Xây dựng & hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ ở Tổng Cty Xăng Dầu VN – Petrolimex

Luận văn :Xây dựng & hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ ở Tổng Cty Xăng Dầu VN – Petrolimex

Lời mở đầu

Tính cấp thiết của đề tài

Kiểm tra, kiểm soát là một chức năng quan trọng của quản lý, kiểm trakhông phải là một pha hay một giai đoạn của quản lý mà nó thực hiện tất cả cácgiai đoạn của quá trình này nh: giai đoạn định hớng cần có những dự báo vềnguồn lực và các mục tiêu cần đạt tới , giai đoạn tổ chức thực hiện và giai đoạn

điều chỉnh các định mức và các mục tiêu Kiểm tra, kiểm soát gắn liền với quản

lý, đồng thời gắn liền với mọi hoạt động Kiểm tra kiểm soát nảy sinh và pháttriển từ chính nhu cầu quản lý

Vì vậy trong thực tế vấn đề kiểm tra, kiểm soát trong quản lý rất đợc sựquan tâm của hầu hết các doanh nghiệp nói Cũng nh đối với các công ty lớn nh

đối với Tổng công ty xăng dầu Việt Nam, vấn đề hoàn thiện hệ thống kiểm soátnội bộ và xây dựng các thủ tục kiểm soát luôn đợc đặt lên hàng đầu Trải qua quátrình hoàn thiện của minh Tổng công ty đã xây dựng đợc một cơ chế quản lý, một

hệ thống kiểm soát nội bộ, cũng nh một hệ thống các thủ tục kiểm soát khá chặtchẽ, tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn có nhiều vấn đề đặt ra cần đợc hoàn thiện

ở Việt Nam, trong thời kì cơ chế kế hoạch hoá tập trung, kểm tra kiểmsoát đã đợc quan tâm ngay từ thời kỳ xây dựng đất nớc.tất nhiên trong cơ chế kếhoạch hoá, tập trung quan liêu bao cấp công tác kiểm tra và bộ máy kiểm tra cũng

đợc tổ chức phù hợp với cơ chế đó Nhà nớc với t cách là đơn vị chủ sở hữu kiểmtra, kiểm soát nội bộ chủ yếu đợc thực hiện thông qua tự kiểm tra của kế toán.kiểm tra kiểm soát thực hiện thông qua xét duyệt hoàn thành kế hoạch, xét duyệtquyết toán thông qua các vụ việc Hoạt động kiểm tra, kiểm soát này cha đápứng đợc đòi hỏi của thực tiễn, biểu hiện cụ thể là kỉ cơng, luật pháp bị buônglỏng, hiệu năng quản lí và hiệu quả hoạt động không cao

Từ những năm 1990, sau khi chuyển đổi cơ chế kinh tế từ cơ chế tập trungbao cấp sang cơ chế thi trờng, các doanh nghiệp đợc đặt lên một sân chơi bình

đẳng, trong môi trờng cạnh tranh khốc liệt, đòi hỏi nhà quản lí cũng nh các chủthể ra quyết định khác phải đợc cung cấp thông tin tin cậy phục vụ cho quá trình

ra quyết định Để đáp ứng yêu cầu đó, Kiểm toán Nhà nớc và Kiểm toán độc lập

ra đời nhằm đảm bảo hợp lí rằng thông tin mà hệ thống kế toán cung cấp là trungthực, hợp lí Tuy nhiên do chỉ thực hiện kiểm toán trong một thời gian ngắn nên

không thể đảm bảo đợc mọi nghiệp vụ đều hợp lí, điều này chỉ có thể do một bộphận khác đảm nhận, đó là hệ thống kiểm soát nội bộ.

Hơn nữa, các doanh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm về mọi hoạt động củamình, về chi phí bỏ ra va kết quả thu đợc Để đảm bảo hoạt động tất yếu mỗi đơn

vị cơ sở đều tự kiểm tra mọi hoạt động của mình trong tất cả các khâu: Rà soátcác nguồn lực xem xét lại các dự báo, các mục tiêu và định mức mình đề ra, đốichiếu và truy tìm cac thông số về sự kết hợp, soát xét lại các thông tin thực hiện

đã điều chỉnh kịp thời trên quan điểm bảo đảm hiệu năng của mọi nguồn lực vàhiệu quả kinh tế cuối cùng của hoạt động để đảm bảo có hiệu quả nhất Phơngthức kiểm tra, kiểm soát thờng xuyên và hiệu quả nhất đối với doanh nghiệp đóchính là hệ thống KSNB

Mục đích nghiên cứu:

Qua quá trình học tập và tìm hiểu thực tế tại Tổng Công ty Xăng dầu ViệtNam về hệ thống kiểm soát nội bộ, em đã nhận thấy những yếu tố tích cực vànhững mặt còn hạn chế trong công tác kiểm tra, KSNB của Tổng công ty Vậy để

có một hệ thống KSNB hoạt động đem lại hiệu quả cao thì cần phải xây dựng vàhoàn thiện hệ thống KSNB nh thế nào? Để trả lời cho câu hỏi trên em đã chọn đề

tài “Xây dựng và hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ ở TCT Xăng Dầu Việt Nam - Petrolimex ” làm đề tài thực tập với mong muốn hoàn thiện đợc hiểu biết

của bản thân về hệ thống kiểm soát nội bộ và các thủ tục của nó

Nội dung của chuyên đề này gồm:

Phần kết luận

Phơng pháp nghiên cứu trình bày

So sánh số liệu nghiên cứu của đề tài cả về mặt tuyệt đối lẫn tơng đối nhằm

đa ra các kết luận về sự tăng trởng và phát triển của Tổng công ty trong quá trìnhhội nhập và đi lên của đất nớc Đồng thời với việc so sánh em còn dùng các ph-

ơng pháp phân tích đã học để phân tích kỹ hơn hiệu quả của các thủ tục kiểm soát

đã đợc áp dụng trong, từ đó nhằm tìm tòi và phát hiện các u điểm và nhợc điểmcủa hệ thống kiểm soát nội bộ của Tổng công ty

Đối tợng và phạm vi nghiên cứu:

Đối tợng và phạm vi nghiên cứu của đề tài: Hệ thống kiểm soát nội bộ vàcác thủ tục kiểm soát của nó trong Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam –PETROLIMEX

Phần nội dung

Chơng I

Lí luận chung về hệ thống Kiểm soát nội bộ

1.1 lý luận chung về kiểm soát nội bộ

1.1.1 Kiểm tra, kiểm soát trong hệ thống quản lý

Kiểm tra là quá trình xem xét, đo lờng và chấn chỉnh việc thực hiện nhằm

đảm bảo cho các mục tiêu, kế hoạch đợc hoàn thành một cách có hiệu quả.Cònkiểm soát là xem xét để nắm bắt hoạt động và phát hiện, ngăn chặn những gì tráivới qui định đặt trong phạm vi của mình

a Kiểm tra, kiểm soát gắn liền với hoạt động quản lí, là một chức năng của quản lí

Quản lí là một quá trình định hớng và tổ chức thực hiện các hớng đã địnhtrên cơ sở những nguồn lực xác định nhằm đạt hiệu quả cao nhất Kiểm tra khôngphải là một giai đoạn hay một pha của quản lí mà nó đợc thực hiện ở tất cả cácgiai đoạn của quá trình này

b Kiểm tra, kiểm soát đợc thực hiện khác nhau đối với các đơn vị và cá nhân tuỳ thuộc vào nguồn ngân sách, vào quan hệ quản lí trong bộ máy nhà nớc, vào loại hình hoạt động, vào truyền thống văn hoá, kinh tế, xã hội ở từng nớc

Về mặt cấp quản lí, kiểm tra ở cấp vĩ mô (do nhà nớc thực hiện trực tiếphoặc gián tiếp) khác với kiểm tra ở cấp vi mô

Về loại hình hoạt động, kiểm tra, kiểm soát đối với hoạt động sự nghiệp ớng tới hiệu năng của quản lí khác với hoạt động kinh doanh hớng tới hiệu quảcủa vốn, lao động, tài nguyên

h-Trong quan hệ với truyền thống kinh tế, văn hoá, xã hội, kiểm tra, kiểmsoát khác nhau do sự khác nhau về trình độ dân trí, trình độ quản lí, tính kỉ c ơng

và truyền thống pháp luật

c Kiểm tra, kiểm soát phát triển cùng với quá trình phát triển của lịch sử

và hoạt động quản lí theo xu hớng từ đơn giản đến phức tạp, từ hoạt động riêng

Khi nhu cầu kiểm tra, cha nhiều và cha phức tạp, kiểm tra, đợc thực hiện

đồng thời với các chức năng quản lí khác trên cùng một con ngời, một bộ máythống nhất, khi nhu cầu này phát triển tới mức độ cao, kiểm tra cũng cần tách ramột hoạt động độc lập và thực hiện bằng hệ thống bộ máy chuyên môn độc lập

Kiểm tra, kiểm soát có đóng góp rất lớn đối với hoạt động của các đơn vị,thể hiện ở:

- Phát hiện, sửa chữa sai lầm

- Hớng dẫn và điều khiển đơn vị đi đúng hành lang pháp lí

- Bảo vệ tài sản, tiền vốn

- Tạo niềm tin cho ngời quan tâm

- Theo sát và đối phó với sự thay đổi của môi trờng

- Tạo chất lợng tốt hơn cho hoạt động của đơn vị do tạo ra các chu kì đầu

t nhanh chóng hơn nhờ đảm bảo thực hiện chơng trình, kế hoạch có hiệu quả cao

1.1.2 Bản chất Hệ thống KSNB

a Định nghĩa hệ thống KSNB

Nh trên đã biết, kiểm tra, kiểm soát là một chức năng của quản lí Nhngkiểm tra thờng mang tính thứ bậc hành chính (cấp trên với cấp dới) trong khikiểm soát có thể là của cấp trên với cấp dới, cũng có thể là kiểm soát trong nội bộdoanh nghiệp và thờng đợc dùng với nghĩa KSNB nhiều hơn

KSNB là việc tự bản thân doanh nghiệp thiết lập và tiến hành các thủ tục vàcác bớc kiểm soát nhằm điều hành các hoạt động của mình Hoạt động KSNB sẽ

có hiệu quả hơn nếu chúng hình thành hệ thống Trong văn bản chỉ đạo về kiểmtoán quốc tế, hệ thống KSNB đợc định nghĩa là một hệ thống các chính sách, cácbiện pháp kiểm soát và các thủ tục kiểm soát nhằm các mục đích sau:

1 Bảo vệ tài sản và sổ sách kế toán

2 Bảo đảm tính tin cậy của thông tin

3 Bảo đảm duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan

đến hoạt động của đơn vị

4 Bảo đảm hiệu quả của các hoạt động và hiệu năng của quản lí

Các chính sách trong KSNB bao gồm tất cả các chính sách về quản lí nhân

sự, quản lí tiền lơng, vật t, tài sản, chính sách về tài chính, kế toán, các chính sách

về hoạt động của đơn vị

Các biện pháp kiểm soát là các biện pháp đợc tiến hành để xem xét vàkhẳng định các biện pháp quản lí khác có đợc tiến hành hiệu quả và thích hợp haykhông

Các thủ tục kiểm soát: Đó là các nguyên tắc phân công, phân nhiệm,nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn Chính việc tuânthủ các nguyên tắc này tự nó đã tạo nên sự hiệu quả của kiểm soát

Về các mục đích của hệ thống KSNB:

Bảo vệ tài sản và sổ sách: Tài sản của các công ty bao gồm cả tài sản hữu

hình (nh tiền mặt, vật t, TSCĐ), và các tài sản vô hình nh các tài liệu quan trọng,

và sổ sách trở nên ngày càng quan trọng từ khi hệ thống máy tính đợc sử dụng,một số lợng lớn thông tin trên các đĩa từ có thể bị lấy cắp hoặc bị phá hoại nếuchúng không đợc cẩn trọng bảo vệ.

Bảo đảm tính tin cậy của thông tin: Ban quản trị cần phải có đợc thông tin

chính xác, kịp thời để đa ra quyết định điều hành Hệ thống KSNB đợc xác lậpnhằm đảm bảo các thông tin cung cấp cho ban quản trị là đáng tin cậy

Bảo đảm duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến hoạt động của đơn vị: Hệ thống KSNB nhằm đảm bảo hợp lí rằng các qui định đó

cùng những qui định khác bên ngoài liên quan đến hoạt động của các công ty đợctuân thủ

Bảo đảm hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lí: Các quá trình kiểm soát

trong tổ chức có tác dụng ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các nỗ lực và sựlãng phí trong mọi lĩnh vực kinh doanh, ngăn cản cách sử dụng kém hiệu quả cácnguồn tiềm năng

Dấu hiệu để nhận biết sự tồn tại của hệ thống KSNB

- Sự tồn tại của các chính sách và thủ tục thể hiện trong qui chế KSNB

- Sự vận hành của qui chế trên hoạt động của đơn vị

- Tính liên tục của sự vận hành của qui chế đó trên thực tế

b Các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB

Có nhiều cách phân loại khác nhau về những bộ phận của hệ thống KSNB,chẳng hạn chia thành KSNB về kế toán và kiểm soát nội bộ về hành chính.Nhngthông thờng hệ thống KSNB đợc cấu thành bởi các yếu tố sau:

Các yếu tố bên trong:

o Môi trờng kiểm soát:

Một tổ chức có đợc kiểm soát hiệu quả hay không phụ thuộc vào thái độ

của bộ phận quản lí Bộ phận quản lí tạo ra môi trờng chung, nhờ đó xác lập thái

độ của toàn đơn vị đối với hệ thống kiểm soát Môi trờng kiểm soát bao gồm toàn

bộ các yếu tố có tính chất môi trờng tác động đến việc thiết kế, sự hoạt động vàtính hữu hiệu của các chính sách, thủ tục kiểm soát của đơn vị Các nhân tố nàyliên quan đến thái độ và hành động của ngời quản lí cấp cao đối với quá trìnhkiểm soát mà các nhân tố chủ yếu là:

o Quan điểm, phong cách điều hành và t cách của các nhà quản lý cao cấp:

Các nhà quản lý cao cấp là ngời quyết định và điều hành mọi hoạt động của

đơn vị, vì thế quan điểm, đờng lối quản trị, cũng nh t cách của họ là vấn đề trungtâm trong môi trờng kiểm soát

Phong cách quản lý của các nhà quản lý có thể chia ra làm hai loại:

+ Nhà quản lí quá táo bạo và mạnh dạn, những ngời này có thể sẵn sàngmạo hiểm để đổi lấy lợi nhuận cao Đối với những doanh nghiệp này, khả nănggặp rủi ro lớn, các chính sách thờng không ổn định dẫn đến hoạt động của doanhnghiệp khó đi vào nề nếp

+ Nhà quản lí quá rụt rè, họ giữ thái độ thận trọng khi đa ra bất cứ mộtquyết định nào Những doanh nghiệp này thờng bị bỏ lỡ thời cơ và do đó ảnh h-ởng đến hiệu quả hoạt động của đơn vị

Qui mô và mức độ hoạt động phân tán từ đó ảnh hởng đến cơ cấu quyền lựctrong đơn vị cũng là một vấn đề tiêu biểu của đặc thù quản lí ảnh hởng quantrọng đến hệ thống KSNB

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí là tổng hợp các bộ phận đợc chuyên mônhoá với những trách nhiệm, quyền hạn nhất định có mối liên hệ mật thiết vớinhau, nhằm thực hiện các chức năng quản lí.

Cơ cấu tổ chức đóng vai trò quan trọng trong chỉ đạo và kiểm soát hoạt

động của đơn vị Một cơ cấu tổ chức hợp lí sẽ đảm bảo sự thông suốt trong phâncông, phân nhiệm, trong uỷ quyền và phê chuẩn, ngăn ngừa sự vi phạm các chínhsách, thủ tục kiểm soát, loại bỏ đợc những hoạt động không phù hợp có thể dẫn

đến sai lầm và gian lận

Đối với các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, trong điều kiện các yếu tốkhác của hệ thống KSNB cha hoàn thiện hoặc cha vững mạnh thì cơ cấu tổ chứchợp lí là một bộ phận quan trọng hỗ trợ công tác KSNB

o Chính sách nhân sự

Chính sách nhân sự bao gồm toàn bộ các phơng pháp quản lí nhân sự vàcác chế độ của đơn vị đối với việc tuyển dụng, huấn luyện, đánh giá, đề bạt, khenthởng, và kỉ luật đối với nhân viên

Con ngời là yếu tố quan trọng của bất kì tổ chức nào, là nhân tố quyết định

sự thắng lợi của mọi hoạt động Đó cũng là khía cạnh quan trọng nhất của bất kì

hệ thống KSNB nào Một đội ngũ nhân viên có năng lực và đáng tin cậy có thểhạn chế nhiều quá trình kiểm soát khác mà vẫn đảm bảo đạt đợc các mục tiêucủa hệ thống KSNB Ngợc lại, nếu đội ngũ nhân viên không trung thực và kémnăng lực thì dù cho đơn vị có thiết kế và duy trì một hệ thống KSNB rất đúng đắn

và chặt chẽ vẫn không phát huy đợc hiệu quả

Hệ thống kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thuchi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu t, sửa chữa tài sản cố định đặc biệt là kếhoạch tài chính bao gồm những ớc tính và cân đối tình hình tài chính, kết quảhoạt động và sự luân chuyển tiền trong tơng lai.

Lập kế hoạch là một chức năng quan trọng của công tác quản lí, nó chobiết phơng hớng hoạt động, giảm sự tác động của những thay đổi, tránh đợc sựlãng phí, d thừa trong quản lí Nếu việc lập và thực hiện các kế hoạch đợc tiếnhành khoa học và nghiêm túc, thì nó trở thành một công cụ kiểm soát rất hữuhiệu.Chính vì thế các nhà quản lý phải quan tâm xem xét về tiến độ thực hiện kếhoạch, định kỳ so sánh giữa số liệu thực hiện và số liệu kế hoạch Đây cũng chính

là một khía cạnh mà các kiểm toán viên rất quan tâm, đặc biệt là trong áp dụngthủ tục phân tích

o Uỷ ban kiểm toán.

