CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ
NHỮNG KHÁI NIỆM CƠ BẢN
Hệ thống thông tin là sự kết hợp của phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, mạng viễn thông, con người và quy trình nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền tải thông tin trong tổ chức và doanh nghiệp.
Các thành phần của hệ thống thông tin:
- Phần cứng: Là các công cụ kỹ thuật dùng để thu thập, xử lý truyền đạt thông tin
- Phần mềm: Là các chương trình của hệ thống bao gồm các phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng
- Con người: Là những người điều hành và sử dụng HTTT trong công việc hàng ngày và những người xây dựng và bảo trì HTTT
- Dữ liệu: Gồm các cơ sở dữ liệu quản lý, các mô hình thông qua các quyết định quản lý
Mạng là tập hợp các máy tính độc lập được kết nối với nhau qua các đường truyền vật lý, tuân theo các quy ước truyền thông nhất định.
Các thành phần của HTTT được biểu diễn dưới sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.1 Các thành phần của hệ thống thông tin
(Bài giảng môn quản trị hệ thống thông tin, Bộ môn công nghệ thông tin, Đại học Thương mại)
1.1.2 Khái niệm về hệ thống thông tin quản lý
Hệ thống thông tin quản lý là công cụ quan trọng cung cấp thông tin cần thiết cho việc điều hành và quản lý doanh nghiệp Tại trung tâm của hệ thống này là cơ sở dữ liệu, nơi lưu trữ thông tin phản ánh tình trạng hiện tại của doanh nghiệp Hệ thống thu thập thông tin từ môi trường bên ngoài và kết hợp với dữ liệu có sẵn để tạo ra thông tin hữu ích cho nhà quản lý Đồng thời, nó cũng thường xuyên cập nhật cơ sở dữ liệu để đảm bảo thông tin luôn chính xác và phản ánh đúng thực trạng của doanh nghiệp.
Trường Đại học quốc gia)
MỘT SỐ LÝ THUYẾT VỀ HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ
Nhân lực được xem là “Tổng hợp các khả năng về thể lực và trí lực của con người sử dụng trong quá trình loa động sản xuất.”
Các doanh nghiệp sở hữu nhiều nguồn lực quan trọng, bao gồm tài chính, tài sản vật chất, thiết bị và nhân lực, nhằm sản xuất hàng hóa và dịch vụ phục vụ thị trường.
Hầu hết các doanh nghiệp đều thiết lập quy trình cung cấp nguyên vật liệu và thiết bị, nhưng cũng cần chú trọng đến quản trị nhân sự, một nguồn lực quan trọng Quản trị nhân sự bao gồm các quyết định và hoạt động ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa doanh nghiệp và nhân viên, với mục tiêu đảm bảo đủ số lượng lao động có trình độ và kỹ năng phù hợp Mọi nhà quản lý trong doanh nghiệp đều có trách nhiệm trong quản trị nhân sự, nhằm đảm bảo đúng người, đúng việc, đúng thời điểm để đạt được mục tiêu công ty Dù có nguồn tài chính dồi dào hay trang thiết bị hiện đại, doanh nghiệp sẽ không thành công nếu không quản lý hiệu quả nguồn nhân lực của mình.
1.2.2 Các thành phần của hệ thống thông tin
Mỗi hệ thống thông tin có 5 bộ phần chính: con người, phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu và hệ thống mạng
- Con người: Con người là chủ thể điều hành và sử dụng hệ thống thông tin
Trong một hệ thống thông tin, phần cứng và phần mềm là những yếu tố trung tâm, trong khi con người giữ vai trò quyết định Nguồn lực con người trong hệ thống này được phân chia thành hai nhóm chính.
+ Người xây dựng và bảo trì hệ thống: Là nhóm người làm nhiệm vụ phân tích, lập trình, khảo sát, bảo trì
+ Nhóm sử dụng hệ thống: Là các cấp quản lý, người thiết lập các mục tiêu, xác định nhiệm vụ, tạo quyết định
Phần cứng máy tính là tập hợp các thiết bị vật lý thiết yếu, đóng vai trò quan trọng trong quá trình xử lý thông tin Trong hệ thống thông tin, phần cứng được xem là công cụ kỹ thuật cần thiết để thu thập, xử lý và truyền tải thông tin một cách hiệu quả.
Phần mềm máy tính là tập hợp các chỉ lệnh được sắp xếp theo một trật tự nhất định, giúp điều khiển thiết bị phần cứng thực hiện tự động các công việc cụ thể Phần mềm được phát triển thông qua ngôn ngữ lập trình.
Cơ sở dữ liệu (Database) là thành phần thiết yếu trong nguồn lực dữ liệu, bao gồm một hoặc nhiều bảng liên quan được tổ chức và lưu trữ trên thiết bị tin học Nó được quản lý bởi hệ thống chương trình máy tính, nhằm cung cấp thông tin cho nhiều người sử dụng với các mục đích khác nhau.
Hệ thống mạng là tập hợp các máy tính và thiết bị kết nối với nhau qua các đường truyền vật lý, được tổ chức theo một kiến trúc nhất định nhằm mục đích chia sẻ tài nguyên và tiềm năng của mạng.
Hệ thống thông tin bao gồm nhiều thành phần có mối liên hệ chặt chẽ với nhau Các kết nối vật lý giữa các thiết bị được thể hiện qua dây dẫn, trong khi nhiều mối liên kết khác lại không thể nhìn thấy, nhưng chúng đóng vai trò quan trọng trong quá trình hoạt động của hệ thống Ví dụ, việc truy xuất dữ liệu từ cơ sở dữ liệu, truyền tải dữ liệu qua khoảng cách lớn, và lưu trữ dữ liệu trên các thiết bị từ xa đều là những hoạt động thiết yếu trong hệ thống thông tin.
Các doanh nghiệp cần đầu tư hợp lý vào năm nguồn lực, đặc biệt là nguồn lực con người, để đảm bảo hệ thống thông tin trong doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và đáp ứng các yêu cầu trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Quy trình xử lý dữ liệu thành thông tin trong hệ thống thông tin
Nhập dữ liệu đầu vào là bước quan trọng đầu tiên trong quy trình, vì chỉ khi dữ liệu đầu vào đầy đủ và chính xác, quá trình xử lý thông tin mới mang lại ý nghĩa và hiệu quả cao.
- Xử lý dữ liệu thành thông tin: là công đoạn trung tâm và có vai trò quyết định trong quy trình
- Lưu trữ dữ liệu: phục vụ cho việc xử lý và tái sử dụng trong tương lai
Thông tin đầu ra bao gồm bảng biểu, số liệu, biểu đồ và các con số đánh giá về hiện trạng và quá trình kinh tế, được cung cấp cho các đối tượng trong và ngoài tổ chức.
