ty Xăng dầu Việt Nam.
c1. Kiểm soát nội bộ đối với vốn bằng tiền.
+ Đặc điểm đối với khoản mục vốn bằng tiền và tầm quan trọng
Vốn bằng tiền của Tổng Công ty bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ có tại két của Công ty (tiền mặt) hoặc gửi tại ngân hàng (TGNH) hoặc dới dạng tiền đang chuyển.
ý thức đợc khả năng sai phạm trong quản lí vốn bằng tiền nên Tổng Công ty luôn coi trọng công tác kiểm soát đối với vốn bằng tiền, đặc biệt là thủ quĩ và kế toán vốn bằng tiền, những ngời trực tiếp quản lí vốn bằng tiền.
ở Tổng Công ty không có bộ phận kiểm soát các nghiệp vụ thu, chi vốn bằng tiền, Kế toán trởng cũng không kiêm nhiệm công tác này.
Tuy nhiên trong quá trình luân chuyển chứng từ trong quá trình thu, chi thì việc kiểm soát đã đợc thực hiện thông qua việc kiểm tra các yếu tố hợp lí, hợp lệ của chứng từ, so sánh số liệu trên phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, báo có với các chứng từ gốc nên việc kiểm soát đối với vốn bằng tiền vẫn diễn ra thờng xuyên song song với các nghiệp vụ. Hơn nữa, đội ngũ nhân viên kế toán của Tổng Công ty có trình độ, có phẩm chất đạo đức và ý thức trách nhiệm trong công việc nên vốn bằng tiền của Công ty đợc bảo vệ.
Một số biện pháp, thủ tục Tổng Công ty áp dụng để bảo vệ vốn bằng tiền.
Một là: Thủ tục thu tiền.
Tổng Công ty không xây dựng qui chế quản lí tiền mặt, các thủ tục thu, chi tiền đợc hớng dẫn và thực hiện nh một thói quen. Nghiệp vụ thu tiền ở Tổng Công ty chủ yếu đợc thực hiện qua ngân hàng, rất ít khi bằng tiền mặt đối với nghiệp vụ thu tiền mặt còn có thể là rút tiền từ ngân hàng về quĩ, thu từ tiền tạm ứng còn thừa.
Các nghiệp vụ thu tiền đợc kiểm soát bằng các động tác kiểm tra tự động trong quá trình lập và luân chuyển chứng từ, đặc biệt là kiểm tra của kế toán trởng và thông qua việc ghi sổ nhật kí thu, sổ quĩ và đối chiếu giữa kế toán với thủ quĩ.
Tính liên tục của chứng từ thu đợc kiểm tra kĩ lỡng bởi kế toán nhập chứng từ vào máy mà nhân viên này không phải kế toán vốn bằng tiền.
Khi nghiệp vụ thu tiền phát sinh, Kế toán vốn bằng tiền phải kiểm tra chứng từ gốc và lập phiếu thu dựa trên chứng từ gốc và kí vào chứng từ.
Phiếu thu đợc đánh số liên tục, tránh trờng hợp số phiếu thu đợc sử dụng 2 lần nhng chỉ đợc sử dụng 1 lần.
Kế toán vốn bằng tiền vừa đợc thực hiện bằng máy, vừa đợc thực hiện bằng tay và cuối kỳ đối chiếu.
Sơ đồ 3: Thủ tục thu tiền và luân chuyển chứng từ thu.
Lu trữ, bảo quản chứng từ Ngời có nhu cầu nộp tiền Kế toán VBT Thủ quĩ KT vốn bằngtiền Nghiệp vụ
thu tiền Lập phiếu
thu -Kiểm tra CT -Kí CT -Nhập quĩ -Ghi sổ quĩ -kiểm tra phân loại Kế toán trởng
-Kiểm tra, phân loại CT
Đối với trờng hợp thu tiền qua ngân hàng, sau khi nhận đợc giấy báo có của ngân hàng, tiến hành kiểm tra, đối chiếu với chứng từ gốc và ghi sổ. Nếu phát hiện chênh lệch sẽ yêu cầu ngân hàng kiểm tra lại để tìm nguyên nhân chênh lệch.
