Hoàn thiện công tác kế toán mua hàng và nợ phải trả người bán tại công ty TNHH dược phẩm tâm nhất

BỘ CÔNG THƯƠNG BỘ GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO TRỪƠNG ĐẠI HỌC CƠNG NGHIỆP TP.HCM KHOA KẾ TỐN - KIỂM TỐN ****** KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI HỒN THIỆN CƠNG TÁC KẾ TỐN MUA HÀNG VÀ NỢ PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY TNHH DƯỢC PHẨM TÂM NHẤT Giảng viên hướng dẫn: ThS Nguyễn Thành Tài Sinh viên thực : Phan Thị Thảo Quyên MSSV : 14135061 Lớp : ĐHKT 10K TP HCM, THÁNG 05/2018 BỘ CÔNG THƯƠNG BỘ GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO TRỪƠNG ĐẠI HỌC CƠNG NGHIỆP TP.HCM KHOA KẾ TỐN - KIỂM TỐN ****** KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI HỒN THIỆN CƠNG TÁC KẾ TOÁN MUA HÀNG VÀ NỢ PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY TNHH DƯỢC PHẨM TÂM NHẤT Giảng viên hướng dẫn: ThS.Nguyễn Thành Tài Sinh viên thực : Phan Thị Thảo Quyên MSSV : 14135061 Lớp : ĐHKT 10K TP HCM, THÁNG 05/2018 LỜI MỞ ĐẦU Trong kinh tế quốc dân, doanh nghiệp thương mại có vai trị to lớn Nó gắn liền sản xuất với tiêu dùng, đáp ứng nhu cầu ngày tăng đời sống xã hội, thúc đẩy sản xuất lĩnh vực khác kinh tế phát triển, góp phần hình thành cấu kinh tế hợp lý, đẩy nhanh tiến trình hội nhập kinh tế nước ta với nước khu vực giới, thực mục tiêu kinh tế xã hội Đảng Nhà nước giai đoạn Từ chuyển đổi chế kinh tế sang chế thị trường có điều tiết vĩ mô Nhà nước, hoạt động doanh nghiệp thương mại có khác biệt so với hoạt động chế kế hoạch hóa tập trung Doanh nghiệp thương mại phải tự tìm đầu vào, đầu cho mình, tự tổ chức quản lý kinh doanh cho có hiệu Để tồn phát triển, doanh nghiệp thương mại phải tổ chức tốt khâu q trình lưu chuyển hàng hóa mua vào - dự trữ bán Ba khâu có quan hệ mật thiết với Mặc dù mục đích doanh nghiệp thương mại tiêu thụ hàng hóa muốn có hàng để bán thường xuyên, liên tục doanh nghiệp phải tổ chức thu mua dự trữ Chính việc thu mua, tổ chức nguồn hàng góp phần thực chức năng, mục tiêu doanh nghiệp Qua thể sức mạnh kinh tế doanh nghiệp để cạnh tranh với doanh nghiệp khác thị trường Nhận thức tầm quan trọng vấn đề đó, qua thời gian học tập trường tìm hiểu cơng tác kế tốn Cơng ty TNHH Dược Phẩm Tâm Nhất thông qua việc thục tập cơng ty dịch vụ kế tốn Cơng ty TNHH Vibetax, em chọn đề tài: “Hồn thiện cơng tác kế toán mua hàng nợ phải trả người bán” làm nội dung chuyên đề Kết cấu đề tài gồm ba chương: Chương 1: Cơ sở lý luận cơng tác kế tốn mua hàng phải trả người bán Chương 2: Thực trạng cơng tác kế tốn mua hàng nợ phải trả người bán công ty TNHH Vibetax công ty TNHH Dược Phẩm Tâm Nhất Chương 3: Hồn thiện cơng tác kế tốn mua hàng nợ phải trả người bán công ty TNHH Dược Phẩm Tâm Nhất LỜI CẢM ƠN Để hồn thành luận văn tốt nghiệp “Hồn thiện cơng tác kế toán mua hàng nợ phải trả người bán Công ty TNHH Dược Phẩm Tâm Nhất”, thời gian thực tập em xin chân thành cám ơn đến Thầy, Cơ khoa Kế Tốn – Kiểm Tốn Trường Đại Học Cơng Nghiệp TP Hồ Chí Minh tận tình truyền đạt kiến thức năm em học tập Với vốn kiến thức tiếp thu q trình học khơng tảng cho q trình nghiên cứu mà cịn hành trang q báu để chúng em bước vào đời cách vững tự tin Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Thầy Nguyễn Thành Tài, tận tình dạy, giúp đỡ, hướng dẫn suốt trình viết khóa luận tốt nghiệp Em xin chân thành cảm ơn anh chị nhân viên phòng