Phải trả người bán

2.3 Đặc điểm cơng tác kế tốn mua hàng và nợ phải trả người bán tại Công ty TNHH

2.3.2 Phải trả người bán

2.3.2.1 Mơ tả quy trình kế tốn phải trả người bán

Hằng ngày, kế tốn cơng nợ theo dõi các khoản nợ phải trả người bán. Khi nhận được giấy đề nghị thanh toán từ nhà cung cấp, kế toán tập hợp các chứng từ liên quan trình lên giám đốc duyệt. Khi đã được đồng ý thanh toán cho bên cung cấp, kế toán thanh toán chuyển các chứng từ cho thủ quỹ lập phiếu chi. Dựa vào phiếu chi hoặc giấy báo nợ của ngân hàng (nếu thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng), kế toán hạch toán vào phầm mềm Misa, phần mềm sẽ tự động cập nhập vào các sổ sổ chi tiết, sổ cái các tài khoản.

Lưu đồ 2.2: Quy trình nợ phải trả người bán 2.3.2.2 Chứng từ sử dụng  Chứng từ kế tốn - Hóa đơn GTGT - Hợp đồng kinh tế - Giấy báo Nợ - Phiếu nhập kho - Phiếu chi - Ủy nhiệm chi

- Phiếu kế toán

2.3.2.3 Tài khoản sử dụng

SỐ HIỆU TÊN TÀI KHOẢN

331 Phải trả người bán

3311 Phải trả người bán ngắn hạn

3311 Phải trả người bán ngắn hạn_Chi tiết từng đối tượng

3319 Phải trả người bán dài hạn

3319 Phải trả người bán dài hạn_Chi tiết từng đối tượng

2.3.2.4 Sổ kế toán sử dụng SỔ KẾ TOÁN SỔ KẾ TOÁN  Sổ tổng hợp - Sổ Nhật ký chung - Sổ cái TK 331  Sổ chi tiết - Sổ chi tiết TK 3311 2.3.2.5 Quy trình ghi sổ

- Khi mua hàng, kế toán hạch toán vào phần mềm bút tốn mua hàng có k m theo tài khoản nợ phải trả. Vì vậy, tương tự với mua hàng, kế tốn căn cứ vào chứng từ kế toán, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng biểu được thiết kế s n trên phần mềm kế toán. Theo quy định của phần mềm kế tốn, các thơng tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp( Sổ cái hoặc nhật kí- sổ cái,..) và các sổ.

- Cuối tháng ( hoặc bất kì thời điểm nào cần thiết nào), kế tốn thực hiện các thao tác khóa sổ ( cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu chi tiết được thực hiện tự động và ln đảm bảo chính thơng tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế tốn có thể kiểm giữa sổ kế tốn với báo cáo tài chính sau khi đã in giấy. Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế tốn chỉ đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lí theo quy định.

Sơ đồ 1.10: Quy trình ghi sổ nợ phải trả người bán

(Nguồn: Tại phịng kế tốn Cơng ty Tâm Nhất)

2.3.2.6 Trình bày trên BCTC

Theo chuẩn mực VAS số 21 quy định: “ Trong Bảng cân đối kế tốn mỗi doanh

nghiệp phải trình bày riêng biệt (..) nợ phải trả thành ngắn hạn và dài hạn. Trường hợp do tính chất hoạt động doanh nghiệp khơng thể phân biệt được giữa ngắn hạn và dài hạn thì(…) nợ phải trả phải được trình bày thứ tự theo tính thanh khoản giảm dần” (Đoạn 37)

+ Tại phần nợ phải trả ( mã số 300), mục nợ ngắn hạn ( mã số 310) chỉ tiêu nợ phải trả người bán ngắn hạn ( mã số 311) đươc ghi căn cứ vào số dư Có chi tiết của tài khoản 331 “ Phải trả người bán” mở chi tiết cho từng người bán với hạn thanh toán cịn lại khơng q 12 tháng.

