lý hành chính, văn th lu trữ, lễ tân, lái xe, vệ sinh, tạp vụ b Theo vai trò việc thực chức quản lý, Theo vai trò việc thực chức quản lý, lao động quản lý đợc phân chia thành: - Cán lÃnh đạo: Là ngời lao động quản lý trực tiếp thực chức lÃnh đạo bao gồm: Giám đốc, Phó giám đốc, Trởng-Phó phòng ban máy quản lý doanh nghiệp Đây ngời chịu trách nhiệm trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp - Các chuyên gia: Là lao động quản lý trực tiếp thực công việc chuyên môn bao gồm cán kinh tế, kỹ thuật viên, nhà khoa học Đây lực lợng tham mu cho lÃnh đạo việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp - Nhân viên thực hành kỹ thuật: Đây cán quản lý thực công việc giản đơn, bao gồm nhân viên làm công tác hạch toán, kiểm tra nh nhân viên kiểm định, nhân viên kế toán, thủ quỹ, thủ kho, văn th, lễ tân, bảo vệ, tạp vụ Nhiệm vụ nhân viên thực hành kỹ thuật tiếp nhận thông tin ban đầu xử lý chúng, truyền tin đến nơi nhận nh chuẩn bị giải thủ tục hành loại văn khác lÃnh đạo doanh nghiệp Nội dung hoạt động quản lý Các loại lao động khác có nhiệm vụ lao động khác Do có nội dung lao động khác Sự khác khác biệt tính chất chức quản lý quy định Tuy nhiên, nội dung lao động tất loại lao động đợc hợp thành từ yếu tố thành phần sau: - Ỹu tè kü tht: ThĨ hiƯn ë sù thực công việc mang tính chất thiết kế mang tính chất chuyên môn nh: thiết kế, ứng dụng sản phẩm mới, phân tích thiết kế áp dụng phơng án cải tiến công nghệ sản xuất, tỉ chøc lao ®éng - Ỹu tè tỉ chøc hành chính: Thể thực công việc nhằm tổ chức thực phơng án thiết kế, định nh lập kế hoạch, hớng dẫn công việc, điều hành kiểm tra đánh giá công việc - Yếu tố sáng tạo: Thể thực công việc nh suy nghĩ, tìm tòi, phát minh kiến thức mới, định, phơng pháp để hoàn thành công việc - Yếu tố thực hành giản đơn: Thể thực công việc đơn giản đợc thực theo quy định, hớng dẫn có sẵn nh công việc có liên quan đến thu thập xử lý thông tin, truyền tin công việc phục vụ - Yếu tố hội häp vµ sù vơ: ThĨ hiƯn ë sù tham gia vào họp chuyên môn giải công việc có tính thủ tục Cả năm yếu tố có mặt nội dung lao động tất lao động quản lý nhng với tỷ trọng khác làm cho nội dung lao động họ khác Đặc điểm lao động quản lý có ảnh hởng đến công tác tổ chức lao động khoa học Hoạt động lao động quản lý hoạt động lao động trí óc mang tính tâm lý xà hội cao Đối tợng bị quản lý ngời lao động tập thể lao động Do đó, đòi hỏi hoạt động lao động quản lý phải mang tính tâm lý xà hội cao ngời lao động với Vì đặc điểm công tác tổ chức lao động khoa học phải tạo đợc môi trờng lao động thoải mái, bầu không khí tâm lý vui vẻ đoàn kết nội doanh nghiệp Thông tin kinh tế vừa đối tợng lao động, kết lao động, vừa phơng tiện lao động lao động quản lý Lao động quản lý thu nhận, xử lý thông tin kinh tế để phục vụ mục đích doanh nghiệp Những thông tin kinh tế đà đợc xử lý lao động quản lý kết hoạt động lao động quản lý 10 việc có ngời bận ốm đau Ngời lao động đợc an ủi, động viên gia đình có chuyện buồn Đặc biệt, Công ty tạo điều kiện thuận lợi giúp đỡ tận tình sinh viên thực tập, học tập Công ty B Hiệu hoạt động máy quản lý Công ty Qua phân tích đây, kiến thức đà đợc học trờng, em đa u, nhợc điểm máy quản lý Công ty vật liệu xây