Nâng cao chất lượng quản lý mối quan hệ với các nhà cung ứng của Tổng công ty Dung dịch khoan và hóa phẩm dầu khí CTCP (DMC) Trình bày tổng quan về quản lý mối quan hệ với nhà cung ứng. Phân tích hoạt động SRM tại Tổng công ty Dung dịch khoan và hóa phẩm dầu khí CTCP. Một số giải pháp nâng cao chất lượng SRM của Tổng công ty DMC.
TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ MỐI QUAN HỆ Ớ V I NHÀ CUNG ỨNG (SUPPLIER RELATIONSHIP MANAGEMENT - SRM)
Tổng quan về Quản lý chuỗi cung ứng (Supply Chain Management - SCM)
SCM là giai đoạn phát triển của lĩnh vực Logistics, một thuật ngữ không liên quan đến "Logistic" trong toán học Trong tiếng Việt, Logistics thường được dịch là hậu cần, kho vận hoặc dịch vụ cung ứng, nhưng những cách dịch này chưa phản ánh đầy đủ bản chất của Logistics Do đó, việc giữ nguyên thuật ngữ Logistics và tìm hiểu ý nghĩa của nó là cách tiếp cận tốt hơn.
Logistics ban đầu được sử dụng trong quân đội với nghĩa là công tác hậu cần Đến cuối thế kỷ 20, logistics đã trở thành một chức năng kinh doanh quan trọng, góp phần vào thành công của các công ty trong lĩnh vực sản xuất và dịch vụ Ủy ban Kinh tế và Xã hội châu Á Thái Bình Dương (ESCAP) đã ghi nhận rằng logistics đã phát triển qua ba giai đoạn khác nhau.
Giai đoạn 1: Phân phối (Distribution) là quá trình quản lý một cách có hệ thống các hoạt động liên quan nhằm đảm bảo cung cấp sản phẩm, hàng hóa cho khách hàng một cách hiệu quả nhất Giai đoạn này bao gồm các hoạt động như vận chuyển, lưu kho và phân phối sản phẩm.
-Bao bì, nhãn mác, đóng gói
Giai đ ạo n 2: Hệ thống Logistics
Giải pháp này kết hợp công tác quản lý cả hai khía cạnh trong một hệ thống duy nhất, được gọi là Cung ứng vật tư và Phân phối sản phẩm.
Giai đ ạo n 3: Quản trị chu i cung ứng (SCM) ỗ
Theo ESCAP, quản trị chuỗi cung ứng (SCM) là khái niệm chiến lược quan trọng, tập trung vào việc quản lý mối quan hệ từ nhà cung cấp nguyên liệu đến người tiêu dùng SCM nhấn mạnh sự phát triển các mối quan hệ hợp tác giữa nhà sản xuất, nhà cung cấp, người tiêu dùng và các bên liên quan như công ty vận tải, kho bãi, giao nhận và các công ty công nghệ thông tin.
SCM là sự kết hợp giữa nghệ thuật và khoa học nhằm tối ưu hóa cách các công ty tìm kiếm nguyên liệu thô cho sản phẩm/dịch vụ, sản xuất chúng và phân phối
Quản trị chuỗi cung ứng (SCM) cung cấp giải pháp toàn diện cho tất cả các hoạt động của doanh nghiệp, từ việc đặt hàng với nhà cung cấp đến quản lý kho bãi an toàn SCM tạo ra môi trường hợp tác giữa các nhà cung cấp và công ty sản xuất, giúp nâng cao hiệu quả sản xuất và phân phối sản phẩm/dịch vụ đến tay khách hàng Hệ thống SCM tích hợp rộng rãi, phát triển môi trường kinh doanh thực sự, cho phép doanh nghiệp giao dịch trực tiếp với khách hàng và nhà cung cấp, cùng chia sẻ thông tin một cách hiệu quả.
Ngoài ra, người ta có thể định nghĩa SCM theo nhiều cách như sau:
SCM (Quản lý chuỗi cung ứng) là sự kết hợp giữa nghệ thuật và khoa học trong việc tìm kiếm nguồn nguyên liệu thô để sản xuất hàng hóa và dịch vụ Điều quan trọng trong bất kỳ giải pháp SCM nào là hiểu rõ sức mạnh của các nguồn tài nguyên và mối quan hệ giữa chúng trong toàn bộ chuỗi cung ứng sản xuất.
- Supply Chain Management (SCM): gắn liền với việc quản lý và kiểm soát các dòng chuyển dịch tài chính, nguyên vật liệu và thông tin trên kênh phân phối
Quản lý chuỗi cung ứng (SCM) là sự kết nối giữa các quy trình quan trọng trong toàn bộ chuỗi cung ứng, nhằm tạo ra giá trị gia tăng cho khách hàng và đáp ứng nhu cầu của các bên liên quan.
Quản lý chuỗi cung ứng (SCM) là sự kết hợp chiến lược và hệ thống giữa các chức năng kinh doanh truyền thống và các chiến thuật liên quan, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động lâu dài cho các thành viên trong chuỗi cung ứng Điều này không chỉ giúp cải thiện hiệu suất của từng thành viên mà còn tăng cường hiệu quả chung của toàn bộ chuỗi cung ứng.
1.1.3 Cấu trúc và các thành phần cơ ả b n của SCM:
SCM là quá trình liên kết các cấu trúc nhằm cân bằng cung và cầu hàng hóa, dịch vụ, đảm bảo cung cấp đúng thời gian và số lượng với chi phí hợp lý Mục tiêu là tối ưu hóa chi phí và phương thức phân phối hàng hóa vào thị trường Mỗi chuỗi cung ứng sản xuất bao gồm ba yếu tố chính: nhà cung cấp, nhà sản xuất và khách hàng.
