Tài liệu tham khảo kỹ thuật công nghệ, chuyên ngành tin học Ứng dụng tin học trong việc tính toán quỹ thu nhập của Agribank chi nhánh Hoàn Kiếm

Tài liệu tham khảo kỹ thuật công nghệ, chuyên ngành tin học Ứng dụng tin học trong việc tính toán quỹ thu nhập của Agribank chi nhánh Hoàn Kiếm

Lời nói đầuTrong thời gian thực tập tại NHNO và phát triển Nông thôn Quận HoànKiếm, đợc sự chỉ bảo tận tình của thầy giáo hớng dẫn Bùi Thế Ngũ và sự h-ớng dẫn của các cô, chú trong ngân hàng đã giúp em hoàn thành chuyên đềthực tập tốt nghiệp này.

Đợc sự đồng ý của thầy giáo Bùi Thế Ngũ em đã chọn đề tài cho Luận văncủa mình

ứng dụng tin học trong việc tính toán quỹ thu nhập của NHNO và phát triển Nông thôn Quận Hoàn Kiếm Hà Nội

Hiện nay, xã hội đang chuyển dần sang xã hội của thông tin và thông tin đãngày càng khẳng định đợc vai trò to lớn của nó đối với sự phát triển của nhânloại Vì vậy, việc hợp lý hoá các công việc cần làm để đạt tới mục đích mộtcách tốt nhất là công việc rất quan trọng.Dựa theo các giai đoạn phân tíchthiết kế và phát triển hệ thống thông tin và dựa trên tình hình thực tế củaNgân hàng, chuyên đề thực tập nhằm tin học hoá một phần hoạt động tínhquỹ thu nhập, lập các bảng báo cáo nh: Bảng diễn giải quỹ tiền lơng, bảngtính quỹ thu nhập và bảng tính phí đơn vị nhận khoán và ngợc lại

Trên cơ sở đó, chuyên đề thực tập tốt nghiệp có nội dung chính nh sau:

Chơng I Những vấn đề tổng quan về đề tài nhằm giới thiệu chung về đề tài,

về nơi thực tập và cơ cấu, tổ chức chức năng, nhiệm vụ và các mối quan hệcủa nó Từ đó phát hiện những phơng hớng để phát triển đề tài

Chơng II Phơng pháp nghiên cứu hệ thống thông tin quản lý trình bày phơng

pháp luận chung cho việc phát triển đề tài

Chơng III Chi tiết về quy trình phân tích hệ thống thu-chi nội bảng, ngoại bảng và tính toán quỹ thu nhập trình bày về mô hình lôgíc, mô hình IDF, mô

hình DFD, quá trình chuẩn hoá, thiết kế dữ liệu, thiết kế giải thuật và thiết kếmàn hình giao diện

Em xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến thầy giáo Bùi Thế Ngũ, cùng các cô chútrong NHNO Quận Hoàn Kiếm đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề thực tậptốt nghiệp này

Mục lục

Lời nói đầu,mục lục 1

Chơng I Những vấn đề tổng quan về đề tài 6

1 Giới thiệu chung về NHNo&PTNT Quận Hoàn Kiếm 6

1.1.Chức năng chủ yếu của NHNo&PTNT Quận Hoàn Kiếm 6

1.2 NHNo&PTNT Quận Hoàn Kiếm có nhiệm vụ: 7

1.3 Cơ cấu tổ chức của chi nhánh NHNo&PTNT Quận Hoàn Kiếm: 8

1.3.1 Phòng kinh doanh : 8

1.3.2 Phòng kế toán-Ngân quỹ 9

1.3.3 Nhiệm vụ và quyền hạn của Giám đốc 10

1.3.4 Nhiệm vụ, quyền hạn của Phó giám đốc chi nhánh: 10

1.3.5 Các mối quan hệ 11

1.3.5.1 Mối quan hệ với Ngân hàng Nhà nớc 11

1.3.5.2 Mối quan hệ với Ngân hàng Nông nghiệp 11

1.3.5.3 Mối quan hệ đối với khách hàng: 11

1.3.5.6 Mối quan hệ giữa các đơn vị thành viên hạch toán 12

phụ thuộc ngân Ngân hàng Nông nghiệp 2 Tổng quan về đề tài nghiên cứu 12

2.1 Sự cần thiết của đề tài nghiên cứu và phơng hớng 12

phát triển đề tài 2.1.1 Sự cần thiết của đề tài 12

2.1.2 Phơng hớng phát triển đề tài 13

2.2 Quy trình hạch toán và lập bảng thu nhập: 13

2.2.1 Tài khoản thu nhập phản ánh các khoản 13

thu nhập của NHNo &PTNT 2.2.2 Loại tài khoản chi phí phản ánh các khoản 17

chi phí của NHNo &PTNT: 2.2.3 Các tài khoản xác định phí điều chuyển 20

vốn nội tệ thông thờng 2.2.4.Quy định số 946 A về khoán tài chính trong 22

ngân hàng nông nghiệp Việt Nam Chơng I Phơng pháp nghiên cứu hệ thống thông tin quản lý 23

1 Tổ chức và thông tin trong tổ chức 23

1.1.Dữ liệu và thông tin 23

1.2.Tổ chức 24

1.2.1 Khái niệm: 24

1.2.1 Tổ chức và thông tin 24

1.3 tính chất của thông tin theo các cấp quyết định .25

2 Hệ thống thông tin 27

2.1 Định nghĩa và các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin 27

2.2 Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức 28

2.2.1 Phân theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra 28

2.2.2 Phân loại theo bộ phận nghiệp vụ mà hệ thống 28

thông tin phục vụ 2.3 Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin 29

2.4 Tầm quan trọng của hệ thống thông tin hoạt động tốt 29

3 Hiệu quả kinh tế của hệ thống thông tin quản lý 30

3.1 Lợi ích kinh tế của hệ thống thông tin 30

3.1.1 Giá trị của một thông tin quản lý 30

3.1.2.Tính giá trị của hệ thống thông tin 30

3.2 Chi phí cho hệ thống thông tin 31

3.3 Phơng pháp phát triển một hệ thống thông tin 31

3.3.1 Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin 31

3.3.2 Phơng pháp phát triển hệ thống thông tin 32

3.4 Các giai đoạn phát triển hệ thống 32

4 Phân tích thiết kế và cài đặt một hệ thống thông tin 32

4.1 Đánh giá yêu cầu phát triển hệ thống thông tin 33

4.2 Phân tích chi tiết 33

4.2.1 Mục tiêu của giai đoạn phân tích chi tiết 33

4.2.2 Các phơng pháp thu thập thông tin 33

4.2.3 Mã hóa dữ liệu 34

4.2.4 Công cụ mô hình hóa 35

4.2.4.1 Sơ đồ luồng thông tin (IFD): 35

4.2.4.2 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) 36

4.2.5 Các công đoạn của giai đoạn phân tích chi tiết 37

4.3 Thiết kế logíc 38

4.3.1 Mục đích của giai đoạn thiết kế logíc 38

4.3.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu và tính nhu cầu bộ nhớ 39

4.3.2.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu logíc đi từ các thông tin đầu ra 39

4.3.2.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phơng pháp mô hình hóa 40