Để đảm bảo hệ thống hoạt động hiệu quả, cần đánh giá các phản hồi nhằm xác định xem hệ thống có đạt được mục tiêu đề ra hay không Dựa trên kết quả đánh giá, cần thực hiện những chỉnh sửa cần thiết đối với các thành phần nhập liệu và quy trình xử lý của hệ thống, nhằm đảm bảo rằng kết quả cuối cùng là chính xác.
1.2.3 Quy trình phân tích thiết kế HTTT
Các phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống, mặc dù có sự khác biệt về tác giả, thuật ngữ và quy ước, đều thống nhất trong việc xác định các giai đoạn cơ bản của quá trình phát triển dự án Một trong những giai đoạn quan trọng là khảo sát hiện trạng và xác lập dự án.
Quá trình khảo sát hệ thống hiện tại từ sơ bộ đến chi tiết là cần thiết để thu thập thông tin, nhằm đề xuất các phương án tối ưu cho dự án với tính khả thi cao nhất Khảo sát thường được thực hiện qua bốn bước chính.
Bước đầu tiên trong quá trình nâng cấp hệ thống là khảo sát và đánh giá hiện trạng hoạt động của hệ thống cũ Việc tìm hiểu các hoạt động hiện tại giúp xác định những thế mạnh và yếu kém của hệ thống, từ đó đưa ra các giải pháp cải tiến hiệu quả.
Tổng quan về hệ thống thông tin quản lý nhân sự
1.3.1 Tình hình nghiên cứu trong nước
Nhiều sinh viên đã chọn nghiên cứu các đề tài liên quan đến hệ thống thông tin quản lý nhân sự để thực hiện khóa luận và ứng dụng thực tiễn Dưới đây là một số đề tài mà tôi đã tham khảo.
Giáo trình “Hệ thống thông tin quản lý” của PGS.TS Đàm Gia Mạnh, do nhà xuất bản thống kê Hà Nội phát hành, cung cấp kiến thức phong phú và hữu ích về hệ thống thông tin quản lý Sách giúp người đọc hiểu rõ về nền tảng công nghệ thông tin trong hệ thống này và hướng dẫn các bước xây dựng, quản lý thông tin Ngoài ra, giáo trình cũng giới thiệu các hệ thống thông tin hiện nay đang được doanh nghiệp áp dụng phổ biến Những kiến thức quý báu từ quyển sách này sẽ hỗ trợ tôi trong việc xây dựng hệ thống thông tin cho khóa luận của mình.
Giáo trình “Hệ thống thông tin quản lý” của TS Trần Thị Song Minh, do nhà xuất bản Đại học Kinh tế quốc dân phát hành, cung cấp nhiều thông tin quý báu về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, điều mà các nhà quản trị không thể bỏ qua Bên cạnh đó, giáo trình cũng đề cập đến những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình quản lý, làm cho nó trở thành một tài liệu tham khảo hữu ích cho người đọc.
Cuốn sách "Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin" của tác giả Nguyễn Văn Ba, do Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội phát hành, cung cấp quy trình chi tiết để xây dựng hệ thống tin học Mỗi giai đoạn phân tích và thiết kế hệ thống được trình bày rõ ràng, kèm theo các phương pháp kinh điển như phương pháp SA cho phân tích chức năng, phương pháp E/A và mô hình quan hệ cho phân tích dữ liệu, cùng với phương pháp SD cho thiết kế hệ thống Những phương pháp này không chỉ mang lại kiến thức bổ ích mà còn hướng dẫn các bước cần thiết để tiến hành phân tích và thiết kế hệ thống thông tin hiệu quả.
Cuốn sách “Phân tích thiết kế hướng đối tượng bằng UML” của Đặng Văn Đức, xuất bản bởi Nhà xuất bản giáo dục Hà Nội, cung cấp cái nhìn sâu sắc về quy trình xây dựng hệ thống thông tin thông qua phân tích và thiết kế hướng đối tượng Sách giới thiệu các loại biểu đồ cần thiết để phát triển một hệ thống thông tin hiệu quả, giúp người đọc hiểu rõ hơn về cách xây dựng hệ thống thông tin hoàn chỉnh Đây là tài liệu hữu ích cho những ai muốn nâng cao kiến thức về thiết kế hệ thống thông tin.
Đề tài tốt nghiệp của Nguyễn Thị Liên (2016) tại Khoa Quản trị Hệ thống Thông tin Kinh tế - Đại học Thương Mại tập trung vào "Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự của công ty TNHH Thiết bị máy tính Hà Nội Lab" Nghiên cứu đã tiến hành khảo sát hiện trạng và từ đó thiết kế hệ thống nhân sự theo hướng đối tượng Đề tài được xây dựng trên cơ sở lý luận vững chắc, đầy đủ và thực hiện phân tích sâu sắc, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự tại doanh nghiệp.
- Đề tài của Chu Thị Thủy ( 2018), khoa HTTTKT & TMĐT – Đại học Thương Mại
Khóa luận tốt nghiệp: “ Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty cổ phần phát triển nguồn mở và dịch vụ FDS’’
- Đề tài của Vương Thị Thảo ( 2016) ,khoa HTTTKT & TMĐT – Đại học Thương
Khóa luận tốt nghiệp: “ Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho công ty xuất nhập khẩu ngành in SIC’’
1.3.2 Tình hình nghiên cứu trên thế giới
Cuốn sách “Management Information System” của Indrajit Chatterjee cung cấp cái nhìn toàn diện về hệ thống thông tin quản lý, giúp các chuyên gia và giám đốc điều hành hiểu rõ các yếu tố thiết yếu của hệ thống này Tác phẩm thảo luận về ảnh hưởng của hệ thống thông tin đối với doanh nghiệp và các phương pháp phát triển phân tích hệ thống, từ đó hướng dẫn xây dựng các hệ thống thông tin thực tế đáp ứng nhu cầu tổ chức Độc giả sẽ thu nhận được nhiều kiến thức quý báu và cái nhìn sâu sắc về quy trình thiết kế và xây dựng hệ thống thông tin.
Cuốn sách “Quản trị Nguồn Nhân Lực” của Jonh M Ivancevich cung cấp kiến thức sâu sắc về quản lý nhân sự, tập trung vào yếu tố con người trong môi trường làm việc Tác giả nhấn mạnh tầm quan trọng của việc đảm bảo sự hài lòng của nhân viên đối với công việc của họ Cuốn sách là nguồn hỗ trợ quý giá cho các nhà quản trị trong việc cải thiện hiệu quả quản lý nhân sự tại công ty Đề tài nghiên cứu “Thiết kế hệ thống quản lý lương của công ty” tại công ty Lei sẽ được triển khai dựa trên những nguyên tắc này.
