CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HTTT QUẢN LÝ VÀ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI
Cơ sơ lý luận về HTTT
2.1.1 Các khái niệm cơ bản
Dữ liệu là các giá trị phản ánh sự vật và hiện tượng trong thế giới khách quan, nhưng chưa mang lại ý nghĩa cho người sử dụng Nó thường tồn tại dưới dạng giá trị thô, có thể là một tập hợp các giá trị mà không rõ mối liên hệ giữa chúng Dữ liệu có thể được biểu diễn dưới nhiều hình thức khác nhau, bao gồm âm thanh, văn bản và hình ảnh.
Ví dụ: số, ký hiệu, chữa viết, âm thanh.
Thông tin là kết quả của việc xử lý dữ liệu thông qua các quá trình phân tích và tổng hợp, nhằm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng Nó bao gồm nhiều giá trị dữ liệu được sắp xếp một cách có tổ chức, mang lại ý nghĩa cho một đối tượng cụ thể trong một ngữ cảnh nhất định.
Ví dụ: Thông tin về iphone 6: Hệ điều hành IOS 8.0, Camera chính 8.0 MP
Hệ thống là một tập hợp có tổ chức bao gồm nhiều phần tử, các phần tử này có mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động để đạt được một mục tiêu chung Trong quá trình hoạt động, hệ thống cũng có sự trao đổi thông tin với môi trường bên ngoài.
Ví dụ: Hệ thống các xí nghiệp, Hệ thống cơ quan hành chính sự nghiệp
Hệ thống thông tin là tập hợp các phần cứng, phần mềm và mạng truyền thông, được thiết kế để thu thập, tạo ra, tái tạo, phân phối và chia sẻ dữ liệu, thông tin và tri thức, nhằm hỗ trợ các mục tiêu của tổ chức.
Ví dụ: Hệ thống thông tin quản lý bán hàng, HTTT quản lý nhân sự…
Hệ thống thông tin quản lý (MIS) là công cụ hỗ trợ quản lý hiệu quả cho tổ chức, bao gồm lập kế hoạch, kiểm tra thực hiện, tổng hợp thông tin và tạo báo cáo MIS giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định dựa trên các quy trình và thủ tục đã được thiết lập, sử dụng dữ liệu từ hệ thống xử lý giao dịch để tạo ra các báo cáo định kỳ hoặc theo yêu cầu.
Mỗi hệ thống thông tin có 5 bộ phận chính: Con người, phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, mạng.
Con người là yếu tố chủ chốt trong việc điều hành và sử dụng hệ thống thông tin (HTTT), với phần cứng và phần mềm đóng vai trò trung tâm Họ không chỉ là người thu thập và xử lý dữ liệu mà còn là quyết định quan trọng trong quá trình này Quản trị nhân sự trong HTTT tại doanh nghiệp là một nhiệm vụ dài hạn và đầy thách thức Nguồn lực con người trong lĩnh vực này được chia thành hai nhóm chính.
+ Người xây dựng và bảo trì hệ thống là nhóm người làm nhiệm vụ phân tích, lập trình, khảo sát, bảo trì.
+ Nhóm sử dụng hệ thống là các cấp quản lý, người thiết lập các mục tiêu, xác định nhiệm vụ, tạo quyết định.
(Nguồn: Nguyễn Văn Vỵ, Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý) Hình 2.1.Sơ đồ tổng quát các thành phần của HTTT
Phần cứng là tập hợp các thiết bị vật lý chính, đóng vai trò quan trọng trong quy trình xử lý thông tin Trong hệ thống thông tin, phần cứng được sử dụng như công cụ kỹ thuật để thu thập, xử lý và truyền tải thông tin hiệu quả.
Phần mềm là một tập hợp các chỉ lệnh được sắp xếp theo một trật tự nhất định, nhằm điều khiển thiết bị phần cứng thực hiện tự động một công việc cụ thể Nó được phát triển thông qua các ngôn ngữ lập trình.
Cơ sở dữ liệu là một tập hợp dữ liệu có tổ chức và liên quan, được lưu trữ trên thiết bị lưu trữ thứ cấp Nó cho phép nhiều người dùng và chương trình ứng dụng truy cập và khai thác thông tin đồng thời với các mục đích khác nhau.
Mạng máy tính là một hệ thống bao gồm các máy tính và thiết bị kết nối với nhau thông qua các đường truyền vật lý, được tổ chức theo một kiến trúc nhất định nhằm mục đích chia sẻ tài nguyên và khả năng của mạng.