Tại một số quốc gia lớn- chẳng hạn nh Mỹ- thì các công ty cổ phần có quymô lớn thờng thành lập một uỷ ban kiểm toán trực thuộc Hội đồng quản trị Uỷban thờng có 3 đến 5 uỷ viên, không phải là nhân viên của Công ty có nhiệm vụ,quyền hạn nh sau:

- Giám sát sự chấp hành luật pháp của Công ty

- Xây dựng bộ máy kiểm toán nội bộ, kiểm tra, giám sát công việc củakiểm toán viên nội bộ

- Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính

- Đại diện Công ty mời kiểm toán viên độc lập và xác lập mối quan hệvới các chủ thể kiểm toán bên ngoài

- Hoà giải những mâu thuẫn (nếu có) giữa kiểm toán viên độc lập vàban giám đốc

Do có những chức năng quan trọng nh trên nên sự độc lập và hữu hiệutrong hoạt động của Uỷ ban kiểm toán là nhân tố quan trọng trong môi trờngkiểm soát Vì thế để tạo đIũu kiện thuận lợi cho công tác kiểm toán, kiểm toán

o Kiểm toán nội bộ

Kiểm toán nội bộ là một loại hình kiểm soát có tổ chức mà chức năng là đolờng và đánh giá hiệu quả của việc kiểm soát khác và mang tính nội kiểm Đây làmột nhân tố cơ bản của hệ thống KSNB

Kiểm toán nội bộ bao trùm tất cả các hoạt động của đơn vị, nó cung cấpmột sự giám sát và đánh giá thờng xuyên về toàn bộ hoạt động của đơn vị trong

đó có hệ thống KSNB và tham gia hoàn thiện chúng, từ đó đảm bảo sự vận hànhtốt của hệ thống KSNB.Tuy nhiên bộ phận kiểm toán nội bộ chỉ có thể phát huytác dụng nếu nó đợc xây dựng trên những nguyên tắc nhất định

Ngoài những nhân tố bên trong đã nêu, thì hoạt động của đơn vị còn chịu

ảnh hởng bởi những yếu tố bên ngoài.Ví dụ nh luật pháp,sự kiểm soát của các cơquan Nhà nớc, ảnh hởng của các chủ nợ Những yếu tố này tuy không thuộc tầmkiểm soát của đơn vị nhng có ảnh hởng rất lớn đến các nhà quản lí trong sự thiết

kế và vận hành hệ thống KSNB nh luật pháp, sự kiểm tra của các cơ quan nhà

n-ớc, ảnh hởng của các chủ nợ

c Hệ thống kế toán

Hệ thống kế toán là hệ thống thông tin và kiểm tra tài sản, nguồn hìnhthành tài sản và sự vận động của tài sản bằng các phơng pháp kế toán: phơng phápchứng từ, tính giá, đối ứng tài khoản và phơng pháp tổng hợp- cân đối

Thông qua việc ghi nhận, tính toán, phân loại, kết chuyển vào sổ cái, tổnghợp và lập hệ thống báo cáo cung cấp những thông tin cần thiết cho quá trìnhquản lý và kiểm soát các mặt hoạt động của đơn vị Do đó, hệ thống kế toán làmột bộ phận quan trọng của kiểm soát nội bộ.Một hệ thống kế toán hữu hiệu sẽ

đảm bảo các mục tiêu tổng quát sau đây:

o Tính có thật: nghĩa là chỉ đợc ghi chép những nghiệp vụ có thực, khôngghi chép những nghiệp vụ giả tạo vào sổ sách của đơn vị

o Sự phê chuẩn: trớc khi thực hiện mọi hoạt động nghiệp vụ, đều phảI

đảm bảo rằng chúng đã đợc phê chuẩn hợp lệ

o Tính đày đủ:Nghĩa là không đợc loại bỏ, giấu bớt để ngoài sổ sách vềmọi nghiệp vụ phát sinh

o Sự đánh giá: Không để xảy ra những sai phạm trong tính toán, trongviệc áp dụng chính sách kế toán.

o Sự phân loại: Bảo đảm số liệu đợc phân loại đúng đắn theo sơ đồ tàikhoản của đơn vị, và ghi nhận đúng đắn các loại sổ sách kế toán có liênquan

o Đúng hạn: Việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải đúng kỳ

o Chuyển sổ và tổng hợp chính xác

Khi xem xét hệ thống kế toán kiểm toán viên cần nghiên cứu về:

- Chính sách kế toán là các nguyên lý, các cơ sở các quy ớc,các luật lệ,vàcác thủ tục đợc Ban giam đốc công nhận để soạn thảovà trình bày các báo cáo tàichính một cách trung thực về tình hình tài chính của đơn vị

- Hình thức kế toán là phơng pháp tổ chức và phối hợp giữa các loại sổ sách

kế toán

Sự nghiên cứu đó giúp cho kiểm toán viên tiếp cận hệ thống kế toán, đểhiểu về quá trình xử lý thông tin và đánh giá về quá trình kiểm soát nội bộ của

đơn vị qua các giai đoạn của một quá trình kế toán

- Lập chứng từ :Đây là giai đầu tiên và rất quan trọng vì số liệu kế toán chỉchính xác khi việc lập chứng từ nghiêm túc,nghĩa là việc lập chứng từ đày đủ, hợp

lệ, hợp pháp và phản ánh trung thực mọi nghiệp vụ phát sinh

- Sổ sách kế toán : Là giai đoạn chính trong quá trình xử lý số liệu kế toán,bằng việc ghi chép, phân loại tính toán tổng hợp để cung cấp những thông tintổng hợp trên báo cáo tài chính.Trong kiểm soát nội bộ, sổ sách kế toán đóng mộtvai trò rất quan trọng ví dụ nh sổ chi tiết về vật t hàng hoá

- Báo cáo tài chính: Là giai đoạn cuối cùng của quá trình xử lý, nhằm tổnghợp các số liệu trên sổ sách thành những chỉ tiêu báo cáo

d Các các thủ tục kiểm soát trong hệ thống kiểm soát nội bộ

Các biện pháp kiểm soát cũng là một bộ phận quan trọng của hệ thốngKSNB, có thể chia thành hai loại biện pháp kiểm soát: kiểm soát trực tiếp và kiểm

 Kiểm soát trực tiếp:

Kiểm soát trực tiếp là các biện pháp kiểm soát đợc xây dựng trên cơ sở

đánh giá các yếu tố dẫn liệu trong báo cáo tài chính Kiểm soát trực tiếp bao gồm

ba loại hình cơ bản:

Kiểm soát quản lí: là việc kiểm soát các hoạt động đơn lẻ do những nhân

viên độc lập với ngời thực hiện hoạt động tiến hành Kiểm soát quản lí là biệnpháp rất có hiệu lực để phát hiện, ngăn chặn các sai sót, gian lận

Kiểm soát xử lí: là kiểm soát đợc đặt ra để kiểm tra việc xử lí các giao dịch,

tức là kiểm tra lại những công việc mà giao dịch đợc công nhận, cho phép, phânloại, tính toán, ghi chép, tổng hợp, báo cáo

Kiểm soát để bảo vệ tài sản: là các biện pháp, qui chế kiểm soát nhằm bảo

đảm sự an toàn của tài sản, của thông tin trong đơn vị, nó thờng bao gồm:

o Phân định trách nhiệm bảo vệ tài sản, đặc biệt là bảo vệ các ghi chép

về tài sản

o Hệ thống an toàn và vật chắn

o Kiểm kê hiện vật, xác nhận của bên thứ ba

Sau đây là một số biện pháp kiểm soát quan trọng nhất, chúng đều thuộckiểm soát trực tiếp:

- Kiểm soát để đảm bảo chứng từ và sổ sách là đầy đủ và việc ghi sổ là

đúng đắn:

+ Sổ sách: là bộ phận quan trọng trên đó các nghiệp vụ kinh tế đợc phản

ánh và tổng hợp

+ Chứng từ: Trong toàn đơn vị và với các đơn vị bên ngoài, chứng từ là

minh chứng pháp lí cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, chứng từ phải đầy đủ đểcung cấp sự đảm bảo hợp lí là tất cả các tài sản đã đợc kiểm soát đúng đắn và tấtcả các nghiệp vụ kinh tế đợc ghi sổ chính xác

+ Sơ đồ tài khoản: Là một công cụ kiểm soát quan trọng vì nó bao gồm hệ

thống các tài khoản sử dụng, qui trình hạch toán các nghiệp vụ giúp cho việc phân

loại đúng các nghiệp vụ, cho thấy sự vận động của luồng thông tin kế toán tại các

bộ phận và qui trình tổng hợp thông tin để lên các báo cáo

+ Cẩm nang thủ tục: Là tài liệu hớng dẫn về các thủ tục, về thời hạn lập và

luân chuyển chứng từ trong toàn đơn vị, các hớng dẫn về việc ghi sổ và duy trì sựkiểm soát đúng đắn đối với tài sản Tài liệu này sẽ giúp kế toán viên ghi chép,hạch toán theo những chuẩn mực kế toán, giúp những ngời có thẩm quyền thựchiện sự kiểm soát và tạo điều kiện kiểm tra tơng hỗ giữa những ngời, những bộphận có liên quan

