Xây dựng & hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ ở Tổng Cty Xăng Dầu VN – Petrolimex

Luận văn :Xây dựng & hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ ở Tổng Cty Xăng Dầu VN – Petrolimex

Lời mở đầu Tính cấp thiết đề tài Kiểm tra, kiểm soát chức quan trọng quản lý, kiểm tra pha hay giai đoạn quản lý mà thực tất giai đoạn trình nh: giai đoạn định hớng cần có dự báo nguồn lực mục tiêu cần đạt tới , giai đoạn tổ chức thực giai đoạn điều chỉnh định mức mục tiêu Kiểm tra, kiểm soát gắn liền với quản lý, đồng thời gắn liền với hoạt động Kiểm tra kiểm soát nảy sinh phát triển từ nhu cầu quản lý Vì thực tế vấn đề kiểm tra, kiểm soát quản lý đợc quan tâm hầu hết doanh nghiệp nói Cũng nh công ty lớn nh Tổng công ty xăng dầu Việt Nam, vấn đề hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội xây dựng thủ tục kiểm soát đợc đặt lên hàng đầu Trải qua trình hoàn thiện minh Tổng công ty đà xây dựng đợc chế quản lý, hệ thèng kiĨm so¸t néi bé, cịng nh mét hƯ thèng thủ tục kiểm soát chặt chẽ, nhiên bên cạnh có nhiều vấn đề đặt cần đợc hoàn thiện Việt Nam, thời kì chế kế hoạch hoá tập trung, kểm tra kiểm soát đà đợc quan tâm từ thời kỳ xây dựng đất nớc.tất nhiên chế kế hoạch hoá, tập trung quan liêu bao cấp công tác kiểm tra máy kiểm tra đợc tổ chức phù hợp với chế Nhà nớc với t cách đơn vị chủ sở hữu kiểm tra, kiểm soát nội chủ yếu đợc thực thông qua tù kiĨm tra cđa kÕ to¸n kiĨm tra kiĨm so¸t thực thông qua xét duyệt hoàn thành kế hoạch, xét duyệt toán thông qua vụ việc Hoạt động kiểm tra, kiểm soát cha đáp ứng đợc đòi hỏi thực tiễn, biểu cụ thể kỉ cơng, luật pháp bị buông lỏng, hiệu quản lí hiệu hoạt động không cao Từ năm 1990, sau chuyển đổi chế kinh tÕ tõ c¬ chÕ tËp trung bao cÊp sang c¬ chế thi trờng, doanh nghiệp đợc đặt lên sân chơi bình đẳng, môi trờng cạnh tranh khốc liệt, đòi hỏi nhà quản lí nh chủ thể định khác phải đợc cung cấp thông tin tin cậy phục vụ cho trình định Để đáp ứng yêu cầu đó, Kiểm toán Nhà nớc Kiểm toán độc lập đời nhằm đảm bảo hợp lí thông tin mà hệ thống kế toán cung cấp trung thực, hợp lí Tuy nhiên chØ thùc hiƯn kiĨm to¸n mét thêi gian ngắn nên đảm bảo đợc nghiệp vụ hợp lí, điều phận khác đảm nhận, hệ thống kiểm soát nội Hơn nữa, doanh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm hoạt động mình, chi phí bỏ va kết thu đợc Để đảm bảo hoạt động tất yếu đơn vị sở tự kiểm tra hoạt động tất khâu: Rà soát nguồn lực xem xét lại dự báo, mục tiêu định mức đề ra, đối chiếu truy tìm cac thông số kết hợp, soát xét lại thông tin thực đà điều chỉnh kịp thời quan điểm bảo đảm hiệu nguồn lực hiệu kinh tế cuối hoạt động để đảm bảo có hiệu Phơng thức kiểm tra, kiểm soát thờng xuyên hiệu ®èi víi doanh nghiƯp ®ã chÝnh lµ hƯ thèng KSNB Mục đích nghiên cứu: Qua trình học tập tìm hiểu thực tế Tổng Công ty Xng du ViƯt Nam vỊ hƯ thèng kiĨm so¸t néi bé, em đà nhận thấy yếu tố tích cực mặt hạn chế công tác kiểm tra, KSNB Tổng công ty Vậy để có hệ thống KSNB hoạt động đem lại hiệu cao cần phải xây dựng hoàn thiện hệ thống KSNB nh nào? Để trả lời cho câu hỏi em đà chọn đề tài Xây dựng hoàn thiện thủ tục kiểm soát nội TCT Xăng Dầu Việt Nam - Petrolimex làm đề tài thực tập với mong muốn hoàn thiện đợc hiểu biết thân hệ thống kiểm soát nội thủ tục Nội dung chuyên đề gồm: Lời mở đầu Phần nội dung Chơng 1: Lí luận chung hệ thống KSNB Chơng 2: