Những hạn chế trong công tác lập kế hoạch tuyển dụng lao động của Trung tâm VPS1 trước khi sáp nhập vào BDTP Hà Nội
MỤC LỤC
Lập kế hoạch nhân lực
Vào khoảng tháng 10 hàng năm, trên cơ sở hướng dẫn xây dựng kế hoạch của Công ty và của Tổng Công ty, Trung Tâm thông báo tới các đơn vị của mình các đơn vị trực thuộc tiến hành xây dựng lại các loại kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị mình, bao gồm cả bốn loại kế hoạch nhân lực trên cơ sở kế hoạch tạm giao do Giám Đốc Trung tâm phê duyệt từ đầu năm. Các đơn vị trực thuộc căn cứ vào phương hướng, mục tiêu, nhiệm vụ của Trung tâm và của đơn vị; kế hoạch phát triển mạng lưới, kế hoạch doanh thu, sản lượng, kế hoạch phát triển dịch vụ mới,..; hệ thống định mức lao động và hệ thống tiêu chuẩn chức danh đang áp dụng tại đơn vị để dự báo nhu cầu, tính toán định biên lao động cho năm kế hoạch theo các tiêu chí khác nhau.
Công tác tuyển dụng lao động
Điều này chứng tỏ trong công tác lập kế hoạch của Trung tâm còn có những hạn chế, khó khăn nhất định. Điều quan trọng là cần phải tìm ra được nguyên nhân và biện pháp khắc phục hoặc giảm nhẹ những hạn chế, khó khăn này.
Tổ chức lao động trong Trung tâm VPS1
Số lao động phụ trợ tăng ít hơn với khoảng 3 lao động mỗi năm Nguyên nhân là do Công ty cần tăng số lao động để đáp ứng kế hoạch mở rộng sản xuất kinh doanh và phát triển một số dịch vụ mới như Datapost,.., thêm vào đó là do ngành chưa có sự chuẩn hóa về bao bì, Hệ thống mã Bưu chính gần như chưa được áp dụng nên việc ứng dụng máy móc trong khai thác của Trung tâm bị hạn chế rất nhiều. -Hiệp tác giữa các bộ phận chuyên môn hoá: Các bộ phận sản xuất của các đơn vị trực thuộc được phõn cụng cụng việc rừ ràng, mỗi bộ phận đảm nhiệm một nhiệm vụ nhất định trong quy trình khai thác và phối hợp, hiệp tác khá chặt chẽ với nhau để hoàn thành toàn bộ hoặc một phần quy trình, quy phạm khai thác và cung cấp dịch vụ cho khách hàng: chẳng hạn như bộ phận giao dịch tiếp nhận các yêu cầu của khách hàng, bộ phận khai thác, trung chuyển làm nhiệm vụ khai thác và vận chuyển trong nội bộ khu vực sản xuất, đội xe làm nhiệm vụ vận chuyển ngoài để giao và nhận các Bưu gửi đến các Bưu điện tỉnh, thành,. Theo quy định này, mọi người làm việc trong Trung tâm đều phải làm việc đủ 8 giờ trong một ngày và đủ 40 giờ trong một tuần, trong đó: Khối quản lý làm việc theo giờ hành chính, khối sản xuất làm việc theo chế độ ca kíp và tùy theo yêu cầu công tác cụ thể mà người phụ trách đơn vị bố trí sắp xếp ca kíp cho hợp lý nhưng phải đảm bảo làm việc 40 giờ trong một tuần.