dựng Cẩm Trớng nh sau: * Ưu điểm: - Công ty có cấu tổ chức máy quản lý đợc xây dựng theo mô hình trực tuyến chức năng, mô hình phù hợp với quy mô hình thức sản xuất kinh doanh Công ty Các cấp quản lý Công ty phù hợp với cấu sản xuất kinh doanh Công ty Đa số phận chức thực tốt công việc - Việc tổ chức phục vụ nơi làm việc cho lao động quản lý đà ý nhiều đến thuận tiện hoạt động không tạo chênh lệch lớn phận nh loại lao động quản lý - Điều kiện làm việc lao động quản lý đợc quan tâm khía cạnh thẩm mỹ, ánh sáng, tạo đợc bầu không khí tâm lý tích cực * Nhợc điểm: - Số lợng cán công nhân viên phòng ban đông so với lợng công việc mà họ phải đảm nhận Công ty cần khắc phục nhợc điểm này, cách phân công công việc hợp lý - Chất lợng lao động quản lý nói chung cha cao Công ty cần phải mở lớp đào tạo ngắn hạn, dài hạn, cần gửi cán học chức để nâng cao nghiệp vụ cho lao động quản lý - Từ vấn đề đây, thấy rằng: Công ty cần phải hoàn thiện công tác tổ chức quản lý cho gọn nhẹ, phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh Công ty, phát huy đợc u điểm, đồng thời khắc phục nhợc điểm tạo mạnh, vững bớc lên * Đánh giá chung 29 Hiệu hoạt động máy quản lý doanh nghiệp đợc gắn liền với hiệu sản xuất kinh doanh Công ty Một máy quản lý làm việc có hiệu góp phần lớn vào kết sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Mục tiêu hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty năm qua tập trung sản xuất gạch nhà máy gạch tuynel Đông Hơng So với yêu cầu cấu tổ chức máy quản lý Công ty vật liệu xây dựng Cẩm Trớng đà đạt đợc tính tối u Giữa khâu, cấp quản lý thiết lập mối quan hệ hợp lý với số lợng cấp quản lý phù hợp tạo cấu quản lý có tính động cao, sát phục vụ sản xuất Bộ máy quản lý Công ty linh hoạt, nhậy bén với thay đổi kinh tế thị trờng, giải đợc tình xảy doanh nghiệp nh thị trờng Tất thông tin đợc sư dơng doanh nghiƯp ®Ịu cã tÝnh tin cËy cao, nhờ hoạt động phối hợp phận nhịp nhàng, nhiên không tránh khỏi sai sót Cơ cấu máy quản lý cha đạt đợc tính kinh tế lẽ, tơng quan yêu cầu công việc số lợng cán quản lý Công ty chênh lệch lớn, điều thể qua cờng độ lao động lao động quản lý cha cao thời gian làm việc ngắn Hiệu hoạt động máy quản lý Công ty vật liệu xây dựng Cẩm Trớng đợc thể qua số tiêu thể bảng sau: (Trang sau) 30 Qua biểu cho thấy giá trị tổng sản lợng Công ty giảm dần theo năm 31 Năm 1998 so với năm 1997 giảm 421,318 triệu đồng tơng đơng với 4,6% Đặc biệt, năm 1999 so với năm 1998 lại giảm mạnh hơn, giảm 932,441 triệu đồng tơng ứng với 10,7% Tuy vậy, doanh thu Công ty tăng qua năm tăng mạnh mẽ từ năm 1998 đến năm 1999 Điều trái ngợc nhng đợc giải thích nh sau: Theo cac năm, giá vật liệu xây dựng tăng, thêm vào sản lợng gạch sản xuất năm 1997, 1998 không tiêu thụ hết Đến năm 1999 số lợng tồn đọng từ năm trớc sản lợng đợc sản xuất năm tiêu thụ hết Dẫn đến tính trạng giá trị tổng sản lợng giảm nhng tổng doanh thu tăng Lợi nhuận Công ty không ngừng gia tăng, đặc biệt năm 1998 so với năm 1997, tăng 119,164 triệu đồng năm 1997 gạch sản xuất không tiêu thu đợc Năm 1999 so với năm 1998 lợi nhuận tăng 17,803 triệu đồng tơng ứng với 13,31% Tổng quỹ lơng Công ty tăng dần theo năm số lợng công nhân không thay đổi lơng bình