Bài báo của Xiong, được xuất bản bởi Atlantis Press vào năm 2015 tại College of Information Engineering, Jiangxi University of Technology, Nanchang, Jiangxi, đã phân tích những hạn chế của hệ thống quản lý tiền lương Nó nêu rõ các yêu cầu, tính khả thi và thiết kế của từng module chức năng, bao gồm quản lý người dùng, quản lý mật khẩu, quản lý nhân viên, quản lý biên chế và truy vấn bảng lương Bài báo nhấn mạnh sự tiện lợi cho người sử dụng và quản lý, đồng thời tối ưu hóa giao diện để đáp ứng thói quen của người dùng một cách đơn giản và thực tế.
KẾT QUẢ PHÂN TÍCH ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ ZOMA
Tổng quan về công ty
2.1.1 Giới thiệu chung về công ty
Công ty Cổ phần quốc tế ZOMA là công ty con của Công ty Cổ phần BUTABA Việt Nam
Công ty Tổng : Công ty cổ phần BUTABA
Công ty Cổ phần Butaba Việt Nam, tên giao dịch là BUTABA JOINT STOCK COMPANY, có địa chỉ tại Tầng 2, toàn nhà HH1, ngõ 102 Trường Chinh, Phường Phương Mai, Quận Đống Đa, Hà Nội Đại diện pháp luật của công ty là ông Hoàng Quang Thịnh.
Mã số thuế: 0108086595 Điện thoại: 0945885444 Email: admin@butaba.com.vn Đơn vị thực tập: Công ty cổ phần quốc tế ZOMA
Công ty CP quốc tế ZOMA, được biết đến với tên giao dịch ZOMA INTER., JSC, có trụ sở tại 35A Ngõ 102 Trường Chinh, Phường Phương Mai, Quận Đống Đa, Hà Nội Đại diện pháp luật của công ty là ông Nguyễn Văn Khiêm.
Mã số thuế: 0107346709 Điện thoại: 0978970679 Email: admin@zomagruop.com.vn
2.1.2 Lịch sử phát triển của công ty
Công ty cổ phần quốc tế ZOMA, do ông Nguyễn Văn Khiêm làm đại diện pháp luật, được thành lập vào ngày 20/06/2015 Sau 4 năm hoạt động chính thức, dù còn non trẻ, ZOMA luôn nỗ lực hoàn thành xuất sắc công việc và không ngừng tìm tòi, phát triển các giải pháp mới để bắt kịp và dẫn đầu xu thế Tên gọi ZOMA được lấy cảm hứng từ câu nói “Mọi con đường đều dẫn tới thành Rome”, thể hiện tinh thần quy tụ nhân tài về công ty.
Lĩnh vực đầu tiên khi mới thành lập là đào tạo và kết nối nhân sự
Cuối năm 2017, các nhà sáng tạo đã nhận thấy tiềm năng to lớn trong ngành thương mại điện tử và quyết định khai thác cơ hội này để lựa chọn lĩnh vực kinh doanh cho công ty của mình.
Công ty chuyên kinh doanh các sản phẩm chăm sóc tóc, mỹ phẩm, thuốc đông y, maketing oline
Giao diện chính website của công ty cổ quốc tế ZOMA
Hình 2.1.Website Công ty cổ phần quốc tế ZOMA
- Website chính thức: zoma.com.vn
- Website cung cấp đầy đủ các thông tin về:
Công ty chúng tôi tự hào giới thiệu về sứ mệnh và giá trị cốt lõi, cùng với các sản phẩm dịch vụ đa dạng mà chúng tôi cung cấp Chúng tôi thường xuyên cập nhật tin tức mới nhất liên quan đến hoạt động của công ty, bao gồm các sự kiện nổi bật và thành tựu đáng chú ý Ngoài ra, công ty cũng đang mở rộng đội ngũ và chào đón những ứng viên tài năng tham gia vào hành trình phát triển của chúng tôi.
Website được thiết kế với nội dung phong phú, giao diện hấp dẫn và dễ sử dụng, giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm thông tin Trang web cung cấp nhiều bài viết liên quan đến các hoạt động, sự kiện của công ty cũng như thông tin tuyển dụng.
2.1.4.Cơ cấu tổ chức và tình trạng hoạt động của doanh nghiệp 2.1.4.1.Cơ cấu tổ chức nhân sự
Hình 2.2: Sơ đồ tổ chức nhân sự Công ty cổ phần quốc tế ZOMA
Sơ đồ tổ chức nhân sự của công ty được thiết kế rõ ràng và đơn giản, giúp quản lý và phát triển hiệu quả Các bộ phận được phân chia riêng biệt nhưng vẫn có khả năng hỗ trợ lẫn nhau khi cần, tạo nên một tập thể thống nhất.
Giám đốc là người đứng đầu và đại diện theo pháp luật của công ty, chịu trách nhiệm quản lý và điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh Người này có quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh quản lý, bảo vệ quyền lợi cho cán bộ nhân viên, quyết định về lương và phụ cấp cho người lao động, đồng thời phụ trách chung về tài chính cũng như các vấn đề đối nội và đối ngoại của công ty.
Phó giám đốc là người đảm nhận vai trò quản lý các hoạt động trong công ty và có trách nhiệm thay thế giám đốc khi giám đốc vắng mặt Mặc dù thực hiện nhiều nhiệm vụ quan trọng, phó giám đốc vẫn phải chịu trách nhiệm trước giám đốc về kết quả công việc được giao.
Người lãnh đạo điều hành trong tổ chức là giám đốc, dưới quyền giám đốc là phó giám đốc, tiếp theo là các phòng ban Mỗi phòng ban đảm nhiệm những nhiệm vụ cụ thể nhằm đảm bảo hoạt động hiệu quả của toàn bộ tổ chức.
Phòng kinh doanh có trách nhiệm thuyết phục khách hàng mới sử dụng sản phẩm của công ty, đồng thời chăm sóc và duy trì mối quan hệ với khách hàng hiện tại Ngoài việc nhận và xử lý các đơn hàng, phòng còn phụ trách công tác nhập hàng và phát triển thị trường Bên cạnh đó, phòng kinh doanh hỗ trợ giám đốc trong các quyết định chiến lược của công ty.
Phòng marketing chịu trách nhiệm quảng bá thương hiệu và sản phẩm, nhằm thu hút khách hàng và xây dựng ni
Phòng hành chính – nhân sự chịu trách nhiệm về các vấn đề liên quan đến nhân sự, tiền lương và hoạt động văn hóa đoàn thể Đơn vị này tham mưu và tư vấn cho giám đốc trong công tác quản lý cũng như các phong trào hoạt động của doanh nghiệp Ngoài ra, phòng còn có nhiệm vụ kê khai và thực hiện các chứng từ cần thiết cho công ty.
Phòng tài chính - kế toán chịu trách nhiệm thống kê và kế toán tài chính cho doanh nghiệp, hỗ trợ ban giám đốc trong việc theo dõi tình hình tài chính và xác định nhu cầu vốn cũng như tình trạng luân chuyển vốn Phòng này tổ chức công tác kế toán, theo dõi sự biến động của tài sản và tình hình kinh doanh, cung cấp thông tin kịp thời cho giám đốc, đồng thời đóng góp ý kiến về hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh và hợp nhất báo cáo tài chính của công ty.
