*Giám đốc:
Giám đốc
Phó giám đốc
kỹ thuật Phó giám đốc sản xuất kinh doanh Trợ lý giám đốc
Phòng tổ chức hành chính Phòng vật t Phòng tài chính kế toán Phòng kinh doanh, kế hoạch Tổ văn phòng phẩm Xởng cơ điện XN bao bì
- Là ngời chịu trách nhiệm cao nhất về mặt pháp lý trớc pháp luật. Là ngời đại diện cho toàn bộ cán bộ công nhân viên củ công ty. Giám đốc công ty do hội đồng quản trị của công ty bổ nhiệm. Giám đốc trực tiếp điều hành mọi hoạt động của công ty.
+ Chức năng:
Quản lý chỉ đạo toàn bộ mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. +Nhiệm vụ:
- Quản lý vốn, tài nguyên, đất đai và các quyền lực khác do Công ty giao và sử dụng theo mục tiêu, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh đợc Công ty giao, chịu sự điều động vốn, tài sản của Công ty theo phơng án đợc hội đồng quản trị Công ty phê duyệt.
- Quyết định về tổ chức bộ máy điều hành, bố trí nhân sự đề bạt cán bộ, quyết định tiền lơng, tiền thởng và sử dụng các quỹ của Công ty.
- Quyết định các kế hoạch kinh doanh, tài chính, mở rộng mạng lới kinh doanh.
- Phê duyệt các nội dung, các quy trình, quá trình của hệ thống quản lý chất lợng theo tiêu chuẩn ISO9001:2000 đang đợc áp dụng tại Công ty
- Kí kết các hợp đồng kinh tế, các dự án lớn - Chịu trách nhiệm về công tác đối ngoại
- Lựa chọn các nhà thầu, nhà cung cấp máy móc thiết bị . …
- Lựa chọn các nhà phân phối và các đại lý tiêu thụ sản phẩm.
- Quyết định về kế hoạch đào tạo cán bộ, tổ chức thanh tra và xử lý trong phạm vi điều lệ của công ty.
- Báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty và thực hiện nộp ngân sách hàng năm cho Nhà nớc.
Giúp giám đốc là 2 phó giám đốc, đợc giám đốc phân công trực tiếp phụ trách một số phòng ban chuyên môn nghiệp vụ và một số nhiệm vụ cụ thể
SV: Phạm Quang Cảnh Lớp QLKT 46A Khoa Khoa học quản lý– –
khác nh tham mu cho giám đốc chủ trơng về công tác hành chính quản trị đời sống, tiêu thụ sản phẩm với các cơ quan bên ngoài doanh nghiệp…
*Phó giám đốc kĩ thuật:
+ Chức năng:
Giúp việc cho giám đốc công ty về toàn bộ công nghệ sản xuất và công tác kỹ thuật cơ điện.
+ Quyền hạn:
- Kí các văn bản trong phạm vi, nhiệm vụ đợc giao theo sự uỷ quyền của Giám đốc.
- Yêu cầu các trởng phó phòng báo cáo về công việ liên quan tới các phần chức năng, nhiệm vụ do mình phụ trách.
- Kiểm tra việc đảm bảo chất lợng sản phẩm do công ty mình sản xuất ra
- Điều động, giao nhiệm vụ cho các cán bộ trong phòng ban thuộc mình trực tiếp phụ trách.
+ Trách nhiệm:
- Điều hành các lĩnh vực kĩ thuật tại Công ty bao gồm:quản lý kĩ thuật các hệ thống thiết bị. máy móc thiết bị, phơng tiện phục vụ kinh doanh và hệ thống máy móc.
- Quản lý kĩ thuật theo hệ thống điện nớc phục vụ cho công việc của Công ty.
- Là ngời thay mặt cho Giám đốc điều hành công tác chất lợng trong Công ty và chịu trách nhiệm về chất lợng sản phẩm và dịch vụ.
- Chịu trách nhiệm về công tác an toàn lao động, vệ sinh công nghệ và môi trờng làm việc
- Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Giám đốc.
*Phó giám đốc sản xuất kinh doanh.
Là ngời phụ trách về công tác điều hành sản xuất và kinh doanh, công tác an toàn, an ninh.
- Quyền hạn:
+ Kí các văn bản theo sự uỷ quyền của giám đốc
+ Kiểm tra tất cả các khâu trong công ty để đảm bảo chất lợng, thoả mãn yêu cầu của khách hàng.
- Trách nhiệm:
+ Xây dựng chiến lợc và chính sách tiêu thụ sản phẩm
+ Lập kế hoạch tiêu thụ hàng tháng, quý, năm đối với các loại sản phẩm + Xây dựng mạng lới các nhà phân phối tiêu thụ sản phẩm rộng khắp cả nớc.
