Tài liệu tham khảo môn hệ thống thông tin kế toán

Lưu đồ mơ tả chu trình doanh thu: Nhân viên bán hàng Kế tốn theo dõi hàng hóa Kế tốn theo dõi bán hàng Bắt đầu KH NV thỏa thuận loại máy tính đặt mua Bảng chào giá Bảng chào giá Phiếu giao hàng Phiếu giao hàng Phiếu giao hàng Căn vào liên PGH Tiền Theo thỏa thuận PGH Tại địa điểm thỏa thuận PGH A KH ký vào PGH Sổ chi tiết B Theo hàng hóa PGH Sheet Buttoan PGH Tiền Phiếu thu Nhập vào PM Excel Cập nhật số liệu C B PGH Lập BC thu chi tiền, BC lãi (lỗ), BC thuế BC thu chi tiền Tiền Lập phiếu thu Lập sổ chi tiết Phiếu thu Lắp ráp Phiếu giao hàng Sheet Hanghoa Nhập vào PM Excel Phiếu giao hàng A Cập nhật số liệu Mở kho, xuất hàng Lập phiếu giao hàng Phần mềm Excel BC thu chi tiền BC lãi (lỗ) BC thuế BC lãi (lỗ) BC thuế Côn g ty C Kết thúc PGH Ghi chú: KH: Khách hàng; PGH: Phiếu giao hàng; BC: Báo cáo; PM: Phần mềm; NV: Nhân viên Lưu đồ mơ tả chu trình chi phí: Kế tốn theo dõi hàng hóa Phần mềm Excel Kế tốn bán hàng Giám đốc Bắt đầu A Cập nhật số liệu Người bán không gửi kèm chứng từ giao hàng Chứng kiến trình nhận hàng, nhập kho lập phiếu nhập kho Phiếu nhập kho Nhập vào PM Excel Phiếu nhập kho Sheet Hanghoa Nhập số liệu tổng Sổ hợp tài khoản 331 Lập bảng tổng hợp Nhập mặt hàng, số lượng Khi nhận HĐ nhập bổ sung giá mua hàng A BTH nhập xuất tồn Thông báo nợ Đối chiếu, lập phiếu chi Cuối tháng BTH mua hàng Nhà cung cấp Sổ tài khoản 331 Thông báo nợ Phiếu chi Xét duyệt toán Phiếu chi xét duyệt Phiếu chi Kết thúc Cập nhật số liệu Sheet Buttoan Tính GV hàng xuất bán, định khoản Căn vào tình hình mua hàng, CPMH phát sinh Sheet Buttoan Dựa vào sheet Buttoan tính KQKD Ghi chú:PGH: Phiếu giao hàng;PM: Phần mềm; BTH: Bảng tổng hợp; GV: Giá vốn; KQKD: Kết kinh doanh;CPMH: Chi phí mua hàng I Mơ tả đánh giá hệ thống kế tốn • Chu trình doanh thu:  Quá trình bán hàng thu tiền chủ yếu vào phiếu giao hàng Khi xuất kho, vào liên phiếu giao hàng, số liệu nhập vào sheet Hanghoa Excel Số tiền thu được theo dõi phiếu thu Số liệu dựa phiếu thu phiếu giao hàng nhập vào sheet Buttoan Excel Các tài khoản không theo dõi cách cụ thể, chi tiết sổ chi tiết bán hàng  Một số chứng từ thiếu hóa đơn bán hàng, giấy báo trả tiền, lệnh bán hàng, credit memo Phiếu thu không đánh số thứ tự, dẫn đến việc xem xét, quản lý chứng từ có nguy bị sai sót gặp nhiều khó khăn  Cách thức hạch tốn: nhập số liệu vào sheet Hanghoa Excel xuất kho Lập phiếu thu nhận phiếu giao hàng tiền khách hàng (do nhân viên bán hàng chuyển đến), sau dựa phiếu giao hàng phiếu thu nhập số liệu vào sheet Buttoan => Ghi nhận doanh thu nhận tiền nhân viên bán hàng chuyển đến  Các đối tượng theo dõi khách hàng hàng hóa Khách hàng khơng theo dõi chi tiết, cơng ty gặp nhiều khó khăn việc quản lý khách hàng, xác định khách hàng thường xuyên công ty, dẫn đén sách thu hút khách hàng đưa khơng hợp lý Hàng hóa theo dõi chi tiết sổ chi tiết theo hàng hóa, việc theo dõi, quản lý hàng hóa cụ thể dễ dàng cho người quản lý xác định mặt hàng chiến lược, tình hình xuất bán hàng hóa kỳ,…  Các bảng báo cáo thiếu: báo cáo khách hàng, báo cáo hàng nhập kỳ, báo cáo nợ phải thu theo tuổi nợ  Các rủi ro kiểm soát dễ xảy ra: chứng từ không đánh số thứ tự nên dễ xảy gian lận Việc theo dõi chi