4.3.3 Thiết kế logíc xử lý và tính khối lợng xử lý 41

4.3.4 Tính khối lợng dữ liệu và khối lợng xử lý tra cứu cập nhật 41

4.4 Đề xuất các phơng án của giải pháp 42

4.4.1 Mục đích 42

4.4.2 Xác định các ràng buộc tin học và tổ chức 42

4.4.3 Xây dựng các phơng án giải pháp 43

4.4.4 Đánh giá các phơng án của giải pháp 43

4.5 Thiết kế vật lý ngoài 43

4.5.1 Lập kế hoạch giai đoạn thiết kế vật lý ngoài 43

4.5.2 Thiết kế chi tiết vào/ra 44

4.5.2.1 Thiết kế vật lý đầu ra 44

4.5.2.2 Thiết kế vào 44

4.5.3 Thiết kế cách thức giao tác với phần tin học hóa 44

4.6 Thực hiện kỹ thuật 45

4.6.1 Mục đích và các công đoạn 46

4.6.2 Lập kế hoạch thực hiện 47

4.6.3 Thiết kế vật lý trong 48

4.6.4 Lập các chơng trình máy tính 48

4.6.5 Thử nghiệm phần mềm 49

4.6.6 Hoàn thiện tài liệu hệ thống 49

4.7 Cài đặt, bảo trì và khai thác 49

Chơng III Chi tiết về quy trình phân tích hệ thống thu-chi 51

nội bảng, ngoại bảng và tính toán quỹ thu nhập 1 Mô hình lôgíc của hệ thống

1.1 Bảng tính quỹ thu nhập 51

1.1.1 Tính tổng thu-chi trên hạch toán nội bảng 51

1.1.2 Tính vốn huy động và sử dụng trên hạch toán ngoại bảng 52

1.1.3 Các chỉ tiêu khác cần đánh giá 52

1.1.4 Cách tính bảng diễn giải quỹ tiền lơng 53

2 Mô hình IFD 55

3 Mô hình DFD 56

3.1 Sơ đồ khung cảnh ( DFD mức 0) 56

3.2 Sơ đồ phân rã (DFD mức 1) 56

4 Thiết kế dữ liệu 57

4.1 Quá trình chuẩn hóa dữ liệu 57

4.2 Thiết kế CSDL lôgíc đi từ thông tin đầu ra 57

4.2.1 Xác định đầu ra 57

4.2.2 Các tệp cần thiết 58

4.2.2.1 Thực hiện chuẩn hoá mức 1 60

4.2.2.2 Thực hiện chuẩn hoá mức 2 60

4.2.2.3 Thực hiện chuẩn hoá mức 3 61

4.2.2.4 Mô tả các tệp 61

4.3 Tích hợp các tệp để chỉ tạo ra một cơ sở dữ liệu 61

4.4 Xác định khối lợng dữ liệu cho từng tệp 62

4.5 Liên hệ logíc giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu 63

5 Thiết kế giải thuật 63

6 Thiết kế màn hình giao diện 66

6.1 Thiết kế màn hình 66

6.2 Một số mẫu báo cáo 67

7 Một số giao diện màn hình tiêu biểu 70

Kết luận 74

Tài liệu tham khảo 75

Phụ lục chơng trình 76

Chơng INhững vấn đề tổng quan về đề tài

1 Giới thiệu chung về NHNo&PTNT Quận Hoàn Kiếm

Chi nhánh ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn ( Viếttắt là NHNo&PTNT )Quận Hoàn Kiếm là đơn vị thành viên hạch toán trựcthuộc Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam đợcTổng giám đốc Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn ViệtNam quyết định thành lập

NHNo&PTNT Quận Hoàn Kiếm là đại diện theo ủy quyền củaNgân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam (Thờng gọi làNgân hàng Nông nghiệp) có quyền kinh doanh theo phân cấp của Ngânhàng Nông nghiệp, chịu sự ràng buộc về nghĩa vụ và quyền lợi đối vớiNgân hàng Nông nghiệp

1.1 Chức năng chủ yếu của NHNo&PTNT Quận Hoàn Kiếm

* Trực tiếp kinh doanh trên địa bàn theo phân cấp của Ngân hàng Nôngnghiệp

* Tổ chức điều hành kinh doanh và kiểm tra, kiểm toán nội bộ theo ủyquyền của Tổng giám đốc Ngân hàng Nông nghiệp

* Thực hiện các nhiệm vụ khác đợc giao và lệnh của Tổng giám đốcNgân hàng Nông nghiệp

NHNo Quận Hoàn Kiếm là tổ chức tín dụng hoạt động kinh doanhtiền tệ, làm dịch vụ ngân hàng với nội dung nhận tiền gửi và sử dụng tiềngửi để cấp tín dụng, cung ứng các dịch vụ thanh toán, thực hiện chính sáchtiền tệ của Nhà nớc nhằm góp phần phát triển nền kinh tế hàng hóa nhiềuthành phần theo cơ chế thị trờng có sự quản lý của Nhà nớc, theo định h-ớng xã hội chủ nghĩa

NHNo&PTNT Quận Hoàn Kiếm có con dấu riêng, bảng cân đối tàisản, tuân thủ các chính sách, chế độ của ngành và quy định của pháp luật

có liên quan đến hoạt động kinh doanh của ngân hàng, đảm bảo nguyêntắc tập trung, thống nhất trong toàn hệ thống, đồng thời kết hợp việc phâncấp, ủy quyền, khuyến khích tính năng động, sáng tạo và chủ động củacác chi nhánh Ngân hàng đợc mở tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng Nhà n-

ớc và các tổ chức tín dụng khác Ngân hàng có nhận tiền gửi phải mở tàikhoản tiền gửi tại Ngân hàng Nhà nớc và duy trì tại đó số d bình quânkhông thấp hơn mức dự trữ bắt buộc do Ngân hàng Nhà nớc quy định

1.2 NHNo&PTNT Quận Hoàn Kiếm có nhiệm vụ:

1) Huy động vốn:

Khai thác và nhận tiền gửi tiết kiệm không kỳ hạn, có kỳ hạn, tiềngửi thanh toán của các tổ chức, cá nhân thuộc mọi thành phần kinh tếtrong nớc và nớc ngoài bằng Đồng Việt Nam Ngân hàng đợc phép vayvốn của các Ngân hàng khác và của các tổ chức tín dụng nớc ngoài Ngânhàng đợc phép vay vốn ngắn hạn của Ngân hàng Nhà nớc dới hình thức táicấp vốn

Phát hành chứng chỉ tiền gửi, trái phiếu, kỳ phiếu Ngân hàng vàthực hiện các hình thức huy động vốn khác theo quy định của Ngân hàngNông nghiệp

2) Cho vay ngắn hạn, trung hạn, dài hạn bằng Đồng Việt Nam đối với

các tổ chức kinh tế, cá nhân và hộ gia đình thuộc mọi thành phần kinh tếtheo phân cấp ủy quyền Ngân hàng cho vay trên cơ sở có bảo đảm bằngtài sản cầm cố, thế chấp của khách hàng vay, bảo lãnh bên thứ ba, khôngcho vay trên cơ sở cầm cố cổ phiếu của chính Ngân hàng Ngân hàng tổchức xét duyệt cho vay theo nguyên tắc phân định giữa các khâu thẩm

định và quyết định cho vay Ngân hàng kiểm tra, giám sát quá trình vayvốn, sử dụng vốn vay và trả nợ của khách hàng Ngân hàng chấm dứt việccho vay thu hồi nợ trớc hạn khi phát hiện khách hàng cung cấp thông tinsai sự thật, vi phạm hợp đồng tín dụng

3) Hớng dẫn khách hàng xây dựng dự án, thẩm định các dự án tín dụng

v-ợt quyền phán quyết, trình Ngân hàng Nông nghiệp cấp trên quyết định

4) Kinh doanh các nghiệp vụ ngoại hối khi đợc Tổng giám đốc Ngân

hàng Nông nghiệp cho phép

5) Kinh doanh dịch vụ: Thu, chi tiền mặt,két sắt, nhận cất giữ các loại

giấy tờ trị giá đợc bằng tiền, thẻ thanh toán, nhận ủy thác cho vay của các

tổ chức, cá nhân khác trong và ngoài nớc, các dịch vụ ngân hàng khác đợcNgân hàng Nhà nớc, Ngân hàng Nông nghiệp quy định

Ngân hàng tham gia các hoạt động khác nh góp vốn mua cổ phần,tham gia thị trơng tiền tệ do Ngân hàng Nhà nớc tổ chức gồm thị trờng tínphiếu kho bạc, thị trờng nội tệ và ngoại tệ liên hàng, thị trờng giấy tờ cógiá trị ngắn hạn khác theo quy định của pháp luật, kinh doanh ngoại hối vàvàng, cung ứng các dịch vụ bảo hiểm, các dịch vụ t vấn tài chính, tiền tệcho khách hàng, bảo quản hiện vật quý, giấy tờ có giá

6) Làm dịch vụ cho Ngân hàng Phục vụ ngời nghèo

7) Thực hiện hạch toán kinh doanh và phân phối thu nhập theo quyết

định của Ngân hàng Nông nghiệp

8) Thực hiện kiểm tra, kiểm toán nội bộ việc chấp hành thể lệ, chế độ

nghiệp vụ trong phạm vi địa bàn theo quy định

9) Tổ chức thực hiện việc phân tích kinh tế liên quan đến hoạt động tiền

tệ, tín dụng và đề ra kế hoạch kinh doanh phù hợp với phát triển kinh tế-xãhội

10) Chấp hành đầy đủ các báo cáo, thống kê theo chế độ quy định và

theo yêu cầu đột xuất của Giám đốc chi nhánh NHNo&PTNT cấp trên11) Thực hiện các nhiệm vụ khác đợc Giám đốc NHNo&PTNT cấp trên

* Thẩm định và đề xuất cho vay các dự án tín dụng

* Thẩm định các dự án, hoàn thiện hồ sơ trình Ngân hàng Nông nghiệpcấp trên

* Tiếp nhận và thực hiện các chơng trình, dự án thuộc nguồn vốn trongnớc, nớc ngoài Trực tiếp làm dịch vụ ủy thác nguồn vốn thuộc Chính phủ,

bộ ngành khác và các tổ chức kinh tế, cá nhân trong và ngoài nớc

* Xây dựng và thực hiện các mô hình tín dụng thí điểm, thử nghiệmtrong địa bàn, đồng thời theo dõi đánh giá, sơ kết, tổng kết, đề xuất Tổnggiám đốc cho phép nhân rộng

