TNHH Dược Phẩm Tâm Nhất.
3.2.1 Về bộ máy kế toán
- Để cơng tác kế tốn tại cơng ty đạt hiệu quả cao hơn, tại phịng kế tốn cơng ty nên tổ chức phân cơng phân nhiệm. Mỗi kế tốn phụ trách một phần việc nhất định như kế toán vật tư, kế tốn thanh tốn… khi đó cơng việc của mỗi kế tốn được giảm nhẹ nên họ có thể chuyên sâu hơn vào phần việc của mình, hơn nữa sự phân cơng phân nhiệm cơng việc cũng mang lại tính khách quan. Do vậy cơng ty nên bố trí thêm nhân lực cho phịng kế tốn.
- Việc xây dựng bộ máy gọn nhẹ đã tạo nên sự khơng chặt chẽ giữa các phịng ban. Các bộ phận phòng ban của doanh nghiệp là vấn đề chủ chốt để cơng ty có phát triển hay khơng và tất cả các phịng ban đều có sự liên kết khơng ít thì nhiều về cơng việc. Kế tốn kho và phịng kinh doanh phải có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, tuy nhiên ở công ty Dược Phẩm Tâm Nhất khi kế toán mua hàng mua lập đơn mua hàng . Việc không thống nhất đơn vị dẫn đến việc rất mất thời gian khi phải tính tốn quy ra đơn vị cho đồng nhất, nếu không để ý dẫn đến bị sai lệch về lượng hàng, đơn giá,…Vì vậy, theo em hai bộ phận này cần thống nhất lại với nhau về đơn vị tính, kế tốn mua hàng cần lập nên bảng tên các hàng tồn kho k m theo đơn vị tính tương ứng với từng loại mặt hàng gửi phịng kinh doanh. Như vậy, mỗi lần lập đơn mua hàng phòng kinh doanh có thể ghi đúng đơn vị tính, từ đó nhà cung cấp cũng sẽ xuất hóa đơn theo đúng đơn vị đã định.Mẫu bảng thơng tin chi tiết về hàng hóa ( Phụ lục 3.1)
- Nhân viên mua hàng cần có trách nhiệm, chủ động thơng báo hoặc ghi chú những mặt hàng có thể gây nhầm lẫn cho kế tốn mua hàng để tránh việc hạch toán nhầm mặt hàng. Ngược lại, kế tốn cũng cần tìm hiểu tên các loại dược phẩm, chủ động liên hệ với nhân viên mua hàng khi thấy 2 tên mặt hàng có chút khác biệt.
3.2.2 Về tài khoản sử dụng
- Theo thông tư 200/2014/TT-BCT, tài khoản 6425 phản ánh các khoản phí, lệ phí như:lệ phí giao thơng, cầu, phà, phí hải quan,..6427 là các khoản phí dịch vụ mua ngồi phục vụ cho việc quản lý trong doanh nghiệp. Như vậy,theo em, Ngân hàng cũng được coi là một đơn vị độc lập nên Phí dịch vụ ngân hàng được coi như một chi phí dịch vụ mua ngồi của Cơng ty, kế tốn phải hạch tốn phí dịch vụ SMS Banking tại như sau:
Kế toán định khoản:
Nợ TK 6427 40.000đ
Nợ TK 1331 4.000đ
Có TK 11212 44.000đ
Và các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ như:
- Hóa đơn GTGT số 0008253 (Phụ lục 1.8 )
3.2.3 Về hệ thống chứng từ, sổ sách
- Khi mua hàng, việc khách hàng chưa trả tiền là một điều thường xuyên xảy ra, kế toán cũng đã và đang mở chi tiết khoản nợ phải trả người bán theo từng đối tượng chi tiết. Tuy nhiên, kế toán lại khơng hề thanh tốn theo dõi thời gian thanh tốn, để cơng ty có thể tính tốn việc thu chi hợp lí. Đối với vấn đề này kế toán dựa vào các hợp đồng kinh tế, cập nhập trên phần mềm Misa bảng phân tích cơng nợ phải trả. Thường xuyên theo dõi nợ và phân tích cơ cấu nợ phải trả người bán theo thời gian.
- Chuẩn bị s n sàng các chứng từ cần thiết đối với các khoản nợ sắp đến kỳ thanh toán. Thực hiện kịp thời các thủ tục thanh tốn, nhắc nhở, đơn đốc Giám đốc cơng ty thanh tốn cho nhà cung cấp khi đến hạn thanh toán.
3.2.4 Về mua hàng
- Để đảm bảo việc ghi chép chính xác, đồng thời nắm bắt được tình hình biến động của hàng mua đang đi trên đường, Cơng ty nên mở thêm TK151_Hàng mua đang đi đường để hạch tốn nghiệp vụ hóa đơn về nhừng hàng chưa về. Trình tự hạch tốn như sau:
Nợ 151 Nợ TK 1331 Có TK 111,112,331 - Khi hàng đã về hạch tốn: Nợ TK156 Có TK151 3.2.5 Về nợ phải trả người bán
- Cơng ty nên tăng cường thanh tốn bằng tiền gửi ngân hàng. Điều này vừa giúp doanh nghiệp tăng tính hợp lý của chi phí phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh, vừa tăng độ tin cậy trong kiểm tốn.