Trờng hợp thu tiền không tại quĩ thì khi mang tiền về quĩ phải có giấy nộp tiền.
Biểu 5: Giấy nộp tiền
Giấy nộp tiền Họ tên: Đơn vị: Số tiền: Nội dung: Ngày tháng năm… …
Giám đốc Kế toán trởng Thủ quỹ Ngời nộp
Hai là: Thủ tục chi tiền.
Kiểm soát cũng đợc thực hiện cùng với quá trình chi tiền, không có bộ phận kiểm soát độc lập.
Tại Tổng Công ty, nghiệp vụ chi tiền thờng phát sinh trong các trờng hợp sau:
o Chi tiền mua vật t, tài sản.
o Chi tạm ứng
o Chi trả tiền điện, nớc, dịch vụ mua ngoài khác.
o Chi nộp thuế, các khoản phí, lệ phí...
Sơ đồ 4: Thủ tục chi quĩ và luân chuyển chứng từ chi.
Nh vậy mọi nghiệp vụ chi đều đợc phê chuẩn hợp lí và chứng từ chi đợc kiểm tra trong suốt quá trình luân chuyển, hạn chế sai sót phát sinh.
Chứng từ chi đợc đánh số liên tục để tránh gian lận phát sinh, tránh trờng hợp nghiệp vụ chi đợc lập là không có thực. Tính liên tục của chứng từ đợc kiểm tra bởi Kế toán trởng và ngời nhập chứng từ vào máy.
Kế toán VBT Lưu trữ, bảo quản CT Thủ quĩ Nghiệp vụ
chi tiền Lập CT chi quĩ Duyệt, kí CT Ghi sổ kế toán
Người có nhu cầu chi Giám đốc -Kế toán trư ởng Kế toán VBT Chi tiền tại quĩ
Kế toán và thủ quĩ đối chiếu hàng ngày.
Biểu 6: Giấy đề nghị tạm ứng
Giấy đề nghị tạm ứng Mẫu số 03-TT Ngày tháng năm QĐ 1141TC/QĐ/CĐKT… … …
Ngày 01/11/1995
Kính gửi : Tổng Giám đốc Tổng Công ty Tên tôi là :
Địa chỉ:
Đề nghị tạm ứng số tiền: Lí do tạm ứng:
Thời hạn thanh toán:
Biểu 7: Phiếu chi tiền Phiếu chi Quyển số: Mẫu số 03-thuế QĐ 1141TC/QĐ/CĐKT Ngày/tháng/năm Họ tên ngời nhận : Địa chỉ: : Số tiền: Kèm theo : .. chứng từ gốc… Đã nhận đủ số tiền: Ngày tháng năm
TT đơn vị Kế toán trởng Ngời lập phiếu Thủ quĩ Ngời nhận tiền
Đối với TGNH, khi nghiệp vụ chi TGNH phát sinh, ngời có nhu cầu chi TGNH viết “Giấy đề nghị cắt séc” nêu rõ lí do cắt séc, có đầy đủ chữ kí của phụ trách bộ phận.
Giấy đề nghị cắt séc đợc chuyển cho Kế toán trởng và Tổng Giám đốc kí duyêt, chỉ khi thấy thực sự có nhu cầu chi và số tiền phù hợp với nhu cầu, Kế toán trởng và Tổng Giám đốc mới kí vào chứng từ. Giấy đề nghị cắt séc cũng đợc đánh số liên tục.
Biểu 8: Giấy đề nghị cắt séc Giấy đề nghị cắt séc Số : Ngày tháng năm Họ tên: Đơn vị công tác: 1. Lí do cắt séc: 2. Số tiền: 3. Viết bằng chữ: 4. Đơn vị hởng séc:. 5. Địa chỉ: 6. Số tài khoản: 7. Tại ngân hàng:
8. Số CMND của ngời xin cắt séc: 9. Nơi thờng trú:
Giám đốc Kế toán trởng Phụ trách bộ phận Ngời xin cắt séc
Kế toán vốn bằng tiền căn cứ giấy báo của ngân hàng, kiểm tra STT của giấy báo, số d đầu, số phát sinh, số d cuối, đối chiếu với chứng từ gốc, ghi nhật kí thu, nhật kí chi, sổ cái các tài khoản 1121,1122. Khi phát sinh chênh lệch cùng ngân hàng tìm nguyên nhân để có biện pháp xử lí kịp thời.