Nhà cung cấp là những công ty cung cấp sản phẩm và dịch vụ cần thiết cho quá trình sản xuất và kinh doanh Họ đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp nguyên liệu đầu vào, đảm bảo hoạt động sản xuất diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
13 bán thành phẩm Các công ty cung cấp dịch vụ cho sản xuất, kinh doanh được gọi là nhà cung cấp dịch vụ
Đơn vị sản xuất là nơi sử dụng nguyên liệu, dịch vụ đầu vào và áp dụng các quy trình sản xuất để tạo ra sản phẩm cuối cùng Các nghiệp vụ quản lý sản xuất được sử dụng tại đây nhằm tăng hiệu quả, nâng cao chất lượng sản phẩm và tạo sự thông suốt cho chuỗi cung ứng.
- Khách hàng: là người sử ụ d ng sản phẩm của đơn vị ả s n xuất
Ngoài ra SCM có thể có thêm 2 thành phần sau đây:
Nhà phân phối là công ty sở hữu các năng lực tài chính, chuyên môn nghiệp vụ và tổ chức phương tiện vận tải, tham gia vào chuỗi cung ứng nhằm hỗ trợ Nhà sản xuất hoặc Khách hàng Họ đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra sự thông suốt cho chuỗi cung ứng.
- Nhà bán buôn/Nhà bán lẻ: với vai trò tương tự như nhà phân phối nhưng với quy mô nhỏ ơ h n so với nhà phân phối
Trong chuỗi cung ứng, đầu ra của một cấu trúc trở thành đầu vào cho một cấu trúc khác, tạo ra sự liên kết và hình thành chuỗi cung ứng.
Hình 1: Sơ đồ khối liên kết các thành phần chuỗi cung ng cơ ảứ b n
Các thành phần chi phí phát sinh trong chuỗi cung ứng gồm:
Chi phí sản xuất/mua hàng
Chi phí dự trữ và lưu kho
Hình 2: Cấu trúc c a SCM và các thành phần chi phí ủ
Tác động đến hoạt động quản lý SCM
Tổng quan về Quản lý mối quan hệ nhà cung ứng
Trước đây, các doanh nghiệp thường chỉ chú trọng đến việc quản lý mối quan hệ với khách hàng mà bỏ qua tầm quan trọng của cải tiến và quản lý chất lượng từ phía nhà cung cấp Khi áp dụng SCM đến một mức độ nhất định, doanh nghiệp có thể cải tiến để phát triển lên cấp độ ASCM Ở cấp độ này, doanh nghiệp sẽ sử dụng giải pháp cải tiến và quản lý chất lượng chuỗi cung ứng dựa trên việc quản lý chất lượng mối quan hệ với nhà cung cấp thông qua công cụ Supplier Relationship Management (SRM).
Quản lý mối quan hệ nhà cung ứng (SRM) là tập hợp các phương pháp và thực tiễn cần thiết để tương tác với các nhà cung cấp, nhằm đa dạng hóa sản phẩm và dịch vụ quan trọng cho doanh nghiệp SRM không chỉ là công cụ xây dựng mối quan hệ gần gũi với các nhà cung cấp chiến lược, mà còn giúp khám phá các tính năng bổ sung có thể cải thiện hiệu suất kinh doanh Các công ty hoạt động trong cùng một môi trường mạng với lợi ích chung có thể hợp tác để tăng khả năng tạo ra doanh thu và lợi nhuận mới.
SRM, hay Quản lý Quan hệ Nhà cung ứng, là hệ thống quy tắc và phương thức giúp doanh nghiệp tương tác hiệu quả với các nhà cung cấp Nó đánh giá hành vi và khả năng của nhà cung ứng, từ đó thuyết phục những nhà cung cấp đủ năng lực tham gia vào chuỗi cung ứng Khi doanh nghiệp thiết lập bộ quy tắc chuẩn mực, họ có thể phân loại nhà cung ứng thành các nhóm đặc thù, tối ưu hóa quy trình kinh doanh từ việc lựa chọn nhà cung ứng cho đến đặt hàng và đàm phán hợp đồng mua sắm hàng hóa, nguyên vật liệu và thiết bị cần thiết cho chuỗi cung ứng.
Thông qua SRM, thông tin của nhà cung ứng sẽ được cập nhật và lưu trữ trong hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu, giúp cải thiện khả năng tìm kiếm và quản lý dữ liệu hiệu quả hơn.
Doanh nghiệp cần xây dựng các chiến lược hợp tác hợp lý để giải quyết hiệu quả các vấn đề phát sinh từ nhà cung cấp Việc này không chỉ giúp xử lý nhanh chóng các vướng mắc mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
1.2.2 Bản chất mối quan hệ giữa các nhà cung ứng và doanh nghiệp:
Chuỗi cung ứng tạo ra dòng chuyển dịch trao đổi về vật ch t và tài chính ấ giữa các thành phần theo chiều dọc của chuỗi cung ứng
Hình 3 : Sơ đồ dòng chuyển dịch vật ch t trên kênh phân ph i ấ ố
Doanh nghiệp quản lý chuỗi cung ứng đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối nhà cung cấp với khách hàng Họ cần hiểu rõ yêu cầu của nhà cung cấp khi bán hàng và mong muốn của khách hàng khi mua hàng Điều này giúp doanh nghiệp thực hiện giao dịch mua bán thông qua các điều khoản thương mại trong hợp đồng Để quản lý hiệu quả, doanh nghiệp cần nắm bắt thông tin từ cả nhà cung cấp và khách hàng, nhằm giảm thiểu rủi ro trong toàn bộ chuỗi cung ứng Họ cũng phải đề xuất các phương án cung cấp hàng hóa và dịch vụ, nhằm mang lại lợi ích về chi phí, chất lượng và giá thành cạnh tranh trên thị trường.
Doanh nghiệp và nhà cung cấp hợp tác để thực hiện các hoạt động kinh doanh, bao gồm bán hàng, giao hàng và thanh toán cho khách hàng Khi doanh nghiệp thiết lập được quy trình này, họ đã xây dựng một chuỗi cung ứng đơn giản Trách nhiệm của doanh nghiệp bắt đầu từ khi ký kết hợp đồng với nhà cung cấp và kết thúc khi giao hàng hoặc hoàn thành dịch vụ cho khách hàng.
