Phương hướng hoàn thiện và đổi mới cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long

Phương hướng hoàn thiện và đổi mới cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long

Mục lục

Lời nói đầu……… 3

Chơng I: Một số vấn đề lí luận chung về cơ cấu tổ chứcbộ máy quản lý trong doanh nghiệp1.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý……… 5

1.1.1 Khái niệm cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp……… 5

1.2.1 Những nguyên tắc hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý… 61.3.1 Đặc điểm ……… 8

1.4.1 Các nhân tố ảnh hởng……… ……… 9

1.2 Các loại hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý……… 10

1.3 Mối liên hệ giữa các bộ phận……… 16

1.4 Hoàn thiện và đổi mới……… 17

Chơng II: Thực trạng về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lýtại Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long 2.1 Giới thiệu về Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long……… 19

2.2 Lịch sử phát triển Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long……… 20

2.3 Một số đặc điiểm kinh tế kĩ thuật của Công ty……… 22

2.3.1 Tính chất sản xuất kinh doanh……… 23

2.3.2 Đặc điểm về vốn……… 24

2.3.3 Đặc điểm về lao động tiền lơng……… 24

2.3.4 Đặc điểm về sản phẩm……… 25

2.3.5 Đặc điểm về nguyên vật liệu……… 26

2.3.6 Đặc điểm về nhà xởng, máy móc thiết bị……… 27

2.4 Đặc điểm về tổ chức quản lý, tổ chức sản xuất của Công ty Văn phòngphẩm Cửu Long …… …… 28

Chơng III: Một số ý kiến đống góp nhằm hoàn thiện cơ

cấu tổ chức nộ máy quản lý tại Công ty Văn phòng

Lời nói đầu

Đất nớc đang trong công cuộc đổi mới, tiến hành Công nghiệp Hiện đại hoá Các doanh nghiệp còn đang thích nghi dần với nền kinh tế thịtrờng đầy biến động, không ngừng học hỏi và hoàn thiện nhằm đạt đợc mộthiệu quả cao nhất trong kinh doanh Tất cả các doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ,khi đã bớc và thơng trờng đều phải chịu một sự cạnh tranh khốc liệt khôngnhững của các doanh nghiệp trong nớc mà cả các doanh nghiệp nớc ngoàivới bề dầy và kinh nghiệm hơn hẳn chúng ta Bộ máy tổ chức việc đổi mới vàhoàn thiện dần cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp sao cho phù hợp với nềnkinh tế hiện nay cũng là điều quan trọng quyết định hiệu quả sản xuất cũngnh kinh doanh đồng thời để hạn chế những rủi ro trong kinh doanh đồng thờixác định đợc phơng hớng và mục tiêu phát triển của doanh nghiệp nhằm địnhhớng, đầu t, mở rộng đúng đắn Chính vì tầm quan trọng đó của bộ máy quảnlý doanh nghiệp, sau một thời gian nghiên cứu và thực tập ở Công ty Văn

hoá-phòng phẩm Cửu Long, em đã quyết định chọn đề tài: “ Phơng hớng hoànthiện và đổi mới cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Văn phòngphẩm Cửu Long” làm đề tài thực tập

*Kết cấu của chuyên đề:

Ngoài “Lời mở đầu” và “Kết luận ”, chuyên đề bao gồm 3 Chơng:

Chơng I: Một số vấn đề lý luận chung về cơ cấu tổ chức bộ máy quản

lý trong DN

Chơng II: Thực trạng về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty

Văn phòng phẩm Cửu Long

Chơng III: Một số giải pháp nhằm củng cố và hoàn thiện tổ chức bộ

máy quản lý tại Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long

Với mục tiêu nghiên cứu cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cũng nh cácnhân tố ảnh hởng đến bộ máy quản lý tại Công ty Văn phòng phẩm CửuLong để đa ra phơng hớng đổi mới và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quảnlý tại Công ty Theo dõi sát sao hoạt động của bộ máy quản lý cũng nh cácphòng ban từ đó đối chiếu so sánh và đa ra các kết luận đánh giá trung thựckhách quan Bằng các phơng pháp nghiên cứu nh: Phơng pháp tổng hợp, ph-ơng pháp thống kê, phơng pháp so sánh phơng pháp kế thừa, phơng phápphân tích… để đa ra kết luận chung và đề ra phuơng hớng đổi mới hoànthiện cơ cấu bộ máy quản lý tại Công ty Văn Phòng phẩm Cửu Long

Chơng I

cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp

1.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp

1.1.1 Khái niệm Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp *Cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp:

Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp là tổng thể các bộ phận( đơn vị cá nhân)khác nhau có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau đợc chuyên mônhoá và có những trách nhiệm quyền hạn nhất định, đợc bố trí theo từng cấp,những khâu khác nhau nhằm đảm bảo thực hiện các chức năng quản trị vàthực hiện mục đích chung đã xác định của doanh nghiệp Các bộ phận cómối quan hệ chặt chẽ và hỗ trợ cho nhau, không thể loại trừ trong hoạt độngsản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

*Quản lý doanh nghiệp:

Quản lý là sự tác động có tổ chức, có mục đích tới đối tợng quản lýbằng một hệ thống các biện pháp kinh tế xã hội- tinh thần và các biện phápkhác tạo ra điều kiện thuận lợi nhất để thực hiện các mục tiêu đã đề ra trớcđó Nh vậy, quản lý một doanh nghiệp là quá trình tác động một cách có tổchức và có hệ thống, hớng đích đến tập thể ngời lao động trong doanh nghiệpvới nhiệm vụ liên kết những mục tiêu xác đáng đến kế hoạch phát triển củadoanh nghiệp, đến công việc hay các hoạt động có liên quan và đa ra quyềnhạn để có thể thực hiện hoàn thành công việc

