Hoàn thiện công tác kế toán mua hàng và nợ phải trả người bán tại công ty TNHH dược phẩm tâm nhất

Qua đócũng thể hiện sức mạnh kinh tế của doanh nghiệp để cạnh tranh với doanh nghiệp kháctrên thị trường.Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề đó, qua thời gian học tập tại trườngcũng

Lí luận chung về kế toán mua hàng, nợ phải trả người bán

Đối với mua hàng

Mua hàng hóa là một quá trình trao đổi giữa người mua và người bán, trong đó người mua có trách nhiệm thanh toán giá trị hàng hóa cho bên bán Theo quy định tại Điều 3 của Luật Thương mại 2005, bên mua không chỉ phải thanh toán mà còn có quyền nhận hàng và sở hữu hàng hóa theo thỏa thuận đã được thiết lập.

Mua dịch vụ trong doanh nghiệp liên quan đến việc chi trả cho các đối tượng không có hình thái vật chất, chẳng hạn như tiền điện, tiền nước, internet và văn phòng phẩm Những dịch vụ này được sử dụng trực tiếp bởi các bộ phận trong doanh nghiệp, góp phần hỗ trợ hoạt động hàng ngày và duy trì hiệu quả công việc.

Hàng hóa được coi là hàng mua của doanh nghiệp khi doanh nghiệp thực hiện thanh toán cho người bán, đồng thời phải đáp ứng các yêu cầu nhất định.

Hàng hóa được mua với mục đích bán lại hoặc qua gia công chế biến trước khi tiêu thụ Doanh nghiệp đã xác lập quyền sở hữu đối với hàng hóa và đồng thời mất quyền sở hữu về tiền hoặc một loại hàng hóa khác.

+ Quá trình mua hàng phải di n ra theo những phương thức và thể thức nhất định.

- Ngoài ra các trường hợp ngoại lệ sau vẫn được coi là hàng hóa:

Hàng hóa mua về được coi là hàng mua khi chưa được phân biệt rõ ràng giữa mục đích bán ra và tiêu dùng nội bộ trong doanh nghiệp.

+ Hàng hóa hao hụt trong quá trình mua theo hợp đồng bên mua chịu.

- Đối với hình thức nhập khẩu, điều kiện để được coi là hàng nhập khẩu là:

+ Hàng mua của nước ngoài dùng để phát triển kinh tế và thỏa mãn nhu cầu trong nước theo hợp đồng mua bán ngoại thương.

+ Hàng đưa vào trong nước tham gia hội trợ, triển lãm sau đó bán lại cho doanh nghiệp trong nước và thu bằng ngoại tệ.

 Thời điểm ghi chép hàng mua:

- Đối với hàng thương mại nội địa

Khi hàng hóa đã về nhưng chứng từ chưa được cung cấp, doanh nghiệp vẫn giữ quyền sở hữu hàng hóa Điều này có nghĩa là doanh nghiệp nắm quyền sở hữu hàng hóa trước khi mất quyền sở hữu về tiền tệ Do đó, thời điểm ghi nhận hàng mua sẽ được xác định khi hàng hóa đã được kiểm nhận hoàn tất.

Khi hàng hóa và chứng từ được nhận cùng một thời điểm, doanh nghiệp sẽ nắm quyền sở hữu hàng hóa và mất quyền sở hữu tiền tệ Do đó, thời điểm ghi nhận hàng mua sẽ diễn ra khi việc kiểm nhận hàng hóa hoàn tất.

Doanh nghiệp mất quyền sở hữu tiền tệ trước khi nhận hàng hóa, do đó thời điểm ghi nhận hàng mua là khi doanh nghiệp ký nhận nợ và nhận chứng từ hoặc thực hiện thanh toán.

- Đối với mua hàng theo hình thức nhập khẩu:

Khi hàng hóa được nhập khẩu qua đường biển, thời điểm ghi nhận hàng hóa là khi hàng đến hải phận của quốc gia và được Hải quan xác nhận bằng việc ký vào tờ khai Hải quan.

Thời điểm ghi nhận hàng nhập khẩu qua đường hàng không là khi hàng hóa đến sân bay đầu tiên của nước nhập khẩu và được Hải quan xác nhận hoàn tất thủ tục Hải quan.

Khi hàng hóa nhập khẩu qua đường sắt hoặc đường bộ, thời điểm ghi nhận hàng nhập khẩu sẽ được xác định khi hàng về đến cảng ga cửa khẩu của nước nhập khẩu và Hải quan đã xác nhận hoàn thành thủ tục Hải quan.

Có thể phân loại mua hàng theo nhiều tiêu thức khác nhau:

 Theo phạm vi lãnh thổ:

- Mua hàng trong nước: Doanh nghiệp mua hàng, vật tư, dịch vụ đã có s n trong nước đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh.

Mua hàng nước ngoài là hoạt động mà doanh nghiệp nhập khẩu vật tư, hàng hóa và dịch vụ từ các quốc gia khác, nhằm bù đắp cho sự thiếu hụt sản phẩm trong nước không đủ đáp ứng nhu cầu sản xuất.

 Theo mục đích sử dụng:

Mua hàng phục vụ sản xuất bao gồm các loại máy móc, thiết bị, nguyên vật liệu, vật tư, điện nước và công cụ dụng cụ Những sản phẩm này được mua để đáp ứng nhu cầu trong quá trình sản xuất, đảm bảo hiệu quả và năng suất cao.

- Mua hàng phục vụ mục đích khác: Để phục vụ cho các hoạt động như quản lý doanh nghiệp, bán hàng, phúc lợi, …

 Theo phương thức thanh toán:

Mua hàng trả trước là hình thức mà sau khi ký kết hợp đồng mua bán, doanh nghiệp sẽ thanh toán một khoản tiền cụ thể cho nhà cung cấp trước khi nhận hàng hóa.

Mua hàng trả ngay là hình thức thanh toán mà bên mua sẽ thanh toán ngay cho bên bán ngay sau khi nhận quyền sở hữu hàng hóa, và hình thức thanh toán này được quy định cụ thể trong hợp đồng.

Đối với nợ phải trả người bán

Theo chuẩn mực VAS số 01 định nghĩa:

Nợ phải trả là nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp, phát sinh từ các giao dịch và sự kiện đã diễn ra, mà doanh nghiệp cần thanh toán bằng các nguồn lực của mình.

Nợ phải trả được ghi nhận trong Bảng cân đối kế toán khi doanh nghiệp chắc chắn sẽ sử dụng tiền để thanh toán các nghĩa vụ hiện tại Khoản nợ này cần được xác định một cách đáng tin cậy để đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính.

 Điều kiện ghi nhận nợ phải trả:

- Thanh toán nghĩa vụ hiện tại bằng tiền, bằng TS khác, thay thế bằng 1 khoản nợ khác hoặc chuyển nợ thành vốn chủ sở hữu.

- Khoản nợ đó phải được xác định (ước tính) một cách đáng tin cậy.

 Thời điểm ghi nhận nợ phải trả người bán

Thời điểm phát sinh nghĩa vụ phải trả được xác định dựa trên thời điểm giao dịch diễn ra Trong các giao dịch mua hàng hóa và dịch vụ, doanh nghiệp sẽ ghi nhận nợ phải trả cho nhà cung cấp khi phần lớn lợi ích và rủi ro liên quan đến quyền sở hữu tài sản đã được chuyển giao, tùy thuộc vào các điều kiện cụ thể của từng giao dịch mua.

 Theo phạm vi lãnh thổ:

- Công nợ phải trả với nhà cung cấp trong nước.