kế tốn, đặc biệt Ban Giám đốc Cơng ty TNHH Vibetax cho phép tạo điều kiện thuận lợi để nhóm em thực tập Cơng ty Trong trình thực tập, bước đầu vào thực tế nên cịn nhiều hạn chế bỡ ngỡ khơng tránh khỏi thiếu sót Bên cạnh đó, tính bảo mật công ty nên đáp ứng đầy đủ chứng từ trình thực tập, quan sát, nghiên cứu hệ thống lưu chuyển chứng từ cơng ty để vẽ lưu đồ có sai sót Chúng em mong nhận ý kiến đóng góp q báu q Thầy Cơ q Cơng ty để nhóm em hồn thiện kiến thức, phục vụ tốt công tác thực tế sau Cuối nhóm em kính chúc quý Thầy, Cô dồi sức khỏe thành công nghiệp cao quý truyền đạt kiến thức cho hệ mai sau Đồng kính chúc Cơ, Chú, Anh, Chị Công ty TNHH Vibetax dồi sức khỏe, đạt nhiều thành công tốt đẹp công việc Công ty ngày phát triển Chúng em xin chân thành cảm ơn! NHẬN XÉT (Của giảng viên hướng dẫn) GVHD (ký ghi rõ họ tên) NHẬN XÉT (Của GV phản biện) Khóa luận tốt nghiêp GVHD: ThS.Nguyễn Thành Tài MỤC LỤC Trang Lời mở đầu Lời cảm ơn Chương 1: Cơ sở lý luận công tác kế toán mua hàng nợ phải trả người bán doanh nghiệp 1.1 Lí luận chung kế toán mua hàng, nợ phải trả người bán 1.1.1 Đối với mua hàng 1.1.1.1 Khái niệm 1.1.1.2 Phạm vi xác định 1.1.1.3 Phân loại 1.1.1.4 Giá hàng hóa 1.1.1.5 Ý nghĩa hoạt động mua hàng hoạt động kinh doanh thương mại 1.1.2 Đối với nợ phải trả người bán 1.1.2.1 Khái niệm 1.1.2.2 Phạm vi xác định 1.1.2.3 Phân loại 1.1.2.4 Các hình thức tốn tiền hàng .7 1.1.3 Nhiệm vụ kế tốn mua hàng cơng nợ phải trả 1.2 Nội dung kế tốn mua hàng cơng nợ phải trả 1.2.1 Mua hàng 1.2.1.1 Chứng từ sử dụng 1.2.1.2 Tài khoản sử dụng, kết cấu nội dung phản ánh .9 1.2.2 Nợ phải trả người bán 18 1.2.2.1 Chứng từ sử dụng 18 ĐHKT10K Khóa luận tốt nghiêp GVHD: ThS.Nguyễn Thành Tài 1.2.2.2 Tài khoản sử dụng, kết cấu nội dung phản ánh 18 Chương 2: Thực trạng cơng tác kế tốn mua hàng nợ phải trả người bán Công ty TNHH Dược Phẩm tâm 21 2.1 Giới thiệu tổng quan Công ty TNHH Vibetax 21 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển Công ty 21 2.1.1.1 Thông tin công ty .21 2.1.1.2 Ngành nghề kinh doanh .21 2.1.1.3 Nhiệm vụ, chức 21 2.1.2 Cơ cấu tổ chức quản lý Công ty .22 2.1.2.1 Cơ cấu chung 22 2.1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ phòng ban 22 2.1.3 Cơ cấu tổ chức phịng kế tốn Cơng ty 23 2.1.3.1 Cơ cấu chung 23 2.1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ kế toán .23 2.2 Tổng quan Công ty TNHH Dược Phẩm Tâm Nhất 24 2.2.1 Khái qt q trình hình thành Cơng ty TNHH Dược Phẩm Tâm Nhất.24 2.2.1.1 Thông tin công ty .24 2.2.1.2 Vốn điều lệ 25 2.2.1.3 Lĩnh vực, Ngành nghề kinh doanh 25 2.2.1.4 Chức năng, nhiệm vụ 25 2.2.2 Cơ cấu tổ chức quản lý Công ty .26 2.2.2.1 Cơ cấu chung 26 2.2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ phòng ban 26 2.2.3 Tổ chức máy kế tốn hình thức kế tốn Cơng ty TNHH Dược phẩm Tâm Nhất 28 ĐHKT10K Khóa luận tốt nghiêp GVHD: ThS.Nguyễn Thành Tài 2.2.3.1 Bộ máy tổ chức phịng kế tốn 28 2.2.3.2 Chức phòng ban 28 2.2.3.3 Hình thức tổ chức máy kế toán 30 2.2.4 Các sách kế tốn áp dụng Công ty 30 2.2.4.1 Niên độ kế toán 31 2.2.4.2 Đơn vị tiền tệ sử dụng 31 2.2.4.3 Hình thức kế tốn áp dụng Công ty 31 2.2.4.4 Phương pháp kế toán TSCĐ 32 2.2.4.5 Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: 32 2.2.4.6 Phương pháp tính thuế GTGT 32 2.2.4.7 Phương pháp kế toán hàng tồn kho 32 2.2.4.8 Nguyên tắc ghi nhận doanh thu bán hàng hoá 32 2.2.4.9 