tiết khách hàng không thực nên dễ xảy sai sót việc quản lý nợ phải thu khách hàng • Chu trình chi phí:  Hệ thống theo dõi sổ tài khoản 331, không theo dõi chi tiết khoản phải trả cho nhà cung cấp  Số lượng, mặt hàng cần mua chủ doanh nghiệp đặt hàng trực tiếp cho nhà cung cấp (có thể có bảng kế hoạch mua hàng dự tính), khơng có chứng từ cụ thể Các khoản phải trả khơng có chứng từ đầy đủ Một số chứng từ thiếu như: giấy yêu cầu mua hàng, phiếu đặt hàng, hóa đơn mua hàng, chứng từ toán  Cách thức hạch toán: mặt hàng, số lượng hàng hóa ghi nhận vào sheet Hanghoa sau nhập kho Công ty ghi tăng khoản phải trả cho nhà cung cấp (không nêu rõ thời gian)  Các đối tượng theo dõi hàng hóa nhà cung cấp Hàng hóa nhập kho khơng kiểm tra, đối chiếu với bảng kế hoạch mua hàng dự tính Bên cạnh đó, cơng ty khơng lập sổ chi tiết theo dõi khoản phải trả theo nhà cung cấp  Các bảng báo cáo thiếu: báo cáo nợ phải trả  Các rủi ro kiểm soát dễ xảy ra: hàng hóa, hàng nhập kho khơng u cầu, chủng loại, số lượng không đối chiếu với chứng từ cần thiết nhập kho Các chức không tách biệt chức kế toán với thủ kho, khơng có kiểm tra với nhân viên nên rủi ro xảy Bên cạnh sổ chi tiết theo dõi khoản phải trả theo nhà cung cấp không lập nên việc theo dõi xác định nghĩa vụ tốn doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn II Khả ứng dụng cơng nghệ thơng tin Vì tất cơng việc kế tốn xử lý bán thủ cơng trợ giúp Excel nên khả ứng dụng công nghệ thông tin vào hệ thống công ty cịn thấp Do cơng việc kinh doanh cơng ty bước phát triển thơng tin đóng vai trò quan trọng việc định hoạt động xử lý nên nhiệm vụ đặt công ty phải nâng cao hệ thống thơng tin kế tốn Câu 4: u cầu thông tin: Trong chiến lược phát triển công ty, thơng tin đóng vai trị quan trọng việc định hoạt động quản lý Một họp ban giám đốc, trưởng phận tiến hành để thảo luận việc cải tiến hệ thống thông tin công ty để đáp ứng yêu cầu trọng tâm hệ thống kế toán Trong họp, tất thống trình cải tiến phải đáp ứng yêu cầu sau: Đáp ứng mục tiêu phát triển lâu dài công ty Không ảnh hưởng thay đổi đáng kể đến công việc, cấu tổ chức công ty Các giải pháp đưa phải mang tính ổn định lâu dài Chi phí mức chấp nhận Yêu cầu báo cáo: Các bảng báo cáo sử dụng tình huống: báo cáo thu chi tiền, báo cáo lãi (lỗ) báo cáo thuế, báo cáo nợ phải trả, báo cáo hàng nhập kỳ, báo cáo nợ phải thu theo tuổi nợ, báo cáo khách hàng  Báo cáo thu chi tiền: • • Tên báo cáo: Báo cáo thu chi tiền Nội dung báo cáo: thơng tin chi tiết tình hình thu chi tiền ngày đơn vị bao gồm số tiền thu (chi), lý thu (chi), họ tên người nộp (nhận) tiền, tài khoản đối ứng, số tiền tồn quỹ sau thu (chi) • Mục đích báo cáo: quản lý chặt chẽ dòng tiền thu (chi) đơn vị, theo dõi tình hình thu chi ngày, số tiền tồn quỹ sau ngày  Báo cáo lãi (lỗ): • Tên báo cáo: Báo cáo lãi (lỗ) • Nội dung báo cáo: thơng tin chi tiết tình hình kinh doanh bao gồm doanh thu, chi phí mua sản phẩm, chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh, lãi (lỗ) • Mục đích báo cáo: quản lý chặt chẽ tình hình kinh doanh, lãi (lỗ) đơn vị  Báo cáo thuế: • Tên báo cáo: Báo cáo thuế • Nội dung báo cáo: thơng tin chi tiết số tiền thuế đơn vị phải nộp bao gồm tên thuế, thuế suất, giá bán chưa thuế, số thuế