Ngoài tác động lên đối tợng, quản lý doanh nghiệp là quá trình phốihợp, chỉ huy hoạt động sản xuất của các khâu, các bộ phận sản xuất, đảmbảo phát huy hết khả năng của toàn bộ doanh nghiệp để phục vụ cho sự phát

triển, cho nên có thể nói ngời lãnh đạo tài giỏi là ngời biết cách làm cho tổchức của mình hoạt động tốt

Mục đích của quản lý doanh nghiệp là nhằm phát triển sản xuất cả vềkhối lợng và chất lợng với chi phí thấp nhất và hiệu quả kinh tế đem lại làcao nhất Không ngừng cải thiện lao động và nâng cao đời sống cho mỗithành viên trong doanh nghiệp Trên thực tế quản lý doanh nghiệp và quản lýcon ngời là yếu tố cơ bản của lực lợng sản xuất Quy mô doanh nghiệp càngmở rộng thì vai trò quản lý ngày càng nâng cao và thực sự trở thành mộtnhân tố hết sức quan trọng để tăng năng suất lao động, tăng hiệu quả sảnxuất kinh doanh

* Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý: Là hình thức phân công lao động

trọng lĩnh vực quản lý, nó có tác động đến quá trính hoạt động của hệ thốngquản lý Cơ cấu tổ chức một mặt phản ánh cơ cấu sản xuất, mặt khác nó cótác động tích cực trở lại việc sản xuất

Một cơ cấu tổ chức cần phải đợc thiết kế một cách khoa học để chỉ rõra rằng ai sẽ làm việc gì? Ai sẽ chịu trách nhiệm những công việc nào?Nhằm loại bỏ những trở ngại đối với việc thực hiện do sự nhầm lẫn màkhông chắc chắn trong việc phân công công việc gây ra và tạo điều kiện chomạng lới ra quyết định và liên lạc phản ánh hỗ trợ cho các mục tiêu củadoanh nghiệp

1.2.1 Những nguyên tắc hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

Nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý gắn với phơng hớng mục đích củahệ thống Nếu có một hệ thống mục tiêu, phơng hớng có quy mô lớn thì cơcấu tổ chức cũng phải có quy mô tơng ứng Các nguyên tắc quản lý do conngời định ra, vừa phản ánh các quy luật khách quan nhng cũng mang dấu ấnchủ quan của con ngời Trong quản lý nói chung có một số nguyên tắc:

+ Nguyên tắc hiệu quả: là nguyên tắc nói lên mục tiêu của quản lý baogồm cả hiệu quản kinh tế và hiệu quả xã hội Bất kì phơng pháp quản lý nàomà không đem lại hiệu quả thì đó không phải là phơng pháp hay Điều nàyđòi hỏi chi phí bỏ ra là thấp và lợi ích thu lại là cao

+ Nguyên tắc tập trung dân chủ: là nguyên tắc tổ chức cơ bản củaquản lý, phản ánh mối quan hệ giữa các chủ thể và đối tợng quản lý cũng nh

yêu cầu và mục tiêu của quản lý Nó đảm bảo mối quan hệ chặt chẽ và tối ugiữa tập trung và dân chủ, dân chủ phải thực hiện trong khuân khổ tập trung

+ Nguyên tắc kết hợp quản lý với hành chính, tâm lý giáo dục và kinhtế, đề cao phơng pháp kinh tế Đây là nguyên tắc thể hiện sự tác động củachủ thể quản lý lên đối tợng quản lý thông qua các quy luật tổ chức hànhchính, quy luật tâm lý và quy luật kinh tế Đối tợng quản lý là con ngời mànhu cầu của họ lại thay đổi theo thời gian và không gian Do đó phải tuỳthuộc đối tợng mà tìm cách quản lý cho phù hợp.

+ Nguyên tắc kết hợp hài hoà các loại lợi ích: suy đến cùng việc quảnlý chính là quản lý con ngời nhằm phát huy tính sáng tạo của ngời lao động.Kết hợp hài hoà các loại lợi ích phải đợc xem xét và đề ra từ khi đề ra chiếnlợc, quy hoạch, kế hoạch kinh tế xã hội, quá trình hoạt động quản lý đếnkhâu phân phối tiêu dùng Suy cho cùng lợi ích là sợi dây lứu kéo mọi ngờilại với nhau Anghen- nhà t tởng vĩ đại đã từng nhận định: “ở đâu có sựthống nhất về lợi ích thì ở đó không thể có sự thống nhất trong mục đíchtrong t tởng chứ đừng mong sự thống nhất trong hành động” Giải quyết tốtmối quan hệ lợi ích trong quản lý sẽ đảm bảo cho hệ thống quản lý vận hànhthuận lợi và có hiệu quả, ngợc lại nếu quan hệ lợi ích bị rối loạn sẽ là nguyênnhân của sự rối loạn tổ chức, phá vỡ hệ thống quản lý

+ Nguyên tắc kết hợp quản lý với hành chính, tâm lý giáo dục và kinhtế, đề cao phơng pháp kinh tế Đây là nguyên tắc thể hiện sự tác động củachủ thể quản lý lên đối tợng quản lý thông qua các quy luật tổ chức hànhchính, quy luật tâm lý và quy luật kinh tế Đối tợng quản lý là con ngời mànhu cầu của họ lại thay đổi theo thời gian và không gian Do đó phải tuỳthuộc đối tợng mà tìm cách quản lý cho phù hợp