+ Đối với chỉ tiêu nợ phải trả người bán dài hạn( mã số 331) được trình bày tại mục nợ dài hạn( mã số 330), số liệu để ghi vào chỉ tiêu căn cứ vào số dư Có chi tiết của tài khoản 331 “ Phải trả cho người bán”.

Trên thuyết minh báo cáo tài chính, tài khoản Nợ phải trả được trình bày ở phần Thơng tin bổ sung cho các khoản mục trình bày trong Bảng cân đối kế tốn.

Phần mềm kế toán Misa (Phân hệ mua hàng)

2.3.2.7 Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị

Nghiệp vụ 1: Ngày 02/10/2017, Công ty mua nhập kho 400 hộp Uldeso của công ty TNHH Dược phẩm Văn Hiến theo hóa đơn GTGT số 0001314, số tiền 68.571.429đ, Vat 5%. Chưa trả tiền nhà cung cấp.

Kế toán định khoản: Nợ TK 1561_UDS 68.571.429đ Nợ TK 1331 3.428.571đ Có TK 3311_VANHIEN 72.000.000đ Đính k m:  Chứng từ:

- Hóa đơn GTGT số 0001314, ngày 02/10/2017 (Phụ lục 1.1) - Phiếu nhập kho PNK10-0002, ngày 02/10/2017 (Phụ lục 1.2)  Sổ kế toán:

- Sổ Nhật ký chung (Phụ lục 2.1)

- Sổ cái TK 3311 (Phụ lục 2.11)

- Sổ chi tiết TK 3311_VANHIEN (Phụ lục 2.12)

Nghiệp vụ 2: Ngày 06/10/2017, Công ty nhận Giấy báo nợ chi tiền gửi ngân hàng: Tiền VN-TK Ngân hàng Á Châu thanh tốn tiền hàng cho Cơng ty TNHH Dược phẩm Văn Hiến theo hóa đơn 0001314 ngày 02/10/2017, số tiền 72.000.000đ.

Kế tốn định khoản:

Nợ TK 3311_VH 72.000.000đ

Có TK 11211 72.000.000đ Đính k m:

 Chứng từ:

- Hóa đơn GTGT số 0001314, ngày 02/10/2017 (Phụ lục 1.1) - Giấy báo nợ, ngày 06/10/2017 (Phụ lục 1.10)  Sổ kế toán:

- Sổ Nhật ký chung (Phụ lục 2.1)

2.3.2.8 Nhận xét

 Ưu điểm:

- Công ty tổ chức theo dõi chi tiết theo đối tượng có thể d dàng theo dõi, kiểm tra công nợ.

- Các chứng từ sử dụng trong q trình hạch tốn ban đầu đều phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ kinh tế phát sinh và cơ sở pháp lý của nghiệp vụ.

- Các chứng từ đều được sử dụng đúng mẫu của bộ tài chính ban hành,những thông tin kinh tế về nội dung của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi đầy đủ,chính xác vào chứng từ.

- Các chứng từ đều được kiểm tra ,giám sát chặt chẽ,hoàn chỉnh và xử lý kịp thời. - Cơng ty có kế hoạch lưu chuyển chứng từ tương đối tốt, các chứng từ dược phân

loại,hệ thống hóa theo các nghiệp vụ,trình tự thời gian trước khi đi vào lưu trữ. - Phiếu chi được đánh số thứ tự, thuận tiện cho việc quản lý chứng từ và kiểm sốt. - Cơng ty có đối chiếu giữa file tiền gửi ngân hàng và bảng kê tài khoản vào cuối tháng

để tránh chênh lệch sai sót.