Thực trạng công tác KSNB Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam Chơng3: Phơng hớng giải pháp xây dựng hoàn thiện hệ thống thủ tục KSNB Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam Phần kết luận Phơng pháp nghiên cứu trình bày Trong đề tài này, em đà dùng phơng pháp nghiên cứu sau: So sánh số liệu nghiên cứu đề tài mặt tuyệt đối lẫn tơng đối nhằm đa kết luận tăng trởng phát triển Tổng công ty trình hội nhập lên đất nớc Đồng thời với việc so sánh em dùng phơng pháp phân tích đà học để phân tích kỹ hiệu thủ tục kiểm soát đà đợc áp dụng trong, từ nhằm tìm tòi phát u điểm nhợc điểm hệ thống kiểm soát nội Tổng công ty Đối tợng phạm vi nghiên cứu: Đối tợng phạm vi nghiên cứu đề tài: Hệ thống kiểm soát nội thủ tục kiểm soát Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam PETROLIMEX Phần nội dung Chơng I LÝ ln chung vỊ hƯ thèng KiĨm so¸t néi bé 1.1 lý ln chung vỊ kiĨm so¸t néi bé 1.1.1 Kiểm tra, kiểm soát hệ thống quản lý Kiểm tra trình xem xét, đo lờng chấn chỉnh việc thực nhằm đảm bảo cho mục tiêu, kế hoạch đợc hoàn thành cách có hiệu quả.Còn kiểm soát xem xét để nắm bắt hoạt động phát hiện, ngăn chặn trái với qui định đặt phạm vi a Kiểm tra, kiểm soát gắn liền với hoạt động quản lí, chức quản lí Quản lí trình định hớng tổ chức thực hớng đà định sở nguồn lực xác định nhằm đạt hiệu cao Kiểm tra giai đoạn hay pha quản lí mà đợc thực tất giai đoạn trình b Kiểm tra, kiểm soát đợc thực khác đơn vị cá nhân tuỳ thuộc vào nguồn ngân sách, vào quan hệ quản lí máy nhà nớc, vào loại hình hoạt động, vào truyền thống văn hoá, kinh tế, xà hội nớc Về mặt cấp quản lí, kiểm tra cấp vĩ mô (do nhà nớc thực trực tiếp gián tiếp) khác với kiểm tra cấp vi mô Về loại hình hoạt động, kiểm tra, kiểm soát hoạt động nghiệp hớng tới hiệu quản lí khác với hoạt động kinh doanh hớng tới hiệu vốn, lao động, tài nguyên Trong quan hệ với truyền thống kinh tế, văn hoá, xà hội, kiểm tra, kiểm soát khác khác trình độ dân trí, trình độ quản lí, tính kỉ cơng truyền thống pháp luật c Kiểm tra, kiểm soát phát triển với trình phát triển lịch sử hoạt động quản lí theo xu hớng từ đơn giản đến phức tạp, từ hoạt động riêng rẽ đến phối hợp nhiều hoạt động kiểm tra, kiểm soát tiến tới hoạt động độc lập: Khi nhu cầu kiểm tra, cha nhiều cha phức tạp, kiểm tra, đợc thực đồng thời với chức quản lí khác ngời, máy thống nhất, nhu cầu phát triển tới mức độ cao, kiểm tra cần tách hoạt động độc lập thực hệ thống máy chuyên môn độc lập Kiểm tra, kiểm soát có đóng góp lớn hoạt động đơn vị, thể ở: - Phát hiện, sửa chữa sai lầm - Hớng dẫn điều khiển đơn vị hành lang pháp lí - Bảo vệ tài sản, tiền vốn - Tạo niềm tin cho ngời quan tâm - Theo sát đối phó với thay đổi môi trờng - Tạo chất lợng tốt cho hoạt động đơn vị tạo chu kì đầu t nhanh chóng nhờ đảm bảo thực chơng trình, kế hoạch có hiệu cao 1.1.2 Bản chất Hệ thống KSNB a Định nghĩa hệ thống KSNB Nh đà biết, kiểm tra, kiểm soát chức quản lí Nhng kiĨm tra thêng mang tÝnh thø bËc hµnh chÝnh (cÊp với cấp dới) kiểm soát cấp với cấp dới, kiểm soát nội doanh nghiệp thờng đợc dùng với nghĩa KSNB nhiều KSNB việc tự thân doanh nghiệp thiết lập tiến hành thủ tục bớc kiểm soát nhằm điều hành hoạt động Hoạt động KSNB có hiệu chúng hình thành hệ thống Trong văn đạo kiểm toán quốc tế, hệ thống KSNB đợc định nghĩa hệ thống sách, biện pháp kiểm soát thủ tục kiểm