thực trạng quản trị nguồn nhân lực tại trung tâm vps1 trước khi sát nhập vào bđtp hà nội

Luận Văn: thực trạng quản trị nguồn nhân lực tại trung tâm vps1 trước khi sát nhập vào bđtp hà nội

CHƯƠNG 2.

THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC TẠI TRUNG TÂM

VPS1 TRƯỚC KHI SÁT NHẬP VÀO BĐTP HÀ NỘI

Bắt đầu từ 01/01/2008, Tổng công ty Bưu chính Việt Nam (Vnpost) chínhthức đi vào hoạt động Trong các đơn vị thành viên của Vnpost là các bưu điệntỉnh thành và một số đơn vị khác Công ty bưu chính liên tỉnh và quốc tế giảithể Các Trung tâm bưu chính liên tỉnh và quốc tế khu vực I, II, III trực thuộccác bưu điện tỉnh, thành, cùng địa bàn hoạt động

Tuy nhiên, trong chương này, khóa luận chủ yếu đánh giá thực trạng côngtác quản trị nguồn nhân lực của VPS1 khi còn nằm trong VPS, tức là thời gian

từ 31/12/2007 trở về trước Chính vì lý do đó, mục 2.1 sẽ khái quát một số nétlớn về lịch sử của VPS và VPS1 cho đến khi chia tách và sát nhập

2.1 KHÁI QUÁT VỀ VỀ CÔNG TY BƯU CHÍNH LIÊN TỈNH VÀ QUỐC TẾ. 2.1.1 Sự hình thành và phát triển

Công ty Bưu chính liên tỉnh và quốc tế (viết tắt là VPS) được thành lậptheo quyết định số 437B/QĐTCCB của Tổng cục trưởng tổng cục Bưu Điệnngày 31/3/1990 Theo quyết định này, Công ty VPS là đơn vị trực thuộc Tổngcục Bưu Điện, có nhiệm vụ vận hành khai thác vận chuyển và phát triển tất cảcác mặt nghiệp vụ Bưu chính trên mạng cấp một liên tỉnh và với nước ngoài(bao gồm Bưu phẩm, Bưu kiện, đối soát chuyển tiền, ) trên cơ sở sáp nhập cácCông ty Bưu chính liên tỉnh thuộc Bưu Điện thành phố Hà Nội, Bưu Điện thànhphố Hồ Chí Minh, bộ phận đối soát chuyển tiền và thanh toán Bưu chính quốc tếcủa Công ty điện toán và truyền số liệu và các điểm giao nhận quốc tế tại sânbay Nội Bài, sân bay Thống Nhất, bến cảng Sài Gòn và bến cảng Hải Phòng

Sau một thời gian dài chuẩn bị và thực hiện chia tách bưu chính viễnthông trên địa bàn các tỉnh, thành phố Bắt đầu từ ngày 01/01/2008, Tổng công

ty Bưu chính Việt Nam đã chính thức đi vào hoạt động Cũng từ ngày này, cácBưu điện tỉnh thành phố sẽ hoạt động theo mô hình mới, tách thành hai đơn vị:Bưu điện tỉnh, thành phố mới trực thuộc Tổng công ty Bưu chính Việt Nam, cóchức năng quản lý mạng lưới bưu chính và kinh doanh các dịch vụ bưu chính,phát hành báo chí và thực hiện nhiệm vụ công ích Bưu điện tỉnh, thành có

nhiệm vụ tổ chức cung cấp dịch vụ bưu chính, phát hành báo chí và cung cấpdịch vụ viễn thông tại các giao dịch; đảm nhận một số công đoạn trong quy trìnhcung cấp dịch vụ viễn thông, tin học Bưu điện tỉnh, thành phố quản lý toàn bộ

số lao động cung cấp dịch vụ bưu chính, lao động quản lý dịch vụ viễn thông tạicác giao dịch, lao động tại các điểm Bưu điện - Văn hoá xã Tại các thành phốlớn có trung tâm khai thác vận chuyển trực thuộc Công ty Bưu chính liên tỉnh vàquốc tế (VPS) cũ, Bưu điện tỉnh, thành phố này sẽ tiếp nhận các trung tâm này

và chịu trách nhiệm khai thác, vận chuyển bưu phẩm, bưu kiện, báo chí liên tỉnh

và quốc tế Với mô hình mới, sẽ không còn các Bưu điện thành phố, thị xã trựcthuộc tỉnh nữa Các bưu cục, đại lý, điểm Bưu điện - Văn hoá xã do các Bưuđiện thành phố, thị xã tại Trung tâm tỉnh quản lý trước đây, nay sẽ do các phòngchức năng của Bưu điện tỉnh, thành mới trực tiếp điều hành

Theo Quy hoạch phát triển Bưu chính Việt Nam đến 2010 đã được Thủtướng Chính phủ phê duyệt, Tổng công ty Bưu chính Việt Nam có nhiệm vụ huyđộng và sử dụng hiệu quả nguồn vốn đầu tư cho Bưu chính Nhà nước có cơ chế

hỗ trợ vốn đầu tư cho Tổng Công ty Bưu chính và có cơ chế khuyến khích việcđầu tư phát triển dịch vụ bưu chính và chuyển phát thư; khuyến khích đầu tưtheo hình thức hợp đồng hợp tác kinh doanh, liên doanh, mua cổ phần của cácdoanh nghiệp chuyển phát thư, đặc biệt đối với các dự án phát triển dịch vụmới Quy hoạch cũng nêu rõ phát triển Bưu chính Việt Nam theo hướng cơgiới hoá, tự động hoá, tin học hoá, nhằm đạt trình độ hiện đại ngang tầm với cácnước tiên tiến trong khu vực