- Công nợ phải trả với nhà cung cấp nước ngoài.

 Theo mối quan hệ giữa nhà cung cấp với doanh nghiệp:

- Nhà cung cấp đơn thuần là người bán, người cung cấp vật tư, hàng hoá cho doanhnghiệp.

- Nhà cung cấp đồng thời là khách hàng của doanh nghiệp.

- Nhà cung cấp và doanh nghiệp là đơn vị trực thuộc của cùng một tổng công ty (hoạt động theo mô hình công ty mẹ- công ty con).

 Theo mức độ cung cấp:

- Nhà cung cấp thường xuyên.

- Nhà cung cấp nhỏ lẻ.

 Theo thời hạn thanh toán:

- Nợ ngắn hạn: Được thanh toán trong vòng 12 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm.

- Nợ dài hạn: Không thỏa mãn điều kiện của nợ ngắn hạn

1.1.2.4 Các hình thức thanh toán tiền hàng

Thanh toán bằng tiền mặt bao gồm nhiều hình thức như tiền Việt Nam, trái phiếu ngân hàng, ngoại tệ và các giấy tờ có giá trị Khi nhận hàng, bên mua sẽ trả tiền mặt trực tiếp cho người bán Hình thức này thường chỉ phù hợp với giao dịch nhỏ (dưới 20.000.000 VND), vì thanh toán cho các giao dịch lớn sẽ trở nên phức tạp và kém an toàn.

Thanh toán không dùng tiền mặt là phương thức ngày càng phổ biến trong các doanh nghiệp, mang lại sự tiện lợi cho các giao dịch có giá trị lớn.

Séc là một mệnh lệnh vô điều kiện từ chủ tài khoản, yêu cầu ngân hàng trích tiền từ tài khoản để thanh toán cho người thụ hưởng ghi trên séc Séc có thể được thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản, nhưng chỉ có giá trị nếu còn trong thời hạn hiệu lực, tùy thuộc vào quy định của từng quốc gia.

Séc thanh toán gồm séc chuyển khoản, séc bảo chi, séc tiền mặt và séc định mức.

Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi là phương thức thanh toán trong đó người trả tiền lập lệnh chi theo mẫu của Ngân hàng, gửi đến ngân hàng nơi mở tài khoản Qua đó, họ yêu cầu ngân hàng trích một khoản tiền nhất định từ tài khoản của mình để thanh toán cho người thụ hưởng.

Uỷ nhiệm chi được áp dụng trong thanh toán tiền hàng hoá, dịch vụ, nộp thuế, trả nợ và một số thanh toán khác.

Thanh toán bù trừ là hình thức áp dụng cho hai doanh nghiệp có mối quan hệ mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cho nhau Trong phương thức này, định kỳ hai bên sẽ đối chiếu số tiền đã thanh toán và số tiền phải thanh toán để thực hiện bù trừ Các bên chỉ cần thanh toán số chênh lệch sau khi đã bù trừ Việc thanh toán cần dựa trên thỏa thuận và được lập thành văn bản để làm căn cứ ghi sổ và theo dõi.

Nhiệm vụ của kế toán mua hàng và công nợ phải trả

Để có thể đáp ứng yêu cầu quản lí, tổ chức kế toán mua hàng, công nợ phải trả cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

Để lập kế hoạch thu mua hợp lý, cần phản ánh chính xác và kịp thời tình hình từng loại hàng hóa, vật tư, bao gồm số lượng, chất lượng và giá cả, đồng thời thực hiện giám sát chặt chẽ.

Để đảm bảo tuân thủ các quy định của Bộ Tài chính về tổ chức chứng từ, kế toán cần vận dụng hệ thống tài khoản một cách đồng nhất và thích ứng với các yêu cầu hiện hành.

Theo dõi chi phí phát sinh trong quá trình thu mua là rất quan trọng để quản lý hiệu quả Việc giảm thiểu thất thoát và cung cấp thông tin kịp thời trên sổ sách kế toán về mua hàng và nợ phải trả cho nhà cung cấp sẽ giúp nâng cao tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính.

- Phân bổ hợp lí chi phí mua hàng cho số hàng đã bán và số hàng tốn kho cuối kì.

Lựa chọn phương pháp phù hợp để xác định giá vốn xuất bán là rất quan trọng, nhằm đảm bảo tính chính xác của chỉ tiêu lãi gộp trong việc đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh.

- Lập bảng theo dõi tuổi nợ và lên kế hoạch thanh toán để trình cho giám đốc định kỳ cuối mỗi tuần

- Đối chiếu công nợ phải trả với nhà cung cấp định kỳ và bất kỳ thời gian nào.

- Liên kết với các bộ phận có liên quan khi gặp vấn đề như:sai lệch đơn vị tính, số lượng hàng hóa,…

Nội dung kế toán mua hàng và công nợ phải trả

Mua hàng

Các chứng từ kế toán phải được lập đúng thời hạn, theo mẫu quy định và đầy đủ các yếu tố để đảm bảo tính pháp lý trong ghi sổ kế toán Việc luân chuyển chứng từ cần có kế hoạch cụ thể, đảm bảo ghi chép kịp thời và đầy đủ Đối với nghiệp vụ mua hàng, kế toán cần chuẩn bị các chứng từ cần thiết.

- Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa mua vào

1.2.1.2 Tài khoản sử dụng, kết cấu và nội dung phản ánh

Theo thông tư 200/2014/TT-BCT:

 Tài khoản 156“ Giá mua hàng hóa”

Bài viết phản ánh trị giá và tình hình biến động của hàng hóa trong doanh nghiệp, bao gồm hàng hóa tại kho, quầy hàng và bất động sản Hàng hóa được định nghĩa là các vật tư và sản phẩm mà doanh nghiệp mua với mục đích bán buôn hoặc bán lẻ Trong trường hợp hàng hóa được mua để vừa bán vừa sử dụng cho sản xuất, nếu không phân biệt rõ ràng giữa hai mục đích này, chúng vẫn được ghi nhận vào tài khoản 156 “Hàng hóa”.

Trong giao dịch xuất nhập khẩu ủy thác, tài khoản chỉ được sử dụng tại bên giao ủy thác và không áp dụng cho bên nhận ủy thác Các giao dịch mua bán hàng hóa liên quan đến ngoại tệ phải tuân thủ quy định tại Điều 69, hướng dẫn về kế toán chênh lệch tỷ giá hối đoái.

 Kết cấu và nội dung phản ánh

Dư ĐK: Trị giá vốn hàng tồn đầu kỳ

- Trị giá hàng hóa mua vào đã nhập kho theo hóa đơn mua hàng.

- Trị giá của hàng hóa gia công, chế biến xong nhập kho.

- Trị giá hàng hóa đã bán bị trả lại nhập kho.

- Giá trị hàng hóa phát hiện thừa khi kiểm kê.

- Chi phí thu mua hàng hóa

- Kết chuyển trị giá hàng hóa tồn kho cuối kỳ (KKĐK).

- Giá trị thực tế của hàng hóa xuất kho trong kỳ.

- Chiết khấu thương mại,các khoản giảm giá được hưởng.

- Trị giá hàng hóa trả lại cho người bán, phát hiện thiếu khi kiểm kê.

- Chi phí thu mua phân bổ cho hàng hóa đã bán trong kỳ

- Kết chuyển trị giá hàng hóa tồn kho đầu kỳ (KKĐK).

- Trị giá mua vào của hàng hóa tồn kho.

- Chi phí thu mua của hàng hóa tồn kho.