* Thờng xuyên phân loại d nợ, phân tích nợ quá hạn, tìm nguyên nhân và

đề xuất hớng khắc phục

* Tổng hợp báo cáo và kiểm tra chuyên đề theo định kỳ

* Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc chi nhánh giao

* Quản lý và sử dụng các quỹ chuyên dùng theo quy định

* Tổng hợp, lu trữ hồ sơ tài liệu về hạch toán, kế toán, quyết toán và cácbáo cáo theo quy định

* Thực hiện các khoản nộp ngân sách Nhà nớc theo luật định

* Thực hiện nghiệp vụ thanh toán trong và ngoài nớc

* Chấp hành quy định về an toàn kho quỹ và định mức tồn kho theo quy

định

* Quản lý sử dụng thiết bị thông tin, điện toán phục vụ nghiệp vụ kinhdoanh theo quy định của NHNo&PTNT

* Chấp hành chế độ báo cáo và kiểm tra chuyên đề

* Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc chi nhánh NHNo&PTNTgiao

1.3.3 Nhiệm vụ và quyền hạn của Giám đốc.

* Trực tiếp điều hành và thực hiện các nhiệm vụ của chi nhánh

* Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình theo phân cấp, ủy quyền củaTổng giám đốc Ngân hàng Nông nghiệp, chịu trách nhiệm trớc pháp luật,Tổng giám đốc Ngân hàng Nông nghiệp, giám đốc chi nhánhNHNo&PTNT cấp trên về các quyết định của mình

* Thực hiện cơ chế lãi suất , tỷ lệ hoa hồng, lệ phí và tiền thởng, tiền phạt

áp dụng từng thời kỳ cho khách hàng trong giới hạn trần lãi suất do Ngân

hàng Nhà nớc quy định, Ngân hàng Nông nghiệp hớng dẫn thực hiện trên

địa bàn

* Tổ chức việc hạch toán kinh tế, phân phối tiền lơng, thởng và phúc lợikhác đến ngời lao động theo kết quả kinh doanh, phù hợp với chế độ tàichính và quy định khác của Ngân hàng Nông nghiệp

* Chấp hành chế độ giao ban thờng xuyên tại chi nhánh và trên địa bànhoạt động, báo cáo định kỳ, đột xuất các hoạt động của chi nhánh lên chinhánh NHNo&PTNT cấp trên theo quy định

* Phân công cho Phó giám đốc tham dự các cuộc họp trong, ngoài vàtrên địa bàn hoạt động của chi nhánh NHNo&PTNT, khi Giám đốc đivắng trên một ngày nhất thiết phải ủy quyền bằng văn bản cho Phó giám

đốc chỉ đạo, điều hành công việc chung

1.3.4 Nhiệm vụ, quyền hạn của Phó giám đốc chi nhánh:

* Đợc thay mặt Giám đốc điều hành một số công việc khi Giám đốcvắng mặt ( theo văn bản ủy quyền của Giám đốc) và báo cáo lại kết quảcông việc khi Giám đốc có mặt tại đơn vị

* Giúp Giám đốc điều hành một số nghiệp vụ do Giám đốc phân côngphụ trách và chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về các quyết định của mình

* Bàn bạc và tham gia ý kiến với Giám đốc trong việc thực hiện cácnghiệp vụ của ngân hàng theo nguyên tắc tập trung dân chủ và chế độ thủtrởng

1.3.5 Các mối quan hệ.

1.3.5.1 Mối quan hệ với Ngân hàng Nhà nớc

* Mở tài khoản tiền gửi và thực hiện các nghiệp vụ thanh toán liên ngânhàng về nội tệ và ngoại tệ tại Ngân hàng Nhà nớc

* Chịu sự kiểm tra, thanh tra, giám sát của Ngân hàng Nhà nớc tronghoạt động kinh doanh tiền tệ, tín dụng và dịch vụ Ngân hàng theo quy

định của Ngân hàng Nhà nớc

1.3.5.2 Mối quan hệ với Ngân hàng Nông nghiệp

* Chấp hành và thực hiện nghiêm túc các quy chế, quy định và hớng dẫncủa Hội đồng Quản trị, Tổng giám đốc Ngân hàng Nông nghiệp

* Thực hiện kế hoạch, định hớng phát triển kinh doanh của Ngân hàngNông nghiệp

* Chấp hành các quy định về tổ chức, cán bộ, tài chính và chế độ kế toánthống kê và các quy định khác

* Chịu sự kiểm tra, kiểm toán của Ngân hàng Nông nghiệp trong việcchấp hành chủ trơng, chính sách của Nhà nớc, các quy chế hoạt động vàchế độ nghiệp vụ của ngành

* Có nghĩa vụ trích nộp và sử dụng các quỹ tập trung theo chế độ tàichính của Ngân hàng Nông nghiệp

1.3.5.3 Mối quan hệ đối với khách hàng:

* Quan hệ với khách hàng theo nguyên tắc: chịu trách nhiệm về dân sự

đối với tài sản, tiền vốn của khách hàng và cam kết của Ngân hàng Nôngnghiệp với khách hàng trong phạm vi số tiền vốn thuộc sở hữu Nhà nớc dochi nhánh NHNo&PTNT quản lý

* Đợc khách hàng cung cấp thông tin , hồ sơ, tài liệu về tình hình sảnxuất kinh doanh và tài chính có liên quan đến nghiệp vụ kinh doanh củaNgân hàng để thiết lập hoặc từ chối các quan hệ bạn hàng

* Thực hiện đầy đủ những cam kết với khách hàng

* Giữ bí mật số liệu, tình hình hoạt động của khách hàng mở tài khoảntại Ngân hàng, trừ trờng hợp có lệnh hoặc giấy giới thiệu của cơ quan Nhànớc có thẩm quyền ghi rõ nội dung yêu cầu cung cấp tài liệu theo luật

định

* Các tranh chấp giữa chi nhánh với khách hàng (kể cả trong nớc và nớcngoài) trớc hết phải giải quyết bằng thơng lợng hòa giải Trờng hợp khônggiải quyết đợc bằng thơng lợng hòa giải thì đa ra cơ quan xét xử của ViệtNam hoặc cơ quan tài phán quốc tế xử lý theo các điều, khoản đã đợc camkết phù hợp với quy định của pháp luật

1.3.5.6 Mối quan hệ giữa các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc ngân

Ngân hàng Nông nghiệp theo nguyên tắc:

* Tự nguyện, bình đẳng, cùng có lợi

* Hợp tác, thúc đẩy và hỗ trợ lẫn nhau trong việc áp dụng tiến bộ khoahọc kỹ thuật nghiệp vụ

2 Tổng quan về đề tài nghiên cứu

2.1 Sự cần thiết của đề tài nghiên cứu và phơng hớng phát triển đề tài

2.1.1 Sự cần thiết của đề tài

NHNo&PTNT Quận Hoàn Kiếm sử dụng mạng cục bộ (LAN),tromg đó có hai máy chủ Mạng dùng hệ điều hành Novell Netware, Phầnmềm sử dụng để xử lý các giao dịch đợc lập trình trên Foxpro for DOS.Các báo cáo nh: Bảng tính quỹ thu nhập, bảng tính phí đơn vị nhận khoán

và ngợc lại, bảng diễn giải quỹ tiền lơng mà chơng trình cung cấp không

đáp ứng đợc yêu cầu của nhà quản lý và không theo Quy định số 946 A vềkhoán tài chính trong ngân hàng nông nghiệp Việt Nam Mặt khác, do sựtiến bộ của khoa học kỹ thuật, các chơng trình máy tính viết và chạy trongmôi trờng DOS không mấy thuận tiện NHNo&PTNT Quận Hoàn Kiếmcũng đã có thêm những chơng trình máy tính chạy trong môi trờngWindows và mạng máy tính với cấu hình tơng đối mạnh, có thể đáp ứng

đợc những thay đổi của các chơng trình mới với những giao diện đồ họathân thiện hơn, trình bày đẹp hơn và thích ứng với sự tiến bộ của khoa học

2.1.2 Phơng hớng phát triển đề tài

Đề tài đợc phát triển theo các giai đoạn của một quá trình phát triển một

hệ thống thông tin nh xây dựng Mô hình IFD, Mô hình DFD, Quá trìnhchuẩn hóa dữ liệu, thiết kế dữ liệu bằng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access,Thiết kế giải thuật, Thiết kế màn hình giao diện và lập trình bằng ngônngữ Visual Basic, một kỳ công mới tuyệt vời và sẽ thay đổi đáng kể cảmnhận và cách dùng Microsoft Windows

