4 Các loại sổ kế toán được sử dụng
1.3 Đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của công ty
1.3.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Công ty Cổ Phần Bánh Kẹo Hải Hà là một đơn vị hạch toán độc lập , có tư cách pháp nhân và được phép mở tài khoản tại kho bạc nhà nước và tại các Ngân Hàng theo quy định của pháp luật.
Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty được thực hiện theo mô hình đa bộ phận với có cấu tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng (Sơ đồ ), nghĩa là: các công việc hàng ngày của các xí nghiệp trực thuộc thựôc thựôc trách nhiệm quản lý của các cán bộ quản lý xí nghiệp (bộ phận), nhưng các kế hoạch có chính sách dài hạn phải tuân thủ theo kế hoạch và hướng dẫn thực hiện của công ty, có sự phối hợp giữa các xí nghiệp nhằm thực hiện mục tiêu chung của toàn công ty.
Hội đồng quản trị: 5 người: 3 người đại diện cho vốn nhà nước, 2 người đại diện cho vốn cổ đông.
Ban giám đốc: 3 người
Sơ đồ: Bộ máy tổ chức của công ty Đại hội cổ đông
Hội đồng quản trị Kế toán trưởng
Tổng giám đốc Các phó TGĐ
Các trưởng phòng, ban, đội, tram Ban kiểm soát
Hội đồng quản trị Phó tổng giám đốc kĩ thuật Phó tổng giám đốc tài chính Tổng giám đốc Phòng kĩ thuật Phòng KCS Văn phòng công ty XN bột dinh dưỡng Nam Định
XN phụ trợ Chi nhánh Đà nẵng Chi nhánhTPHCM XN kẹo chew XN kẹo XN bánh XN thực phẩm Việt Trì Phòng kế hoạch thị trường Phòng vật tư Phòng tài vụ
1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy quản lý.
Đứng đầu công ty là Tổng Gám Đốc với nhiệm vụ điều hành và chịu trách nhiệm chung về mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh. TGĐ là người toàn quyền quyết định mọi mặt hoạt động của công ty và chịu trách nhiệm
trước nhà nước, tập thể người lao động về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. Hỗ trợ TGĐ là 2 phó TGĐ , phó TGĐ kĩ thuật là người chịu trách nhiệm quản lý trực tiếp chỉ đạo phòng kỹ thuật, phó TGĐ tài chính có trách nhiệm quản lý và chỉ đạo phòng kế toán tài chính.
Người trực tiếp quản lý công nhân sản xuất là các Giám đốc xí nghiệp và các quản đốc các phân xưởng, tổ trưởng tổ sản xuất. Bộ phận gián tiếp quản lý sản xuất làm việc tại các phòng ban.
Các phòng ban chức năng có nhiệm vụ giúp ban lãnh đạo công ty quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh và chịu sự quản lý trực tiếp của ban Giám đốc công ty.
-Phòng vật tư: Đảm bảo các yếu tố đầu vào phục vụ cho việc sản xuất sản phẩm của công ty.
-Phòng kế toán tài chính: có chức năng kiểm soát các hoạt động tài chính của công ty, đảm bảo vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, đánh gía kết quả kinh doanh trong thời kì và thực hiện phân phối lợi nhuận, đồng thời cung cấp thông tin cho Tổng Giám Đốc nhằm phục vụ tốt cho công tác quản lý và điều hành sản xuất kinh doanh.
-Phòng KSC: có trách nhiệm kiểm tra chất lượng đầu váo và chất lượng sản phẩm đầu ra cho quá trình tiêu thụ.
-Phòng kế hoạch thị trường: có chức năng lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, chỉ đạo kế hoạch cung ứng vật tư và sản xuất, ký hợp đồng và theo dõi
việc thực hiện hợp đồng. Tổ chức hoạt động marketing, thăm dò thị trường, xây dựng các chiến lược tiếp thị quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng.
-Phòng kĩ thuật: Nghiên cứu công nghệ sản xuất bánh kẹo nhằm phù hợp thị hiếu người tiêu dùng.
- Văn phòng: làm nhiệm vụ tham mưu cho lãnh đạo , định ra đường lối sắp xếp, phân phối lao động một cách hợp lý, xây dựng chế độ lương, thưởng, BHXH,…
Các phòng ban chức năng trên có mối quan hệ chặt chẽ với nhau.