 Tài khoản 156 - Hàng hóa, có 3 tài khoản cấp 2:

Tài khoản 1561 - Giá mua hàng hóa thể hiện giá trị hiện tại và sự biến động của hàng hóa đã mua và nhập kho, được tính theo giá trị mua vào.

Tài khoản 1562 - Chi phí thu mua hàng hóa ghi nhận các chi phí liên quan đến việc thu mua hàng hóa đã nhập kho trong kỳ, bao gồm việc phân bổ chi phí cho hàng hóa đã bán và tồn kho cuối kỳ Chi phí này chỉ bao gồm các khoản chi trực tiếp như bảo hiểm hàng hóa, thuê kho, vận chuyển, bốc xếp, và hao hụt tự nhiên trong quá trình thu mua.

Tài khoản 1567 - Hàng hóa bất động sản phản ánh giá trị và tình hình biến động của các loại hàng hóa bất động sản trong doanh nghiệp Hàng hóa bất động sản bao gồm quyền sử dụng đất, nhà, hoặc sự kết hợp giữa nhà và quyền sử dụng đất, cùng với cơ sở hạ tầng mua để bán trong kỳ hoạt động kinh doanh bình thường Ngoài ra, bất động sản đầu tư sẽ được chuyển thành hàng tồn kho khi chủ sở hữu bắt đầu triển khai cho mục đích bán.

Sơ đồ 1.1: Kế toán mua hàng hóa theo phương pháp kê khai thường xuyên

 Tài khoản 641 - Chi phí bán hàng

Theo thông tư 200/TT-BCT/2014, tài khoản 641-Chi phí bán hàng ghi nhận các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ Các chi phí này bao gồm chi phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm, quảng cáo, hoa hồng bán hàng, chi phí bảo hành, bảo quản, đóng gói và vận chuyển, ngoại trừ hoạt động xây lắp.

Thuế GTGT nếu được khấu trừ

 Kết cấu và nội dung phản ánh

- Các chi phí phát sinh liên quan đến quá trình bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ phát sinh trong kỳ.

- Khoản được ghi giảm chi phí bán hàng trong kỳ;

- Kết chuyển chi phí bán hàng vào tài khoản 911 "Xác định kết quả kinh doanh" để tính kết quả kinh doanh trong kỳ.

 Tài khoản 641 - Chi phí bán hàng có 7 tài khoản cấp 2.

Tài khoản 6411 – Chi phí nhân viên quản lí ghi nhận các khoản chi trả cho nhân viên bán hàng, đóng gói, vận chuyển và bảo quản sản phẩm Các khoản này bao gồm tiền lương, tiền ăn giữa ca, tiền công, cùng với các khoản trích cho bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn và bảo hiểm thất nghiệp.

Tài khoản 6412 - Chi phí vật liệu bao bì ghi nhận các chi phí liên quan đến vật liệu và bao bì cần thiết để bảo quản và tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ Điều này bao gồm chi phí cho vật liệu đóng gói sản phẩm, chi phí nhiên liệu phục vụ bảo quản, bốc vác và vận chuyển hàng hóa trong quá trình tiêu thụ, cũng như vật liệu sử dụng cho sửa chữa và bảo trì tài sản cố định trong bộ phận bán hàng.

Tài khoản 6413 - Chi phí đồ dùng văn phòng ghi nhận các chi phí liên quan đến công cụ và dụng cụ cần thiết cho quá trình tiêu thụ sản phẩm và hàng hóa, bao gồm dụng cụ đo lường, phương tiện tính toán và các thiết bị làm việc khác.

Tài khoản 6414 - Chi phí khấu hao tài sản cố định phản ánh chi phí khấu hao của tài sản cố định trong các bộ phận như bảo quản, bán hàng, bao gồm nhà kho, cửa hàng, bến bãi, cùng với các phương tiện bốc dỡ, vận chuyển, và thiết bị đo lường, kiểm nghiệm chất lượng.

Tài khoản 6415 - Chi phí bảo hành được sử dụng để ghi nhận các khoản chi phí liên quan đến việc bảo hành sản phẩm và hàng hóa Đối với chi phí sửa chữa và bảo hành trong lĩnh vực xây lắp, chúng sẽ được phản ánh ở tài khoản khác.

TK 627 “Chi phí sản xuất chung” mà không phản ánh ở TK này.

Tài khoản 6417 - Chi phí dịch vụ mua ngoài ghi nhận các chi phí liên quan đến dịch vụ mua ngoài phục vụ cho hoạt động bán hàng, bao gồm chi phí thuê sửa chữa tài sản cố định, tiền thuê kho bãi, phí bốc vác, vận chuyển hàng hóa, và hoa hồng cho đại lý cũng như các đơn vị nhận ủy thác xuất khẩu.

Tài khoản 6412 - Chi phí bằng tiền khác ghi nhận các chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng, bao gồm chi phí tiếp khách, giới thiệu sản phẩm, quảng cáo, chào hàng, và tổ chức hội nghị khách hàng.

 Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

Chi phí quản lý chung của doanh nghiệp bao gồm các khoản như lương nhân viên bộ phận quản lý, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn Những chi phí này phản ánh sự đầu tư vào nguồn nhân lực và các chế độ phúc lợi cho nhân viên, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

 Kết cấu và nội dung phản ánh

- Các chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ.

Nợ phải trả người bán

Nợ phải trả, kế toán có thể sử dụng các chứng từ kế toán sau:

- Hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ

- Bảng kê hóa đơn, chứng từ mua vào

- Giấy Nợ của ngân hàng

1.2.2.2 Tài khoản sử dụng, kết cấu và nội dung phản ánh

Theo thông tư 200/2014/TT-BCT

 TK 331 “ Phải trả người bán”

Tài khoản này phản ánh tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hóa, nhà cung cấp dịch vụ, và các giao dịch liên quan đến tài sản cố định, bất động sản đầu tư, cũng như các khoản đầu tư tài chính theo hợp đồng kinh tế đã ký kết Ngoài ra, tài khoản cũng ghi nhận tình hình thanh toán cho người nhận thầu xây lắp chính và phụ, nhưng không bao gồm các giao dịch mua trả tiền ngay.

Kết cấu và nội dung phản ánh

Dư ĐK: Số phải trả người bán đầu kỳ

- Số tiền đã trả cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây lắp.

Số tiền ứng trước cho người bán, nhà cung cấp hoặc nhà thầu xây lắp là khoản tiền được chi trả trước khi họ nhận được vật tư, hàng hóa, dịch vụ hoặc khối lượng sản phẩm xây lắp hoàn thành và bàn giao.

- Số tiền người bán chấp thuận giảm giá hàng hóa hoặc dịch vụ đã giao theo hợp

- Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ và người nhận thầu xây lắp.

Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính và giá thực tế của vật tư, hàng hoá, dịch vụ đã nhận là cần thiết khi có hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức.

- Đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán bằng ngoại tệ (trường hợp đồng.

- Chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại giảm trừ vào khoản nợ phải trả cho người bán.

- Giá trị vật tư, hàng hóa thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán.

Khi đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán bằng ngoại tệ, cần lưu ý rằng sự thay đổi tỷ giá ngoại tệ có thể ảnh hưởng đến giá trị khoản nợ Trong trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam, giá trị các khoản phải trả sẽ giảm, dẫn đến lợi ích tài chính cho doanh nghiệp Ngược lại, nếu tỷ giá ngoại tệ tăng, giá trị khoản nợ sẽ tăng, tạo ra gánh nặng tài chính cho doanh nghiệp Việc theo dõi và điều chỉnh kịp thời các khoản phải trả là rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính.

- Số tiền còn phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp.

