Hoàn thiện công tác kế toán mua hàng hóa tại các doanh nghiệp

Tài liệu tham khảo Hoàn thiện công tác kế toán mua hàng hóa tại các doanh nghiệp

Lời nói đầu

Mua hàng hóa là giai đoạn đầu của quá trình hạch toán kế toán vàcũng là hoạt động đầu tiên của quá trình sản xuất kinh doanh của doanhnghiệp, do đó kế toán ở khâu này đợc sử dụng nh một công cụ đắc lực vớichức năng thông tin và kiểm tra nhằm phát huy hiệu quả hoạt động của cácdoanh nghiệp trong nền kinh tế thị trờng Tuy nhiên trong quá trình triểnkhai công tác này ở một số doanh nghiệp vẫn tồn tại nhiều vấn đề bất cậpcần phải đợc xem xét, tháo gỡ

Xuất phát từ lý luận và thực tiễn em đã chọn đề tài là: Hoàn thiện

công tác kế toán mua hàng hoá tại các doanh nghiệp

1.1.1 Đặc điểm hoạt động kinh doanh.

Hoạt động kinh doanh là việc thực hiện một hay nhiều hành vi thơngmại của thơng nhân làm phát sinh quyền và nghĩa vụ giữa các thơng nhân vớinhau hoặc với các thơng nhân có liên quan bao gồm việc mua bán hàng hoá,cung ứng dịch vụ thơng mại và các hoạt động xúc tiến thơng mại nhằm mục

đích sinh lợi hoặc thực hiện các chính sách kinh tế xã hội

Hoạt động kinh doanh thơng mại có đặc điểm cơ bản sau:

Hàng hoá trong kinh doanh thơng mại gồm các vật t, sản phẩm, hànghoá có hình thái vật chất cụ thể hoặc không có hình thái vật chất mà doanhnghiệp mua về với mục đích để bán.

 Đặc điểm về phơng thức lu chuyển hàng hoá:

Hoạt động kinh doanh thơng mại có hai hình thức lu chuyển hàng hoá

là bán buôn và bán lẻ

 Đặc điểm về tổ chức kinh doanh:

Có thể theo nhiều mô hình khác nhau nh tổ chức công ty bán buôn,bán lẻ, công ty xúc tiến thơng mại…

 Đặc điểm về sự vận động của hàng hoá:

Sự vận động của hàng hoá không giống nhau tuỳ thuộc vào nguồnhàng và ngành hàng (hàng lu chuyển trong nuớc, hàng xuất nhập khẩu, hàngcông nghệ phẩm, hàng nông lâm sản thực phẩm,…) Do đó, chi phí mua vàthời gian lu chuyển hàng hoá cũng khác nhau giữa các loại hàng

1.1.2 Nhiệm vụ của kế toán mua hàng ở doanh nghiệp.

Mua hàng là việc doanh nghiệp trả tiền để có đuợc quyền sở hữu hànghoá và là cơ sở để doanh nghiệp thực hiện kinh doanh hàng hoá Trong quátrình mua hàng sẽ phát sinh những khoản chi phục vụ cho quá trình đó gọi làchi phí mua hàng Giá mua hàng đợc tính trên cơ sở khoản tiền mà doanhnghiệp bỏ ra để có đợc hàng hoá và các chi phí khác nh chi phí vận chuyển,bốc xếp… Kế toán mua hàng hoá trong doanh nghiệp thơng có các nhiệm vụcơ bản sau:

- Ghi chép phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác tình hình mua hànghoá của doanh nghiệp trong kỳ Ngoài kế toán tổng hợp trên các tài khoản kếtoán, kế toán mua hàng phải theo dõi ghi chép về số lợng, đơn giá, kết cấu,chủng loại và các chi phí kèm theo khi mua hàng của từng nhóm mặt hàngtheo chứng từ đã lập trên hệ thống sổ sách thích hợp

- Tính toán chính xác các chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng

- Phân bổ hợp lý chi phí mua hàng cho số hàng đã bán và số hàng tồnkho cuối kỳ.

- Kế toán quản lý chặt chẽ tình hình biến động và dự trữ hàng hoá tạikho, phát hiện và xử lý kịp thời số hàng hoá ứ đọng trong kho

- Lựa chọn phơng pháp thích hợp để xác định giá vốn hàng xuất bán,bảo đảm độ chính xác của chỉ tiêu lãi gộp khi xác định kết quả kinh doanhcuối kỳ

1.1.3 ý nghĩa của hoạt động mua hàng trong hoạt động kinh doanh

th-ơng mại.

