2.3 Đặc điểm cơng tác kế tốn mua hàng và nợ phải trả người bán tại Công ty TNHH
2.3.1 Kế toán mua hàng
2.3.1.1 Quy trình nghiệp vụ
Khi doanh nghiệp có nhu cầu mua hàng, phòng kinh doanh của đơn vị sẽ lập kế hoạch mua và gửi yêu cầu báo giá tới nhà cung cấp. Các thơng tin về hàng hóa, dịch vụ như số lượng, giá cả,…được trình bày trên bản kế hoạch mua hàng và gửi cho ban giám đốc xét duyệt. Khi đã được phê duyệt. phòng kinh doanh lập đơn mua hàng gồm 2 liên, 1liên gửi cho nhà cung cấp, 1liên giao cho kế toán kho. Khi nhận được hàng, kế toán kho đối chiếu, kiểm tra chủng loại,chất lượng, số lượng,…của hàng hóa với đơn mua hàng và hóa đơn GTGT (liên 2) từ nhà cung cấp, đồng thời lập phiếu nhập kho gồm 2 liên, liên 1 lưu tại kho, liên 2 k m với đơn mua hàng gửi cho bộ phận kế tốn mua hàng, cùng với phiếu nhập kho và hóa đơn GTGT ( liên 2) , kế toán hạch toán vào phần mềm Misa tại phân hệ mua hàng, phần mềm sẽ tự động cập nhập vào sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản.
Lưu đồ 2.1: Quy trình mua hàng
(Nguồn: Tại phịng kế tốn Cơng ty Dược Phẩm Tâm Nhất)
2.3.1.2 Chứng từ sử dụng
Chứng từ gốc:
- Hóa đơn GTGT/ Hóa đơn bán hàng - Hợp đồng kinh tế
- Đơn đặt hàng - Bảng kê hàng hóa, dịch vụ - … Chứng từ ghi sổ: - Phiếu nhập kho - Phiếu chi - Chứng từ kế toán - Giấy báo nợ - … 2.3.1.3 Tài khoản sử dụng
SỐ HIỆU TÊN TÀI KHOẢN
156 Hàng hóa
1561 Giá mua hàng hóa_Chi tiết theo từng mặt hàng
641 Chi phí bán hàng
6417 Chi phí dịch vụ mua ngồi 6418 Chi phí bằng tiền khác
642 Chi phí quản lý doanh nghiệp
6425 Phí và lệ phí phải trả 6427 Chi phí dịch vụ mua ngồi 6428 Chi phí bằng tiền khác 2.3.1.4 Sổ kế tốn sử dụng SỔ KẾ TỐN Sổ tổng hợp - Sổ Nhật ký chung - Sổ cái TK 156, TK 641, TK 642 Sổ chi tiết - Sổ chi tiết TK 1561, TK 6417, TK 6418, TK 6425, TK 6427, TK 6428
2.3.1.5 Quy trình ghi sổ
Kế tốn căn cứ vào chứng từ kế toán, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng biểu được thiết kế s n trên phần mềm kế toán. Theo quy định của phần mềm kế tốn, các thơng tin được tự động nhập vào sổ kế tốn tổng hợp( Sổ cái hoặc nhật kí- sổ cái,..) và các sổ.
Cuối tháng ( hoặc bất kì thời điểm nào cần thiết nào), kế tốn thực hiện các thao tác khóa sổ ( cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu chi tiết được thực hiện tự động và ln đảm bảo chính thơng tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế tốn có thể kiểm giữa sổ kế tốn với báo cáo tài chính sau khi đã in giấy. Cuối tháng, cuối năm sổ kế tốn tổng hợp và sổ kế tốn chỉ đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lí theo quy định.