2.2 Quy trình hạch toán và lập bảng thu nhập:

2.2.1 Hạch toán nội bảng:

2.2.1.1 Tài khoản thu nhập phản ánh các khoản thu nhập của NHNo

&PTNT

Các tài khoản gồm thu nhập từ hoạt động tín dụng, kinh doanh, dịch

vụ Ngân hàng và thu nhập bất thờng

Trong kỳ, kế toán các tài khoản luôn đợc phản ánh bên có, cuối kỳ

đợc chuyển toàn bộ sang tài khoản Kết quả kinh doanh (Lợi nhuận chaphân phối)

Đối với các khoản thu nhập từ hoạt động mua bán chứng khoán,vàng, ngoại tệ chỉ hạch toán phần chênh lệch giữa giá mua và bán(Không phản ánh tổng số tiền thu đợc từ việc bán chứng khoán, vàngngoại tệ )

Đối với các khoản thu nhập từ nhợng bán, thanh lý TSCĐ, CCLĐthì phản ánh tổng số tiền thu đợc do nhợng bán, thanh lý

Thu nhập bất thờng còn gọi là thu nhập đặc biệt, là những khoản thu

mà NHNo&PTNT không dự tính trớc hoặc có dự tính đến nhng ít khảnăng thực hiện hoặc những khoản thu không mang tính chất thờng xuyên.Những khoản thu nhập bất thờng có thể do chủ quan của đơn vị hay dokhách quan đa tới

Các khoản thu nhập đợc hạch toán trên các tài khoản:

1) Tài khoản 70- Thu về hoạt động tín dụng

* 701- Thu lãi cho vay: Gồm các khoản thu lãi cho vay bằng đồng ViệtNam, ngoại tệ đối với các tổ chức kinh tế, cá nhân trong nớc, cácTCTD khác ở trong và ngoài nớc Tài khoản 701 có các Tài khoản cấp

V là 701001- Thu lãi cho vay, 701002- Thu lãi cho vay từ các dự ánUTĐT

* 702- Thu từ nghiệp vụ bảo lãnh ngân hàng: Gồm các khoản thu từkhách hàng đợc bảo lãnh Tài khoản 702 có tài khoản cấp V là 702002-Thu từ nghiệp vụ bảo lãnh ngân hàng

* 703- Thu từ nghiệp vụ cho thuê tài chính: có tài khoản cấp V là703001- Thu từ nghiệp vụ thuê tài chính

* 709- Thu khác từ hoạt động tín dụng: Gồm các khoản thu củaNHNo&PTNT ngoài các khoản thu nói trên về hoạt động tín dụng Tàikhoản này có tài khoản cấp V là 709009- Thu khác từ hoạt động tíndụng

Bên có ghi: -Các khoản thu về từ hoạt động kinh doanh trong năm

Bên nợ ghi: -Số tiền thoái thu các khoản thu trong năm

-Chuyển tiêu số d Có cuối năm vào tài khoản lợi nhuận nămnay khi quyết toán.

Số d Có: -Phản ánh các khoản thu về hoạt động kinh doanh trong năm củaNHNo&PTNT

Hạch toán chi tiết: Mở một tài khoản chi tiết

2) Tài khoản 71- Thu về dịch vụ thanh toán và ngân quỹ

* Tài khoản 711- Thu lãi tiền gửi: Gồm các khoản thu lãi tiền gửi củaNHNo&PTNT gửi tại NHNN, gửi tại các TCTD khác ở trong nớc (Nếucó) và ở nớc ngoài Tài khoản này có tài khoản cấp V là 711001- Thu

lãi tiền gửi

* Tài khoản 712- Thu dịch vụ thanh toán: Gồm các khoản thu phí dịch

vụ thanh toán, dịch vụ thu hộ, chi hộ, thu lệ phí hoa hồng và các dịch

vụ thanh toán khác

Tài khoản 712 có các tài khoản cấp III sau:

7121- Thu dịch vụ thanh toán

7122- Thu các dịch vụ thu hộ, chi hộ

* 7129- Thu lệ phí hoa hồng và các dịch vụ thanh toán khác

Tài khoản 7121 có tài khoản cấp V là 712101- Thu dịch vụ thanh toánTài khoản 7122 có tài khoản cấp V là 712201- Thu các dịch vụ thu hộ, chihộ

Tài khoản 7129 có tài khoản cấp V là 712901- Thu lệ phí hoa hồng và cácdịch vụ thanh toán khác

* Tài khoản 713- Thu về dịch vụ ngân quỹ: Gồm các khoản thu làm dịch

vụ ngân quỹ của NHNo&PTNT đối với khách hàng Tài khoản 713 cótài khoản cấp V là 713001- Thu về dịch vụ ngân quỹ

3) Tài khoản 72- Thu từ các hoạt động khác

* Tài khoản 721- Thu lãi góp vốn, mua cổ phần: Gồm các khoản thu lãi

từ việc góp vốn, mua cổ phần với các TCTD khác và các tổ chức kinh

tế Tài khoản 721 có tài khoản cấp V là 721001- Thu lãi góp vốn mua

cổ phần

* Tài khoản 722- Thu từ tham gia thị trờng tiền tệ; Gồm các khoản thulãi mua bán chứng khoán: phần chênh lệch giữa mệnh giá chứng khoán(tín phiếu, trái phiếu, các giấy tờ có giá ) và số tiền thu về bán chứngkhoán, thu lãi tham gia thị trờng tiền tệ

Tài khoản 722 có tài khoản cấp III sau:

7221- Thu về mua, bán chứng khoán ( tài khoản cấp V là 722101)

7222- Thu lãi tham gia thị trờng tiền tệ (tài khoản cấp V là 722201)

* Tài khoản 723- Thu từ kinh doanh ngoại hối: Gồm các khoản thu vềhoạt động kinh doanh vàng nh lãi về mua bán vàng, thu về hoạt độngkinh doanh ngoại tệ nh lãi mua bán ngoại tệ

Tài khoản 723 có tài khoản cấp III là:

7231- Thu về kinh doanh ngoại tệ (có tài khoản cấp V là 72301)

7232- Thu về kinh doanh vàng, đá quý ( có tài khoản cấp V là 723201)Tài khoản 724- Thu từ nghiệp vụ ủy thác và đại lý

Tài khoản 724 có tài khoản cấp V là 724001

Tài khoản 725- Thu từ kinh doanh và dịch vụ bảo hiểm

Tài khoản 725 có tài khoản cấp V là 725001

Tài khoản 726- Thu từ dịch vụ t vấn

Tài khoản 726 có tài khoản cấp V là 726001

Tài khoản 729- Thu từ các dịch vụ khác: Gồm các khoản thu củaNHNo&PTNT ngoài các khoản thu nói trên về dịch vụ nh thu từ cung ứngdịch vụ bảo quản tài sản, cho thuê tủ két, dịch vụ cầm đồ

Tài khoản 729 có các tài khoản cấp III sau:

7291- Thu từ cung ứng dịch vụ bảo quản tài sản: tài khoản này có tàikhoản cấp V là 729101

7292- Thu từ cho thuê tủ két: tài khoản này có tài khoản cấp V là 7292017293- Thu từ dịch vụ cầm đồ: tài khoản này có tài khoản cấp V là 729301

7299- Thu khác: tài khoản này có tài khoản cấp V là 729909.

4) Tài khoản 79- Các khoản thu nhập bất thờng: có tài khoản cấp V là

* 790001- Thu hoàn nhập quỹ dự phòng rủi ro tín dụng

* 790009- Các khoản thu bất thờng khác

2.2.1.2 Loại tài khoản chi phí phản ánh các khoản chi phí của NHNo

&PTNT:

Các tài khoản gồm Chi phí hoạt động tín dụng, kinh doanh, nộpthuế, các khoản lệ phí chi phí quản lý chung và các chi phí bất thờng Loạitài khoản này trong kỳ kế toán luôn đợc phản ánh bên Nợ, cuối kỳ đợcchuyển toàn bộ sang tài khoản Kết quả kinh doanh

Các khoản chi phí đợc hạch toán trên các tài khoản:

1) Tài khoản 80- Chi về hoạt động huy động vốn

* Tài khoản 801- Trả lãi tiền gửi: Gồm các khoản trả lãi tiền gửi bằng

đồng Việt Nam, ngoại tệ cho các tổ chức kinh tế, cá nhân, tổ chức tíndụng khác ở trong và ngoài nớc Các tài khoản cấp V là 801001,801002

* Tài khoản 802- Chi trả lãi tiền vay: Gồm các khoản trả lãi tiền vay Cáctài khoản cấp V là 802001, 802002, 802003

* Tài khoản 803- Trả lãi phát hành giấy tờ có giá: Các tài khoản cấp V là

803001, 803002,803003, 803009

* Tài khoản 809- Chi phí khác

2) Tài khoản 81- Chi về dịch vụ thanh toán và ngân quỹ

* Tài khoản 811- Chi về dịch vụ thanh toán: Có tài khoản cấp V là811001

* Tài khoản 812- Cớc phí bu điện về mạng viễn thông

* Tài khoản 813- Chi phí về ngân quỹ: Gồm các khoản chi phí về vậnchuyển bốc xếp, xăng dầu cho vùng vận chuyển tiền, kiểm đếm phânloại, đóng gói, bảo vệ tiền, giấy tờ có giá và phơng tiện thanh toán thaytiền

* Tài khoản 819- Các khoản chi dịch vụ khác về thanh toán và ngân quỹ:Gồm các khoản chi phí của NHNo&PTNT ngoài các khoản chi phí nóitrên về dịch vụ thanh toán và ngân quỹ.