Hệ thống thông tin bao gồm các thành phần có mối liên hệ chặt chẽ với nhau Các kết nối giữa các thiết bị thông qua dây dẫn là những mối liên hệ dễ thấy, trong khi hầu hết các kết nối giữa các yếu tố cấu thành hệ thống lại không thể nhìn thấy Những mối liên kết này hình thành và hoạt động khi hệ thống đang vận hành, như việc truy xuất dữ liệu từ cơ sở dữ liệu, truyền tải dữ liệu qua khoảng cách lớn và lưu trữ dữ liệu trên các thiết bị.
2.1.3 Quy trình xây dựng và phát triển HTTT
Quy trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin bao gồm các giai đoạn quan trọng như lập kế hoạch, phân tích hiện trạng, phân tích khả thi, đặc tả, thiết kế, lập trình, kiểm thử, khai thác và bảo trì Mỗi giai đoạn này đóng vai trò thiết yếu trong việc đảm bảo hệ thống hoạt động hiệu quả và đáp ứng nhu cầu của người sử dụng.
Thực hiện một dự án tin học hóa có thể tốn kém và đòi hỏi nhiều thời gian cũng như công sức trước khi mang lại lợi nhuận Các yếu tố ảnh hưởng đến việc lập kế hoạch bao gồm thời gian, mức đầu tư, sự không chắc chắn của dự án, nguồn nhân lực với các yếu tố như số lượng, trình độ và khả năng của người thiết kế cũng như người sử dụng cuối Ngoài ra, những tình huống bất ngờ và các đánh giá sai lệch thực tế cũng có thể tác động đến quá trình này Để quản lý hiệu quả, người ta thường cấu trúc hóa việc lập kế hoạch một cách hệ thống.
Tách riêng các phân bổ nhân lực, thời gian và kinh phí
Lập dự án tổng thể, kế hoạch cho một giai đoạn và các kế hoạch chi tiết
Song song với việc lập kế hoạch là việc kiểm tra, báo cáo định kỳ
Kết quả của giai đoạn lập kế hoạch bao gồm việc xác định rõ ràng các phân hệ và chức năng của chúng trong hệ thống thông tin tương lai, cũng như khả năng ứng dụng trên mạng hoặc truyền thông Ngoài ra, giai đoạn này còn bao gồm việc bố trí công việc theo nhóm chuyên gia và phân chia kinh phí một cách hợp lý.
Phân tích hiện trạng là bước quan trọng trong việc khảo sát các hoạt động của hệ thống thông tin vật lý đang tồn tại Mục tiêu chính là thu thập thông tin liên quan đến các yêu cầu trong giai đoạn lập kế hoạch, đảm bảo tính chính xác, độ tin cậy cao và cập nhật nhất.
Cơ sở lý luận về bán hàng
2.2.1 Các khái niệm cơ bản
Là hoạt động nghiên cứu lập kế hoạch, tổ chức và quản lý, giám sát quá trình mua hàng, bán hàng, nhật kho, xuất kho.
Bán hàng là yếu tố quan trọng trong kinh doanh, diễn ra khi người bán và người mua gặp gỡ tại các địa điểm khác nhau Sự thành công trong cuộc đàm phán về việc trao đổi sản phẩm sẽ giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu kinh doanh của mình.
Bán hàng là 1 phần của tiến trình mà Doanh nghiệp thuyết phục khách hàng mua hàng hóa dịch vụ của họ.
Bán hàng là quá trình kết nối với khách hàng tiềm năng để hiểu rõ nhu cầu của họ, giới thiệu và chứng minh giá trị sản phẩm, tiến hành đàm phán mua bán, cũng như thực hiện giao hàng và thanh toán.
Bán hàng là sự phục vụ, giúp đỡ khách hàng nhằm cung cấp cho khách hàng những thứ mà họ muốn.
Nhiệm vụ của Quản lý bán hàng:
Phân phối hàng hóa đến các kênh mục tiêu nhằm tối ưu hóa sự hiện diện của sản phẩm và dịch vụ với chi phí hợp lý, hiệu quả tối đa, đồng thời đạt được các mục tiêu marketing của công ty trong cả ngắn hạn và dài hạn.
2.2.2 Quy trình nghiệp vụ bán hàng
Để chuẩn bị cho quy trình bán hàng hiệu quả, bạn cần nắm vững kiến thức về doanh nghiệp, thị trường, sản phẩm, khách hàng và đối thủ cạnh tranh Ngoài ra, việc hiểu biết tổng quát về kinh tế xã hội cũng rất quan trọng Hãy xây dựng một kế hoạch bán hàng chi tiết và chuẩn bị tâm lý cũng như trang phục phù hợp để tạo ấn tượng tốt với khách hàng.
