2.2.1 Khái qt về q trình hình thành Cơng ty TNHH Dược Phẩm Tâm Nhất 2.2.1.1 Thông tin công ty
Công Ty TNHH Dược Phẩm Tâm Nhất là Công ty được thành lập theo Giấy Chứng Nhận Đăng Ký Doanh Nghiệp số: 0310362320 do Sở Kế Hoạch & Đầu Tư cấp ngày
30/09/2010.
Tên công ty: Công ty TNHH Dược phẩm Tâm Nhất
Địa chỉ: 196/51 Vườn Lài, Phường Tân Thành, Quận Tân Phú, Tp.Hồ Chí Minh Ngành nghề kinh doanh: Buôn bán dược phẩm
Người đại diện pháp luật: Trần Thị Thanh Thủy Điện thoại: 0902933785
Fax: (84) 8542 8678
Website:www.tamnhat.com.vn Email: cty_tamnhat@gmail.com Mã số thuế: 0310362320
2.2.1.2 Vốn điều lệ
Cơng ty có vốn điều lệ: 2.000.000.000 VND
2.2.1.3 Lĩnh vực, Ngành nghề kinh doanh
Lĩnh vực kinh doanh: Thương mại Ngành nghề kinh doanh:
- Bn bán đồ dùng khác cho gia đình. Chi tiết: Bán bn bảo quản thuốc; Bán buôn nước hoa, hàng mỹ phẩm và chế phẩm vệ sinh; Bán buôn dụng cụ y tế.
- Bán buôn đồ chuyên doanh khác chưa được phân vào đâu. Chi tiết: Bán bn hóa chất (trừ hóa chất sử dụng trong cơng nghiệp và hóa chất có tính độc hại mạnh). - Bán bn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác. Chi tiết: Bán bn máy móc, thiết
bị y tế.
- Bán bn thực phẩm.
- Kiểm tra và phân tích kỹ thuật. Chi tiết: Dịch vụ bảo quản thuốc.
2.2.1.4 Chức năng, nhiệm vụ
Công ty TNHH Dược phẩm Tâm Nhất được thành lập năm 2010 và chính thức đi vào hoạt động vào ngày 05 tháng 11 năm 2010, là một trong những doanh nghiệp chuyên về buôn bán bảo quản thuốc và máy móc thiết bị y tế với trên 7 năm kinh nghiệm. Mục tiêu và định hướng phát triển:
- Dựa trên ưu thế về nguồn tài chính ổn định s n có, Cơng ty hướng tới việc trở thành một trong những công ty cung cấp dược phẩm hàng đầu Việt Nam. Để hồn thành được mục tiêu đó, Ban lãnh đạo cơng ty đã có định hướng chiến lược và tầm nhìn phù hợp với từng giai đoạn phát triển, đó là: xây dựng nguồn nhân lực, thiết lập hệ thống phân phối đại lý trên toàn quốc, quan hệ tốt đẹp với tất cả các đối tác.
- Với phương châm “Tiên phong trong sứ mệnh vì sức khỏe người Việt”, Cơng ty khơng ngừng nỗ lực tìm kiếm sản phẩm phân phối độc quyền, coi trọng chính sách chất lượng sản phẩm, là điểm tựa cho sức khỏe của mọi người.
- Với quan điểm chủ yếu dựa vào nguồn nhân lực, từng bước nâng cao trình độ cho cán bộ, nhân viên, tạo điều kiện thích ứng với mơi trường làm việc mới mẻ, chuyên nghiệp.
2.2.2 Cơ cấu tổ chức quản lý tại Công ty2.2.2.1 Cơ cấu chung 2.2.2.1 Cơ cấu chung
Bộ máy quản lý của Cơng ty được tổ chức theo mơ hình trực tuyến chức năng phù hợp với đặc điểm và quy mơ của Cơng ty. Theo mơ hình này thì mọi cơng việc đều được thực hiện theo tuần tự và được giám sát chặt chẽ từ trên xuống dưới. Các quyết định chỉ đạo của Ban lãnh đạo sẽ nhanh chóng chuyển tới đối tượng thực hiện, ngược lại các thông tin báo cáo thực hiện cũng được phản hồi lại một cách nhanh chóng để Ban lãnh đạo kiểm tra, điều chỉnh kịp thời giúp những người chịu trách nhiệm thực hiện hồn thành tốt cơng việc và kế hoạch của Công ty được triển khai tốt.