+ Duy trì và phát triển thị phần thị trờng, đề ra các chính sách củng cố và mở rộng thị trờng.
+ Xây dựng chính sách đối với khách hàng
+ Đánh giá phân tích, đo lờng sự thoả mãn của khách hàng và đề ra các chính sách tạo sự ổn định, tăng cờng hợp tác với các khách hàng có quan hệ thơng mại với Công ty.
+ Chỉ đạo các phòng kinh doanh và các đơn vị liên quan giải quyết các khiếu nại của khách hàng
+ Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Giám đốc.
*Trợ lý giám đốc.
Giúp việc cho giám đốc về việc đôn đốc các phòng ban thực hiện các chỉ thị của ban giám đốc.
2.5.2 Phòng tổ chức hành chính:
Tổ chức thực hiện nhiệm vụ, xây dựng các nội quy, quy chế để tổ chức và thực hiện các chủ trơng chính sách của Đảng và Nhà nớc tại công ty. Tổ chức nhân sự quản lý công tác đào tạo, tuyể dụng nhân viên. Tổ chức chỉ đạo
SV: Phạm Quang Cảnh Lớp QLKT 46A Khoa Khoa học quản lý– –
công tác y tế, xử lý phòng ngừa tai nạn lao động, chăm sóc sức khỏe cho công nhân, theo dõi bảo đảm công tác thu đua khen thởng.
- Chức năng:
Tham mu cho Giám đốc về tổ chức bộ máy kinh doanh, bộ trí nhân sự và các công tác có liên quan tới công tác hành chính.
- Nhiệm vụ:
+ Công tác tổ chức bộ máy, công tác cán bộ, công tác tuyển dụng và sử dụng lao động, công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.
+ Công tác lao động tiền lơng, công tác thi đua khen thởng, kỉ luật, công tác an toàn, bảo hộ lao động và thực hiện chế độ thực hiện chính sách đối với ngời lao động.
+ Thực hiện công tác pháp chế, kiểm tra, thanh tra, bảo vệ quân sự + Thực hiện công tác quản trị hành chính
+ Công tác quảng cáo trên các phơng tiện thông tin đại chúng, phối hợp các phòng nghiệp vụ xây dựng, thực hiện các chơng trình thông tin quảng cáo của Công ty trên các phơng tiên thông tin đại chúng nh:đài, báo đ… ợc lãnh đạo phân công.
- Quyền hạn:
+ Đợc đề nghị lãnh đạo Công ty bố trí đủ cán bộ, chuyên viên, nhân viên và trang bị điều kiện làm việc để thực hiện chức năng nhiệm vụ đợc giao.
+ Độc lập về chuyên môn nghiệp vụ, đợc kiến nghị, tham gia trực tiếp và phối hợp với các phòng nghiệp vụ kiểm tra thực hiện, đề xuất giải quyết các vấn đề có liên quan đến lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ của phòng.
+ Tiếp nhận, trao dổi thông tin và yêu cầu các phòng nghiệp vụ, các đơn vị trực thuộc Công ty cung cấp thông tin, số liệu thuộc lĩnh vực chức năng nhiệm vụ của phòng và các vấn đề liên quan khác.
+ Đợc trực tiếp giao dịch với các cơ quan chức năng để thực hiện nhiệm vụ của phòng.
-Tình hình bố trí cán bộ công nhân viên trong phòng Phòng gòm có 4 cán bộ trong đó có :
+ 1 trởng phòng phụ trách quản lý các công việc trong phòng
+ 1 phó phòng giúp việc cho trởng phòng và đợc phân nhiệm vụ cụ thể + 2 nhân viên nghiệp vụ
Trình độ kết cấu phòng tổ chức hành chính Stt Chức danh Số l- ợng Trình độ Tuổi ĐH CĐ TC <40 40-50 >50 1 Trởng phòng 1 1 1 2 Phó phòng 1 1 1
3 Nhân viên nghiệp vụ 2 2 2
4 Tổng 4 2 2 3 1
Nhận xét:
Phòng gồm 4 ngời trong số đó số ngời có trình độ đại học là 2 (chiếm 50%), và hai nhân viên nghiệp vụ( chiếm 50%) có trình độ là cao đẳng.