Vật chất Doanh nghiệp: khách hàng/nhà phân phối/nhà sản xuất Nhà cung ứng
Vai trò của doanh nghiệp và nhà cung ứng trong chuỗi cung ứng là rất quan trọng, vì cả hai bên đều cung cấp giá trị cho nhau thông qua thông tin, vật chất và tài chính Sự trao đổi thông tin liên tục giữa doanh nghiệp và nhà cung ứng giúp duy trì hoạt động thông suốt, từ đó đáp ứng nhu cầu và phản hồi kịp thời qua việc ký hợp đồng cung ứng hoặc phân phối Điều này tạo ra sự thay đổi về vật chất và tài chính trong chuỗi cung ứng, dẫn đến việc gia tăng doanh thu, lợi nhuận và tiết kiệm chi phí cho các doanh nghiệp trong hệ thống.
1.2.3 Các chức năng cơ ả b n của Quản lý m i quan hệ ớố v i các nhà cung ng: ứ
Hoạt động mua sắm nguyên vật liệu đầu vào bao gồm nhiều bước quan trọng như lập kế hoạch giao nhận, nhận hàng, kiểm tra và giám sát hàng hóa, cùng với việc ủy quyền thanh toán cho nhà cung cấp Chức năng của Quản lý Quan hệ Nhà cung cấp (SRM) là tối ưu hóa các quy trình này để nâng cao hiệu quả và giảm thiểu rủi ro trong chuỗi cung ứng.
1.2.3.1.Theo dõi và ghi nh ậ n thông tin v ề quá trình mua hàng:
- Quản lý h p đồng mua hàng theo loại giao dịch do người sử ụợ d ng tự định nghĩa
- Qu n lý danh sách hàng hóa dả ịch vụ mua vào theo yêu cầu từ các nguồn khác nhau (bộ phận sản xuất, bộ phận bán hàng)
- Theo dõi hoạt động mua hàng dựa trên các nghiệp vụ:
Thiết lập đơn đặt hàng định kỳ có thể được thực hiện dựa trên các phiếu yêu cầu hàng hóa nguyên vật liệu từ các bộ phận khác nhau, chẳng hạn như bộ phận sản xuất và bộ phận bán hàng.
Thiết lập điều khoản giao nhận hàng hóa và nguyên vật liệu cần rõ ràng về chi tiết hàng hóa, số lượng, thời gian và địa điểm Lịch giao nhận hàng sẽ được tạo ra dựa trên các điều kiện giao nhận đã thống nhất.
- Theo dõi quá trình nhận hàng: theo dõi về ố s lượng hàng nhận, ghi các khoản phải thu chi Một đơn hàng có thể thực hi n nh n hàng nhi u l n ệ ậ ề ầ
- Phát sinh các khoản phải thanh toán theo đ ềi u khoản thanh toán và ghi công nợ
- Tính toán và phân bổ các chi phí liên quan đến việc hoạt động bán hàng
Ghi nhận và phản ánh với nhà cung cấp về hàng hóa không phù hợp là bước quan trọng để tối ưu chi phí mua sắm nguyên vật liệu đầu vào Việc này cần dựa trên công suất thực tế của nhà máy, nhu cầu thị trường và hàng hóa, đồng thời phải tuân theo các định mức của quá trình sản xuất Để lập kế hoạch nhập nguyên vật liệu, cần xác định sản lượng dự kiến, xây dựng kế hoạch mua hàng, quản lý tồn kho, thời gian đặt hàng tối thiểu và số lượng đặt hàng tối thiểu, với bốn tiêu chí quan trọng để đảm bảo hiệu quả.
- Chú trọng tới giảm thiểu tổng chi phí sở hữu
- Thiết lập các chiến lược mua sắm nguyên vật liệu theo chủng loại
- Duy trì cách nhìn dưới góc độ toàn doanh nghiệp
- Đo lường và quản lý hiệu quả
1.2.3.2 Thông tin h ỗ tr ợ ho ạ t độ ng mua hàng:
Doanh nghiệp cần ghi nhận và lưu trữ thông tin liên quan đến yêu cầu sản phẩm và dịch vụ từ các bộ phận trong công ty, bao gồm các chức năng như đặc điểm sản phẩm, giá cả, nhà cung cấp, và các yếu tố quan trọng khác.
Chức năng này yêu cầu sử dụng toàn bộ công cụ hỗ trợ quản trị, bao gồm công cụ tra cứu, phân loại và lọc thông tin cần thiết cho công việc hàng ngày liên quan đến sản phẩm, giá cả và đối tác Ngoài ra, cần có công cụ tính toán chuyển đổi theo tỷ giá và các loại tiền tệ, hỗ trợ theo dõi biến động của thị trường Công cụ thống kê hợp đồng giúp theo dõi mức thực hiện từ khi ký kết cho đến khi thanh lý Cuối cùng, công cụ liên kết các văn bản giấy tờ liên quan đến thỏa thuận và hợp đồng mua hàng là cần thiết.
1.2.3.3 Qu ả n lý thông tin quan h ệ nhà cung c ấ p:
Doanh nghiệp cần ghi nhận và cập nhật thông tin về nhà cung cấp, bao gồm họ tên, địa chỉ liên lạc và người đại diện Hệ thống lưu trữ cây phân cấp đối tác, khu vực mua hàng và nhóm đối tác mua hàng giúp thống kê đối tác theo các tiêu chí khác nhau Ngoài ra, cần theo dõi khả năng cung cấp của đối tác cho từng loại hàng hóa dịch vụ và quản lý công nợ phải trả cho nhà cung cấp Doanh nghiệp cũng nên đánh giá nhà cung cấp hoặc nhà gia công dựa trên các tiêu chuẩn khác nhau và theo dõi các khiếu nại liên quan đến nhà cung cấp.