Nguyên tắc ghi nhận doanh thu hoạt động tài 32 2.2.4.10 Nguyên tắc ghi nhận chi phí phải trả 33 2.2.4.11 Hệ thống tài khoản kế tốn áp dụng cơng ty .33 2.2.4.12 Hệ thống báo cáo tài 35 2.3 Đặc điểm công tác kế toán mua hàng nợ phải trả người bán Công ty TNHH Dược Phẩm Tâm Nhất 35 2.3.1 Kế toán mua hàng 35 2.3.1.1 Quy trình nghiệp vụ 35 2.3.1.2 Chứng từ sử dụng 36 2.3.1.3 Tai khoan sư dung 37 2.3.1.4 Sô kê toan sư dung .37 2.3.1.5 Quy trình ghi sổ 38 2.3.1.6 Trình bày BCTC 38 ĐHKT10K Khóa luận tốt nghiêp GVHD: ThS.Nguyễn Thành Tài 2.3.1.7 Môt sô nghiêp vu kinh tế phát sinh tai đơn vị 39 2.3.1.8 Nhận xét .42 2.3.2 Phải trả người bán 44 2.3.2.1 Mô ta quy trinh kê toan phai tra ban .44 2.3.2.2 Chứng từ sử dụng 45 2.3.2.3 Tài khoản sử dụng 46 2.3.2.4 Sổ kế toán sử dụng .46 2.3.2.5 Quy trình ghi sổ 46 2.3.2.6 Trình bày BCTC 47 2.3.2.7 Môt sô nghiêp vu kinh tế phát sinh tai đơn vị 48 2.3.2.8 Nhận xét .49 Chương 3: Hồn thiện cơng tác kế tốn mua hàng nợ phải trả người bán Công ty TNHH Dược Phẩm Tâm Nhất 51 3.1 Sự cần thiết u cầu việc hồn thiện cơng tác mua hàng nợ phải trả người bán 51 3.1.1 Sự cần thiết 51 3.1.2 Yêu cầu 51 3.2 Giải pháp hồn thiện cơng tác mua hàng nợ phải trả người bán công ty TNHH Dược Phẩm Tâm Nhất 52 3.2.1 Về máy kế toán .52 3.2.2 Về tài khoản sử dụng 53 3.2.3 Về hệ thống chứng từ, sổ sách 53 3.2.4 Về mua hàng 53 3.2.5 Về nợ phải trả người bán .54 ĐHKT10K Khóa luận tốt nghiêp GVHD: ThS.Nguyễn Thành Tài Kế toán định khoản: Nợ TK 6425 44.000đ Có TK 11212 44.000đ Đính k m:  Chứng từ: - Hóa đơn GTGT số 0008253, ngày 28/10/2017 (Phụ lục 1.8)  Sổ kế toán: - Sổ Nhật ký chung (Phụ lục 2.1) - Sổ TK 642 (Phụ lục 2.7) - Sổ chi tiết TK 6425 (Phụ lục 2.9) Nghiệp vụ 6: Ngày 12/10/2017, nhận Hóa đơn số 3819243 ngày tổng cơng ty vi n thông Mobifone thông báo cước dịch vụ thông tin di động, tổng số tiền 426.147,27 đ, VAT 10%, chưa toán cho nhà cung cấp  Định khoản nghiệp vụ Nợ TK 6427 426.147,27 Nợ TK 13312 42.614,73 Có TK 3311 468.762  Chứng từ sử dụng - Hóa đơn GTGT số 3819243, ngày 12/10/2017 ( Phụ lục 1.9)  Sổ kế toán sử dụng  Sổ kế toán - Sổ nhật ký chung (Phụ lục 2.1) - Sổ TK 642 (Phụ lục 2.7) - Sổ chi tiết TK 6427 (Phụ lục 2.10) 2.3.1.8 Nhận xét  Ưu điểm: - Các chứng từ sử dụng q trình hạch tốn ban đầu phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ kinh tế phát sinh sở pháp lý nghiệp vụ 42 Khóa luận tốt nghiêp - GVHD: ThS.Nguyễn Thành Tài Các chứng từ sử dụng mẫu tài ban hành,những thông tin kinh tế nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi đầy đủ,chính xác vào chứng từ - Các chứng từ kiểm tra ,giám sát chặt chẽ,hoàn chỉnh xử lý kịp thời - Cơng ty có kế hoạch lưu chuyển chứng từ tương đối tốt,các chứng từ dược phân loại, hệ thống hóa theo nghiệp vụ, trình tự thời gian trước vào lưu trữ - Cơng ty sử dụng Hóa đơn GTGT tự in Tài Chính (tổng cục thuế) chấp nhận văn bản, thực đầy đủ quy định phát hành, quản lý, sử dụng hóa đơn theo chế độ quy định hành Các chứng từ gốc lập hay từ vào tập trung phận kế tốn cơng ty Bộ phận kế toán tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng tất chứng từ nhận, lập chi sau kiểm tra xác minh dùng chứng từ để ghi sổ kế tốn Chứng từ kế tốn phân loại, xếp, đóng cố định theo danh mục chứng từ - Công ty thực tốt công tác kiểm tra chất lượng hàng hóa Trước lần nhập hàng hóa kiểm tra kĩ lưỡng để tránh trường hợp hàng bị lỗi