* Hệ thống xí nghiệp thành viên: Công ty có 6 xí nghiệp thành viên: -Xí nghiệp kẹo Chew: Tiến hành sản xuất các loại kẹo như kẹo Chew dâu, Chew cam, Chew chuối, Chew nho, Chew sôcôla...
-Xí nghiệp kẹo: Tiến hành sản xuất các loại kẹo như kạo xốp cam, kẹo xốp chanh, kẹo xốp chuối, kẹo xốp xoài, kẹo xốp cốm, kẹo xốp me...; kẹo cứng nhân sôcôla, kẹo cứng nhân dứa, kẹo cứng nhân dâu;...
-Xí nghiệp bánh: Tiến hành sản xuất các loại bánh như bánh Craker, bánh kem xốp, bánh buiscuit...
-Xí nghiệp Việt Trì: Tiến hành sản xuất các loại kẹo như kẹo Jelly, kẹo mềm, kẹo dẻo, kẹo gôm, glucô, giấy tinh bột...
-Xí nghiệp Nam Định: Chuyên sản xuất bánh kem xốp...
- Xí nghiệp phụ trợ: Chuyên thực hiện sửa chữa lớn các máy móc thiết bị của công ty. Xí nghiệp này còn có thêm bộ phận xí nghiệp phụ với nhiệm vụ cắt giấy, làm nhân gói kẹo, cắt bía, in hộp...
Các xí nghiệp đóng tại trụ sở chính của Công ty đều hạch toán phụ thuộc,Tổng giám đốc trực tiếp điều hành hoạt động của các xí nghiệp, đối với xí nghiệp ở Việt Trì và Nam Định hạch toán độc lập tương đối, cụ thể: Công ty bán nguyên vật liệu cho các xí nghiệp và mua lại thành phẩm của các xí nghiệp theo giá ấn định.
Tại các xí nghiệp thành viên đều có các kế toán viên. Hàng quý các kế toán tại các xí nghiệp tiến hành gửi báo cáo lên để công ty tổng hợp. Hệ thống báo cáo nội bộ của công ty bao gồm : báo cáo tình hình sử dụng vật tư.Trên cơ sở báo cáo của các xí nghiệp gửi lên công ty sẽ tiến hành kiểm tra và tổng hợp lại thành báo cáo các chính thức của công ty.
1.4 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của doanh nghiệp.1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán. 1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán.
Toàn bộ công tác kế toán được thực hiện tại phòng tài vụ của công ty. Hiện nay, tại phòng tài vụ của công ty có 8 nhân viên
Bộ máy kế toán được thực hiện theo mô hình tập trung. Toàn bộ công việc kế toán của công ty được tập trung ở phòng kế toán tài vụ của Công Ty, bao gồm tất car các công việc xử lý chứng từ, ghi sổ chi tiết, tổng hợp, lập và phân tích báo cáo cho tới việc hướng dẩn kiểm tra, đôn đốc công tác kế toán ở các xí nghiệp thành viên.
Sơ đồ: Tổ chức bộ máy kế toán của công ty:
Mỗi kế toán phụ trách một mảng riêng, do đó nhiệm vụ của mỗi người gắn kết với từng phần hành riêng:
Kế toán tại các xí nghiệp thành viên Thủ quỹ Kế toán huy động vốn và thanh toán công nợ Kế toán thành phẩm và tiêu thụ thàn Kế toán TM, TGNH, tạm ứng Kế toán vật tư Kế toán giá thành và tiền lương Kế toán TSCĐ- XDCB KẾ TOÁN TRƯỞNG
+ Kế toán trưởng: Là người chịu trách nhiệm chỉ đạo trực tiếp mỗi công việc của phòng kế toán trong công ty. Kế toán trưởng là người có trách nhiệm bao quát toàn bộ tình hình tài chính của công ty, thông báo cụ thể cho ban lãnh đạo khi cần thiết.
+ Kế toán giá thành và tiền lương: Hạch toán chi tiết và tổng hợp chi phí phát sinh trong kì, tính giá thành của sản phẩm sản xuất trong kì. Mở các sổ chi tiết, tổng hợp để theo dõi chi phí phát sinh cho các đối tượng.
Từ danh sách các bộ của từng phòng ban, xí nghiệp mà phòng lao động tiền lương, lập các bảng chấm công và bảng quyết toán lương của các xí nghiệp gửi lên, kế toán tiền lương xây dựng Bảng thanh toán tiền lương, BHXH, BHYT,... cho toàn công ty.