- Số dư bên Nợ (nếu có):

Số tiền ứng trước hoặc số tiền đã thanh toán vượt quá số phải trả cho người bán sẽ được ghi nhận trong Bảng Cân đối kế toán Khi lập Bảng Cân đối, cần lấy số dư chi tiết của từng đối tượng để ghi vào hai chỉ tiêu "Tài sản" và "Nguồn vốn".

Sơ đồ 1.3 Kế toán phải trả người bán

Nhà thầu chính xác định khối lượng xây lắp phải trả cho nhà thầu phụ

Chênh lệch tỷ giá tăng khi cuối kỳ đánh giá các khoản phải trả người bán bằng ngoại tệ

TK133 Thuế GTGT (nếu có)

Phí ủy thác nhập khẩu phải trả đơn vị nhận ủy thác

Chênh lệch tỷ giá giảm khi cuối kỳ đánh giá các khoản phải trả người bán bằng ngoại tệ

Trả tiền hàng nhập khẩu và các chi phí liên quan đến hàng nhập khẩu cho đơn vị nhận ủy thác

Trả trước tiền ủy thác mua hàng cho đơn vị nhận ủy thác nhập khẩu

Thuế GTGT (nếu có) TK133

Nhận cung cấp dịch vụ

Trường hợp khoản nợ phải trả cho người bán không tìm ra chủ nợ

TK331- Phải trả người bán

Thuế GTGT (nếu có) Giảm giá, hàng mua trả lại, CKTM Giá trị của hàng nhập khẩu

Chiết khấu thương mại Mua TSCĐ

Mua vật tư, hàng nhập kho

TK133 Ứng trước tiền cho người bán

Thanh toán các khoản phải trả

Thực trạng công tác kế toán mua hàng và nợ phải trả người bán tại Công ty

Giới thiệu tổng quan về Công ty TNHH Vibetax

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty

Công ty TNHH Vibetax là công ty được thành lập theo Giấy Chứng nhận đăng ký doanh nghiệp số 0313887326 do Sở Kế hoạch & Đầu tư cấp ngày 29/06/2016.

Tên công ty: Công ty TNHH Vibetax

Người đại diện pháp luật: Nguy n Thị Ngọc Hân

Trụ sở chính: 20/12 Đinh Bộ Lĩnh, Phường 24, Quận Bình Thạnh, Tp.HCM

 Hoạt động tư vấn quản lý (Ngành nghề chính).

 Dịch vụ hành chính tổng hợp.

 Tổ chức giới thiệu và xúc tiến thương mại.

 Bán buôn thiết bị và linh kiện điện tử, vi n thông.

 Bán buôn máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm.

 Dịch vụ hỗ trợ giáo dục.

Công ty TNHH Vibetax là một doanh nghiệp có tư cách pháp nhân, hoạt động theo chức năng và nhiệm vụ được pháp luật bảo vệ Công ty đảm nhận các chức năng và nhiệm vụ quan trọng trong lĩnh vực của mình.

 Thực hiện công việc kế toán liên quan đến nội dung dịch vụ kế toán đã được thỏa thuận trong hợp đồng cung cấp dịch vụ.

Chúng tôi cam kết chịu trách nhiệm trước khách hàng và pháp luật về chất lượng dịch vụ kế toán đã cung cấp, đồng thời sẵn sàng bồi thường thiệt hại nếu có sai sót xảy ra.

Để nâng cao năng lực chuyên môn và kinh nghiệm nghề nghiệp, cần thường xuyên cập nhật kiến thức theo chương trình hàng năm do Bộ Tài Chính hoặc các tổ chức nghề nghiệp được ủy quyền quy định.

Để đảm bảo chất lượng dịch vụ kế toán, các tổ chức và cá nhân cần tuân thủ pháp luật về kế toán cùng với các quy định quản lý nghề nghiệp do Bộ Tài Chính hoặc các tổ chức nghề nghiệp kế toán được ủy quyền ban hành.

2.1.2 Cơ cấu tổ chức quản lý tại Công ty

Sơ đồ 1.4: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty TNHH Vibetax

(Nguồn: Cơ cấu tổ chức tại Công ty TNHH Vibetax)

2.1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của phòng ban

Giám đốc kiêm kế toán trưởng:

Tổ chức quản lý và điều hành hiệu quả là rất quan trọng trong việc thực hiện các công việc liên quan đến lĩnh vực nghiệp vụ Điều này bao gồm việc xác định rõ thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ và trách nhiệm của từng cá nhân và bộ phận trong tổ chức Việc này không chỉ giúp nâng cao hiệu suất làm việc mà còn đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban.

- Tổ chức kiểm tra, kiểm soát các hợp đồng kinh tế của công ty.

Tổ chức cải tiến và hoàn thiện chế độ hạch toán kế toán cùng với bộ máy kế toán thống kê theo mẫu biểu thống nhất, nhằm đảm bảo việc ghi chép và tính toán số liệu một cách chính xác, trung thực, kịp thời và đầy đủ cho toàn bộ quá trình hoạt động kinh doanh của Công ty.

- Thực hiện các công việc tìm kiếm, liên lạc với khách hàng.

- Thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự cho công ty.

- Giải quyết các chế độ, chính sách đối với nhân viên, khách hàng.

- Nhận hồ sơ, chứng từ từ khách hàng.

- Thực hiện các công việc nhập liệu, xử lý số liệu kế toán.

- Kiểm tra, đối chiếu chứng từ phát sinh với các báo cáo.

- Tư vấn thủ tục và các hồ sơ cần thiết cho việc quyết toán thuế.

- Làm việc, giải trình với cơ quan thuế.

- Lập báo cáo tài chính, Báo cáo thuế.

2.1.3 Cơ cấu tổ chức phòng kế toán tại Công ty

Sơ đồ 1.5: Cơ cấu tổ chức phòng kế toán tại Công ty TNHH Vibetax

(Nguồn: Phòng kế toán tại Công ty TNHH Vibetax)

2.1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng kế toán

- Xử lý số liệu kế toán, kiểm soát công việc của các kế toán nhập liệu.

- Lập các báo cáo đúng thời điểm.

- Kiểm tra đối chiếu các sổ với báo cáo thuế, báo cáo lãi lỗ, hàng tồn kho.

- Làm việc và giải trình số liệu với khách hàng, cơ quan thuế,

- Kiểm tra tính chính xác, hợp lý của chứng từ hóa đơn.

GIÁM ĐỐC KIÊM KẾ TOÁN TRƯỞNG

- Xác định tài khoản ghi Nợ, ghi Có nhập liệu vào phần mềm ghi nhận doanh thu, chi phí.

- Hỗ trợ kiểm tra, đối chiếu sổ sách

- Đóng sổ sách cuối kỳ

Hiện nay, dịch vụ kế toán không chỉ thu hút các doanh nghiệp nhỏ và mới thành lập mà còn cả các doanh nghiệp lớn đã hoạt động lâu năm, khi họ quyết định thuê dịch vụ kế toán chuyên nghiệp mặc dù đội ngũ nhân sự kế toán nội bộ vẫn thực hiện tốt công việc Lợi ích mà dịch vụ kế toán mang lại cho doanh nghiệp là rất lớn Vibetax mong muốn hợp tác lâu dài với các doanh nghiệp dựa trên uy tín và sự tin tưởng Công ty TNHH Dược phẩm Tâm Nhất là một trong những khách hàng của Vibetax và được chọn làm đối tượng nghiên cứu trong bài báo cáo thực tập tốt nghiệp này.