- Hình thức kế tốn tại cơng ty, hiện nay cơng ty đang sử dụng hình thức nhật ký chung, cùng với áp dụng chương trình kế tốn máy vào cơng tác kế tốn. Vì vậy, cơng tác kế tốn được tiến hành đơn giản, nhanh chóng , đảm bảo thơng tin chính xác, thuận tiện trong việc kiểm tra đối chiếu số liệu và cung cấp số liệu kịp thời khi có yêu cầu.  Nhược điểm:

- Cơng tác hạch tốn các khoản phải trả chỉ mở chi tiết theo từng đối tượng trả và từng lần thanh toán mà chưa theo dõi chi tiết thời hạn thanh toán cũng như chưa phân tích tuổi nợ. Điều này có thể dẫn đến tình trạng chiếm dụng vốn của nhà cung cấp kéo dài. Nếu tình trạng này di n ra quá nhiều năm thì doanh nghiệp mất đi tính chủ động trong kinh doanh và có thể dẫn đến mất khả năng thanh tốn các khoản nợ trong tương lai. - Công ty sử dụng tiền mặt để thanh tốn các khoản chi phí cịn khá nhiều. Nhiều phiếu

chi có giá trị trên 20 triệu đồng vẫn được Cơng ty lập phiếu chi thanh tốn bằng tiền mặt. Điều này làm cho công ty bị trừ mất một khoản chi phí hợp lý khi quyết tốn thuế thu nhập doanh nghiệp.

- Chưa lập biên bản đối chiếu công nợ đối với nhà cung cấp. Điều này khiến kế tốn khó có thể kiểm tra, kiểm sốt các khoản nợ của doanh nghiệp với nhà cung cấp, có thực hiện thanh tốn đúng theo hợp đồng kinh tế đã ký kết khơng.

- Hiện nay kế tốn tổng hợp đang kiêm nhiệm nhiều phần hành. Kế toán thanh toán kiêm nhiệm kế toán tiền và kế tốn cơng nợ. Điều này làm cho khối lượng cơng việc của kế tốn khá lớn, tạo ra nhiều áp lực công việc, dẫn đến công tác theo dõi tương đối khó khăn, d gây nên sự chồng chéo và chậm tr cơng việc, có thể dẫn đến việc xảy ra các gian lận, gây thất thoát tài sản, tiền của công ty.

Chương 3:Hồn thiện cơng tác kế tốn mua hàng và nợ phải trả người bán tại Công ty TNHH Dược Phẩm Tâm Nhất

3.1 Sự cần thiết và yêu cầu của việc hồn thiện cơng tác mua hàng và nợ phải trảngười bán người bán

3.1.1 Sự cần thiết

Đối với các doanh nghiệp việc mua hàng và thanh tốn nợ cho người bán là cơng tác thường xuyên, có ý nghĩa quan trọng làm tiền đề cho các giai đoạn tiếp theo. Ví dụ một doanh nghiệp tổ chức tốt cơng tác thu mua hàng hóa, dịch vụ sẽ đáp ứng được nhu cầu quản lý của doanh nghiệp và cung cấp hàng hóa cho quá trình sản xuất kinh doanh di n ra liên tục, giảm thiểu được chi phí đầu vào mơ tả phần sẽ làm giảm giá thành sản xuất và còn là cơ sở để thiết lập uy tín thương hiệu cho của doanh nghiệp đối với các nhà cung cấp. Q trình lưu chuyển hàng hố gồm ba khâu: Mua – Bán – Dự trữ, ba khâu này có quan hệ mật thiết với nhau. Trong điều kiện hiện nay, mục đích lớn nhất của doanh nghiệp là tiêu thụ hàng hố nhanh, nhiều để thu được lợi nhuận. Muốn có hàng hố tiêu thụ, doanh nghiệp cần đầu tư vốn đi thu mua hàng hoá, để việc kinh doanh được di n ra liên tục khơng bị gián đoạn, thì doanh nghiệp cần phải dự trữ hàng hố. Chính vì vậy, việc hồn thiện kế tốn nghiệp vụ mua hàng và thanh tốn tiền hàng đóng vai trị quan trọng trong việc hoàn thiện cơng tác kế tốn của doanh nghiệp.