chất lượng - Công ty áp dụng hai loại sổ là: Sổ tổng hợp sổ chi tiết để phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh  Nhược điểm: - Hàng hóa cơng ty đa dạng, nhiều chủng loại đặc biệt loại dược phẩm có tên giống khiến cho việc hạch tốn d nhầm lẫn, đưa vơ loại hai loại khác Ví dụ như: Axcel Fusidic Acid Axcel Fusidic Acid B hai loại thuốc khác nhau, Hepadona F Hepadona lại loại thuốc Nếu hạch tốn nhầm dẫn đến số lượng hàng hóa bị sai, kéo theo sai đơn giá,về việc tính giá đơn giá bình qn ảnh hưởng đến việc xuất hàng bán - Khi phòng kinh doanh lập đơn mua hàng khơng có thống với kế tốn kho đơn vị hàng hóa dẫn đến việc nhà cung cấp dựa vào đơn mua hàng xuất hóa đơn cho cơng ty theo đơn vị khác với đơn vị chuẩn mà kế kho nhập vào phần 43 Khóa luận tốt nghiêp GVHD: ThS.Nguyễn Thành Tài mềm,việc gây thời gian cho việc tính toán quy đơn vị, đơn giá chủng loại, có khả dẫn đến sai sót - Cơng ty có số nghiệp vụ hạch toán chưa tài khoản quy định theo thông tư 200/2014/TT-BTC Điều làm cho nghiệp vụ bị sai chất Phí dịch vụ SMS Banking tháng 10/2017 hạch tốn vào TK 6425_ Thuế, phí, lệ phí theo nhóm em chưa hợp lý Bên cạnh đó, khoản chi phí cịn khơng tách phần thuế GTGT khấu trừ - Công ty không sử dụng tài khoản 151_ Hàng mua đường Tromg cơng ty xảy trường hợp hóa đơn mà hàng chưa cơng ty khơng hạch tốn mà đợi hàng hạch tốn thẳng bình thường Tuy cách làm giảm nhẹ công việc cho cơng ty, lại làm tính đảm bảo, xác ghi chép, phản ánh nghiệp vụ phát sinh 2.3.2 Phải trả người bán 2.3.2.1 Mô tả quy trình kế tốn phải trả người bán Hằng ngày, kế tốn cơng nợ theo dõi khoản nợ phải trả người bán Khi nhận giấy đề nghị toán từ nhà cung cấp, kế toán tập hợp chứng từ liên quan trình lên giám đốc duyệt Khi đồng ý toán cho bên cung cấp, kế toán toán chuyển chứng từ cho thủ quỹ lập phiếu chi Dựa vào phiếu chi giấy báo nợ ngân hàng (nếu toán tiền gửi ngân hàng), kế toán hạch toán vào phầm mềm Misa, phần mềm tự động cập nhập vào sổ sổ chi tiết, sổ tài khoản 44 Khóa luận tốt nghiêp GVHD: ThS.Nguyễn Thành Tài Lưu đồ 2.2: Quy trình nợ phải trả người bán 2.3.2.2 Chứng từ sử dụng  Chứng từ kế tốn - Hóa đơn GTGT - Hợp đồng kinh tế - Giấy báo Nợ - Phiếu nhập kho - Phiếu chi - Ủy nhiệm chi 45 Khóa luận tốt nghiêp - GVHD: ThS.Nguyễn Thành Tài Phiếu kế toán 2.3.2.3 Tài khoản sử dụng SỐ HIỆU TÊN TÀI KHOẢN 331 Phải trả người bán 3311 Phải trả người bán ngắn hạn 3311 3319 Phải trả người bán ngắn hạn_Chi tiết đối tượng Phải trả người bán dài hạn 3319 Phải trả người bán dài hạn_Chi tiết đối tượng 2.3.2.4 Sổ kế toán sử dụng SỔ KẾ TOÁN Sổ tổng hợp  - Sổ Nhật ký chung - Sổ TK 331 Sổ chi tiết  - Sổ chi tiết TK 3311 2.3.2.5 Quy trình ghi sổ - Khi mua hàng, kế tốn hạch tốn vào phần mềm bút tốn mua hàng có k m theo tài khoản nợ phải trả Vì vậy, tương tự với mua hàng, kế toán vào chứng từ kế toán, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập liệu vào máy tính theo bảng biểu thiết kế s n phần mềm kế toán Theo quy định phần mềm kế tốn, thơng tin tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp( Sổ nhật kí- sổ cái, ) sổ - Cuối tháng ( thời điểm cần thiết nào), kế tốn thực thao tác khóa sổ ( cộng sổ) lập báo cáo tài Việc đối chiếu số liệu chi tiết thực tự động ln đảm bảo thơng tin nhập kỳ Người làm kế tốn kiểm sổ kế tốn với báo cáo tài sau in giấy Cuối tháng, cuối năm sổ kế tốn tổng hợp sổ kế tốn đóng thành