Bảng 2.1 Số lượng nhân viên của công ty 3 năm gần đây
Bảng 1.1 chỉ ra rằng số lượng nhân viên của công ty đã gia tăng qua các năm, đặc biệt từ năm 2016 đến 2018, con số này đã tăng gấp đôi Điều này chứng tỏ công ty đang trên đà phát triển mạnh mẽ và cần thêm nguồn nhân lực tài năng để tiếp tục đạt được thành công.
Bảng 2.2 Trình độ nhân viên công ty 3 năm gần đây
Nhận xét: Bảng 2.2 Cho thấy được chất lượng nhân viên công ty thay đổi qua các năm
Thực trạng quản lý nhân sự tại công ty cổ phần quốc tế ZOMA
2.2.1 Cơ cấu về nhân sự của công ty
Từ năm 2016 đến 2018, công ty ZOMA đã chứng kiến sự tăng trưởng đáng kể về nhân sự Khởi đầu với chỉ 20 nhân viên vào năm 2016, sau 3 năm hoạt động, số lượng nhân viên của công ty đã tăng gấp đôi, đạt 40 nhân viên vào năm 2018.
Nguyên nhân của sự thay đổi về số lượng nhân sự của công ty qua các năm:
Năm 2017, công ty đã mở rộng các lĩnh vực kinh doanh mới và phát triển quy mô các lĩnh vực hiện có, dẫn đến việc tuyển thêm 12 nhân viên, tăng 60% so với năm 2016.
Từ năm 2017 đến 2018 tăng thêm 8 nhân viên chiếm 25% so với năm 2017
Năm 2017, công ty đã ổn định trong các lĩnh vực kinh doanh với số lượng nhân viên đáp ứng yêu cầu Trong những năm gần đây, công ty tập trung vào việc nâng cao chất lượng và trình độ nhân viên để phục vụ tốt nhất nhu cầu của khách hàng Do đó, đến năm 2018, công ty chỉ tuyển thêm 8 nhân viên.
Bảng 2.3: Cơ cấu nhân sự công ty( Nguồn: Phòng hành chính)
STT Chức vụ - phòng ban Số nhân viên
2 P Hành chính 2 Gồm 1 trưởng phòng và 1 nhân viên
3 P Kinh doanh 13 Gồm 1 trưởng phòng, 3 trưởng nhóm và các nhân viên
4 P Marketing 21 Gồm 1 trưởng phòng, 4 trưởng nhóm và các nhân viên MKT
5 P Tài chính – Kế toán 3 Bao gồm 1 trưởng phòng, 1 trợ lý và 1 nhân viên
Qua bảng 2.3 cho biết sự phân bổ nhân viên của các bộ phận trong công ty
Phòng Marketing là bộ phận có số lượng nhân viên đông nhất với 20 người, trong khi đó, phòng Kinh doanh đứng thứ hai về số lượng nhân viên.
2 phòng còn lại chiếm số lượng nhân viên là tương đương nhau đều gồm trưởng phòng và 1 hoặc 2 nhân viên chuyên môn
2.2.2 Tình hình quản lý nhân sự tại Công ty cổ phần quốc tế ZOMA
Công ty cổ phần quốc tế ZOMA, thành lập vào năm 2015, đã sử dụng hệ thống quản lý nhân sự thủ công qua Excel cho đến nay Trong những năm đầu, khi cấu trúc phòng ban và tình hình nhân sự còn đơn giản, phương pháp quản lý này vẫn đáp ứng được các yêu cầu và nghiệp vụ của công ty.
Phòng nhân sự của công ty cổ phần quốc tế ZOMA là bộ phận quản lý nguồn nhân lực, đảm nhiệm các nhiệm vụ như tuyển dụng, đào tạo, quản lý hồ sơ nhân viên và theo dõi quá trình công tác của toàn thể cán bộ, nhân viên Đồng thời, phòng cũng cung cấp các báo cáo về lao động và tiền lương cho ban giám đốc, góp phần vào sự phát triển bền vững của công ty.
Một số nghiệp vụ quản lý nhân sự tại công ty cổ phần quốc tế ZOMA:
Quản lý thông tin nhân viên và phòng ban là việc lưu trữ các dữ liệu cơ bản về nhân sự, giúp bộ phận quản lý nhân sự và lãnh đạo công ty nắm rõ số lượng nhân viên tại từng thời điểm, bao gồm cả nhân viên chính thức và không chính thức.
Quản lý lương là một yếu tố quan trọng trong quá trình tuyển dụng, nơi mà cách tính lương sẽ được điều chỉnh phù hợp với từng bộ phận Mỗi bộ phận sẽ áp dụng những phương pháp tính lương khác nhau để đảm bảo sự công bằng và khuyến khích nhân viên làm việc hiệu quả.
Tùy vào cách tính lương mà ta có các bảng lương khác nhau
- Quản lý khen thưởng kỷ luật: Nhân viên phòng nhân sự sẽ cập nhật, quản lý các thông tin khen thưởng kỷ luật cho nhân viên
2.2.3 Thực trạng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty cổ phần quốc tế ZOMA
Công ty thực hiện quy trình tuyển dụng qua việc thông báo trên website, mạng xã hội và các kênh truyền thông khác Nhân viên bộ phận quản lý nhân sự sẽ xem xét hồ sơ ứng viên, lựa chọn những hồ sơ đạt tiêu chuẩn để mời phỏng vấn hoặc kiểm tra năng lực Sau khi trúng tuyển, nhân viên sẽ ký hợp đồng và thông tin cá nhân như họ tên, năm sinh, quê quán, phòng ban, chức vụ và trình độ sẽ được nhập vào hồ sơ nhân sự của Công ty.
+ Quản lý khen thưởng, kỷ luật:
Khen thưởng và kỷ luật là phương pháp quan trọng để đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên Bộ phận quản lý thường xuyên theo dõi quá trình làm việc của từng nhân viên Khi có khen thưởng hoặc kỷ luật, nhân viên quản lý nhân sự sẽ ghi chép thông tin vào sổ quản lý và thực hiện các quy trình xử lý theo quy định của Công ty.
+ Tính và chi trả lương cho nhân viên:
Cuối mỗi tháng, bộ phận quản lý nhân sự sẽ tính lương cho nhân viên bằng phần mềm Excel và ghi vào sổ quản lý lương của công ty Mức lương phụ thuộc vào phòng ban, cấp bậc và có thể điều chỉnh theo khen thưởng hoặc kỷ luật Khi nhân viên đến nhận lương, nhân viên quản lý sẽ thực hiện việc trả lương, ghi lại danh sách những người đã nhận và lấy chữ ký để xác nhận Quy trình này thường mất thời gian và dễ xảy ra sai sót.