Tổng quan về Công ty TNHH Dược Phẩm Tâm Nhất

2.2.1 Khái quát về quá trình hình thành Công ty TNHH Dược Phẩm Tâm Nhất 2.2.1.1 Thông tin công ty

Công Ty TNHH Dược Phẩm Tâm Nhất được thành lập theo Giấy Chứng Nhận Đăng Ký Doanh Nghiệp số 0310362320, do Sở Kế Hoạch & Đầu Tư cấp.

Tên công ty: Công ty TNHH Dược phẩm Tâm Nhất Địa chỉ: 196/51 Vườn Lài, Phường Tân Thành, Quận Tân Phú, Tp.Hồ Chí Minh

Ngành nghề kinh doanh: Buôn bán dược phẩm

Người đại diện pháp luật: Trần Thị Thanh Thủy Điện thoại: 0902933785

Website:www.tamnhat.com.vn

Email: cty_tamnhat@gmail.com

Công ty có vốn điều lệ: 2.000.000.000 VND

2.2.1.3 Lĩnh vực, Ngành nghề kinh doanh

 Lĩnh vực kinh doanh: Thương mại

Buôn bán đồ dùng cho gia đình bao gồm nhiều mặt hàng thiết yếu như bảo quản thuốc, nước hoa, mỹ phẩm và chế phẩm vệ sinh Ngoài ra, việc cung cấp dụng cụ y tế cũng là một phần quan trọng trong ngành buôn bán này.

Bán buôn đồ chuyên doanh khác chưa được phân vào đâu bao gồm hoạt động bán buôn hóa chất, ngoại trừ hóa chất sử dụng trong công nghiệp và hóa chất có tính độc hại mạnh.

- Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác Chi tiết: Bán buôn máy móc, thiết bị y tế.

- Kiểm tra và phân tích kỹ thuật Chi tiết: Dịch vụ bảo quản thuốc.

Công ty TNHH Dược phẩm Tâm Nhất, thành lập năm 2010 và hoạt động từ ngày 05 tháng 11 cùng năm, chuyên cung cấp và bảo quản thuốc cùng thiết bị y tế, với hơn 7 năm kinh nghiệm trong ngành Mục tiêu của công ty là phát triển bền vững và nâng cao chất lượng dịch vụ.

Công ty hướng tới mục tiêu trở thành một trong những nhà cung cấp dược phẩm hàng đầu tại Việt Nam, dựa trên nguồn tài chính ổn định Để đạt được mục tiêu này, Ban lãnh đạo đã xây dựng chiến lược phát triển rõ ràng, bao gồm việc phát triển nguồn nhân lực, thiết lập hệ thống phân phối đại lý trên toàn quốc và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với các đối tác.

Với sứ mệnh “Tiên phong vì sức khỏe người Việt”, Công ty cam kết nỗ lực không ngừng trong việc tìm kiếm và phân phối các sản phẩm độc quyền Chúng tôi đặt chất lượng sản phẩm lên hàng đầu, trở thành điểm tựa vững chắc cho sức khỏe cộng đồng.

Với sự chú trọng vào nguồn nhân lực, chúng tôi từng bước nâng cao trình độ cho cán bộ và nhân viên, nhằm tạo điều kiện thích ứng với môi trường làm việc chuyên nghiệp và mới mẻ.

2.2.2 Cơ cấu tổ chức quản lý tại Công ty

Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng, phù hợp với đặc điểm và quy mô của Công ty Mô hình này cho phép công việc được thực hiện tuần tự và giám sát chặt chẽ từ trên xuống dưới Các quyết định của Ban lãnh đạo được truyền đạt nhanh chóng tới người thực hiện, trong khi thông tin báo cáo cũng được phản hồi kịp thời, giúp Ban lãnh đạo kiểm tra và điều chỉnh để đảm bảo công việc và kế hoạch của Công ty được triển khai hiệu quả.

Sơ đồ 1.6: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty

(Nguồn: Cơ cấu tổ chức tại Công ty TNHH Dược phẩm Tâm Nhất)

2.2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban

Giám đốc chịu trách nhiệm tổng thể về tình hình tài chính của công ty, xây dựng kế hoạch và phân công nhiệm vụ cho các cấp dưới Ông trực tiếp quản lý các phòng ban chức năng như phòng tài chính kế toán và phòng kinh doanh, đồng thời chỉ đạo phó giám đốc phụ trách kinh doanh để đảm bảo sự thực hiện hiệu quả các mục tiêu đề ra.

Phó giám đốc có trách nhiệm lập kế hoạch kinh doanh cho từng tháng, quý và năm, đồng thời theo dõi và kiểm tra tiến độ kinh doanh của các mặt hàng cũng như mức tăng trưởng tại các khu vực thị trường.

- Đây là phòng chủ yếu tiến hành thực hiện các chiến lược kinh doanh của công ty, đồng thời cũng là nơi tạo ra thu nhập cho công ty.

- Xác định nhu cầu và sự biến đổi nhu cầu của thị trường.

- Tiếp xúc, quan hệ trực tiếp với khách hàng, cung ứng sản phẩm cho thị trường.

Quá trình thu thập hoặc mua hàng hóa và dịch vụ bao gồm các bước chuẩn bị và đánh giá nhu cầu, cũng như việc tiếp nhận và thực hiện thanh toán.

- Xem xét tìm kiếm và liên hệ nhà cung ứng.

- Đánh giá và lựa chọn nhà cung ứng tốt nhất như về: mặt hàng, chất lượng sự uy tín, tiến độ, giá cả.

- Báo cáo và đề xuất thông tin nhà cung ứng với BGĐ.

- Lập đơn đặt hàng sau khi được BGĐ duyệt.

- Thực hiện mua hàng sau khi được duyệt đơn đặt hàng.

- Kiểm tra hàng mua vào (đạt/ không đạt yêu cầu của đơn đặt hàng đưa ra).

Phòng vật tư hàng hóa:

- Quản lý khối lượng hàng hoá trong kho công ty.

- Xác định chính xác lượng hàng xuất nhập tại kho công ty.

- Kiểm tra, giám sát lượng hàng, đảm bảo cung cấp đủ hàng hoá, đảm bảo hoạt động liên tục của phòng kinh doanh.

- Căn cứ và hóa đơn, chứng từ hạch toán kế toán các nghiệp vụ phát sinh.

- Phối hợp với phòng kinh doanh tổ chức thực hiện hoạt động thu nợ cho công ty.

- Quản lý, giám sát tình hình tăng giảm khối lượng tài sản của công ty.

- Tiến hành thực hiện khấu hao cho các tài sản cố định.

- Thực hiện các hoạt động lưu giữ số liệu kinh doanh cũng như tình hình tài sản thông qua phương pháp chứng từ.

- Phân bổ chi phí một cách hợp lý.

- Tiến hành hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương cho công nhân viên công ty.

KẾ TOÁN TỔNG HỢP KIÊM KẾ TOÁN TRƯỞNG

Để đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp sau mỗi kỳ kinh doanh và mỗi năm tài chính, việc sử dụng hệ thống báo cáo tài chính là rất quan trọng Các báo cáo này cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính, từ đó giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định chiến lược phù hợp nhằm tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.

- Thực hiện các nghĩa vụ thuế của công ty đối với nhà nước.

2.2.3 Tổ chức bộ máy kế toán và hình thức kế toán của Công ty TNHH Dược phẩm

2.2.3.1 Bộ máy tổ chức phòng kế toán

Sơ đồ 1.7 Bộ máy tổ chức phòng kế toán tại công ty

(Nguồn: Cơ cấu tổ chức tại Công ty TNHH Dược phẩm Tâm Nhất)

2.2.3.2 Chức năng của các phòng ban

 Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp

- Tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán phù hợp với tổ chức kinh doanh của công ty.

