Yêu cầu của công tác tổ chức quản lý đối với việc xây dựng các thủ tục kiểm soát trong hệ thống kiểm soát nội bộ là nh sau:
Bảo vệ tài sản của đơn vị: Tài sản của đơn vị bao gồm cả tài sản hữu hình và tài sản vô hình, chúng có thể bị đánh cắp, lạm dụng vào những mục đích khác nhau hoặc bị h hại nếu không đợc bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát thích hợp. Điều t- ơng tự cũng có thể xảy ra đối với các tài sản phi vật chất khác nh sổ sách kế toán, các tài liệu quan trọng. Để tránh xảy ra tình trạng này, hệ thống kiểm soát nội bộ
Phòng
Tổ chức
Phó TGĐ
Kinh Doanh Phó TGĐKỹ thuật
Phòng Tài chính kế toán Ban Bảo vệ Ban XD CB P. kỹ thuật Phòng Hành chính P. Kế hoạch VT Phó TGĐ Tài chính Hội đồng quản trị Tổng giám đốc điều hành Các công ty trực thuộc Tổng công ty
chứng từ , mỗi hoạt động liên quan đến sự tăng giảm của tài sản đều đợc phê duyệt bởi đúng cấp có thẩm quyền. Giá trị thực tế của tài sản luôn đợc kiểm soát chặt chẽ thông qua việc kiểm kê và đối chiếu thờng xuyên, các khoản khấu hao luôn đợc giám sát tuân theo tỉ lệ và mức độ đã đăng kí ...
Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin: Thông tin kinh tế, tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của nhà quản lý. Nh vậy các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ và khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế, tài chính.
Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý: Hệ thống kiểm soát nội bộ trong Tổng công đợc thiết kế nhằm đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty phải đợc tuân thủ đúng mức. Cụ thể, công việc của hệ thống Kiểm soát nội bộ đợc tiến hành nhằm:
o Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến các hoạt động của Tổng công ty.
o Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng nh xử lý các sai phạm và gian lận trong mọi hoạt động của Tổng công ty.
o Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng nh việc lập Báo cáo tài chính trung thực và khách quan.
Để đảm bảo đợc các mục tiêu trên, hệ thống thông tin của Tổng công ty luôn đợc giám sát chặt chẽ bởi Ban kiểm soát và các bộ phận chức năng. Các thông tin tài chính, kế toán cũng nh các thông tin liên quan đến thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty trớc khi trình lên Hội đồng quản trị và công bố chính thức đều đợc rà soát kĩ lỡng bởi bộ phận Kiểm soát độc lập về tính trung thực, hợp lí và khách quan...
Bảo đảm hiệu quả hoạt động và năng lực quản lý: Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị đợc thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong Tổng công ty. Định kỳ các nhà quản lý thờng đánh giá kết quả hoạt động trong các Tổng công ty đợc thực hiện với cơ chế giám sát của hệ thống kiểm soát nội bộ Tổng công ty nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành của bộ máy quản lý Tổng công ty. Bên cạnh đó, Ban kiểm soát với vai trò là bộ phận kiểm tra độc lập cũng đảm trách chức năng t vấn về quản lí, nhằm trợ giúp cho ban lãnh đạo và Hội đồng quản trị trong việc thiết kế và xây dựng các chính sách đầu t và thủ tục quản lí, nhằm đạt đợc hiệu quả cao nhất trong quá trình hoạt động.
2.2.2 Đặc điểm tổ chức và hoạt động của hệ thống Kiểm soát nội bộ