Hoàn thiện công tác kế toán mua hàng hoá tại các doanh nghiệp

Hoàn thiện công tác kế toán mua hàng hoá tại các doanh nghiệp

Lời nói đầu

Trong nền kinh tế thị trờng, cạnh tranh là nguyên tắc cơ bản và là xu thế tất yếu thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp Các doanh nghiệp hạch toán kinh doanh độc lập hoàn toàn chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của mình Vì vậy vấn đề đặt ra là làm thế nào để không những làm ăn có lãi mà còn tạo vị thế trên thị trờng cả trong và ngoài nớc

Mua hàng hóa là giai đoạn đầu của quá trình hạch toán kế toán và cũng là hoạt động đầu tiên của quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, do đó kế toán ở khâu này đợc sử dụng nh một công cụ đắc lực với chức năng thông tin và kiểm tra nhằm phát huy hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trờng Tuy nhiên trong quá trình triển khai công tác này ở một số doanh nghiệp vẫn tồn tại nhiều vấn đề bất cập cần phải đợc xem xét, tháo gỡ

Xuất phát từ lý luận và thực tiễn đặt ra cho công tác kế toán mua hàng

ở nớc ta, sau khoá học, em đã chọ đề tài là: Hoàn thiện công tác kế toán

mua hàng hoá tại các doanh nghiệp với mong muốn đóng góp một số ý

kiến nhằm hoàn thiện hơn công tác này tại Việt Nam

Bài viết gồm:

Chơng 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán nghiệp vụ mua hàng

ở doanh nghiệp

Chơng 2: Thực trạng và một số ý kiến nhằm hoàn thiện kế toán nghiệp

vụ mua hàng ở các doanh nghiệp.

Chơng 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về

kế toán nghiệp vụ mua hàng ở

doanh nghiệp1.1 Đặc điểm hoạt động kinh doanh ảnh hởng tới quá trình mua hàng hoá ở doanh nghiệp.

1.1.1 Đặc điểm hoạt động kinh doanh

Hoạt động kinh doanh là việc thực hiện một hay nhiều hành vi thơng mại của thơng nhân làm phát sinh quyền và nghĩa vụ giữa các thơng nhân với nhau hoặc với các thơng nhân có liên quan bao gồm việc mua bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ thơng mại và các hoạt động xúc tiến thơng mại nhằm mục

đích sinh lợi hoặc thực hiện các chính sách kinh tế xã hội

Hoạt động kinh doanh thơng mại có đặc điểm cơ bản sau:

Hàng hoá trong kinh doanh thơng mại gồm các vật t, sản phẩm, hàng hoá có hình thái vật chất cụ thể hoặc không có hình thái vật chất mà doanh nghiệp mua về với mục đích để bán.

 Đặc điểm về phơng thức lu chuyển hàng hoá:

Hoạt động kinh doanh thơng mại có hai hình thức lu chuyển hàng hoá

là bán buôn và bán lẻ

 Đặc điểm về tổ chức kinh doanh:

Có thể theo nhiều mô hình khác nhau nh tổ chức công ty bán buôn, bán lẻ, công ty xúc tiến thơng mại…

 Đặc điểm về sự vận động của hàng hoá:

Sự vận động của hàng hoá không giống nhau tuỳ thuộc vào nguồn hàng và ngành hàng (hàng lu chuyển trong nuớc, hàng xuất nhập khẩu, hàng công nghệ phẩm, hàng nông lâm sản thực phẩm, ) Do đó, chi phí mua và…thời gian lu chuyển hàng hoá cũng khác nhau giữa các loại hàng

1.1.2 Nhiệm vụ của kế toán mua hàng ở doanh nghiệp.

Mua hàng là việc doanh nghiệp trả tiền để có đuợc quyền sở hữu hàng hoá và là cơ sở để doanh nghiệp thực hiện kinh doanh hàng hoá Trong quá trình mua hàng sẽ phát sinh những khoản chi phục vụ cho quá trình đó gọi là chi phí mua hàng Giá mua hàng đợc tính trên cơ sở khoản tiền mà doanh nghiệp bỏ ra để có đợc hàng hoá và các chi phí khác nh chi phí vận chuyển, bốc xếp Kế toán mua hàng hoá trong doanh nghiệp th… ơng có các nhiệm vụ cơ bản sau:

- Ghi chép phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác tình hình mua hàng hoá của doanh nghiệp trong kỳ Ngoài kế toán tổng hợp trên các tài khoản kế toán, kế toán mua hàng phải theo dõi ghi chép về số lợng, đơn giá, kết cấu, chủng loại và các chi phí kèm theo khi mua hàng của từng nhóm mặt hàng theo chứng từ đã lập trên hệ thống sổ sách thích hợp

- Tính toán chính xác các chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng

- Phân bổ hợp lý chi phí mua hàng cho số hàng đã bán và số hàng tồn kho cuối kỳ.

- Kế toán quản lý chặt chẽ tình hình biến động và dự trữ hàng hoá tại kho, phát hiện và xử lý kịp thời số hàng hoá ứ đọng trong kho

- Lựa chọn phơng pháp thích hợp để xác định giá vốn hàng xuất bán, bảo đảm độ chính xác của chỉ tiêu lãi gộp khi xác định kết quả kinh doanh cuối kỳ

1.1.3 ý nghĩa của hoạt động mua hàng trong hoạt động kinh doanh

th-ơng mại.

Trong nền kinh tế thị trờng, các doanh nghiệp sản xuất ra sản phẩm hay cung cấp các dịch vụ cho khách hàng Nhng liệu nền kinh tế có phát triển nếu thiếu đi hoạt động thơng mại? Thơng mại chính là chiếc cầu nối giữa nhà sản xuất, cung ứng sản phẩm dịch vụ với những ngời tiêu dùng; là khâu chuyển đổi giá trị từ hình thái vật chất sang hình thái tiền tệ Nhng cũng chính vì vậy mà muốn có đợc sản phẩm, dịch vụ đến tay ngời tiêu dùng thì ngòi làm thơng mại phải đi mua từ những nhà sản xuất hay những nhà thơng mại khác Điều này lại khẳng định vai trò to lớn của khâu mua hàng

Khâu mua hàng có vai trò đặc biệt quan trọng nh vậy cũng còn bởi một lý do quan trọng đó là: sản xuất là tiền đề cho tiêu thụ nhng tiêu thụ lại quyết định lại đối với sản xuất Nếu các doanh nghiệp khôngcó lãi thì họ sẽ không thực hiện hoạt động này nữa Khâu mua hàng góp phần quan trọng vào việc khách hàng có lãi hay không vì điều này liên quan tới vấn đề giá vốn hàng bán tức là chi phí của các hàng hoá dịch vụ mà các doanh nghiệp sẽ cung ứng

Trong nền kinh tế thị trờng, điều quan trọng và là sự quan tâm hàng

đàu của các doanh nghiệp sản xuất là làm thế nào để sản phẩm của mình tiêu thụ đợc trên thị trờng và đợc thị trờng chấp nhận cả về các phơng diện: giá cả, chất lợng, mẫu mã Việc khách hàng có chấp nhận hay không sẽ đ… ợc

khách hàng phản ánh thông qua nhà thơng mại Nhà thơng mại sẽ phản ánh lại với nhà sản xuất thông qua việc họ chấp nhận mua hàng của các doanh nghiệp sản xuất đó với số lợng bao nhiêu, giá cả nh thế nào và mức tăng của lợng hàng mua

Xét trên giác độ là một bộ phận của nền kinh tế quốc dân, doanh nghiệp vừa có tính độc lập tơng đối, lại vừa có mối quan hệ chặt chẽ với các chủ thể kinh tế khác ta thấy: khâu mua hàng của các doanh nghiệp là rất quan trọng trong trờng hợp đầu ra của doanh nghiệp này là đầu vào của một số doanh nghiệp khác Bất cứ sự biến động nào của cầu về hàng hoá dịch vụ sẽ