Trong nền kinh tế thị trờng, các doanh nghiệp sản xuất ra sản phẩmhay cung cấp các dịch vụ cho khách hàng Nhng liệu nền kinh tế có phát triểnnếu thiếu đi hoạt động thơng mại? Thơng mại chính là chiếc cầu nối giữa nhàsản xuất, cung ứng sản phẩm dịch vụ với những ngời tiêu dùng; là khâuchuyển đổi giá trị từ hình thái vật chất sang hình thái tiền tệ Nhng cũngchính vì vậy mà muốn có đợc sản phẩm, dịch vụ đến tay ngời tiêu dùng thìngòi làm thơng mại phải đi mua từ những nhà sản xuất hay những nhà thơngmại khác Điều này lại khẳng định vai trò to lớn của khâu mua hàng

Khâu mua hàng có vai trò đặc biệt quan trọng nh vậy cũng còn bởimột lý do quan trọng đó là: sản xuất là tiền đề cho tiêu thụ nhng tiêu thụ lạiquyết định lại đối với sản xuất Nếu các doanh nghiệp khôngcó lãi thì họ sẽkhông thực hiện hoạt động này nữa Khâu mua hàng góp phần quan trọng vàoviệc khách hàng có lãi hay không vì điều này liên quan tới vấn đề giá vốnhàng bán tức là chi phí của các hàng hoá dịch vụ mà các doanh nghiệp sẽcung ứng

Trong nền kinh tế thị trờng, điều quan trọng và là sự quan tâm hàng

đàu của các doanh nghiệp sản xuất là làm thế nào để sản phẩm của mình tiêuthụ đợc trên thị trờng và đợc thị trờng chấp nhận cả về các phơng diện: giácả, chất lợng, mẫu mã…Việc khách hàng có chấp nhận hay không sẽ đợc

khách hàng phản ánh thông qua nhà thơng mại Nhà thơng mại sẽ phản ánhlại với nhà sản xuất thông qua việc họ chấp nhận mua hàng của các doanhnghiệp sản xuất đó với số lợng bao nhiêu, giá cả nh thế nào và mức tăng củalợng hàng mua

Xét trên giác độ là một bộ phận của nền kinh tế quốc dân, doanhnghiệp vừa có tính độc lập tơng đối, lại vừa có mối quan hệ chặt chẽ với cácchủ thể kinh tế khác ta thấy: khâu mua hàng của các doanh nghiệp là rất quantrọng trong trờng hợp đầu ra của doanh nghiệp này là đầu vào của một sốdoanh nghiệp khác Bất cứ sự biến động nào của cầu về hàng hoá dịch vụ sẽ

ảnh hởng đến khâu mua hàng và do đó ảnh hởng đến chủ thể kinh tế khác cóliên quan

Chúng ta cũng cần nhắc lại rằng diều quyết định chủ yếu cho sự thànhcông của doanh nghiệp là khâu bán hàng song mua hàng cũng có ảnh hởnghết sức quan trọng Sự thành công của các doanh nghiệp lại đóng góp vào sựphát triển nền kinh tế quốc dân, thúc đẩy nhanh quá trình công nghiệp hóa,hiện đại hoá đất nớc Mục đích kinh doanh của các doanh nghiệp trong nềnkinh tế thị trờng là kết quả kinh doanh và làm thế nào để kết quả kinh doanhcàng cao càng tốt và luôn có sự tăng trởng Điều đó phụ thuộc nhiều vào việc

tổ chức kiểm soát các khoản doanh thu, chi phí và xác định, tính toán các kếtquả kinh doanh, đầu t, hoạt động tài chính trong kỳ của doanh nghiệp Doanhnghiệp cần phải biết nên kinh doanh mặt hàng nào, biết đợc xu hớng kinhdoanh chúng để đầu t mở rộng kinh doanh hay chuyển hớng kinh doanh sangmặt hàng khác…Điều này phải dựa vào những thông tin do kế toán cung cấpmới đầy đủ, trung thực và đáng tin cậy

1.2 Nội dung kế toán nghiệp vụ mua hàng ở các doanh nghiệp.

1.2.1 Phạm vi hàng mua.

Đây là những quy định, những điều kiện về hàng hóa mua vào:

- Hàng mua vào phải đợc thực hiện thông qua mua bán và nó phải đảmbảo đợc thanh toán theo một thể thức nhất định do hai bên chủ thể mua vàbán thống nhất.