- Kiểm soát vật chất đối với tài sản và sổ sách:

Kiểm soát vật chất để bảo vệ tài sản và sổ sách là sử dụng những biện pháp

đề phòng vật chất nh việc xây dựng các nhà kho, các két sắt chịu lửa, để bảo vệtiền tệ cũng nh chứng từ, sổ sách, trang bị hệ thống báo cháy, báo nổ, trang bị cácmáy tính tiền, máy đếm tiền hay sử dụng một số loại

thiết bị xử lí dữ liệu tự động là những công cụ KSNB hữu ích đối với mục

đích bảo vệ tài sản, sổ sách

Ngoài ra, việc hạn chế sự tiếp cận trực tiếp tài sản, sổ sách cũng là biệnpháp kiểm soát quan trọng: ban hành qui chế kiểm soát việc ra vào, qui chế thamkhảo các tài liệu kế toán, dữ liệu lu trữ trong máy điện toán

- Kiểm soát độc lập việc thực hiện:

Là việc xem xét lại một cách cẩn thận và toàn diện các biện pháp, thủ tụckiểm soát khác Nhu cầu kiểm soát độc lập phát sinh do cơ cấu KSNB có khuynhhớng thay đổi qua thời gian và do những hạn chế vốn có của thủ tục kiểmsoát.Việc thực thi các biện pháp kiểm soát độc lập để lại dấu vết trên sổ sách và

đó là bằng chứng quan trọng cho kiểm toán viên bên ngoài đánh giá hệ thốngKSNB

 Kiểm soát tổng quát:

Kiểm soát tổng quát là sự kiểm soát tổng thể đối với nhiều hệ thống, nhiềucông việc khác nhau Trong môi trờng máy tính hoá, kiểm soát tổng quát thuộc vềchức năng kiểm soát của phòng điện toán

Các bớc kiểm soát và thủ tục kiểm soát có thể không giống nhau thậm chírất khác nhau giữa các đơn vị và các loại nghiệp vụ tuy nhiên, các loại kiểm soátnói trên đều đợc xây dựng theo nguyên tắc cơ bản sau:

Nguyên tắc bất kiêm nhiệm:

Sự cách li thích hợp về trách nhiệm là nguyên tắc cơ bản nhằm ngăn ngừacả sai phạm cố ý lẫn vô ý, tránh đợc các hành vi lạm dụng quyền hạn đồng thờicũng là một biện pháp kiểm soát quan trọng (kiểm tra, kiểm soát giữa các bộ phận

độc lập)

Ba sự cách li quan trọng nhất cần lu ý:

o Cách li quyền phê chuẩn nghiệp vụ với việc thực hiện nghiệp vụ kinh

tế để tránh sự lạm dụng quyền hạn sử dụng nguồn lực một cách tuỳtiện

o Cách li việc bảo quản tài sản với kế toán: một ngời thực hiện cả haichức năng này sẽ có nhiều rủi ro là anh ta bán tài sản để thu lợi cánhân rồi điều chỉnh sổ sách để trốn tránh trách nhiệm, ví dụ ngời bảoquản tiền mặt và ghi sổ tiền mặt, ngời ghi sổ vật t và ngời bảo quản vật

t

o Cách li chức năng thực hiện nghiệp vụ và kiểm soát nghiệp vụ, có nhvậy chức năng kiểm soát mới có tác dụng và việc thực hiện nghiệp vụmới nghiêm túc.

Đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm đã là thực hiện đợc một biện phápkiểm soát rất quan trọng, rủi ro xảy ra gian lận, sai sót đã giảm đi đáng kể Vì thếtrong điều 9, Điều lệ tổ chức kế toán nhà nớc qui định: “Cán bộ kế toán ở các đơn

vị quốc doanh, công t hợp doanh, hợp tác xã và các đơn vị có sử dụng kinh phícủa nhà nớc hoặc đoàn thể không đợc kiêm nhiệm làm thủ kho, thủ quĩ, tiếp liệu

và công tác phụ trách vật chất khác”

+ Nguyên tắc uỷ quyền, phê chuẩn.

Nhà quản lí không thể và cũng không nên trực tiếp quyết định mọi vấn đề

mà nên có sự phân công nhiệm vụ đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh

đạt hiệu quả, mặt khác đảm bảo cho nhà quản lí có thể tổng quan kiểm soát đợcmọi hoạt động Nhng muốn vậy, tất cả các nghiệp vụ kinh tế phải đợc phê chuẩn

đúng đắn bởi nhà quản lí hoặc ngời đợc uỷ quyền Bởi nếu bất cứ ai trong tổ chức

đều có thể mua bán tài sản tuỳ tiện thì sự hỗn độn và phức tạp sẽ xảy ra dẫn đếnlãng phí hoặc mất mát nguồn lực.Tuỳ theo cách điều hành của các nhà quản lý,

mà họ có thể quyết định thẩm quyền hay thủ tục phê chuẩn khác nhau

Ngoài cách phân chia các yếu tố của KSNB nh trên còn có cách phân chiakhác, theo cách này, hệ thống KSNB đợc chia thành KSNB về kế toán và KSNB

về hành chính:

+ KSNB về kế toán: rà soát, đối chiếu công tác kế toán đảm bảo ghi chép

kế toán đầy đủ, chính xác, đúng thể thức về các nghiệp vụ và hoạt động kinhdoanh, lập báo cáo tài chính đúng hạn, tuân theo các yêu cầu pháp định có liênquan, bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích, th-ờng do một bộ phận độc lập thực hiện

+ KSNB về quản lí hay hành chính: rà soát và đối chiếu những hoạt động

về tài chính và quản lí ở trong đơn vị

Tóm lại, hệ thống KSNB là một tập hợp các yếu tố có liên quan chặt chẽvới nhau Sự vận hành của những yếu tố này trong mối quan hệ ràng buộc lẫn

thiết kế để điều hành mọi hoạt động, nó là một hệ thống nhằm huy động mọithành viên trong đơn vị cùng tham gia kiểm soát các hoạt động.

1.2 Đặc điểm của lý luận về kiểm soát nội bộ trong loại hình Tổng công ty

1.2.1 Những hạn chế vốn có của kiểm soát nội bộ

Trong thực tế không có một hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn hảo, nghĩa làmột hệ thống kiểm soát nội bộ không thể ngăn ngừa đợc tất cả những hậu quảxấu có thể xảy ra Những hạn chế đó xuất phát từ những nguyên nhân sau:

- Yêu cầu của những nhà quản lý là những chi phí cho kiểm tra phải hiệuquả

- Hầu hết các biện pháp kiểm tra đều tập trung vào các sai phạm dự kiến, vìthế khó có thể phát hiện đợc những sai phạm đột xuất hay bất thờng

- Sai phạm của nhân viên do thiếu thận trọng, sao nhãng, sai lầm trong xét

đoán,hoặc hiểu sai các hớng dẫn của cấp trên

- Việc điều hành và kiểm tra có thể bị vô hiệu do sự thông đồng với bênngoài hoặc giữa các nhân viên trong doanh nghiệp

- Các thủ tục kiểm soát có thể không còn phù hợp vì đIều kiện thực tế đãthay đổi

1.2.2 Mục tiêu của hệ thống KSNB

Có bảy mục tiêu chi tiết mà một cấu trúc KSNB phải thõa mãn để ngănngừa sai sót trong sổ sách Hệ thống KSNB phải đầy đủ để cung cấp sự đảm bảohợp lí là:

a Các nghiệp vụ kinh tế ghi sổ phải có căn cứ hợp lí (tính hiệu lực) Hệthống KSNB không thể cho phép việc ghi vào sổ những nghiệp vụ không tồn tạihoặc những nghiệp vụ giả vào sổ sách kế toán

b Các nghiệp vụ kinh tế phải đợc phê chuẩn đúng đắn (sự phê chuẩn),tránh làm lãng phí, phá hoại hoặc mất mát tài sản của công ty

c Các nghiệp vụ kinh tế phải đợc ghi sổ đầy đủ (tính đầy đủ hay trọn vẹn).Các biện pháp, thủ tục kiểm soát phải ngăn ngừa sự gạt bỏ các nghiệp vụ kinh tế

ra ngoài sổ sách

d Các nghiệp vụ kinh tế phải đợc đánh giá đúng đắn (sự đánh giá) Một cơcấu KSNB đầy đủ gồm các thể thức để tránh các sai số khi tính toán và ghi sổ.

e Các nghiệp vụ kinh tế phải đợc phân loại đúng đắn (sự phân loại) đảmbảo các khoản mục trong báo cáo tài chính đợc trình bày đúng đắn

f Các nghiệp vụ kinh tế phải đợc phản ánh đúng thời kì (tính thời kì):nghiệp vụ kinh tế xảy ra ở kì nào phải đợc ghi sổ đúng ở kì đó đảm bảo nguyêntắc phù hợp

g Các nghiệp vụ đợc ghi sổ, chuyển sổ và tổng hợp đúng đắn

1.2.3 KSNB đối với một số khoản mục trọng yếu

a KSNB đối với vốn bằng tiền.