3) Tài khoản 82- Chi về các hoạt động khác

* Tài khoản 821- Chi về tham gia thị trờng tiền tệ: Gồm các khoản chiphí về mua bán các giấy tờ có giá

4) Tài khoản 83- Chi nộp thuế và các khoản phí, lệ phí

* Tài khoản 831- Chi nộp thuế: Gồm các khoản chi nộp thuế theo quy

định của Nhà nớc nh thuế nhà đất, thuế trớc bạ

* Tài khoản 832- Chi nộp các khoản phí, lệ phí: Gồm các khoản phí, lệphí nh lệ phí giao thông các phơng tiện vận tải

5) Tài khoản 84- Chi phí cho nhân viên

* Tài khoản 841- Lơng và phụ cấp: Gồm các khoản chi lơng và phụ cấplơng cho cán bộ và công nhân viên theo chế độ quy định

* Tài khoản 842- Chi trang phục giao dịch và bảo hộ lao động

* Tài khoản 843- Các khoản chi để đóng góp theo lơng: Gồm các khoảnchi nộp bảo hiểm xã hội, đóng bảo hiểm y tế, bảo hiểm lao động, nộpkinh phí công đoàn và các khoản chi đóng góp khác theo chế độ

* Tài khoản 844- Chi trợ cấp: Gồm các khoản chi trợ cấp khó khăn, trợcấp thôi việc

* Tài khoản 845- Chi công tác xã hội

6) Tài khoản 85- Chi cho hoạt động quản lý và công cụ

* Tài khoản 851- Chi về vật liệu và giấy tờ in: Gồm các khoản chi muasắm các loại vật liệu văn phòng, các tài sản mau h, xăng dầu (trừ xăngdầu dùng cho vận chuyển tiền), giấy tờ in thông thờng

* Tài khoản 852- Công tác phí: Gồm các khoản chi về công tác phí, chocán bộ công nhân viên đợc cử đi công tác

* Tài khoản 853- Chi đào tạo huấn luyện nghiệp vụ: Gồm các khoản chicho công tác đào tạo, huấn luyện nghiệp vụ cho nhân viên

* Tài khoản 854- Chi nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệ, sángkiến, cải tiến: Gồm các khoản chi nghiên cứu, ứng dụng và chuyểngiao các đề tài khoa học và công nghệ Ngân hàng, chi thuê dịch tài liệunớc ngoài

* Tài khoản 855- Chi bu phí và điện thoại: Gồm các khoản chi về bu phí,cớc phí sử dụng máy điện thoại trả cho cơ quan bu điện

* Tài khoản 856- Chi xuất bản tài liệu, tuyên truyền, quảng cáo, tiếp thị,khuyến mãi

* Tài khoản 857- Chi mua tài liệu sách báo: Gồm các khoản chi mua tàiliệu, sách báo phục vụ cho công tác đào tạo nghiên cứu

* Tài khoản 858- Chi về các hoạt động đoàn thể

* Tài khoản 859- Các khoản chi phí quản lý khác: Gồm các khoản chi vềtiền điện, nớc sử dụng ở cơ quan trả cho công ty điện lực,công ty cấp n-ớc

7) Tài khoản 86- Chi về tài sản

* Tài khoản 861- Khấu hao cơ bản tài sản cố định: là số tiền trích khấuhao cơ bản tài sản cố định

* Tài khoản 862- Bảo dỡng và sửa chữa tài sản: Gồm các khoản chi bảodỡng và sửa chữa tài sản, mua phụ tùng thay thế các bộ phận của tàisản bị h hỏng, chi lắp đặt và sửa chữa hệ thống điện nớc cho các côngtrình đang sử dụng

* Tài khoản 863- Xây dựng nhỏ

* Tài khoản 864- Mua sắm công cụ lao động

* Tài khoản 865- Chi bảo hiểm tài sản: Gồm các khoản chi nộp cho công

ty bảo hiểm về tài sản

* Tài khoản 866- Chi thuê tài sản

8) Tài khoản 87- Chi phí dự phòng, bảo toàn và bảo hiểm tiền gửi củakhách hàng

* Tài khoản 872- Chi dự phòng: Gồm các khoản chi dự phòng giảm giáchứng khoán, dự phòng nợ phải thu khó đòi, dự phòng giảm giá vàng,ngoại tệ

* Tài khoản 873- Chi nộp phí bảo hiểm, bảo toàn tiền gửi của kháchhàng: Gồm các khoản chi phí cho công ty bảo hiểm tiền gửi của kháchhàng

9) Tài khoản 89- Khoản chi phí bất thờng: Dùng để phản ánh lỗ năm trớc

và các khoản chi phí bất thờng khác

Trong các tài khoản cấp I, có các tài khoản cấp II và cấp III đợc phânchia theo nội dung chi phí

Bên nợ ghi:- Các khoản chi về hoạt động kinh doanh trong năm

Bên có ghi:- Số tiền thu giảm chi các khoản chi trong năm

-Chuyển số d nợ cuối năm vào tài khoản lợi nhuậnnăm nay khi quyết toán

Số d Nợ: -Phản ánh các khoản chi về hoạt động kinh doanhtrong năm

TT Chỉ tiêu Bình quân tích số Tỷ lệ đợc sử dụngNguồn vốn

1 Tiền gửi không kỳ hạn 4331, 4351 87%

2 Tiền gửi có kỳ hạn dới 12tháng 4312, 4332, 4338,4352, 441998 87%

3 Tiền gửi có kỳ hạn từ 12tháng trở nên 4313, 4333, 4353 100%

4 Vay Ngân hàng Nôngnghiệp 4031, 4032, 4033,403809 100%

5 Tiền gửi, tiền vay cácTCTD 411, 4131, 414 100%

2) Thu lãi tiền gửi

3) Thu lãi hùn vốn, mua cổ phần

4) Thu về kinh doanh vàng, bạc, đá quý

5) Thu về kinh doanh ngoại tệ

6) Thu về mua bán chứng khoán

7) Thu về hoa hồng dịch vụ thanh toán, tín dụng và Ngân hàng (kể cảkinh doanh ngoại tệ) gồm:

Loại hoa hồng dịch vụ tín dụng do địa phơng ký hợp đồng thực hiện

9) Thu khác

* Các khoản chi phí ở đơn vị nhận khoán phần hạch toán nội bảng nhsau:

1) Trả lãi tiền gửi

2) Trả lãi tiền vay, kể cả vay thanh toán bù trừ

3) Trả lãi trái phiếu, kỳ phiếu cổ phiếu

4) Chi về kinh doanh vàng bạc đá quý

5) Chi về kinh doanh ngoại tệ

6) Chi về mua bán chứng khoán

7) Chi hoa hồng

8) Chi khác về nghiệp vụ kinh doanh

9) Chi bảo hiểm xã hội và công tác xã hội

10) Chi khấu hao cơ bản, khấu hao sửa chữa lớn theo chế độ tài chínhhiện hành

11) Chi mua công cụ lao động ( có dự toán đợc Trung tâm điều hànhphê duyệt

12) Chi SCTX và bảo dỡng TSCĐ, an toàn kho quỹ bằng 10% tổngnguyên giá TSCĐ để thực hiện kế hoạch bảo dỡng tài sản do Giám đốctỉnh, thành phố, Sở, Ngân hàng khu vực phê duyệt

13) Chi vật liệu giấy tờ in

14) Chi về nghiệp vụ kho quỹ

15) Chi cớc phí bu điện

16) Chi phí cho thanh tra

17) Các khoản chi khác

18) Nộp thuế theo luật định

19) Trả lãi vay vốn Trung tâm Điều hành: mức lãi suất phải trả trongtừng thời kỳ sẽ do Tổng Giám đốc thông báo

* Xác định quỹ thu nhập, quỹ tiền lơng và phân phối thu nhập tại đơn vịnhận khoán:

Quỹ thunhập tại

đơn vị nhận

khoán

=

Các khoảnthu (Điều

3 3 trongquy định)

-Các khoảnchi (Điều

4 trongquy định)

+(-)

Các khoảntheo điểm 1,2(Điều 7 trongquy định)

* Quyết toán khoán; niên độ kế toán theo năm dơng lịch Hàng tháng,quý, các đơn vị nhận khoán phải lập biểu (có mẫu kèm theo) xác định

số thực thu, thực chi khớp với số liệu trong cân đối tài khoản( nộibảng) để xác định mức ứng chi lơng hàng tháng, quý theo quy định

Khái niệm thông tin đợc sử dụng thờng ngày Thông tin mang lạicho con ngời sự hiểu biết, nhận thức tốt hơn, đúng hơn về những đối tợngtrong đời sống xã hội, trong thiên nhiên, giúp họ thực hiện hợp lý côngviệc cần làm để đạt tới mục đích một cách tốt nhất Thông tin đợc thể hiệndới nhiều dạng thức khác nhau nh sóng ánh sáng, sóng âm, sóng điện từ,các dạng ký hiệu viết trên giấy hoặc khắc trên gỗ, trên đá, trên các tấmkim loại Về nguyên tắc, bất kỳ cấu trúc vật chất nào hoặc bất kỳ dòngnăng lợng nào cũng có thể mang thông tin Chúng đợc gọi là những vậtmang tin Dữ liệu là sự biểu diễn của thông tin và đợc thể hiện bằng cáctín hiệu vật lý.