Sơ đồ 1.9: Quy trình ghi sổ kế tốn mua hàng
(Nguồn: Phịng kế tốn tai cơng ty Tâm Nhất)
2.3.1.6 Trình bày trên BCTC
- Đối với tài khoản 156- Hàng hóa, tài khoản này được trình bày trên Bảng cân đối kế toán ( Phần tài sản), tại mục Hàng tồn kho (mã số 140) chỉ tiêu Hàng tồn kho (mã số 141) được tính như sau:
Hàng tồn kho (mã số 141)= (Dư Nợ TK151+ TK152 +TK153 +TK154 +TK155
+TK156 +TK157 +TK158)
- Trên Thuyết minh báo cáo tài chính, khoản mục hàng tồn kho được trình bày ở phần
Thơng tin bổ sung cho các khoản mục trình bày trong Bảng cân đối kế tốn.
Phần mềm kế toán Misa (Phân hệ Mua hàng)
- Theo chuẩn mực số 02- Hàng tồn kho Ban hành và công bố theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính) quy định:
Trong báo cáo tài chính, doanh nghiệp phải trình bày:
(a) Các chính sách kế tốn áp dụng trong việc đánh giá hàng tồn kho, gồm cả phương pháp tính giá trị hàng tồn kho;
(b) Giá gốc của tổng số hàng tồn kho và giá gốc của từng loại hàng tồn kho được phân loại phù hợp với doanh nghiệp;
(c) Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho;
(d) Giá trị hồn nhập dự phịng giảm giá hàng tồn kho;
(e) Những trường hợp hay sự kiện dẫn đến việc trích lập thêm hoặc hồn nhập dự phịng giảm giá hàng tồn kho;
(f) Giá trị ghi sổ của hàng tồn kho (Giá gốc trừ (-) dự phòng giảm giá hàng tồn kho) đã dùng để thế chấp, cầm cố đảm bảo cho các khoản nợ phải trả.
- Đối với tài khoản 641-Chi phí bán hàng được trình bày trên báo cáo hoạt động kinh
doanh tại phần Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp DV (mã số 20), chỉ tiêu Chi
phí bán hàng ( mã số 25)= (Lũy kế PS Có TK641 đối ứng bên Nợ TK911).Đồng thời trên thuyết minh BCTC tài khoản này được trình bày ở Thơng tin bổ sung cho các khoản mục trình bày trong Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
- Tương tự, với tài khoản 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp cũng được trình bày trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh tại phần Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp DV (mã số 20), chỉ tiêu Chi phí bán hàng ( mã số 26) = (Lũy kế PS Có TK642 đối ứng bên Nợ TK911). Trên thuyết minh BCTC tài khoản này được trình bày ở
Thơng tin bổ sung cho các khoản mục trình bày trong Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
2.3.1.7 Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị Nghiệp vụ 1:
Ngày 02/10/2017, Kế toán lập phiếu nhập kho PNK10-002 mua 400 hộp Uldeso của công ty TNHH Dược phẩm Văn Hiến theo hóa đơn GTGT số 0001314, số tiền
Kế toán định khoản: Nợ TK 1561_UDS 68.571429đ Nợ TK 1331 3.428.571đ Có TK 3311_VH 72.000.000đ Đính k m: Chứng từ:
- Hóa đơn GTGT số 0001314, ngày 02/10/2017 (Phụ lục 1.1) - Phiếu nhập kho PNK10-002, ngày 02/10/2017 (Phụ lục 1.2) Sổ kế toán:
- Sổ Nhật ký chung (Phụ lục 2.1)