3.1.2 Yêu cầu

Yêu cầu Hồn thiện kế tốn trong cơng ty là việc hết sức quan trọng và cần thiết để đảm bảo cho việc hồn thiện mang tính khả thi, đáp ứng được yêu cầu quản lý của cơng ty phải thực hiện được các u cầu sau:

- Hồn thiện kế toán mua hàng và kế toán thanh toán phải đảm bảo phù hợp với các nguyên tắc kế toán chung.

- Tuân thủ các chế độ chính sách, thể lệ kế tốn, tơn trọng cơ chế tài chính, do nhà nước ban hành với chế độ kế toán đặc thù của ngành sản xuất kinh doanh.

- Tổ chức cơng tác kế tốn khoa học, hợp lý, tiết kiệm nhưng vẫn đảm bảo thực hiện tốt các chức năng, nhiệm vụ của kế tốn để chất lượng cơng tác kế toán đạt được chất

lượng cao nhất với chi phí thấp nhất. Như vậy sẽ đảm bảo sự tiết kiệm và hiệu quả trong việc tổ chức cơng tác kế tốn ở doanh nghiệp.

- Đảm bảo ln cung cấp thơng tin về tình hình biến động của hàng hóa, dịch vụ một cách thường xuyên và liên tục.

3.2 Giải pháp hồn thiện cơng tác mua hàng và nợ phải trả người bán tại công tyTNHH Dược Phẩm Tâm Nhất. TNHH Dược Phẩm Tâm Nhất.

3.2.1 Về bộ máy kế toán

- Để cơng tác kế tốn tại cơng ty đạt hiệu quả cao hơn, tại phịng kế tốn cơng ty nên tổ chức phân cơng phân nhiệm. Mỗi kế tốn phụ trách một phần việc nhất định như kế toán vật tư, kế tốn thanh tốn… khi đó cơng việc của mỗi kế tốn được giảm nhẹ nên họ có thể chuyên sâu hơn vào phần việc của mình, hơn nữa sự phân cơng phân nhiệm cơng việc cũng mang lại tính khách quan. Do vậy cơng ty nên bố trí thêm nhân lực cho phịng kế tốn.

- Việc xây dựng bộ máy gọn nhẹ đã tạo nên sự khơng chặt chẽ giữa các phịng ban. Các bộ phận phòng ban của doanh nghiệp là vấn đề chủ chốt để cơng ty có phát triển hay khơng và tất cả các phịng ban đều có sự liên kết khơng ít thì nhiều về cơng việc. Kế tốn kho và phịng kinh doanh phải có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, tuy nhiên ở công ty Dược Phẩm Tâm Nhất khi kế toán mua hàng mua lập đơn mua hàng . Việc không thống nhất đơn vị dẫn đến việc rất mất thời gian khi phải tính tốn quy ra đơn vị cho đồng nhất, nếu không để ý dẫn đến bị sai lệch về lượng hàng, đơn giá,…Vì vậy, theo em hai bộ phận này cần thống nhất lại với nhau về đơn vị tính, kế tốn mua hàng cần lập nên bảng tên các hàng tồn kho k m theo đơn vị tính tương ứng với từng loại mặt hàng gửi phòng kinh doanh. Như vậy, mỗi lần lập đơn mua hàng phịng kinh doanh có thể ghi đúng đơn vị tính, từ đó nhà cung cấp cũng sẽ xuất hóa đơn theo đúng đơn vị đã định.Mẫu bảng thơng tin chi tiết về hàng hóa ( Phụ lục 3.1)

- Nhân viên mua hàng cần có trách nhiệm, chủ động thơng báo hoặc ghi chú những mặt hàng có thể gây nhầm lẫn cho kế tốn mua hàng để tránh việc hạch toán nhầm mặt hàng. Ngược lại, kế tốn cũng cần tìm hiểu tên các loại dược phẩm, chủ động liên hệ với nhân viên mua hàng khi thấy 2 tên mặt hàng có chút khác biệt.