+ Nguyên tắc nắm bao quát, chú ý toàn diện tập chung xử lý khâutrọng yếu: Đây là nguyên tắc quy định phơng pháp làm việc của ngời quản lýđòi hỏi phải nắm bắt tình hình một cách toàn diện, bao quát không đợc bỏsót các chi tiết dù là nhỏ nhất Phát hiện ra các khâu xung yếu, các vấn đềthen chốt các công việc cấp bách cần thiết phải giải quyết ngay và dứt điểm

1.3.1 Đặc điểm

Bất kì một công việc gì, một vấn đề gì dù lớn hay nhỏ, dù phức tạp hayđơn giản đều phải đặt ra những yêu cầu, những tiêu chuẩn nhất định để thựchiện tính hữu ích của công việc

Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp đây làvấn đề hết sức phức tạp, đòi hỏi khắt khe về nhiều mặt, để tồn tại và pháttriển đợc theo hớng ngày càng thích ứng với môi trờng với nhiệm vụ sản xuấtkinh doanh, với những nguyên tắc xã hội và sự vận hành của nền kinh tế sảnxuất hàng hoá Công tác hoàn thiện cơ cấu phải đáp ứng những yêu cầu sau:+ Phải đảm bảo tính chuyên môn hoá

Nhằm tổ chức các hoạt động quản trị theo hớng chuyên môn hoá ở cảgiác độ từng bộ phận và đối với từng cá nhân quản trị Nguyên tắc là nângcao tính chuyên môn hoá đến mức cao nhất

+ Phải đảm bảo tiêu chuẩn hoá

Xác định rõ nhiệm vụ của từng bộ phận, cá nhân cũng nh quy tắc, quytrình, tiêu chuẩn chất lợng với từng nhiệm vụ Quy định hoạt động kiểm tra,đánh giá công khai theo hớng tiêu chuẩn hoá

+ Phải đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận các nhân

Trớc hết phải xác định rõ quyền hạn, quyền lực và trách nhiệm củatừng bộ phận các nhân từ cấp cao nhất đến cấp thấp nhất trong hệ thống quảntrị

Tiếp đó phải xác định các mối liên hệ về quản trị và thông tin trong bộmáy tại từng bộ phận, cá nhân phải chú ý thiết kế cân đối giữa nhiệm vụ vàtrách nhiệm, quyền hạn và quyền lợi liên kết mọi hoạt động của mọi bộphận, cá nhân bằng quy chế hoạt động, làm hoà hợp giữa tổ chức chính thứcvà tổ chức phi chính thức

+ Phải đảm bảo tính thống nhất quyền lực trong hoạt động quản lý và điềuhành

Muốn vậy phải chú ý lựa chọn cơ cấu tổ chức hợp lý, xác định tínhthống nhất quyền lực trong toàn bộ hệ thống, thể hiện ở quy chế hoạt độngtại từng đơn vị doanh nghiệp cụ thể

1.4.1 Các nhân tố ảnh hởng

Các nhân tố ảnh hởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý*Nhân tố thuộc đối tợng quản lý

- Tình trạng và trình độ phát triển công nghệ sản xuất của doanhnghiệp

- Tính chất và đặc điểm sản xuất: chủng loại sản phẩm, quy mô củadoanh nghiệp Những nhân tố trên biến đổi, do nó ảnh hởng đến thành phầnvà nội dung những chức năng quản lý và thông qua chúng mà ảnh hơng trựctiếp đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

*Nhân tố thuộc lĩnh vực quản lý:

-Quan hệ sở hữu tồn tại trong doanh nghiệp

-Mức độ tập trung hoá và tự động hoá các hoạt động quản lý

-Trình độ cơ giới hoá và tự động hoá các hoạt động quản lý, trình độkiến thức tay nghề của cán bộ quản lý, hiệu suất lao động của họ

-Quan hệ phụ thuộc giữa số lợng ngời bị lãnh đạo đối với những hoạtđộng của những ngời cấp dới

-Chế độ chính sách của doanh nghiệp đối với đội ngũ cán bộ quản lý -Kế hoạch, chủ trơng, đờng lối đúng nh mục đích mà doanh nghiệp đãđề ra và phấn đấu đạt đợc

1.2 Các loại cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý*Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến

Sơ đồ:

Ngời lãnh tổ chức cũng nh các tuyến và các đơn vị thực hiện chứcnăng quản lý và chịu trách nhiệm về hệ thống các công việc của cấp dới màmình phụ trách Các mối liên hệ giữa ngời thừa hành mệnh lệnh chỉ nhậnmệnh lệnh qua một cấp trên trực tiếp và chỉ thi hành mệnh lệnh của ngời đómà thôi

+ Ưu điểm:

- Tuân thủ nguyên tắc chế độ một thủ trởngLãnh đạo doanh

Lãnh đạo tuyến

- Tạo ra sự thống nhất tập trung cao độ- Chế độ làm việc rõ ràng

*Cơ cấu tổ chức quản trị theo chức năng

Việc quản lý theo chức năng, không theo tuyến, mỗi cấp có thể cónhiều cấp trên trực tiếp của mình Cơ cấu này đợc Freolerie w Taylo đề x-ớng và áp dụng trong chế độ đốc công chức năng

Theo cơ cấu quản lý này thì quyền quyếtđịnh mọi vấn đề thuộc về thủtrởng đơn vị Tuy nhiên có sự giúp sức của lãnh đạo chức năng và các chuyêngia-những ngời này có quyền ra các mệnh lệnh về các vấn đề liên quan đếnchuyên môn của các phân xởng, các bộ phận sản xuất Những ngời thừa hànhnhiệm vụ ở cấp dới nhận mệnh lệnh của các lãnh đạo từ lãnh đạo cao nhấtdoanh nghiệp đến lãnh đạo các chức năng khác nhau