+ Kế toán vật tư : Theo dõi chi tiết, tổng hợp tình hình nhập, xuất, tồn từng loại vật tư, định kì phải đối chiếu về mặt hiện vật với thủ kho, theo dõi chi tiết tình hình công nợ đối với đối tượng cung cấp.
+ Kế toán tiền mặt,TGNH và tạm ứng: Là người chịu trách nhiệm tổ chức hạch toán chi tiết và tổng hợp thành phảm của công ty hoàn thành nhập kho, tiêu thụ và tồn kho, xác định doanh thu, kết quả tiêu thụ, theo dõi tình hình bán hàng, công nợ của khách hàng, tính ra số thuế phải nộp trong kì, hướng dẫn và kiểm tra việc hạch toán nghiệp vụ ở kho thành phẩm, thường xuyên đối chiếu, kiểm tra số liệu trên sổ kế toán với số liệu trên sổ kho. Từ đó
có thông tin cung cấp cho nhà quản trị đánh giá kết quả sản xuất và tiêu thụ thành phẩm trong kì của công ty.
+ Thủ quỹ: Có nhiệm vụ quản lý việc xuất tồn quỹ tiền mặt của công ty căn cứ vào các phiếu thu, phiếu chi tiền mặt hàng ngày, tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ quỹ với số liệu trên sổ kế toán tiền mặt để ghi sổ.
+ Kế toán tài sản cố định và xây dựng cơ bản: Theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng giảm của TSCĐ, phản ánh các chi phí và quyết toán công trình đầu tư và xây dựng cơ bản.
+ Kế toán thành phẩm và tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh: Làm nhiệm vụ hạch toán quá trình tiêu thụ thành phẩm nhằm để xác định kết quả kinh doanh.
+ Kế toán huy động vốn và thanh toán với người bán: Là bộ phận kế toán làm nhiệm vụ huy động các nguồn vốn và chịu trách nhiệm thanh toán với người bán.
Ngoài ra, ở các xí nghiệp thành viên đều có các nhân viên kế toán, thực chất họ là những nhân viên thống kê có nhiệm vụ theo dõi tình hình sản xuất, tình hình lao động vật tư một cách giản đơn dưới sự điều hành của Giám đốc xí nghiệp và sự chỉ đạo chuyên môn của kế toán trưởng của công ty. Kế toán xí nghiệp thành viên có trách nhiệm cung cấp đầy đủ số liệu kinh tế theo định kì và đột xuất cho công ty. Định kì có sự đối chiếu quan hệ hàng ngang với nhau và đối chiếu với từng xí nghiệp theo sự chỉ đạo của kế toán trưởng.
Còn ở 2 chi nhánh TPHCM và Đà Nẵng có tổ chức kế toán riêng, bộ máy kế toán tổ chức đầy đủ, có kế toán các phần hành, cuối quý, cuối năm lập báo cáo tài chính gửi về phòng kế toán trung tâm( ở Hà Nội) để tổng hợp. Cả 4 báo cáo tài chính theo qyu định hai chi nhánh đều lập và gửi về công ty : Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính.
1.4.2 Hình thức kế toán
Hình thức kế toán mà công ty áp dụng là hình thức Nhật Ký Chứng Từ. Đặc điểm chủ yếu của hình thức này là các hoạt động kinh tế- tài chính được phản ánh ở chứng từ gốc đều được phân loại để ghi vào NKCT, cuối tháng tổng hợp số liệu từ NKCT để ghi vào sổ Cái tài khoản. Việc áp dụng hình thức này của công ty là hoàn toàn hợp lý vì công ty là đơn vị sản xuất kinh doanh có quy mô lớn, khối lượng công tác kế toán nhiều và phức tạp. Bên cạnh đó Công ty có đội ngũ kế toán đông đảo, trình độ cao cho phép chuyên môn hoá trong phân công lao động kế toán.
Công ty Cổ Phần Bánh Kẹo Hải Hà áp dụng hình thức ghi sổ kế toá là hình thức NKCT nên sổ sách kế toán mà công ty sử dụng đều theo hình thức ghi sổ này. Do đó, công ty sử dụng hầu hết các sổ sách của hình thức ghi sổ NKCT, bao gồm: các bảng kê, các NKCT, Sổ Cái theo quy định chung, ngoài ra còn có cac sổ chi tiết trong quá trình hạch toán.
Các quy trình và phương pháp ghi chép các sổ kế toán theo hình thức NKCT tuân theo quy định của Bộ Tài Chính.