Cán bộ công nhân viên trong phòngcó độ tuổi khá trẻ; 1 ngời có độ tuổi 40-50( chiếm 25%), 3 ngời ở độ tuổi <40( chiếm 75%). Đây là điều kiện thuận lợi cho Công ty vì nó có đội ngũ cán bộ trẻ đầy nhiệt tình và đầy sáng tạo. - Mối quan hệ của phòng với các phòng khác
+ Phòng tổ chức hành chính do Công ty trực viếp quản lý do vậy trởng phòng có trách nhiệm báo cáo mọi hoạt động có liên quan đến phòng với Công ty và truyền đạt các quyết định của ban lãnh đạo Công ty đến các bộ phận có liên quan
Sơ đồ 2. 1 Mối quan hệ phòng tổ chức hành chính với các bộ phận khác
SV: Phạm Quang Cảnh Lớp QLKT 46A Khoa Khoa học quản lý– –
33 Phòng
TCHC
Kế hoạch SXKD ảnh hưởng đến việc sử dụng lao động
Kế hoạch tiền lương,mua sắm thiết bị bảo hộ lao động
Kế hoạch SXKD ảnh hưởng đến việc sử dụng lao động Bố trí đề bạt, sử dụng cán bộ Phòng kinh doanh Phòng TCKT Các xư ởng,nh à máy sản xất
Qua sơ đồ ta thấy phòng tổ chức hành chính có quan hệ mật thiết với các phòng kinh doanh, phòng tài chính kế toán, các phân xởng nhà máy khác. Thông qua việc bố chí sắp xếp điều chỉnh lao động và các kế hoạch về tiền l- ơng, chính sách đối với ngời lao dộng.
2.5.3 Phòng vật t:
Cung cấp vật t nguyên vật liệu cho sản xuất và làm dịch vụ tiêu thụ sản phẩm, giúp giám đốc xây dựng các hợp đồng kinh tế, tiếp thị kinh doanh xuất nhập khẩu.
Chức năng:
Phòng vật t ó chức năng thờng xuyên theo sát quá trình sản xuất của Công ty để luôn đáp ứng kịp thời các yêu cầu và đòi hỏi về vật t của quá trình sản xuất ra sản phẩm cũng nh dịch vụ tiêu thụ
2.5.4 Phòng TCKT:
Thực hiện nhiệm vụ hạch toán tổng hợp, quản lý và xây dựng các nguồn tài chính của công ty về thực hiện nguyên tắc chế độ hạch toán kinh tế, phân tích tình hình hoạt động của công ty. Thực hiện tổ chức quản lý theo đúng quy định.
- Chức năng:
Phòng tài chính kế toán của Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long có chức năng tham mu giúp giám đốc công ty chỉ đạo và tổ chức thực hiện công
tác tài chính kế toán trên phạm vị toàn công ty theo quy định chung của Công ty và pháp luật.
- Nhiệm vụ:
+ Tổ chức công tác kế toán, công tác thống kê và bộ máy kế toán thống kê phối hợp với tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty theo yêu cầu đổi mới của cơ chế quản lý, không ngừng cải tiến bộ máy và công tác kế toán.
+ Tổ chức ghi chép, tính toán, phản ánh số liệu, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, nguồn vốn và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính, tình hình thu nộp và thanh toán kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng tài sản, sử dụng kinh phí của Công ty.
+ Thực hiện chế độ thanh toán tiền mặt vay tín dụng và các hợp đồng kinh tế, tạm ứng và thanh toán lơng của cán bộ công nhân viên đúng kì hạn.
+ Cung cấp kịp thời các chứng từ, tài liệu, số liệu thuộc lĩnh vực tài chính cho các phòng ban liên quan xử lý.
-Quyền hạn:
+ Đợc tham gia trực tiếp và phối hợp với các phòng ban nghiệp vụ, các đơn vị trực thuộc Công ty trong quá trình xây dựng kế hoạch tài chính tổng hợp các dự án và các kế hoạch có liên quan đến chức năng nhiệm vụ của phòng.
+ Đợc độc lập về chuyên môn nghiệp vụ, đợc quyền yêu cầu các đơn vị trực thuộc phòng ban nghiệp vụ Công ty cung cấp đầy đủ, kịp thời các thông tin, tài liệu có liên quan đến công tác kế toán và giám sát tài chính của Công ty theo quy định.
+ Đợc trực tiếp giao dịch với các cơ quan quản lý Nhà nớc để thực hiện chức năng nhiệm vụ của phòng.
-Tình hình bố trí cán bộ trong phòng:
+ 1 trởng phòng phụ trách chung, chịu trách nhiệm về mọi mặt của phòng và các hoạt động khác của Công ty có liên quan đến tài chính.