Sơ đồ 1.6: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty
(Nguồn: Cơ cấu tổ chức tại Công ty TNHH Dược phẩm Tâm Nhất)
2.2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
Ban giám đốc:
- Giám đốc: Phụ trách chung, trực tiếp nắm bắt tình hình tài chính, đề ra các kế hoạch, giao nhiệm vụ cho cấp dưới và trực tiếp kiểm tra việc thực hiện. Giám đốc trực tiếp quản lý các phòng ban chức năng: Phịng tài chính kế tốn, phịng kinh doanh. Đồng thời giám đốc trực tiếp chỉ đạo phó giám đốc phụ trách kinh doanh.
- Phó giám đốc: Có nhiệm vụ lập kế hoạch kinh doanh hàng tháng, quý, năm và trực tiếp theo dõi kiểm tra tình hình tiến độ kinh doanh các loại mặt hàng cũng như mức tăng trưởng của các khu vực thị trường.
Phịng kinh doanh: BAN GIÁM ĐỐC PHỊNG VẬT TƯ HÀNG HĨA PHỊNG KẾ TỐN PHỊNG KINH DOANH
- Đây là phòng chủ yếu tiến hành thực hiện các chiến lược kinh doanh của công ty, đồng thời cũng là nơi tạo ra thu nhập cho công ty.
- Xác định nhu cầu và sự biến đổi nhu cầu của thị trường.
- Tiếp xúc, quan hệ trực tiếp với khách hàng, cung ứng sản phẩm cho thị trường.
- Thực hiện các hoạt động thu thập hoặc mua hàng hóa và dịch vụ. Q trình này bao gồm việc chuẩn bị và xem xét nhu cầu cũng như việc tiếp nhận và thanh tốn.
- Xem xét tìm kiếm và liên hệ nhà cung ứng.
- Đánh giá và lựa chọn nhà cung ứng tốt nhất như về: mặt hàng, chất lượng sự uy tín, tiến độ, giá cả.
- Báo cáo và đề xuất thơng tin nhà cung ứng với BGĐ. - Lập đơn đặt hàng sau khi được BGĐ duyệt.
- Thực hiện mua hàng sau khi được duyệt đơn đặt hàng.
- Kiểm tra hàng mua vào (đạt/ không đạt yêu cầu của đơn đặt hàng đưa ra). Phịng vật tư hàng hóa:
- Quản lý khối lượng hàng hố trong kho cơng ty.
- Xác định chính xác lượng hàng xuất nhập tại kho công ty.
- Kiểm tra, giám sát lượng hàng, đảm bảo cung cấp đủ hàng hố, đảm bảo hoạt động liên tục của phịng kinh doanh.
Phịng kế tốn
- Căn cứ và hóa đơn, chứng từ hạch toán kế toán các nghiệp vụ phát sinh.
- Phối hợp với phòng kinh doanh tổ chức thực hiện hoạt động thu nợ cho cơng ty. - Quản lý, giám sát tình hình tăng giảm khối lượng tài sản của cơng ty.
- Tiến hành thực hiện khấu hao cho các tài sản cố định.
- Thực hiện các hoạt động lưu giữ số liệu kinh doanh cũng như tình hình tài sản thơng qua phương pháp chứng từ.
- Phân bổ chi phí một cách hợp lý.
- Tiến hành hạch tốn tiền lương và các khoản trích theo lương cho cơng nhân viên cơng ty.
KẾ TỐN TỔNG HỢP KIÊM KẾ TOÁN TRƯỞNG
KẾ TOÁN KHO KẾ TOÁN
THANH TOÁN THỦ QUỸ
KẾ TOÁN MUA HÀNG
- Xác định hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp sau mỗi kì kinh doanh và mỗi năm tài chính thơng qua hệ thống các báo cáo tài chính.
- Thực hiện các nghĩa vụ thuế của cơng ty đối với nhà nước.
2.2.3 Tổ chức bộ máy kế tốn và hình thức kế tốn của Cơng ty TNHH Dược phẩm Tâm Nhất
2.2.3.1 Bộ máy tổ chức phịng kế tốn
Sơ đồ 1.7 Bộ máy tổ chức phịng kế tốn tại cơng ty
(Nguồn: Cơ cấu tổ chức tại Công ty TNHH Dược phẩm Tâm Nhất)
2.2.3.2 Chức năng của các phòng ban
Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp
- Tổ chức cơng tác kế tốn và bộ máy kế toán phù hợp với tổ chức kinh doanh của công ty.