Chào hỏi, tiếp cận khách hàng.
Tìm cách gây thiện cảm cho khách hàng như lắng nghe, khen ngợi và đồng cảm.
Bước 3: Tìm hiểu nhu cầu khách hàng là rất quan trọng để hiểu tâm lý và mong muốn của họ, từ đó giúp người bán tiết kiệm thời gian giới thiệu sản phẩm Để nắm bắt nhu cầu này, người bán cần phát triển kỹ năng đặt câu hỏi hiệu quả.
Bước 4: Giới thiệu và trình bày sản phẩm.
Khi khách hàng bày tỏ nhu cầu mua sản phẩm, nhân viên bán hàng sẽ giới thiệu chi tiết về sản phẩm, nhấn mạnh các tính năng và lợi ích nổi bật của nó.
Bước 5: Kết thúc bán hàng.
Phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại Công
2.3.1 Tổng quan về Công ty
Công ty Cổ phần Thương Mại Nam Á (SACOM SJC) được thành lập vào năm 2006, thời điểm Việt Nam gia nhập Tổ chức Thương mại Quốc tế (WTO) Sự kiện lịch sử này đã mở ra nhiều cơ hội kinh doanh cho SACOM JSC, giúp Hội Đồng Quản Trị hiện thực hóa những ý tưởng sáng tạo.
Với kinh nghiệm lâu năm trong ngành Điện - Tự động hóa, SACOM đã xây dựng đội ngũ chuyên gia, kỹ sư và công nhân giàu kinh nghiệm, thường xuyên được đào tạo bài bản SACOM cam kết mang đến sự hài lòng cho khách hàng thông qua các giải pháp chìa khóa trao tay hiệu quả và chuyên nghiệp, bao gồm tư vấn, thiết kế, cung cấp thiết bị, giám sát thi công và bảo trì Công ty chuyên về thiết kế và thi công hệ thống Điện - Tự động hóa cũng như thiết kế hệ thống điều khiển.
Cơ khí – thủy lực và điện thủy lực đóng vai trò quan trọng trong thiết kế hệ thống điều khiển tự động hóa tại các nhà máy tuyển than, tuyển quặng và lọc bụi tĩnh điện Chúng tôi cung cấp giải pháp điều khiển tự động hóa và quản lý nhiệt độ trong quá trình luyện kim và luyện cán thép, đồng thời tiết kiệm năng lượng cho thiết bị vận tải, máy xúc thủy lực và khoan xoay tại các mỏ than Hệ thống quản lý tập trung cho phép xuất báo cáo hàng ngày và hàng tháng, cùng với biểu đồ sử dụng năng lượng và năng suất thiết bị Chúng tôi đánh giá chất lượng điện năng bằng hệ thống hiện đại Janitza (Đức) và phân phối thiết bị điện hạ thế và trung thế từ các thương hiệu hàng đầu như ABB, Schneider, Siemens, Eaton và Tavrida SACOM JSC cam kết mang đến sản phẩm và dịch vụ chuyên nghiệp, chú trọng đến chất lượng và sự tiện nghi cho khách hàng, đồng thời cung cấp dịch vụ sửa chữa khi cần thiết.
Hình 2.2 Sơ đồ cấu trúc tổ chức của công ty
Tình hình hoạt động của công ty
Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
4 Lợi nhuận sau thuế 598.702.845 1.034.238.903 2.554.697.980 Đơnvị:Đồng
Hình 2.3 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong 3 năm qua.
Từ năm 2011 đến năm 2013, doanh thu thuần và lợi nhuận sau thuế của công ty liên tục tăng trưởng Cụ thể, lợi nhuận sau thuế đã từ 598.702.845 đồng vào năm 2011 tăng gấp đôi lên 1.034.238.903 đồng vào năm 2012 và đạt 2.554.697.980 đồng vào năm 2013 Điều này cho thấy công ty không chỉ hoạt động có lãi mà còn đang trên đà phát triển mạnh mẽ.
2.3.2 Phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại Công ty
2.3.2.1 Tình hìnhứng dụng CNTT tại công ty
Trang thiết bị phần cứng
- Tổng số máy chủ: 2 máy Dòng máy chủ công ty sử dụng là HP Proliant ML 110G5 với các thông số kỹ thuật phần cứng:
- Tổng số máy để bàn: 70.
- Tông số máy tích xách tay: 30.
- Tổng số máy in: 7 máy.
- Tổng số switch 8 cổng: 3 chiếc.
