Một số giải pháp nâng cao chất lượng quản lý toà nhà văn phòng Tập đoàn Bảo Việt số 9 Lê Thái Tổ, Hà Nội

Một số giải pháp nâng cao chất lượng quản lý toà nhà văn phòng Tập đoàn Bảo Việt số 9 Lê Thái Tổ, Hà Nội Trình bày cơ sở lý luận về quản lý BĐS toà nhà văn phòng. Phân tích thực trạng công tác qưủan lý toà nhà văn phòng tập đoàn Bảo Việt số 8 Lê Thái Tổ, Hà Nội. Một số giải pháp nâng cao chất lượng quản lý toà nhà văn phòng tập đoàn Bảo Việt số 8 Lê Thái Tổ, Hà Nội.

CƠ Ở S LÝ LU N V QU N LÝ B S -TÒA NHÀ V N PHÒNG 9 Ậ Ề Ả Đ Ă  1.1.MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ Ả B N V QU N LÝ B T ỀẢẤ ĐỘ NG SẢN

Khái niệm và vai trò của quản lý Bất động sản

1.1.2.1.Khái ni ệ m qu ả n lý b ấ t độ ng s ả n

Quản lý BĐS là một dịch vụ chuyên nghiệp nhằm đầu tư và khai thác m t ộ cách tốt nhất Bất động s n c a Chủả ủ đầu t D ch v cung c p nhân công và i u ư ị ụ ấ đ ề hành nhân công thực hiện những công việc bảo vệ, vệ sinh, giao dịch với khách hàng thuê, vận hành đ ệi n, nước, bảo trì, bảo dưỡng toà nhà để toà nhà hoạt động tốt, kinh doanh đạt hiệu quả cao và đem lại lợi ích cho chủ đầu t ư

Quản lý BĐS, mà quản lý các tòa nhà v n phòng là m t thành ph n, là d ch v ă ộ ầ ị ụ BĐS đóng vai trò rất quan trọng trong việc khai thác sử ụ d ng B S N u d ch v này Đ ế ị ụ không tốt thì sẽ ả nh h ng xưở ấu tới việc tiêu thụ các sản ph m B S và làm cho B S ẩ Đ Đ nhanh chóng bị xuống cấp Hiện nay thị trường dịch vụ quản lý BĐS nước ta đang phát triển cùng với việc phát triển các dự án nhà cao tầng, tuy nhiên vẫn ch a theo ư kịp thị trường kinh doanh BĐS, tư duy quản lý còn nặng ảnh hưởng của thời kỳ bao cấp

Quản lý tòa nhà v n phòng bao gồm quản lý việc đ ềă i u khiển, duy trì hoạt động của hệ thống trang thiết bị (thang máy, máy bơm nước, máy phát đ ện dự phòng, hệi thống hạ tầng k thu t và các trang thiết bịỹ ậ khác) thuộc phần sở hữu chung ho c ặ phần sử ụ d ng chung c a tòa nhà; cung c p các d ch vụ ảủ ấ ị (b o v , v sinh, thu gom rác ệ ệ thải, chăm sóc vườn hoa, cây cảnh, diệt côn trùng và các dịch vụ khác) đảm bảo cho tòa nhà hoạt động tốt

Dịch vụ quản lý bất động sản là hoạt động của tổ chức, cá nhân kinh doanh dịch vụ bất động sản được chủ ở ữ s h u ho c ch s d ng b t động s n ủặ ủ ử ụ ấ ả y quy n th c ề ự hiện việc bảo quản, giữ gìn, trông coi, vận hành và khai thác bất động sản theo hợp đồng quản lý b t ng sản ấ độ

1.1.2.2.Vai trò c ủ a qu ả n lý B ấ t độ ng s ả n

Quản lý bất động sản có vai trò quan trọng không chỉ đối với chủ đầu t mà ư còn đối với cơ quan Nhà nước có thẩm quyền liên quan, các khách hàng thuê và mua bất động sản