- Chịu trách nhiệm trực tiếp trước giám đốc công ty về các công việc thuộc phạm vi trách nhiệm và quyền hạn của Kế toán trưởng.
- Thực hiện các quy định của pháp luật về kế tốn, tài chính trong đơn vị kế tốn.
- Tổ chức điều hành bộ máy kế toán theo quy định của Luật Kế toán và phù hợp với hoạt động của công ty.
- Tập hợp các tài liệu vào sổ kế tốn, theo dõi, xử lí số liệu. - Lập báo cáo tài chính.
Kế tốn mua hàng:
- Theo dõi, ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác tình hình mua hàng về số lượng, kết cấu, chủng loại, quy cách, chất lượng, giá cả hàng mua và thời điểm mua hàng.
- Theo dõi, kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch mua hàng theo từng nguồn hàng, từng người cung cấp và theo từng hợp đồng hoặc đơn đặt hàng, tình hình thanh tốn với nhà cung cấp.
- Cung cấp thơng tin kịp thời về tình hình mua hàng và thanh tốn tiền hàng cho chủ doanh nghiệp và cán bộ quản lý, làm căn cứ cho việc đề xuất những quyết định trong chỉ đạo, tiền hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Kế toán thanh toán
- Hàng ngày căn cứ vào Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Hóa đơn GTGT, Phiếu thu, Chi, Giấy báo nợ, Giấy báo có,... để cập nhật thường xuyên liên tục trạng thái công nợ phải thu cũng như phải trả, theo dõi các khoản nợ chi tiết theo từng khách hàng và nhà cung cấp.
- Lập ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi khi có nhu cầu thanh toán qua ngân hàng. - Theo dõi và báo cáo kịp thời tình hình thu chi tồn tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. - Thường xuyên kiểm tra công nợ.
- Cuối tháng (q, năm) Kế tốn lập các Báo cáo cơng nợ như: Bảng tổng hợp công nợ phải thu, phải trả,…gửi về cho Kế toán trưởng hoặc bộ phận chuyên trách.
Thủ qũy
- Theo dõi và báo cáo kịp thời tình hình thu chi tiền mặt và tồn quỹ tại đơn vị và theo dõi các khoản thanh toán.
- Quản lý quỹ cho công ty, lưu các chứng từ thu chi tiền.
- Mọi khoản thu chi phát sinh phải được thực hiện theo quy định của công ty.
- Khi nhận được chứng từ thu chi (do kế toán lập), thủ quỹ kiểm tra đối chiếu số tiền, ngày chứng từ, nội dung thu chi, rồi thực hiện cho người nộp/nhận tiền ký và thực hiện thu/chi tiền.
- Quản lý tiền mặt, trực tiếp thanh toán các khoản tiền phải thu chi như trả lương, ứng trước lương cho công nhân viên, làm việc với ngân hàng, thực hiện rút và gửi tiền từ tài khoản của cơng ty tại ngân hàng.
Kế tốn kho
- Cập nhập, ghi chép phản ánh kịp thời các thơng tin giao nhận hàng hóa hàng ngày.,Kiểm tra số lượng, đơn giá của từng sản phẩm.
- Tính tốn và phản ánh chính xác tổng giá tính tốn của hàng bán ra bao gồm cả doanh thu bán hàng, thuế GTGT của từng nhóm hàng, từng hóa đơn khách hàng, từng đơn vị trực thuộc.
- Xác định chính xác giá mua thực tế của lượng hàng đã tiêu thụ đồng thời phí phân bổ thu mua cho hàng tiêu thụ nhằm xác định hiệu quả bán hàng.
- Khi có phát sinh các nghiệp vụ phải lập đầy đủ và kịp thời các chứng từ như: Nhập, xuất hàng hóa, vật tư …
- Tính giá nhập xuất vật tư, lập phiếu nhập xuất và chuyển cho bộ phận liên quan. - Kiểm tra các hóa đơn nhập hàng từ nhà cung ứng, xử lý tất cả các trường hợp thiếu
hụt vật tư, hàng hóa.
