a.1. Đặc điểm Môi trờng kiểm soát tại Tổng công ty
Môi trờng kiểm soát bao gồm toàn toàn bộ các nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị có tính môi trờng tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ.
Thực chất của việc một tổ chức, một Tổng công ty có đợc kiểm soát hay không phụ thuộc vào thái độ của ban quản trị đó. Vì vậy ban quản trị Tổng công ty luôn tin rằng sự kiểm soát là quan trọng và dẫn đến các cá nhân trong Tổng công ty cũng sẽ phải thực hiện một cách nghiêm túc và tuân thủ đúng các nguyên tắc kiểm soát đã đề ra, do đó hầu hết các mục tiêu kiểm soát sẽ có kết quả tốt.
Dới đây là một số nhân tố quan trọng trong môi trờng kiểm soát tại nội bộ Tổng công ty:
Cơ cấu tổ chức đợc xây dựng hợp lý trong Tổng công ty sẽ góp phần tạo ra môi trờng kiểm soát tốt. Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dới trong việc ban hành các quyết định, triển khai các quyết định đó cũng nh kiểm tra giám sát việc thực hiện các quyết định đó trong toàn bộ Tổng công ty. Một cơ cấu tổ chức hợp lý còn góp phần ngăn ngừa có hiệu quả các hành vi gian lận và sai sót trong hoạt động tài chính kế toán của Tổng công ty.
Chính sách nhân sự
Với tôn chỉ con ngời là tài sản vô giá của Tổng công ty, Petrolimex đã liên tục và thờng xuyên tiến hành các khóa đào tạo ngắn hạn và dài hạn về các chủ đề chuyên môn và nghiệp vụ khác nhau nhằm tăng cờng, mở rộng và cập nhập kiến thức cho cán bộ công nhân viên. Bồi dỡng, phát huy năng lực và khả năng sáng tạo của họ là một trong những mục tiêu mà Petrolimex đang theo đuổi trong nỗ lực đa Tổng công ty tiến bớc vững chắc vào thế kỷ 21 đầy thách thức.
Công tác kế hoạch
Nếu việc lập và thực hiện kế hoạch đợc tiến hành khoa học và nghiêm túc thì hệ thống kế hoạch và dự toán đó sẽ trở thành công vụ kiểm soát rất hữu hiệu. Vì vậy trong thực tế các nhà quản lý của Tổng công ty thờng quan tâm và xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch, theo dõi những nhân tố ảnh hởng đến kế hoạch đã lập để phát hiện những vấn đề bất thờng nhằm xử lý và điều chỉnh kế hoạch kịp thời. Đây cũng là khía cạnh mà kiểm toán viên thờng quan tâm trong kiểm toán báo cáo tài chính của Tổng công ty, đặc biệt trong việc áp dụng thủ tục phân tích.
ủy ban kiểm soát:
ủy ban kiểm soát bao gồm những ngời trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn vị nh thành viên của Hội đồng quản trị nhng không kiêm nhiệm các chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát. ủy ban kiểm soát th- ờng có nhiệm vụ và quyền hạn nh sau:
o Giám sát sự chấp hành luật pháp của Tổng công ty.
o Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính
o Dung hoà những bất đồng (nếu có) giữa ban giám đốc với kiểm toán viên bên ngoài.
Môi trờng bên ngoài
Môi trờng kiểm soát chung của một Tổng công ty còn phụ thuộc vào các nhân tố bên ngoài. Các nhân tố này tuy không thuộc sự kiểm soát của các nhà quản lý nhng có ảnh hởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của các nhà quản lý cũng nh sự thiết kế và vận hành của các qui chế và thủ tục kiểm soát nội bộ. Các nhân tố này bao gồm: Nhà nớc, chủ nợ, môi trờng pháp lý, đờng lối phát triển của đất nớc, ...
a.2. Hệ thống kế toán
Hệ thống kế toán của đơn vị bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ sách kế toán, hệ thống tài khoản và hệ thống bảng tổng hợp, cân đối kế toán. Mục đích của hệ thống kế toán trong Tổng công ty là sự nhận biết, thu thập, phân loại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong Tổng công ty đó, thoả mãn chức năng thông tin và kiểm tra của hoạt động kế toán.