Chức năng lập Kế hoạch cung ứng bao gồm các phần chính:
- Kế hoạch mua hàng: quy định theo khu vực, theo chu kỳ thời gian và theo mặt hàng
- Kế hoạch ánh giá lựa chọn nhà cung cấp theo từng loại sản phẩm, dịch vụ, khu đ vực, thời kỳ
- Kế hoạch phân bổ chi phí (dựa trên ngân sách được c p cho b ph n cung ng) ấ ộ ậ ứ
Giới thiệu Tổng Công ty Dung dị ch khoan và Hóa ph m D u khí – CTCP (DMC) .63 ẩ ầ 1.Quá trình thành lập và lĩnh vực kinh doanh
Chương 2: PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG SRM TẠI TỔNG CÔNG TY DUNG DỊCH KHOAN VÀ HÓA PHẨM D U KHÍ - CTCP Ầ
2.1 Giới thiệu Tổng Công ty Dung dịch khoan và Hóa phẩm Dầu khí – CTCP (DMC)
2.1.1.Quá trình thành lập và lĩnh vực kinh doanh:
Tổng Công ty Dung dịch khoan và Hóa phẩm Dầu khí – CTCP (DMC) là một trong những đơn vị thành viên của Tập đoàn Dầu khí Việt Nam, được thành lập vào ngày 8/3/1990 và chính thức chuyển đổi thành công ty cổ phần vào ngày 28/4/2005.
Sau hơn 20 năm phát triển, Tổng Công ty Dung dịch khoan và Hóa phẩm Dầu khí - CTCP đã khẳng định vị thế là một trong những doanh nghiệp uy tín hàng đầu trong lĩnh vực dầu khí.
Cung cấp hóa chất và dịch vụ dung dịch khoan cho các hoạt động thăm dò, tìm kiếm tại thềm lục địa Việt Nam và ở nước ngoài
Nghiên cứu chuyển giao công nghệ là yếu tố quan trọng trong việc phát triển các ứng dụng cho hoạt động khai thác dầu khí Mục tiêu chính là tăng cường hiệu suất thu hồi dầu và nâng cao hiệu quả trong quá trình khai thác.
Chúng tôi chuyên cung cấp và lắp đặt thiết bị cho các dịch vụ làm sạch môi trường, bao gồm xử lý nước thải từ nhà máy lọc dầu và nhiều nhà máy trong ngành dầu khí Ngoài ra, chúng tôi còn thực hiện các giải pháp lọc nước biển thành nước ngọt và làm sạch tàu dầu, đảm bảo bảo vệ môi trường hiệu quả.
Cung cấp hóa chất làm nguyên liệu, phụ gia cho các nhà máy sản xuất trong ngành dầu khí và các ngành
Chúng tôi chuyên phân phối các sản phẩm lọc và hóa dầu như xăng dầu, polypropylene, và đạm Phú Mỹ Ngoài ra, chúng tôi còn kinh doanh tổng kho hóa chất và cung cấp dịch vụ pha trộn hóa chất cho ngành Dầu khí Đặc biệt, chúng tôi cung cấp giải pháp logistics hiệu quả trong hoạt động cung ứng hóa chất.
2.1.2 Cơ ấ c u tổ chức và hoạt động:
Tổng Công ty DMC hoạt động theo mô hình công ty cổ phần, tuân thủ Luật Doanh nghiệp 2005 và Điều lệ tổ chức, hoạt động của công ty Cơ cấu tổ chức của Tổng Công ty DMC được thiết lập một cách rõ ràng và hiệu quả.
Hình 4: Sơ đồ c c u tơ ấ ổ chức của Tổng Công ty DMC
Hội đồng công là cơ quan có thẩm quyền cao nhất, quyết định về toàn bộ hoạt động của công ty Hội đồng cổ đông điều hành hoạt động của công ty thông qua các kỳ họp đại hội đồng công, tuân theo Luật Doanh Nghiệp 2005 của nước CHXHCN Việt Nam Đồng thời, Hội đồng quản trị thực hiện quyền hạn để điều hành các công việc hàng ngày thuộc thẩm quyền của mình.
Các Chi nhánh của DMC
BAN TỔ CHỨC VÀ PHÁT
BAN ĐẦU TƯ VÀ XÂY
BAN KINH DOANH BAN KHOÁNG SẢN
BAN TÀI CHÍNH KẾ TOÁN
AN TOÀN MÔI ĐẠ I HỘI ĐỒ NG CỔ Đ ÔNG
Các đơn vị thành viên của DMC
Hội đồng quản trị là cơ quan quyền lực cao nhất được Đại hội đồng cổ đông bầu chọn, có nhiệm vụ đại diện cho Hội đồng công ty, giám sát các hoạt động của Tổng Công ty DMC Ban Kiểm soát có trách nhiệm kiểm tra và giám sát việc tuân thủ các quy định của pháp luật cũng như điều lệ công ty của Ban điều hành.
Ban Tổng Giám đốc: bộ máy đ ềi u hành mọi hoạt động s n xuất kinh doanh ả hàng ngày của công ty
Các phòng chức năng tại DMC bao gồm 10 Ban, đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ Ban lãnh đạo trong việc triển khai các hoạt động sản xuất và kinh doanh hàng ngày.
Tổng Công ty DMC hiện có các công ty thành viên, chi nhánh, trung tâm nghiên cứu và công ty liên kết có trụ sở đặt tại 3 miền:
- Công ty CP Hóa phẩm Dầu khí DMC - Miền Bắc
- Trung tâm Nghiên cứu ứng dụng và dịch vụ ỹ k thu t (DMC RT) ậ
- Chi nhánh Tổng công ty Dung dịch khoan và Hóa phẩm Dầu khí - CTCP tại
• Miền Trung: Công ty CP Hóa ph m D u khí DMC - Mi n Trung ẩ ầ ề
- Công ty CP Hóa phẩm Dầu khí DMC - Miền Nam
- Công ty TNHH MTV Dung dịch khoan và dịch vụ giếng khoan DMC - WS
- Chi nhánh Tổng Công ty Dung dịch khoan và Hóa phẩm Dầu khí - CTCP tại
- Công ty TNHH Dung dịch khoan MI Việt Nam
• Công ty liên doanh, liên kết:
- Công ty CP Công nghiệp Khoáng chất DMC (DMC IM)
Phân tích tình hình quản lý mối quan hệ nhà cung ứng tại Tổng Công ty DMC
Phần lớn các nhà cung ứng trong chuỗi cung ứng thị trường dầu khí phải là những công ty có tiềm lực mạnh mẽ, sản phẩm chất lượng tốt và giá cả cạnh tranh Các nhà cung ứng mới, nhỏ lẻ và thiếu kinh nghiệm thường khó có khả năng tham gia vào chuỗi cung ứng này.