ảnh hởng đến khâu mua hàng và do đó ảnh hởng đến chủ thể kinh tế khác có liên quan

Chúng ta cũng cần nhắc lại rằng diều quyết định chủ yếu cho sự thành công của doanh nghiệp là khâu bán hàng song mua hàng cũng có ảnh hởng hết sức quan trọng Sự thành công của các doanh nghiệp lại đóng góp vào sự phát triển nền kinh tế quốc dân, thúc đẩy nhanh quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hoá đất nớc Mục đích kinh doanh của các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trờng là kết quả kinh doanh và làm thế nào để kết quả kinh doanh càng cao càng tốt và luôn có sự tăng trởng Điều đó phụ thuộc nhiều vào việc

tổ chức kiểm soát các khoản doanh thu, chi phí và xác định, tính toán các kết quả kinh doanh, đầu t, hoạt động tài chính trong kỳ của doanh nghiệp Doanh nghiệp cần phải biết nên kinh doanh mặt hàng nào, biết đợc xu hớng kinh doanh chúng để đầu t mở rộng kinh doanh hay chuyển hớng kinh doanh sang mặt hàng khác Điều này phải dựa vào những thông tin do kế toán cung cấp…mới đầy đủ, trung thực và đáng tin cậy

1.2 Nội dung kế toán nghiệp vụ mua hàng ở các doanh nghiệp.

1.2.1 Phạm vi hàng mua.

Đây là những quy định, những điều kiện về hàng hóa mua vào:

- Hàng mua vào phải đợc thực hiện thông qua mua bán và nó phải đảm bảo đợc thanh toán theo một thể thức nhất định do hai bên chủ thể mua và bán thống nhất.

- Khi hàng đợc mua bán thì chủ thể bên bán mất quyền sở hữu hàng hoá đó và bên mua sẽ nhận đợc qyền sở hữu hàng hoá đó và có trách nhiệm thanh toán đối với chủ thể bên bán

- Hàng hoá mua vào có thể bán ngay hoặc qua một số công đoạn làm tăng giá trị của hàng hoá nh đóng gói, tạo mẫu mã…

1.2.2 Các phơng thức mua hàng của doanh nghiệp.

Mua hàng là khâu đầu tiên trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp Thực hiện nghĩa vụ này vốn của doanh nghiệp đợc chuyển từ hình thái tiền tệ sang hình thái hiện vật Các doanh nghiệp có thể mua hàng hoá theo các phơng thức sau:

+ Mua hàng theo phơng thức đặt hàng

+ Mua hàng theo hình thức gửi hàng theo hợp đồng

+ Mua hàng theo hình thức nhận hàng (mua trực tiếp) tức là bên bán chuyển chuyển hàng đến tận kho bên mua hoặc tới một địa điểm do bên mua

định trớc

+ Mua hàng hoá theo phơng thức lấy hàng tức là bên mua đến tận kho bên bán để lấy hàng

1.2.3 Giá cả của hàng hoá.

Hàng mua đợc nhập kho theo giá thực tế Đây là quy định chung theo chế độ kế toán hiện hành Giá thực tế của hàng hoá đợc xác định tuỳ theo nguồn nhập

+ Đối với hàng hoá mua vào không thuộc đối tợng chịu VAT và doanh nghiệp tính theo phơng pháp khấu trừ:

Thuế nhập khẩu (nếu có)

+ Đối với hàng hoá mua vào không thuộc đối tợng chịu VAT hoặc chịu VAT theo phơng pháp trực tiếp:

+Đối với hàng hoá tự sản xuất, gia công:

Giá thực tế của hàng hoá = Giá thành thực tế

+ Đối với hàng hoá đợc cấp:

Giá thực tế của hàng hoá =

Giá ghi trên hoá

đơn cả bên cấp+ Đối với hàng hoá nhận vốn góp liên doanh:

Giá thực tế của hàng hoá =

Kết quả đánh giá của hoạt

động kinh doanh

+ Đối với hàng hoá đợc viện trợ không hoàn lại

Giá thực tế của hàng hoá =

Giá mua trên thị trờng của hàng hoá cùng loại

1.2.4 Phơng thức thanh toán.

Quá trình mua hàng hoá của các doanh nghiệp có thể tiến hành theo nhiều phơng thức khác nhau nhng việc mua hàng hoá nhất thiết phải gắn với việc thanh toán với ngời bán Việc thanh toán với ngời bán đợc tiến hành theo phơng thức sau:

* Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt:

Việc nhận hàng và thanh toán đợc thực hiện ở cùng thời điểm, do vậy việc mua hàng hoá đợc hoàn tất ngay khi nhận hàng và giao tiền

- Các chứng từ kế toán khác có liên quan.

1.2.5.2 Tài khoản sử dụng.

Kế toán quá trình mua hàng thờng sử dụng những tài khoản tơng ứng là: TK 156, TK6112, TK 1331, TK 151, TK 331, cụ thể nh sau:

* TK 156: Hàng hoá“ ”

Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình tăng giảm của các loại hàng hoá trong doanh nghiệp gồm có hàng hoá tại các kho hàng, quầy hàng

Bên Nợ:

- Trị giá của hàng hoá mua vào nhập kho trong kỳ

- Chi phí thu mua hàng hoá

- Trị giá của hàng hoá thuê ngoài gia công, chế biến nhập kho

- Trị giá hàng hoá đã bán bị ngời mua trả lại

- Trị giá hàng hoá phát hiện thừa khi kiểm kê

- Kết chuyển trị giá hàng hoá tồn kho cuối kỳ (nếu sử dụng phuơng pháp kiểm kê định kỳ)

- Các khoản giảm giá, bớt giá hàng mua đợc hởng.

- Trị giá hàng hoá trả lại cho ngời bán

- Kết chuyển trị giá hàng hoá tồn kho đầu kỳ

Số d bên Nợ:

- Trị giá mua vào của hàng hoá tồn kho

- Chi phí thu mua của hàng hoá tồn kho

* TK 6112: Mua hàng hoá“ ”

Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hàng hoá mua vào trong kỳ (áp dụng cho doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp KKĐK)

Bên Nợ:

- Kết chuyển trị giá thực tế hàng hoá tồn kho đầu kỳ

-Trị giá hàng hoá mua vào trong kỳ và hàng bán bị trả lại

Bên Có:

- Kết chuyển trị giá thực tế hàng tồn kho cuối kỳ

- Trị giá thực tế hàng hoá xuất bán

- Trị giá thực tế hàng mua vào trả lại ngời bán

- Giảm giá hàng mua đợc hởng

Tài khoản 6112 không có số d

* TK 1331: Thuế GTGT đ“ ợc khấu trừ của hàng hoá”

Tài khoản này dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ,

đã khấu trừ và còn đợc khấu trừ của doanh nghiệp (chỉ áp dụng đối với các doanh nghiệp thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ)

Bên Nợ:

Số thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ của hàng hoá

Bên Có:

- Số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ của hàng hoá

- Kết chuyển số thuế GTGT đầu vào không đợc khấu trừ của hàng hoá

- Thuế GTGT đầu vào của hàng hoá đã trả lại, đợc giảm giá

- Số thuế GTGT đầu vào đợc hoàn lại.