Sơ đồ:

-Ưu điểm:

- Ưu điểm

+ Cơ cấu này đợc sự giúp đỡ của các chuyên gia hàng đầu+ Không đòi hỏi ngời quản lý có kiến thức

+ Dễ đào tạo và dễ tìm ngời quản trị

Lãnh đạo cao nhất doanh nghiệp

Lãnh đạo chức năng A Lãnh đạo chức năng B

Lãnhđạo

tuyến 1 Lãnh đạo tuyến 2 Lãnh đạo tuyến n

- Nhợc điểm:

+ Vi phạm chế độ một thủ trởng+ Chế độ trách nhiệm không rõ ràng

+ Sự phối hợp giữa ban lãnh đạo và các phòng ban chức năng gặp nhiều khókhăn

+ Khó xác định trách nhiệm và hay đổ trách nhiệm cho nhau

Đây là cơ cấu có ý nghĩa về mặt lý thuyết còn về thực tế thì cơ cấu nàyrất ít khi đợc các doanh nghiệp sử dụng vì nó có quá nhiều hạn chế

*Cơ cấu tổ chức trực tuyến tham mu

Cơ cấu trực tuyến tham mu còn gọi là cơ cấu phân nhánh, thực chấtkiểu cơ cấu này là kiểu cơ cấu tổ chức theo trực tuyến mở rộng Nó thờng đ-ợc áp dụng cho những đối tợng quản lý và có sự phức tạp về kĩ thuật côngnghệ, kinh doanh tác nghiệp

Sơ đồ:

Trong đó A, B…C, X, Y…Z ngời thực hiện

Vẫn là kiểu cơ cấu trực tuyến nhng lãnh đạo và bộ phận đã có thêmcác tham mu( hay một nhóm các chuyên gia ) Bộ phận tham mu này khôngđợc quyền can thiệp, ra quyết định xuống phía dới

- Ưu điểm:

+ Đảm bảo chế độ một thủ trởng

+ Khai thác đợc tiềm năng của cơ quan tham mu

+Tạo điều kiện cho ngời lãnh đạo có nhiều thời gian hoạch định chiếnlợc, đảm bảo sự thống nhất trong doanh nghiệp

- Nhợc điểm:

Lãnh đạo doanh

Tham m uLãnh đạo tuyến

BTham m u

Lãnh đạo tuyến A

B

+ Mối quan hệ giữa các nhà lãnh đạo và tuyến dới có thể trở lên căngthẳng gây bất lợi cho tổ chức

+ Các chuyên gia cùng một chuyên môn bị phân tán, ít có sự phối hợp Kiểu cơ cấu này thờng đợc áp dụng phổ biến cho các doanh nghiệpquân đội, các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ

*Cơ cấu trực tuyến chức năng

Đây là cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý đợc áp dụng rộng rãi hiện nay.Do có nhiều u điểm và khắc phục đợc nhợc điểm của các loại cơ cấu trên.Tuy nhiên việc áp dụng kiểu cơ cấu này đòi hỏi phải có môi trờng kinhdoanh ổn định và nhiệm vụ quản lý đợc phân chia thành chức năng chuyênmôn

Sơ đồ:

1, 2, 3, 4 ngời thực hiện

Theo cơ cấu này quyền quyết định mọi vấn đề thuộc về thủ trởng đơnvị Tuy nhiên có sự giúp sức của các lãnh đạo chức năng và các chuyên gia.Từ đó cũng dự thảo ra các quyết định cho những vấn đề phức tạp để đa

Lãnh đạo doanh nghiệp

Lãnh đạo chức năng BLãnh đạo

tuyến 1Lãnh đạo chức

xuống cho ngời thực hiện và giúp ngời thực hiện chỉ nhận mệnh lệnh của ời lãnh đạo doanh nghiệp Các ý kiến của những ngời quản lý các chức năngđối với những cơ sở sản xuất chỉ có tính chất tham khảo, t vấn nghiệp vụ

+ Hạn chế sử dụng kiến thức chuyên môn

+ Vẫn có xu hớng can thiệp của các đơn vị chức năng+ Các quyết định thờng chậm trễ

*Cơ cấu ma trận:

Đây là mô hình rất hấp dẫn hiện nay Cơ cấu này có nhiều cách gọi khácnhau nh tổ chức chia theo ma trận, bàn cờ, tạm thời hay quản lý theo đề án…Sơ đồ:

F1, F2, F3: các tuyến và các bộ phận chức năngO1, O2, O3: Các dự án công trình

+ Cơ cấu ma trận cho phép cùng một lúc thực hiện nhiều dự án+ Sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau

+ Cơ cấu này ngoài ngời lãnh đạo theo tuyến và theo chức năng còn đợc sựgiúp đỡ của ngời lãnh đạo theo đề án

+ Trong cơ cấu này mỗi thành viên của bộ phận trực tuyến với bộ phận chứcnăng đợc gắn liền với việc thực hiện một đề án trên một khu vực nhất định + Sau khi đề án hoàn thành, những thành viên trong đề án trở về vị trí đơn vịcũ

- Ưu điểm:

+ Đây là mô hình tổ chức linh độngLãnh đạo DN

O3O2O1

+ ít tốn kém, sử dụng nhân lực có hiệu quả

+ Đáp ứng đợc tình hình sản xuất kinh doanh biến động + Việc hình thành và giải thể nhanh chóng

- Nhợc điểm:

+ Dễ xảy ra tranh chấp ảnh hởng giữa ngời lãnh đạo và các bộ phận+ Phạm vi sử dụng còn hạn chế vì đòi hỏi một trình độ nhất định

*Cơ cấu tổ chức theo đơn vị, lĩnh vực, sản phẩm, thị trờng

Là cơ cấu áp dụng cho những đơn vị kinh doanh chiến lợc với nhữngtiêu trí, chiến lợc, lĩnh vực sản phẩm thị trờng Cơ cấu này theo sát quanđiểm thực hiện chiến lợc, gắn con ngời vào mục tiêu chiến lợc đồng thời thựchiện chuyên môn hoá theo những yếu tố mà tổ chức đặc biệt quan tâm Tuynhiên loại cơ cấu này lại cản trở quá trình tổng hợp các chức năng Do đógiảm khả năng sử dụng các chuyên gia trong các hoạt động khác nhau của tổchức

*Các kiểu cơ cấu tổ chức khác

- Cơ cấu chính thức

Cơ cấu chính thức gắn liền với vai trò, nhiệm vụ hớng đích trong mộtdoanh nghiệp đợc tổ chức một cách chính thức khi nói rằng một tổ chứcchính thức hoàn toàn chẳng có gì là cứng nhắc hay quá hạn chế trong cáchdiễn đạt này Nếu một ngời quản lý có ý định quản lý thật tốt, cơ cấu đó phảitạo ra một môi trờng ở đó việc thực hiện của từng cá nhân trong cả hiện tại,tơng lai phải đóng góp có hiệu quả nhất vào môi trờng tập thể

- Cơ cấu không chính thức: là toàn bộ những cuộc tiếp xúc cá nhân sự tiếpxúc cá nhân, cũng nh sự tác đông theo nhóm cán bộ công nhân viên, ngoàiphạm vi cơ cấu đã phê chuẩn của doanh nghiệp, cơ cấu không chính thức cóvai trò to lớn trong thực tiễn quản lý Nó không định hình hay thay đổi, luônluôn tồn tại song song với cơ cấu chính thức, có sự tác động nhất định và rấtđáng kể tới hoạt động của doanh nghiệp

1.3 Mối liên hệ giữa các bộ phận trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tạidoanh nghiệp

Qua các loại hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp nêutrên ta thấy mỗi bộ phận trong cơ cấu đều đảm nhận những chức năng riêng.Nhng chúng đều có mối quan hệ hữu cơ với nhau đảm bảo cho toàn bộ cơcấu hoạt động linh hoạt đúng hớng đã đặt ra Có thể chia mối quan hệ đó ralàm 3 loại:

- Liên hệ trực thuộc:là mối liên hệ giữa các bộ phận và nhân viên trong bộphận, giữa các bộ phân có quan hệ chỉ huy trực tuyến cấp trên và cấp dới- Liên hệ chức năng: là mối liên hệ giữa các bộ phận chức năng với nhautrong quá trình chuẩn bị quyết định cho thủ trởng hoặc giữa các bộ phậnchức năng cấp dới với cán bộ nhân viên chức năng cấp trên nhằm hớng dẫn,giúp đỡ về chuyên môn nghiệp vụ

- Liên hệ t vấn: là liên hệ giũa cơ quan lãnh đạo chung giữa cán bộ lãnh đạochỉ huy trực tuyến với các chuyên gia kinh tế, kĩ thuật pháp chế với các hộiđồng đợc tổ chức theo từng loại công việc, chỉ trên cơ sở xác định đúng đắnmối quan hệ trên mới làm cho mỗi bộ phận, mỗi các nhân trong cơ cấu tổchức quản trị nhận rõ vị trí của mình, biết mình trực thuộc ai, những ai phụthuộc vào mình và nói chung trong công tác phải liên hệ với những nội dungnào, liên hệ theo kiểu nào

1 4 Tổ chức và hoàn thiện bộ máy quản lý:

Là một yếu tố đảm bảo thực hiện có hiệu quản sản xuát kinh doanh,không ngừng nâng cao năng suất lao động, hình thành cơ cấu lao động tối u,đảm bảo yếu tố vật chất cho lao động, sử dụng hợp lí, tiết kiệm sức lao động.

Lao động là nguồn gốc sáng tạo ra mọi của cải vật chất Song để pháthuy tác dụng của lao động, không ngừng tăng năng suất lao động, tăng hiệuquả kinh tế của sản xuất kinh doanh phải hoàn thiện bộ máy quản lý nhằm sửdụng sức lao động Cụ thể sắp xếp bố trí lao động phù hợp với nghành nghề,trình độ, sức khoẻ, tâm lí, đảm bảo phát huy cao nhất năng lực sở tr ờng, hạnchế sở đoản của ngời lao động, phù hợp với môi trờng cụ thể trong từng thờikì nhất định Nói cách khác là loại ra những ngời không đủ năng lực, trình độsức khoẻ

CHơng II

Thực trạng về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lýtại Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long

2.1 Giới thiệu về Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long

Tên công ty: Công ty cổ phần văn phòng phẩm Cửu Long Viết tắt : CLOSSTACO (Cửu Long Staionnery Company)

Địa chỉ : 536A Đờng Minh Khai – Lớp QLKT 46A – Khoa Khoa học quản lý Quận Hai Bà Trng - Hà Nội

Hiện nay Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long đang hoạt động trongcác lĩnh vực nh: Xuất khẩu trực tiếp; Sản xuất kinh doanh các loại vỏ chainhựa PET, các loại bao bì bằng nhựa PP, sản xuất kinh doanh các sản phẩmvăn phòng phẩm; Kinh doanh các thiết bị, vật t, ngành nhựa, văn phòngphẩm, kim khí hóa chất, ngành in và các ngành khác( trừ hoá chất Nhà nớccấm); Kinh doanh các thiết bị vật t, nhiên liệu phi nông nghiệp( không baogồm thuốc bảo vệ) với tổng giá trị tài sản lên trên 40 tỉ đồng