Tổng Công ty DMC đã gia nhập thị trường hóa chất và dịch vụ trong ngành Dầu khí muộn, với đội ngũ nhân viên trẻ, ít kinh nghiệm và chuyên môn chưa vững Điều này đã ảnh hưởng đến uy tín của công ty trong lĩnh vực này, khiến việc thâm nhập và duy trì vị trí trong ngành Dầu khí gặp nhiều khó khăn Cạnh tranh từ các nhà cung ứng khác rất khốc liệt, vì họ thường là những đối thủ có năng lực vượt trội.
Tổng Công ty DMC cần nhận thức rõ tầm quan trọng của việc làm phán để nhận được sự hỗ trợ từ các nhà cung ứng Để nâng cao chất lượng quản lý mối quan hệ với nhà cung ứng, Tổng Công ty DMC đã nghiên cứu và áp dụng công cụ SRM.
2.2.1 Giới thiệu chung về tình hình cung ứng sản phẩm nguyên vật liệu đầu vào tại Tổng Công ty DMC:
Ngành Dầu khí là một lĩnh vực đặc thù với yêu cầu sản phẩm và dịch vụ khác biệt, đòi hỏi công nghệ phải liên tục cập nhật và đổi mới Đầu tư ban đầu thường rất lớn và lĩnh vực này mang tính chất rủi ro cao, do đó cần áp dụng SCM để quản lý hiệu quả các nguồn lực và kiểm soát rủi ro Việc lựa chọn và mua sắm nguyên vật liệu đầu vào cũng phải tuân thủ các tiêu chuẩn nghiêm ngặt Vì vậy, Tổng Công ty DMC cần cải tiến hệ thống chuỗi cung ứng bằng cách áp dụng hệ thống quản lý SRM.
Phân loại sản phẩm nguyên vật liệu đầu vào c a DMC: ủ
Sản phẩm và dịch vụ hàng hóa thông thường được định nghĩa là những mặt hàng và dịch vụ không chuyên biệt, bao gồm các hóa chất cơ bản và dịch vụ thông dụng, dễ dàng tìm thấy trên thị trường.
Sản phẩm và dịch vụ hàng hóa độc quyền cho phép nhà cung ứng định giá thị trường, tạo ra lợi thế cạnh tranh Các nhà cung ứng khác phải phát triển chiến lược cạnh tranh dựa trên sản phẩm chất lượng tương tự, cạnh tranh bằng giá hoặc giá trị gia tăng khác mà doanh nghiệp trong chuỗi cung ứng cung cấp.
Sản phẩm và dịch vụ kỹ thuật đặc thù của ngành dầu khí bao gồm các giải pháp cung ứng cho hoạt động từ khâu thượng nguồn, như tìm kiếm, thăm dò và khai thác dầu khí, đến khâu hạ nguồn, phục vụ cho ngành chế biến và lọc - hóa dầu.
2.2.2 Quy trình cung ứng tại Tổng Công ty DMC:
Quản lý mối quan hệ nhà cung ứng là một nhiệm vụ phức tạp, phụ thuộc vào nhiều yếu tố như sản phẩm, khách hàng, đối thủ cạnh tranh, thị trường, và các chính sách kinh tế Các nhà kinh doanh hiện đại nhận thức rằng sự hợp tác giữa doanh nghiệp, người mua và nhà cung cấp là rất quan trọng Tuy nhiên, vấn đề chính là cả hai bên thường có xu hướng muốn thống trị các giao dịch Mô hình đàm phán thắng-thua đã được áp dụng rộng rãi trong lịch sử, nhưng hiện nay, mối quan hệ mua bán đã chuyển sang mô hình thắng-thắng, nơi các bên cùng tìm kiếm sự cải thiện và hợp tác Quản lý chuỗi cung ứng tiên tiến yêu cầu làm việc với một nhóm nhà cung cấp chọn lọc để khai thác giá trị vượt ra ngoài mối quan hệ mua-bán, nhằm tối ưu hóa lợi nhuận và xây dựng doanh thu mới Để quản lý mối quan hệ nhà cung ứng hiệu quả, cần hiểu rõ quy trình cung ứng tại Tổng Công ty DMC, được tóm tắt qua một mô hình đơn giản.
Hình 5 : Quy trình quản lý nguồn cung ứng dạng đơn giản
Quy trình lựa chọn nhà cung cấp
Tạo quy tắc quản lý ngu ồn cung ứ ng
Gán quy tắc quản lý nguồn cung ứng cho bộ phận tổ ch c thực hiện ứ
Tạo hợp đồng mua/đơn đặt
Danh sách các nhà cung cấp được phê duyệt
Lựa chọn nhà cung cấp
Phương thức cung ứng sản phẩm và dịch vụ được lựa chọn dựa trên tổng giá trị mua hàng, đặc thù sản phẩm và mức độ dễ tìm hay độc quyền của dịch vụ Điều này nhằm xây dựng quy trình cung ứng chi tiết, phân nhóm sản phẩm và dịch vụ của Tổng Công ty DMC Quy trình cung ứng được tóm tắt như sau.
