Tối ưu hóa hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam - Petrolimex
MỤC LỤC
Đặc điểm của lý luận về kiểm soát nội bộ trong loại hình Tổng công ty
Vốn bằng tiền là khoản mục đợc trình bày trớc tiên trên bảng cân đối kế toánvà là một khoản mục trọng yếu trong tài sản lu động.Vốn bằng tiền còn là một khoản mục bị ảnh hởng và có ảnh hởng đến nhiều khoản mục quan trọng khác nh doanh thu, chi phí, công nợ và hầu hết các tài sản khác của đơn vị.Tiền là tài sản đ- ợc a chuộng nhất nên xác suất gian lận, biển thủ cao nhất và rủi ro tiềm tàng cao nhất. Bảy là: Chế độ kiểm kê định kì TSCĐ: Đơn vị qui định chế độ kiểm kê định kì TSCĐ để kiểm tra sự hiện hữu, địa điểm đặt tài sản, điều kiện sử dụng, tình trạng kĩ thuật và năng lực sản xuất hiện tại của TSCĐ, phát hiện các tài sản để ngoài sổ sách hoặc bị thiếu hụt, mất mát để có biện pháp xử lí kịp thời.
Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ ở tổng Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam - petrolimex
Đặc điểm của Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam -Petrolimex
Trong giai đoạn này Phạm vi và quy mô hoạt động của Tổng công ty đã đợc mở rộng ra toàn quốc, Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam đã trở thành môt Tổng công ty có tính độc quyền nhà n- ớc, kinh doanh trong sự bao cấp của Nhà nớc, theo cơ chế tem phiếu do Nhà nớc phân phối cho các đối tợng tiêu dùng theo chỉ tiêu, hạn mức. Theo đó, Tổng công ty xăng dầu Việt Nam đã vợt qua đợc thời kỳ khó khăn ban đầu, từng bớc mở rộng và phát triển Tổng công ty cả về chiều rộng và chiều sâu, vẫn giữ đợc vị trí chủ đạo (chiếm khoảng 60% thị trờng xăng dầu cả nớc), góp phần tích cực vào việc ổn định thị trờng xăng dầu theo sự chỉ đạo của Nhà Nớc.Tổng công ty đã thực sự trở thành một Tổng công ty lớn, trọng yếu trong lĩnh vực kinh doanh xăng dầu, có tín nhiệm ngày càng cao trên thị trờng trong nớc và quốc tế. Hiện nay, Tổng công ty xăng dầu Việt Nam là một Tổng công ty nhà nớc hạng đặc biệt, giữ vai trò chủ đạo trong việc kinh doanh xăng dầu đáp ứng mọi nhu cầu về xăng dầu và các sản phẩm hoá dầu cho phát triển kinh tế xã hội, an ninh quốc phòng và phục vụ đời sống nhân dân trên phạm vi toàn quốc, từng bớc mở rộng hoạt động kinh doanh sang các nớc trong khu vực và đa dạng hoá các hoạt.
-Tổ chức sản xuất kinh doanh trong toàn Tổng công ty nhằm đạt đợc mục tiêu chiến lợc phát triển của Tổng công ty đặt ra, xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh và trình bộ thơng mại phê duyệt và tổ chức giao kế hoạch sản xuất kinh doanh cho các đơn vị trực thuộc. Định hớng chiến lợc phát triển của Tổng công ty là trở thành tập đoàn kinh doanh mạnh của nhà nứoc ở khâu hạ nguồn, lấy xăng dầu làm trục chính, đa dạng hóa có chọn lọc các mặt hàng và loại hình kinh doanh, đa dạng hóa hình thức sở hữu, đẩy mạnh chơng trình hiện đại hóa, nâng cao năng lực hợp tác và cạnh tranh trong quá trình hội nhập kinh tế và khu vực thế giới. Động lực chủ yếu của chiến lợc phát triển là sự phát huy yếu tố con ngời vào vị trí trung tâm, coi doanh ngiệp là phơng tiện để con ngời phát huy tài năng sáng tạo, xây dựng và đào tạo đội ngũ cán bộ làm việc có hiệu quả, phát huy truyền thống tốt đẹp của con ngời Việt Nam nói chung và truyền thống của Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam nói riêng, khẳng định đợc văn hóa trong Tổng công ty, đợc bạn hàng tin cậy trên thị trờng trong nớc và quốc tế.
Với đặc điểm là một Tổng công ty có quy mô toàn quốc, đợc chính phủ xếp hạng đặc biệt, Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam đã có rất nhiều sự đầu t cho việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm đảm bảo đợc việc quản lý chặt chẽ và sự hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể.
