4 Các loại sổ kế toán được sử dụng
1.4 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của doanh nghiệp
1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán.
Toàn bộ công tác kế toán được thực hiện tại phòng tài vụ của công ty. Hiện nay, tại phòng tài vụ của công ty có 8 nhân viên
Bộ máy kế toán được thực hiện theo mô hình tập trung. Toàn bộ công việc kế toán của công ty được tập trung ở phòng kế toán tài vụ của Công Ty, bao gồm tất car các công việc xử lý chứng từ, ghi sổ chi tiết, tổng hợp, lập và phân tích báo cáo cho tới việc hướng dẩn kiểm tra, đôn đốc công tác kế toán ở các xí nghiệp thành viên.
Sơ đồ: Tổ chức bộ máy kế toán của công ty:
Mỗi kế toán phụ trách một mảng riêng, do đó nhiệm vụ của mỗi người gắn kết với từng phần hành riêng:
Kế toán tại các xí nghiệp thành viên Thủ quỹ Kế toán huy động vốn và thanh toán công nợ Kế toán thành phẩm và tiêu thụ thàn Kế toán TM, TGNH, tạm ứng Kế toán vật tư Kế toán giá thành và tiền lương Kế toán TSCĐ- XDCB KẾ TOÁN TRƯỞNG
+ Kế toán trưởng: Là người chịu trách nhiệm chỉ đạo trực tiếp mỗi công việc của phòng kế toán trong công ty. Kế toán trưởng là người có trách nhiệm bao quát toàn bộ tình hình tài chính của công ty, thông báo cụ thể cho ban lãnh đạo khi cần thiết.
+ Kế toán giá thành và tiền lương: Hạch toán chi tiết và tổng hợp chi phí phát sinh trong kì, tính giá thành của sản phẩm sản xuất trong kì. Mở các sổ chi tiết, tổng hợp để theo dõi chi phí phát sinh cho các đối tượng.
Từ danh sách các bộ của từng phòng ban, xí nghiệp mà phòng lao động tiền lương, lập các bảng chấm công và bảng quyết toán lương của các xí nghiệp gửi lên, kế toán tiền lương xây dựng Bảng thanh toán tiền lương, BHXH, BHYT,... cho toàn công ty.
+ Kế toán vật tư : Theo dõi chi tiết, tổng hợp tình hình nhập, xuất, tồn từng loại vật tư, định kì phải đối chiếu về mặt hiện vật với thủ kho, theo dõi chi tiết tình hình công nợ đối với đối tượng cung cấp.
+ Kế toán tiền mặt,TGNH và tạm ứng: Là người chịu trách nhiệm tổ chức hạch toán chi tiết và tổng hợp thành phảm của công ty hoàn thành nhập kho, tiêu thụ và tồn kho, xác định doanh thu, kết quả tiêu thụ, theo dõi tình hình bán hàng, công nợ của khách hàng, tính ra số thuế phải nộp trong kì, hướng dẫn và kiểm tra việc hạch toán nghiệp vụ ở kho thành phẩm, thường xuyên đối chiếu, kiểm tra số liệu trên sổ kế toán với số liệu trên sổ kho. Từ đó
có thông tin cung cấp cho nhà quản trị đánh giá kết quả sản xuất và tiêu thụ thành phẩm trong kì của công ty.
+ Thủ quỹ: Có nhiệm vụ quản lý việc xuất tồn quỹ tiền mặt của công ty căn cứ vào các phiếu thu, phiếu chi tiền mặt hàng ngày, tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ quỹ với số liệu trên sổ kế toán tiền mặt để ghi sổ.
+ Kế toán tài sản cố định và xây dựng cơ bản: Theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng giảm của TSCĐ, phản ánh các chi phí và quyết toán công trình đầu tư và xây dựng cơ bản.
+ Kế toán thành phẩm và tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh: Làm nhiệm vụ hạch toán quá trình tiêu thụ thành phẩm nhằm để xác định kết quả kinh doanh.
+ Kế toán huy động vốn và thanh toán với người bán: Là bộ phận kế toán làm nhiệm vụ huy động các nguồn vốn và chịu trách nhiệm thanh toán với người bán.
Ngoài ra, ở các xí nghiệp thành viên đều có các nhân viên kế toán, thực chất họ là những nhân viên thống kê có nhiệm vụ theo dõi tình hình sản xuất, tình hình lao động vật tư một cách giản đơn dưới sự điều hành của Giám đốc xí nghiệp và sự chỉ đạo chuyên môn của kế toán trưởng của công ty. Kế toán xí nghiệp thành viên có trách nhiệm cung cấp đầy đủ số liệu kinh tế theo định kì và đột xuất cho công ty. Định kì có sự đối chiếu quan hệ hàng ngang với nhau và đối chiếu với từng xí nghiệp theo sự chỉ đạo của kế toán trưởng.