Đánh giá nguồn nhân lực
Đây cũng chính là căn cứ xác định hệ số mức độ phức tạp công việc theo hiệu quả lao động của cá nhân i (HP hqi) để tính toán lương khoán và phân phối tiền lương cho các cán bộ công nhân viên chức trong Trung tâm (xem chi tiết trong phần "Lương bổng và đãi ngộ"), và đồng thời cũng chính là căn cứ để thực hiện việc khen thưởng cho người lao động. Tuy nhiên, trong quy chế nêu ra là vậy nhưng việc đánh giá theo quy chế này rất phức tạp và mất rất nhiều thời gian, chưa phản ánh được chính xác hiệu quả thực hiện công việc của cá nhân, nhiều khi chỉ mang tính hình thức. Hiện nay tại Trung tâm VPS1 và một số các đơn vị trực thuộc Công ty không thực hiện đánh giá hàng tháng mà sử dụng luôn hệ số mức độ phức tạp công việc thay cho việc sử dụng hệ số phức tạp công việc theo hiệu quả lao động của cá nhân i (HP hqi), Việc đánh giá chỉ được thực hiện 6 tháng một lần theo các nội dung trong quy chế đánh giá đã đề ra, mục đích chủ yếu của việc đánh giá này là xét danh hiệu thi đua khen thưởng.
Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Các lĩnh vực đào tạo bao gồm: Các kiến thức chung về kinh tế, các kiến thức chuyên môn nghiệp vụ, kĩ thuật, các kiến thức về chính trị, quản lý hành chính nhà nước và quản lý doanh nghiệp, kiến thức ngoại ngữ, tin học văn phòng, an toàn lao động, vệ sinh lao động,. Nhìn vào bảng trên ta thấy, trong những năm qua, số lượt người được đào tạo ngắn hạn và dài hạn, tổng chi phí và chi phí bình quân cho việc đào tạo của Trung tâm tăng đều qua các năm, chi phí bình quân dành cho công tác đào tạo người lao động do Công ty phê duyệt cho Trung tâm là khá lớn. Hơn nữa, nhiều lao động tại các đơn vị trực thuộc Công ty còn yếu kém về các lĩnh vực kỹ thuật điện, điện tử, công nghệ, tin học nên khi có sự đổi mới trong công nghệ và sản xuất kinh doanh, Công ty phải tiến hành đào tạo một số lượng khá nhiều về các lĩnh vực này.
Lương bổng và đãi ngộ
Khi Công ty giao kế hoạch xuống cho các Trung tâm, Trung tâm sẽ căn cứ vào việc thực hiện kế hoạch của các đơn vị sẽ xây dựng kế hoạch mới theo các kế hoạch mà Công ty giao xuống để giao xuống cho các đơn vị trong Trung tâm( thường là cao hơn của Công ty) và sẽ tiến hành phân phối quỹ tiền lương theo mức khoán mà Trung tâm giao cho trên cơ sở quỹ tiền lương được Công ty phê duyệt. Căn cứ vào tiêu chuẩn chức danh và biểu mô tả nội dung công việc từ các đơn vị tổng hợp lên, căn cứ vào bảng các yếu tố trong quy chế mẫu của Tổng Công ty, các đơn vị trực thuộc sẽ xác định điểm và hệ số mức độ phức tạp công việc cho các chức danh lao động. Và một đãi ngộ quan trọng nữa của Trung tâm và của Công ty đối với người lao động mà đã được đề cập trong phần tuyển dụng lao động, đó là chính sách ưu tiên nguồn nội bộ và chính sách ưu tiên con em trong Trung tâm, Công ty và trong ngành khi nộp đơn, thi tuyển vào Trung tâm và các đơn vị thành viên khác của Công ty.