- Sổ cái TK 1561 (Phụ lục 2.2)
- Sổ chi tiết TK 1561_UDS (Phụ lục 2.3)
Nghiệp vụ 2:
Ngày 12/10/2017, Cơng ty nhận hóa đơn của Cơng ty TNHH Tư vấn xây dựng đầu tư vận tải Kentmax tiền cước vận chuyển tháng 10/2017, hoá đơn GTGT số 0000952, số tiền 16.000.000đ, Vat 10%. Kế toán định khoản: Nợ TK 6417 16.000.000đ Nợ TK 1331 1.600.000đ Có TK 3311_KM 17.600.000đ Đính k m: Chứng từ:
- Hóa đơn GTGT số 0000952, ngày 12/10/2017 (Phụ lục 1.3) Sổ sách
- Sổ Nhật ký chung (Phụ lục 2.1)
- Sổ cái TK 641 (Phụ lục 2.4)
- Sổ chi tiết TK 6417 (Phụ lục 2.5)
Nghiệp vụ 3:
Kế tốn định khoản: Nợ TK 6418 1.363.636đ Nợ TK 1331 136.364đ Có TK 1111 1.500.000đ Đính k m: Chứng từ:
- Hóa đơn GTGT số 1611488, ngày 14/10/2017 (Phụ lục 1.4) - Phiếu chi PC10-0053, ngày 14/10/2017 (Phụ lục 1.5) Sổ sách
- Sổ Nhật ký chung (Phụ lục 2.1)
- Sổ cái TK 641 (Phụ lục 2.4)
- Sổ chi tiết TK 6418 (Phụ lục 2.6)
Nghiệp vụ 4:Ngày 30/10/2017,Kế toán lập phiếu chi PC10-0107 thanh toán tiền mua đồ dùng văn phịng cho Cơng ty cổ phần 365 theo hóa đơn số 0001119, số tiền 1.070.000đ, Vat 10%
Kế tốn định khoản nghiệp vụ: Nợ TK 6423 1.070.000đ Nợ TK 133 107.000đ
Có TK 1111 1.177.000đ Đính k m:
Chứng từ sử dụng:
- Hóa đơn GTGT số 001119, ngày 30/10/2017 (Phụ lục 1.6) - Phiếu chi số PC10-0107, ngày 30/10/2017 (Phụ lục 1.7) Sổ sách kế tốn:
- Sổ nhật kí chung (Phụ lục 2.1)
- Sổ cái 642 (Phụ lục 2.7)
- Sổ chi tiết 6423 (Phụ lục 2.8)
Nghiệp vụ 5:
Kế tốn định khoản:
Nợ TK 6425 44.000đ
Có TK 11212 44.000đ Đính k m:
Chứng từ:
- Hóa đơn GTGT số 0008253, ngày 28/10/2017 (Phụ lục 1.8) Sổ kế toán:
- Sổ Nhật ký chung (Phụ lục 2.1)
- Sổ cái TK 642 (Phụ lục 2.7)
- Sổ chi tiết TK 6425 (Phụ lục 2.9)
Nghiệp vụ 6:
Ngày 12/10/2017, nhận được Hóa đơn số 3819243 ngày của tổng công ty vi n thông Mobifone thông báo về cước dịch vụ thông tin di động, tổng số tiền là 426.147,27 đ, VAT 10%, chưa thanh toán cho nhà cung cấp.
Định khoản nghiệp vụ
Nợ TK 6427 426.147,27
Nợ TK 13312 42.614,73
Có TK 3311 468.762 Chứng từ sử dụng
- Hóa đơn GTGT số 3819243, ngày 12/10/2017 ( Phụ lục 1.9) Sổ kế toán sử dụng Sổ kế toán - Sổ nhật ký chung (Phụ lục 2.1) - Sổ cái TK 642 (Phụ lục 2.7) - Sổ chi tiết TK 6427 (Phụ lục 2.10) 2.3.1.8 Nhận xét Ưu điểm:
- Các chứng từ sử dụng trong q trình hạch tốn ban đầu đều phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ kinh tế phát sinh và cơ sở pháp lý của nghiệp vụ.
- Các chứng từ đều được sử dụng đúng mẫu của bộ tài chính ban hành,những thơng tin kinh tế về nội dung của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi đầy đủ,chính xác vào chứng từ.
- Các chứng từ đều được kiểm tra ,giám sát chặt chẽ,hoàn chỉnh và xử lý kịp thời. - Cơng ty có kế hoạch lưu chuyển chứng từ tương đối tốt,các chứng từ dược phân loại,
hệ thống hóa theo các nghiệp vụ, trình tự thời gian trước khi đi vào lưu trữ.