Còn ở 2 chi nhánh TPHCM và Đà Nẵng có tổ chức kế toán riêng, bộ máy kế toán tổ chức đầy đủ, có kế toán các phần hành, cuối quý, cuối năm lập báo cáo tài chính gửi về phòng kế toán trung tâm( ở Hà Nội) để tổng hợp. Cả 4 báo cáo tài chính theo qyu định hai chi nhánh đều lập và gửi về công ty : Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính.
1.4.2 Hình thức kế toán
Hình thức kế toán mà công ty áp dụng là hình thức Nhật Ký Chứng Từ. Đặc điểm chủ yếu của hình thức này là các hoạt động kinh tế- tài chính được phản ánh ở chứng từ gốc đều được phân loại để ghi vào NKCT, cuối tháng tổng hợp số liệu từ NKCT để ghi vào sổ Cái tài khoản. Việc áp dụng hình thức này của công ty là hoàn toàn hợp lý vì công ty là đơn vị sản xuất kinh doanh có quy mô lớn, khối lượng công tác kế toán nhiều và phức tạp. Bên cạnh đó Công ty có đội ngũ kế toán đông đảo, trình độ cao cho phép chuyên môn hoá trong phân công lao động kế toán.
Công ty Cổ Phần Bánh Kẹo Hải Hà áp dụng hình thức ghi sổ kế toá là hình thức NKCT nên sổ sách kế toán mà công ty sử dụng đều theo hình thức ghi sổ này. Do đó, công ty sử dụng hầu hết các sổ sách của hình thức ghi sổ NKCT, bao gồm: các bảng kê, các NKCT, Sổ Cái theo quy định chung, ngoài ra còn có cac sổ chi tiết trong quá trình hạch toán.
Các quy trình và phương pháp ghi chép các sổ kế toán theo hình thức NKCT tuân theo quy định của Bộ Tài Chính.
Việc mở sổ, ghi chép, quản lý, lưu trữ và bảo quản sổ kế toán tuân theo đúng quy định của Luật kế toán và quyết định số 167/2000 QĐ- BTC ngày 25/10/2000 của Bộ Tài Chính.
1.4.3 Tổ chức công tác kiểm tra kế toán ở công ty
Công tác kiểm tra kế toan ở công ty Cổ Phần Bánh Kẹo Hải Hà do Tổng GĐ và phó TGĐ và kế toán trưởng chịu trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo. Việc kiểm tra kế toán ở công ty được thực hiện thường xuyên trong quá trình thu nhận, xử lý thông tin kế toán và trước khi lập báo cáo tài chính.
Công ty sử dụng phần mềm kế toán nên công việc kiểm tra kế toán diễn ra thuận lợi, nâng cao công tác quản lý, kiểm soát nội bộ doanh nghiệp. Khi muốn kiểm tra kế toán chỉ cần vào máy, kiểm tra phần nào thì có thể kiểm tra được nhanh chóng. Có bộ phận chuyên thực hiện nhiệm vụ kiểm tra kế toán.
Do có sự kiểm tra kế toán thường xuyên nên công tác kế toán được phối hợp chặt chẽ, tránh được nhiều sai sót trong quá trình hạch toán, nâng cao chất lượng thông tin kế toán.
1.4.4 Tổ chức lập và phân tích báo cáo kế toán ở công ty
* Báo cáo tài chính:
Báo cáo tài chính của công ty được lập tuân thủ theo quy định của Bộ Tài Chính, đó là theo quyết định số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000 của Bộ Tài Chínhvề chế độ báo cáo tài chính va sửa đổi bổ sung theo thông tư số 80/2002/TT-BTC ngày 09/10/2002, thông tư số 105/2003/TT-BTC, chuẩn mực số 234/2003/QĐ-BTC ngày 30/12/2003.
Năm tài chính: Từ 01/01 đến 31/12 hàng năm
Các báo cáo tài chính mà công ty lập hiện nay gồm: - Bảng cân đối kế toán( Mẫu số B01-DN)
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ( Mẫu số B03-DN) - Thuyết minh báo cáo tài chính( Mẫu số B09-DN) * Báo cáo kế toán quản trị:
Để phục vụ yêu cầu quản lý kinh tế tài chính ở công ty còn các báo cáo kế toán quản trị như:
- Báo cáo chi phí bán hàng - Báo cáo giá thành sản phẩm - Báo cáo kết quả tiêu thụ
- Báo cáo chi tiết chi phí sản xuất - Báo cáo chi tiết công nợ
...