Vốn bằng tiền bao gồm tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển

- Tiền mặt bao gồm các khoản tiền Việt Nam (kể cả ngân phiếu), ngoại tệ,vàng bạc, kim khí quí, đá quí của doanh nghiệp tại quĩ

- Tiền gửi ngân hàng bao gồm các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc,kim khí quí, đá quí của doanh nghiệp gửi tại ngân hàng

- Tiền đang chuyển là các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ của doanh nghiệp

đã nộp vào ngân hàng, kho bạc nhà nớc hoặc đã gửi vào bu điện để chuyển chongân hàng hay đã làm thủ tục chuyền tiền từ tài khoản tại ngân hàng để trả cho

đơn vị khác nhng cha nhận đợc giấy báo của ngân hàng

Vốn bằng tiền là khoản mục đợc trình bày trớc tiên trên bảng cân đối kếtoánvà là một khoản mục trọng yếu trong tài sản lu động.Vốn bằng tiền còn làmột khoản mục bị ảnh hởng và có ảnh hởng đến nhiều khoản mục quan trọngkhác nh doanh thu, chi phí, công nợ và hầu hết các tài sản khác của đơn vị.Tiền làtài sản đợc a chuộng nhất nên xác suất gian lận, biển thủ cao nhất và rủi ro tiềmtàng cao nhất Do đó, các biện pháp, thủ tục kiểm soát thích đáng là vô cùng quantrọng để bảo vệ tài sản, nâng cao hiệu quả sử dụng của đồng vốn

Một số chính sách, biện pháp, thủ tục cơ bản sau đợc áp dụng trong kiểmsoát vốn bằng tiền:

Một là: Xây dựng qui chế quản lí tiền mặt trong đó qui định rõ trách

nhiệm của từng ngời, từng bộ phận với việc quản lí vốn bằng tiền cũng nh đa racác qui định bảo vệ vốn bằng tiền

Hai là : Thực thi các nguyên tắc quản lí:

Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: ai phụ trách tiền mặt, ai phụ trách tiền

gửi ngân hàng, ai phụ trách tiền đang chuyển, ai phụ trách thanh toán với bênngoài, ai phụ trách thanh toán các khoản tiền lặt vặt, kí phát hành séc phải dợcqui định rõ ràng, cụ thể trong qui chế quản lí vốn bằng tiền

Nguyên tắc uỷ quyền, phê chuẩn: Mọi khoản chi phải đợc xét duyệt và chỉ

đợc kí khi có đủ chứng từ có liên quan minh chứng cho khoản chi là thực sự cónhu cầu chi

Uỷ quyền: ngoài trách nhiệm của chủ tài khoản, có thể uỷ quyền cho mộthoặc hai ngời để duyệt chi Việc uỷ quyền là bắt buộc phòng khi chủ tài khoản đivắng, cũng là để chia sẻ công việc với chủ tài khoản, nhng cũng không đợc uỷquyền quá rộng rãi, có thể uỷ quyền cho Phó giám đốc tài chính hoặc Kế toán tr-ởng hoặc cả hai có phân cấp duyệt chi theo mức chi

Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: đối với vốn bằng tiền thì cách li trách nhiệm là

vô cùng quan trọng để ngăn ngừa sai phạm:

o Cách li giữa thủ quĩ và kế toán

o Cách li giữa ngời duyệt chi với ngời thực hiện các khoản chi, giữa ngời

đợc kí phát hành séc với ngời chi tiêu

o Cách li giữa ngời ghi sổ với ngời kiểm soát thu, chi

Ba là: Biện pháp kiểm soát vật chất đối với tiền mặt: trang bị các két sắt an

toàn để giữ an toàn để giữ tiền mặt, ngân phiếu , trang bị các máy tính tiền cũng

là một biện pháp kiểm soát để bảo vệ tiền mặt

Bốn là: Đối với kế toán:

Nguyên tắc cơ bản là phải cập nhật, hàng ngày kế toán và thủ quĩ phải ghi

sổ các nghiệp vụ tiền mặt phát sinh đồng thời phải đối chiếu với nhau

Phải ghi sổ chi tiết cho từng loại tiền, từng loại quĩ

Kết hợp ghi sổ đơn (nhật kí thu, chi) với ghi sổ kép.

Phải đối chiếu thờng xuyên đề phòng những chênh lệch phát sinh

Lập danh sách hoá đơn thu tiền tại thời điểm và nơi nhận tiền

Năm là: Công tác quản lí:

- Hạn chế lợng tiền tại két ;

- Hạn chế đến mức tối thiểu các đầu mối thu, chi tiền mặt

- Hạn chế lu giữ tiền mặt ở nhiều địa điểm khác nhau để đảm bảo an toàncho tiền mặt và thuận tiện cho công tác kiểm tra, đối chiếu

- Hạn chế đến mức tối thiểu việc sử dụng tiền mặt trong thanh toán:

- Đối chiếu thờng xuyên và định kì với ngân hàng

Sáu là: Định kì hoặc đột xuất thực hiện kiểm kê tiền mặt và đối chiếu với

sổ sách, tìm các nguyên nhân chênh lệch để có biện pháp xử lí kịp thời

Bảy là: Đối với tiền đang chuyển phải có một ngời chuyên theo dõi về thời

điểm chuyển và thời điểm nhận đợc giấy báo để ghi sổ kịp thời Phải có sổ chi tiếttheo dõi riêng từng loại tiền đang chuyển, thời gian chuyển và thời gian nhận đợcgiấy báo, cuối kì khoá sổ chính xác

Tám là: Định kì thực hiện kiểm toán nội bộ đối với vốn bằng tiền.

Ngoài những biện pháp trên thì tính liêm chính của nhân viên cũng cần bàn

đến Nhà quản lí phải thờng xuyên theo dõi tính liêm chính của nhân viên Đây làyếu tố quan trọng ảnh hởng đến hiệu lực của các biện pháp, chính sách kiểm soát

Ngoài ra khi thu, chi cần chú ý viết biên lai cho ngời nộp tiền hay yêu cầungời nhận tiền phải xuất trình chứng minh th và giấy uỷ quyền nhận tiền nếu đợc

uỷ quyền

Các quá trình kiểm soát nhằm vào môt số mục tiêu kiểm soát chủ yếu đợcthể hiện qua các bảng sau:

Biểu 1 : Mục tiêu và các quá trình KSNB chủ yếu với nghiệp vụ thu tiền Mục tiêu KSNB Quá trình KSNB chủ yếu

Các khoản thu tiền mặt

đợc ghi sổ là số tiền đơn vị

thực tế nhận đợc

Tính có thực

- Cách li trách nhiệm giữa quản lí tiền mặt với ghi sổ.

- Kiểm soát độc lập các nghiệp vụ thu

Các khoản chiết khấu

tiền mặt đã đợc phê chuẩn

Phê chuẩn

-Một chính sách chiết khấu tiền mặt phải đợc tồn tại.

- Sự phê chuẩn các khoản chiết khấu tiền mặt.

Tất cả các nghiệp vụ

liên quanđến tiền mặt nhận

đ-ợc đều đđ-ợc ghi sổ

“Tính đầy đủ”

-Cách li trách nhiệm giữa quản lí tiền mặt với sổ sách -Sử dụng các th báo tiền gửi hoặc các bảng kê trớc tiền mặt

Các khoản thu tiền mặt

đợc ghi sổ theo số tiền nhận

đ-ợc

“Sự đánh giá”

-Giống mục tiêu trên.

Các khoản thu tiền mặt

Các khoản thu tiền mặt

đợc ghi sổ theo căn cứ thời

-Kiểm tra nội bộ

Các khoản thu tiền mặt

-Gửi đều đặn các báo cáo cho khách hàng.

-Kiểm tra nội bộ

Biểu 2: Mục tiêu và các quá trình KSNB chủ yếu với nghiệp vụ chi tiền

Mục tiêu

KSNB

Quá trình KSNB chủ yếu

Các khoản chi tiền mặt ghi

-Kiểm soát độc lập nghiệp vụ chi.

Các khoản chi tiền mặt đã

đợc phê chuẩn

Sự phê chuẩn

-Một chính sách qui định cấp phê chuẩn.

-Sự phê chuẩn các khoản theo qui định.

Các khoản chi tiền mặt đợc

ghi sổ đầy đủ.

“Tính đầy đủ”

-Cách li trách nhiệm ghi sổ và quản lí tiền.

-Kiểm tra nội bộ việc ghi sổ.

Các khoản chi tiền mặt đợc

ghi sổ theo đúng số tiền thực tế

chi ra trong các nghiệp vụ

“Sự đánh giá”

-Cách li trách nhiệm ghi sổ và quản lí tiền.

-Cách li giữa ngời duyệt chi và ngời thực hiện chi.

-Kiểm tra độc lập việc thực hiện.

Các khoản chi tiền mặt đợc

phân loại đúng đắn

Sự phân loại

-Sử dụng 1 sơ đồ tài khoản.

-Xem xét lại và kiểm tra nội bộ.

Các khoản chi tiền mặt đợc

ghi sổ theo căn cứ thời gian

Đúng hạn

-Qui định thể thức ghi sổ các nghiệp vụ chi tiền mặt hàng ngày.

-Kiểm tra nội bộ.