thực thủ tục pháp lí theo quy định 46 Khóa luận tốt nghiêp GVHD: ThS.Nguyễn Thành Tài Sơ đồ 1.10: Quy trình ghi sổ nợ phải trả người bán Phần mềm kế toán Misa (Phân hệ mua hàng) (Nguồn: Tại phịng kế tốn Cơng ty Tâm Nhất) 2.3.2.6 Trình bày BCTC Theo chuẩn mực VAS số 21 quy định: “ Trong Bảng cân đối kế tốn doanh nghiệp phải trình bày riêng biệt ( ) nợ phải trả thành ngắn hạn dài hạn Trường hợp tính chất hoạt động doanh nghiệp khơng thể phân biệt ngắn hạn dài hạn thì(…) nợ phải trả phải trình bày thứ tự theo tính khoản giảm dần” (Đoạn 37) + Tại phần nợ phải trả ( mã số 300), mục nợ ngắn hạn ( mã số 310) tiêu nợ phải trả người bán ngắn hạn ( mã số 311) đươc ghi vào số dư Có chi tiết tài khoản 331 “ Phải trả người bán” mở chi tiết cho người bán với hạn tốn cịn lại không 12 tháng + Đối với tiêu nợ phải trả người bán dài hạn( mã số 331) trình bày mục nợ dài hạn( mã số 330), số liệu để ghi vào tiêu vào số dư Có chi tiết tài khoản 331 “ Phải trả cho người bán” Trên thuyết minh báo cáo tài chính, tài khoản Nợ phải trả trình bày phần Thông tin bổ sung cho khoản mục trình bày Bảng cân đối kế tốn 47 Khóa luận tốt nghiêp GVHD: ThS.Nguyễn Thành Tài 2.3.2.7 Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh đơn vị Nghiệp vụ 1: Ngày 02/10/2017, Công ty mua nhập kho 400 hộp Uldeso công ty TNHH Dược phẩm Văn Hiến theo hóa đơn GTGT số 0001314, số tiền 68.571.429đ, Vat 5% Chưa trả tiền nhà cung cấp Kế toán định khoản: Nợ TK 1561_UDS 68.571.429đ Nợ TK 1331 3.428.571đ Có TK 3311_VANHIEN 72.000.000đ Đính k m:  Chứng từ: - Hóa đơn GTGT số 0001314, ngày 02/10/2017 (Phụ lục 1.1) - Phiếu nhập kho PNK10-0002, ngày 02/10/2017 (Phụ lục 1.2)  Sổ kế toán: - Sổ Nhật ký chung (Phụ lục 2.1) - Sổ TK 3311 (Phụ lục 2.11) - Sổ chi tiết TK 3311_VANHIEN (Phụ lục 2.12) Nghiệp vụ 2: Ngày 06/10/2017, Công ty nhận Giấy báo nợ chi tiền gửi ngân hàng: Tiền VN-TK Ngân hàng Á Châu tốn tiền hàng cho Cơng ty TNHH Dược phẩm Văn Hiến theo hóa đơn 0001314 ngày 02/10/2017, số tiền 72.000.000đ Kế toán định khoản: Nợ TK 3311_VH 72.000.000đ Có TK 11211 72.000.000đ Đính k m:  Chứng từ: - Hóa đơn GTGT số 0001314, ngày 02/10/2017 (Phụ lục 1.1) - Giấy báo nợ, ngày 06/10/2017 (Phụ lục 1.10)  Sổ kế toán: - Sổ Nhật ký chung (Phụ lục 2.1) - Sổ TK 3311 (Phụ lục 2.11) - Sổ chi tiết TK 3311_VANHIEN (Phụ lục 2.12) 48 Khóa luận tốt nghiêp GVHD: ThS.Nguyễn Thành Tài 2.3.2.8 Nhận xét  Ưu điểm: - Công ty tổ chức theo dõi chi tiết theo đối tượng d dàng theo dõi, kiểm tra công nợ - Các chứng từ sử dụng q trình hạch tốn ban đầu phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ kinh tế phát sinh sở pháp lý nghiệp vụ - Các chứng từ sử dụng mẫu tài ban hành,những thơng tin kinh tế nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi đầy đủ,chính xác vào chứng từ - Các chứng từ kiểm tra ,giám sát chặt chẽ,hồn chỉnh xử lý kịp thời - Cơng ty có kế hoạch lưu chuyển chứng từ tương đối tốt, chứng từ dược phân loại,hệ thống hóa theo nghiệp vụ,trình tự thời gian trước vào lưu trữ - Phiếu chi đánh số thứ tự, thuận tiện cho việc quản lý chứng từ kiểm sốt - Cơng ty có đối chiếu file tiền gửi ngân hàng bảng kê tài khoản vào cuối tháng để tránh chênh lệch sai sót - Hình thức kế tốn cơng ty, cơng ty sử dụng hình thức nhật ký chung, với áp dụng chương trình kế tốn máy vào cơng tác kế tốn Vì vậy, cơng tác kế tốn tiến hành đơn giản, nhanh chóng , đảm bảo thơng