 Đối với chủ đầu tư: Chủ đầu t là các t ch c, công ty hay các cá nhân, sở ư ổ ứ

Luận văn Thạc sĩ QTKD Trường ĐH Bách khoa Hà N i ộ hữu bất động sản như một khoản đầu tư Mục tiêu của hoạt động đầu tư là tối đa hóa lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh bất động sản hay kinh doanh các dịch vụ liên quan đến bất động sản Quản lý bất động sản chính là một trong những quá trình đóng vai trò quy t định em l i l i nhu n cho chủế đ ạ ợ ậ đầu t t việc khai thác các công ư ừ năng của bất động sản và các dịch vụ kế ợt h p Các ch đầu mu n b t ủ ố ấ động s n t ả ừ khoản đầu tư của họ được h qu n lý, giám sát hi u qu trên cơ ởọ ả ệ ả s chi phí thấp nh t ấ nhằm đạt được mục tiêu cơ bản của mình Trên thực tế, đối với những bất động sản có quy mô và giá trị lớn nh nh ng khu ô th mớư ữ đ ị i, các tòa nhà cao c v n phòng, ố ă các tòa cao ốc căn hộ cao cấ đp ang mọc lên ở các thành phố lớn hi n nay, i n hình ệ đ ể là TP Hà Nội, TP Hồ Chí Minh, phần l n chớ ủ đầ ư tin tưởng và yên tâm khi bất u t động sản của h được qu n lý bởọ ả i nh ng nhà qu n lý, công ty quản lý bất động sản ữ ả hàng đầu thế giới như Chestertơn (Anh), Dining & Assiociates (Anh) và CB Richard Ellis – CBRE ( Mỹ)

 Đối vớ ơi c quan Nhà nước: Quản lý bất động s n là hoạt động giữa các bên ả gồm chủ sở hữu, ch sử dụủ ng, khách thuê và người qu n lý, công ty, t ch c quản ả ổ ứ lý bất động sản Công ty quản lý có trách nhiệm phải thực hiện tất cả các nghĩa vụ dưới tư cách pháp nhân đối với Nhà nước thông qua sự ủ y quy n c a ch sở ữề ủ ủ h u và hỗ trợ chủ sử dụng, khách thuê th c hiệự n nhi m v củệ ụ a h đối v i c quan qu n lý ọ ớ ơ ả Nhà nước có liên quan

 Đối với khách hàng: Khách thuê ho c mua b t động s n có th là các doanh ặ ấ ả ể nghiệp, các hộ gia đình, cá nhân thuê hoặc mua với mụ đc ích làm v n phòng cho ă thuê đối với các tòa nhà văn phòng, mục đích để ở đối với các tòa nhà cho thuê căn hộ cao cấp Quản lý bất động sản là m t lo i hình kinh doanh bao g m r t nhi u ộ ạ ồ ấ ề hoạt động phức tạp cụ thể, thường xuyên bao gồm cả những công việc nhỏ nhặt như vệ sinh, giữ xe, cấp thoát nước, xử lý nước thải, thang máy, h th ng chi u sáng, h ệ ố ế ệ thống đảm bảo an ninh … mà những công việc này cần phải theo một quy định cụ thể, thống nhất mang tính chuyên nghi p, gi ng nh một phần mềm tin họ đệ ố ư c, òi hỏi phải có người sử dụng tương thích nh m áp ng nhu c u khách thuê Qu n lý b t ằ đ ứ ầ ả ấ động sản không chỉ giúp khách hàng s d ng yên tâm làm việc, an cư mà còn mang ử ụ lại sự tiện nghi, thoải mái khi sử ụ d ng bất động sản và các dịch vụ kèm theo

1.1.3.Nội dung quản lý Bất động sản

Bất động sản là loại tài sản quan trọng của mỗi quốc gia, mỗi dân t c, m i c ộ ỗ ơ quan đơn vị cũng nh củư a m i người dân Các quan hệỗ giao d ch v bấị ề t động s n ả thường có tác động rất mạnh đến hầu hết những hoạt động kinh tế xã hội Để tăng cường vai trò của mình, duy trì sự ổn định và khai thác có hiệu quả các nguồn lực cho phát triển Nhà nước phải quan tâm đến bất ng sản, thị trường bđộ ất động sản và quản lý bất động sản Theo đ ềi u 66 của Luật kinh doanh bất động sản có quy định:

Tổ chức, cá nhân khi kinh doanh dịch vụ quản lý bất động sản phải thành lập doanh nghiệp hoặc hợp tác xã, đăng ký kinh doanh dịch vụ bất động sản theo quy định của pháp luật Tổ chức, cá nhân khi kinh doanh dịch vụ quản lý bất động sản phải có ít nhất một người có chứng chỉ quản lý bất động sản; khi kinh doanh dịch vụ định giá bất động sản phải có ít nhất hai người có chứng ch định giá b t ỉ ấ động s n; khi kinh ả doanh dịch vụ sàn giao dịch bất động sản phải có ít nhất hai người có chứng ch môi ỉ

Luận văn Thạc sĩ QTKD Trường ĐH Bách khoa Hà N i ộ giới bất động sản, nếu có dịch vụ định giá bất động sản thì phải có ít nh t hai người ấ có chứng chỉ định giá bất động sản Trong đó còn quy định rõ các nội dung, phạm vi qu n lý bả ất động sản, các quyền và nghĩa vụ ủ c a các bên và giá dịch vụ quản lý, ngoài ra còn quy định rõ trách nhiệm quản lý bất động sản theo hợp đồng và bồi thường thiệt hại do lỗi của mình gây ra.

QUẢN LÝ TÒA NHÀ VĂN PHÒNG

1.2.1.Khái niệm tòa nhà văn phòng

Tòa nhà văn phòng là Bất động sản bao gồm đất và tài sản gắn liền với đất, có độ cao tối thiểu là 7 tầng, diện tích xây dựng lớn hơn 5000m2 (trong đó chiều rộng của đất tối thiểu là 15m 2 ) dùng để cho thuê phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, tổ chức (tiêu chí phân loại tòa nhà văn phòng)

Tòa nhà văn phòng là tòa nhà có từ hai tầng trở lên, có lối đi, cầu thang và hệ thống công trình hạ tầng s dụử ng cho các v n phòng đại di n, các công ty đóng tại ă ệ đó Tòa nhà v n phòng có khu v c s hữă ự ở u riêng c a t ng công ty ã thuê và khu ủ ừ đ vực dùng chung của tất cả các công ty trong tòa nhà đó Định nghĩa Nhà cao tầng theo Uỷ ban Nhà cao tầng Quốc tế: Ngôi nhà mà chiều cao của nó là yếu tố quyết định các đ ềi u kiện thiết kế, thi công hoặc s dụng ử khác với các ngôi nhà thông thường thì được gọi là Nhà cao tầng

Căn cứ vào chiều cao và số tầng nhà, U ban Nhà cao t ng Qu c tế phân nhà ỷ ầ ố cao tầng ra 4 loại như sau:

 Nhà cao tầng lo i 1: 9~16 t ng ( cao nh t không quá 50 m); ạ ầ ấ

 Nhà cao tầng lo i 2: 17~25 t ng ( cao nh t không quá 75 m); ạ ầ ấ

 Nhà cao tầng lo i 3: 26~40 t ng ( cao nhất không quá 100 m); ạ ầ

 Nhà cao tầng lo i 4: trên 40 t ng ( cao h n 100 m) ạ ầ ơ

Về mặ ửt s dụng, tòa nhà có 3 loại hình: Tòa nhà chỉ có căn hộ (chung cư đơn thuần); Tòa nhà hỗn hợp: mấy tầng dưới mở rộng làm c a hàng, các t ng trên hình ử ầ tháp gồm các c n h ; Tòa nhà đa năng: gồm có cửa hàng, văn phòng và căn hộ ă ộ Nhà nhiều tầng có mụ đc ích sử dụng h n h p là nhà nhi u tầng, có nhiều diện ỗ ợ ề tích với mụ đc ích s dụử ng khác nhau (v n phòng, siêu th , làm nhà và các mục ă ị ở đích khác)