Các sản phẩm văn phòng phẩm của Công ty Văn phòng phẩm CửuLong hiện đang cung cấp cho khách hàng khắp cả nớc Bao PP cung cấp chocác công ty trong và ngoài nớc nh: Công ty liên doanh xi măng NghiSơn( Việt Nam- Nhật Bản), Công ty liên doanh xi măng Chifon Đài Loan vàcác công ty xi măng Hoàng Thạch, Bút Sơn, Hoàng Mai, Phú Thọ… và cácsản phẩm khác phục vụ chè, khoáng sản, thức ăn gia súc…; Chai PET cungcấp cho các công ty liên doanh nớc ngoài và trong nớc nh: Công ty liêndoanh nớc tinh khiết Laska của Thụy Sĩ, Công ty Dợc Tenamyd Canada,Công ty Bia Hà Nam, Nada( Việt Nam- Đan Mạch), Hơng Sen( Thái Bình),bia Hải Phòng và các công ty nớc giải khát lớn tại miền Bắc, miền Trung củaViệt Nam

Mặc dù mức độ cạnh tranh trên thị trờng khá găt gắt nhng doanh thucủa Công ty hàng năm đều tăng trởng Năm 2000 đạt 19, 5 tỷ đồng, đến năm2006 đạt 123 tỷ đồng, tăng 630% Có đợc điều này là nhờ Công ty luôn nỗlực duy trì chất lợng sản phẩm, mở rộng sản phẩm bằng cách đầu t thêm dâychuyền sản xuất; áp dụng hệ thống quản lý chất lợng theo tiêu chuẩn quốc tếISO 9001:2000

Vợt lên trên những khó khăn sức ép của thị trờng, Công ty Văn phòngphẩm Cửu Long giờ đã trở thành thơng hiệu đợc tín nhiệm trong sản xuất baobì và hàng năm phòng phẩm đảm bảo đầy đủ đời sống cho Cán bộ công nhânviên Thu nhậo ngời lao động bình quân là 2 triệu đồng/tháng Mức cổ tứchàng năm tăng trởng năm 2004, 2005 là 12%; năm 2006 là 13% Trong quátrình hội nhập của đất nớc ta hiện nay đặt ra cho Công ty nhiều cơ hội nhngcũng không ít thách thức Về triền vọng phát triển, bên cạnh sản phẩm truyềnthống, Công ty không nhừng mở rộng sản xuất sản phẩm mới cao cấp vềhàng văn phòng phẩm, chai PET, bao bì nhựa PP… Phấn đấu là một trongcác nhà cung cấp có thế mạnh về hàng văn phòng phẩm và hàng nhựa Mụctiêu Công ty hớng đến trong thời gian tới là xuất khẩu đợc sản phẩm ra thị tr-ờng nớc ngoài

Bằng những cố gắng của mình Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long đãđợc thởng huy chơng vàng tại hội chợ triển lãm quốc tế hàng công nghiệp

Việt Nam từ năm 1994 và đợc ngời tiêu dùng bịnh chọn nhiều năm là HàngViệt Nam chất lợng cao do báo Sài Gòn tiếp thị tổ chức

2.2 Lịch sử phát triển Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long

Mới đầu, công ty là một phân xởng sản xuất của nhà máy văn phòng phẩmHồng Hà, trực thuộc Công ty nhựa Việt Nam Ngày 01/07/1991 với quyếtđịnh số 308 CNN- TCLĐ của bộ công nghiệp nhẹ quyết định tách riêngthành lập nhà máy văn phòng phẩm Cửu Long Nhà máy đi vào hoạt độngvới số vốn 2 640 triệu đồng, sản xuất trên một diện tích 5 250 m2 với thiếtbị kỹ thuật thô sơ lạc hậu, trình độ tay nghề công nhân cha cao

Từ năm 1991 đến năm 1993: Dựa trên cơ sở sản xuất đã có, doanh nghiệpđa tình hình sản xuất đi vào ổn định, loại bỏ những sản phẩm sản xuất khôngcó hiệu quả tập trung đẩy mạnh sản xuất sản phẩm là thế mạnh, nâng caochất lợng sản phẩm

Từ năm 1993 đén năm 1995 : Bên cạnh chiến lợc sản xuất cải tiến mẫu mã,nâng cao chất lợng sản phẩm và mở rộng quy mô sản xuất thì doanh nghiệpcòn đầu t về kỹ thuật và trang thiết bị sản xuất Mua mới dây chuyền sảnxuất bao bì PP của Trung Quốc với là 4 triệu bao/năm, mua máy thổi chaiPVC với công suất thiết kế là 1, 8 triệu chiếc /năm Đã thu hút và giải quyếtcho hơn 100 lao động nhàn rỗi cho xã hội Đặc biệt ngày 28 tháng 7 năm1995 với quyết định 1016 QĐ_TCLĐ của bộ trởng bộ công nghiệp đỏi tênthành công ty VPP Cửu Long, phù hợp với cơ chế thị trờng mới của nớc tacũng nh thế giới