quân theo đầu ngời tăng theo năm Tuy nhiên, tốc độ tăng chậm, từ năm 1997 đến năm 1999 tăng đợc 24.000 đ/ngời Trái ngợc với doanh thu Công ty, phần nộp ngân sách Công ty lại giảm dần từ 1998 đến 1999 mức giảm 44,644 triệu đồng tơng ứng với 11,34% Trong từ 1997 đến 1998 nộp ngân sách Công ty tăng 18,1 triệu đồng tơng ứng với 4,6% Nh vậy, năm t 1997 đến 1999 năm 1999 Công ty làm ăn có hiệu tiền lơng công nhân ngày tăng chứng tỏ Công ty làm ăn có hiệu Điều có phần không nhỏ Công ty đội ngũ lao động quản lý Công ty Tổng doanh thu Công ty tăng theo năm nhng nộp ngân sách lại giảm chứng tỏ tích luỹ Công ty tăng để bù vào phần đổi trang thiết bị mở rộng sở sản xuất Việc làm ăn có hiệu Công ty có góp phần đáng kể phận lao động quản lý Có đợc thành tựu Công ty đà thực biện pháp: - Tăng cờng đầu t sở vật chất kỹ thuật sử dụng biện pháp đổi công nghệ, áp dụng kỹ thuật tiên tiến nhằm tăng suất lao động chất lợng hàng - Tăng cờng kiểm tra hoạt động tài phận đảm bảo quy định 32 Nhà nớc sách ngời lao động Tuy nhiên số nguyên nhân làm ảnh hởng tới kết hoạt động quản lý nh: - Kết cấu chức nhiệm vụ phòng ban chức Công ty - Việc sử dụng cán quản lý số lợng chất lợng cán quản lý cha đợc phù hợp với khả ngời, số lợng lao động quản lý nhiều nhng công việc cha hoàn thành ®óng tiÕn ®é cha sư dơng ®óng ngµnh nghỊ đào tạo - Môi trờng làm việc ảnh hởng đến kết hoạt động lao động quản lý Phần thứ ba Hoàn thiện tổ chức máy quản lý Công ty vật liệu xây dựng Cẩm Trớng Hiện nay, chế thị trờng nhiều doanh nghiệp Nhà nớc hoạt động hiệu hoạt động doanh nghiệp không dợc đặt môi trờng cạnh tranh, không gắn với thị trờng Tổ chức máy doanh nghiệp không phù 33 hợp quan niệm sở hữu doanh nghiệp không rõ ràng Trớc tình hình đó, để nâng cao hiệu hoạt động doanh nghiệp, Nhà nớc đà tiến hành đổi hoạt động hàng loạt doanh nghiệp cách thí điểm cổ phần hoá số doanh nghiệp Nhà nớc Kết là, hoạt động độc lập doanh nghiệp lại đạt đợc hiệu cao Vì vậy, Đảng Nhà nớc đà định giữ lại số doanh nghiệp Nhà nớc giữ vai trò chủ đạo lại tiến hành cổ phần hoá dần doanh nghiệp Nhà nớc Là doanh nghiệp Nhà nớc trực thuộc Sở xây dựng Thanh Hoá, Công ty vật liệu xây dựng Cẩm Trớng có kế hoạch cổ phần hoá đợc cổ phần hoá thời gian tới Khi chuyển sang Công ty cổ phần việc tổ chức máy quản lý cần thiết quan trọng Trớc hết phải định hình đợc hoạt động Công ty Công ty nên mở rộng hoạt động sản xuất, nhng trớc hết phải kiểm tra chất lợng trang thiết bị có Công ty để tu sửa, bảo dỡng tạo điều kiện thuận lợi cho việc đánh gia tài sản - công việc ban đầu trình cổ phần hoá doanh nghiệp I Hoàn cấu tổ chức máy quản lý Những yêu cầu đạt đợc cải tiến cấu tổ chức - Các đơn vị quản lý thu gọn lại nhng đảm bảo phục vụ kịp thời cho công tác sản xuất kinh doanh doanh nghiệp - Bộ máy quản lý đợc hoàn thiện phải nâng cao đợc tính động, nâng cao đợc số tiêu Công ty nh: Tăng suất lao động, tiết kiệm quỹ lơng - Chức nhiệm vụ cán công nhân viên đợc xác định rõ ràng tránh đợc khâu trung gian để khai thác tốt khả năng, trình độ cán công nhân viên Công ty Hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Trong chế thị trờng, cấu máy quản lý phải đợc hoàn thiện theo hớng ngày thích hợp với mục tiêu nhiệm vụ sản xuất