Đối với BĐ TP hà Nội, sau khi chia tách, BĐHN mới là đơn vị thành viênhạch toán phụ thuộc Tổng công ty Bưu chính Việt Nam, trên cơ sở tổ chức lạicác đơn vị kinh doanh dịch vụ bưu chính, phát hành báo chí BĐHN mới sẽ thiếtlập khai thác và phát triển mạng bưu chính công cộng trên địa bàn Hà Nội Bêncạnh đó, BĐHN mới sẽ cung cấp các dịch vụ như: bưu chính công ích, pháthành báo chí, chuyển phát trong và ngoài nước, hợp tác với các đơn vị viễnthông để cung cấp và kinh doanh các dịch vụ viễn thông, công nghệ thông tin.Công ty Bưu chính Liên tỉnh và Quốc tế (VPS) trước đây sẽ phân chia thành cáctrung tâm khai thác vận chuyển trực thuộc bưu điện tỉnh Riêng Trung tâm bưuchính liên tỉnh và quốc tế khu vực I chuyển sang trực thuộc BĐTP Hà Nội mới,

VPS3 chuyển sang trực thuộc BĐTP Đà Nẵng mới, VPS2 chuyển sang trựcthuộc BĐTP Hồ Chí Minh mới.

Sau khi chuyển sang BĐTP Hà Nội đổi tên thành Trung tâm khai thác vàvận chuyển Mặc dù chuyển thành đơn vị trực thuộc Bưu điện TP Hà Nội và đổitên mới, nhưng Trung tâm khai thác và vận chuyển vẫn giữ nguyên mô hình cơcấu tổ chức và bộ máy quản lý cũng như các chức năng nhiệm vụ như trước đây

1 Tổ chức xây dựng, vận hành, khai thác, phát triển mạng bưu chính liêntỉnh và quốc tế Tổ chức kinh doanh các dịch vụ bưu chính, đảm bảo thông tinbưu chính trên mạng liên tỉnh và quốc tế đối với các dịch vụ cơ bản, phục vụ chỉđạo của các cơ quan Đảng, chính quyền các cấp, các yêu cầu thông tin trong đờisống kinh tế xã hội của nhân dân theo quy định của Tổng công ty và Công ty

2 Kinh doanh vận chuyển chuyên ngành Bưu chính và các dịch vụ vậnchuyển có liên quan trên mạng liên tỉnh và quốc tế

3 Tư vấn, khảo sát, thiết kế, lắp đặt, bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa trangthiết bị Bưu chính và phương tiện vận chuyển

4 Thực hiện sản xuất kinh doanh vật tư, ấn phẩm, thiết bị chuyên ngànhBưu chính và kinh doanh các ngành nghề khác theo quy định của pháp luật

b Chức năng nhiệm vụ của phòng tổ chức cán bộ lao động tiền lương

- Là đơn vị giúp Ban giám đốc thực hiện chức năng quản lý về nhân sự, đào tạo, lao động tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hộ lao động

* Nhiệm vụ và quyền hạn:

- Về tổ chức nhân sự và đào tạo:

+ Đề xuất các phương án tổ chức (tổ chức bộ máy và tổ chức sản xuất)phương án nhân sự phù hợp với yêu cầu, phạm vi được phân cấp và yêu cầu quản lý của trung tâm

+ Thực hiện xin cấp các thủ tục pháp lý theo quy định của nhà nước.+ Quản lý hồ sơ cán bộ, công nhân theo phân cấp của công ty, tổ chức

bổ xung hồ sơ của cán bộ công nhân viên theo quy định của pháp luật

+ Đề xuất các hội đồng, các ban của trung tâm, những vấn đề liên quanđến nội dung quản lý của phòng theo quyết định của giám đốc

+ Trình giám đốc các văn bản liên quan đến bổ nhiệm, miễn nhiệm điều chuyển, tuyển dụng cán bộ công nhân viên trong trung tâm

+ Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng trình độ cán bộ công nhân viên

+ Xây dựng nội quy của trung tâm

+ Thực hiện báo cáo định kỳ và đột xuất về nhân sự và đào tạo theo quy định

- Về lao động tiền lương, BHXH và bảo hiểm lao động: xây dựng, trình giám đốc và tổ chức thực hiện

+ Kế hoạch lao động tiền lương

+ Kế hoạch bảo hiểm lao động

+ Kế hoạch bảo hiểm xã hội

+ Xây dựng, trình giám đốc ban hành các định mức lao động nội bộ Căn cứ điều kiện sản xuất trình giám đốc biên phù hợp nhu cầu thực tế Theo dõi, kiểm tra việc sử dụng lao động tại các đơn vị trực thuộc

+ Tổ chức quản lý biến động về thang bậc lương của cán bộ công nhânviên, xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch nâng bậc lương hàng năm theo phân cấp của công ty và quy định của pháp luật

+ Tổ chức quản lý quỹ lương, trình giám đốc duyệt phương án sử dụngquỹ lương hàng tháng.

+ Tổ chức và thực hiện chế độ bảo hiểm xã hội, chế độ phụ cấp và các chế độ phúc lợi xã hội khác theo phân cấp của công ty và quy định của pháp luật

+ Xác định trình giám đốc ký ban hành cơ chế phân phối thu nhập, tổ chức hướng dẫn các đơn vị thực hiện cơ chế đã ban hành

+ Lập bảng tổng hợp công hàng tháng của trung tâm

+ Kiểm tra cơ chế phân phối thu nhập nội bộ của các đơn vị

+ Tổ chức thực hiện kế hoạch bảo hiểm, bảo hộ lao động và chính sách

xã hội, định kỳ tổ chức kiểm tra việc thực hiện của các đơn vị

+ Tổ chức thực hiện chính sách xã hội (có sự phối hợp chặt chẽ của công đoàn các cấp)

+ Báo cáo định kỳ và đột xuất về lao động tiền lương, BHXH, bảo hiểm lao động

+ Hướng dẫn các đơn vị triển khai các mặt thi đua và xây dựng các chỉtiêu thi đua của trung tâm, đăng ký thi đua với công ty theo quy định

+ Bảo vệ an ninh nội bộ, phòng chống cháy nổ

+ Quản lý cán bộ và sử dụng lao động tại các đơn vị

+ Thanh toán lương, phụ cấp và các khoản liên quan trực tiếp đến cán

bộ công nhân viên

* Cơ cấu tổ chức cán bộ nhân viên

+ Phòng tổ chức cán bộ do trưởng phòng phụ trách, có phó trưởng phòng giúp việc

+ Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước giám đốc về việc thực hiện chức năng nhiệm vụ của phòng