Sự phát triển của văn minh nhân loại đợc đặc trng bởi sự gia tăngnhu cầu khai thác , xử lý và tích lũy thông tin Toàn bộ tri thức nhân loạichính là lợng thông tin đợc tích lũy và hệ thống hóa Dung lợng, cấu trúc

và độ phức tạp của lợng thông tin này phản ánh rõ nét sự tiến hóa của lịch

sử loài ngời

Tính chất dùng để mô tả thông tin là độ cứng và độ phong phú củathông tin Đó là thớc đo khách quan của tính chính xác, mức độ tin cậycủa một mẩu tin và thớc đo cho tính đa dạng của thông tin

Ngày nay, thông tin đã trở thành nền tảng cho sự lớn mạnh của cáccơ quan, làm thay đổi nhanh chóng trong quan hệ kinh tế giữa các khuvực, các quốc gia trên toàn thế giới Các doanh nghiệp tạo ra những sảnphẩm và dịch vụ dựa trên thông tin và dùng thông tin làm tăng thêm giá trịcủa sản phẩm và dịch vụ thông qua các chơng trình quảng cáo

Lao động thông tin ngày càng chiếm một tỷ trọng lớn và xã hội

đang chuyển dần sang xã hội thông tin và thông tin đã khẳng định đợc vaitrò to lớn của nó đối với văn minh nhân loại

1.2 Tổ chức.

1.2.1 Khái niệm:

Tổ chức đợc hiểu theo nghĩa là một hệ thống đợc tạo ra từ các cá thể

để làm dễ dàng việc đạt mục tiêu bằng hợp tác và phân công lao động

Thử thách lớn lao đối với các tổ chức hoạt động trong nền kinh tếthị trờng có sự cạnh tranh gay gắt là làm sao sử dụng đợc một cách có hiệuquả những dữ liệu đợc lu trữ Ông Thomas Watson, nguyên chủ tịch củacông ty IBM đã nói: “Toàn bộ gia trị của công ty nằm trong đội ngũ cán

bộ công nhân viên và những tệp dữ liệu Dù tất cả các nhà cửa, văn phòngcủa công ty bị cháy trụi nhng vẫn giữ đợc con ngời và những tệp dữ liệuthì chẳng bao lâu chúng ta sẽ lại trở nên hùng mạnh nh xa.”

t-Nh vậy, nếu không có thông tin sẽ không có quản lý đích thực Thông tintrong tổ chức đợc diễn đạt bằng công thức:

Lao động quản lý= Lao động thông tin+ Lao động ra quyết định

Lao động ra quyết định chỉ bao hàm phần lao động của nhà quản lý

từ sau khi có thông tin cho tới khi ký ban hành quyết định Đây là lao

động nghệ thuật, ít mang tính quy trình, có nhiều yếu tố chủ quan Thời

gian lao động ra quyết định chỉ chiếm 10% thời gian lao động của nhàquản lý.

Lao động thông tin của nhà quản lý là toàn bộ lao động dành choviệc thu thập, xử lý và phân phát thông tin Lao động này thờng mang tínhkhoa học kỹ thuật, có quy trình và mang nhiều tính khách quan Thời gianlao động thông tin chiếm 90% lao động của nhà quản lý Việc phân chiathời gian lao động khẳng định tầm quan trọng của thông tin trong quản lýmột mặt giúp các nhà quản lý phân biệt cán bộ lao động thông tin và cán

bộ lãnh đạo

1.3 Tính chất của thông tin theo cấp quyết định.

Anthony trình bày tổ chức nh là một thực thể cấu thành từ 3 mức

quản lý có tên là Lập kế hoạch chiến lợc, Kiểm soát quản lý chiến thuật

và điều khiển tác nghiệp Những ngời chịu trách nhiệm ở mức lập kế

hoạch chiến lợc có nhiệm vụ xác định mục đích, mục tiêu và nhiệm vụ tổchức Trách nhiệm chiến thuật là thuộc mức kiểm soát quản lý có nghĩa lànơi dùng các phơng tiện cụ thể để thực hiện các mục tiêu chiến lợc,thiếtlập các chiến thuật Cuối cùng, ở mức điều khiển tác nghiệp ngời ta quản

lý sao cho có hiệu quả và hiệu lực những phơng tiện và nguồn lực để tiếnhành tốt các hoạt động của tổ chức nhng phải tuân thủ các ràng buộc về tàichính, thời gian và kỹ thuật Ngoài ra còn có bộ phận ở mức thứ t đợc cấuthành từ tất cả những hoạt động chế biến thông tin mà nhờ đó tổ chức thựchiện những nhiệm vụ của mình

Cán bộ quản lý trong các cấp quản lý khác nhau cần thông tin choquản lý khác nhau Điều này đợc thể hiện ở định nghĩa thông tin quản lý:

“Thông tin quản lý là thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý

cần hoặc có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý của mình.”

Tơng ứng với các mức quản lý, ngời ta chia quyết định của một tổchức thành 3 loại:

Quyết định chiến lợc: là những quyết định xác lập mục tiêu và

những quyết định xây dựng nguồn lực cho tổ chức

Quyết định chiến thuật: là những quyết định cụ thể hóa mục tiêu

thành nhiệm vụ, những quyết định kiểm soát và khai thác tối u nguồn lực

Quyết định tác nghiệp: là những quyết định nhằm thực thi nhiệm

vụ

Với mỗi cấp quyết định thì thông tin phục vụ cần có những tínhchất riêng theo bảng sau:

Đặc trng

Tần suất Đều đặn, lặplại Phần lớn là thờng kỳ,đều đặn Sau một kỳ dài, trong tr-ờng hợp đặc biệtTính độc lập

của kết quả Dự kiến trớcđợc Dự đoán sơ bộ, cóthông tin bất ngờ Chủ yếu không dự kiến tr-ớc đợcThời điểm Quá khứ vàhiện tại Hiện tại và tơng lai Dự đoán cho tơng lai làchínhMức chi tiết Rất chi tiết Tổng hợp, thống kê Tổng hợp khái quátNguồn Trong tổ chức Trong và ngoài tổ chức Ngoài tổ chức là chủ yếuTính cấu

trúc Cấu trúc cao Chủ yếu là có cấu trúc,một số phi cấu trúc Phi cấu trúc cao

Cán bộ quản lý trung

gian

Cán bộ quản lý cao cấp

2 Hệ thống thông tin

2.1 Định nghĩa và các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin là một tập hợp các đối tợng và thiết bị thực hiện hoạt động thu thập, lu trữ và phân phối thông tin trong một tập hợp ràng buộc đợc gọi là môi trờng.

Hệ thống thông tin đợc thể hiện bởi những con ngời, các thủ tục, dữliệu và thiết bị tin học hoặc không tin học Đầu vào của hệ thống thông tin

đợc lấy từ các nguồn và đợc xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với dữliệu đã đợc lu trữ từ trớc Kết quả xử lý đợc chuyển đến các đích hoặc cậpnhật vào kho dữ liệu

2.2 Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức

2.2.1 Phân theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra

Gồm 5 loại:

* Hệ thống thông tin xử lý giao dịch: Xử lý các dữ liệu đến từ các giao

dịch mà tổ chức thực hiện với khách hàng, với nhà cung cấp, với ngờicho vay hoặc với nhân viên của nó Hệ thống này tập hợp tất cả các dữliệu cho phép theo dõi các hoạt động của tổ chức

* Hệ thống thông tin quản lý: nhằm trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ

chức nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kếhoạch chiến lợc Chúng dựa vào các cơ sở dữ liệu đợc tạo ra bởi các hệ

xử lý giao dịch cũng nh từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức, chúng tạo

ra các báo cáo cho nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu

* Hệ thống trợ giúp ra quyết định là những hệ thống đợc thiết kế với mục

đích rõ ràng là trợ giúp ra quyết định theo một quy trình ba giai đoạn:xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phơng án giải pháp và lựachọn một phơng án Đây là hệ thống đối thoại có khả năng tiếp cậnmột hoặc nhiều cơ sở dữ liệu và sử dụng một hoặc nhiều mô hình đểbiểu diễn và đánh giá tình hình

* Hệ thống chuyên gia: hay hệ cơ sở trí tuệ có nguồn gốc từ nghiên cứu

trí tuệ nhân tạo nhằm mở rộng những hệ thống đối thoại trợ giúp raquyết định có tính chất chuyên gia

* Hệ thống thông tin tăng cờng khả năng cạnh tranh: đợc sử dụng nh

một hệ trợ giúp chiến lợc, thiết kế cho ngời sử dụng là những ngờingoài tổ chức để thực hiện các ý đồ chiến lợc

2.2.2 Phân loại theo bộ phận nghiệp vụ mà hệ thống thông tin phục vụ

Các thông tin trong một tổ chức chia theo cấp quản lý và trong cấpquản lý chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ.