kinh doanh Cơ cấu tổ chức máy quản lý đảm bảo với số lợng ngời, số đầu mối quản lý Có nh vậy, công việc quản lý động, sát vào phục vụ sản xuất kinh doanh Để nâng cao chất lợng, hiệu công tác quản lý phận chức năng, quan 34 Gi?m ??c ?i?u h?nh Ph? gi?m ??c H?i ??ng qu?n tr? Ban ki?m so?t hệ phận chức chức nhiệm vụ phận cần phải đợc hoàn thiện Qua nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ phần thứ hai kết hợp nghiên cứu thực tiễn hoạt động Công ty gạch Thạch Bàn sau chuyển sang chuyển sang cổ phần hoá phần áp dụng mô hình máy quản lý mới, gọn nhẹ trớc nhà máy gạch tuynel Đông Hơng đợc cổ phần hoá vào cuối năm 2000 Đồng thời, có bổ sung thêm chức hoạt động phận phòng ban cho phù hợp với hoạt động Công ty cổ phần Biểu 12: Mô hình cấu tổ chức máy quản lý Công ty vật liêu xây dựng Cẩm Trớng sau cổ phần hoá (Trang sau) g t? ch?c h?nh ch?nh Ph?ng k? to?n t?i v? Ph?n x??ng t?o h*nh 35 Ph?n x??ng c? ?i?n Ph?n x??ng nung ??t ti?u th? Ph?ng kinh doanh Ph?ng k? thu?t v?t t? Trong mô hình gồm có: 2.1 Ban kiểm soát: Là tổ chức thay mặt cổ đông để kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh, quản trị điều hành Công ty - Kiểm soát hoạt động kinh doanh, kiểm tra sổ sách kế toán, báo cáo, toán năm tài Công ty kiến nghị khắc phục sai phạm - Đợc quyền yêu cầu phòng ban nghiệp vụ Công ty cung cấp tình hình, số liệu, tài liệu thuyết minh hoạt động Công ty - Trình đại hội cổ đông báo cáo thẩm tra tổng kết năm tài - Báo cáo với đại hội cổ đông kiện tài bất thờng, u khuyết điểm quản lý tài hội đồng quản trị Giám đốc theo ý kiến độc lập Chịu trách nhiệm cá nhân đánh giá kết luận - Thông báo định hình kết kiểm soát cho hội đồng quản trị - Tham dự họp hội đồng quản trị phát biểu ý kiến có kiến nghị nhng không tham gia biểu Nếu có ý kiến khác với định hội đồng quản trị có quyền yêu cầu ghi ý kiến vào biên họp trực tiếp báo cáo đại 36 hội cổ đông gần 2.2 Hội đồng quản trị - Hội đồng quản trị có quyền nhân danh Công ty định vấn đề có liên quan đếm mục đích, quyền lợi Công ty phù hợp với luật pháp, trừ vấn đề thuộc thẩm quyền đại hội đồng cổ đông - Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm trớc đại hội cổ đông về: + Quản trị Công ty theo điều lệ, nghị đại hội cổ đông tuân thủ pháp luật + Trình đại hội cổ đông định thành lập giải thể chi nhánh văn phòng đại diện, kế hoạch phát triển dài hạn Công ty, huy động vốn tăng giảm vốn tiền tệ chuyển nhợng cổ phần - Trình đại hội cổ đông báo cáo hoạt động hội đồng quản trị, kết kinh doanh, toán tài hàng năm, phơng án phân phối lợi nhuận, chia cổ tức cách thức sử dụng tuỳ theo định hội đồng cổ đông - Bổ nhiệm, miễn nhiệm Giám đốc, phó Giám đốc, Kế toán trởng Công ty duyệt phơng án tổ chức máy nhân đơn vị trực thuộc - Chỉ đạo, bố trí giám sát việc điều hành Giám đốc chức danh hội đồng quản trị trực tiếp quản lý - Kiến nghị bổ sung sửa đổi điều lệ Công ty - Quyết định triệu tập, chuẩn bị nội dung tổ chức họp hội đồng cổ đông thờng kỳ bất thờng - Quyết định tiền lơng, thởng cho Giám đốc Phó giám đốc, Kế toán trởng chức danh thuộc quyền quản lý hội đồng quản trị Trờng hợp Chủ tịch hội đồng quản trị kiêm Giám đốc mức lơng thởng Giám đốc hội đồng cổ đông quy định - Quyết định số công việc