Việc mở sổ, ghi chép, quản lý, lưu trữ và bảo quản sổ kế toán tuân theo đúng quy định của Luật kế toán và quyết định số 167/2000 QĐ- BTC ngày 25/10/2000 của Bộ Tài Chính.
1.4.3 Tổ chức công tác kiểm tra kế toán ở công ty
Công tác kiểm tra kế toan ở công ty Cổ Phần Bánh Kẹo Hải Hà do Tổng GĐ và phó TGĐ và kế toán trưởng chịu trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo. Việc kiểm tra kế toán ở công ty được thực hiện thường xuyên trong quá trình thu nhận, xử lý thông tin kế toán và trước khi lập báo cáo tài chính.
Công ty sử dụng phần mềm kế toán nên công việc kiểm tra kế toán diễn ra thuận lợi, nâng cao công tác quản lý, kiểm soát nội bộ doanh nghiệp. Khi muốn kiểm tra kế toán chỉ cần vào máy, kiểm tra phần nào thì có thể kiểm tra được nhanh chóng. Có bộ phận chuyên thực hiện nhiệm vụ kiểm tra kế toán.
Do có sự kiểm tra kế toán thường xuyên nên công tác kế toán được phối hợp chặt chẽ, tránh được nhiều sai sót trong quá trình hạch toán, nâng cao chất lượng thông tin kế toán.
1.4.4 Tổ chức lập và phân tích báo cáo kế toán ở công ty
* Báo cáo tài chính:
Báo cáo tài chính của công ty được lập tuân thủ theo quy định của Bộ Tài Chính, đó là theo quyết định số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000 của Bộ Tài Chínhvề chế độ báo cáo tài chính va sửa đổi bổ sung theo thông tư số 80/2002/TT-BTC ngày 09/10/2002, thông tư số 105/2003/TT-BTC, chuẩn mực số 234/2003/QĐ-BTC ngày 30/12/2003.
Năm tài chính: Từ 01/01 đến 31/12 hàng năm
Các báo cáo tài chính mà công ty lập hiện nay gồm: - Bảng cân đối kế toán( Mẫu số B01-DN)
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ( Mẫu số B03-DN) - Thuyết minh báo cáo tài chính( Mẫu số B09-DN) * Báo cáo kế toán quản trị:
Để phục vụ yêu cầu quản lý kinh tế tài chính ở công ty còn các báo cáo kế toán quản trị như:
- Báo cáo chi phí bán hàng - Báo cáo giá thành sản phẩm - Báo cáo kết quả tiêu thụ
- Báo cáo chi tiết chi phí sản xuất - Báo cáo chi tiết công nợ
...
Công ty cũng đã thực hiện việc phân tích Báo cáo tài chính và Báo cáo kế toán quản trị để đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh của công ty, tìm ra các nguyên nhân, các nhân tố cụ thể( nhân tố khách quan, chủ quan) đã ảnh hưởng đến kết quả đó , tìm biện pháp khắc phục.
Ngoài việc lập báo cáo tài chính như theo quy định của Bộ Tài Chính, công ty còn lập các báo cáo khác, ở các đơn vị thành viên cũng lập một số báo cáo kế toán.
2 Thực tế kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm ở Công ty Cổ Phần Bánh Kẹo Hải Hà Công ty Cổ Phần Bánh Kẹo Hải Hà
2.1 Đối tượng, phương pháp và chứng từ sử dụng trong hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm ở Công ty Cổ Phần toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm ở Công ty Cổ Phần Bánh Kẹo Hải Hà
2.1.1 Phân loại chi phí sản xuất.
Để phục vụ công tác quản lý chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, Công ty bánh kẹo Hải Hà phân loại chi phí sản xuất theo hai tiêu thức:
Theo cách phân loại này căn cứ vào nội dung kinh tế của chi phí phát sinh Công ty chia chi phí thành các yếu tố chi phí sau:
- Chi phí nguyên liệu, vật liệu:
+ Chi phí nguyên vật liệu bao gồm toàn bộ nguyên vật liệu chính như đường, glucô, bột mì, sữa, chất tạo béo..., vật liệu phụ như băng dính trắng,băng dính vàng, hộp in..., phụ tùng thay thế mà Công ty đã sử dụng trong kỳ.
+ Chi phí nhiên liệu đông lực bao gồm toàn bộ chi phí về than, điện... phục vụ quá trình sản xuất.
- Chi phí nhân công bao gồm tiền lương và các khoản trích theo lương