2.2.3.3 Hình thức tổ chức bộ máy kế tốn
Bộ máy kế tốn của cơng ty được tổ chức theo hình thức tập trung. Tất cả các cơng việc kế tốn như: phân loại chứng từ, kiểm tra chứng từ ban đầu, định khoản kế toán, ghi sổ chi tiết và tổng hợp, tính giá thành, lập báo cáo tài chính, thơng tin kinh tế... đều được thực hiện tập trung tại Phịng kế tốn của Cơng ty. Hình thức này có ưu điểm là bảo đảm sự tập trung, thống nhất và chặt chẽ trong việc chỉ đạo công tác kế toán giúp đơn vị kiểm tra, chỉ đạo sản xuất kịp thời, chun mơn hố cán bộ, giảm nhẹ biên chế, tạo điều kiện cho việc ứng dụng các phương tiện tính tốn hiện đại có hiệu quả nhưng có nhược điểm là không cung cấp kịp thời các số liệu cần thiết cho các đơn vị trực thuộc trong nội bộ đơn vị nếu địa bàn hoạt động rộng.
2.2.4 Các chính sách kế tốn áp dụng tại Công ty
- Chế độ kế tốn áp dụng:
2.2.4.1 Niên độ kế toán
- Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 cùng năm.
2.2.4.2 Đơn vị tiền tệ sử dụng
- Đơn vị sử dụng Đồng Việt Nam trong hạch tốn kế tốn.
2.2.4.3 Hình thức kế tốn áp dụng tại Cơng ty
Hình thức kế tốn cơng ty đang sử dụng: Nhật ký chung trên máy tính với sự hỗ trợ của phần mềm kế toán Misa.
Sơ đồ 1.8: Hình thức kế tốn trên máy vi tính
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
(Nguồn: Phịng kế tốn tại Cơng ty TNHH Dược phẩm Tâm Nhất)
- Hàng ngày, kế toán căn cứ chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng, biểu được thiết kế s n trên phần mềm kế tốn. Theo quy trình của phần mềm kế tốn, các thơng tin được tự
PHẦN MỀM KẾ TOÁN MÁY VI TÍNH CHỨNG TỪ KẾ TỐN B NG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TỐN SỔ KẾ TỐN + Sổ nhật ký chung, sổ cái, sổ chi tiết. +BÁO CÁO TÀI CHÍNH +BÁO CÁO KẾT QU QT
động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký – Sổ Cái,…) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
- Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu chi tiết được thực hiện tự động và ln đảm bảo chính thơng tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế tốn có thể kiểm giữa sổ kế tốn với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
- Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế tốn được đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định.
2.2.4.4 Phương pháp kế toán TSCĐ
- Nguyên tắc ghi nhận TSCĐ: Hạch toán theo Giá gốc
2.2.4.5 Phương pháp tính khấu hao TSCĐ:
- Khấu hao TSCĐ tính theo phương pháp đường thẳng theo thời gian hữu dụng ước tính phù hợp với hướng dẫn theo Thơng tư 45/2013/TT-BTC ngày 25/4/2013 của Bộ Tài Chính.
2.2.4.6 Phương pháp tính thuế GTGT
- Cơng ty hạch tốn thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ với thuế suất chủ yếu là 5%.
2.2.4.7 Phương pháp kế toán hàng tồn kho
- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Hàng tồn kho được xác định trên cơ sở giá gốc - Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho: Phương pháp bình qn gia quyền liên hồn - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên.
2.2.4.8 Nguyên tắc ghi nhận doanh thu bán hàng hoá
- Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hoá cho người mua.
- Doanh nghiệp khơng cịn nắm giữ quyền quản lý hàng hố như người sở hữu hàng hoá hoặc quyền kiểm soát hàng hoá.
- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn.
- Doanh thu đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng. - Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.
- Doanh thu phát sinh từ tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức, lợi nhuận được chia và các khoản doanh thu hoạt động tài chính khác được ghi nhận thoả mãn đồng thời hai điều kiện:
- Có khả năng thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch đó. - Doanh thu được xác định tương đối chính xác.
2.2.4.10 Nguyên tắc ghi nhận chi phí phải trả
- Các khoản chi phí thực tế chưa phát sinh nhưng được trích trước vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ để đảm bảo khi chi phí phát sinh thực tế khơng gây đột biến cho chi phí sản xuất kinh doanh trên cơ sở đảm bảo nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí. Khi các chi phí đó phát sinh, nếu có chênh lệch với số đã trích, kế tốn sẽ tiến hành ghi bổ sung hoặc ghi giảm chi phí tương ứng với phần chênh lệch đó.
2.2.4.11 Hệ thống tài khoản kế tốn đang áp dụng tại cơng ty
TK Tên tài khoản TK Tên tài khoản
111 Tiền mặt 3384 Bảo hiểm y tế