tin xác, thuận tiện việc kiểm tra đối chiếu số liệu cung cấp số liệu kịp thời có u cầu  Nhược điểm: - Cơng tác hạch tốn khoản phải trả mở chi tiết theo đối tượng trả lần toán mà chưa theo dõi chi tiết thời hạn toán chưa phân tích tuổi nợ Điều dẫn đến tình trạng chiếm dụng vốn nhà cung cấp kéo dài Nếu tình trạng di n nhiều năm doanh nghiệp tính chủ động kinh doanh dẫn đến khả toán khoản nợ tương lai - Cơng ty sử dụng tiền mặt để tốn khoản chi phí cịn nhiều Nhiều phiếu chi có giá trị 20 triệu đồng Công ty lập phiếu chi toán tiền mặt Điều làm cho công ty bị trừ khoản chi phí hợp lý tốn thuế thu nhập doanh nghiệp 49 Khóa luận tốt nghiêp - GVHD: ThS.Nguyễn Thành Tài Chưa lập biên đối chiếu công nợ nhà cung cấp Điều khiến kế tốn khó kiểm tra, kiểm sốt khoản nợ doanh nghiệp với nhà cung cấp, có thực toán theo hợp đồng kinh tế ký kết khơng - Hiện kế tốn tổng hợp kiêm nhiệm nhiều phần hành Kế toán toán kiêm nhiệm kế tốn tiền kế tốn cơng nợ Điều làm cho khối lượng cơng việc kế tốn lớn, tạo nhiều áp lực công việc, dẫn đến cơng tác theo dõi tương đối khó khăn, d gây nên chồng chéo chậm tr cơng việc, dẫn đến việc xảy gian lận, gây thất tài sản, tiền cơng ty 50 Khóa luận tốt nghiêp GVHD: ThS.Nguyễn Thành Tài Chương 3: Hoàn thiện cơng tác kế tốn mua hàng nợ phải trả người bán Công ty TNHH Dược Phẩm Tâm Nhất 3.1 Sự cần thiết yêu cầu việc hồn thiện cơng tác mua hàng nợ phải trả người bán 3.1.1 Sự cần thiết Đối với doanh nghiệp việc mua hàng toán nợ cho người bán cơng tác thường xun, có ý nghĩa quan trọng làm tiền đề cho giai đoạn Ví dụ doanh nghiệp tổ chức tốt cơng tác thu mua hàng hóa, dịch vụ đáp ứng nhu cầu quản lý doanh nghiệp cung cấp hàng hóa cho q trình sản xuất kinh doanh di n liên tục, giảm thiểu chi phí đầu vào mô tả phần làm giảm giá thành sản xuất sở để thiết lập uy tín thương hiệu cho doanh nghiệp nhà cung cấp Q trình lưu chuyển hàng hố gồm ba khâu: Mua – Bán – Dự trữ, ba khâu có quan hệ mật thiết với Trong điều kiện nay, mục đích lớn doanh nghiệp tiêu thụ hàng hoá nhanh, nhiều để thu lợi nhuận Muốn có hàng hố tiêu thụ, doanh nghiệp cần đầu tư vốn thu mua hàng hoá, để việc kinh doanh di n liên tục không bị gián đoạn, doanh nghiệp cần phải dự trữ hàng hố Chính vậy, việc hồn thiện kế tốn nghiệp vụ mua hàng tốn tiền hàng đóng vai trị quan trọng việc hồn thiện cơng tác kế toán doanh nghiệp 3.1.2 Yêu cầu Yêu cầu Hồn thiện kế tốn cơng ty việc quan trọng cần thiết để đảm bảo cho việc hồn thiện mang tính khả thi, đáp ứng yêu cầu quản lý công ty phải thực u cầu sau: - Hồn thiện kế tốn mua hàng kế toán toán phải đảm bảo phù hợp với nguyên tắc kế toán chung - Tuân thủ chế độ sách, thể lệ kế tốn, tơn trọng chế tài chính, nhà nước ban hành với chế độ kế toán đặc thù ngành sản xuất kinh doanh - Tổ chức công tác kế toán khoa học, hợp lý, tiết kiệm đảm bảo thực tốt chức năng, nhiệm vụ kế tốn để chất lượng cơng tác kế tốn đạt chất 51 Khóa luận tốt nghiêp GVHD: ThS.Nguyễn Thành Tài lượng cao với chi phí thấp Như đảm bảo tiết kiệm hiệu việc tổ chức cơng tác kế tốn doanh nghiệp - Đảm bảo cung cấp thông tin tình hình biến động hàng hóa, dịch vụ cách thường xuyên liên tục 3.2 Giải pháp hồn thiện cơng tác mua hàng nợ phải trả người bán công ty TNHH Dược Phẩm Tâm Nhất 3.2.1 Về máy kế tốn - Để cơng tác kế tốn cơng ty đạt hiệu cao hơn, phịng kế tốn cơng ty nên tổ chức phân cơng phân nhiệm Mỗi kế tốn phụ trách