Các khoản chi tiền mặt đợc

-Kiểm tra nội bộ.

b KSNB với tài sản cố định (TSCĐ)

TSCĐ là những tài sản có giá trị lớn và thời gian sử dụng dài

TSCĐ bao gồm TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình

TSCĐ hữu hình bao gồm nhà cửa, vật kiến trúc, máy móc thiết bị, phơngtiện vận tải, truyền dẫn, thiết bị, dụng cụ quản lí, cây lâu năm, súc vật làm việc vàcho sản phẩm và TSCĐ khác.

TSCĐ vô hình bao gồm quyền sử dụng đất; chi phí thành lập doanh nghiệp;bằng phát minh, sáng chế; chi phí nghiên cứu, phát triển, chi phí về lợi thế thơngmại và TSCĐ vô hình khác

Giá trị TSCĐ thờng chiếm tỉ trọng lớn trong tổng tài sản của doanh nghiệp.Tuy nhiên do số lợng TSCĐ không nhiều, các nghiệp vụ tăng giảm phát sinh íttrong 1 năm nên việc KSNB chủ yếu nhằm vào mục đích nâng cao hiệu quả sửdụng và đầu t TSCĐ

Ngoài ra, KSNB phải giúp xác định chính xác các chi phí cấu thành nguyêngiá TSCĐ, chi phí sửa chữa, chi phí khấu hao tài sản do sai sót trong việc xác địnhcác chi phí này có thể dẫn đến sai sót trọng yếu trên báo cáo tài chính Chẳng hạnnếu không phân biệt những chi phí nào sẽ làm tăng nguyên giá TSCĐ hay đa vàochi phí niên độ sẽ làm cho khoản mục TSCĐ và chi phí niên độ bị sai lệch Hoặcnếu không có qui định chặt chẽ liên quan đến việc mua sắm, bảo dỡng, thanh lítài sản thì chi phí phát sinh có thể sẽ lớn hơn nhiều so với thực tế

Các công cụ kiểm soát TSCĐ bao gồm:

Một là: Kế hoạch và dự toán TSCĐ: Các Công ty hàng năm phải lập kế

hoạch và dự toán ngân sách cho TSCĐ Trong kế hoạch này, ngời ta vạch ranhững vấn đề có liên quan đến việc đầu t, mua sắm, thanh lí, nhợng bán TSCĐ vàcác nguồn vốn tài trợ cho việc đầu t, mua sắm đó

Kế hoạch và dự toán TSCĐ là một công cụ quan trọng trong KSNB đối vớiTSCĐ Kế hoạch này là cơ sở để xây dựng kế hoạch sản xuất, kế hoạch tài chínhcủa đơn vị

Hai là: Thủ tục mua sắm TSCĐ và đầu t xây dựng cơ bản: Các doanh

nghiệp thờng qui định chính sách chung về vấn đề này trong qui chế quản líTSCĐ, trong đó qui định cụ thể thủ tục mua sắm, đầu t TSCĐ Nguyên tắc cơ bản

là việc đầu t và mua sắm TSCĐ phải phù hợp với kế hoạch và dự toán, phải đợcxét duyệt, phê chuẩn đúng đắn bởi chủ sở hữu, phải thông qua bộ phận mua, phảituân theo các tiêu chuẩn chung về giao nhận, nghiệm thu tài sản và chi trả tiền

Ba là: Thủ tục thanh lí, nhợng bán TSCĐ: cũng đợc qui định trong qui chế

quản lí TSCĐ, nguyên tắc là phải xác định đợc tình trạng TSCĐ thanh lí, nhợngbán, phải đợc phê chuẩn bởi chủ sở hữu tài sản, các ban ngành có liên quan, các

bộ phận sử dụng tài sản, phải thành lập hội đồng thanh lí Các khoản thu, chi vềthanh lí phải đợc hạch toán chính xác và sử dụng hỗ trợ cho các mục đích tái sảnxuất TSCĐ

Bốn là: Thực thi các nguyên tắc quản lí: mà quan trọng nhất là nguyên tắc

phê chuẩn các nghiệp vụ đầu t, mua sắm và thanh lí, nhợng bán TSCĐ, cách litrách nhiệm giữa ngời ghi sổ TSCĐ và ngời kiểm soát độc lập việc ghi sổ, cách litrách nhiệm giữa ngời sử dụng và ngời ghi sổ TSCĐ

Năm là: Các qui định về phân biệt giữa chi phí đợc tính vào nguyên gía

hay đa vào chi phí niên độ: doanh nghiệp cần thiết lập tiêu chuẩn để xác định vềhai khoản chi phí này Các tiêu chuẩn này dựa trên các chuẩn mực kế toán hiệnhành và đợc cụ thể hoá theo thực tiễn đơn vị, ví dụ ở mức độ nào thì các chi phísửa chữa, nâng cấp đợc ghi tăng nguyên giá TSCĐ, ở mức độ nào đa vào chi phíniên độ hay ở mức độ nào thì các chi phí về nghiên cứu phát triển, mua bằng sángchế đợc coi là TSCĐ vô hình, ở mức độ nào cho vào chi phí niên độ hoặc phân

bổ cho một số niên độ

Sáu là: Hệ thống sổ chi tiết TSCĐ: Các đơn vị phải mở sổ chi tiết cho từng

loại TSCĐ, cho từng bộ phận sử dụng TSCĐ, sổ chi tiết chi phí sửa chữa lớnTSCĐ, bảng khấu hao cho từng TSCĐ Một hệ thống sổ chi tiết đầy đủ sẽ tạo dễdàng cho việc phân tích tài sản tăng, giảm trong năm, cho việc kiểm tra các chiphí nâng cấp đợc ghi tăng vào nguyên giá, cho việc so sánh chi phí thực tế phátsinh với kế hoạch hay dự toán đã đợc duyệt, cho việc phân tích hiệu quả sử dụngcủa TSCĐ

Bảy là: Chế độ kiểm kê định kì TSCĐ: Đơn vị qui định chế độ kiểm kê

định kì TSCĐ để kiểm tra sự hiện hữu, địa điểm đặt tài sản, điều kiện sử dụng,tình trạng kĩ thuật và năng lực sản xuất hiện tại của TSCĐ, phát hiện các tài sản

để ngoài sổ sách hoặc bị thiếu hụt, mất mát để có biện pháp xử lí kịp thời

Biểu 3: Mục tiêu và các quá trình kiểm soát đối với TSCĐ

Mục tiêu KSNB Các quá trình KSNB chủ yếu

-Có sự phê chuẩn, sự hiện hữu của hợp đồng mua bán

và biên bản thanh lí hợp đồng, hoá đơn ngời bán, biên lai, biên bản giao nhận TSCĐ

Các nghiệp vụ liên quan

đến TSCĐ đợc phê chuẩn

Sự phê chuẩn

-Có qui định về thủ tục phê chuẩn.

-Có sự phê chuẩn theo qui định.

-Theo dõi việc ghi sổ.

Các nghiệp vụ tăng giảm

-Qui định các loại sổ, thủ tục ghi sổ.

-Kiểm tra nội bộ.

c KSNB đối với khoản phải thu

Khoản phải thu là những quan hệ kinh tế nằm giữa hàng bán hoặc dịch vụ

đã cung cấp với tiền mặt trong két

KSNB đối với khoản phải thu cũng là nhiệm vụ quan trọng để bảo vệ tàisản của doanh nghiệp và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn KSNB đối với khoảnphải thu gắn liền với việc theo dõi khả năng thanh toán của khách hàng

Đối với các đơn vị kinh doanh xây lắp, khoản phải thu phát sinh khi đơn vịquyết toán công trình hoàn thành, có biên bản thanh lí hợp đồng với bên A hoặcbáo cáo quyết toán khối lợng công việc hoàn thành Do đó kiểm soát đối vớikhoản phải thu phải đợc thực hiện trong quá trình quyết toán với khách hàng

Đối với các đơn vị này thì các biện pháp, thủ tục kiểm soát đối với cáckhoản phải thu bao gồm:

Một là: Thực thi các nguyên tắc quản lí

Nguyên tắc bất kiêm nhiệm:

Cách li trách nhiệm giữa ngời thu tiền, ngời ghi sổ thu tiền và ngời ghi sổchi tiết các khoản phải thu tránh rủi ro là chuyển các khoản phải thu từ kháchhàng này sang khách hàng khác

Cách li trách nhiệm giữa ngời ghi sổ khoản phải thu và ngời phê chuẩnnghiệp vụ chiết khấu

Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn: Các khoản chiết khấu phải đợc phê

chuẩn đúng đắn

Hai là: Sổ chi tiết theo dõi công nợ cho từng khách hàng, đặc biệt là những

khách hàng có các nghiệp vụ phát sinh thờng xuyên Những khách hàng ít giaodịch thì có thể theo dõi chung trong 1 quyển sổ Cuối kì đối chiếu sổ chi tiết và sổtổng hợp

Ba là: Gửi th hoặc thông báo bằng các cách khác nhau về khoản nợ của

khách hàng khi sắp đến hạn trả nợ

Bốn là: Đối chiếu công nợ cuối kì với Công ty khách hàng.