ở Tổng Công ty, nghiệp vụ tiền đang chuyển rất ít khi phát sinh nhng khi phát sinh cũng đợc theo dõi chặt chẽ bởi kế toán vốn bằng tiền.
Tiền mặt của Tổng Công ty đợc bảo quản tập trung tại quĩ của Tổng Công ty.Tổng Công ty chỉ có 1 két duy nhất đợc bảo vệ an toàn bởi 2 lớp cửa trong đó có 1 lớp cửa sắt rất chắc chắn. Phòng quĩ đợc đặt gần phòng bảo vệ nên đợc bảo vệ an toàn cả ngày lẫn đêm.
Thủ quĩ là ngời duy nhất chịu trách nhiệm quản lí tiền mặt, thu và chi tiền tại quĩ, là ngời duy nhất cầm chìa khoá két.
Bốn là: Thực thi các nguyên tắc quản lí tiền mặt:
Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Do nghiệp vụ tiền mặt phát sinh ít và qui mô không lớn nên Tổng Công ty không có từng ngời phụ trách đối với từng loại tiền mà hoàn toàn do kế toán vốn bằng tiền đảm nhận.
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm
o Thủ quĩ không kiêm kế toán quĩ
o Giám đốc và kế toán trởng là ngời duyệt chi cách li trách nhiệm với những ngời thực hiện nghiệp vụ chi.
Nguyên tắc uỷ quyền, phê chuẩn:
o Mọi nghiệp vụ chi tiền mặt tại Tổng Công ty đều đợc phê chuẩn bởi Tổng Giám đốc Tổng Công ty.
o Tổng Công ty thực hiện việc uỷ quyền rất hạn chế: Không phân cấp phê chuẩn, khi Tổng giám đốc đi vắng thì Kế toán trởng duyệt chi, sau đó Tổng Giám đốc sẽ hoàn tất thủ tục, đối với tiền gửi ngân hàng, Tổng Giám đốc viết giấy uỷ quyền cho thủ quĩ đi lĩnh tiền.
Năm là: Công tác quản lí.
Tiền mặt đợc bảo quản tập trung tại két.
Việc thu tiền mặt chủ yếu thực hiện tại Tổng Công ty nếu thu ở ngoài Công ty, khi nộp tiền ngoài phiếu thu phải có “Giấy nộp tiền”.
Tổng Công ty không qui định hạn mức tồn quĩ: trớc đây Tổng Công ty cũng thoả thuận với ngân hàng về giới hạn tồn quĩ và đột xuất đến kiểm tra. Tuy nhiên những năm gần đây với lí do việc thu tiền chủ yếu thực hiện qua ngân hàng, lợng tiền tồn quĩ thờng không lớn nên không qui định giới hạn này. Thực tế số tiền tồn quĩ thờng cũng không lớn, chỉ để chi cho những khoản lặt vặt, khi có nhu cầu chi tiêu thì mới đi rút từ ngân hàng về.
Sáu là: Thủ tục kiểm kê.
Để đối chiếu với sổ sách, đánh giá việc quản lí tiền mặt, đảm bảo rằng tiền mặt trong quĩ không đợc sử dụng cho các mục đích ngoài Tổng Công ty, hoặc những mục đích không đợc phê chuẩn, Tổng Công ty tiến hành kiểm kê tồn quĩ tiền mặt hàng quí.
Căn cứ vào phơng án kiểm kê do Tổng Giám đốc đa ra, ban kiểm kê đợc thành lập, trớc khi kiểm kê, sổ sách đợc khoá và két đợc niêm phong.