- Khi hàng đợc mua bán thì chủ thể bên bán mất quyền sở hữu hànghoá đó và bên mua sẽ nhận đợc qyền sở hữu hàng hoá đó và có trách nhiệmthanh toán đối với chủ thể bên bán

- Hàng hoá mua vào có thể bán ngay hoặc qua một số công đoạn làmtăng giá trị của hàng hoá nh đóng gói, tạo mẫu mã…

1.2.2 Các phơng thức mua hàng của doanh nghiệp.

Mua hàng là khâu đầu tiên trong quá trình kinh doanh của doanhnghiệp Thực hiện nghĩa vụ này vốn của doanh nghiệp đợc chuyển từ hìnhthái tiền tệ sang hình thái hiện vật Các doanh nghiệp có thể mua hàng hoátheo các phơng thức sau:

+ Mua hàng theo phơng thức đặt hàng

+ Mua hàng theo hình thức gửi hàng theo hợp đồng

+ Mua hàng theo hình thức nhận hàng (mua trực tiếp) tức là bên bánchuyển chuyển hàng đến tận kho bên mua hoặc tới một địa điểm do bên mua

định trớc

+ Mua hàng hoá theo phơng thức lấy hàng tức là bên mua đến tận khobên bán để lấy hàng

1.2.3 Giá cả của hàng hoá.

Hàng mua đợc nhập kho theo giá thực tế Đây là quy định chung theochế độ kế toán hiện hành Giá thực tế của hàng hoá đợc xác định tuỳ theonguồn nhập

+ Đối với hàng hoá mua vào không thuộc đối tợng chịu VAT và doanhnghiệp tính theo phơng pháp khấu trừ:

Thuế nhậpkhẩu (nếu có)

+ Đối với hàng hoá mua vào không thuộc đối tợng chịu VAT hoặcchịu VAT theo phơng pháp trực tiếp:

+Đối với hàng hoá tự sản xuất, gia công:

Giá thực tế của hàng hoá = Giá thành thực tế

+ Đối với hàng hoá đợc cấp:

Giá thực tế của

Giá ghi trên hoá

đơn cả bên cấp+ Đối với hàng hoá nhận vốn góp liên doanh:

* Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt:

Việc nhận hàng và thanh toán đợc thực hiện ở cùng thời điểm, do vậyviệc mua hàng hoá đợc hoàn tất ngay khi nhận hàng và giao tiền

- Các chứng từ kế toán khác có liên quan.

1.2.5.2 Tài khoản sử dụng.

Kế toán quá trình mua hàng thờng sử dụng những tài khoản tơng ứnglà: TK 156, TK6112, TK 1331, TK 151, TK 331, cụ thể nh sau:

* TK 156: “Hàng hoá“

Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình tăng giảmcủa các loại hàng hoá trong doanh nghiệp gồm có hàng hoá tại các kho hàng,quầy hàng

Bên Nợ:

- Trị giá của hàng hoá mua vào nhập kho trong kỳ

- Chi phí thu mua hàng hoá

- Trị giá của hàng hoá thuê ngoài gia công, chế biến nhập kho

- Trị giá hàng hoá đã bán bị ngời mua trả lại

- Trị giá hàng hoá phát hiện thừa khi kiểm kê

- Kết chuyển trị giá hàng hoá tồn kho cuối kỳ (nếu sử dụng phuơngpháp kiểm kê định kỳ)

- Các khoản giảm giá, bớt giá hàng mua đợc hởng.

- Trị giá hàng hoá trả lại cho ngời bán

- Kết chuyển trị giá hàng hoá tồn kho đầu kỳ

Số d bên Nợ:

- Trị giá mua vào của hàng hoá tồn kho

- Chi phí thu mua của hàng hoá tồn kho

* TK 6112: “Mua hàng hoá“

Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hàng hoá mua vào trong kỳ (ápdụng cho doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp KKĐK)

Bên Nợ:

- Kết chuyển trị giá thực tế hàng hoá tồn kho đầu kỳ

-Trị giá hàng hoá mua vào trong kỳ và hàng bán bị trả lại

Bên Có:

- Kết chuyển trị giá thực tế hàng tồn kho cuối kỳ

- Trị giá thực tế hàng hoá xuất bán

- Trị giá thực tế hàng mua vào trả lại ngời bán

- Giảm giá hàng mua đợc hởng

Tài khoản 6112 không có số d

* TK 1331: “Thuế GTGT đợc khấu trừ của hàng hoá“

Tài khoản này dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ,

đã khấu trừ và còn đợc khấu trừ của doanh nghiệp (chỉ áp dụng đối với cácdoanh nghiệp thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ)

Bên Nợ:

Số thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ của hàng hoá

Bên Có:

- Số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ của hàng hoá

- Kết chuyển số thuế GTGT đầu vào không đợc khấu trừ của hàng hoá

- Thuế GTGT đầu vào của hàng hoá đã trả lại, đợc giảm giá

- Số thuế GTGT đầu vào đợc hoàn lại.