- Lập bảng đối chiếu cơng nợ giữa công ty với các nhà cung cấp để đảm bảo tính chính xác các khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp, đồng thời có sự đảm bảo thống nhất giữa 2 bên. Nếu có chênh lệch, kế tốn 2 bên tìm hiểu ngun nhân và điều chỉnh cho khớp nhau để đảm bảo quyền và nghĩa vụ mỗi bên. Theo cách này, kế tốn có thể chắc chắn được các khoản nợ đã được hạch toán đúng đối tượng cũng như số tiền phải trả.Mẫu bảng đối chiếu công nợ (Phụ lục 3.2)
- Thường xuyên kiểm tra, đối chiếu các sổ sách liên quan đến các khoản phải trả người bán.
- Tìm hiểu xem xét những khoản nợ nào có thể kéo dài thịi hạn thanh toán để chủ động trong thanh toán và tận dụng số tiền bổ sung vào thanh tốn các khoản nợ đến hạn, vì hiện tại cơng ty chưa theo dõi khoản nợ phải trả theo thời hạn thanh toán mà chỉ theo dõi số tiền nợ.
- Đối với các khoản nợ đã đến hạn thanh tốn mà Cơng ty chưa có khả năng chi trả thì Cơng ty nên thương lượng với nhà cung cấp để gia hạn thêm thời hạn thanh tốn.
KẾT LUẬN
Hàng hóa có vị trí rất quan trọng trong các doanh nghiệp thương mại với lượng vố dự trữ hàng hóa chiếm khoản 80%-90% trong tổng vốn lưu động của doanh nghiệp. Muốn kinh doanh được thì doanh nghiệp phải có hàng hóa mà trước hết là thực hiện thu mua đầu vào. Vì vậy việc tổ chức cơng tác kế tốn mua hàng một cách đúng đắn là điều cần thiết để quản lý tốt q trình này và góp phần đến cơng tác kế tốn. Tổ chức mua hàng gắn liền tình hình thanh tốn với người bán sẽ đem lại hiệu quả cao hơn cho hoạt động thu mua hàng hóa.
Là sinh viên chuyên ngành kế toán, qua thời gian thực tập, em nhận thấy cơng tác kế tốn mua hàng và thanh tốn tiền hàng của cơng ty có những điểm mạnh nhưng cũng có những điểm chưa hồn thiện. Vì vậy, em đã chọn chuyên đề này làm chuyên đề tốt nghiệp cho mình. Tuy nhiên, do thời gian nghiên cứu và hiểu biết có hạn, trong chuyên đề này em mới chỉ đi sâu vào một số vấn đề cơ bản về cơ sở lý luận công tác mua hàng và nợ phải trả người bán nói chung, thực trạng cơng ty dược phẩm nói chung. Từ cơ sở lý luận góp phần làm sáng tỏ hơn những tồn tại trong kế toán mua hàng và thanh tốn tiền hàng ở cơng ty.
Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn quý thầy, cô trong khoan Kế toán- Kiểm toán, đặc biệt là thầy giáo Nguy n Thành Tài, cùng tồn thể các anh, chị trong cơng ty Vibetax đã tạo điệu kiện giúp em hoàn thành đề tài này.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Bộ tài chính.Các chuẩn mực kế toán Việt Nam ngày 22 tháng 12 năm 2014.
2. Vũ Hữu Đức và cộng sự.Giáo trình nguyên lý kế tốn. Đại học Mở Thành phố Hồ Chí
Minh
3. TS. Trần Duy Vũ Ngọc Lan và cộng sự.Giáo trình Hệ thống thơng tin kế tốn Phần 3.
Đại học cơng nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh
4. Bộ tài chính.Thơng tư 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014. Hướng dẫn chế
độ kế tốn doanh nghiệp
5. Trương Thị Hồng Đào, 2017.Cơng việc kế tốn tại Cơng ty TNHH MTV G.E.M.Thực tập tốt nghiệp. Đại học Cơng nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh.
6. Dân kinh tế.<http://www.dankinhte.vn/cac-phuong-thuc-mua-hang-trong-doanh nghiep-thuong-mai>.[Truy cập ngày:03 tháng 03 năm 2018].
7. Ngân hàng pháp luật.<https://nganhangphapluat.thukyluat.vn/tu-van-phap luat/thuong- mai/mua-ban-hang-hoa-la-gi-12240>.[Truy cập ngày:03 tháng 03 năm 2018].
8. Tài liệu .<http://doc.edu.vn/tai-lieu/chuyen-de-hoan-thien-ke-toan-mua-hang-va thanh-toan-tien-hang-tai-cong-ty-duoc-lieu-twi-43806/>.[Truy cập ngày:20 tháng 03 năm 2018].
9. Tài liệu.<http://doc.edu.vn/tai-lieu/khoa-luan-ke-toan-cac-khoan-phai-thu-phai-tra-tai- cong-ty-tnhh-successful-man-20552/>.[Truy cập ngày:16 tháng 04 năm 2018].
10. 123doc.org.<https://123doc.org//document/736057-phuong-huong-va-bien-phap- hoan-thien-ke-toan-nghiep-vu-mua-hang-va-thanh-toan-tien-hang-tai-cong-ty-duoc- lieu-twi.htm>.[Truy cập ngày:18 tháng 04 năm 2018].
11. Tìm tài liệu.<http://timtailieu.vn/tai-lieu/de-tai-thuc-trang-va-giai-phap-hoan-thien- cong-tac-mua-hang-tai-cong-ty-bach-hoa-so-5-nam-bo-5145/>.[Truy cập ngày:30 tháng 04 năm 2018].