phải nộp, giá bán bao gồm thuế • Mục đích báo cáo: quản lý chặt chẽ số tiền thuế đơn vị phải nộp ngày  Báo cáo nợ phải trả: • Tên báo cáo: Báo cáo nợ phải trả • Nội dung báo cáo: thơng tin chi tiết nợ phải trả đơn vị bao gồm số tiền phải trả, thông tin người bán, diễn giải • Mục đích báo cáo: quản lý tình hình nợ phải trả doanh nghiệp  Báo cáo hàng nhập kỳ: • Tên báo cáo: Báo cáo hàng nhập kỳ • Nội dung báo cáo: thông tin chi tiết hàng nhập kỳ bao gồm mặt hàng, số lượng, đơn giá • Mục đích báo cáo: quản lý tình hình hàng nhập kỳ  Báo cáo nợ phải thu theo tuổi nợ: • Tên báo cáo: Báo cáo nợ phải thu theo tuổi nợ • Nội dung báo cáo: Thơng tin chi tiết nợ phải thu khách hàng bao gồm số vượt hạn mức nợ - Nợ hạn trình bày theo mốc tuổi nợ: – 30, 31 – 60, 61 – 90, > 90 • Mục đích báo cáo: quản lý chặt chẽ khoản nợ phải thu, đưa biện pháp thu hồi nợ, đánh giá nợ phải thu khó địi, điều chỉnh giới hạn nợ khách hàng  Báo cáo khách hàng: Tên báo cáo: Báo cáo khách hàng Nội dung báo cáo: Theo dõi thông tin chi tiết khách hàng bao gồm nội dung tên khách hàng, mã khách hàng, tổng số nợ khách hàng cịn phải trả Mục đích báo cáo: Đối chiếu với người mua, phát sai sót, nhắc nhở người mua tốn số nợ, đề biện pháp phù hợp để người mua toán sớm Yêu cầu liệu thu nhập cho hoạt động, đối tượng, nguồn lực chu trình doanh thu chi phí  Chu trình doanh thu Các hoạt động phát sinh:  Nhận xử lý đặt hàng  Giao hàng cho khách hàng  Lập hóa đơn  Theo dõi nợ phải thu, thu tiền Hoạt động Đối tượng Dữ liệu thu thập Nguồn lực tham gia Nhận xử lý đặt Nhân viên Nhu cầu chủng loại, số Hàng tồn kho đáp ứng hàng bán hàng lượng, đơn giá, thời gian, điều kiện, yêu địa điểm giao hàng Giao hàng khách hàng cho cầu khách hàng Nhân viên -Các thông tin khách Số lượng, chất lượng giao hàng hàng: họ tên khách hàng, hàng tồn kho thỏa mãn địa giao hàng, số điện yêu cầu mặt thoại -Các thơng tin hàng hóa giao: Chủng loại, số lượng, đơn giá, trọng lượng hàng - Tổng số tiền khách hàng cần tốn Lập hóa đơn Nhân viên - Thông tin chủng loại, lập hóa đơn số lượng, giá bán, thuế suất loại hàng hóa - Thơng tin khách hàng như: tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại Theo dõi nợ phải Kế tốn - Thơng tin khách hàng thu, thu tiền phải thu như: tên khách hàng, địa hàng cần xuất chỉ, số điện thoại - Thông tin hàng hóa: chủng loại, số lượng, giá bán, thuế suất loại hàng hóa - Số tiền khách hàng cần phải tốn  Chu trình chi phí Các hoạt động phát sinh:  Yêu cầu hàng hóa, dịch vụ  Đặt hàng với nhà cung cấp  Nhận hàng nhập kho  Ghi nhận phải trả người bán  Thanh toán cho nhà cung cấp Hoạt động Đối tượng Dữ liệu thu thập tham gia Yêu cầu hàng Các Nhà cung cấp có đủ chủng hóa, dịch vụ có loại hàng hóa theo yêu cầu phận nhu cầu doanh nghiệp hay không, chất lượng hàng hóa có tốt khơng Đặt hàng nhà cung cấp với Nhân viên - Nhà cung cấp có đủ số mua hàng lượng, chủng loại hàng hóa theo yêu cầu doanh nghiệp hay khơng Giá có phải chăng, điều kiện giao hàng Nguồn lực - Nhà cung cấp có đáng tin cậy hay khơng Nhận hàng Thủ kho - Số lượng, chất lượng hàng nhập kho có u cầu khơng Ghi nhận phải Kế trả người bán toán - Chủng loại hàng, số lượng phải trả hàng, đơn giá mặt hàng, tổng số tiền cần toán Thanh toán cho Kế nhà