Số d bên Nợ:

- Số thuế GTGT đầu vào còn đợc khấu trừ

- Số thuế GTGT đầu vào đợc hoàn lại nhng cha đợc nhận

* TK 151: “Hàng mua đang đi trên đờng“

Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá của các loại hàng hoá, vật tmua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp còn đang trên đờng vậnchuyển, ở bến cảng, bến bãi hoặc đã về đến doanh nghiệp nhng đang chờkiểm nhận cha nhập kho

Bên Nợ:

- Giá trị hàng hoá, vật t đã mua đang đi trên đờng

- Kết chuyển trị giá thực tế của hàng hoá đang đi đờng cuối kỳ(KKĐK)

- Giá trị hànghoá, vật t đã mua nhng còn đang đi đờng

* TK 331: “Phải trả cho ngời bán“.

Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợphải trả của doanh nghiệp cho ngời bán vật t hàng hoá

Bên Nợ:

- Số tiền đã trả cho ngời bán vật t hàng hoá

- Số tiền ứng trớc cho ngời bán nhng cha nhận đợc hàng hoá

- Số tiền ngời bán chấp thuận giảm giá cho hàng hoá đã giao theo hợp

đồng

- Chiết khấu thanh toán đợc ngời bán chấp thuận trừ vào số nợ phải trả.

- Kết chuyển số hàng thiếu, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lạingời bán

Bên Có:

- Số tiền phải trả cho ngời bán vật t hàng hoá

- Điều chỉnh giá tạm tính về giá thực tế của số hàng hoá đã nhận khi

có hoá đơn chính thức

Số d bên Có:

Số tiền còn phải trả cho ngời bán

Tài khoản này có có thể có số d bên Nợ Số d bên Nợ (nếu có) phản

ánh số tiền đã ứng trớc cho ngời bán hoặc số tiền đã trả nhiều hơn số tiềnphải trả cho ngời bán theo chi tiết của từng đối tợng cụ thể Khi lập bảng cân

đối kế toán, phải lấy số d chi tiết của từng đối tợng phản ánh ở tài khoản này

để ghi 2 chỉ tiêu bên tài sản và bên nguồn vốn

Ngoài ra trong quá trình mua hàng còn phải sử dụng một số tài khoảnkhác nh: 111, 112, 1381, 1532, 336, 711, 811

1.2.6 Hạch toán quá trình mua hàng của các doanh nghiệp

1.2.6.1 Kế toán mua hàng ở doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo ph -

ơng pháp kê khai th ờng xuyên.

Theo phơng pháp này hàng hoá trong doanh nghiệp đợc phản ánh trêntài khoản 156: “Hàng hoá”



Đối với hàng chịu VAT theo ph ơng pháp khấu trừ

* Khi mua hàng, hàng về nhập kho.

Nợ 156: Giá mua hàng hoá cha có VAT

Nợ 133: VAT đợc khấu trừ

Có 111, 112, 141, 331: Số tiền theo giá thanh toán

* Trờng hợp mua hàng trả tiền sớm trớc thời hạn đợc hởng chiết khấu thanh toán.

Nợ 331, 111, 112 : chiết khấu thanh toán

Có 711

* Trờng hợp mua hàng đợc hởng chiết khấu thơng mại hoặc giảm giá hàng mua nhiều hàng kém phẩm chất, sai quy cách, không đúng hợp đồng.

Nợ 331, 111, 112: Số tiền theo giá thanh toán

Có 156: Số tiền chiết khấu giảm giá cha có VAT

Có 133: VAT tính theo số tiền chiết khấu giảm giá

* Trờng hợp hàng sai quy cách, phẩm chất, không đúng hợp đồng trả lại bên bán.

Nợ 331, 111, 112: Số tiền theo giá thanh toán

Có 156: Giá mua của hàng bị trả lại cha VAT

Có 133: VAT của hàng bị trả lại

- Nếu doanh nghiệp đang bảo quản hộ bên bán

Nợ 002: Trị giá hàng bảo quản hộ

* Trờng hợp mua hàng, hàng về nhập kho phát sinh thiếu, kế toán chỉ ghi sổ nhập kho theo số hàng thực nhận, còn số hàng thiếu ghi vào tài khoản 1381.