- Chịu trách nhiệm trực tiếp trước giám đốc công ty về các công việc thuộc phạm vi trách nhiệm và quyền hạn của Kế toán trưởng.

- Thực hiện các quy định của pháp luật về kế toán, tài chính trong đơn vị kế toán.

- Tổ chức điều hành bộ máy kế toán theo quy định của Luật Kế toán và phù hợp với hoạt động của công ty.

- Tập hợp các tài liệu vào sổ kế toán, theo dõi, xử lí số liệu.

- Lập báo cáo tài chính.

Theo dõi và ghi chép kịp thời, đầy đủ và chính xác tình hình mua hàng, bao gồm số lượng, kết cấu, chủng loại, quy cách, chất lượng, giá cả và thời điểm mua hàng.

Theo dõi và giám sát tình hình thực hiện kế hoạch mua hàng cần được thực hiện theo từng nguồn hàng, từng nhà cung cấp, cũng như theo từng hợp đồng hoặc đơn đặt hàng Đồng thời, việc kiểm tra tình hình thanh toán với nhà cung cấp cũng rất quan trọng để đảm bảo quá trình mua sắm diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.

Cung cấp thông tin kịp thời về tình hình mua hàng và thanh toán tiền hàng là rất quan trọng cho chủ doanh nghiệp và cán bộ quản lý Những thông tin này sẽ là căn cứ để đề xuất các quyết định trong việc chỉ đạo và thực hiện các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Đặc điểm công tác kế toán mua hàng và nợ phải trả người bán tại Công ty TNHH Dược Phẩm Tâm Nhất

Khi doanh nghiệp cần mua hàng, phòng kinh doanh sẽ lập kế hoạch mua và gửi yêu cầu báo giá tới nhà cung cấp, bao gồm thông tin về hàng hóa như số lượng và giá cả Bản kế hoạch này được trình bày cho ban giám đốc phê duyệt Sau khi được phê duyệt, phòng kinh doanh sẽ lập đơn mua hàng với hai liên: một liên gửi cho nhà cung cấp và một liên giao cho kế toán kho Khi hàng hóa được nhận, kế toán kho sẽ kiểm tra và đối chiếu với đơn mua hàng và hóa đơn GTGT, sau đó lập phiếu nhập kho với hai liên, một liên lưu tại kho và một liên gửi cho bộ phận kế toán mua hàng Cuối cùng, kế toán sẽ hạch toán vào phần mềm Misa, giúp tự động cập nhật vào sổ cái và sổ chi tiết các tài khoản.

Lưu đồ 2.1: Quy trình mua hàng

(Nguồn: Tại phòng kế toán Công ty Dược Phẩm Tâm Nhất)

- Hóa đơn GTGT/ Hóa đơn bán hàng

- Bảng kê hàng hóa, dịch vụ

SỐ HIỆU TÊN TÀI KHOẢN

1561 Giá mua hàng hóa_Chi tiết theo từng mặt hàng

6417 Chi phí dịch vụ mua ngoài

6418 Chi phí bằng tiền khác

642 Chi phí quản lý doanh nghiệp

6425 Phí và lệ phí phải trả

6427 Chi phí dịch vụ mua ngoài

6428 Chi phí bằng tiền khác

2.3.1.4 Sổ kế toán sử dụng

- Sổ cái TK 156, TK 641, TK 642

- Sổ chi tiết TK 1561, TK 6417, TK 6418, TK 6425, TK 6427, TK 6428

Kế toán sử dụng chứng từ kế toán để xác định tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi Có, từ đó nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng biểu thiết kế sẵn trong phần mềm kế toán Theo quy định của phần mềm, thông tin sẽ được tự động cập nhật vào sổ kế toán tổng hợp như Sổ cái hoặc nhật ký - sổ cái và các sổ khác.

Cuối tháng, kế toán thực hiện khóa sổ và lập báo cáo tài chính, đảm bảo tính chính xác của số liệu chi tiết đã được nhập Việc đối chiếu giữa sổ kế toán và báo cáo tài chính được thực hiện sau khi in giấy, giúp người làm kế toán kiểm tra thông tin một cách hiệu quả Cuối tháng và cuối năm, sổ kế toán tổng hợp được đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định.

Sơ đồ 1.9: Quy trình ghi sổ kế toán mua hàng

(Nguồn: Phòng kế toán tai công ty Tâm Nhất)

Tài khoản 156 - Hàng hóa được thể hiện trên Bảng cân đối kế toán trong phần tài sản, cụ thể tại mục Hàng tồn kho (mã số 140) với chỉ tiêu Hàng tồn kho (mã số).

Hàng tồn kho (mã số 141)= (Dư Nợ TK151+ TK152 +TK153 +TK154 +TK155

- Trên Thuyết minh báo cáo tài chính, khoản mục hàng tồn kho được trình bày ở phần

Thông tin bổ sung cho các khoản mục trình bày trong Bảng cân đối kế toán.

Phần mềm kế toán Misa(Phân hệ Mua hàng)

- Theo chuẩn mực số 02- Hàng tồn kho Ban hành và công bố theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính) quy định:

Trong báo cáo tài chính, doanh nghiệp phải trình bày:

(a) Các chính sách kế toán áp dụng trong việc đánh giá hàng tồn kho, gồm cả phương pháp tính giá trị hàng tồn kho;

(b) Giá gốc của tổng số hàng tồn kho và giá gốc của từng loại hàng tồn kho được phân loại phù hợp với doanh nghiệp;

(c) Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho;

(d) Giá trị hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho;

(e) Những trường hợp hay sự kiện dẫn đến việc trích lập thêm hoặc hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho;

Giá trị ghi sổ của hàng tồn kho, được tính bằng giá gốc trừ đi dự phòng giảm giá hàng tồn kho, đã được sử dụng để thế chấp và cầm cố nhằm đảm bảo cho các khoản nợ phải trả.

Tài khoản 641 - Chi phí bán hàng được phản ánh trong báo cáo hoạt động kinh doanh tại mục Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ (mã số 20), với chỉ tiêu Chi phí bán hàng (mã số 25) được tính bằng lũy kế PS Có TK641 đối ứng bên Nợ TK911 Ngoài ra, thông tin về tài khoản này cũng được trình bày trong phần thuyết minh báo cáo tài chính, cụ thể là trong thông tin bổ sung cho các khoản mục trong Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.

Tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp được trình bày trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh tại phần Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ (mã số 20) Chỉ tiêu Chi phí bán hàng (mã số 26) được tính bằng lũy kế PS Có TK642 đối ứng bên Nợ TK911 Thông tin chi tiết về tài khoản này được cung cấp trong phần thuyết minh báo cáo tài chính, nhằm bổ sung cho các khoản mục trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.

2.3.1.7 Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị

Ngày 02/10/2017, Kế toán lập phiếu nhập kho PNK10-002 mua 400 hộp Uldeso của công ty TNHH Dược phẩm Văn Hiến theo hóa đơn GTGT số 0001314, số tiền

- Hóa đơn GTGT số 0001314, ngày 02/10/2017 (Phụ lục 1.1)

- Phiếu nhập kho PNK10-002, ngày 02/10/2017 (Phụ lục 1.2)

- Sổ Nhật ký chung (Phụ lục 2.1)

- Sổ cái TK 1561 (Phụ lục 2.2)

- Sổ chi tiết TK 1561_UDS (Phụ lục 2.3)

Vào ngày 12 tháng 10 năm 2017, Công ty đã nhận hóa đơn GTGT số 0000952 từ Công ty TNHH Tư vấn xây dựng đầu tư vận tải Kentmax, với số tiền cước vận chuyển tháng 10 năm 2017 là 16.000.000 đồng, bao gồm VAT 10%.