phần việc định kế toán vật tư, kế toán tốn… cơng việc kế tốn giảm nhẹ nên họ chuyên sâu vào phần việc mình, phân cơng phân nhiệm cơng việc mang lại tính khách quan Do cơng ty nên bố trí thêm nhân lực cho phịng kế tốn - Việc xây dựng máy gọn nhẹ tạo nên không chặt chẽ phòng ban Các phận phòng ban doanh nghiệp vấn đề chủ chốt để cơng ty có phát triển hay khơng tất phịng ban có liên kết khơng nhiều cơng việc Kế tốn kho phịng kinh doanh phải có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, nhiên cơng ty Dược Phẩm Tâm Nhất kế tốn mua hàng mua lập đơn mua hàng Việc không thống đơn vị dẫn đến việc thời gian phải tính tốn quy đơn vị cho đồng nhất, không để ý dẫn đến bị sai lệch lượng hàng, đơn giá,…Vì vậy, theo em hai phận cần thống lại với đơn vị tính, kế tốn mua hàng cần lập nên bảng tên hàng tồn kho k m theo đơn vị tính tương ứng với loại mặt hàng gửi phòng kinh doanh Như vậy, lần lập đơn mua hàng phịng kinh doanh ghi đơn vị tính, từ nhà cung cấp xuất hóa đơn theo đơn vị định Mẫu bảng thông tin chi tiết hàng hóa ( Phụ lục 3.1) - Nhân viên mua hàng cần có trách nhiệm, chủ động thơng báo ghi mặt hàng gây nhầm lẫn cho kế toán mua hàng để tránh việc hạch toán nhầm mặt hàng Ngược lại, kế tốn cần tìm hiểu tên loại dược phẩm, chủ động liên hệ với nhân viên mua hàng thấy tên mặt hàng có chút khác biệt 52 Khóa luận tốt nghiêp GVHD: ThS.Nguyễn Thành Tài 3.2.2 Về tài khoản sử dụng - Theo thông tư 200/2014/TT-BCT, tài khoản 6425 phản ánh khoản phí, lệ phí như:lệ phí giao thơng, cầu, phà, phí hải quan, 6427 khoản phí dịch vụ mua ngồi phục vụ cho việc quản lý doanh nghiệp Như vậy,theo em, Ngân hàng coi đơn vị độc lập nên Phí dịch vụ ngân hàng coi chi phí dịch vụ mua ngồi Cơng ty, kế tốn phải hạch tốn phí dịch vụ SMS Banking sau: Kế toán định khoản: Nợ TK 6427 40.000đ Nợ TK 1331 4.000đ Có TK 11212 44.000đ Và chứng từ liên quan đến nghiệp vụ như: - Hóa đơn GTGT số 0008253 (Phụ lục 1.8 ) 3.2.3 Về hệ thống chứng từ, sổ sách - Khi mua hàng, việc khách hàng chưa trả tiền điều thường xuyên xảy ra, kế toán mở chi tiết khoản nợ phải trả người bán theo đối tượng chi tiết Tuy nhiên, kế tốn lại khơng toán theo dõi thời gian toán, để cơng ty tính tốn việc thu chi hợp lí Đối với vấn đề kế tốn dựa vào hợp đồng kinh tế, cập nhập phần mềm Misa bảng phân tích cơng nợ phải trả Thường xun theo dõi nợ phân tích cấu nợ phải trả người bán theo thời gian - Chuẩn bị s n sàng chứng từ cần thiết khoản nợ đến kỳ toán Thực kịp thời thủ tục tốn, nhắc nhở, đơn đốc Giám đốc cơng ty tốn cho nhà cung cấp đến hạn toán 3.2.4 Về mua hàng - Để đảm bảo việc ghi chép xác, đồng thời nắm bắt tình hình biến động hàng mua đường, Công ty nên mở thêm TK151_Hàng mua đường để hạch tốn nghiệp vụ hóa đơn nhừng hàng chưa Trình tự hạch tốn sau: - Nếu hóa đơn mà hàng chưa về, kế tốn lưu hóa đơn vào hồ sơ “ Hàng mua đường” vào hóa đơn hạch tốn: 53 Khóa luận tốt nghiêp GVHD: ThS.Nguyễn Thành Tài Nợ 151 Nợ TK 1331 Có TK 111,112,331 - Khi hàng hạch tốn: Nợ TK156 Có TK151 3.2.5 Về nợ phải trả người bán - Công ty nên tăng cường toán tiền gửi ngân hàng Điều vừa giúp doanh nghiệp tăng tính hợp lý chi phí phát sinh hoạt động sản xuất kinh doanh, vừa tăng độ tin cậy kiểm tốn - Lập bảng đối chiếu cơng nợ cơng ty với nhà cung cấp để đảm bảo tính xác khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp, đồng thời có đảm bảo thống bên Nếu có chênh