soát nhằm mục đích sau: Bảo vệ tài sản sổ sách kế toán Bảo đảm tính tin cậy thông tin Bảo đảm trì kiểm tra việc tuân thủ sách có liên quan đến hoạt động đơn vị Bảo đảm hiệu hoạt động hiệu quản lí Các sách KSNB bao gồm tất sách quản lí nhân sự, quản lí tiền lơng, vật t, tài sản, sách tài chính, kế toán, sách hoạt động đơn vị Các biện pháp kiểm soát biện pháp đợc tiến hành để xem xét khẳng định biện pháp quản lí khác có đợc tiến hành hiệu thích hợp hay không Các thủ tục kiểm soát: Đó nguyên tắc phân công, phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc uỷ quyền phê chuẩn Chính việc tuân thủ nguyên tắc tự đà tạo nên hiệu kiểm soát Về mục đích hệ thống KSNB: Bảo vệ tài sản sổ sách: Tài sản công ty bao gồm tài sản hữu hình (nh tiền mặt, vật t, TSCĐ), tài sản vô hình nh tµi liƯu quan träng, uy tÝn cđa doanh nghiƯp tài sản công ty bị trộm cắp, bị tham ô biện pháp kiểm soát thích hợp Việc bảo vệ tài sản sổ sách trở nên ngày quan trọng từ hệ thống máy tính đợc sử dụng, số lợng lớn thông tin đĩa từ bị lấy cắp bị phá hoại chúng không đợc cẩn trọng bảo vệ Bảo đảm tính tin cậy thông tin: Ban quản trị cần phải có đợc thông tin xác, kịp thời để đa định điều hành Hệ thống KSNB đợc xác lập nhằm đảm bảo thông tin cung cấp cho ban quản trị đáng tin cậy Bảo đảm trì kiểm tra việc tuân thủ sách có liên quan đến hoạt động đơn vị: Hệ thống KSNB nhằm đảm bảo hợp lí qui định qui định khác bên liên quan đến hoạt động công ty đợc tuân thủ Bảo đảm hiệu hoạt động hiệu quản lí: Các trình kiểm soát tổ chức có tác dụng ngăn ngừa lặp lại không cần thiết nỗ lực lÃng phí lĩnh vực kinh doanh, ngăn cản cách sử dụng hiệu nguồn tiềm Dấu hiệu để nhận biÕt sù tån t¹i cđa hƯ thèng KSNB - Sù tồn sách thủ tục thể hiƯn qui chÕ KSNB - Sù vËn hµnh cđa qui chế hoạt động đơn vị - Tính liên tục vận hành qui chế thực tế b Các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB Có nhiều cách phân loại khác phận hệ thống KSNB, chẳng hạn chia thành KSNB kế toán kiểm soát nội hành chính.Nhng thông thờng hệ thống KSNB đợc cấu thành yếu tố sau: Các yếu tố bên trong: o Môi trờng kiểm soát: Một tổ chức có đợc kiểm soát hiệu hay không phụ thuộc vào thái độ phận quản lí Bộ phận quản lí tạo môi trờng chung, nhờ xác lập thái độ toàn đơn vị hệ thống kiểm soát Môi trờng kiểm soát bao gồm toàn yếu tố có tính chất môi trờng tác động đến việc thiết kế, hoạt động tính hữu hiệu sách, thủ tục kiểm soát đơn vị Các nhân tố liên quan đến thái độ hành động ngời quản lí cấp cao trình kiểm soát mà nhân tố chủ yếu là: o Quan điểm, phong cách điều hành t cách nhà quản lý cao cấp: Các nhà quản lý cao cấp ngời định điều hành hoạt động đơn vị, quan điểm, đờng lối quản trị, nh t cách họ vấn đề trung tâm môi trờng kiểm soát Phong cách quản lý nhà quản lý chia làm hai loại: + Nhà quản lí táo bạo mạnh dạn, ngời sẵn sàng mạo hiểm để đổi lấy lợi nhuận cao Đối với doanh nghiệp này, khả gặp rủi ro lớn, sách thờng không ổn định dẫn đến hoạt động doanh nghiệp khó vào nề nếp + Nhà quản lí rụt rè, họ giữ thái độ thận trọng đa định Những doanh nghiệp thờng bị bỏ lỡ thời ảnh hởng đến hiệu hoạt động đơn vị Qui mô mức độ hoạt động phân tán từ ảnh hởng đến cấu quyền lực đơn vị vấn đề tiêu biểu đặc thù quản lí ảnh hởng quan trọng đến hệ thèng KSNB o C¬ cÊu tỉ chøc C¬ cÊu tổ chức máy quản lí tổng hợp phận đợc chuyên môn hoá với trách nhiệm, quyền hạn định