+ Phó trưởng phòng được trưởng phòng phân công phụ trách một số hoặc một lĩnh vực, chịu trách nhiệm trước trưởng phòng về nhiệm vụ được phâncông

+ Cán bộ công nhân viên trong phòng làm việc trực tiếp với phó

trưởng phòng theo lĩnh vực được phân công phụ trách, trường hợp có các tổ

chuyên môn trực thuộc phòng, nhân viên trong tổ chịu sự điều hành trực tiếp của

tổ trưởng

Sau đây là kết quả doanh thu đạt được tại TT1rong mây năm gần đây:

2.1.3 Nhân lực và bộ phận quản lý nhân lực của Trung tâm

(Nguồn: Phòng KH-Kinh doanh)

a/ Bộ phận nhân lực của Trung Tâm

Trung tâm là đơn vị thành viên trực thuộc Công Ty VPS cho đến31/03/2007 và từ 01/04/2008 trực thuộc BĐ TP Hà Nội Như phần trên đã nêumặc dù chuyển thành đơn vịt trực thuộc của BĐTP Hà Nội nhưng cơ cấu tổ tổchức, bộ máy quản lý và chức năng nhiệm vụ của trung tâm không thay đổi.Toàn bộ cơ cấu tổ chức cũng như nhân lực được hình thành theo cơ cấu chungcủa VPS trước đây với hệ thống quản lý bao gồm ban giám đốc, các phòng ban

và đơn vị trực thuộc và được Công ty phân cấp về quản lý và thực hiện về tất cảcác mặt của hoạt động sản xuất kinh doanh, trong đó có công tác quản trị nhânlực Vì là một Trung tâm lớn có phân cấp quản lý như vậy nên bộ phận nhân lựccủa trung tâm cũng được phân cấp theo mô hình chung của các đơn vị thànhviên khác thuộc Công ty VPS Tuy nhiên về phía Công Ty được tổ chức thànhhai phòng: Phòng tổ chức cán bộ-Lao động-Tiền lương và phòng Hành chínhnhưng tại các Trung tâm và đơn vị trực thuộc thì chỉ tồn tại duy nhất một phòng

là phòng Tổ chức – Hành chính là bộ phận đảm nhận các công việc về quản trịnguồn nhân lực theo phân cấp của mình Sự phân cấp trong công tác quản trị

nguồn nhân lực được thể hiện trong mỗi nội dung của công tác quản trị nguồnnhân lực mà sẽ được trình bày ở phần "Thực trạng công tác quản trị nguồn nhânlực ở Trung tâm của chương này

b/ Thực trạng lao động tại VPS1

Lao động tại Công ty VPS1 tính đến thời điểm tháng 12/2005 được thống

kê trong bảng dưới đây:

Để nghiên cứu sâu hơn về thực trạng lao động tại VPS1, ta sẽ đi sâu phântích sự biến động về số lượng lao động trong mối liên hệ với doanh thu, sau đó

ta sẽ tiến hành nghiên cứu sự biến động về cơ cấu lao động củaCông ty từ năm

2001 đến thời điểm tháng 12/2005 theo các tiêu chí khác nhau

Bảng 2.2- Thống kê lao động của Trung tâm

LĐ

Quản lý

Công nghệ

Phụ trợ

ĐH, trên ĐH CĐ

Trung cấp Sơ cấp Nam Nữ

Các PGĐ

3 người

Phòng Nghiệp vụ (10 người)

Phòng kế hoạch (11 người)

Đội VC2 (72 người)

Đội VC3 (45 người)

Giám đốc Trung tâm

PhòngTiếp thị bán hàng (7 người)

Bưu cục Bưu

phẩm (95

người)

Bưu cục Bưu kiện (26 người)

Bưu cục ngoại dịch (22 người)

P

TC-HC-Trung Tâm

(19 người)

Phòng Kế Toán – tài Chính (9 người)

Hình 2.1.- Sơ đồ bộ phận nhân lực của Trung Tâm VPS1

Đội ĐĐTC

(45 người)

Đội kỹ thuật tin học (14 người)

Đội bảo vệ (30 người)

Chi nhánh Dataposl (25 người)

Trước tiên, ta nghiên cứu sự biến động về số lượng lao động trong mối liên

hệ với doanh thu, số liệu được thống kê trong bảng dưới đây:

Bảng 2.3.Năng suất lao động của trung tâm

Năm Doanh thu (đon vị Tr.đ) Số LĐ Năng suất LĐ

+ Đơn vị doanh thu: 1.000.000 đông/năm

+ Đơn vị năng suất lao động: triệu đồng/ người/năm

+ Số liệu trong bảng là số liệu thực hiện

Nhìn vào bảng trên ta thấy, số lượng lao động của Trung Tâm biến độnghàng năm không đều Số lao động nêu trong bảng là số lao động hiện có đanglàm việc hàng năm nhằm đáp ứng nhu cầu mở rộng sản xuất kinh doanh theo kếhoạch chung của toàn của Công ty được phân bổ cho từng đơn vị thành viên.Tuy nhiên thực tế hiện nay số lao tại hầu hết các đơn vị trong Trung tâm gầnnhư không được bổ sung theo như kế hoạch được phân bổ nên các đơn vị phảichủ động thuê lao động bên ngoài mặc dù năng suất tăng nhưng quỹ tiền lươnglại không tăng Ở đây ta thấy tốc độ tăng doanh thu cao hơn tốc độ tăng về laođộng, do vậy năng suất lao động cũng tăng hàng năm và đạt trung bình từ 30,5đến 34,2 triệu đồng doanh thu/người/năm Tuy nhiên con số này còn khá thấp

so với nhiều đối thủ cạnh tranh của VPS1 cũng như của toàn Công Ty nhưTNT-Vietrans, SPT, Trong một số năm trở lại đây và các năm sắp tới,Công tyđang nỗ lực thực hiện nhiều các chính sách như nhân lực , đổi mới công nghệ,

nhằm làm tăng năng suất lao động, góp phần làm giảm chi phí, hạ giá thành và

tăng khả năng cạnh tranh cho Công ty mà chủ yếu là tại các trung tâm chính

làVPS1 và VPS2

Cơ cấu lao động theo tính chất:

Lao động tại VPS1 được chia thành ba loại:

- Lao động quản lý :Lãnh đạo Trung Tâm, các chuyên viên, kĩ thuật nghiệp

vụ, trưởng, phó các phòng ban, đơn vị, đội trạm trực thuộc Trung Tâm

- Lao động công nghệ: Bao gồm các chức danh như công nhân khai thác

(Bưu phẩm, Bưu kiện, EMS, Bưu chính uỷ thác, chuyển tiền), giao dịch viên,

công nhân vận chuyển Bưu chính, công nhân lái xe Bưu chính, công nhân khai

thác trung chuyển, Công nhân vận hành thiết bị máy ( Datapost)

- Lao động phụ trợ : Kỹ sư tin học, kỹ sư điện, kỹ sư cơ khí, tự động hoá,

Kỹ sư chuyên ngành về ô tô, kiểm soát viên, nhân viên và chuyên viên kinh tế,

nhân viên cung ứng vật tư, thủ kho, công nhân sửa chữa điện nước, công nhân

sửa chữa ô tô ở tại các đơn vị( không phải là xí nghiệp sửa chữa ô tô) kĩ thuật

viên vận hành máy nổ, điều hành viên, nhân viên bảo vệ điều tra canh gác

Cơ cấu lao động theo tính chất của Trung tâm trong những năm gần đây

được thống kê trong bảng dưới đây:

Bảng 2.4 C c u các lo i lao ơ cấu các loại lao động của Trung Tâm ấu các loại lao động của Trung Tâm ại lao động của Trung Tâm động của Trung Tâmng c a Trung Tâmủa Trung Tâm

Nhìn vào bảng trên ta thấy cơ cấu lao động của Trung Tâm biến động khá

phức tạp Sự mất ổn định trong những năm qua là do số lượng lao động công

nghệ có chiều hướng giảm đi từ 2% đến 3% trong trong tổng số lao động được

giao Trong phần "Phân công lao động" sẽ giúp ta tìm hiểu sâu hơn về cơ cấulao động theo tiêu chí này.

Cơ cấu lao động theo trình độ:

Trình độ lao động của VPS1 trong một số năm vừa qua được thống kêtrong bảng dưới đây:

Bảng 2.5 C c u lao ơ cấu các loại lao động của Trung Tâm ấu các loại lao động của Trung Tâm động của Trung Tâmng theo trình động của Trung Tâm

đề này là do rất nhiều nguyên nhân, bao gồm cả chủ quan và khách quan, đặcbiệt là trong công tác tuyển dụng lao động mà chúng ta sẽ được nghiên cứu ởcác phần tiếp theo Vấn đề về trình độ người lao động sẽ là một khó khăn vàthách thức lớn cho VPS1 khi cạnh tranh trên thị trường Bưu chính đang ngàycàng trở lên khốc liệt hơn Cơ cấu lao động theo giới tính:

Bảng 2.6 C c u lao ơ cấu các loại lao động của Trung Tâm ấu các loại lao động của Trung Tâm động của Trung Tâmng theo gi i tínhới tính

Số lượng Tỷ trọng Số lượng Tỷ trọng

Căn cứ vào số liệu trên bảng ta thấy tỷ trọng lao động nam luôn chiếm đa

số, có tỷ lệ tương đối ổn định ( khoảng 61%) Tại các đơn vị vận chuyển và đơn

vị phụ trợ thì số lượng nam chiếm 99,9% , trong khi đó tại các bộ phận khaithác thì số lượng nữ lại chiếm 95,0 đến 97,0 % vì đối với công tác vận chuyển,vận hành máy móc thiết bị, do vậy đòi hỏi nhiều lao động nam có sức khoẻ đểđảm nhiệm các công việc này

2.2 THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC TẠI TRUNG TÂM BƯU CHÍNH LIÊN TỈNH VÀ QUỐC TẾ KHU VỰC I (VPS1) TRƯỚC KHI SÁT NHẬP 2.2.1 Lập kế hoạch nhân lực

a/ Các loại kế hoạch nhân lực của VPS1

Việc xây dựng kế hoạch của Trung tâm được thực hiện trên cơ sở hướngdẫn xây dựng kế hoạch của Công Ty và do Tổng Công ty ban hành

Theo hướng dẫn này, hệ thống kế hoạch của Trung tâm bao gồm 15 loại kếhoạch trong đó có 4 loại kế hoạch thuộc hệ thống các kế hoạch về nhân lực là:

Kế hoạch lao động tiền lương,

Kế hoạch bảo hộ lao động

Kế hoạch đào tạo và kế hoạch chính sách xã hội

a Kế hoạch lao động tiền lương:

Kế hoạch lao động tiền lương bao gồm 3 kế hoạch cấu thành là kế hoạchlao động, kế hoạch tuyển dụng và kế hoạch tiền lương

- Kế hoạch lao động: Bao gồm các chỉ tiêu: Số lao động tăng trong năm, sốlao động giảm trong năm và số lao động bình quân năm kế hoạch Các chỉ tiêunày tiếp tục được chi tiết ra theo các tiêu chí về loại hợp đồng lao động, loại laođộng, trình độ, bộ phận,

- Kế hoạch tiền lương: Căn cứ theo kế hoạch tiền lương mà VNPT giao choCông ty bao gồm Tổng dựa trên cơ sở giao đơn giá tiền lương theo 18 loại sảnphẩm và các chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh các sản phẩm bưu chính Ngoài việcgiao kế hoạch tiền lương cho các loại sản phẩm, Công ty còn giao đơn giádoanh thu cước theo chỉ tiêu kế hoạch doanh thu cước của các đơn vị phải thựchiện trong năm kế hoạch Điều này giúp cho các đơn vị năng động hơn trongviệc tăng doanh thu trong kế hoạch tạo doanh thu cước của mình

