2.3 Đặc điểm cơng tác kế tốn mua hàng và nợ phải trả người bán tại Công ty TNHH
2.3.2.4 Sổ kế toán sử dụng
SỔ KẾ TOÁN Sổ tổng hợp - Sổ Nhật ký chung - Sổ cái TK 331 Sổ chi tiết - Sổ chi tiết TK 3311 2.3.2.5 Quy trình ghi sổ
- Khi mua hàng, kế toán hạch toán vào phần mềm bút tốn mua hàng có k m theo tài khoản nợ phải trả. Vì vậy, tương tự với mua hàng, kế tốn căn cứ vào chứng từ kế toán, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng biểu được thiết kế s n trên phần mềm kế toán. Theo quy định của phần mềm kế tốn, các thơng tin được tự động nhập vào sổ kế tốn tổng hợp( Sổ cái hoặc nhật kí- sổ cái,..) và các sổ.
- Cuối tháng ( hoặc bất kì thời điểm nào cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ ( cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu chi tiết được thực hiện tự động và ln đảm bảo chính thơng tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế tốn có thể kiểm giữa sổ kế tốn với báo cáo tài chính sau khi đã in giấy. Cuối tháng, cuối năm sổ kế tốn tổng hợp và sổ kế tốn chỉ đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lí theo quy định.
Sơ đồ 1.10: Quy trình ghi sổ nợ phải trả người bán
(Nguồn: Tại phịng kế tốn Cơng ty Tâm Nhất)
2.3.2.6 Trình bày trên BCTC
Theo chuẩn mực VAS số 21 quy định: “ Trong Bảng cân đối kế toán mỗi doanh
nghiệp phải trình bày riêng biệt (..) nợ phải trả thành ngắn hạn và dài hạn. Trường hợp do tính chất hoạt động doanh nghiệp không thể phân biệt được giữa ngắn hạn và dài hạn thì(…) nợ phải trả phải được trình bày thứ tự theo tính thanh khoản giảm dần” (Đoạn 37)
+ Tại phần nợ phải trả ( mã số 300), mục nợ ngắn hạn ( mã số 310) chỉ tiêu nợ phải trả người bán ngắn hạn ( mã số 311) đươc ghi căn cứ vào số dư Có chi tiết của tài khoản 331 “ Phải trả người bán” mở chi tiết cho từng người bán với hạn thanh toán cịn lại khơng q 12 tháng.
+ Đối với chỉ tiêu nợ phải trả người bán dài hạn( mã số 331) được trình bày tại mục nợ dài hạn( mã số 330), số liệu để ghi vào chỉ tiêu căn cứ vào số dư Có chi tiết của tài khoản 331 “ Phải trả cho người bán”.
Trên thuyết minh báo cáo tài chính, tài khoản Nợ phải trả được trình bày ở phần Thơng tin bổ sung cho các khoản mục trình bày trong Bảng cân đối kế tốn.
Phần mềm kế toán Misa (Phân hệ mua hàng)
2.3.2.7 Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị
Nghiệp vụ 1: Ngày 02/10/2017, Công ty mua nhập kho 400 hộp Uldeso của công ty TNHH Dược phẩm Văn Hiến theo hóa đơn GTGT số 0001314, số tiền 68.571.429đ, Vat 5%. Chưa trả tiền nhà cung cấp.
Kế toán định khoản: Nợ TK 1561_UDS 68.571.429đ Nợ TK 1331 3.428.571đ Có TK 3311_VANHIEN 72.000.000đ Đính k m: Chứng từ:
- Hóa đơn GTGT số 0001314, ngày 02/10/2017 (Phụ lục 1.1) - Phiếu nhập kho PNK10-0002, ngày 02/10/2017 (Phụ lục 1.2) Sổ kế toán:
- Sổ Nhật ký chung (Phụ lục 2.1)
- Sổ cái TK 3311 (Phụ lục 2.11)
- Sổ chi tiết TK 3311_VANHIEN (Phụ lục 2.12)
Nghiệp vụ 2: Ngày 06/10/2017, Công ty nhận Giấy báo nợ chi tiền gửi ngân hàng: Tiền VN-TK Ngân hàng Á Châu thanh toán tiền hàng cho Cơng ty TNHH Dược phẩm Văn Hiến theo hóa đơn 0001314 ngày 02/10/2017, số tiền 72.000.000đ.