Từ năm 1995 đến năm 2001: Nhiệm vụ của công ty là mở rộng thị ờng tiêu thụ sản phẩm, đặc biệt là thị trờng các tỉnh miền Nam và đa dạnghoá sản phẩm nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng đa dạng của thị trờng Trêncơ sở vật chất kỹ thuật hiện có của doanh nghiệp, công ty đã nhận dệt bao ximăng lớn nh Hoàng Thạch, Phú Thọ dây chuyền sản xuất chai nhựa cũngđợc mở rộng và đa dạng Công ty đã có đủ thiết bi kỹ thuật hoàn thiện từkhâu tạo phôi đến khâu thổi chai, cố gắng phấn đáu sản xuất 12 triệu chai/năm

Từ năm 2001 đến năm 2003, công ty thực hiện kế hoạch sản xuất sảnphẩm, thâm nhập thị trờng Đứng trớc tình hình nền kinh tế đang mở cửa, đểphù hợp với nền kinh tế thị trờng, thúc đẩy quá trình phát triển của doanh

nghiệp, ngày 11/11/2003 công ty VPP Cửu Long đợc thành lập Với vốn điềulệ của Công ty cổ phần là 2 700 000 000 đồng Giá trị thực tế của Công tyVăn phòng phẩm Cửu Long tại thời điểm ngày 01 tháng 01 năm 2003 để cổphần hoá( Quyết định số 2270/QĐ-TCKT ngày 10 tháng 09 năm 2003 củaBộ Công Nghiệp) là 29 853 567 566 đồng Trong đó giá trị thực tế phầnvốn nhà nớc tại Công ty là 2 677 386 500 đồng

Từ một doanh nghiệp Nhà nớc, sau khi cổ phần công ty đã gặpkhông ít những khó khăn nhng cũng tạo cho công ty nhiều thuận lợi

Khó khăn là công ty sẽ không còn đợc bao cấp của nhà nớc, phải tựchịu trách nhiệm trớc nhà nớc và cổ đông tình hình sản xuất kinh doanh củamình, phải tìm hớng đi cho mình

Thuận lợi là công ty sẽ không còn phụ thuộc nhiều vào Nhà nớc nữa,sẽ năng động hơn trong việc cải tổ công việc sản xuất kinh doanh, đầu t vàonhững mặt hàng có lợi, trang bị cho mình những máy móc hiện đại

Đứng trớc những thuận lợi và khó khăn vừa nêu trên, ban lãnh đạocông ty đã đề ra kế hoạch và nhiệm vụ trong thời gian tới nh sau:

Một số chỉ tiêu của công ty VPP Cửu Long năm 2006 - 2007

1 Bố trí cơ cấu vốn

1 2 TSCĐ/TTS (%) 79, 2 78, 92 Tỷ suất lợi nhuận

2 1 Tỷ suất lợi nhuận/ doanh thu (%) 0 29 0, 422 2 Tỷ suất lợi nhuận/ vốn (%) 3, 15 4, 273 Tình hình tài chính

3 1 Tình hình nợ phải trả so với toàn bộ TS (%) 40 2 36, 53 2 Khả năng thanh toán tổng quát

=TSLĐ/NDH (%)

112 2 115, 93 3 Khả năng thanh toán nhanh=tiền hiện có/

Công ty cổ phần có nghĩa vụ thực hiện nghĩa vụ đối với ngời lao động,nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho các bộ nhân viên Có nghĩa vụ khaibáo tình hình tài chính của công ty cho Nhà nớc và các cổ đông một cáchtrung thực và có nghĩa vụ nộp các khoản thuế cho Nhà nớc và trả cổ tức chocổ đông

2.3.2 Đặc điểm về vốn, lao động và tiền lơng

Vồn là một trong những nguồn lực không thể thiếu của mỗi đơn vị sảnxuất kinh doanh, là điều kiện cần để xây dựng nhà xởng, mua sắm máy mócthiết bị, nguyên vật liệu đầu vào, chi trả lơng trang trải các chi phí trong quátrình sản xuất

Việc sử dụng vốn và công tác quản lý vốn của Công ty đợc thực hiệntốt nên không t triển vốn, hợp lý hoá việc quản lý và sử dụng vốn Muốn vậy

Công ty cần nghiên cứu kỹ các phơng pháp phân loại và kết cấu tài sản cốđịnh, quá trình mua sắm, dự trữ nguyên vật liệu, quá trình tiêu thụ sản phẩm.Từ đó quá trình tái sản xuất của Công ty sẽ đợc thực hiện thờng xuyên, liêntục và có hiệu quả hơn rất nhiều

Với hơn 15 năm thành lập, hiện nay mức lơng bình quân của CBCNVtrong Công ty là 2 triệu/ tháng Phần lớn các nhân viên trong công ty còn rấttrẻ và nhiệt tình với công việc Đặc điểm về lao động và rất đáng quan tâmđể đội ngũ quản lý có các tác động thích hợp nhằm nâng cao hiệu quả sảnlàm việc của nhân viên

Dới đây là bảng khái quát về cơ cấu lao động và trình độ nghiệp vụcông nhân viên Công ty

Cơ cấu – Lớp QLKT 46A – Khoa Khoa học quản lýtrình độ lao động

Năm 2006Năm 2007

Số lợng % Số lợng %Tổng số lao động

-Lao động gián tiếp-Lao động trực tiếp

10022, 977, 12 Trình độ

-Trên đại học -Đại học -Cao đẳng -Trung học

518, 31561, 7

517, 114, 368, 6Đối tợng tốt nghiệp cao đẳng, đại học hoặc cao hơn thờng là lao độnggián tiếp tham gia vào hoạt động quản lý hoặc cán bộ kĩ thuật cho các phânxởng của Công ty Các đối tợng lao động trực tiếp thờng là công nhân thamgia vào sản xuất, với trình độ dới cao đẳng hoặc trung cấp, có tay nghề laođộng