Nợ 156: Giá mua cha VAT của hàng thực nhận

Nợ 1381: Giá mua cha VAT của hàng thiếu

Nợ 133: VAT đầu vào theo hoá đơn

Có 331: Số tiền theo giá thanh toán

- Khi xác định đợc nguyên nhân hàng thiếu

+ Nếu do bên bán xuất nhầm và đã chở hàng đền bù

Nợ 156 :Trị giá hàng nhập kho

Có 1381+ Nếu do bên bán xuất nhầm nhng không có hàng để bù, kế toán ghigiảm số tiền phải trả

Nợ 331: Số tiền theo giá thanh toán

Có 1381: Giá mua của hàng hoá thiếu cha có VAT

Có 133: VAT của hàng bị thiếu+ Nếu quy định đợc trách nhiệm bắt ngời phạm lỗi phải bồi thờng

Nợ 1388: Số tiền theo giá thanh toán

Có 1381: Giá mua của hàng bị thiếu bắt bồi thờng cha VAT

Có 133: VAT của hàng bị thiếu+ Nếu thiếu hụt trong định mức, hội đồng xử lý quyết định ghi vào chiphí mua hàng

Nợ 156: Trị giá hàng thiếu tính vào chi phí mua hàng

Có 1381

+ Nếu hàng hoá hao hụt tổn thất vợt định mức hao hụt do nguyên nhânkhách quan ngoài khả năng khắc phục của ngời chịu trách nhiệm: thiên tai,hoả hoạn…, hội đồng xử lý quyết đinh ghi vào chi phí bất thờng.

Nợ TK821 : Trị giá hàng hoá hao hụt tổn thất

Có TK1381

* Trờng hợp mua hàng nhập kho phát sinh thừa cha rõ nguyên nhân, kếtoán ghi sổ nhập kho theo số hàng thực nhận

Nợ 156: Giá mua cha có VAT của hàng thực nhập

Nợ 133: VAT đầu vào theo hoá đơn

Có 331: Số tiền phải trả ngời bán theo hợp đồng

Có 3381: Giá mua của hàng thừa

- Khi xác định đựoc nguyên nhân hàng thừa:

+ Nếu do bên bán xuất nhầm xin mua cả số hàng thừa, bên bán đã

Nợ 002: Trị giá hàng bảo quản hộ

Khi trả lại cho bên bán

Có 002: Trị giá hàng trả lại cho bên bán

* Trờng hợp mua hàng chứng từ đến trớc, hàng hoá đến sau:

Khi chứng từ đến trớc, kế toán cha ghi sổ mà lu chứng từ vào tập hồ sơ

“hàng mua đang đi đờng” chờ đến cuối tháng, trong khoảng thời gian chờ đợi

đó nếu hàng về, kế toán ghi sổ bình thờng

Cuối tháng hàng vẫn cha về, kế toán ghi:

Nợ 151: Giá mua hàng hoá cha có VAT

Nợ 133: VAT đợc khấu trừ

Có 331: Số tiền theo giá thanh toán

* Trờng hợp mua hàng, hàng hoá đến trớc, chứng từ viết sau

Khi hàng hoá về, doanh nghiệp làm thủ tục nhập kho nhng kế toán chaghi sổ và lu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ “hàng cha có hoá đơn” chờ đếncuối tháng, trong khoảng thời gian chờ đợi đó nếu hợp đồng về, kế toán ghi

sổ bình thờng Đến cuối tháng, hoá đơn vẫn cha về, kế toán ghi sổ nhập khotheo giá tạm tính:

Nợ 156 : Giá mua hàng hoá theo giá tạm tính

Có 331 Tháng sau khi hoá đơn về:

+ Nếu giá chính thức bằng giá tạm tính, kế toán ghi sổ và ngày củahoá đơn vào các cột trong các sổ sách kế toán có liên quan

Nợ 133 : VAT đợc khấu trừ

Có 331Nếu giá chính thức sai lệch với giá tạm tính, kế toán sửa chữa theo cácphơng pháp chuyên môn

* Trờng hợp mua hàng, hàng mua đợc chuyển bán thẳng theo hìnhthức chuyển hẳn, gửi đại lý hoặc bán giao tay ba

Nợ 157, 632: Giá mua hàng hoá cha có VAT

Nợ 133: VAT đợc khấu trừ

Có 331: Số tiền theo giá thanh toán