Phần sở hữu riêng trong văn phòng bao gồm:

 Phần diện tích bên trong văn phòng, bao gồm cả diện tích ban công

 Phần diện tích khác trong tòa nhà được ghi trong hợp đồng thuê văn phòng

 Hệ thống trang thiết bị ỹ k thu t sử ụậ d ng riêng g n li n v i v n phòng ắ ề ớ ă

Phần sở hữu chung trong văn phòng bao gồm:

 Phần diện tích nhà còn lại của tòa nhà ngoài phần diện tích thuộc s hữu ở riêng đã quy định

 Không gian và hệ thống kế ấu chịu lực, trang thiết bị kỹt c thu t dùng chung ậ trong tòa nhà, gồm khung, cột, tường chịu lực, tường bao ngôi nhà, tường phân chia các văn phòng, sàn, mái, sân thượng, hành lang, cầu thang bộ, thang máy, đường thoát hiểm, trục xả rác, hộp kỹ thuật, nơi để xe, h thốệ ng cấp đ ệi n, nước, ga, thông

Luận văn Thạc sĩ QTKD Trường ĐH Bách khoa Hà N i ộ tin liên lạc, phát thanh, truyền hình, cấp thoát nước, bể phốt, thu lôi, cứu hoả và các phần khác không thuộc sở hữu riêng của văn phòng nào

 Hệ thống hạ tầng kỹ thuật bên ngoài nhưng được kết nối với tòa nhà đó Chủ đầu t là người sở hữư u v n ho c được giao qu n lý s dụố ặ ả ử ng v n để th c ố ự hiện đầu tư xây dựng tòa nhà theo quy định của pháp luật Đơn vị đ ang qu n lý tòa nhà là t ch c ang được giao trách nhi m tr c ti p ả ổ ứ đ ệ ự ế quản lý tòa nhà đó

Người sử dụng tòa nhà là t ch c, cá nhân ổ ứ đang sử dụng h p pháp ph n s ợ ầ ở hữu riêng đã thuê trong tòa nhà

Doanh nghiệp quản lý vận hành tòa nhà là đơn vị có năng lực chuyên môn về quản lý vận hành tòa nhà được thành lập và hoạt động theo quy định của pháp luật về doanh nghiệp

1.2.2.Đặc đ ểi m của tòa nhà văn phòng Đặc đ ểi m chính c a m t tòa nhà cao tầng và văn phòng là gì? ủ ộ Đó là vẻ cao ngạo sang trọng với chiều cao sừng sững Vẻ bề ngoài c a nó ph i th hi n ủ ả ể ệ được quyền lực và sức mạnh, hào quang và sự kiêu ngạo phải thể hiện ở đ ó Nó phải là một đối tượng kiêu hãnh và bay bổng đến từng cm, vươn thẳng từ đ áy đế đỉn nh của nó phải là một khối thống nh t mà không h có m t đường nét l ch l c nào Chi u ấ ề ộ ệ ạ ề cao của các ngôi nhà vì thế đ ã không ngừng gia tăng Mặt khác, công cụ giao thông theo hướng thẳng đứng c ng nh công nghi p s n xu t s t thép, xi măũ ư ệ ả ấ ắ ng phát tri n ể đột biế đ ạn ã t o ti n đề vậề t ch t cho quá trình ó ấ đ

Các yếu tố chịu lực c a các tòa nhà văn phòng cho thuê cũng khác biệt về bản ủ chất so với những công trình khác Các công trình thấp tầng có thể sử dụng h kết ệ cấu tường chịu lực, trong khi ở tòa nhà, kế ất c u duy nh t có thể áp dụấ ng được là h ệ kết cấu khung và sử dụng lõi c ng thang máy H th ng tường nh ứ ệ ố ẹ được treo lên trong kết cấu khung giống như các bức rèm, từ đ ó thuật ngữ kiến trúc có khái niệm