kinh doanh thuộc thẩm quyền hội đồng quản trị theo đề nghị Giám đốc - Quyết định quy chế tuyển dụng, cho việc nhân viên Công ty phù hợp quy định pháp luật Quyết định khen thởng, kỷ luật nhân viên thuộc quyền quản lý hội đồng quản trị định bồi thờng vật chất nhân viên gây 37 thiệt hại cho Công ty - Phê duyệt phơng án trang bị sở vật chất kỹ thuật - Quyết định đầu t dự án phát sinh không vợt 30% vốn điều lệ, thiết kế toán công trình đầu t đà thông qua đại hội cổ đông * Đứng đầu hội đồng quản trị Chủ tịch hội đồng quản trị, ngời đại diện cho Công ty trớc pháp luật, có trách nhiệm quyền hạn sau: - Triệu tập họp hội đồng quản trị - Chuẩn bị nội dung, chơng trình điều khiển buổi họp để thảo luận biểu vấn đề thuộc thẩm quyền hội đồng quản trị - Lập chơng trình công tác phân công thành viên thực việc kiểm tra giám sát Công ty - Đợc uỷ quyền chịu trách nhiệm uỷ quyền Giám đốc điều hành - Điều hành chịu trách nhiệm hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty theo nghị quyết, định hội đồng quản trị nghị đại hội cổ đông, điều lệ Công ty tuân thủ pháp luật - Bảo toàn phát triển vốn, thực theo phơng án kinh doanh đà đợc hội đồng quản trị phê duyệt thông qua đại hội cổ đông - Xây dựng trình hội đồng quản trị kế hoạch dài hạn kế hoạch hàng năm - Quyết định biện pháp tuyên truyền, quảng cáo, tiếp thị, biện pháp khuyến khích mở rộng sản xuất - Đề nghị hội đồng quản trị bỉ nhiƯm, miƠn nhiƯm, khen thëng, kû lt ®èi víi chức danh Phó giám đốc, Kế toán trởng - Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thởng, kỷ luật cán công nhân dới quyền - Ký kết hợp đồng kinh tế theo luật định - Báo cáo trớc hội đồng quản trị tình hình hoạt động, kết hoạt động kinh doanh Công ty - Đại diện Công ty việc khởi kiện vụ án liên quan đến quyền lợi Công ty đợc hội đồng quản trị uỷ quyền văn 38 * Dới Giám đốc Phó giám đốc có nhiệm vụ quyền hạn sau: - Giúp Giám đốc giải số công việc đợc Giám đốc uỷ quyền - Đợc quyền yêu cầu phận, phòng ban chức cung cấp tài liệu, số liệu, hồ sơ, thông tin cần thiết thuộc lĩnh vực đợc giao 2.4 Phòng tổ chức hành Chức phòng quản lý nhân tiền lơng Công ty Nhiệm vụ phòng giúp Giám đốc nghiên cứu, chấp hành quản lý trình hoạt động toàn Công ty, thực công tác cán bộ, lao động, tiền lơng, đào tạo, thi đua, khen thởng theo đạo hội đồng quản trị 2.5 Phòng kinh doanh tiêu thụ Phòng có nhiệm vụ liên hệ giao dịch với địa điểm nhận hàng Nh vậy, phòng cần nắm vững giá thị trờng phải có đợc phạm vi đợc phép di chuyển giá để tuỳ ứng biến cho mở rộng đợc thị trờng tiêu thụ 2,6 Phòng kế toán Thực công tác hạch toán, thống kê tài Công ty, cụ thể là: - Lập quản lý kế hoạch thu chi tài chính, đôn đốc đạo, hớng dẫn việc thực kế hoạch - Quản lý loại vốn, quỹ tập trung toán Công ty - Tham gia lập phơng án điều hoà vốn, bảo toàn phát triển vốn Công ty - Tổng hợp toán tài toàn Công ty báo cáo lên theo quy định - Tham gia xây dựng quản lý mức giá cho Công ty 2.7 Phòng kỹ thuật vật t Phòng kỹ thuật vật t phận tham mu tổng hợp cho hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty mặt kỹ thuật Phòng có nhiệm vụ quản lý, mua sắm, cung cấp đầy đủ trang thiết bị, vật liệu, dụng cụ, trang bị phơng tiện bảo hộ lao động cho Công ty II Hoàn thiện