Năm là: Cuối mỗi kì lập bảng phân tích công nợ với các chỉ tiêu quan

trọng nh số tiền nợ, thời gian nợ, khả năng thanh toán, số nợ quá hạn, căn cứ vào

đó có kế hoạch đòi nợ và lập dự phòng cho những khoản phải thu khó đòi

Kiểm soát đối với khoản phải thu phải gắn liền với kiểm soát nghiệp vụ thutiền

Biểu 4: Mục tiêu, các quá trình KSNB đối với các khoản phải thu.

Các khoản phải thu là thức sự hiện

hữu.(Hiệu lực)

-Đối chiếu công nợ thờng xuyên.

Các khoản chiết khấu đợc phê chuẩn

đúng đắn (Phê chuẩn)

-Tồn tại một chính sách tín dụng.

-Có sự phê chuẩn đúng đắn theo chính sách Các khoản phải thu đợc phân loại đúng

đắn.(Phân loại)

-Sơ đồ tài khoản hớng dẫn việc phân loại -Kiểm tra nội bộ việc phân loại.

Các khoản phải thu đợc ghi sổ theo

đúng số hàng hoá hay dịch vụ đợc cung

cấp, theo đúng số phải thu đã thanh toán

(Định giá)

-Kiểm tra nội bộ đối với quá trình tính toán.

Mọi khoản phải thu đều đợc ghi sổ.

(Đầy đủ)

-Đối chiếu công nợ.

-Kiểm tra nội bộ việc ghi sổ.

Các khoản phải thu đợc ghi sổ đúng

kì (Thời kì)

-Kiểm tra nội bộ.

Các khoản phải thu đợc cộng sổ,

chuyển sổ và tổng hợp đúng đắn.(Chuyển

sổ và tổng hợp)

-Qui định các loại sổ, thủ tục ghi sổ.

-Kiểm tra nội bộ.

Tổng công ty có hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại phục vụ cho việckinh doanh xăng dầu và các sản phẩm hoá dầu Hàng năm, Tổng công ty đầu thàng trăm tỷ đồng vào các chơng trình đầu t phát triển, mở rộng và hiện đại hoácơ sở vật chất kỹ thuật tạo ra năng lực sản xuất mới và khả năng cạnh tranh, đầu tvào các công trình trọng điểm để tạo hiệu quả kinh doanh nh mua thêm tàu chởdầu, tàu GAS, xây dựng hệ thống cầu cảng, đầu t mới và mở rộng cải tạo hệ thốngkho xăng dầu, nâng câp tuyến ống Trong quá trình hình thành và phát triển củamình Tổng công ty luôn giữ vững vai trò công ty đầu ngành trong lĩnh vực xăngdầu đáp ứng các yêu cầu về kinh tế, chính trị xã hội của đất nớc Quá trình hìnhthành và phát triển của Tổng công ty đợc bắt đầu từ ngày 12/06/1956, khi màTổng công ty xăng dầu mỡ đợc thành lập theo quyết định số 09/BTN của bộ côngnghiệp đánh dấu sự ra đời của Tổng công ty xăng dầu Việt Nam, một ngành kinh

tế quan trọng của đất nớc Trong hơn 45 năm xây dựng và phát triển Tổng công ty

đã trải qua ba giai đoạn

- Giai đoạn 1956-1975: Nhiệm vụ chủ yếu trong giai đoạn này là phục vụcho sự nghiệp khôi phục và phát triển kinh tế, ổn định đời sống nhân dân ở miềnBắc Đồng thời cung cấp đầy đủ xăng dầu cho cuộc chiến tranh giải phóng miềnNam thống nhất tổ quốc

- Giai đoạn 1976-1986: Sau khi đất nớc thống nhất, Tổng công ty bắt đầugiai đoàn khôi phục các cơ sở xăng dầu ở miền Bắc, tiếp quản các cơ sở xăng dầu

và tôt chức mạng lới cung ứng xăng dầu ở các cơ sở phía nam để cung cấp đầy đủ,kịp thời, đồng bộ nhu cầu xăng dầu cho sản xuất, quốc phòng và phục vụ đời sồngnhân dân đáp ứng yêu cần hàn gắn vết thơng chiến tranh và xây dựng đất nớc theocon đờng XHCN Trong giai đoạn này Phạm vi và quy mô hoạt động của Tổngcông ty đã đợc mở rộng ra toàn quốc, Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam đã trởthành môt Tổng công ty có tính độc quyền nhà nớc, kinh doanh trong sự bao cấpcủa Nhà nớc, theo cơ chế tem phiếu do Nhà nớc phân phối cho các đối tợng tiêudùng theo chỉ tiêu, hạn mức Nhiệm vụ chính của giai đoạn này là tiếp nhận xăngdầu nhập khẩu từ Liên Xô cũ theo hiệp định thơng mại giữa hai Chính phủ, lu giữvới trách nhiệm của “ngời thủ kho” quốc gia tiếp nhận và điều chuyển, cung ứngxăng dầu theo mệnh lệnh của Nhà Nớc Có thể nói, cơ chế bảo đảm nguồn, cơ chếphân phối và định giá đợc thực hiện tập trung qua nhiều nấc từ đầu vào đến đầu ratrong suốt quá trình lu thông hàng hoá Theo cơ chế đó, hiệu quả kinh doanh củaTổng công ty đợc đo tính bằng các chỉ tiêu kế hoạch (luôn đợc điề chỉnh theo tìnhhình cụ thể)

- Giai đoạn 1986 đến nay: Là giai đoạn mà Tổng công ty thực hiền đổi mới

và phát triển theo chủ trơng của Đảng và Nhà nớc, chuyển hoạt động kinh doanhsang cơ chế thị trờng Một sự kiện quan trọng ảnh hởng rất lớn đến hoạt động củaTổng công ty đó là sự kiện Liên Xô sụp đổ vào năm 1991, nguồn hàng nhận theohiệp định không còn nữa, cân đối cung cầu của Nhà Nớc bị phá vỡ, cơ chế kinhdoanh không còn hiệu lực, thị trờng xăng dầu có những dấu hiệu rối ren, thoátdần khỏi sự kiểm soát của Nhà nớc Ngày 17/4/1995, Thủ tớng Chính phủ đã cóquyết định số 224/TTg về việc thành lập Tổng công ty xăng dầu Việt Nam, Tổngcông ty xăng dầu Việt Nam bớc sang một giai đoạn mới với thử thách mới khókhăn và phức tạp

Với nhận thức tình thế mới của thị trờng xăng dầu vừa là thách thức vừa làcơ hội để tự mình từng bớc vơn lên thoát khỏi cơ chế bao cấp, giảm gánh nặngcho Nhà Nớc, Tổng công ty đã tích cực tổ chức lại hoạt động kinh doanh và xâydựng cơ chế quản lý đổi mới để thich nghi với điều kiện của nền Kinh tế thị trờng

có sự quản lý của Nhà Nớc Theo đó, Tổng công ty xăng dầu Việt Nam đã vợt qua

đợc thời kỳ khó khăn ban đầu, từng bớc mở rộng và phát triển Tổng công ty cả về

chiều rộng và chiều sâu, vẫn giữ đợc vị trí chủ đạo (chiếm khoảng 60% thị trờngxăng dầu cả nớc), góp phần tích cực vào việc ổn định thị trờng xăng dầu theo sựchỉ đạo của Nhà Nớc.Tổng công ty đã thực sự trở thành một Tổng công ty lớn,trọng yếu trong lĩnh vực kinh doanh xăng dầu, có tín nhiệm ngày càng cao trênthị trờng trong nớc và quốc tế

Với việc hợp nhất công ty dầu lửa năm 1995, 28 công ty vật t tổng hợp, mộtcông ty thiết kế và hai công ty xây lắp nguyên trực thuộc Bộ tình nguyện trởthành đơn vị thành viên của Tổng công ty, hệ thống kinh doanh của Tổng công ty

đã mở rộng trên 61 tỉnh thành trong cả nớc với tổng khối bán buôn và bán lẻ tăng

từ 2,3 triệu tấn năm 1991 lên 4,5 triệu tấn xăng dầu các loại năm 1998 Mạng lớicửa hàng xăng dầu của Tổng công ty đợc bố trí trên phạm vi toàn quốc, miền núi,

đồng bằng, trung đầu t, ven biển đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu xăng dầucho nền kinh tế, an ninh quốc phòng và của nhân dân

Hiện nay, Tổng công ty xăng dầu Việt Nam là một Tổng công ty nhà nớchạng đặc biệt, giữ vai trò chủ đạo trong việc kinh doanh xăng dầu đáp ứng mọinhu cầu về xăng dầu và các sản phẩm hoá dầu cho phát triển kinh tế xã hội, anninh quốc phòng và phục vụ đời sống nhân dân trên phạm vi toàn quốc, từng bớc

mở rộng hoạt động kinh doanh sang các nớc trong khu vực và đa dạng hoá cáchoạt động kinh doanh có hiệu quả một cách chọn lọc

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Tổng công ty xăng dầu Việt Nam

- Tổng công ty xăng dầu Việt Nam có chức năng kinh doanh mua bán cácsản phẩm xăng dầu cung ứng cho thị trờng trong nớc và tiến hành cung ứng một

số hoạt động dịch vụ khác trong phạm vi khu vực

- Với t cách pháp nhân đợc Nhà nớc giao tài sản, tiền vốn, đất đai, Tổngcông ty có trách nhiệm quy hoạch, quản lý, khai thác và sử dụng các tài sản đất

đai phục vụ cho sản xuất kinh doanh của Tổng công ty

- Tổ chức sản xuất kinh doanh trong toàn Tổng công ty nhằm đạt đợc mụctiêu chiến lợc phát triển của Tổng công ty đặt ra, xây dựng kế hoạch sản xuất kinh

- Quyết định phân công thị trờng kinh doanh và tiêu thụ sản phẩm, phâncông sản xuất kinh doanh, chuyên môn hoá đối với các đơn vị trực thuộc.