“tường rèm” hoặc “tường treo” ( curtain wall ) sử dụng cho các m t đứng dùng kính ặ ở các công trình dùng kế ất c u khung Không gian sàn được phân chia b ng các vách ằ ngăn nhẹ tùy biến theo nhu cầu sử dụng c a công trình i u ó làm cho tòa nhà ủ Đ ề đ văn phòng trở nên thuận tiện hơn trong việc phân chia thành các khoang nhỏ theo nhu cầu của khách thuê Ngoài ra, một số các gia cố đặc biệt khác cũng được sử dụng đối với tải trọng gió và chống động đất

Nhưng các toà nhà cao tầng và văn phòng cũng có một số nhược đ ểi m của nó: Các tường kính từ 6 đến 12mm thu và tỏa nhiệt gấp trên 10 lần so với tường gạch có lớp cách nhiệt Dưới chân toà nhà cao tầng thường có gió xoáy, rất nguy hiểm Ngoài ra, để chống dao động, các toà cần có các thiết bị giảm dao động rất đắt tiền

Do yêu cầu của những thi t b chuyên dùng cho tòa nhà cao tầng và văn phòng ế ị đòi h i phải bố trí thiế ị ở ầỏ t b t ng tr t, b trí buồệ ố ng máy c a thang và bể ch a nủ ứ ước ở trên đỉnh của tòa nhà Việc bố cục mặt bằng và mặt đứng của tòa nhà phải thỏa mãn yêu cầu của quy phạm thoát hiểm, Phòng cháy chữa cháy trong toà nhà, giao thông thuận tiện,

Do yêu cầu phải chôn ngầm vào trong đất, nên nền tòa nhà thông thường phải đưa từ mộ ầt t ng đến m t s tầng xuốộ ố ng dưới đấ đểt làm t ng h m tu từng độ cao của ầ ầ ỳ

Luận văn Thạc sĩ QTKD Trường ĐH Bách khoa Hà N i ộ toà nhà Các tầng hầm có thể sử dụng làm gara để ôtô, xe máy và xe p, phòng k đạ ỹ thuật, phòng bảo vệ và các phòng phụ trợ khác nếu cần

Tòa nhà cao tầng và văn phòng có chiều cao lớn, vóc dáng đồ sộ là lý do khiến người kiến trúc sư phải xử lý tốt khâu tạo hình kiến trúc và trang trí hoàn thiện mặt ngoài sao cho thậ ất n tượng, hiện đại phù hợp với không gian xung quanh toà nhà

CÁC PHƯƠNG THỨ C NÂNG CAO CH T LƯỢNG QUẢN LÝ TÒA NHÀ 34 Ấ  1.Nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh

1.3.2 Nâng cao vai trò quản lý

Vai trò quản lý rất quan trọng trong việc duy trì hình ảnh tòa nhà, đảm bảo sự yên tâm của khách hàng và thu hút các khách hàng đến với tòa nhà Công tác quản lý cần hoàn thi n theo hướng chuyên nghi p, luôn được duy trì và phát huy c i ti n, ệ ệ ả ế sáng tạo sao cho phù hợp với tòa nhà Đẩy mạnh ho t động liên k t gi a các bộ phận trong công ty quản lý bất động ạ ế ữ sản và giữa công ty với các cơ quan, tổ chức liên quan Cần tạo dựng m i liên k t ố ế chặt chẽ giữa các bộ phận, các cá nhân với nhau, cùng hỗ trợ nhau trong công việc giao lưu diễ đn àn trao đổi, chia sẻ kinh nghi m làm vi c T ó, t ng cường s i dây ệ ệ ừ đ ă ợ liên kết họ trong công việc và tinh thần trách nhiệm chung Trong môi trường hội nhập kinh tế hiện nay, các ho t động liên kếạ t, giao l u h p tác v i các c quan, t ư ợ ớ ơ ổ chức có liên quan là mộ đ ề ấ ết i u t t y u Vì vậy, bên c nh phát huy y u t nộ ựạ ế ố i l c thì công ty cần tăng cường mối liên kết với các công ty kinh doanh hoạt động quản lý bất động sản khác để có cơ hộ ọi h c h i, trao đổi kinh nghiệm quản lý, cũng như là ỏ tận dụng các thế mạnh v ti m l c tài chính, danh ti ng… c a các công ty này để ề ề ự ế ủ góp thêm tiền để thúc đẩy sự phát triển của công ty