chức năng, nhiệm vụ máy quản lý Để nâng cao chất lợng, hiệu công tác quản lý phận chức quan hệ phận chức chức nhiệm vụ phận 39 phải luôn đợc hoàn thiện Muốn làm đợc việc phải tiến hành phân tích, đánh giá tình hình thực chức đà định để phát khâu yếu việc phân bổ khối lợng công tác Trên sở đó, đánh giá hợp lý, đề biện pháp nhằm hoàn thiện chức năng, nhiệm vụ mối quan hệ phận chức Trong trình nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ phòng ban, em thấy chức năng, nhiệm vụ tơng đối hoàn chỉnh song em mạnh dạn xin đa số ý kiến bổ sung thêm nhằm hoàn thiện chức năng, nhiệm vụ ban Giám đốc phòng ban nh sau: Ban Giám đốc Giám đốc Công ty ngời đứng đầu Công ty, phụ trách chung hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty, đạo trực tiếp phòng ban Quyền hạn nghĩa vụ Giám đốc đợc quy định rõ nh sau: + Nhận vốn nguồn lực khác Nhà nớc giao, giao vốn nguồn lực khác đơn vị sử dụng mục đích cho bảo đảm an toàn phát triển đợc vốn + Đại diện cho Công ty trớc pháp luật quan Nhà nớc + Dự kiến phơng hớng phát triển Công ty + Trực tiếp điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty + Quyết định vấn đề tổ chức máy quản lý điều hành Công ty + Xây dựng nội quy, quy định, quy chế hoạt động kinh doanh Tuy nhiên, Giám đốc cần nhiều thời gian để suy nghĩ Giám đốc nên giao quyền cho cấp dới nhng không từ bỏ trách nhiệm Giám đốc Công ty nên phụ trách chung uỷ quyền cho Phó Giám đốc theo lĩnh vực * Các Phó giám đốc: ngời giúp việc cho Giám ®èc, thùc hiƯn nhiƯm vơ theo tõng lÜnh vùc ®ỵc Giám đốc Công ty phân công chịu trách nhiệm trớc Giám đốc pháp lệnh Nhà nớc lĩnh vực Ngoài ra, Phó giám đốc đề xuất với Giám đốc Công ty phơng hớng phát triển Công ty Các Phó giám đốc có quyền yêu cầu đơn vị thuộc Công ty, phòng ban 40 chức cung cấp hồ sơ, tài liệu, thông tin cần thiết thuộc lĩnh vực đợc giao Phòng tổ chức hành Là phận quan trọng nắm bắt số lợng lao động phân công lao động phận, giải vấn đề có liên quan đến lợi ích ngời lao động Phòng tổ chức hành có chức năng, nhiệm vụ giải vấn đề về: + Công tác tổ chức cán + Công tác lao động tiền lơng + Công tác đào tạo phát triển nguồn nhân lực cho Công ty + Công tác thi đua tuyên truyền Phòng kế toán tài vụ Là phòng giúp Giám đốc toàn công tác hạch toán kế toán, thống kê tài Công ty Phòng có nhiệm vụ: + Lập kế hoạch thu chi tài chính, đôn đốc, đạo thực kế hoạch + Quản lý loại vốn, quỹ tập trung Công ty + Tham gia lập phơng án điều hoà vốn, quỹ tập trung toàn Công ty + Tổng hợp quuết toán tài toàn Công ty báo cáo lên theo quy định + Tham gia xây dựng quản lý mức giá Công ty phòng kỹ thuật vật t Chức phòng nghiên cứu, thiết kế kỹ thuật hớng dẫn theo dõi giám sát quy trình công nghệ, xây dựng định mức kỹ thuật, định mức h¹n møc sư dơng vËt t NhiƯm vơ: Cung cÊp đầy đủ kịp thời trang thiết bị, vật t cho yêu cầu sản xuất kinh doanh Công ty Phòng kinh doanh tiêu thụ Chịu trách nhiệm đầu cho sản phẩm Công ty Mỗi cán phòng nhân tố định cho việc tiêu thụ sản phẩm Công ty, để từ có kinh phí chi trả khoản chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ * ý nghĩa - Giúp Giám đốc giảm bớt đợc gánh nặng khối lợng công việc để Giám đốc có 41 thời gian giải tốt phần việc - Giúp Trởng- Phó