Kế toán định khoản:
Nợ TK 3311_VH 72.000.000đ
Có TK 11211 72.000.000đ Đính k m:
Chứng từ:
- Hóa đơn GTGT số 0001314, ngày 02/10/2017 (Phụ lục 1.1) - Giấy báo nợ, ngày 06/10/2017 (Phụ lục 1.10) Sổ kế toán:
- Sổ Nhật ký chung (Phụ lục 2.1)
2.3.2.8 Nhận xét
Ưu điểm:
- Công ty tổ chức theo dõi chi tiết theo đối tượng có thể d dàng theo dõi, kiểm tra cơng nợ.
- Các chứng từ sử dụng trong q trình hạch tốn ban đầu đều phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ kinh tế phát sinh và cơ sở pháp lý của nghiệp vụ.
- Các chứng từ đều được sử dụng đúng mẫu của bộ tài chính ban hành,những thơng tin kinh tế về nội dung của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi đầy đủ,chính xác vào chứng từ.
- Các chứng từ đều được kiểm tra ,giám sát chặt chẽ,hoàn chỉnh và xử lý kịp thời. - Cơng ty có kế hoạch lưu chuyển chứng từ tương đối tốt, các chứng từ dược phân
loại,hệ thống hóa theo các nghiệp vụ,trình tự thời gian trước khi đi vào lưu trữ. - Phiếu chi được đánh số thứ tự, thuận tiện cho việc quản lý chứng từ và kiểm sốt. - Cơng ty có đối chiếu giữa file tiền gửi ngân hàng và bảng kê tài khoản vào cuối tháng
để tránh chênh lệch sai sót.
- Hình thức kế tốn tại cơng ty, hiện nay cơng ty đang sử dụng hình thức nhật ký chung, cùng với áp dụng chương trình kế tốn máy vào cơng tác kế tốn. Vì vậy, cơng tác kế tốn được tiến hành đơn giản, nhanh chóng , đảm bảo thơng tin chính xác, thuận tiện trong việc kiểm tra đối chiếu số liệu và cung cấp số liệu kịp thời khi có yêu cầu. Nhược điểm:
- Cơng tác hạch tốn các khoản phải trả chỉ mở chi tiết theo từng đối tượng trả và từng lần thanh toán mà chưa theo dõi chi tiết thời hạn thanh tốn cũng như chưa phân tích tuổi nợ. Điều này có thể dẫn đến tình trạng chiếm dụng vốn của nhà cung cấp kéo dài. Nếu tình trạng này di n ra quá nhiều năm thì doanh nghiệp mất đi tính chủ động trong kinh doanh và có thể dẫn đến mất khả năng thanh toán các khoản nợ trong tương lai. - Công ty sử dụng tiền mặt để thanh tốn các khoản chi phí cịn khá nhiều. Nhiều phiếu
chi có giá trị trên 20 triệu đồng vẫn được Công ty lập phiếu chi thanh toán bằng tiền mặt. Điều này làm cho cơng ty bị trừ mất một khoản chi phí hợp lý khi quyết tốn thuế thu nhập doanh nghiệp.
- Chưa lập biên bản đối chiếu công nợ đối với nhà cung cấp. Điều này khiến kế tốn khó có thể kiểm tra, kiểm sốt các khoản nợ của doanh nghiệp với nhà cung cấp, có thực hiện thanh tốn đúng theo hợp đồng kinh tế đã ký kết không.
- Hiện nay kế toán tổng hợp đang kiêm nhiệm nhiều phần hành. Kế toán thanh toán kiêm nhiệm kế toán tiền và kế tốn cơng nợ. Điều này làm cho khối lượng cơng việc của kế tốn khá lớn, tạo ra nhiều áp lực công việc, dẫn đến cơng tác theo dõi tương đối khó khăn, d gây nên sự chồng chéo và chậm tr cơng việc, có thể dẫn đến việc xảy ra các gian lận, gây thất thốt tài sản, tiền của cơng ty.