Tài chính

chiến lợc Markettingchiến lợc Nhân lựcchiến lợc

Sản xuất vàchế tạo chiếnlợc

HTTTvănphòng

Tài chính

chiến thuật Markettingchiên thuật chiến thuậtNhân lực chế tạo chiếnSản xuất và

thuậtTài chính tác

nghiệp Markettingtác nghiệp Nhân lực tácnghiệp Sản xuất vàchế tạo tác

nghiệp

2.3 Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin

Cùng một hệ thống thông tin có thể đợc mô tả khác nhau tùy theoquan điểm ngời mô tả Có ba mô hình đợc đề cập tới để mô tả hệ thốngthông tin là:

* Mô hình logic: mô tả hệ thống làm gì và trả lời câu hỏi cái gì và để làm

gì ? Nó không quan tâm tới phơng tiện đợc sử dụng cũng nh địa điểmhoặc thời điểm mà dữ liệu đợc xử lý

* Mô hình vật lý ngoài: chú ý tới khía cạnh nhìn thấy đợc của hệ thống

nh vật mang dữ liệu, vật mang kết quả cũng nh hình thức của đầu vào

và đầu ra, phơng tiện để thao tác với hệ thống, chú ý đến thời gian và

địa điểm Nó trả lời câu hỏi Cái gì? ở đâu? Khi nào?

* Mô hình vật lý trong liên quan đến khía cạnh vật lý của hệ thống và là

cái nhìn của các kỹ thuật viên

2.4 Tầm quan trọng của hệ thống thông tin hoạt động tốt

Làm thế nào để một hệ thống thông tin hoạt động tốt có hiệu quảcao là một trong những công việc của bất kỳ nhà quản lý hiện đại nào

Hoạt động tốt hay xấu của một hệ thống thông tin đợc đánh giáthông qua chất lợng của thông tin mà nó cung cấp qua các tiêu chuẩn:

* Độ tin cậy: thể hiện các mặt về độ chính xác và xác thực.

* Tính đầy đủ: thể hiện sự bao quát vấn đề đáp ứng yêu cầu nhà quản lý

* Tính thích hợp và dễ hiểu: thông tin phải thích ứng cho ngời nhận, lời

3.1.1 Giá trị của một thông tin quản lý

Giá trị của một thông tin bằng lợi ích thu đợc của việc thay đổi

ph-ơng án quyết định do thông tin đó tạo ra

Có thể hiểu là khi có thêm thông tin thì các quyết định dựa vàothông tin đó để lựa chọn đợc phơng án tốt hơn do đó sẽ có một lợi ích sinh

ra từ việc thay đổi phơng án quyết định

3.1.2 Tính giá trị của hệ thống thông tin

Giá trị của một hệ thống thông tin là sự thể hiện bằng tiền tập hợp

những rủi ro mà tổ chức tránh đợc và những cơ hội mà tổ chức có đợc nhờ

hệ thống thông tin

Nếu gọi A1,A1, ,An là thiệt hại của các rủi ro

P1,P2, ,Pn là xác suất xảy ra các rủi ro

R1,R2, ,Rn là tỉ lệ giảm bớt rủi ro nhờ có hệ thống thôngtin thì lợi tránh rủi ro là: PR tổng các tích Ai*Pi*Ri

Tơng tự, Ci, Pi, Ri là lợi ích tận dụng đợc cơ hội i, lợi ích tận dụng

đợc cơ hội là: CR tổng các tích Ci*Pi*Ri

3.2 Chi phí cho hệ thống thông tin

Chi phí phí cố định gồm chi phí phân tích và thiết kế, chi phí xây

dựng, chi phí máy móc tin học, chi phí cài đặt, chi trang bị phục vụvà chiphí cố định khác

Chi phí biến động là những khoản chi phí để khai thác hệ thống baogồm cả những khoản chi thờng xuyên và những khoản đột xuất trong thời

kỳ khai thác Đó là chi phí thù lao nhân lực, chi phí thông tin đầu vào, vănphòng phẩm, chi phí tiền điện truyền thông, chi phí bảo trì sửa chữa và chiphí biến động khác

3.3 Phơng pháp phát triển một hệ thống thông tin

3.3.1 Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin

Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển hệ thống thông tin

là cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốtnhất Phát triển hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đangtồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó

Phân tích hệ thống thông tin từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốnchúng để đa ra đợc chuẩn đoán về tình hình thực tế Thiết kế là nhằm xác

định các bộ phận của một hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạnghiện tại và xây dựng các mô hình logíc và mô hình vật lý ngoài của hệthống đó Việc thực hiện hệ thống thông tin liên quan tới xây dựng môhình vật lý trong của hệ thống mới và chuyển mô hình đó sang ngôn ngữtin học Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó với hoạt động của tổ chức

Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một hệ thống thông tin

1) Những vấn đề về quản lý

2) Những yêu cầu mới của nhà quản lý

3) Sự thay đổi của công nghệ

4) Thay đổi sách lợc chính trị

3.3.2 Phơng pháp phát triển hệ thống thông tin

Mục đích là có đợc một sản phẩm đáp ứng đợc nhu cầu của ngời sửdụng mà nó đợc hòa hợp vào trong hoạt động của tổ chức, chính xác về kỹthuật, tuân thủ về mặt tài chính và thời gian định trớc Một phơng pháp đ-

ợc định nghĩa nh một tập hợp các bớc và các công cụ cho phép tiến hànhmột quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ và dễ quản lý hơn dựa vào banguyên tắc:

* Sử dụng các mô hình.

* Chuyển từ cái chung sang cái riêng

* Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logíc khi phát triển và từmô hình logíc sang mô hình vật lý khi thiết kế

3.4 Các giai đoạn phát triển hệ thống

Phát triển hệ thống là một quá trình lặp, tùy theo kết quả của từnggiai đoạn có thể phải quay về giai đoạn trớc để tìm cách khắc phục sai sót.Một số nhiệm vụ đợc thực hiện trong suốt quá trình đó là việc lập kếhoạch cho giai đoạn tới, kiểm soát những nhiệm vụ đã hoàn thành, đánhgiá dự án và lập tài liệu về hệ thống và về dự án

Số lợng các thành viên tham gia vào dự án phát triển hệ thống thay

đổi tùy theo quy mô và độ phức tạp của dự án Cấu hình tơng đối phổ biếncủa nguồn nhân lực phát triển hệ thống là những ngời ra quyết định,những nhà quản lý, phát triển viên và thiết kế viên, ngời sử dụng cuối, ng-

ời sử dụng thao tác viên, những ngời sử dụng gián tiếp, các lập trình viên

và các hớng dẫn viên

4 Phân tích thiết kế và cài đặt một hệ thống thông tin

Các giai đoạn của quá trình phát triển thiết kế và cài đặt một hệ thốngthông tin :

* Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu

* Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết

* Giai đoạn 3: Thiết kế lôgíc

* Giai đoạn 4: Đề xuất các phơng án của giải pháp

* Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài

* Giai đoạn 6: Thực hiện kỹ thuật

* Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác

4.1 Đánh giá yêu cầu phát triển hệ thống thông tin.