- Cơng ty sử dụng Hóa đơn GTGT tự in được bộ Tài Chính (tổng cục thuế) chấp nhận bằng văn bản, thực hiện đầy đủ các quy định về phát hành, quản lý, sử dụng hóa đơn theo đúng chế độ quy định hiện hành. Các chứng từ gốc lập ra ngoài hay từ ngoài vào đều được tập trung ở bộ phận kế tốn cơng ty. Bộ phận kế tốn tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng tất cả mọi chứng từ đã nhận, đã lập hoặc đã chi sau khi kiểm tra và xác minh là đúng thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế tốn. Chứng từ kế tốn được phân loại, sắp xếp, đóng cố định theo danh mục chứng từ.
- Công ty thực hiện tốt công tác kiểm tra chất lượng hàng hóa. Trước mỗi lần nhập hàng hóa đều được kiểm tra kĩ lưỡng để tránh trường hợp hàng bị lỗi hoặc kém chất lượng.
- Công ty đã áp dụng cả hai loại sổ là: Sổ tổng hợp và sổ chi tiết để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Nhược điểm:
- Hàng hóa của cơng ty đa dạng, nhiều chủng loại..đặc biệt các loại dược phẩm có những cái tên giống nhau khiến cho việc hạch tốn d nhầm lẫn, hoặc đưa vô cùng 1 loại mặc dù đó là hai loại khác nhau. Ví dụ như: Axcel Fusidic Acid và Axcel Fusidic Acid B là hai loại thuốc khác nhau, hoặc là Hepadona F và Hepadona thì lại là cùng một loại thuốc. Nếu hạch tốn nhầm dẫn đến số lượng hàng hóa bị sai, kéo theo sai ln về đơn giá,về việc tính giá đơn giá bình qn và ảnh hưởng đến việc xuất hàng đi bán.
- Khi phòng kinh doanh lập đơn mua hàng đã khơng có sự thống nhất với kế tốn kho về đơn vị của hàng hóa dẫn đến việc nhà cung cấp dựa vào đơn mua hàng xuất hóa đơn cho cơng ty theo một đơn vị khác với đơn vị chuẩn mà kế kho nhập vào phần
mềm,việc này gây mất thời gian cho việc tính tốn quy ra cùng một đơn vị, cũng như đơn giá của từng chủng loại, có khả năng dẫn đến sai sót.
- Cơng ty có một số nghiệp vụ hạch tốn chưa đúng các tài khoản được quy định theo thông tư 200/2014/TT-BTC. Điều này làm cho các nghiệp vụ bị sai bản chất.
Phí dịch vụ SMS Banking tháng 10/2017 được hạch tốn vào TK 6425_ Thuế, phí, lệ phí theo nhóm em chưa hợp lý. Bên cạnh đó, khoản chi phí này cịn khơng được tách phần thuế GTGT được khấu trừ.
- Công ty không sử dụng tài khoản 151_ Hàng mua đang đi đường. Tromg cơng ty xảy ra trường hợp hóa đơn về mà hàng chưa về nhưng cơng ty khơng hạch tốn mà đợi hàng về rồi mới hạch tốn thẳng như bình thường. Tuy cách làm trên giảm nhẹ công việc cho cơng ty, nhưng lại làm mất đi tính đảm bảo, chính xác trong ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ phát sinh.
2.3.2 Phải trả người bán
2.3.2.1 Mơ tả quy trình kế tốn phải trả người bán
Hằng ngày, kế tốn cơng nợ theo dõi các khoản nợ phải trả người bán. Khi nhận được giấy đề nghị thanh toán từ nhà cung cấp, kế tốn tập hợp các chứng từ liên quan trình lên giám đốc duyệt. Khi đã được đồng ý thanh toán cho bên cung cấp, kế toán thanh toán chuyển các chứng từ cho thủ quỹ lập phiếu chi. Dựa vào phiếu chi hoặc giấy báo nợ của ngân hàng (nếu thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng), kế toán hạch toán vào phầm mềm Misa, phần mềm sẽ tự động cập nhập vào các sổ sổ chi tiết, sổ cái các tài khoản.