lệch, kế tốn bên tìm hiểu nguyên nhân điều chỉnh cho khớp để đảm bảo quyền nghĩa vụ bên Theo cách này, kế tốn chắn khoản nợ hạch toán đối tượng số tiền phải trả Mẫu bảng đối chiếu công nợ (Phụ lục 3.2) - Thường xuyên kiểm tra, đối chiếu sổ sách liên quan đến khoản phải trả người bán - Tìm hiểu xem xét khoản nợ kéo dài thịi hạn tốn để chủ động toán tận dụng số tiền bổ sung vào toán khoản nợ đến hạn, cơng ty chưa theo dõi khoản nợ phải trả theo thời hạn toán mà theo dõi số tiền nợ - Đối với khoản nợ đến hạn tốn mà Cơng ty chưa có khả chi trả Cơng ty nên thương lượng với nhà cung cấp để gia hạn thêm thời hạn tốn 54 Khóa luận tốt nghiêp GVHD: ThS.Nguyễn Thành Tài KẾT LUẬN Hàng hóa có vị trí quan trọng doanh nghiệp thương mại với lượng vố dự trữ hàng hóa chiếm khoản 80%-90% tổng vốn lưu động doanh nghiệp Muốn kinh doanh doanh nghiệp phải có hàng hóa mà trước hết thực thu mua đầu vào Vì việc tổ chức cơng tác kế tốn mua hàng cách đắn điều cần thiết để quản lý tốt q trình góp phần đến cơng tác kế tốn Tổ chức mua hàng gắn liền tình hình toán với người bán đem lại hiệu cao cho hoạt động thu mua hàng hóa Là sinh viên chuyên ngành kế toán, qua thời gian thực tập, em nhận thấy cơng tác kế tốn mua hàng tốn tiền hàng cơng ty có điểm mạnh có điểm chưa hồn thiện Vì vậy, em chọn chuyên đề làm chuyên đề tốt nghiệp cho Tuy nhiên, thời gian nghiên cứu hiểu biết có hạn, chuyên đề em sâu vào số vấn đề sở lý luận công tác mua hàng nợ phải trả người bán nói chung, thực trạng cơng ty dược phẩm nói chung Từ sở lý luận góp phần làm sáng tỏ tồn kế toán mua hàng toán tiền hàng công ty Một lần em xin chân thành cảm ơn q thầy, khoan Kế tốn- Kiểm toán, đặc biệt thầy giáo Nguy n Thành Tài, tồn thể anh, chị cơng ty Vibetax tạo điệu kiện giúp em hoàn thành đề tài Khóa luận tốt nghiêp GVHD: ThS.Nguyễn Thành Tài DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ tài Các chuẩn mực kế tốn Việt Nam ngày 22 tháng 12 năm 2014 Vũ Hữu Đức cộng Giáo trình ngun lý kế tốn Đại học Mở Thành phố Hồ Chí Minh TS Trần Duy Vũ Ngọc Lan cộng Giáo trình Hệ thống thơng tin kế tốn Phần Đại học cơng nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh Bộ tài Thơng tư 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 Hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp Trương Thị Hồng Đào, 2017 Cơng việc kế tốn Cơng ty TNHH MTV G.E.M Thực tập tốt nghiệp Đại học Công nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh Dân kinh tế..[Truy cập ngày:03 tháng 03 năm 2018] Ngân hàng pháp luật..[Truy cập ngày:03 tháng 03 năm 2018] Tài liệu .[Truy cập ngày:20 tháng 03 năm 2018] Tài liệu..[Truy cập ngày:16 tháng 04 năm 2018] 10 123doc.org..[Truy cập ngày:18 tháng 04 năm 2018] 11 Tìm tài liệu..[Truy tháng 04 năm 2018] cập ngày:30 ... ty TNHH Dược Phẩm Tâm Nhất Chương 3: Hồn thiện cơng tác kế toán mua hàng nợ phải trả người bán công ty TNHH Dược Phẩm Tâm Nhất LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành luận văn tốt nghiệp ? ?Hoàn thiện cơng tác. .. Chương 3: Hồn thiện cơng tác kế tốn mua hàng nợ phải trả người bán Công ty TNHH Dược Phẩm Tâm Nhất 51 3.1 Sự cần thiết u cầu việc hồn thiện cơng tác mua hàng nợ phải trả người bán ... đề Kết cấu đề tài gồm ba chương: Chương 1: Cơ sở lý luận cơng tác kế tốn mua hàng phải trả người bán Chương 2: Thực trạng công tác kế toán mua hàng nợ phải trả người bán công ty TNHH Vibetax công