Số d bên Nợ:

- Số thuế GTGT đầu vào còn đợc khấu trừ

- Số thuế GTGT đầu vào đợc hoàn lại nhng cha đợc nhận

* TK 151: Hàng mua đang đi trên đ“ ờng”

Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá của các loại hàng hoá, vật t mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp còn đang trên đờng vận chuyển, ở bến cảng, bến bãi hoặc đã về đến doanh nghiệp nhng đang chờ kiểm nhận cha nhập kho

Bên Nợ:

- Giá trị hàng hoá, vật t đã mua đang đi trên đờng

- Kết chuyển trị giá thực tế của hàng hoá đang đi đờng cuối kỳ (KKĐK)

- Giá trị hànghoá, vật t đã mua nhng còn đang đi đờng

* TK 331: Phải trả cho ng“ ời bán ”

Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho ngời bán vật t hàng hoá

Bên Nợ:

- Số tiền đã trả cho ngời bán vật t hàng hoá

- Số tiền ứng trớc cho ngời bán nhng cha nhận đợc hàng hoá

- Số tiền ngời bán chấp thuận giảm giá cho hàng hoá đã giao theo hợp

đồng

- Chiết khấu thanh toán đợc ngời bán chấp thuận trừ vào số nợ phải trả.

- Kết chuyển số hàng thiếu, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại ngời bán

Bên Có:

- Số tiền phải trả cho ngời bán vật t hàng hoá

- Điều chỉnh giá tạm tính về giá thực tế của số hàng hoá đã nhận khi

có hoá đơn chính thức

Số d bên Có:

Số tiền còn phải trả cho ngời bán

Tài khoản này có có thể có số d bên Nợ Số d bên Nợ (nếu có) phản

ánh số tiền đã ứng trớc cho ngời bán hoặc số tiền đã trả nhiều hơn số tiền phải trả cho ngời bán theo chi tiết của từng đối tợng cụ thể Khi lập bảng cân

đối kế toán, phải lấy số d chi tiết của từng đối tợng phản ánh ở tài khoản này

để ghi 2 chỉ tiêu bên tài sản và bên nguồn vốn

Ngoài ra trong quá trình mua hàng còn phải sử dụng một số tài khoản khác nh: 111, 112, 1381, 1532, 336, 711, 811

1.2.6 Hạch toán quá trình mua hàng của các doanh nghiệp

1.2.6.1 Kế toán mua hàng ở doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo ph -

ơng pháp kê khai th ờng xuyên.

Theo phơng pháp này hàng hoá trong doanh nghiệp đợc phản ánh trên tài khoản 156: “Hàng hoá”



Đối với hàng chịu VAT theo ph ơng pháp khấu trừ

* Khi mua hàng, hàng về nhập kho.

Nợ 156: Giá mua hàng hoá cha có VAT

Nợ 133: VAT đợc khấu trừ

Có 111, 112, 141, 331: Số tiền theo giá thanh toán

* Trờng hợp mua hàng trả tiền sớm trớc thời hạn đợc hởng chiết khấu thanh toán.

Nợ 331, 111, 112 : chiết khấu thanh toán

Có 711

* Trờng hợp mua hàng đợc hởng chiết khấu thơng mại hoặc giảm giá hàng mua nhiều hàng kém phẩm chất, sai quy cách, không đúng hợp đồng.

Nợ 331, 111, 112: Số tiền theo giá thanh toán

Có 156: Số tiền chiết khấu giảm giá cha có VAT

Có 133: VAT tính theo số tiền chiết khấu giảm giá

* Trờng hợp hàng sai quy cách, phẩm chất, không đúng hợp đồng trả lại bên bán.

Nợ 331, 111, 112: Số tiền theo giá thanh toán

Có 156: Giá mua của hàng bị trả lại cha VAT

Có 133: VAT của hàng bị trả lại

- Nếu doanh nghiệp đang bảo quản hộ bên bán

Nợ 002: Trị giá hàng bảo quản hộ

* Trờng hợp mua hàng, hàng về nhập kho phát sinh thiếu, kế toán chỉ ghi sổ nhập kho theo số hàng thực nhận, còn số hàng thiếu ghi vào tài khoản 1381.