- Hóa đơn GTGT số 0000952, ngày 12/10/2017 (Phụ lục 1.3)

- Sổ Nhật ký chung (Phụ lục 2.1)

- Sổ cái TK 641 (Phụ lục 2.4)

- Sổ chi tiết TK 6417 (Phụ lục 2.5)

Ngày 14/10/2017, Kế toán lập PC10-0053 thanh toán tiền mua xăng Ron 95 của Tập

- Hóa đơn GTGT số 1611488, ngày 14/10/2017 (Phụ lục 1.4)

- Phiếu chi PC10-0053, ngày 14/10/2017 (Phụ lục 1.5)

- Sổ Nhật ký chung (Phụ lục 2.1)

- Sổ cái TK 641 (Phụ lục 2.4)

- Sổ chi tiết TK 6418 (Phụ lục 2.6)

Nghiệp vụ 4:Ngày 30/10/2017,Kế toán lập phiếu chi PC10-0107 thanh toán tiền mua đồ dùng văn phòng cho Công ty cổ phần 365 theo hóa đơn số 0001119, số tiền 1.070.000đ, Vat 10%

Kế toán định khoản nghiệp vụ:

- Hóa đơn GTGT số 001119, ngày 30/10/2017 (Phụ lục 1.6)

- Phiếu chi số PC10-0107, ngày 30/10/2017 (Phụ lục 1.7)

- Sổ nhật kí chung (Phụ lục 2.1)

- Sổ chi tiết 6423 (Phụ lục 2.8)

Ngày 28/10, Công ty nhận hóa đơn giá trị gia tăng của Ngân hàng HD Bank số hóa đơn

- Hóa đơn GTGT số 0008253, ngày 28/10/2017 (Phụ lục 1.8)

- Sổ Nhật ký chung (Phụ lục 2.1)

- Sổ cái TK 642 (Phụ lục 2.7)

- Sổ chi tiết TK 6425 (Phụ lục 2.9)

Vào ngày 12/10/2017, tổng công ty viễn thông Mobifone đã gửi Hóa đơn số 3819243 thông báo về cước dịch vụ thông tin di động với tổng số tiền 426.147,27 đồng, bao gồm VAT 10%, hiện chưa được thanh toán cho nhà cung cấp.

- Hóa đơn GTGT số 3819243, ngày 12/10/2017 ( Phụ lục 1.9)

 Sổ kế toán sử dụng

- Sổ nhật ký chung (Phụ lục 2.1)

- Sổ cái TK 642 (Phụ lục 2.7)

- Sổ chi tiết TK 6427 (Phụ lục 2.10)

Các chứng từ được sử dụng trong hạch toán ban đầu phải đáp ứng đầy đủ yêu cầu của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và tuân thủ cơ sở pháp lý liên quan.

Các chứng từ đều tuân thủ đúng mẫu quy định của bộ tài chính, và tất cả thông tin kinh tế liên quan đến các nghiệp vụ phát sinh được ghi chép đầy đủ và chính xác trong chứng từ.

- Các chứng từ đều được kiểm tra ,giám sát chặt chẽ,hoàn chỉnh và xử lý kịp thời.

Công ty đã xây dựng một kế hoạch lưu chuyển chứng từ hiệu quả, trong đó các chứng từ được phân loại và hệ thống hóa theo từng nghiệp vụ cũng như trình tự thời gian trước khi thực hiện lưu trữ.

Công ty sử dụng Hóa đơn GTGT tự in được Bộ Tài Chính chấp nhận và thực hiện đầy đủ các quy định về phát hành, quản lý, sử dụng hóa đơn theo chế độ hiện hành Tất cả chứng từ gốc đều được tập trung tại bộ phận kế toán, nơi tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo tính chính xác trước khi ghi sổ kế toán Các chứng từ kế toán được phân loại, sắp xếp và đóng cố định theo danh mục quy định.

Công ty chú trọng đến việc kiểm tra chất lượng hàng hóa, đảm bảo mọi sản phẩm đều được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi nhập kho Điều này giúp ngăn ngừa các trường hợp hàng hóa bị lỗi hoặc không đạt tiêu chuẩn chất lượng.

- Công ty đã áp dụng cả hai loại sổ là: Sổ tổng hợp và sổ chi tiết để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

Công ty cung cấp hàng hóa đa dạng, đặc biệt là dược phẩm, nhưng có nhiều tên gọi tương tự khiến việc hạch toán dễ bị nhầm lẫn Ví dụ, Axcel Fusidic Acid và Axcel Fusidic Acid B là hai loại thuốc khác nhau, trong khi Hepadona F và Hepadona lại là cùng một loại Sự nhầm lẫn trong hạch toán có thể dẫn đến sai lệch về số lượng hàng hóa, đơn giá và ảnh hưởng đến việc tính giá bình quân, từ đó tác động xấu đến quy trình xuất hàng.

Hoàn thiện công tác kế toán mua hàng và nợ phải trả người bán tại Công ty

Sự cần thiết và yêu cầu của việc hoàn thiện công tác mua hàng và nợ phải trả người bán

3.1.1 Sự cần thiết Đối với các doanh nghiệp việc mua hàng và thanh toán nợ cho người bán là công tác thường xuyên, có ý nghĩa quan trọng làm tiền đề cho các giai đoạn tiếp theo Ví dụ một doanh nghiệp tổ chức tốt công tác thu mua hàng hóa, dịch vụ sẽ đáp ứng được nhu cầu quản lý của doanh nghiệp và cung cấp hàng hóa cho quá trình sản xuất kinh doanh di n ra liên tục, giảm thiểu được chi phí đầu vào mô tả phần sẽ làm giảm giá thành sản xuất và còn là cơ sở để thiết lập uy tín thương hiệu cho của doanh nghiệp đối với các nhà cung cấp Quá trình lưu chuyển hàng hoá gồm ba khâu: Mua – Bán – Dự trữ, ba khâu này có quan hệ mật thiết với nhau Trong điều kiện hiện nay, mục đích lớn nhất của doanh nghiệp là tiêu thụ hàng hoá nhanh, nhiều để thu được lợi nhuận Muốn có hàng hoá tiêu thụ, doanh nghiệp cần đầu tư vốn đi thu mua hàng hoá, để việc kinh doanh được di n ra liên tục không bị gián đoạn, thì doanh nghiệp cần phải dự trữ hàng hoá Chính vì vậy, việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng đóng vai trò quan trọng trong việc hoàn thiện công tác kế toán của doanh nghiệp.

Hoàn thiện kế toán trong công ty là điều cần thiết để đảm bảo tính khả thi và đáp ứng yêu cầu quản lý Để đạt được điều này, công ty cần thực hiện các yêu cầu cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kế toán.

- Hoàn thiện kế toán mua hàng và kế toán thanh toán phải đảm bảo phù hợp với các nguyên tắc kế toán chung.

Tuân thủ các chế độ chính sách và thể lệ kế toán là điều cần thiết trong ngành sản xuất kinh doanh Điều này bao gồm việc tôn trọng cơ chế tài chính do nhà nước ban hành, đặc biệt là với các quy định về kế toán đặc thù của ngành.