Công ty cũng đã thực hiện việc phân tích Báo cáo tài chính và Báo cáo kế toán quản trị để đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh của công ty, tìm ra các nguyên nhân, các nhân tố cụ thể( nhân tố khách quan, chủ quan) đã ảnh hưởng đến kết quả đó , tìm biện pháp khắc phục.
Ngoài việc lập báo cáo tài chính như theo quy định của Bộ Tài Chính, công ty còn lập các báo cáo khác, ở các đơn vị thành viên cũng lập một số báo cáo kế toán.
2 Thực tế kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm ở Công ty Cổ Phần Bánh Kẹo Hải Hà Công ty Cổ Phần Bánh Kẹo Hải Hà
2.1 Đối tượng, phương pháp và chứng từ sử dụng trong hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm ở Công ty Cổ Phần toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm ở Công ty Cổ Phần Bánh Kẹo Hải Hà
2.1.1 Phân loại chi phí sản xuất.
Để phục vụ công tác quản lý chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, Công ty bánh kẹo Hải Hà phân loại chi phí sản xuất theo hai tiêu thức:
Theo cách phân loại này căn cứ vào nội dung kinh tế của chi phí phát sinh Công ty chia chi phí thành các yếu tố chi phí sau:
- Chi phí nguyên liệu, vật liệu:
+ Chi phí nguyên vật liệu bao gồm toàn bộ nguyên vật liệu chính như đường, glucô, bột mì, sữa, chất tạo béo..., vật liệu phụ như băng dính trắng,băng dính vàng, hộp in..., phụ tùng thay thế mà Công ty đã sử dụng trong kỳ.
+ Chi phí nhiên liệu đông lực bao gồm toàn bộ chi phí về than, điện... phục vụ quá trình sản xuất.
- Chi phí nhân công bao gồm tiền lương và các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT,KPCĐ).
- Chi phí khấu hao tài sản cố định bao gồm toàn bộ số tiền trích khấu hao tài sản cố định sử dụng của Công ty.
- Chi phí dịch vụ mua ngoài bao gồm toàn bộ số tiền mà Công ty đã trả, phải trả cho các nhà cung cấp để phục vụ cho hoạt động sản xuất của Công ty.
- Chi phí khác bằng tiền bao gồm toàn bộ các chi phí khác bằng tiền ngoài các chi phí đã nêu trên. Việc theo dõi các yếu tố chi phí được thực hiện trên phần II của Nhật ký chứng từ số 7 (Biểu số 17). Phần này có tác dụng để lập báo cáo chi phí sản xuất theo yếu tố trong bảng thuyết minh Báo cáo tài chính, đồng thời cung cấp cho bộ phận kế hoạch, phòng kinh doanh và phòng kỹ thuật làm tài liệu tham khảo để lập dự toán chi phí sản xuất cũng như kế hoạch cung cấp vật tư.
* Phân loại theo khoản mục chi phí:
Theo tiêu thức này chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ được chia thành năm khoản mục chi phí sau:
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. - Chi phí nhân công trực tiếp. - Chi phí sản xuất chung.
- Chi phí bán hàng.
- Chi phí quản lý doanh nghiệp.
2.1.2 Đối tượng và phương pháp hoạch toán chi phí sản xuất.
Đối tượng hạch toán chi phí sản xuất ở công ty bánh kẹo Hải Hà được xác định trên cơ sở đặc điểm tổ chức sản xuất và trình độ yêu cầu của công tác quản lý. Tại Công ty bánh kẹo Hải Hà, trên cùng một dây chuyền công nghệ có thể sản xuất ra nhiều sản phảm khác nhau nhưng tại những thời gian nhất định chỉ sản xuất ra một loại sản phẩm tuỳ theo yêu cầu của sản xuất. Quy trình sản xuất các loại bánh kẹo là một quy trình ngắn, liên tục, khép kín, kết thúc một ca máy cũng là khi sản phẩm hoàn thành và không có sản phẩm dở dang. Trước đặc điểm của việc tổ chức sản xuất và quy trình công nghệ như trên và địa điểm phát sinh chi phí là tại các xí nghiệp nên kế toán Công ty xác định đối tượng hạch toán chi phí sản xuất là theo từng sản phẩm.