Nợ 156: Giá mua cha VAT của hàng thực nhận

Nợ 1381: Giá mua cha VAT của hàng thiếu

Nợ 133: VAT đầu vào theo hoá đơn

Có 331: Số tiền theo giá thanh toán

- Khi xác định đợc nguyên nhân hàng thiếu

+ Nếu do bên bán xuất nhầm và đã chở hàng đền bù

Nợ 156 :Trị giá hàng nhập kho

Có 1381+ Nếu do bên bán xuất nhầm nhng không có hàng để bù, kế toán ghi giảm số tiền phải trả

Nợ 331: Số tiền theo giá thanh toán

Có 1381: Giá mua của hàng hoá thiếu cha có VAT

Có 133: VAT của hàng bị thiếu+ Nếu quy định đợc trách nhiệm bắt ngời phạm lỗi phải bồi thờng

Nợ 1388: Số tiền theo giá thanh toán

Có 1381: Giá mua của hàng bị thiếu bắt bồi thờng cha VAT

Có 133: VAT của hàng bị thiếu+ Nếu thiếu hụt trong định mức, hội đồng xử lý quyết định ghi vào chi phí mua hàng

Nợ 156: Trị giá hàng thiếu tính vào chi phí mua hàng

Có 1381

+ Nếu hàng hoá hao hụt tổn thất vợt định mức hao hụt do nguyên nhân khách quan ngoài khả năng khắc phục của ngời chịu trách nhiệm: thiên tai, hoả hoạn , hội đồng xử lý quyết đinh ghi vào chi phí bất th… ờng.

Nợ TK821 : Trị giá hàng hoá hao hụt tổn thất

Có TK1381

* Trờng hợp mua hàng nhập kho phát sinh thừa cha rõ nguyên nhân, kế toán ghi sổ nhập kho theo số hàng thực nhận

Nợ 156: Giá mua cha có VAT của hàng thực nhập

Nợ 133: VAT đầu vào theo hoá đơn

Có 331: Số tiền phải trả ngời bán theo hợp đồng

Có 3381: Giá mua của hàng thừa

- Khi xác định đựoc nguyên nhân hàng thừa:

+ Nếu do bên bán xuất nhầm xin mua cả số hàng thừa, bên bán đã

Nợ 002: Trị giá hàng bảo quản hộ

Khi trả lại cho bên bán

Có 002: Trị giá hàng trả lại cho bên bán

* Trờng hợp mua hàng chứng từ đến trớc, hàng hoá đến sau:

Khi chứng từ đến trớc, kế toán cha ghi sổ mà lu chứng từ vào tập hồ sơ

“hàng mua đang đi đờng” chờ đến cuối tháng, trong khoảng thời gian chờ đợi

đó nếu hàng về, kế toán ghi sổ bình thờng

Cuối tháng hàng vẫn cha về, kế toán ghi:

Nợ 151: Giá mua hàng hoá cha có VAT

Nợ 133: VAT đợc khấu trừ

Có 331: Số tiền theo giá thanh toán

* Trờng hợp mua hàng, hàng hoá đến trớc, chứng từ viết sau

Khi hàng hoá về, doanh nghiệp làm thủ tục nhập kho nhng kế toán cha ghi sổ và lu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ “hàng cha có hoá đơn” chờ đến cuối tháng, trong khoảng thời gian chờ đợi đó nếu hợp đồng về, kế toán ghi

sổ bình thờng Đến cuối tháng, hoá đơn vẫn cha về, kế toán ghi sổ nhập kho theo giá tạm tính:

Nợ 156 : Giá mua hàng hoá theo giá tạm tính

Có 331 Tháng sau khi hoá đơn về:

+ Nếu giá chính thức bằng giá tạm tính, kế toán ghi sổ và ngày của hoá đơn vào các cột trong các sổ sách kế toán có liên quan

Nợ 133 : VAT đợc khấu trừ

Có 331Nếu giá chính thức sai lệch với giá tạm tính, kế toán sửa chữa theo các phơng pháp chuyên môn

* Trờng hợp mua hàng, hàng mua đợc chuyển bán thẳng theo hình thức chuyển hẳn, gửi đại lý hoặc bán giao tay ba

Nợ 157, 632: Giá mua hàng hoá cha có VAT

Nợ 133: VAT đợc khấu trừ

Có 331: Số tiền theo giá thanh toán