+ Thêm, sửa, xóa thông tin:
Khi có nhân viên mới, nghỉ việc hoặc chuyển phòng ban, công ty cần cập nhật thông tin nhân sự Nhân viên quản lý nhân sự sẽ ghi đầy đủ thông tin của nhân viên mới vào danh sách bổ sung, tương tự như quá trình tuyển dụng Đối với nhân viên nghỉ việc, thông tin của họ sẽ được gạch bỏ hoàn toàn Việc sửa thông tin nhân viên hiện tại phức tạp hơn, vì quản lý thủ công trên giấy tờ yêu cầu phải tẩy xóa hoặc kèm theo bản đính chính Thậm chí, trong một số trường hợp, toàn bộ thông tin của nhân viên cũ sẽ được gạch đi và ghi lại như một nhân viên mới.
Việc tìm kiếm thông tin được tiến hành thủ công, tới phòng quản lý hồ sơ rồi tra cứu trực tiếp trên giấy tờ
Hồ sơ nhân sự được lưu trữ tại thư viện của Công ty, được phân loại và đóng gói trong hộp cứng hoặc túi đựng Tất cả hồ sơ này được sắp xếp trên giá đã được gắn nhãn phân loại rõ ràng.
+ Về phương thức quản lý nhân sự tại Công ty:
Kết quả từ 40 phiếu điều tra phỏng vấn cán bộ và nhân viên trong Công ty cho thấy, phương thức quản lý nhân sự tại Trung tâm hiện nay chủ yếu dựa vào sự kết hợp giữa phương pháp thủ công và phần mềm Excel Đa số nhân viên cho biết công ty chưa áp dụng hệ thống thông tin quản lý nhân sự và cũng chưa sử dụng phần mềm quản lý nhân sự chuyên dụng.
+ Về việc sử dụng phần mềm trong quản lý nhân sự tại Công ty:
Với câu hỏi “ Mức độ hài lòng về HTTT quản lý nhân sự của Công ty cổ phần quốc tế ZOMA?’’
Kết quả điều tra cho thấy công ty chưa áp dụng phần mềm quản lý nhân sự chuyên dụng, mà chỉ sử dụng Excel để hỗ trợ quản lý nhân viên, tính lương và lưu trữ thông tin cơ bản Việc quản lý chủ yếu vẫn thực hiện thủ công trên giấy tờ, gây khó khăn, mất thời gian và dễ nhầm lẫn trong tính toán Hệ thống lưu trữ giấy tờ cồng kềnh, khó phân loại và dễ bị mất hoặc hư hỏng, dẫn đến lãng phí nhân lực và giảm tính bảo mật Hơn nữa, thời gian lập báo cáo cho cấp lãnh đạo rất lâu do phải ghi chép thủ công từ sổ sách, khiến cho việc kiểm tra thông tin trở nên phức tạp và dễ xảy ra sai sót Kết quả này được thu thập từ 40 nhân viên của công ty.
- Mức độ hài lòng về HTTT quản lý nhân sự tại công ty cổ phần quốc tế ZOMA
Biểu đồ 2.2: Mức độ hài lòng về HTTT quản lý nhân sự của công ty
PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHO CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ ZOMA
Định hướng phát triển của HTTT quản lý nhân sự cho công ty cổ phần quốc tế ZOMA
Hoạt động của Công ty bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố, trong đó nhân sự là yếu tố quyết định sự tồn tại của bất kỳ doanh nghiệp nào Quản lý nhân sự là một chủ đề quan trọng mà hầu hết các Công ty đều chú trọng, vì nó phản ánh hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp Việc tối ưu hóa công tác quản lý nhân sự sẽ giúp Công ty hoạt động hiệu quả hơn.
Trong quá trình thực tập tại Công ty cổ phần quốc tế ZOMA, tôi đã tiến hành điều tra và phân tích dữ liệu về hoạt động kinh doanh cũng như hệ thống thông tin quản lý, đặc biệt là hệ thống quản lý nhân sự Qua đó, tôi nhận thấy rằng hệ thống hiện tại vẫn sử dụng phương pháp quản lý thủ công, gây ra nhiều bất cập cho việc quản lý doanh nghiệp trong tương lai Nhằm khắc phục những yếu điểm này, và với sự đồng thuận của ban giám đốc cùng toàn thể nhân viên, tôi đã bắt đầu xây dựng một hệ thống quản lý nhân sự mới cho công ty Dưới đây là những định hướng phát triển cho hệ thống thông tin quản lý nhân sự của doanh nghiệp.
3.1.1Mục tiêu của hệ thống mới
- Hiện đại hóa, tin học hóa hệ thống quản lý nhân sự, đáp ứng và giải quyết được những yếu kém tồn đọng doanh nghiệp đang gặp phải
Quản lý hiệu quả khối lượng lớn hồ sơ nhân viên là yếu tố then chốt trong việc tổ chức và lưu trữ thông tin Hệ thống lưu trữ cần được thiết lập linh động, giúp dễ dàng tìm kiếm và cập nhật hồ sơ Đảm bảo hoạt động chính xác của hệ thống không chỉ giảm thiểu sai sót mà còn bảo vệ dữ liệu khỏi mất mát.
Hệ thống quản lý mới cần khắc phục những nhược điểm của hệ thống cũ, đồng thời phải có khả năng phát hiện lỗi và kiểm tra tính chính xác của dữ liệu ngay từ khi cập nhật.
Xây dựng một hệ thống quản lý nhân sự mới cần phải phù hợp với tình hình tài chính hiện tại của công ty, đồng thời tích hợp quy trình nghiệp vụ sẵn có để đáp ứng các yêu cầu mới.
3.1.2 Định hướng phát triển các chức năng quản lý cho hệ thống mới bao gồm:
Phân hệ Tuyển dụng giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ quy trình tuyển dụng, bao gồm tạo lập yêu cầu và kế hoạch tuyển dụng, cập nhật danh sách ứng viên, tìm kiếm ứng viên từ cơ sở dữ liệu, lên lịch thi tuyển, ghi nhận và đánh giá kết quả thi tuyển, cho đến việc chuyển hồ sơ ứng viên trúng tuyển thành hồ sơ nhân sự.
Khi công ty tuyển dụng nhân sự phù hợp, hệ thống sẽ được mở rộng với chức năng tạo mới thông tin ứng viên Chức năng này cho phép lưu trữ các thông tin về những ứng viên đáp ứng đủ yêu cầu từ tin tuyển dụng của công ty.
- Hệ thống cho phép tìm kiếm, in và xuất dữ liệu ra file excel khi có nhu cầu
Quản lý hồ sơ nhân sự
Hệ thống cho phép lưu trữ thông tin nhân sự chi tiết, bao gồm dữ liệu về gia đình, trình độ học vấn, đơn vị chi nhánh và phòng ban làm việc, thông tin bảo hiểm, bảng lương, hợp đồng lao động cùng các giấy tờ liên quan mà nhân sự đã nộp kèm hồ sơ.