Kiểm kê tồn quĩ VND (1111)
Nh vậy, kiểm soát đối với vốn bằng tiền cũng diễn ra tự phát gắn liền với công tác kế toán nhng đợc thực hiện khá nghiêm túc cùng với các thủ tục kiểm kê, thủ tục đối chiếu với ngân hàng, vốn bằng tiền của Công ty đã đợc kiểm soát, tránh rủi ro bị lạm dụng hoặc lấy cắp. Khoản phải thu trong năm đợc theo dừi cho từng khỏch hàng.tổng hợp số phỏt sinh chi tiết của từng khách hàng Tổng Công ty lập bảng chi tiết tài khoản 131 theo dõi công nợ của tất cả cỏc khỏch hàng, mỗi khỏch hàng đợc ghi trờn 1 dũng và đợc theo dừi về các chỉ tiêu số d đầu kì, phát sinh trong kì và số d cuối kì. Do có giá trị lớn nh vậy lại thuộc nhiều chủng loại khác nhau, tính năng kĩ thuật và công suất thiết kế khác nhau để phù hợp với từng đơn vị kinh doanh cụ, nếu không có những biện pháp kiểm soát thích đáng thì việc sử dụng TSCĐ sẽ không mang lại hiệu quả nh mong muốn.
Đối với những TSCĐ h hỏng không thể tiếp tục sử dụng đợc, ban kiểm kê sẽ liệt kê những tài sản này đề nghị cho thành lí và đa ra bảng liệt kê TSCĐ thanh lí (kèm theo biên bản xác nhận hiện trạng xe, máy, thiết bị). Ban Kỹ Thuật – Dỗu t thờng xuyên kiểm tra việc bảo quản, sử dụng tài sản của các xe trởng, máy trởng, có kế hoạch định kỳ sửa chữa lớn TSCĐ và cân đối dự trữ các loại vật t chủ yếu để thay thế, sửa chữa TSCĐ. Thứ ba là thủ tục thanh lý, nhợng bán TSCĐ: Hàng năm, căn cứ vào kế hoạch thanh lý, nhợng bán TSCĐ lập từ đầu năm, Giám đốc công ty viết tờ trình gửi Chủ tịch hội đồng quản trị xin thanh lý, nhợng bỏn TSCĐ trong đú nờu rừ hiện trạng tài sản.
Thứ năm là kiểm kê TSCĐ: Ngoài việc theo dõi thờng xuyên trong quá trình sử dụng TSCĐ, hàng năm Tổng Công ty đều tiến hành kiểm kê TSCĐ một mặt để so sánh với sổ sách mặt khác để đánh giá thực trạng tài sản, đánh giá năng lực sản xuất của TSCĐ để có kế hoạch bảo dỡng, sửa chữa, thanh lí nhợng bán TSCĐ từ đó nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản.
Nam - petrolimex
(1) Những qui định chung: nêu lên vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ, các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ và trách nhiệm của các cấp, các bộ phận, các cá nhân đối với hoạt động kiểm soát nội bộ. Tất cả những qui chế trên có thể qui định trong một qui chế duy nhất là “qui chế kiểm soát nội bộ” nhng đối với một số qui chế có thể xây dựng thành qui chế riêng nh qui chế quản lí tài chính hay qui chế kiểm toán nội bộ. Xăng dầu lại là một ngành có mức lợi nhuận thu về rất cao, mức đóng góp cho nhà nớc rất lớn do đó các thông tin Tài chính của Tổng công ty là đối tợng quan tâm của rất nhiều ngời, chính vì vậy Hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty không những phải đảm bảo đ- ợc các yêu cầu chung do Nhà Nớc đặt ra mà còn phải đáp ứng đợc các kì vọng của ban lãnh đạo Tổng công ty.
Để có thể thực hiện tốt đợc chức năng và nhiệm vụ của mình, Hệ thống kiểm soát nội bộ của Tổng công ty phải xây dựng đợc một hệ thống công cụ đủ mạnh đó chính là các Thủ tục kiểm soát nội bộ, việc xây dựng này phải đợc thực hiện trên các Quy định chung của Nhà Nớc và của bản thân Tổng công ty. Vì vậy, để giảm bớt gánh nặng cho giám đốc, giúp giám đốc có thể bao quát đợc tổng quan hoạt động của Tổng Công ty , giảm nguy cơ trở nên độc tài, tăng tính tối u và tính linh hoạt của cơ cấu tổ chức, ở Tổng Công ty nên thực hiên việc uỷ quyền và phê chuẩn rộng hơn nữa để giảm bớt sự quá tải cho Tổng giám. Nh đã phân tích ở trên, do Tổng Công ty là một doanh nghiệp nhà nớc có qui mô lớn, có địa bàn hoạt động phân tán về mặt địa lí nhng cha có bộ phận nào thẩm tra laị những gì mà đơn vị đã làm, cụ thể là: rà soát lại hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ, giám sát sự hoạt động của hệ thống này và tham gia hoàn thiện chúng góp phần bảo vệ và sử dụng có hiệu quả nguồn lực, ngăn ngừa và phát hiện mọi hành vi lãng phí, sử dụng tài sản không đúng mục đích hoặc vợt quá thẩm quyền.
Với các chức năng nh vậy, kiểm toán nội bộ có các loại hình nh kiểm toán bộ phận, kiểm toán chức năng, kiểm toán quản trị, kiểm toán cân đối thử, kiểm toán điều hành, kiểm toán tuân thủ, kiểm toán tính kinh tế và hiệu quả và kiểm toán toàn diện.