2.2.2.1 Quy trình cung ứ ng s ả n ph ẩ m qua hình th ứ c chào hàng c ạ nh tranh, mua tr ự c ti ế p:
Trong quản trị hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày, doanh nghiệp thường xuyên thực hiện nhiều giao dịch mua bán nguyên liệu đầu vào Do đó, việc xây dựng một quy trình chuẩn để mua sắm nguyên liệu là rất cần thiết Đối với các đơn hàng có giá trị thấp, thường dưới 100 triệu đồng, doanh nghiệp có thể áp dụng hình thức chào hàng cạnh tranh hoặc mua trực tiếp để tiết kiệm chi phí và thời gian.
Quy trình cung ứng s n phả ẩm qua hình thức chào hàng cạnh tranh, mua trực tiếp được biểu diễn như sơ đồ ướ đây: d i
Hình 6: Sơ đồ cung ứng s n phả ẩm qua hình thức chào hàng cạnh tranh, mua trực tiếp Đột xuất Lo i ạ
KẾ HOẠCH MUA HÀNG/PHIẾ U ĐỀ NGH Ị
BỘ PHẬN ĐƠN ĐẶT HÀNG
THỰC HIỆN MUA Đ ÀM PHÁN VÀ L P H P Ậ Ợ ĐỒNG
LỰA CHỌN NHÀ CUNG ĐÁNH GIÁ ĐỊNH KỲ NHÀ CUNG ỨNG ĐÀM
PHÁN ĐÁNH GIÁ BAN ĐẦU
KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG, LẬP BIÊN BẢN GIAO NHẬN, VÀO S THEO DÕI Ổ , THANH TOÁN
LẬP DANH SÁCH NHÀ CUNG ỨNG PHÊ DUYỆT
Trong trường hợp sản phẩm/dịch vụ dễ mua, các nhà cung ứng thường liên kết để tạo ra mặt bằng giá chung, giúp ổn định thị trường hàng hóa Chiến lược này hiệu quả vì giảm áp lực ép giá từ khách hàng Doanh nghiệp nên lựa chọn 3-5 nhà cung ứng phê duyệt, vì sản phẩm/dịch vụ trong nhóm này thường ít khác biệt về giá và chất lượng Việc hỏi giá từ quá nhiều nhà cung ứng có thể gây rối thông tin, do không có sự khác biệt rõ ràng giữa các sản phẩm/dịch vụ trên thị trường.
2.2.2.2 Quy trình cung ứ ng s ả n ph ẩ m qua hình th ứ c đấ u th u/ch đị nh th u: ầ ỉ ầ Đối với quá trình cung ng s n ph m và d ch vụ ầứ ả ẩ ị c n đầu t l n ho c b sung ư ớ ặ ổ vốn lưu động nhiều thì Doanh nghiệp nên tổ chức đấu thầu để l a chọự n được đơn v ị cung ứng có chi phí thấp nhất và trong ngân sách đã được phê duyệt của doanh nghiệp
Doanh nghiệp nên áp dụng hình thức chỉ định thầu cho những sản phẩm và dịch vụ có tính chất đặc thù, khi mà chỉ có một số ít đơn vị cung cấp phù hợp Điều này giúp đảm bảo mua được sản phẩm và dịch vụ theo đúng yêu cầu kỹ thuật, đồng thời tránh phát sinh chi phí không cần thiết khi lựa chọn nhà cung cấp không đáp ứng đủ tiêu chí về chất lượng và ngân sách.
Hình 7: Sơ đồ cung ứng sản phẩm/d ch vụ qua hình thức đấu thầu, chỉ định thầu ị
2.2.2.3 Quy trình cung ứ ng s ả n ph ẩ m d ị ch v k thu t: ụ ỹ ậ
Các sản phẩm và dịch vụ trong ngành Dầu khí rất đa dạng và phụ thuộc vào nhiều yếu tố địa chất, môi trường và yếu tố con người Sự tham gia của các kỹ sư dầu khí là cần thiết để tư vấn cho khách hàng về giải pháp kỹ thuật trong suốt quá trình sử dụng sản phẩm và dịch vụ Điều này cho thấy rằng sản phẩm dịch vụ kỹ thuật có thể được coi là một loại hàng hóa đặc thù trong ngành này.
Để thực hiện mua sắm hiệu quả, cần tiến hành đàm phán và lập hợp đồng, sau khi bộ phận mua hàng và bộ phận kế toán đã xem xét và ký nháy Đồng thời, việc đấu thầu hoặc chỉ định thầu cần được thực hiện một cách minh bạch Đánh giá định kỳ nhà cung cấp là bước quan trọng để đảm bảo chất lượng và hiệu quả trong quá trình hợp tác.
SỬA ĐỔI H Đ ĐÁNH GIÁ BAN ĐẦU
KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG, LẬP BIÊN BẢN GIAO NHẬN, VÀO SỔ THEO DÕI, THANH TOÁN
LẬP DANH SÁCH NHÀ CUNG ỨNG PHÊ DUYỆ T
KẾ HOẠCH MUA HÀNG/PHIẾU ĐỀ NGHỊ MUA
Hình 8: Sơ đồ cung ứng sản phẩm dịch vụ ỹ k thuật
2.2.3 Tình hình quản lý mối quan hệ Nhà cung ứng tại Tổng Công ty DMC:
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG SRM CỦA TỔNG CÔNG
Bối cảnh kinh doanh và định hướng về chiến lược phát triển kinh doanh của Tổng Công ty DMC
Tổng Công ty DMC là đơn vị thành viên của Tập đoàn Dầu khí Việt Nam, được giao nhiệm vụ cung cấp hóa chất và dịch vụ hóa kỹ thuật cho các đơn vị trong Tập đoàn Từ năm 2009, Tập đoàn Dầu khí đã ban hành Nghị quyết 233 nhằm thúc đẩy việc sử dụng nội lực trong ngành để phát triển hoạt động kinh doanh Thực hiện chỉ đạo của Tập đoàn, Tổng Công ty DMC đã đạt được việc sử dụng gần 90% sản phẩm và dịch vụ mà các đơn vị trong Tập đoàn có khả năng cung ứng.