Lưu đồ 2.2: Quy trình nợ phải trả người bán 2.3.2.2 Chứng từ sử dụng Chứng từ kế tốn - Hóa đơn GTGT - Hợp đồng kinh tế - Giấy báo Nợ - Phiếu nhập kho - Phiếu chi - Ủy nhiệm chi
- Phiếu kế toán
2.3.2.3 Tài khoản sử dụng
SỐ HIỆU TÊN TÀI KHOẢN
331 Phải trả người bán
3311 Phải trả người bán ngắn hạn
3311 Phải trả người bán ngắn hạn_Chi tiết từng đối tượng
3319 Phải trả người bán dài hạn
3319 Phải trả người bán dài hạn_Chi tiết từng đối tượng
2.3.2.4 Sổ kế tốn sử dụng SỔ KẾ TỐN SỔ KẾ TỐN Sổ tổng hợp - Sổ Nhật ký chung - Sổ cái TK 331 Sổ chi tiết - Sổ chi tiết TK 3311 2.3.2.5 Quy trình ghi sổ
- Khi mua hàng, kế tốn hạch tốn vào phần mềm bút tốn mua hàng có k m theo tài khoản nợ phải trả. Vì vậy, tương tự với mua hàng, kế tốn căn cứ vào chứng từ kế toán, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng biểu được thiết kế s n trên phần mềm kế toán. Theo quy định của phần mềm kế tốn, các thơng tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp( Sổ cái hoặc nhật kí- sổ cái,..) và các sổ.
- Cuối tháng ( hoặc bất kì thời điểm nào cần thiết nào), kế tốn thực hiện các thao tác khóa sổ ( cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu chi tiết được thực hiện tự động và ln đảm bảo chính thơng tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế tốn có thể kiểm giữa sổ kế tốn với báo cáo tài chính sau khi đã in giấy. Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế tốn chỉ đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lí theo quy định.
Sơ đồ 1.10: Quy trình ghi sổ nợ phải trả người bán
(Nguồn: Tại phịng kế tốn Cơng ty Tâm Nhất)
2.3.2.6 Trình bày trên BCTC
Theo chuẩn mực VAS số 21 quy định: “ Trong Bảng cân đối kế tốn mỗi doanh
nghiệp phải trình bày riêng biệt (..) nợ phải trả thành ngắn hạn và dài hạn. Trường hợp do tính chất hoạt động doanh nghiệp không thể phân biệt được giữa ngắn hạn và dài hạn thì(…) nợ phải trả phải được trình bày thứ tự theo tính thanh khoản giảm dần” (Đoạn 37)
+ Tại phần nợ phải trả ( mã số 300), mục nợ ngắn hạn ( mã số 310) chỉ tiêu nợ phải trả người bán ngắn hạn ( mã số 311) đươc ghi căn cứ vào số dư Có chi tiết của tài khoản 331 “ Phải trả người bán” mở chi tiết cho từng người bán với hạn thanh toán cịn lại khơng q 12 tháng.
+ Đối với chỉ tiêu nợ phải trả người bán dài hạn( mã số 331) được trình bày tại mục nợ dài hạn( mã số 330), số liệu để ghi vào chỉ tiêu căn cứ vào số dư Có chi tiết của tài khoản 331 “ Phải trả cho người bán”.
Trên thuyết minh báo cáo tài chính, tài khoản Nợ phải trả được trình bày ở phần Thơng tin bổ sung cho các khoản mục trình bày trong Bảng cân đối kế tốn.
Phần mềm kế toán Misa (Phân hệ mua hàng)
2.3.2.7 Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị
Nghiệp vụ 1: Ngày 02/10/2017, Công ty mua nhập kho 400 hộp Uldeso của cơng ty TNHH Dược phẩm Văn Hiến theo hóa đơn GTGT số 0001314, số tiền 68.571.429đ, Vat 5%. Chưa trả tiền nhà cung cấp.
Kế toán định khoản: Nợ TK 1561_UDS 68.571.429đ Nợ TK 1331 3.428.571đ Có TK 3311_VANHIEN 72.000.000đ Đính k m: Chứng từ:
- Hóa đơn GTGT số 0001314, ngày 02/10/2017 (Phụ lục 1.1) - Phiếu nhập kho PNK10-0002, ngày 02/10/2017 (Phụ lục 1.2)