Ban kiểm kê thực hiện phân loại tiền mặt, đếm từng loại tiền, tính toán và đối chiếu với sổ sách. Nếu có chênh lệch sẽ tìm hiểu nguyên nhân để qui trách nhiệm và xử lí. Kết thúc kiểm kê lập biên bản kiểm kê.
Biểu 9: Biên bản kiểm kê tồn quỹ tiền mặt
Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - tự do - hạnh phúc
Biên bản kiểm kê tồn quĩ tiền mặt
10 giờ ngày 02 tháng 03 năm 2004
I. Kiểm kê tồn quĩ VND (1111)
1. Số tiền sổ sách: 4658000.000 đ 2. Số tiền kiểm kê thực tế: 465.800.000 đ 3. Chênh lệch (thừa +, thiếu -): 0
Loại tiền VND: Loại 500.000đ=200 tờ =200.000.000 Loại 100.000đ=1000 tờ =100.000.000 Loại 50.000đ=500 tờ = 25.000.000
..…
Cộng: 465.800.000đ Viết bằng chữ: Bốn trăm sáu mơi lăm triệu tám trăm nghìn đồng
II.Kiểm kê ngoại tệ USD (1112)
1. Sổ sách: 800USD
2. Kiểm kê thực tế: 800USD
3. Chênh lệch (thừa +, thiếu -): Không có.
Trong đó loại 100USD = 8 tờ =1000USD
Hà nội ngày 02 tháng 03 năm 2004
Đối với TGNH ngoài việc đối chiếu thờng xuyên số d TGNH với sổ sách của Tổng Công ty, cuối năm đều có đối chiếu với ngân hàng, xác nhận số d tiền gửi của Công ty tại ngân hàng.
Biểu 10: Phiếu đối chiếu
Chi nhánh ngân hàng ĐT&PT Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Thành phố Hà nội Độc lập-tự do-hạnh phúc
Ngày 02 tháng 03 năm 2004
Phiếu đối chiếu
Tên tài khoản: Tiền gửi không kì hạn Đơn vị Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam
ĐV:1000 đ Số hiệu tài khoản Số d đến hết ngày 31/12/2003 Loại tiền tệ Chênh lệch giữa NH và sổ sách của đơn vị Ghi chú Nợ Có 7301.0083 351.662.728 VND Không
Xác nhận của đơn vị Chi nhánh ngân hàng ĐT&PT Hà nội Chủ tài khoản Giám đốc
Nh vậy, kiểm soát đối với vốn bằng tiền cũng diễn ra tự phát gắn liền với công tác kế toán nhng đợc thực hiện khá nghiêm túc cùng với các thủ tục kiểm kê, thủ tục đối chiếu với ngân hàng, vốn bằng tiền của Công ty đã đợc kiểm soát, tránh rủi ro bị lạm dụng hoặc lấy cắp.
C.2. Kiểm soát nội bộ đối với công nợ: các khoản phải thu, phải trả
Khoản phải thu của Tổng Công ty do 1 nhân viên kế toán theo dõi. Các khoản phải thu đợc kiểm soát bằng cácbiện pháp, thủ tục sau: Ghi sổ chi tiết các khoản phải thu.
Căn cứ vào chứng từ, kế toán ghi nhận doanh thu và khoản phải thu. Khoản phải thu trong năm đợc theo dõi cho từng khách hàng.tổng hợp số phát sinh chi tiết của từng khách hàng Tổng Công ty lập bảng chi tiết tài khoản 131 theo dõi công nợ của tất cả các khách hàng, mỗi khách hàng đợc ghi trên 1 dòng và đợc theo dõi về các chỉ tiêu số d đầu kì, phát sinh trong kì và số d cuối kì
Số liệu tổng hợp trên phát sinh chi tiết này đợc sử dụng để đối chiếu với sổ cái.
Việc thu hồi nợ đợc Tổng Công ty rất quan tâm.Tổng Công ty thông báo cho khách hàng đến hạn trả nợ hoặc quá hạn trả một cách thờng xuyên bằng điện thoại hoặc nhân viên theo dõi nợ phải thu đến tận trụ sở của khách hàng để thông báo hoặc đòi nợ.