có mối liên hệ mật thiết với nhau, nhằm thực chức quản lí Cơ cấu tổ chức đóng vai trò quan trọng đạo kiểm soát hoạt động đơn vị Một cấu tổ chức hợp lí đảm bảo thông suốt phân công, phân nhiệm, uỷ quyền phê chuẩn, ngăn ngừa vi phạm sách, thủ tục kiểm soát, loại bỏ đợc hoạt động không phù hợp dẫn đến sai lầm gian lận Đối với doanh nghiệp Việt Nam nay, điều kiện yếu tố khác hệ thống KSNB cha hoàn thiện cha vững mạnh cấu tổ chức hợp lí phận quan trọng hỗ trợ công tác KSNB o Chính sách nhân Chính sách nhân bao gồm toàn phơng pháp quản lí nhân chế độ đơn vị việc tuyển dụng, huấn luyện, đánh giá, đề bạt, khen thởng, kỉ luật nhân viên Con ngời yếu tố quan trọng tổ chức nào, nhân tố định thắng lợi hoạt động Đó khía cạnh quan trọng hệ thống KSNB Một đội ngũ nhân viên có lực đáng tin cậy hạn chế nhiều trình kiểm soát khác mà đảm bảo đạt đợc mục tiêu hệ thống KSNB Ngợc lại, đội ngũ nhân viên không trung thực lực đơn vị có thiết kế trì hệ thống KSNB đắn chặt chẽ không phát huy đợc hiệu Vì sách nhân vô quan trọng, sách nhân đắn phải đảm bảo: Sử dụng ngời, việc, tạo điều kiện để ngời phát huy sở trờng Phải có sách rõ ràng tuyển dụng, đào tạo, bố trí, đề bạt, khen thởng, kỉ luật cá nhân, phận Động viên khích lệ kịp thời bí thành công sách nhân o Công tác kế hoạch dự toán Hệ thống kế hoạch dự toán, bao gồm kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu t, sửa chữa tài sản cố định đặc biệt kế hoạch tài bao gồm ớc tính cân đối tình hình tài chính, kết hoạt động luân chuyển tiền tơng lai Lập kế hoạch chức quan trọng công tác quản lí, cho biết phơng hớng hoạt động, giảm tác động thay đổi, tránh đợc sù l·ng phÝ, d thõa qu¶n lÝ NÕu viƯc lập thực kế hoạch đợc tiến hành khoa học nghiêm túc, trở thành công cụ kiểm soát hữu hiệu.Chính nhà quản lý phải quan tâm xem xét tiến độ thực kế hoạch, định kỳ so sánh số liệu thực số liệu kế hoạch Đây khía cạnh mà kiểm toán viên quan tâm, đặc biệt áp dụng thủ tục phân tích o Uỷ ban kiểm toán Tại số quốc gia lớn- chẳng hạn nh Mỹ- công ty cổ phần có quy mô lớn thờng thành lập uỷ ban kiểm toán trực thuộc Hội đồng quản trị Uỷ ban thờng có đến uỷ viên, nhân viên Công ty có nhiệm vụ, quyền hạn nh sau: - Giám sát chấp hành luật pháp Công ty - Xây dùng bé m¸y kiĨm to¸n néi bé, kiĨm tra, gi¸m sát công việc kiểm toán viên nội - Giám sát tiến trình lập báo cáo tài - Đại diện Công ty mời kiểm toán viên độc lập xác lập mối quan hệ với chủ thể kiểm toán bên - Hoà giải mâu thuẫn (nếu có) kiểm toán viên độc lập ban giám đốc Do có chức quan trọng nh nên độc lập hữu hiệu hoạt động Uỷ ban kiểm toán nhân tố quan trọng môi trờng kiểm soát Vì để tạo đIũu kiện thuận lợi cho công tác kiểm toán, kiểm toán viên độc lập phảI phối hợp chặt chẽ với Uû ban nµy 10 ... hiệu cao cần phải xây dùng vµ hoµn thiƯn hƯ thèng KSNB nh thÕ nµo? Để trả lời cho câu hỏi em đà chọn đề tài Xây dựng hoàn thiện thủ tục kiểm soát nội TCT Xăng Dầu Việt Nam - Petrolimex làm đề... kiểm soát nội thủ tục kiểm soát Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam PETROLIMEX Phần nội dung Chơng I Lí ln chung vỊ hƯ thèng KiĨm so¸t néi bé 1.1 lý ln chung vỊ kiĨm so¸t néi bé 1.1.1 KiĨm tra, kiểm. .. trọng cho kiểm toán viên bên đánh giá hệ thống KSNB Kiểm soát tổng quát: Kiểm soát tổng quát kiểm soát tổng thể nhiều hệ thống, nhiều công việc khác Trong môi trờng máy tính hoá, kiểm soát tổng quát