Khen thưởng và kỷ luật
Tuy nhiên nhìn vào các số liệu trên và thực trạng tình hình công tác đánh giá thành tích công tác của Trung tâm chưa có nhiều điều cần phải suy nghĩ, đó là không đánh giá đánh giá được chất lượng công việc của khối quản lý mà chỉ đánh giá chất lượng của khối sản xuất nên dễ dẫn đến sự không công bằng trong công tác khen thưởng cho người lao động. Các quy định cụ thể về các hành vi vi phạm kỷ luật, hình thức kỷ luật, thời hiệu xử lý, thẩm quyền xử lý, nguyên tắc xử lý, trách nhiệm vật chất của người lao động khi vi phạm kỷ luật và hiệu lực của quyết định kỷ luật lao động được quy định rất rừ trong nội quy lao động của Công ty. Với việc thực hiện tốt công tác kỷ luật lao động như trên, trong các năm qua Trung tâm có rất ít trường hợp người lao động vi phạm kỷ luật, nếu có thì chủ yếu dưới hình thức khiển trách, và nặng nhất là hình thức chuyển làm công việc khác có mức lương thấp hơn trong thời gian tối đa là 6 tháng, hầu như không có người lao động nào bị sa thải.
Những thành tựu đạt được
Nhằm ngăn chặn những phức tạp nảy sinh khi xuất hiện những chức danh lao động mới không có trong hệ thống tiêu chuẩn chức danh nghề sản xuất Bưu Điện của Tổng công ty ban hành, Trung tâm đã kịp thời đề nghị lên Công ty để chủ động tiến hành phân tích công việc của các chức danh lao động mới xuất hiện trong quá trình sản xuất kinh doanh, đặc biệt là khi Trug tâm được Công Ty cho lắp đặt các thiết bị, dây truyền công nghệ, máy móc hiện đại vào trong khai thác và cung cấp các dịch vụ. Trung tâm VPS1 đã thực hiện tương đối tốt việc phân công lao động, hiệp tác lao động, bố trí ca kíp hợp lý, thực hiện tốt công tác tổ chức và phục vụ nơi làm việc, do vậy đảm bảo lưu thoát hết khối lượng bưu gửi đi và đến Trung tâm góp phần đảm bảo hoàn thành tốt kế hoạch sản xuất kinh doanh được giao hàng năm. Không chỉ có tiền lương, các hình thức đãi ngộ vật chất và phi vật chất phong phú và chu đáo đã làm cho người lao động rất phấn khởi và gắn bó với Công ty, đây cũng là một sức hút mạnh mẽ đối với rất nhiều nhân tài muốn vào làm việc và cống hiến cho Công ty.
Những điểm còn tồn tại
Trên thực tế trong quá trình thực tập ở Trung tâm Bưu chính liên tỉnh và quốc tế khu vực 1, thu thập các số liệu kế hoạch và thực hiện về sản lượng, doanh thu của tất cả các dịch vụ do Trung tâm cung cấp, em thấy rằng việc dự báo nhu cầu và lập các kế hoạch này còn mang tính xu hướng và kinh nghiệm nhiều, các kế hoạch lập ra chưa dự báo được các yếu tố tác động đến việc thực hiện kế hoạch. Thêm vào đó, việc điều chỉnh kế hoạch ở cấp Trung tâm hầu như là rất hạn chế do không thể nắm bắt và theo sát cụ thể được tình hình sản xuất kinh doanh của từng đơn vị trực thuộc như chính các đơn vị đó, Thực ra việc xây dưng kế hoạch chỉ nắm bắt được ở mức tổng quát dự vào các số liệu trên giấy tờ mà không chú trọng đến vấn đề nghiên cứu biến động của thị trưòng để xây dựng một chiến lược kinh doanh hoàn hảo từ đó việc vạch kế hoạch mới đảm bảo đựoc tính chính xác và hiệu quả hơn. Thực trạng này làm cho các đơn vị trực thuộc bị thụ động trong công tác hoạch định nguồn nhân lực, mất thời gian chờ đợi kế hoạch được phê duyệt, Các kế hoạch được giao xuống các đơn vị trực thuộc thường vào đầu quý 4 , Điều này sẽ làm mất đi cơ hội kinh doanh, gây ảnh hưởng không nhỏ đến lợi ích của Trung tâm nói riêng và của toàn Công ty nói chung.Chính vì vậy mà các đơn vị thường xuyên tiến hành sản xuất kinh doanh trong tình trạng thiếu lao động.