Tuy nhiên việc xác định đơn giá tiền lương cho từng loại hình sản phẩmBưu chính chưa tính đến hao phí lao động cho một đơn vị sản phẩm vì là dơn vịhạch toán phụ thuộc và chịu sự điều tiêt chung của VNPT

Kế hoạch tiền lương bao gồm các tiêu chí: Quỹ lương kế hoạch, mức lươngbình quân kế hoạch,

- Kế hoạch tuyển dụng: Phản ánh nhu cầu tuyển dụng lao động nhằm đápứng cho việc mở rộng và phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vịtrong năm kế hoạch Kế hoạch tuyển dụng chỉ rõ các nhu cầu tuyển dụng laođộng theo các chức danh, trình độ, giới tính, bộ phận,

b Kế hoạch đào tạo

Kế hoạch đào tạo phản ánh nhu cầu đào tạo dài hạn, ngắn hạn và đào tạobồi dưỡng đặc thù tuân theo quy hoạch, kế hoạch dài hạn đã được Tổng Công ty

và Công ty duyệt theo yêu cầu đảm bảo chất lượng đội ngũ lao động

Nội dung của kế hoạch đào tạo bao gồm:

- Kế hoạch đào tạo sau đại học, đại học, cao đẳngvà trung học chuyênnghiệp ; thể hiện số lượng cần đào tạo đối với từng loại đối tượng, theo từng bậchọc và chuyên ngành cụ thể

- Kế hoạch đào tạo và bồi dưỡng ngắn hạn

Các chỉ tiêu trong kế hoạch đào tạo gồm: Thời gian, số lượng, địa điểm,loại hình, ngành học, chi phí đào tạo dài hạn và bồi dưỡng ngắn hạn

c Kế hoạch bảo hộ lao động(BHLĐ):

Thể hiện các công việc cần làm, nhu cầu cần mua sắm trang thiết bị, kinhphí cần thiết để đảm bảo và cải thiện điều kiện làm việc cho người lao động theoquy định của nhà nước và Tổng Công ty Cụ thể bao gồm các kế hoạch sau:

- Kế hoạch tuyên truyền, huấn luyện về BHLĐ

- Kế hoạch về các biện pháp an toàn, phòng chông cháy nổ.

- Kế hoạch vệ sinh lao động, quản lý chăm sóc sức khoẻ

- Kế hoạch trang bị phương tiện BHLĐ

- Kế hoạch chăm sóc sức khỏe cho người lao động

b/ Quy trình xây dựng kế hoạch

Do đặc điểm về phân cấp quản lý trong công tác quản trị nguồn nhân lựccũng như trong tất cả các công tác sản cho Trung tâm tương đối khá phức tạp,

ta có thể chia thành các giai đoạn:

Giai đoạn 1: Xây dựng kế hoạch nhân lực tại đơn vị

Cứ vào khoảng tháng 3, sau khi quyết toán doanh thu, chi phí, lợi nhuậnSXKD của Trung tâm trong năm trước, các đơn vị căn cứ vào đó để xây dựngmột kế hoạch tạm thời nhằm xác định chiến lược chủ yếu cho Trung Tâm trongnăm kế hoạch Vào khoảng tháng 10 hàng năm, trên cơ sở hướng dẫn xây dựng

kế hoạch của Công ty và của Tổng Công ty, Trung Tâm thông báo tới các đơn vịcủa mình các đơn vị trực thuộc tiến hành xây dựng lại các loại kế hoạch hoạtđộng sản xuất kinh doanh của đơn vị mình, bao gồm cả bốn loại kế hoạch nhânlực trên cơ sở kế hoạch tạm giao do Giám Đốc Trung tâm phê duyệt từ đầunăm Trong đó, kế hoạch lao động được xây dựng trước tiên để làm cơ sở cho

việc xây dựng các kế hoạch nhân lực còn lại Các đơn vị trực thuộc căn cứ vàophương hướng, mục tiêu, nhiệm vụ của Trung tâm và của đơn vị; kế hoạch pháttriển mạng lưới, kế hoạch doanh thu, sản lượng, kế hoạch phát triển dịch vụmới, ; hệ thống định mức lao động và hệ thống tiêu chuẩn chức danh đang ápdụng tại đơn vị để dự báo nhu cầu, tính toán định biên lao động cho năm kếhoạch theo các tiêu chí khác nhau.

Trên cơ sở thống kê, phân tích số lao động hiện có, các đơn vị sẽ tính toánđược số lượng lao động giảm trong năm và cân đối giữa cung và cầu nhân lực đểlập kế hoạch lao động, từ đó xây dựng các kế hoạch nhân lực còn lại cho phùhợp

Giai đoạn 2: Tổ chức bảo vệ kế hoạch trước Công Ty

Sau khi hoàn tất việc công việc xây dựng kế hoạch của mình VPS1 lậpmột bản báo cáo gửi lên Công Ty kèm theo các kế hoạch đã được xây dựng.Công ty sẽ tổ chức các buổi họp để các đơn vị thành viên thuyết trình bảo vệ kếhoạch trước Giám Đốc Công ty Thường thì Công ty tổ chức bảo vệ tất cả 15loại kế hoạch cho các đơn vị trực thuộc Các đơn vị trực thuộc sẽ bảo vệ kếhoạch nhân lực cùng với các kế hoạch khác do mình xây dựng Trên cơ sở xemxét mức độ phù hợp và đúng đắn của các kế hoạch nhân lực với các kế hoạchphát triển mạng lưới, kế hoạch doanh thu, sản lượng, của các đơn vị, kết hợpvới nghiên cứu định hướng và kế hoạch phát triển của Công ty, phòng tổ chức-cán bô - lao động tiền lương Công ty sẽ tiến hành điều chỉnh lại kế hoạch nhânlực cho các đơn vị nếu cần thiết

Giai đoạn 3:Thực hiện theo kế hoạch.