2.3.3 Sản phẩm của Công ty

Trải qua trên 15 năm sản xuất kinh doanh, danh mục các mặt hàngcủa công ty đã có rất nhiều thay đổi Hiện nay công ty đã có nhiều mặt hàngđã khẳng định đợc chỗ đứng trên thị trờng Hà Nội cũng nh các tỉnh, có nhiều

loại đợc khách hàng bình chọn là hàng Việt Nam chất lợng cao trong nhiềunăm liên tục

Sản phẩm: Thiết bị và vật t ngành nhựa, giấy, văn phòng phẩm, thiết bịngành in In bao bì và nhãn mác các loại Mua bán nguyên, nhiên vật liệu phinông nghiệp Các sản phẩm chủ yếu: Giấy than đánh máy các màu; Mực viếtCửu Long các loại Mực dấu các loại; Bao bì PP( Bao đựng xi măng phứcgiấy Krapt và tráng nhựa lót giấy Krapt, bao dệt không tráng, bao dệt cótráng màng…); Chai PET các loại và phục vụ dung tích tuỳ theo yêu cầukhách hàng…

Sản phẩm của Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long đang dần khẳngđịnh vị trí và tiếng tăm của mình trên thơng trờng về chất lợng và mẫu mã.Một số mặt hàng đã liên tục nhiều năm liền lọt vào danh sách “Hàng ViệtNam chất lợng cao” Sự bình chọn của ngời tiêu dùng về sản phẩm của côngty đã chứng tỏ đợc bớc tiến bộ rõ rệt trong sản xuất kinh doanh qua các nămnói chung và tình hình tiêu thụ nói riêng ở công ty

Đồng bộ với đầu t đổi mới công nghệ và cơ sở vật chất, hệ thống quảnlý cũng đợc cấu trúc lại, phơng pháp quản lý tiên tiến cũng đợc áp dụngnhằm mục tiêu chất lợng, hiệu quả và nâng cao sức cạnh tranh Công ty Vănphòng phẩm Cửu Long đợc cấp giấy chứng nhận đạt tiêu chuẩn ISO9001:2000

2.3.4 Nguyên vật liệu

Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long có hàng trăm sản phẩm khácnhau vì thế các sản phẩm đợc tạo lên bởi những nguyên liệu khác nhau:- Nguyên liệu chính: Dây nilon PP, giấy Crapt, mực in bao PP, nhựa cácloại…

- Nguyên liệu phụ: Keo silicat…- Năng lợng :điện

- Các thiết bị, phụ tùng thay thế và các chủng loại vật t trong việc chế tạo phụtùng thay thế để bảo dỡng và sửa chữa thiết bị, lợng vật t này cũng chiếmmột tỷ lệ khá cao

2.3.5 Đặc điểm nhà xởng, máy móc thiết bị

Hiện nay, công ty có bốn phân xởng chính: Trong đó có 3 phân xởngtham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất kinh doanh và 1 phân xởng phục vụsản xuất Do tính đặc thù của mỗi sản phẩm, nên mỗi sản phẩm của công tyđợc bố trí gói gọn từ đầu vào của nguyên vật liệu đến khâu hoàn thành sảnphẩm

a Phân xởng nhựa: sản xuất chủ yếu là bao xi măng, bao tráng trắng,bao dệp PP

CánHoá

Sản phẩmBao

Định hình

SấyHạt

Kiểm địnhBao gói

Sản phẩmMáy pha

Kiểm địnhBao gói

Sản phẩm

2.4 Đặc điểm sản xuất của Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long

 Quy trình công nghệ sản xuất của công ty:

Hầu hết các khâu sản xuất đều đợc xử lý bằng máy móc Tuy nhiên,do đặc thù của sản phẩm và máy móc của công ty cha đợc hiện đại nên cònphụ thuộc nhiều vào tay nghề của công nhân, nhất là khâu bao gói, cấp nhiênliệu cho máy Trong công cuộc CNH – Lớp QLKT 46A – Khoa Khoa học quản lý HĐH của đất nớc, công ty chútrọng mua mới và cải tiến một số dây truyền nhằm nâng cao hơn nữa chất l-ơng mẫu mã của sản phẩm, nâng cao sức cạnh tranh trên thị trờng hàng vănphòng phẩm và nha

- Mực viết Cửu Long có phong cách độc đáo riêng: Không cặn, khôngnhoè, có mùi thơm đặc trng và đặc biệt khi nhúng vào nớc mực viết văn nétkhông hề phai nhoè

- Giấy than và mực dấu của công ty cũng là sản phẩm chiếm vị trí caotrên thị trờng sản phẩm hàng văn phòng phẩm, giấy than Cửu Long để đợclâu dài, chữ đợc đánh ra rất rõ nét, đánh đợc nhiều lần

- Các sản phẩm nh bao PP, chai PET thì không ngừng cải tiến về mặtchất lợng và chủng loại

Mặc dù chức năng của công ty là sản xuất hàng văng phòng phẩm vànhựa, nhng sản phẩm chủ lực của công ty hiện nay là sản phẩm bao bì ximăng (bao PP) Điều này cũng dễ hiểu bởi vì trong nền kinh tế thị trờng hiệnnay, để có đợc lợi nhuận cao thì phải đa dạng hoá sản phẩm và thoả mãn nhucầu của thị trờng, tìm hớng đi đúng đắn cho doanh nghiệp mình

2.5 Tổ chức bộ máy quản lý của công ty Sơ đồ phân cấp quản lý của công ty

23Giám đốc

Phó giám đốc

kỹ thuật Phó giám đốc sảnxuất kinh doanh Trợ lý giámđốc