Đây là giai đoạn đầu của quá trình phát triển hệ thống nên rất quantrọng cho việc thành công của một dự án ở giai đoạn cần phải nêu vấn đề,

ớc đoán độ lớn của dự án và những thay đổi có thể, tính khả thi của dự án.Giai đoạn này thờng giao cho các phân tích viên giàu kinh nghiệm

Các công đoạn của giai đoạn đánh giá yêu cầu:

4.2.1 Mục tiêu của giai đoạn phân tích chi tiết:

Mục tiêu của giai đoạn này là đa ra đợc chuẩn đoán về hệ thống

đang tồn tại, nghĩa là xác định đợc những vấn đề chính cũng nh cácnguyên nhân chính, xác định mục tiêu cần đạt của hệ thống mới và đềxuất một số yếu tố giải pháp cho phép đạt đợc mục tiêu trên

4.2.2 Các phơng pháp thu thập thông tin.

* Phỏng vấn: Cho phép thu đợc những xử lý theo cách khác với mô tả

trong tài liệu, thu đợc những nội dung cơ bản mà khó có thể nắm bắt

đ-ợc khi tài liệu quá nhiều

* Nghiên cứu tài liệu:Cho phép nghiên cứu kỹ và tỷ mỉ về nhiều khía

cạnh của tổ chức, phản ánh trên giấy tờ quá khứ, hiện tại và tơng laicủa tổ chức

* Sử dụng phiếu điều tra: Lấy đợc thông tin từ số lợng lớn các đối tợng

và trên phạm vi địa lý rộng thì dùng tái phiếu điều tra

* Quan sát: Khi quan sát viên muốn nhìn thấy những gì không thể hiệntrên tài liệu hoặc qua phỏng vấn

4.2.3 Mã hóa dữ liệu

Định nghĩa: Mã hóa dữ liệu đợc xem nh là biểu diễn theo quy ớc,

thông thờng là gắn gọn về mặt thuộc tính của một thực thể hoặc tập hợp thực thể

Việc mã hóa dữ liệu mang lại những lợi ích sau:

* Nhận diện không nhầm lẫn đối tợng

* Mô tả nhanh chóng các đối tợng

* Nhận diện nhóm đối tợng nhanh hơn

Các phơng pháp mã hóa cơ bản là:

* Phơng pháp mã hóa phân cấp: Nguyên tắc tạo bộ mã này rất đơn giản.

Ngời ta phân chia cấp đối tợng từ trên xuống dới và mã số đợc xâydựng từ trái qua phải các chữ số đợc kéo dài về phía bên phải để thểhiện sự chi tiết phân cấp sâu hơn

* Phơng pháp mã liên tiếp: Đợc tạo ra bởi quy tắc tạo dãy nhất định

* Phơng pháp mã tổng hợp: Là sự kết hợp của mã hóa phân cấp và mã

hóa liên tiếp

* Phơng pháp mã hóa theo Xeri: Sử dụng một tập hợp theo dãy gọi là

Xeri để mã hóa

* Phơng pháp mã hóa gợi nhớ: phơng pháp này căn cứ vào đặc tính của

đối tợng để xây dựng

* Phơng pháp mã hóa ghép nối: Phơng pháp này chia mã ra thành nhiều

trờng, mỗi trờng tơng ứng với một đặc tính

Khi mã hóa dữ liệu phải đảm bảo các yêu cầu nh bảo đảm tỷ lệ kénchọn và tỉ lệ sâu sắc, có tính uyển chuyển và lâu bền, tiện lợi khi sử dụng.Mã hóa và sử dụng mã xảy ra trong suốt quá trình phân tích, thiết kế, cài

đặt và khai thác hệ thống thông tin

Các thức tiến hành mã hóa:

* Xác định tập hợp các đối tợng cần mã hóa

* Xác định các xử lý cần thực hiện

* Lựa chọn giải pháp mã hóa

* Triển khai mã hóa

4.2.4 Công cụ mô hình hóa

4.2.4.1 Sơ đồ luồng thông tin (IFD):

Đợc dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động Tức làmô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, lu trữ trong thế giới vật lý bằngcác sơ đồ

Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin:

t-4.2.4.2 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)

Sơ đồ luồng dữ liệu để mô tả chính hệ thống thông tin nh sơ đồluồng thông tin nhng trên góc độ trừu tợng Trên sơ đồ chỉ bao gồm cácluồng dữ liệu, các xử lý, các lu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhng không hềquan tâm tới nơi, thời điểm và đối tợng chịu trách nhiệm xử lý Sơ đồluồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì

Xử lý

Thủ công Giao tác ngời ,máy Tin học hóa hoàn toàn

Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu:

Nguồn hoặc đích Luồng dữ liệu Xử lý Kho dữ liệu

Tên dữ liệu đợc l

Các mức của DFD:

* Sơ đồ khung cảnh thể hiện rất khái quát nội dung chính của hệ thống

thông tin Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà mô tả sao cho chỉ cầnmột lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống Sơ đồ khung cảnh

có thể bỏ qua các kho dữ liệu

* Sơ đồ phân rã: Để mô tả chi tiết hơn, ngời ta dùng kỹ thuật phân rã từ

sơ đồ khung cảnh và gọi đây là sơ đồ mức 1

Phích logic hoàn chỉnh tài liệu cho hệ thống Có 5 loại phích logic mô tảluồng dữ liệu, xử lý, kho dữ liệu, các tệp dữ liệu và các phân tử thông tin

Một số quy ớc và quy tắc liên quan tới DFD:

* Mỗi luồng dữ liệu phải có một tên trừ luồng giữa xử lý và kho dữ liệu

* Mỗi dữ liệu chứa trên 2 vật mang khác nhau nhng luôn đi cùng nhauthì có thể tạo ra chỉ một luồng duy nhất

* Luồng vào của một DFD mức cao phải là luồng vào của một DFD conmức thấp nào đó Luồng ra của một DFD con phải là ra của nhữngDFD mức lớn hơn

* Có gắng tối đa chỉ có 7 xử lý trên một trang DFD

* Tất cả các xử lý trên một DFD phải thuộc cùng một phân rã

* Xử lý không phân rã thêm gọi là xử lý nguyên thủy Mỗi xử lý nguyênthủy phải có một phích xử lý trong từ điển hệ thống

4.2.5 Các công đoạn của giai đoạn phân tích chi tiết:

Có 7 công đoạn:

1) Lập kế hoạch: Bao gồm việc thành lập đội ngũ, la chọn phơng pháp vàcông cụ, xác định thời hạn

Tên ngời hay tổ phát tin hoặc nhận tin

Tê

n

xử lý

2) Nghiên cứu môi trờng của hệ thống thực tại: Gồm việc nghiên cứu môitrờng ngoài, môi trờng tổ chức, môi trờng vật lý, môi trờng kỹ thuật.3) Nghiên cứu hệ thống thực tại:

* Thu thập thông tin về hệ thống đang tồn tại: Là việc nghiên cứu hệthống nh hoạt động chung của hệ thống, dữ liệu vào, thông tin ra, xử

lý, cơ sở dữ liệu và nghiên cứu các vấn đề của hệ thống

* Xây dựng mô hình vật lý ngoài

* Xây dựng mô hình logíc

4) Chuẩn đoán và xác định các yếu tố của giải pháp

* Đa ra chuẩn đoán: là hoạt động phức tạp đòi hỏi một cách tiếp cận chặtchẽ

* Xác định mục tiêu của hệ thống mới: Phải đo đợc và phải có giá trịbằng số cần đạt đợc

* Xác định các yếu tố của giải pháp

5) Đánh giá lại tính khả thi

6) Sửa đổi đề xuất của dự án

7) Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết

4.3 Thiết kế logíc.

4.3.1 Mục đích của giai đoạn thiết kế logíc.

Sản phẩm đa ra của giai đoạn thiết kế logíc là mô hình hệ thống mớibằng các sơ đồ luồng dữ liệu, các sơ đồ cấu trúc dữ liệu, các sơ đồ phântích tra cứu và các phích logíc của từ điển hệ thống Mô hình này phải đợcnhững ngời sử dụng xem xét

Các khái niệm cơ bản khi thiết kế logíc:

* Thuộc tính: là các phần tử thông tin trên mỗi thông tin đầu ra

* Thực thể: là phơng pháp đợc sử dụng để biểu diễn những đối tợng cụthể hoặc trừu tợng trong thế giới thực mà ta muốn lu trữ thông tin vềchúng

* Liên kết (hay quan hệ): đợc dùng để trình bày, thể hiện những mối liên

hệ tồn tại giữa các thực thể

* Cơ sở dữ liệu là một tập hợp dữ liệu đợc tổ chức đặc biệt và đợc lu trữtrên các thiết bị nhớ của máy tính nhằm cung cấp thông tin cho nhữngngời sử dụng khác nhau

* Kho dữ liệu là nơi cất giữ dữ liệu có tổ chức sao cho có thể tìm kiếmnhanh chóng những dữ liệu cần thiết

* Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là phần mềm máy tính cho phép ngời sử dụng

có thể truy cập tới những dữ liệu cơ sở

4.3.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu và tính nhu cầu bộ nhớ

Thiết kế cơ sở dữ liệu là xác định yêu cầu thông tin của ngời sửdụng hệ thống thông tin mới Có bốn cách thức cơ bản để xác định yêucầu thông tin là:

* Hỏi ngời sử dụng cần thông tin gì ?

* Phơng pháp đi từ hệ thống thông tin đang tồn tại

* Tổng hợp từ đặc trng của nhiệm vụ mà hệ thống thông tin trợ giúp

* Phơng pháp thực nghiệm

4.3.2.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu logíc đi từ các thông tin đầu ra.

(a) Xác định các đầu ra