Tổng Công ty DMC đã không ngừng phát triển mở rộng quy mô thông qua việc thành lập các công ty con và chi nhánh chuyên môn hóa, nhằm nâng cao năng lực chuyên sâu Trong bối cảnh các nước Châu Âu vừa thoát khỏi cuộc khủng hoảng nợ công, nền kinh tế trong nước chịu ảnh hưởng từ các nước phát triển, DMC đã thực hiện cắt giảm chi phí hoạt động sản xuất và kinh doanh trong giai đoạn 2012 - 2013 Để sử dụng hiệu quả các nguồn lực, DMC đã áp dụng công cụ SCM trong quản lý Công ty đã tiến hành tái cấu trúc tổ chức để giảm chi phí nội bộ và nâng cao chất lượng quản lý SCM lên ASCM Đặc biệt, DMC sử dụng công cụ SRM để cắt giảm chi phí cung ứng cho mỗi đơn vị sản phẩm.
Sau đây, tôi sẽ xem xét quản lý mối quan hệ nhà cung cấp (SRM) trong chuỗi cung ứng (SCM) từ góc độ quản trị và đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng quản lý SRM của DMC.
3.1.2 Chiến lược phát triển kinh doanh của Tổng Công ty DMC 2010 - 2025:
Tổng Công ty DMC đặt mục tiêu phát triển thị trường cung cấp hóa chất cho hoạt động khai thác, thăm dò và tìm kiếm dầu khí, đồng thời mở rộng dịch vụ cung cấp và pha chế hóa chất theo yêu cầu của khách hàng.
Chúng tôi tiếp tục phát triển ba cơ sở hóa chất tại ba miền, với khả năng cung cấp toàn bộ các dịch vụ logistics như vận tải, giao nhận, tồn trữ và pha trộn hóa chất Đồng thời, chúng tôi cung cấp dịch vụ dung dịch khoan bao gồm hóa chất và kỹ thuật Ngoài ra, chúng tôi còn cung cấp hóa chất cơ bản và hóa chất chuyên ngành phục vụ cho khoan khai thác dầu khí cũng như ngành công nghiệp lọc hóa dầu.
Đầu tư tài chính và góp vốn vào các công ty liên doanh tại nước ngoài là chiến lược hiệu quả để tìm kiếm cơ hội hợp tác mới trong lĩnh vực khai thác khoáng sản và dầu khí Điều này không chỉ giúp phát triển hoạt động khai thác mà còn mở rộng cung cấp dịch vụ hóa chất và dung dịch khoan.
Tổng Công ty DMC hiện có gần 700 cán bộ công nhân viên, với 90% có trình độ Đại học hoặc trên Đại học Công ty đang đầu tư vào đào tạo và phát triển nguồn nhân lực nhằm bồi dưỡng đội ngũ cán bộ chất lượng cao, phục vụ cho sự phát triển bền vững trong tương lai.
Đề xuất các giải pháp cải tiến SRM
Quản lý mối quan hệ với nhà cung ứng là một nhiệm vụ phức tạp, đòi hỏi nguồn nhân lực trong SRM phải được đào tạo chuyên môn tốt Nhân viên cần có khả năng tư duy sáng tạo, linh hoạt và chủ động để xử lý các tình huống phát sinh hiệu quả.
Tổng Công ty DMC cần áp dụng các giải pháp nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh trong hoạt động quản lý chuỗi cung ứng (SCM), không chỉ trong ngành Dầu khí mà còn để thể hiện năng lực cạnh tranh vượt trội về chất lượng và giá cả so với các đơn vị ngoài ngành.
3.2.1.1 T ạ i sao nên đư a công ngh ệ thông tin vào qu ả n lý SRM?
Sử dụng công nghệ để hỗ trợ các mối quan hệ hợp tác là rất quan trọng, đặc biệt trong môi trường hợp tác liên kết và hợp tác đồng bộ Việc áp dụng các công nghệ truyền thông hiện đại giúp nâng cao khả năng truyền tải và chia sẻ thông tin một cách hiệu quả và chất lượng Các công nghệ như truyền tải dữ liệu điện tử (EDI), internet và cổng B2B đóng vai trò quan trọng trong việc này Tuy nhiên, công nghệ chỉ là điều kiện cần; để thành công, cần có cấu trúc tổ chức hợp lý, các quy trình rõ ràng và phương pháp đo lường hiệu quả hoạt động.
Xem xét quản trị SRM từ góc độ công nghệ thông tin, một số ưu điểm nổi bật giúp doanh nghiệp định hướng thành công bao gồm khả năng tối ưu hóa quy trình, cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp, và nâng cao hiệu quả hoạt động Những yếu tố này không chỉ tăng cường sự hợp tác mà còn tạo ra giá trị bền vững cho doanh nghiệp.
Hợp tác là cần thiết để giải quyết các vấn đề liên quan đến hệ thống thông tin đa dạng Việc áp dụng một kiến trúc mở dựa trên mạng Internet sẽ giúp gửi đi các giao tiếp dữ liệu quan trọng một cách hiệu quả.
Một thỏa thuận chung về các công cụ dịch thuật cho phép chia sẻ thông tin giữa các hệ thống thông tin không đồng nhất, đồng thời hỗ trợ việc sử dụng các ngữ dụng trong mạng ảo.
- Giao dịch trực tuyến cho khả năng hi n th thông tin s n ph m và bi u hi n các ể ị ả ẩ ể ệ dòng chảy tài chính của một chu i cung ứng y ỗ đầ đủ
Cung cấp khả năng trực tiếp cho các công cụ hỗ trợ hợp tác trong việc liên tục tìm kiếm cải tiến, nhằm tối ưu hóa quy trình thực hiện trong chuỗi cung ứng.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý SRM giúp tối ưu hóa chi phí mua sắm nguyên vật liệu bằng cách giảm thiểu chi phí tìm kiếm nhà cung ứng, tạo ra kho lưu trữ dữ liệu gần như vô hạn và dễ dàng kết nối với các nhà cung ứng trong thời gian ngắn.