cung cấp toán - Chủng loại hàng, số lượng Tiền mặt, tiền gửi ngân phải trả hàng, đơn giá mặt hàng doanh nghiệp có hàng, tổng số tiền cần đủ để tốn khơng tốn - Tên nhà cung cấp Các chứng từ sử dụng (tên, nội dung chi tiết, mục đích) cho hoạt động chu trình doanh thu, chi phí  Chu trình doanh thu Tên chứng từ Nội dung chi tiết Mục đích Bảng chào giá - Giá bán sản phẩm - Khách hàng tham khảo Phiếu giao - Là chứng từ nội - Cho phép phận liên quan thực hàng phận bán hàng lập việc xuất kho, giao hàng cho khách - Mô tả thông tin người hàng, thu tiền khách hàng mua - Nêu số tiền mà người mua phải toán, chủng loại hàng, số lượng, đơn vị tiền Hóa đơn bán - Được lập làm nhiều liên bao - Xác định quyền sở hữu hàng chuyển hàng gồm gửi khách hàng, chuyển cho người mua nghĩa vụ toán cho phận liên quan người mua - Bao gồm thông tin: chủng loại hàng, số lượng hàng, đơn vị tiền, điều kiện toán Giấy báo trả - Là chứng từ gửi cho người - Giúp người bán ghi chép xác tiền mua kèm với hóa đơn bán người toán, số tiền nội dung hàng gửi kèm báo cáo toán Phiếu thu khách hàng tháng - Tên người nộp -Ghi nhận số tiền mà khách hàng - Số tiền toán - Lý nộp Lệnh bán hàng - Là chứng từ nội - Cho phép phận liên quan thực phận bán hàng lập việc xuất kho, giao hàng cho khách - Mô tả thông tin người hàng mua - Nếu bán chịu, lệnh bán hàng chuyển sang phận Credit memo tín dụng xét duyệt -Tên người mua, chủng loại - Ghi nhận khoản điều chỉnh giảm tài hàng, số lượng, đơn giá, số khoản phải thu hàng bán không tiền hàng bị trả lại bị yêu cầu, bị trả lại giảm gia giảm giá hàng bán xóa nợ phải thu ghi sổ  Chu trình chi phí Tên chứng từ Nội dung chi tiết Giấy yêu cầu - Được lập phận - Mua hàng mua hàng nội bên mua hàng Mục đích - Thơng tin cần biết mua hàng ( số - Được gửi phận mua lượng, chủng loại, mặt hàng) hàng chấp thuận người quản lí phận yêu cầu Phiếu đặt hàng - Được phận mua hàng xác - Trở thành hợp đồng định yêu cầu mặt hàng, giá Phiếu cả… nhập - Được phận nhận hàng lập - Kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa kho số lượng, chất lượng - Thông tin nhận hàng chuyển tới phận liên quan Hóa đơn mua - Được lập bên bán hàng - Xác đinh quyền sở hữu hàng hàng chuyển cho người mua nghĩa vụ toán người mua bên Chứng bán từ - Ghi lại thông tin liên - Dựa vào để toán bên mua đối toán quan đến ngày dự định trả với bên bán tiền, số tiền phải trả, chi tiết Thông báo nợ việc trả tiền -Được lập bên bán, nội -Yêu cầu bên mua toán tiền cho dung bao gồm số tiền phải trả, bên bán lý do, tên người mua, thời hạn Phiếu chi tốn -Tên người nhận -Trình giám đốc xét duyệt toán -Lý chi cho người bán -Số tiền  ... thơng tin đóng vai trị quan trọng việc định hoạt động xử lý nên nhiệm vụ đặt công ty phải nâng cao hệ thống thông tin kế tốn Câu 4: u cầu thơng tin: Trong chiến lược phát triển công ty, thông tin. .. đốc, trưởng phận tiến hành để thảo luận việc cải tiến hệ thống thông tin công ty để đáp ứng yêu cầu trọng tâm hệ thống kế toán Trong họp, tất thống trình cải tiến phải đáp ứng yêu cầu sau: Đáp ứng... nhiều khó khăn II Khả ứng dụng cơng nghệ thơng tin Vì tất cơng việc kế tốn xử lý bán thủ công trợ giúp Excel nên khả ứng dụng công nghệ thông tin vào hệ thống cơng ty cịn thấp Do công việc kinh