1.3.3 Mở ộ r ng, nâng cao chất lượng các dịch vụ

Các dịch vụ phụ ợ tr cho công tác quản lý văn phòng cho thuê trong tòa nhà cần y đầ đủ và được duy trì tốt, đều đặn Khách hàng sẽ thực sự hài lòng và yên tâm nếu được cung cấp các dịch vụ này một cách chuyên nghiệp, hi u qu Các d ch vụ ệ ả ị phụ trợ bao quanh như dịch vụ bảo v , v sinh, s a ch a, b o trì h th ng k thu t, ệ ệ ử ữ ả ệ ố ỹ ậ lễ tân, hành chính, dịch vụ cho thuê phòng hội thảo, d ch v n u ng, t ch c sinh ị ụ ă ố ổ ứ nhật…

1.3.4 Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực

Thường xuyên hoặc định kì tổ chức các cuộ đào tạo cho nhân viên mới và c đào t o l i cho nhân viên cũ để họạ ạ có th nắể m v ng h n n a các ch trương, chính ữ ơ ữ ủ sách của công ty quản lý bất động sản, mục tiêu và các quy trình tác nghiệp của các bộ phận của mình

Bên cạnh hoạt động mở ộ r ng quy mô đội ngũ nhân viên quản lý và kinh doanh thì chất lượng ngu n nhân l c cũồ ự ng là v n đề áng chú ý Để ấ đ đảm b o ch t lượng, ả ấ hiệu quả làm việc của nhân viên, đồng thời giảm thiểu được chi phí đào tạo lại cho các nhân viên mới thì các công ty quản lý bất động sản cần phải chú trọng ngay từ trong công tác tuyển dụng lao động Để nâng cao mặt bằng trình độ chung cho các nhân viên trong bộ máy quản lý cao ốc văn phòng, các công ty quản lý bất động sản phải xây dựng một bộ máy quản lý chuyên nghiệp theo thông lệ và tập quán quốc tế nhưng vẫn phải phù hợp với phong tục tập quán của người Việt Nam Để nâng cao mặt bằng trình độ chung cho các nhân viên trong bộ máy quản lý tòa nhà văn phòng, các công ty quản lý bất động sản phải xây dựng một bộ máy quản lý chuyên nghiệp theo thông lệ và tập quán quốc tế nhưng v n ph i phù h p ẫ ả ợ với phong tục tập quán của người Việt Nam

Luận văn Thạc sĩ QTKD Trường ĐH Bách khoa Hà N i ộ

Môi trường làm việc cũng là yếu tố quan trọng, nh hưởng không nhỏ đến hiệu ả quả làm việc của từng cá nhân Do vậy, các công ty quản lý tòa nhà cần tạo ra một môi trường năng động, sáng tạo với tâm lý thoải mái, dễ hòa đồng cho mỗi cá nhân có thể thực hiện tốt nhiệm vụ, chức năng của mình mà còn phát huy hết năng lực bản thân, chủ động trong việc giải quyết các vấn đề phát sinh một cách tốt nhất

1.3.5.Hoàn thiện qui trình quản lý

Qui trình quản lý tòa nhà văn phòng cho thuê cần d c hoàn thi n, cượ ệ ải tiến cho phù hợp với thực trạng tòa nhà và đội ngũ nguồn nhân lực Để chất lượng quản lý được nâng cao thì bản thân qui trình ph i phù h p, chi ti t, rõ ràng, c th , giúp ả ợ ế ụ ể người thực hiện dễ hiểu và tránh chồng chéo các công việc Trách nhiệm qui định đến từng chi tiế ừt t ng công o n t ng v trí và s ph i h p gi a các b ph n sao cho đ ạ ừ ị ự ố ợ ữ ộ ậ đạt hiệu qu mong i cao nhấ ớả đợ t v i chi phí ít nhất.