3.2.2 Về tài khoản sử dụng

- Theo thông tư 200/2014/TT-BCT, tài khoản 6425 phản ánh các khoản phí, lệ phí như:lệ phí giao thơng, cầu, phà, phí hải quan,..6427 là các khoản phí dịch vụ mua ngồi phục vụ cho việc quản lý trong doanh nghiệp. Như vậy,theo em, Ngân hàng cũng được coi là một đơn vị độc lập nên Phí dịch vụ ngân hàng được coi như một chi phí dịch vụ mua ngồi của Cơng ty, kế tốn phải hạch tốn phí dịch vụ SMS Banking tại như sau:

Kế tốn định khoản:

Nợ TK 6427 40.000đ

Nợ TK 1331 4.000đ

Có TK 11212 44.000đ

Và các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ như:

- Hóa đơn GTGT số 0008253 (Phụ lục 1.8 )

3.2.3 Về hệ thống chứng từ, sổ sách

- Khi mua hàng, việc khách hàng chưa trả tiền là một điều thường xuyên xảy ra, kế toán cũng đã và đang mở chi tiết khoản nợ phải trả người bán theo từng đối tượng chi tiết. Tuy nhiên, kế toán lại khơng hề thanh tốn theo dõi thời gian thanh tốn, để cơng ty có thể tính tốn việc thu chi hợp lí. Đối với vấn đề này kế toán dựa vào các hợp đồng kinh tế, cập nhập trên phần mềm Misa bảng phân tích cơng nợ phải trả. Thường xuyên theo dõi nợ và phân tích cơ cấu nợ phải trả người bán theo thời gian.

- Chuẩn bị s n sàng các chứng từ cần thiết đối với các khoản nợ sắp đến kỳ thanh toán. Thực hiện kịp thời các thủ tục thanh tốn, nhắc nhở, đơn đốc Giám đốc cơng ty thanh tốn cho nhà cung cấp khi đến hạn thanh toán.

3.2.4 Về mua hàng

- Để đảm bảo việc ghi chép chính xác, đồng thời nắm bắt được tình hình biến động của hàng mua đang đi trên đường, Công ty nên mở thêm TK151_Hàng mua đang đi đường để hạch tốn nghiệp vụ hóa đơn về nhừng hàng chưa về. Trình tự hạch tốn như sau:

Nợ 151 Nợ TK 1331 Có TK 111,112,331 - Khi hàng đã về hạch tốn: Nợ TK156 Có TK151 3.2.5 Về nợ phải trả người bán

- Cơng ty nên tăng cường thanh tốn bằng tiền gửi ngân hàng. Điều này vừa giúp doanh nghiệp tăng tính hợp lý của chi phí phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh, vừa tăng độ tin cậy trong kiểm toán.

- Lập bảng đối chiếu công nợ giữa công ty với các nhà cung cấp để đảm bảo tính chính xác các khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp, đồng thời có sự đảm bảo thống nhất giữa 2 bên. Nếu có chênh lệch, kế tốn 2 bên tìm hiểu ngun nhân và điều chỉnh cho khớp nhau để đảm bảo quyền và nghĩa vụ mỗi bên. Theo cách này, kế tốn có thể chắc chắn được các khoản nợ đã được hạch toán đúng đối tượng cũng như số tiền phải trả.Mẫu bảng đối chiếu công nợ (Phụ lục 3.2)

- Thường xuyên kiểm tra, đối chiếu các sổ sách liên quan đến các khoản phải trả người bán.

- Tìm hiểu xem xét những khoản nợ nào có thể kéo dài thịi hạn thanh toán để chủ động trong thanh toán và tận dụng số tiền bổ sung vào thanh tốn các khoản nợ đến hạn, vì