Đối chiếu và kiểm kê công nợ
Tổng Công ty thờng xuyên đối chiếu công nợ với khách hàng. Sau khi đối chiếu công nợ đều lập biên bản đối chiếu công nợ.
Cuối năm, sau khi đối chiếu công nợ, công ty tiến hành kiểm kê các tài khoản phải thu, phải trả và lập báo cáo kiểm kê tài khoản 131, 331.
Tổng Công ty không kiểm kê, phân tích công nợ theo thời gian nợ nên rất khó theo dõi thời hạn nợ, đặc biệt là đối với các khoản nợ quá hạn.
Tổng Công ty không lập dự phòng phải thu khó đòi nên một số khoản phải thu đã kéo dài quá lâu, khả năng đòi đợc là nhỏ nhng vẫn thể hiện trên báo cáo tài chính, là một bộ phận của tài sản lu động. điều này làm cho báo cáo tài chính của
những quyết định sai của những ngời sử dụng báo cáo tài chính của Tổng Công ty .
Việc kiểm soát đối với khoản phải trả tơng tự nh kiểm soát đối với khoản phải thu.
c.3 Kiểm soát đối với tài sản cố định
Do Tổng Công ty có qui mô lớn lại áp dụng những kĩ thuật tiên tiến vào sản xuất nên công ty có một khối lợng tài sản cố định rất lớn, lên đến gần 6000 tỉ đồng. Ngoài nhà cửa, vật kiến trúc nh văn phòng Tổng công ty, nhà kho, nhà x- ởng..., máy móc thiết bị văn phòng... Tổng công ty còn có một khối lợng rất lớn xe, máy, thiết bị phục vụ sản xuất, kinh doanh
Do có giá trị lớn nh vậy lại thuộc nhiều chủng loại khác nhau, tính năng kĩ thuật và công suất thiết kế khác nhau để phù hợp với từng đơn vị kinh doanh cụ, nếu không có những biện pháp kiểm soát thích đáng thì việc sử dụng TSCĐ sẽ không mang lại hiệu quả nh mong muốn. ý thức đợc điều này nên việc tổ chức quản lí và sử dụng tài sản cố định đợc Ban lãnh đạo Tổng Công ty rất coi trọng,đó là nhiệm vụ thiết yếu tạo điều kiện để công ty hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh với hiệu quả cao
Một số chính sách, biện pháp, thủ tục áp dụng trong kiểm soát TSCĐ; Thứ nhất là kế hoạch và dự toán TSCĐ
Hàng năm, Tổng Công ty đều tiến hành kiểm kê tài sản, trong thực hiện kiểm kê Tổng Công ty sẽ đánh giá năng lực sản xuất và hao mòn của TSCĐ.
Đối với những TSCĐ h hỏng không thể tiếp tục sử dụng đợc, ban kiểm kê sẽ liệt kê những tài sản này đề nghị cho thành lí và đa ra bảng liệt kê TSCĐ thanh lí (kèm theo biên bản xác nhận hiện trạng xe, máy, thiết bị)
Ngoài kế hoạch nhợng bán, thanh lí, Tổng Công ty cũng có kế hoạch đầu t, mua sắm TSCĐ. Trong kế hoạch nêu rõ nguồn đầu t cho các TSCĐ này, bao gồm
vốn ngân sách, vốn tự bổ sung và vốn vay.kế hoạch đầu t mua sắm TSCĐ năm 2000 nh sau:
Đối với những tài sản mua ngoài kế hoạch, trớc khi trình Tổng công ty quyết định, công ty cũng lập dự toán và nguồn vốn tài trợ cho việc đầu t.
Tổng Công ty cũng lập kế hoạch và dự toán sửa chữa lớn TSCĐ phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của Tổng Công ty
Tổng Công ty cũng lập dự toán chi tiết sửa chữa lớn cho từng xe, máy, thiết bị.
* Thủ tục đầu t, mua sắm TSCĐ