- Ngoài ra hệ thống cho phép tìm kiếm, in và xuất dữ liệu ra file excel khi có nhu cầu
Quản lý thông tin hợp đồng của công ty được phân loại rõ ràng theo các nhóm như hợp đồng lao động, hợp đồng thử việc, hợp đồng ngắn hạn, dài hạn và hợp đồng cộng tác viên Hệ thống cho phép lưu trữ thông tin về phụ cấp và tự động cảnh báo khi hợp đồng sắp hết hạn, giúp bộ phận nhân sự kịp thời thông báo cho cấp trên để có chính sách ký mới hoặc chấm dứt hợp đồng.
Khi hợp đồng gần đến hạn, hệ thống sẽ tự động gửi cảnh báo đến những nhân sự liên quan, giúp họ kịp thời xử lý các công việc như ký hợp đồng mới hoặc thanh lý hợp đồng.
- Ngoài ra hệ thống cho phép tìm kiếm, in và xuất dữ liệu ra file excel khi có nhu cầu
Quản lý thông tin bảo hiểm của nhân viên trong công ty, bao gồm việc cài đặt mức đóng cơ sở và cập nhật thông tin về việc tăng, giảm bảo hiểm Đồng thời, cung cấp danh sách các địa điểm khám bệnh cho nhân sự lựa chọn.
- Ngoài ra hệ thống cho phép tìm kiếm, in và xuất dữ liệu ra file excel khi có nhu cầu
Hệ thống tự động hóa công tác đánh giá nhân viên định kỳ giúp đơn giản hóa quy trình từ việc xây dựng tiêu chí đánh giá, tổ chức đợt đánh giá, cho phép nhân viên tự đánh giá, đến việc quản lý và tổng hợp kết quả Điều này không chỉ tăng tính chủ động và nhanh chóng trong công tác đánh giá nhân sự mà còn cung cấp thông tin quan trọng cho các nhà quản lý trong việc định hướng đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc Kết quả đánh giá sẽ được lưu trữ trong hồ sơ nhân sự của từng nhân viên, tạo điều kiện thuận lợi cho quản lý trong việc tra cứu thông tin.
- Ngoài ra hệ thống cho phép tìm kiếm in và xuất dữ liệu ra file excel khi có nhu cầu
Phân hệ này hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý quy trình đào tạo nhân sự, bao gồm thông tin chi tiết về các khóa học cho nhân viên mới trước khi chính thức làm việc Mỗi khóa đào tạo được lập lịch cụ thể với các thông tin như thời gian, địa điểm, nội dung, ghi chú, và cho phép đánh giá tiến trình học tập của các học viên tham gia.
- Ngoài ra hệ thống cho phép tìm kiếm, in và xuất dữ liệu ra file excel khi có nhu cầu
Phân hệ Chấm công cung cấp khả năng cài đặt ca làm việc và phân ca chi tiết cho từng cá nhân cũng như phòng ban Hệ thống bảng chấm công cho phép tự động ghi nhận thời gian làm việc qua thiết bị của công ty, đồng thời tự động tính toán các khoản thưởng và phạt một cách chính xác.
Chấm công theo quy định của công ty bao gồm các yếu tố như hệ số tính công, giờ linh hoạt, công làm việc theo ca, công làm việc trong tháng, công ăn trong ngày, công làm thêm, công vào ngày lễ, công trong chuyến công tác Ngoài ra, cần cài đặt tiền phạt cho các trường hợp đi muộn, về sớm, nghỉ không lý do, hoặc quên check-in/out.
- Ngoài ra hệ thống cho phép tìm kiếm, in và xuất dữ liệu ra file excel khi có nhu cầu
HTTT quản lý nhân sự mới Công ty cổ phần quốc tế ZOMA
Hồ sơ nhân viên sẽ được cập nhật bởi bộ phận nhân sự, bao gồm thông tin cá nhân và hợp đồng lao động Trong quá trình làm việc tại công ty, nhân viên sẽ ký hợp đồng, và bản hợp đồng này sẽ được quản lý bởi nhân viên nhân sự Hợp đồng lao động sẽ được lưu trữ cùng với hồ sơ nhân viên để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ.
Thông tin nhân viên bao gồm mã nhân viên, tên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ và số điện thoại Nhân viên được phân chia theo phòng ban và chức vụ, với mỗi người giữ một chức vụ duy nhất trong một phòng ban, trong khi một phòng ban có thể có nhiều nhân viên Ngoài thông tin cá nhân, hồ sơ công ty và hợp đồng lao động cũng chứa thông tin về ngày ký kết, thời hạn, công việc và chế độ làm việc.
Nhân viên quản lý nhân sự có khả năng dễ dàng bổ sung, sửa đổi hoặc xóa thông tin trong hồ sơ nhân viên Mỗi tháng, nhân viên kế toán sẽ tổng hợp bảng chấm công, tính lương dựa trên hệ số lương và lập bảng lương cho toàn bộ nhân viên.
3.2.2 Đặc tả chức năng hệ thống 3.2.2.1 Các chức năng quản lý đăng nhập, đăng xuất, đổi mật khẩu, cấp lại mật khẩu
Để xác thực người dùng truy cập vào hệ thống, mỗi người dùng sẽ được kích hoạt tài khoản với tên đăng nhập được định dạng theo công thức: tên nhân viên + chữ cái đầu của họ + chữ cái đầu của tên đệm.
- Đăng xuất: Sau khi kết thúc quản lý các tác vụ trên hệ thống, người dùng chọn đăng xuất để thoát khỏi phần mềm
- Đổi mật khẩu: Thay đổi mật khẩu người dùng trong hệ thống
Chức năng cấp lại mật khẩu cho phép người dùng yêu cầu gửi lại mật khẩu mới, và mật khẩu này sẽ được gửi đến địa chỉ email đã đăng ký trong hồ sơ của nhân viên.
3.2.2.2 Chức năng quản lý tạo nhóm người dùng
Chức năng này cho phép tạo nhóm người dùng và gán quyền quản lý cho từng nhóm, nhằm quản lý các phân hệ trong hệ thống Mỗi phân hệ sẽ được chia quyền quản lý cho các tác vụ nhỏ hơn Sau khi nhóm người dùng được tạo ra với các quyền nhất định, họ có khả năng thêm người dùng khác vào nhóm.
3.2.2.3 Chức năng quản lý kích hoạt tài khoản người dùng
Thông tin hồ sơ nhân sự được lưu trữ trong hệ thống với trạng thái tài khoản mặc định là chưa kích hoạt Khi người dùng kích hoạt tài khoản, trạng thái sẽ chuyển sang kích hoạt, và thông tin nhân sự sẽ được lưu vào cơ sở dữ liệu trong bảng người dùng Thông tin này bao gồm tên đăng nhập và mật khẩu được thiết lập dựa trên họ tên của nhân sự.