- Tổng công ty mà ngời đại diện là Tổng giám đốc căn cứ vào yêu cầu pháttriển sản xuất, kinh doanh của Tổng công ty và nhu cầu trên từng thị trờng khuvực để giao vốn và xác định mức sử dụng vốn cho từng đơn vị trực thuộc tơngxứng trong từng kỳ kế hoạch

- Đợc giao dịch, đàm phán, ký kết và thực hiện các hợp đồng kinh tế, hợp

đồng ngoại thơng, hợp đồng nghiên cứu khoa học công nghệ, các hợp đồng liêndoanh, hợp tác, liên kết thuộc phạm vi kinh doanh của Tổng công ty với các tổchức, cá nhân trong và ngoài nớc theo chính sách pháp luật của Nhà Nớc

- Đợc tham gia trực tiếp với Bộ thơng mại và các cơ quan chức năng củaChính Phủ trong quá trình xác định kế hoạch nhập khẩu và lu thông xăng dầu

- Đợc tham gia ý kiến với Nhà nớc về cơ chế quản lý thị trờng và giá bánxăng dầu Đợc chủ động định giá bán phần xăng dầu do Tổng công ty kinh doanhtheo mức giá thị trờng chấp nhận và trong khuôn khổ quy chế giá do Nhà nớc quy

định

- Đợc tham gia hội chợ triển lãm, quảng cáo hàng hoá, tham gia các hộinghị, hội thảo, chuyên đề có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh củaTổng công ty trong và ngoài nớc

- Đặt văn phòng đại diện của nớc ngoài, đợc cử cán bộ ra nớc ngoài hoặc

đón khách nớc ngoài vào Việt Nam để giao dịch, đàm phán, ký kết những vấn đềthuộc phạm vi kinh doanh theo chế độ hiện hành của Nhà nớc

2.1.3 Chiến lợc phát triển của Tổng công ty

Định hớng chiến lợc phát triển của Tổng công ty là trở thành tập đoàn kinhdoanh mạnh của nhà nứoc ở khâu hạ nguồn, lấy xăng dầu làm trục chính, đa dạnghóa có chọn lọc các mặt hàng và loại hình kinh doanh, đa dạng hóa hình thức sởhữu, đẩy mạnh chơng trình hiện đại hóa, nâng cao năng lực hợp tác và cạnh tranhtrong quá trình hội nhập kinh tế và khu vực thế giới

Theo định hớng trên, Tổng công ty tập trung mọi nỗ lực cho đầu t pháttriển, nâng cao chất lợng toàn diện của doanh ngiệp với những nhiệm vụ trọngtâm sau:

o Tiếp tục phát triển và củng cố thị phần của Petrolimex trong cả nớc, đẩymạnh tái sản xuất, tiến tới tổ chức kinh doanh xăng dầu trên thị trờng các nớctrong khu vực, đổi mới và hoàn thiện phơng thức kinh doanh thích nghi với diềukiện hợp tác và cạnh tranh trong khuôn khổ luật pháp Việt Nam và quốc tế, vừanâng cao hiệu quả kinh tế, vừa đảm bảo hiệu quả chính trị xã hội

o Tiếp tục đầu t theo quy hoạch cơ sở phát triển cơ sở kỹ thuật hạ tầng củaNhà nớc để hiện đậi hóa và xây dựng mới các công trình quan trọng nh: cầu cảng,kho bể đờng ống, mạng lới cửa hàng bán lẻ xăng dầu Ưu tiên phát triển nguồnnhân lực theo chong trình đào tạo 2001-2005, từng bớc hình thành đội ngũchuyên gia đầu ngành, đội ngũ cán bộ quản trị kinh doanh năng động, hiệu quả,

đội ngũ công nhân lao động đợc đào tạo phù hợp với yêu cầu hiện đại

Động lực chủ yếu của chiến lợc phát triển là sự phát huy yếu tố con ngờivào vị trí trung tâm, coi doanh ngiệp là phơng tiện để con ngời phát huy tài năngsáng tạo, xây dựng và đào tạo đội ngũ cán bộ làm việc có hiệu quả, phát huytruyền thống tốt đẹp của con ngời Việt Nam nói chung và truyền thống của Tổngcông ty Xăng dầu Việt Nam nói riêng, khẳng định đợc văn hóa trong Tổng công

ty, đợc bạn hàng tin cậy trên thị trờng trong nớc và quốc tế

2.1.4 Đặc điểm của Tổng công ty với vấn đề việc xây dựng và hoàn thiện các thủ tục kiểm soát

Với đặc điểm là một Tổng công ty có quy mô toàn quốc, đợc chính phủ xếp

và sự hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể Các thủ tục kiểm soát đ

-ợc đặt ra đòi hỏi việc tuân thủ các chính sách quản lý, bảo quản tài sản, ngănngừa và phát hiện gian lận hoặc sai sót, tính chính xác và đầy đủ của các ghi chép

kế toán và đảm bảo lập trong thời gian mong muốn những thông tin tài chính tincậy

2.2 Tình hình kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty xăng dầu việt nam

2.2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý

a Mô hình tổ chức của Tổng công ty xăng dầu Việt Nam.

Sơ đồ 1: Bộ máy tổ chức Công ty xăng dầu Việt Nam

Ttung tâm tin học

và tự

động hóa

Công

ty t vấn công trình dầu khí

Công

ty Xuất nhập khẩu tổng hợp

Các Công

ty cổ phần xây lắp

Công

ty cổ phần GAS

Công

ty cổ phần Vận tải

Các Công

ty khác

Phân x ởng

Tổng kho và kho

- Tổng công ty có hội đồng quản trị gồm 5 thành viên Giúp việc cho Hội

đồng quản trị có Ban kiểm soát và Ban tổng hợp

- Ban Tổng giám đốc gồm Tổng giám đốc và 3 Phó Tổng giám đốc

- Tổng công ty có ban cán sự Đảng và Công đoàn ngành

- Giúp việc cho Ban cán sự Đảng, Hội đồng quản trị và Ban Tổng giám đốc

có các phòng nghiệp vụ của Tổng công ty

- Tổng công ty có 51 đơn vị thành viên (50 đơn vị hạch toán kinh tế độc lập

và một đơn vị hạch toán kinh tế phụ thuộc) Trực thuộc các đơn vị thành viên có

50 chi nhánh, xí nghiệp, tổng kho hoạt động trên phạm vi toàn quốc

- Tổng công ty có hoạt động sản xuất kinh doanh đa dạng trong đó có 41công ty chuyên kinh doanh xăng dầu

o Hai công ty chuyên kinh doanh các sản phẩm hoá dầu

o Hai công ty chuyên kinh doanh vận tải

o Hai công ty xây lắp và một công ty thiêt kế

o Một công ty xuất khẩu tổng hợp

o Một công ty kinh doanh thiết bị xăng dầu

o Một trung tâm tin học và tự động hoá

Tổng công ty có công ty liên doanh với BP sản xuất và kinh doanh dầu mỡnhờn, GAS và một liên doanh với các hãng của Nhật sản xuất chất tảy rửa

Tổng công ty có 08 Công ty cổ phần hoạt động trong lĩnh vực vận tải xăngdầu đờng bộ, đờng thuỷ và cơ khí xăng dầu

Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam

Phòng

Tổ chức

Phó TGĐ

Phòng Tài chính kế toán

Ban Bảo vệ

Ban XD CB

P kỹ thuật

Phòng Hành chính

b Liên hệ với việc xây dựng các thủ tục kiểm soát

Yêu cầu của công tác tổ chức quản lý đối với việc xây dựng các thủ tụckiểm soát trong hệ thống kiểm soát nội bộ là nh sau:

Bảo vệ tài sản của đơn vị: Tài sản của đơn vị bao gồm cả tài sản hữu hình

và tài sản vô hình, chúng có thể bị đánh cắp, lạm dụng vào những mục đích khácnhau hoặc bị h hại nếu không đợc bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát thích hợp

Điều tơng tự cũng có thể xảy ra đối với các tài sản phi vật chất khác nh sổ sách kếtoán, các tài liệu quan trọng Để tránh xảy ra tình trạng này, hệ thống kiểm soátnội bộ của tổng công ty đã thiết lập chế độ quản lí chặt chẽ đối với hệ thống sổ

Phòng

Tổ chức

Phó TGĐ

Phòng Tài chính kế toán

Ban Bảo vệ

Ban XD CB

P kỹ thuật

Phòng Hành chính