Phương pháp hạch toán chi phí sản xuất: Do đối tượng hạch toán chi phí sản xuất là sản phẩm nên phương pháp hạch toán chi phí sản xuất cũng là theo từng sản phẩm.
Cụ thể, công ty Cổ phần Bánh Kẹo Hải Hà, đối vơí từng phần hành kế toán cụ thể sử dụng các loại sổ kế toán chi tiết( để hạch toán chi tiết) và sổ kế toán tổng hợp ( để hạch toán tổng hợp) như sau:
*) Tổ chức kế toán nguyên vật liệu( bộ phận kế toán vật tư và thanh toán với người bán).
- Các sổ kế toán chi tiết:
+ sổ chi tiết nhập vật tư: mở cho từng kho, ghi các loại vật tư nhập vào kho đó( căn cứ vào phiếu nhập kho).
+ Sổ chi tiết xuất vật tư cho tất cả các loại vật tư
+ Sổ chi tiết xuất vật tư cho từng xí nghiệp: Ghi chi phí vật tư cho tưng loại sản phẩm( tương ứng với từng xí nghiệp).
+ Bảng tổng hợp nhập xuất- tồn vật tư: Bảng này sẽ cho ra số liệu tổng hợp về tình hình N-X-T kho của từng loại nguyên vật liệu, mỗi loại NVL sẽ được ghi một dòng. Bảng này được lập cho tất cả các kho của công ty. Bảng này là cơ sở để đối chiếu với sổ cái.
+ Báo cáo vật tư: Do xí nghiệp lập, mở cho từng sản phẩm+ Bảng chi phí NVL: Mở cho từng xí nghiẹp, mỗi xí nghiệp mở cho từng sản phẩm( căn cứ vào phiếu xuất kho, báo cáo vật tư).
+ Sổ chi tiết vật tư cho từng loại sản phẩm của từng xí nghiệp.
+ Sổ chi tiết công nợ( của từng đối tượng): Căn cứ vào hoá đơn GTGT + Bảng tổng hợp phát sinh tài khoản 152,153( căn cứ vào sổ chi tiết nhập vật tư, sổ chi tiết xuất vật tư).
- Các sổ kế toán tổng hợp: + Bảng kê số 4,5,6
+ NKCT số 5,7
+ NKCT liên quan: NKCT1,2,8,10
Căn cứ để ghi vào bảng kê là các chứng từ gốc, căn cứ để ghi vào các NKCT là các chứng từ gốc, các bảng kê, các sổ kế toán chi tiết.
+ Sổ cái TK 152,153
Căn cứ để ghi sổ cái TK 152 là các NKCT
Quy trình hạch toán NVL tại công ty:
Sổ cái TK 152,153 NKCT 5,7 NKCT liên quan: 1,2,8,10 BK4,5,6 Bảng tổng hợp pháan sinh TK 152,153 Bảng tổng hợp N-X T
Sct nhập vật tư, sct xuất vật tư, Sct công nợ, bảng kê nợ, bảng chi phí NVL Phiếu xuất kho
Báo cáo vật tư Báo cáo tồn kho VL Thủ kho
Kế toán
*) Tổ chức công tác kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành( bộ phận kế toán giá thành và tiền lương):
- Sổ chi tiết:
+ Sổ chi tiết xuất vật tư cho tất cả các loại vật tư + Sổ chi tiết xuất vật tư theo từng xí nghiệp
+ Bảng chi phí NVL: Cho từng sản phẩm của từng xí nghiệp
+ Sổ chi tiết xuất vật tư cho từng loại sản phẩm của từng xí nghiệp + Bảng phân bổ tiền lương và BHXH( căn cứ ghi là chứng từ gốc: bảng thanh toán lương, thưởng, BHXH)
+ Bảng phan bổ khấu hao + Sổ chi tiết Nợ TK 627
+ Bảng tổng hợp phát sinh TK 152, TK 153 - Sổ tổng hợp:
+ Bảng kê 4: Căn cứ vào bảng chi phí NVL để ghi + BK6: Căn cứ vào phiếu xuất kho để ghi
+ NKCT số 7 :
+ Các NKCT liên quan: NKCT số 10,số 8 + Sổ cái TK 621,TK 622, TK 627, TK 154 + Bảng tính giá thành sản phẩm
Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành: Chứng từ gốc Bảng phân bổ số 1 Sct Nợ TK627 Bảng chi phí NVL Sct xuất vật tư BK6 Sổ tổng hợp Nợ TK621