3.2.2.4 Chức năng quản lý hồ sơ nhân sự
Lưu trữ thông tin nhân sự là rất quan trọng, bao gồm các dữ liệu về gia đình, trình độ học vấn, nơi làm việc, chi nhánh và phòng ban công tác, bảo hiểm, bảng lương, hợp đồng lao động, cùng với các giấy tờ mà nhân viên đã nộp kèm theo hồ sơ.
3.2.2.5 Chức năng quản lý danh mục, phòng ban
- Lưu các thông tin về phòng ban trong công ty
3.2.2.6.Chức năng quản lý khen thưởng kỷ luật
- Lưu các thông tin về khen thưởng kỷ luật
3.2.2.7 Chức năng quản lý lương
- Lưu thông tin về bảng lương của nhân viên
3.2.2.8.Chức năng tìm kiếm, tra cứu
- Cho phép tìm kiếm dữ liệu nhân sự, các dữ liệu về báo cáo
3.2.2.9 Chức năng quản lý báo cáo, thống kê
- Cho phép tạo các báo cáo, in báo cáo, xuất file excel, thống kê người truy cập hệ thống, thống kê danh sách người dùng
3.2.2.10 Chức năng quản lý xuất file excel
- Cho phép xuất các thông tin nhân sự ra file excel
3.2.2.11 Chức năng quản lý in dữ liệu
- Cho phép in các thông tin dữ liệu về nhân sự, về báo cáo
Vẽ sơ đồ
3.3.1Biểu đồ use case a) Xác định tác nhân Thông qua chu trình nghiệp vụ quản lý nhân sự tại Công ty cổ phần quốc tế ZOMA, các tác nhân tác động lên hệ thống thông tin quản lý nhân sự:
Dựa vào các tác nhân đã được xác định, bảng mô tả Use case cho hệ thống thông tin quản lý nhân sự đã được xây dựng, nhằm tối ưu hóa quy trình làm việc của nhân viên kế toán Hệ thống này giúp cải thiện hiệu suất và quản lý thông tin nhân sự một cách hiệu quả.
Bảng 3.2: Bảng mô tả Use case của hệ thống thông tin quản lý nhân sự Tác nhân Ca sử dụng Mô tả
Cập nhật hồ sơ nhân viên
- NVNS có thể thêm, sửa hay xóa HSNV tùy theo sự thay đổi về nhân sự của Công ty
NVNS có nhiệm vụ thêm mới, sửa, xóa các phòng ban trong công ty
Cập nhật hợp đồng lao động
NVNS tiến hành thêm, sửa, xóa hợp đồng lao động cho nhân viên khi ký hợp đồng, hoãn hợp đồng hay hủy hợp đồng
Cập nhật thông tin về bằng cấp
NVNS tiến hành thêm, sửa, xóa các thông tin về bằng cấp nhân viên trong công ty
Nhân viên lương kế toán
Cập nhật bảng NVKT lập bảng lương, thêm mới, sửa hoặc xóa bảng lương theo yêu cầu của Công ty
Báo cáo thông tin lương
Thực hiện việc báo cáo lương hàng tháng, quý, năm cho Giám đốc Công ty b) Biểu đồ Use case Biểu đồ Use Case tổng quát
Hình 3.1: Biểu đồ Use Case tổng quát
Nhân viên nhân sự và kế toán sử dụng đăng nhập để cập nhật thông tin nhân sự và lương Sau khi đăng nhập, họ có thể tìm kiếm thông tin cá nhân và lương của nhân viên Chức năng tìm kiếm được tích hợp vào các chức năng quản lý nhân sự thông qua quan hệ include.
Hình 3.2: Phân rã use case quản lý hồ sơ nhân viên
Hình 3.3 Phân rã use case quản lý lương thưởng
Hình 3.4: Phân rã use case quản lý hợp đồng
Hình 3.5 Phân rã use case phòng ban
Hình 3.6: Phân rã use case quản lý phòng ban
Hình 3.8: Phân rã use case quản lý nhân viên
Hình 3.9: Phân rã use case quản lý khen thưởng kỷ luật
Hình 3.10: Phân rã use case quản lý bảng lương 3.3.2 Biểu đồ lớp
- Xác định các lớp thực thể + Nhanvien (MaNV, TenNV, Gioitinh, SDT, Diachi, SoCMT, MaPB, MaBC, MaHD)
+ Bangluong (MaBL, MaNV, TenNV, LuongCB) + Chitietbangluong (MaCTBL, MaNV, MaBL, Thang, Nam, Songaytangca, Luongtangca, Baohiem, Thuclinh)
+ Hopdong (MaHD, TenHD, MaNV, MaLHD, Nagybatdau, Ngayketthuc) + Loaihopdong (MaLHD, TenLHD)
+ Bangcap (MaBC, LoaiBC, Ngaycap, Truong)
+ Phongban (MaPB, TenPB) + Khenthuongkyluat ( Ma KTKL, TenKTKL, Lydo, MaNV)
- Xác định mối quan hệ giữa các lớp thực thể + Mối quan hệ kết hợp:
Trong hệ thống thông tin quản lý nhân sự, lớp Nhanvien có mối quan hệ kết hợp với các lớp như Hopdong, Bangcap, Bangluong, Phongban và Khenthuongkyluat Lớp Hopdong có mối quan hệ phụ thuộc với lớp Loaihopdong, trong khi lớp Bangluong cũng phụ thuộc vào lớp Chitietbangluong.
Biểu đồ trạng thái cho lớp nhân viên
Hệ thống cho phép nhân viên nhân sự cập nhật thông tin của nhân viên trong công ty một cách dễ dàng, bao gồm việc thêm, sửa và xóa thông tin Việc này được thực hiện thông qua việc cập nhật thông tin từ các nguồn tác động vào nhân viên, giúp đảm bảo dữ liệu luôn chính xác và kịp thời.
- Trong quá trình chỉnh sửa yêu cầu thông tin phải đúng các trường cơ sở dữ liệu quy định trong CSDL
- Thông tin được lưu sau khi đăng nhập thành công
Cho phép xóa thông tin
Hình 3.12: Biểu đồ trạng thái cho lớp nhân viên 3.3.4.Biểu đồ tuần tự
- Biểu đồ tuần tự “Thêm Khen thưởng kỷ luật”
Hình 3.13: Biểu đồ tuần tự “Thêm Khen thưởng kỷ luật”
- Biểu đồ tuần tự “Thêm nhân viên”
Hình 3.14: Biểu đồ tuần tự “Thêm nhân viên”
Biểu đồ tuần tự chức năng “Cập nhật bảng lương”
Hình 3.15: Biểu đồ tuần tự chức năng “Cập nhật bảng lương”
Để bắt đầu, người dùng cần truy cập vào giao diện quản trị hệ thống và chọn tùy chọn đăng nhập Tiếp theo, hệ thống sẽ hiển thị giao diện đăng nhập, yêu cầu người dùng nhập tên đăng nhập (username) và mật khẩu (password) để tiếp tục.