Các thuật toán và phần mềm được lựa chọn nhằm cải thiện tính chính xác của hệ thống dự báo và lập kế hoạch nhu cầu, phù hợp với khả năng cung cấp Thời gian chu kỳ cũng sẽ giảm, tạo thêm giá trị cho quá trình này Trong dòng chảy tài chính, các chương trình sẽ được giới thiệu để tăng tốc độ thanh toán và loại bỏ bất kỳ lỗi nào trong hòa giải Kết quả từ SRM cho thấy các đội bóng trở lại với một danh sách giặt ủi phương tiện đáng ngạc nhiên, mang lại lợi ích cho cả hai công ty Động cơ mua có thể được áp dụng để tạo điều kiện thuận lợi cho các loại mua thấp hơn.
Khi xây dựng mối quan hệ SRM, công ty sẽ nhận thấy nhiều lợi ích quan trọng Để cải thiện chuỗi cung ứng, các công ty thường xem xét việc mua sắm hệ thống điện tử nhằm đơn giản hóa, kiểm soát và tự động hóa quy trình mua hàng hóa và dịch vụ từ nhiều nguồn khác nhau Các dịch vụ phần mềm được sử dụng để tích hợp, lựa chọn nguồn cung và giảm thời gian giao dịch cùng chi phí Chợ và bán đấu giá giúp tìm kiếm cơ hội tiết kiệm Thông tin mua sắm được tập hợp để chia sẻ yêu cầu và trích dẫn, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình đấu thầu với các nhà cung cấp đã được lựa chọn Vị trí đặt hàng, theo dõi và thanh toán có thể được xử lý với thông tin như vậy Nhiều công ty hiện đang mở rộng việc áp dụng các kỹ thuật mạng nhằm giảm chi phí gián tiếp cho loại mua sắm trực tiếp này.
Khi SRM được triển khai với nhà cung cấp chiến lược, công ty tài trợ có thể áp dụng thông tin phát triển trong quá trình lựa chọn để hỗ trợ người mua Điều này giúp họ có thể mua hàng với giá thấp hơn từ các nhà cung cấp phân đoạn thấp thông qua việc tận dụng các kỹ thuật thương mại điện tử Khi công ty xem xét "tỷ lệ cược và kết thúc" cũng như "hàng hóa", việc xác định nguồn cung cấp từ các nhà cung cấp cơ bản trở nên quan trọng Câu hỏi đặt ra là làm thế nào để lựa chọn trong số rất nhiều tùy chọn có sẵn?
Một câu trả lời nằm ở việc áp dụng một mạng lưới so sánh phần mềm Điều này có nghĩa là công ty liệt kê các nhà cung cấp phần mềm khác nhau được xem xét và phát triển một mạng lưới thể hiện trọng tâm chiến lược của việc chào bán, sự trưởng thành của nhà cung cấp, các khía cạnh tích cực và tiêu cực của việc sử dụng cung cấp, cùng thông tin về bất kỳ điều kiện cài đặt nào có sẵn trong ngành công nghiệp Ý tưởng là để các loại chi tiêu dẫn dắt lựa chọn công nghệ hỗ trợ và áp dụng phân tích chi tiêu/cung cấp, ưu tiên cách thức các công cụ tìm nguồn cung ứng được lựa chọn và áp dụng.
Trong bối cảnh thị trường hiện nay, việc lựa chọn phần mềm phù hợp cho hoạt động mua sắm trở nên khó khăn do có quá nhiều giải pháp phần mềm đa dạng Sự phát triển liên tục của các điều kiện thị trường, đặc biệt là trong lĩnh vực mua lại và sáp nhập, đã tạo ra một môi trường cạnh tranh khốc liệt Một số nhà cung cấp phần mềm nổi bật trong lĩnh vực này bao gồm Agile, Ariba, Clarus, Thương mại Một, Siêng năng, Emptoris, FreeMarkets, Healy Hudson, iPlanet, i2Technologies, MindFlow, MRO phần mềm, Oracle, PeopleSoft, Peregrine Systems, PurchasePro, SAP và Verticalnet Việc hiểu rõ các yêu cầu nguồn cung ứng là rất quan trọng để đưa ra quyết định đúng đắn.
91 trên lưới so sánh và người mua phù hợp với quan đ ểi m của khả năng động c để t ơ ự động hóa và cải thi n m t s ho c h u hết các nhóm mua ệ ộ ố ặ ẩ
Mặc dù không có dữ liệu chính xác về tỷ lệ mua các công cụ phần mềm, ước tính khoảng 15% giao dịch mua hàng diễn ra qua hình thức điện tử Điều này cho thấy rằng các công ty ngày nay đã áp dụng công nghệ vào quy trình mua sắm, với sự phát triển đáng kể thông qua các phiên đấu giá trực tuyến Hiện nay, quy trình này bao gồm nhiều lĩnh vực như tìm nguồn cung ứng, lập kế hoạch, sử dụng các thư mục, tài liệu trực tiếp, quy trình RFQ, hợp tác, sự kiện đấu thầu, phân tích đấu thầu, đàm phán hợp đồng, thương thảo trao đổi kinh doanh và quản lý chất lượng nhà cung cấp.
Trong ngắn hạn, các dịch vụ và công ty cần phân loại các tùy chọn dựa trên nhu cầu của các chuyên mục mà họ phục vụ Theo các chuyên gia, mục tiêu chính là tìm giải pháp tốt nhất với sản phẩm phù hợp, đầy đủ và giá cả chấp nhận được Họ nhấn mạnh rằng doanh nghiệp cần đánh giá không chỉ giá cả mà còn các thuộc tính khác như khả năng đáp ứng của nhà cung cấp, mức độ dịch vụ, lịch sử giao hàng và sự hài lòng của khách hàng Một phân tích chi tiết về một số nhà cung cấp e-mua sắm lớn có thể rất hữu ích cho các công ty trong việc so sánh lựa chọn của họ Thông tin tương tự cũng có sẵn qua nghiên cứu AMR tại Boston.