Kế hoạch sau khi được Giám Đốc Công Ty phê duyệt Trung tâm sẽ tiếnhành giao kế hoạch chi tiét, cụ thể rõ ràng cho từng đơn vị trong Trung tâmtrên cơ sở kế hoạch nhận với công ty Việc giao kế hoạch từ Trung tâm xuốngcác đơn vị sản xuất trên cơ sở tạm giao từ đầu năm và do các đơn vị đăng ký và

sẽ được thực hiện tại các đơn vị trong suốt năm kế hoạch Tuỳ vào từng tìnhhình cụ thể mà các đơn vị có thể thực hiện đúng theo kế hoạch hoặc có chênhlệch so với kế hoạch Khi có những chênh lệch, các đơn vị phải có báo cáo trìnhlên Giám Đốc Trung tâm để giải thích những lý do tại sao lại có những chênhlệch đó để Trung Tâm có hướng giải quyết và đièu chỉnh kịp thời Do sản xuất

Bưu chính thường không có tính ổn định cao nên hay có sự đột biến rất lớn theocác chu kỳ trong năm dẫn đến sự biến động rất lớn về nhân lực Trung tâm sẽcăn cứ vào sản lượng, số lượng thực tế tại từng đơn vị để cân bằng sự dao độngnhân lực ở mức có thể được mà không ảnh hưởng đến quỹ tiền lương của từngđơn vị.

Giai đoạn 4: Kiểm tra và đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch.

Việc kiểm tra được thực hiện dưới hình thức báo cáo Hàng quý, các đơn vịtrực thuộc sẽ báo cáo lên Trung tâm tình hình thực hiện các kế hoạch nhân lựccủa đơn vị mình cùng với các kế hoạch khác Cuối năm kế hoạch, các đơn vị sẽ

có bảng tổng kết về tình hình thực hiện kế hoạch nhân lực cho Trung tâm, đánhgiá những mặt được và những mặt còn tồn tại, nêu nguyên nhân và đề ra giảipháp khắc phục Trung tâm sẽ tổng hợp các báo cáo này và lập báo cáo tổng hợptrình lên Công ty Bảng dưới đây sẽ cho ta thấy khái quát tình hình lập một số

kế hoạch nhân lực của Trung tâm trong một số năm trở lại đây:

Bảng 2.7 - Th ng kê k ho ch nhân l cống kê kế hoạch nhân lực ế hoạch nhân lực ại lao động của Trung Tâm ực

Chênh lệch

hơn so với kế hoạch Điều này chứng tỏ trong công tác lập kế hoạch của Trungtâm còn có những hạn chế, khó khăn nhất định Điều quan trọng là cần phải tìm

ra được nguyên nhân và biện pháp khắc phục hoặc giảm nhẹ những hạn chế, khókhăn này

2.2.2 Công tác tuyển dụng lao động.

Toàn bộ công tác tuyển dụng được thực hiện hống nhất trong toàn bộ cácđơn vị thành viên của Công ty VPS Trong công tác tuyển dụng, căn cứ theoquy chế tuyển dụng được thống nhất trong tất cả các đơn vị thành viên do Công

ty VPS ban hành , quy chế này quy định những đối tượng, nguyên tắc, tiêuchuẩn, điều kiện và trình tự tuyển người vào làm việc tại các đơn vị trực thuộcCông ty Hàng năm theo kế hoạch tuyển dụng đã đăng ký với Công ty, Trungtâm tiến hàng công tác tuyển dụng lao động Quá trình tuyển dụng của Trungtâm bao gồm 2 giai đoạn: tuyển mộ và tuyển chọn nhân viên

Sau khi rà soát, cân đối lại tất cả các kế hoạch đã được thực hiện, căn cứvào kế hoạch lao động đã được Công ty duyệt cho Trung tâm, Trung tâm sẽ lậpvăn bản báo cáo về số lượng, chức danh cần tuyển dụng và trình lên cấp Công ty

ký duyệt Căn cứ vào văn bản yêu cầu về số lượng và chức danh cần tuyển củacác đơn vị, căn cứ vào định mức lao động đang được áp dụng và hệ thống tiêuchuẩn chức danh nghề sản xuất Bưu điện của Tổng công ty ban hành Công ty sẽlập thông báo tuyển mộ lao động và yêu cầu các đơn vị thực hiện tuyển mộ theocác nội dung sau:

- Một số thông tin về Công ty

- Số lượng và chức danh cần tuyển dụng

- Địa chỉ và điều kiện làm việc

- Điều kiện của người tham gia dự thi và địa điểm nộp hồ sơ

2.2.3 Tổ chức lao động trong Trung tâm VPS1

Là một doanh nghiệp lớn nhất trong hệ thống các doanh nghiệp Bưu chínhtại Việt Nam, VPS có đầy đủ tất cả các nội dung trong tổ chức lao động của mộtdoanh nghiệp, bao gồm: phân công lao động và hiệp tác lao động, tổ chức vàphục vụ nơi làm việc, đảm bảo an toàn lao động, cải thiện điều kiện lao động,nghiên cứu và phổ biến các phương pháp lao động mới, Với tư cách là một cán

bộ quản lý tại một đơn vị sản xuất tại VPS1, đơn vị thành viên của VPS, trongkhuôn khổ có hạn của bản luận văn này, em xin được trình bầy tóm tắt một sốnội dung cơ bản của tổ chức lao động tại Trung tâm, cụ thể tập trung vào một sốvấn đề chính tại VPS1 Đó là các nội dung: phân công lao động; hiệp tác laođộng; tổ chức, phục vụ nơi làm việc và an toàn, vệ sinh lao động và bảo hộ laođộng.

a/ Phân công lao động

Tại Trung tâm VPS1 có đầy đủ cả ba hình thức phân công lao động là:phân công lao động theo chức năng của người lao động, phân công lao độngtheo nghề và theo mức độ phức tạp của công việc

Thứ nhất : Phân công lao động theo chức năng của người lao động:

Tại VPS1 có ba nhóm chức năng lao động: quản lý, sản xuất chính và sảnxuất phụ, tương ứng với ba loại lao động: lao động công nghệ, lao động quản lý

và lao động phụ trợ Các chức danh lao động quy định cho các nhóm chức năngnày đã được trình bầy trong phần "Thực trạng lao động tại VPS`1" Cơ cấu 3 loạilao động này của Trung Tâm trong những năm gần đây như sau:

Bảng 2.8.- Phân công lao động của Trung Tâmng theo ch c n ng ức năng ăng

Nhìn vào bảng trên ta thấy:

- Đối với nhóm chức năng sản xuất chính và sản xuất phụ: Tỷ trọng laođộng công nghệ luôn chiếm phần lớn số lao động của Trung tâm và tỷ trọng này

có xu hướng giảm xuống , trong khi đó tỷ trọng lao động phụ trợ có xu hướngtăng lên ( nhất là vào năm 2005) Đó là do trong mấy năm trở lại đâyviệc lắpđặt và đưa vào sử dụng hệ thống dây chuyền công nghệ và máy móc thiết bịhiện đại vào trong khai thác, do vậy đã làm cho tỷ trọng lao động công nghệ

giảm xuống và tỷ trọng lao động phụ trợ tăng lên, Đây là xu hướng tất nhiên củacác doanh nghiệp nói chung khi đổi mới công nghệ Tuy nhiên số lượng laođộng công nghệ vẫn tăng hàng năm Số lao động phụ trợ tăng ít hơn với khoảng

3 lao động mỗi năm Nguyên nhân là do Công ty cần tăng số lao động để đápứng kế hoạch mở rộng sản xuất kinh doanh và phát triển một số dịch vụ mới nhưDatapost, , thêm vào đó là do ngành chưa có sự chuẩn hóa về bao bì, Hệ thống

mã Bưu chính gần như chưa được áp dụng nên việc ứng dụng máy móc trongkhai thác của Trung tâm bị hạn chế rất nhiều Điều này lý giải tại sao mà mặc

dù đã có những thiết bị hiện đại nhưng Trung tâm vẫn cần sử dụng nhiều nhâncông trong khai thác Trong vài năm tới, khi bao bì Bưu chính chuẩn được sửdụng trên toàn quốc, hệ thống mã vạch Bưu chính được đưa vào sử dụng trêntoàn mạng thì chắc chắn lượng lao động công nghệ và thủ công như hiện nay sẽ

dư thừa nhiều, khi đó Trung tâm sẽ gặp phải không ít khó khăn để giải quyếtcông việc cho đội ngũ lao động này

- Đối với nhóm chức năng quản lý: Lao động quản lý tăng hàng năm cả

về tỷ trọng lẫn số lượng Tuy nhiên việc phát triển đội ngũ cán bộ quản lý theobảng trên thì tăng không nhiều Trong những năm gần đây số lao động quản lýtai các phòng ban trên Công ty tăng khoảng 8 đến 10% nhưng tại các Trung tâmcủa Côn ty thì tăng không đáng kể Trong đó tỷ trọng viên chức thừa hành vànhân viên quản lý hành chính-phục vụ của Trung tâm luôn chiếm phần lớn vớikhoảng 70% số lao động quản lý, trong đó có tới 65% trong số này là có trình độcao đẳng trở xuống Như vậy số lượng và cơ cấu lao động quản lý củẩmTungtâm vẫn chưa hợp lý Trung tâm cần có những biện pháp nhằm làm giảm sốlượng lao động quản lý hiện có, trong đó cần làm tăng tỷ trọng lao động quản lý

có trình độ quản lý cao và giảm tỷ trọng lao động viên chức thừa hành và nhânviên quản lý -hành chính có trình độ thấp xuống

Thứ hai, Phân công lao động theo nghề.

Các chức năng sản xuất ở VPS1 được phân chia thành nhiều nghề khácnhau Chức năng của các lao động công nghệ, lao động quản lý và lao động phụtrợ tại các nơi sản xuất được phân chia chi tiết hơn thành các nghề tương ứngnhư: lao động khai thác, giao dịch viên, lái xe vận chuyển, kiểm soát viên, Sau

đó lại phân chia tiếp theo các dịch vụ: Bưu phẩm, Bưu kiện, EMS, BCUT,

chuyển tiền, Datapost, Hầu như việc phân công lao động theo các bước côngviệc không được thực hiện do các bước công việc rất đơn giản, chẳng hạn như

mở túi, cắt dây buộc cổ túi, dán nhãn, Tuy nhiên, từ khi sử dụng các thiết bịhiện đại vào trong khai thác, chia chọn, đã có nhiều lao động được phân côngtheo các bước công việc như: nhân viên nhập mã địa chỉ; Nhân viên vận hànhmáy lồng gấp phong bì và thiết bị Datapost

Bên cạnh những chức năng đã được phân công lao động theo dịch vụ, ởVPS1 còn có nhiều chức danh lao động không phân chia theo dịch vụ, ví dụ:kiểm soát viên có thể kiểm soát được cả tất cả các cácịch vụ Bưu phẩm, Bưukiện, BCUT, Đối với đội ngũ lao động này, có một số quy định riêng về chứcnăng, nhiệm vụ quyền hạn của họ trong khai thác và được tính như một laođộng phụ trợ Tuy nhiên số lao động này đa phần có trình độ từ cao đẳng trởxuống, nên ảnh hưởng rất nhiều đến chất lượng trong khai thác và vân chuyểnbưu chính

Đối với các chức năng lao động quản lý ở khối các phòng chức năng trongTrung tâm thì các chức danh thường được phân chia theo lĩnh vực chuyên mônđược đào tạo như: tài chính, kế toán, hành chính, kế hoạch, nhân lực , và thường

có trình độ từ cao đẳng trở lên Tuy nhiên, vẫn có một số nhân viên hành chính

có trình độ trung và sơ cấp được tuyển chọn vào các công việc phụ khác như vănthư, vệ sinh công nghiệp

Thứ 3, Phân công lao động theo bậc:

Trình độ tay nghề, chuyên môn, kĩ năng của người lao động tại VPS1 đượcphân chia thành các cấp, bậc khác nhau theo hệ thống tiêu chuẩn "tiêu chuẩn cấpbậc kĩ thuật chức danh nghề sản xuất Bưu Điện" do Tổng Công ty ban hành vàmột số tiêu chuẩn chức danh Công ty mới xây dựng để áp dụng trong nội bộ(như đã trình bầy ở phần phân tích công việc)

b/ Hiệp tác lao động

Do đặc điểm sản xuất của Trung tâm nói riêng và của Công ty VPS nóichung và cũng là đặc diểm của toàn ngành Bưu Điện đòi hỏi phải có sự hiệp táccao trên toàn mạng lưới Vì vậy quá trình hiệp tác lao động của Trung tâm đượcthực hiện khá phổ biến dưới cả hai hình thức: hiệp tác về không gian và hiệp tác

về thời gian

Hiệp tác về không gian

Hiệp tác về không gian tạẩmTung tâm VPS1 được thể hiện dưới cả ba hìnhthức: hiệp tác giữa các bộ phận chuyên môo hóa giữa các nghề chuyên môn hóatrong một bộ phận và hiệp tác giữa những người lao động với nhau

- Hiệp tác giữa các bộ phận chuyên môn hoá: Các bộ phận sản xuất củacác đơn vị trực thuộc được phân công công việc rõ ràng, mỗi bộ phận đảmnhiệm một nhiệm vụ nhất định trong quy trình khai thác và phối hợp, hiệp táckhá chặt chẽ với nhau để hoàn thành toàn bộ hoặc một phần quy trình, quy phạmkhai thác và cung cấp dịch vụ cho khách hàng: chẳng hạn như bộ phận giao dịchtiếp nhận các yêu cầu của khách hàng, bộ phận khai thác, trung chuyển làmnhiệm vụ khai thác và vận chuyển trong nội bộ khu vực sản xuất, đội xe làmnhiệm vụ vận chuyển ngoài để giao và nhận các Bưu gửi đến các Bưu điện tỉnh,thành,

- Hiệp tác giữa các nghề chuyên môn hóa trong một bộ phận: Đó là sựhiệp tác giữa những người làm các công việc chuyên môn khác nhau trong cùngmột bộ phận Ta có thể thấy điều này ở ngay trong các bộ phận giao dịch: đó là

sự hiệp tác giữa các giao dịch viên với các kiểm soát viên,

- Hiệp tác giữa những người lao động với nhau trong một tổ, đội phòng,ban, Bưu cục Đây là hình thức hiệp tác khá phổ biến ở VPS1 cũng như toànCông ty, tất cả các người lao động trong cùng một tổ, phòng, ban, luôn luôn có

sự hiệp tác với nhau để hoàn thành các công việc chung của bộ phận mình

Hiệp tác về thời gian:

Quá trình hiệp tác lao động về thời gian của VPS1 chính là quá trình tổchức ca kíp làm việc, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi cho người lao độngnhằm đảm bảo tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh của Trung tâm đượcdiễn ra bình thường, tức là đảm bảo thực hiện đúng các quy trình, quy phạmtheo đúng các chỉ tiêu về thời gian toàn trình của Bưu gửi Thời giờ làm việc,thời giờ nghỉ ngơi được quy định trong nội quy lao động của do Công ty banhành và được áp dụng thống nhất trong tất cả các đơn vị thành viên Theo quyđịnh này, mọi người làm việc trong Trung tâm đều phải làm việc đủ 8 giờ trongmột ngày và đủ 40 giờ trong một tuần, trong đó: Khối quản lý làm việc theo giờ

hành chính, khối sản xuất làm việc theo chế độ ca kíp và tùy theo yêu cầu côngtác cụ thể mà người phụ trách đơn vị bố trí sắp xếp ca kíp cho hợp lý nhưng phảiđảm bảo làm việc 40 giờ trong một tuần

Ngoài ra Trung tâm còn bố trí thời gian làm thêm (khi cần thiết), thời gianhọc tập chuyên môn nghiệp vụ, thời gian hội họp cho người lao động, thời gianhoạt động công tác đảng, đoàn thể của người lao động làm công tác đảng, đoànthể không chuyên trách, thời gian làm nghĩa vụ công dân theo quy định của phápluật,

c/ An toàn, vệ sinh lao động và bảo hộ lao động:

Công tác an toàn lao động, vệ sinh lao động và bảo hộ lao động được thựchiện khá tốt tại Trung tam Cụ thể như sau:

- Hàng năm Tung tâm tiến hành tổ chức các lớp đào tạo và bồi dưỡng ngắnhạn về an toàn lao động, vệ sinh lao động, nội quy vệ sinh công nghiệp và phòngchống cháy nổ cho người lao dộng Xây dựng một số nội quy, quy chế về đảmbảo An toàn, vệ sinh LĐ, BHLĐ và phòng cháy chữ cháy theo yêu cầu trongcông tác quản lý và sản xuất cho người lao động

- Trang bị kỹ thuật an toàn phòng chống cháy nổ: Sửa chữa, lắp đặt mạngđiện, hệ thống báo cháy, ban hành nội quy phòng cháy chữa cháy, kiểm định vàcấp giấy phép cho các thiết bị đòi hỏi nghiêm ngặt về an toàn lao động nhưthang máy, thiết bị áp lực, thiết bị nâng,

- Đảm bảo vệ sinh công nghiệp: Tổ chức khám sức khỏe định kỳ (6 tháng

và hàng năm) cho nhân viên, đo môi trường lao động (tiếng ồn, bụi, ), trang bị

hệ thống đèn chiếu sáng, hút bụi, thuê các công ty vệ sinh công nghiệp hàngtháng đến dọn dẹp vệ sinh và hút bụi,

- Trang bị phương tiện bảo hộ lao động cho người lao động làm việc trongmôi trường có yếu tố nguy hiểm, độc hại như: Quần áo, giầy, ủng, găng tay bảo