SV: Phạm Quang Cảnh Lớp QLKT 46A Khoa Khoa học quản lý– –
+ 1 phó phòng làm công tác kế toán tổng hợp, báo cáo các biểu kế toán và kế toán tài sản cố định đồng thời giúp trởng phòng tiến hành công việc chung
+ 4 nhân viên kế toán
Trình độ kết cấu phong tài chính kế toán
St t Chức danh Số lợng Trình độ Tuổi ĐH CĐ TC <40 40-50 >50 1 Trởng phòng 1 1 1 2 Phó phòng 1 1 1 3 Nhân viên nghiệp vụ 4 2 2 4 4 Tổng 6 6 4 1 1
Phòng tài chính kế toán có 6 ngời, trong đó có 4 ngời trình độ đại học. Đây là một điều kiện thuận lợi cho phòng có thể hoàn thành công việc cũng nh thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của mình. Số ngời <40 tuổi là 4 ngời (chiếm 75%)tổng số nhân viên trong phòng, phòng có 1 ngời ở độ tuổi 40-50 và 1 ngời ở độ tuổi >50.
- Mối liên hệ của phòng với các phòng khác:
Phòng kế toán chịu sự quản lý trực tiếp của Giám đốc do vậy phòng phải có trách nhiệm thông báo các hoạt động tài chính, kế toán và những thayđổi của phòng cho giám đốc.
Sơ đồ 2. 2 Mối quan hệ giữa phòng tài chính kế toán với các phòng khác
Phòng Tài chính kế toán
Phòng KD Vốn cho kinh doanh
Qua sơ đồ ta thấy phòng tài chính kế toán có quan hệ chặt chẽ với các phòng tổ chức hành chính, phòng kinh doanh, lập kế hoạch về lơng, đào tạo, mua sắm thiết bị và bảo hộ lao động với phòng tổ chức và chuẩn bị vốn, kế hoạch sản xuất kinh doanh với các phòng kinh doanh.
2.5.5 Phòng kỹ thuật sản xuất:
Hoàn thiện công nghệ sản xuất hiện có, nghiên cứu ứng dụng công nghệ vào kinh doanh. Xây dựng mức vật t, nguyên vật liệu, tiêu chuẩn sản phẩm, xác định các kế hoạch điều độ, các nghiệp vụ sản xuất.
- Chức năng: Tham mu giúp Giám đốc chỉ đạo và thực hiện các công tác sau: + Xây dựng kế hoạch trung, dài hạn, kế hoạch hàng năm về đầu t cơ sở vật chất kĩ thuật toàn Công ty
+ Các sáng kiến cải tiến kĩ thuật, tiêu chuẩn hoá pháp lệnh đo lờng chất lợng trong toàn Công ty
-Nhiệm vụ:
+ Quản lý khai thác, sử dụng hệ thống cơ sở vật chất kĩ thuật toàn Công ty, hệ thống kho bể, hệ thống trang thiết bị, máy móc công nghệ, tự động hoá sản xuất, hệ thống nhà xởng, vật kiến trúc, phơng tiện kĩ thuật và các trang thiết bị vận tải
+ Quản lý công tác nghiên cứu, ứng dụng tiến bộ khoa học kĩ thuật, sáng kiến cải tiến kĩ thuật, tiêu chuẩn hoá và công tác thực hiện pháp lệnh đo lờng chất lợng toàn Công ty.
SV: Phạm Quang Cảnh Lớp QLKT 46A Khoa Khoa học quản lý– –
+ Tham gia quản lý các dự án, tham gia đầu t góp vốn liên doanh, liên kết, đề xuất các yêu cầu kĩ thuật của các dự án đầu t.
+ Tham gia thiết lập tổ chức bộ máy, nhân lực cho công tác quản lý kĩ thuật cũng nh xây dựng, duy trì cải tiến hệ thống chất lợng theo tiêu chuẩn ISO9001:2000 đồng thời kiểm tra hoạt động của các cở sở vật chật kĩ thuật trong toàn công ty.
- Tình hình bố trí cán bộ trong phòng
+ Trong phòng có 1 trởng phòng: là ngời có trách nhiệm cao nhất của phòng
+ 1 phó phòng giúp việc cho trởng phòng và đợc trởng phòng giao nhiệm vụ cụ thể
+ 2 nhân viên kĩ thuật giúp việc cho trởng, phó phòng
Trình độ, kết cấu của phòng Stt Chức danh Số l- ợng Trình độ Tuổi ĐH CĐ TC <40 40-50 >50 1 Trởng phòng 1 1 1 2 Phó phòng 1 1 1 3 Nhân viên kĩ thuật 4 4 3 1 4 Tổng 6 6 3 2 1
Phòng kĩ thuật là rất quan trọng bởi các vấn đề về chất lợng đều phụ thuộc vào phòng kĩ thuật. Chất lợng sản phẩm có tốt thì khách hàng mới chọn