phòng nhận thức đợc vai trò, chức năng, nhiệm vụ cách rõ ràng - Giúp hiệu hoạt động máy đạt đợc cao - Chức năng, nhiệm vụ rõ ràng cho phòng tạo đợc niềm tin vào công việc họ, thúc đẩy hoàn thành công việc Công ty mạnh mẽ III Xây dựng số văn cụ thể quy định tiêu chuẩn cán quản lý cấp Ban lÃnh đạo Công ty - Phải ngời có phẩm chấ trị tốt, trung thành với đờng lối chủ trơng Đảng Nhà nớc, có trình độ lý luận cao cấp - Phải ngời đà tốt nghiệp Đại học Đại học chuyên ngành hoá silíc-cát, đợc bổ sung kiến thức quản lý biết ngoại ngữ - Là ngời am hiểu rộng rÃi lĩnh vực quản lý Có khả lÃnh đạo, khả tổ chức tốt, khả đoàn kết tập hợp quần chúng cao - Thâm niên công tác 10 năm lĩnh vực hoá silíc-cát tuổi đời không 60 Đối với cán phòng ban - Phải có phẩm chất đạo đức tốt, trung thành với đờng lối chủ trơng Đảng Nhà nớc Nắm đợc phơng hớng phát triển Công ty, có trình độ trị trung cấp trở lên - Phải tốt nghiệp Đại học Cao đẳng trở lên - Có lực tổ chức quản lý, điều hành công việc Có khả tập hợp quần chúng, đoán, dám làm dám chịu trách nhiệm * Tác dụng: - Góp phần khuyến khích cán nhân viên Công ty phấn đấu công tác học tập đạt kết cao - Tạo hội cho cán trẻ có lực đảm nhiệm nhiệm vụ cán chức Công ty 42 - Góp phần đề bạt cán quản lý phòng ban cách khách quan công - Nâng cao hiệu hoạt động máy quản lý Công ty IV Sắp xếp bố trí lại lao động quản lý phòng ban chức năng, bảo đảm nâng cao hiệu lực máy quản lý Việc xác định số lợng biên chế việc làm khó khăn nhng thực cần thiết Công ty vật liệu xây dựng Cẩm Trớng nói riêng tất doanh nghiệp nói chng Muốn làm đợc việc phải vào nhiều nội dung để xác định Qua khảo sát, phân tích phần thứ hai ta thấy: Khối lợng công việc Công ty vật liệu xây dựng Cẩm Trớng không lớn nhng chất lợng đội ngũ lao động quản lý cha cao công việc phức tạp phải chia nhỏ nhiều khâu không cần thiết, gây lÃng phí thời gian, máy quản lý không gọn nhẹ Để khắc phục tình trạng này, Công ty nên có kế hoạch đào tạo lại, tuyển chọn ngời có chuyên môn cao, xếp bố trí công viƯc tõng phßng ban theo biĨu sau: BiĨu 13: Sắp xếp biên chế Stt Phòng chức Phòng tổ chức hành Phòng kế toán tài vụ Phòng kỹ thuật vật t Phòng kinh doanh tiêu thụ Phân xởng tạo hình Phân xởng điện Phân xởng nung đốt Tổng sè Biªn chÕ cị 11 5 46 Biªn chÕ míi 10 3 36 Sau xếp bố trí lại biên chế Công ty máy quản lý Công ty 40 ngời bao gồm ngời ban Giám đốc Phòng tổ chức ngời có Trởng phòng, phó phòng nhân viên Phòng kế toán tài vụ ngời có Kế toán trởng, Phó phòng, kế toán tổng hợp, kế toán viên, thủ quỹ Phòng kỹ thuật vật t ngời, gồm: Trởng phòng, Phã 43 ... II Thực trạng tổ chức máy quản lý công ty vật liệu xây dựng Cẩm Tr ớng A Thực trạng máy quản lý Cơ cấu tổ chức máy quản lý Bộ máy quản lý công ty vật liệu xây dựng Cẩm Trớng đợc tổ chức theo mô... thứ ba Hoàn thiện tổ chức máy quản lý Công ty vật liệu xây dựng Cẩm Trớng I Hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Những yêu cầu đạt đợc cải tiến cấu tổ chức Hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý 1.1Ban... trạng tổ chức máy quản lý công ty vật liệu xây dựng Cẩm Trớng A Thực trạng máy quản lý Cơ cấu tổ chức máy quản lý Kết cấu lao động quản lý Công ty vật liệu xây dựng Cẩm Trớng Kết cấu, chức năng,