Tổ chức công tác kế toán một cách khoa học, hợp lý và tiết kiệm là rất quan trọng, nhằm đảm bảo thực hiện đầy đủ các chức năng và nhiệm vụ của kế toán Điều này giúp nâng cao chất lượng công tác kế toán với chi phí thấp nhất, từ đó đảm bảo sự tiết kiệm và hiệu quả trong tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp.

- Đảm bảo luôn cung cấp thông tin về tình hình biến động của hàng hóa, dịch vụ một cách thường xuyên và liên tục.

Giải pháp hoàn thiện công tác mua hàng và nợ phải trả người bán tại công ty

3.2.1 Về bộ máy kế toán

Để nâng cao hiệu quả công tác kế toán tại công ty, cần tổ chức phân công nhiệm vụ trong phòng kế toán Mỗi kế toán nên phụ trách một lĩnh vực cụ thể như kế toán vật tư hay kế toán thanh toán, giúp giảm bớt khối lượng công việc và tạo điều kiện cho họ chuyên sâu hơn vào nhiệm vụ của mình Sự phân công này không chỉ tăng cường tính khách quan mà còn yêu cầu công ty cần bổ sung thêm nhân lực cho phòng kế toán.

Việc xây dựng bộ máy gọn nhẹ đã dẫn đến sự thiếu chặt chẽ giữa các phòng ban, ảnh hưởng đến sự phát triển của doanh nghiệp Mối quan hệ giữa kế toán kho và phòng kinh doanh cần được cải thiện, đặc biệt trong việc thống nhất đơn vị tính khi lập đơn mua hàng Tại công ty Dược Phẩm Tâm Nhất, sự không nhất quán trong đơn vị tính gây ra nhiều khó khăn và sai sót trong việc tính toán lượng hàng và đơn giá Do đó, hai bộ phận này cần phối hợp để lập bảng tên hàng tồn kho theo đơn vị tính tương ứng, giúp phòng kinh doanh ghi đúng đơn vị khi lập đơn mua hàng và đảm bảo nhà cung cấp xuất hóa đơn chính xác Mẫu bảng thông tin chi tiết về hàng hóa (Phụ lục 3.1) sẽ hỗ trợ cho quá trình này.

Nhân viên mua hàng cần chủ động thông báo và ghi chú những mặt hàng dễ gây nhầm lẫn cho kế toán, nhằm tránh sai sót trong hạch toán Đồng thời, kế toán cũng nên tìm hiểu kỹ tên các loại dược phẩm và liên hệ với nhân viên mua hàng khi phát hiện sự khác biệt giữa các tên mặt hàng.

3.2.2 Về tài khoản sử dụng

Theo thông tư 200/2014/TT-BCT, tài khoản 6425 ghi nhận các khoản phí và lệ phí như lệ phí giao thông, cầu, phà, và phí hải quan Trong khi đó, tài khoản 6427 phản ánh các khoản phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho quản lý doanh nghiệp Do đó, Ngân hàng được xem là một đơn vị độc lập, và phí dịch vụ ngân hàng được coi là chi phí dịch vụ mua ngoài của công ty Kế toán cần hạch toán phí dịch vụ SMS Banking theo quy định hiện hành.

Và các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ như:

- Hóa đơn GTGT số 0008253 (Phụ lục 1.8 )

3.2.3 Về hệ thống chứng từ, sổ sách

Khi mua hàng, việc khách hàng chưa thanh toán là phổ biến, và kế toán đã ghi nhận chi tiết khoản nợ phải trả cho từng đối tượng Tuy nhiên, kế toán không theo dõi thời gian thanh toán, điều này ảnh hưởng đến khả năng tính toán thu chi hợp lý của công ty Để giải quyết vấn đề này, kế toán dựa vào các hợp đồng kinh tế và cập nhật trên phần mềm Misa bảng phân tích công nợ phải trả Việc theo dõi thường xuyên và phân tích cơ cấu nợ phải trả người bán theo thời gian là rất cần thiết.

Chuẩn bị đầy đủ các chứng từ cần thiết cho các khoản nợ sắp đến hạn thanh toán Thực hiện các thủ tục thanh toán kịp thời và nhắc nhở Giám đốc công ty về việc thanh toán cho nhà cung cấp đúng hạn.

Để ghi chép chính xác và theo dõi tình hình hàng mua đang vận chuyển, Công ty nên mở thêm tài khoản TK151_Hàng mua đang đi đường Việc này sẽ giúp hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn của những hàng hóa chưa về.

- Nếu hóa đơn về mà hàng chưa về, kế toán lưu hóa đơn vào hồ sơ “ Hàng mua đang đi

- Khi hàng đã về hạch toán:

3.2.5 Về nợ phải trả người bán

Công ty nên chú trọng vào việc tăng cường thanh toán qua ngân hàng, điều này không chỉ giúp hợp lý hóa chi phí phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh mà còn nâng cao độ tin cậy trong quá trình kiểm toán.

Lập bảng đối chiếu công nợ giữa công ty và các nhà cung cấp là cần thiết để đảm bảo tính chính xác của các khoản nợ phải trả Việc này không chỉ giúp xác nhận số liệu mà còn tạo sự thống nhất trong quản lý tài chính giữa các bên liên quan.

Khi có chênh lệch giữa hai bên, kế toán cần tìm hiểu nguyên nhân và điều chỉnh để đảm bảo sự khớp nhau, qua đó bảo vệ quyền lợi và nghĩa vụ của mỗi bên Việc này giúp kế toán xác nhận rằng các khoản nợ đã được hạch toán chính xác về đối tượng và số tiền phải trả Mẫu bảng đối chiếu công nợ có thể tham khảo trong Phụ lục 3.2.

- Thường xuyên kiểm tra, đối chiếu các sổ sách liên quan đến các khoản phải trả người bán.

Để quản lý tài chính hiệu quả, doanh nghiệp cần xem xét các khoản nợ có thể gia hạn thời gian thanh toán, từ đó chủ động hơn trong việc thanh toán Việc này giúp tận dụng số tiền dư thừa để thanh toán các khoản nợ đến hạn Hiện tại, công ty chưa theo dõi các khoản nợ phải trả theo thời hạn mà chỉ tập trung vào số tiền nợ, điều này cần được điều chỉnh để cải thiện khả năng quản lý tài chính.

Đối với các khoản nợ đến hạn mà Công ty chưa thể thanh toán, việc thương lượng với nhà cung cấp để gia hạn thời gian thanh toán là một giải pháp hợp lý.

Hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp thương mại, chiếm từ 80% đến 90% tổng vốn lưu động Để hoạt động kinh doanh hiệu quả, doanh nghiệp cần phải có hàng hóa, bắt đầu từ việc thu mua đầu vào.

Việc tổ chức công tác kế toán mua hàng một cách chính xác là cần thiết để quản lý hiệu quả quá trình này và nâng cao chất lượng công tác kế toán Sự liên kết giữa tổ chức mua hàng và tình hình thanh toán với người bán sẽ mang lại hiệu quả cao hơn cho hoạt động thu mua hàng hóa.

Là sinh viên ngành kế toán, qua thời gian thực tập, tôi nhận thấy công tác kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng của công ty có những điểm mạnh nhưng cũng tồn tại nhiều hạn chế Do đó, tôi đã chọn chuyên đề này làm đề tài tốt nghiệp Mặc dù thời gian nghiên cứu và kiến thức còn hạn chế, tôi chỉ tập trung vào một số vấn đề cơ bản liên quan đến lý luận về công tác mua hàng và nợ phải trả người bán, cùng thực trạng của công ty dược phẩm Từ cơ sở lý luận này, tôi hy vọng làm rõ những tồn tại trong kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng tại công ty.