Bước 3: Người sử dụng nhập usename và password, chọn đồng ý đăng nhập
Bước 4: Hệ thống tiếp nhận thông tin, kiểm tra usename và password của người dùng
Bước5: Nếu hợp lệ, hệ thống chấp nhận đăng nhập, hiển thị thông báo đăng nhập thành công
Hình 3.16: Biểu đồ hoạt động đăng nhập
Hoạt động thêm vào danh sách nhân viên
Luồng sự kiện chính Bước 1: Người sử dụng đăng nhập vào hệ thống( hệ thống kiểm tra xem có chính xác hay không)
Bước 2: Khi đăng nhập thành công form giao diện tra người sử dụng yêu cầu nhập thông tin
Bước 3: Nhập thông tin vào form thông tin Bước 4: Khi nhập xong hệ thống tiến hành kiểm tra dữ liệu
Bước 5: Lưu vào cơ sở dữ liệu
Hình 3.17: Biểu đồ hoạt động thêm vào danh sách nhân viên
Hoạt động xóa thông tin
Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống( hệ thống sẽ kiểm tra tính chính xác đồng thời phân quyền sử dụng)
Bước 2: Hiện giao diện chương trình người sử dụng yêu cầu xóa thông tin Bước 3: Truy vấn đến thông tin cần xóa
Bước 4: Hệ thống sẽ kiểm tra tính chính xác của thông tin cần xóa( sai nhập lại) Bước 5: Hiển thị thông tin cần xóa
Bước 6: Xóa( hệ thống báo thành công)
Hình 3.18: Biểu đồ hoạt động xóa thông tin
Hoạt động sửa thông tin
Các luồng sự kiện Bước 1: Đăng nhập vào hệ thông( hệ thông sẽ kiểm tra tính chính xác đồng thời phân quyền sử dụng)
Bước 2: Hiện giao diệnchương trình người sử dụng yêu cầu sửa thông tin Bước 3: truy vấn đến thông tin cần sửa
Bước 4: Hệ thống sẽ kiểm tra tính chính xác của thông tin cần sửa lại)
Bước 5: Hiển thị thông tin cần sửa
Bước 6: Sửa( hệ thống báo thành công)
Hình 3.19: Biểu đồ hoạt động sửa thông tin
Biểu đồ hoạt động xem thông tin
Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống( hệ thông sẽ kiểm tra tính chính xác đồng thời phân quyền sử dụng)
Bước 2: Hiện giao diện chương trình người sử dụng yêu cầu xem thông tin
Bước 3: Truy vấn đến thông tin cần xem
Bước 4: Hệ thống sẽ kiểm tra tính chính xác của thông tin cần xem( sai nhập lại)
Bước 5: Hiển thị thông tin cần xem
Hình 3.20: Biểu đồ hoạt động xem thông tin
3.3.6.Thiết kế HTTT quản lý nhân sự
Form đăng nhập tài khoản
Hình 3.22: form đăng nhập tài khoản
Hình 3.23: Giao diện forrm Main
- Form quản lý nhân sự
Hình 3.24: Giao diện form quản lý nhân sự
- Form quản lý Khen thưởng kỷ luật
Hình 3.25: Giao diện form Khen thưởng kỷ luật
- Form quản lý bảng lương
Hình 3.26: Giao diện form quản lý bảng lương
Hình 3.27: Giao diện form phòng ban
Bảng 3.3: Bảng nhân viên (NV)
Tên Trường Kiểu DL Giải Thích
MaNV Text Mã số của nhân viên
TenNV Text Họ tên của nhân viên
GioiTinh Text Giới tính nhân viên
DiaChi Text Địa chỉ của nhân viên
SoCMND Text Số chứng minh nhân dân
MaPB Text Mã phòng ban
MaBC Text Mã bằng cấp
MaHD Text Mã hợp đồng
Bảng 3.4: Bảng danh mục phòng ban (PHONGBAN)
Tên Trường Kiểu DL Chú Thích
MaPB Text Mã chức vụ
Bảng 3.5: Bảng quá trình khen thưởng kỷ luật (KTKL)
Tên Trường Kiểu DL Chú Thích
MaKTKL Text Mã khen thưởng kỷ luật
TenKTKL Text Tên khen thưởng kỷ luật
Lydo Text Lí do khen thưởng kỷ luật
MaNV Text Mã nhân viên
Bảng 3.6: Bảng Bảng lương (BANGLUONG)
Tên Trường Kiểu DL Chú Thích
MaBL Text Mã bảng lương
MaNV Text Mã nhân viên
TenNV Text Tên nhân viên
LuongCB Number Lương cơ bản
Bảng 3.7: Bảng lương chi tiết của nhân viên (CHITIETTBANGLUONG)
Tên Trường Kiểu DL Chú Thích
MaCTTBL Text Mã chi tiết bảng lương
MaNV Text Mã nhân viên
MaBL Text Mã bảng lương
Songay tangca Number Số ngày tăng ca
Luong tangca Number Lương tăng ca
Bảng 3.8: Bảng hợp đồng lao động (HOPDONG)
Tên Trường Kiểu DL Chú Thích
MaNV Text Mã nhân viên
MaHD Text Mã hợp đồng
MaNV Text Mã nhân viên
MaLHD Text Mã loại hợp đồng
[1] Trường đại học Công Nghiệp Hà Nội (2012), Giáo trình phân tích thiết kế hệ thống, NXB Giáo dục Việt Nam
[2] Trần Thị hoàng Thảo – Nguyễn Thị Tĩnh (2011), Phân tích thiết kế hệ thống, NXB Đại học Sư Phạm
[3] Trần Thị Song Minh (2012), Giáo trình hệ thống thống tin quản lý - Đại học Kinh
Tế Quốc Dân, NXB Đại học Kinh Tế Quốc Dân
Nguyễn Thị Liên (2016) đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài "Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty TNHH thiết bị máy tính Hà Nội Lab" tại Đại học Thương Mại Nghiên cứu này tập trung vào việc cải thiện quy trình quản lý nhân sự thông qua việc áp dụng các giải pháp công nghệ thông tin hiệu quả.
Chu Thị Thủy (2018) trong khóa luận tốt nghiệp của mình đã thực hiện phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần Phát triển Nguồn mở và Dịch vụ FDS Nghiên cứu này đóng góp vào việc cải thiện quy trình quản lý nhân sự thông qua việc ứng dụng công nghệ thông tin, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty.
Vương Thị Thảo (2016) trong khóa luận tốt nghiệp của mình tại Đại học Thương Mại đã thực hiện phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho công ty xuất nhập khẩu ngành in SIC Nghiên cứu này tập trung vào việc tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp trong lĩnh vực xuất nhập khẩu.
[7] Designing Management Information Systems by Hans van der Heijden
[9] Analysis and Design of Information Systems by Arthur M Langer [10].Website tailieu.vn