Công ty cam kết cung cấp máy tính cho tất cả nhân viên văn phòng, đảm bảo 100% thiết bị được kết nối Internet trong quá trình làm việc.
Trang thiết bị phần mềm.
- Hệ điều hành: window Xp, word Excel 2003 đối với máy bàn, Window 7, word, excel 2010 đối với máy tính xách tay cá nhân
- Phần mềm bảo mật: BKAV
Công ty sử dụng mạng LAN, wifi và internet làm phương thức truyền nhận thông tin, giúp kết nối hiệu quả giữa các cấp quản lý và nhân viên trong các phòng ban.
Để ứng dụng công nghệ thông tin hiệu quả, việc thu hút, đào tạo và sử dụng nguồn nhân lực là yếu tố quyết định bên cạnh việc đầu tư trang thiết bị hiện đại Cơ cấu nguồn nhân lực của công ty cần được tìm hiểu kỹ lưỡng để khai thác tối đa các ứng dụng CNTT.
Số cán bộ chuyên môn về HTTT
+ Phát triển phần mềm:12 người.
Số cán bộ có bằng đại học hoặc cao đẳng CNTT trở lên : 90 người.
Giới thiệu về website của công ty
- Website của công ty: http://sacomjsc.com.vn
Website của công ty là kênh giao tiếp điện tử quan trọng, cung cấp thông tin về ngày thành lập, cơ cấu tổ chức, sản phẩm dịch vụ, đối tác và khách hàng, cũng như thông tin tuyển dụng Nó thường xuyên cập nhật tin tức tài chính, công nghệ và quảng bá thương hiệu, hình ảnh con người, dự án và sản phẩm kinh doanh Ngoài ra, website còn hỗ trợ giao dịch thương mại điện tử và tạo diễn đàn cho các đối tác, cá nhân quan tâm để đóng góp ý kiến, trao đổi và hợp tác trên cơ sở cùng có lợi.
Công ty sử dụng phần mềm F-Secure Internet Security 2008, một giải pháp bảo vệ toàn diện với tường lửa cá nhân và tính năng chống virus cùng spyware tích hợp, giúp tạo ra lớp bảo vệ an toàn cho máy tính.
2.3.2.2 Thực trạng quản lý bán hàng tại công ty
Công ty lưu trữ thông tin về hàng hóa dưới dạng file Excel, cho phép nhân viên dễ dàng cập nhật và sửa đổi thông tin hàng hóa hàng năm Việc này đảm bảo rằng dữ liệu luôn được cập nhật và chính xác.
Công ty thực hiện quy trình mua hàng từ các đại lý, với nguồn hàng được nhập qua đơn đặt hàng Nhân viên sẽ kiểm tra chất lượng và số lượng hàng hóa, sau đó ghi chép thông tin vào file Excel để quản lý hiệu quả.
Hình 2.4: Danh sách mua hàng ngày 10/10/2014
Sau khi nhận đơn đặt hàng từ khách hàng, nhân viên sẽ kiểm tra số lượng hàng hóa có sẵn trong kho, lập hóa đơn cho khách hàng và lưu trữ thông tin vào file Excel để quản lý hiệu quả.
Hình 2.5: Danh sách bán hàng ngày 10/10/2014 Đánh giá thực trạng quản lý bán hàng tại công ty
Việc quản lý bán hàng bằng excel có khá nhiều ưu điểm nhưng cũng gây ra không ít khó khăn cho công ty
- Đầu tư chi phí thấp
- Kiểm soát lượng hàng tồn
- Thống kê được lượng mua bán hàng ngày
Việc quản lý hàng hóa tại công ty cổ phần thương mại Nam Á hiện đang gặp nhiều khó khăn do thiếu tính khoa học, dẫn đến hiệu quả công việc không cao Quá trình kiểm tra thông tin, thống kê và báo cáo mất nhiều thời gian, gây ra sai sót trong việc nhập liệu Với số lượng giao dịch lớn và thường xuyên diễn ra, việc quản lý hàng hóa bằng Excel trở nên khó khăn và không hiệu quả.
Quản lý bằng Excel gặp khó khăn trong việc tích hợp với hệ thống thanh toán thẻ và lập hóa đơn, điều này gây bất tiện cho khách hàng Do đó, công ty cần đầu tư vào phần mềm quản lý bán hàng để nâng cao hiệu quả công việc.
CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠICÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI NAM Á VÀ ĐỊNH HƯỚNG PHÁT
Đặt bài toán
Hệ thống quản lý hàng hóa cho phép thêm, sửa và xóa thông tin sản phẩm, bao gồm mã hàng, tên hàng và đơn giá Khi khách hàng mua hàng, nhân viên sẽ lập hóa đơn, và hóa đơn này sẽ được lưu trữ trong hệ thống để dễ dàng quản lý Quản lý hóa đơn bao gồm ba chức năng chính: lập hóa đơn, sửa hóa đơn và xóa hóa đơn, đảm bảo quy trình thanh toán diễn ra thuận lợi và hiệu quả.
Nhân viên nhập thông tin vào mẫu hóa đơn trên hệ thống, cho phép hệ thống tự động in hóa đơn Mỗi hóa đơn chỉ do một nhân viên lập, nhưng một nhân viên có thể lập nhiều hóa đơn Thông tin hóa đơn bao gồm mã hóa đơn, tổng tiền, mã nhân viên, mã đại lý và ngày lập Một hóa đơn có thể chứa nhiều mặt hàng, và một mặt hàng có thể xuất hiện trong nhiều hóa đơn khác nhau Nhân viên sẽ đưa hóa đơn cho khách hàng và có thể sửa hoặc xóa hóa đơn nếu có sai sót hoặc không còn cần thiết Thông tin về đại lý như tên, mã và địa chỉ cũng được lưu trữ trong hệ thống để quản lý Hàng tháng, nhân viên lập báo cáo doanh thu và số lượng mặt hàng bán ra để gửi cho ban giám đốc, giúp lãnh đạo có những điều chỉnh và lập kế hoạch kinh doanh cho tháng tiếp theo.
Mục đích của việc xây dựng hệ thống nhằm đáp ứng các mục tiêu chính sau:
Giúp nhân viên dễ dàng quản lý thông tin về tình hình kinh doanh của công ty, từ việc theo dõi các mặt hàng bán chạy đến những sản phẩm không được ưa chuộng Điều này cho phép họ thực hiện các điều chỉnh hợp lý trong quy trình nhập hàng mới, cũng như áp dụng các chính sách giảm giá và khuyến mại cho khách hàng.
- Giúp nhân viên dễ dàng, nhanh chóng tra cứu, kết xuất số liệu, báo cáo phục vụ cho công tác lập báo cáo khi người quản lý yêu cầu.
Giúp người quản lý, nhân viên và khách hàng dễ dàng tra cứu thông tin về các loại hàng hóa, bao gồm giá cả và số lượng, nhằm nâng cao hiệu quả trong quá trình bán hàng.
3.1.2 Xác định yêu cầu hệ thống
Hệ thống quản lý bán hàng thực hiện chức năng:
- Chức năng quản lý TT đại lý: Hệ thống cho phép thêm mới TT đại lý, sửa TT đại lý, xóa TT đại lý.
- Quản lý TT hàng hóa: Thông tin hàng hóa mới được lưu vào hệ thống, có thể sửa, xóa TT hàng hóa khi có yêu cầu
- Quản lý hóa đơn: Khi khách mua hàng nhân viên sẽ lập hóa đơn, hệ thống cho phép nhân viên thêm hóa đơn mới, sửa , xóa hóa đơn
- Thống kê báo cáo: Hệ thống thực hiện chức năng thống kê các mặt hàng đã bán, và báo cáo doanh thu trong 1 tháng, 1 quý hoặc 1 năm
Về tổ chức lưu trữ:
Cần lưu trữ tất cả thông tin và hình ảnh liên quan đến hàng hóa để phục vụ cho công tác quản lý và thống kê hoạt động của công ty Việc này giúp cải thiện hiệu quả trong việc theo dõi và đánh giá tình hình kinh doanh.
Yêu cầu phi chức năng:
- Website phải có tốc độ xử lý nhanh, đáp ứng khả năng nhiều người cùng truy cập vào một lúc.
- Công việc tính toán thực hiện chính xác, không chấp nhận sai sót.
- Sử dụng mã hóa các thông tin cần bí mật của khách hàng.
- Đảm bảo an toàn dữ liệu khi chạy website trực tuyến.
Phân tích bài toán
3.2.1 Biểu đồ use case Xác định các tác nhân:
Các tác nhân tác động lên hệ thống quản lý bán hàng
Tác nhân Ca sử dụng Mô tả usecase
Nhân viên Quản lý thông tin hàng hóa: thêm mới TT hàng hóa, sửa, xóa thông tin hàng hóa
Hệ thống cho phép nhân viên quản lý thông tin hàng hóa, bao gồm việc thêm mới, thay đổi hoặc xóa bỏ thông tin theo yêu cầu của giám đốc công ty Đối với quản lý đại lý, nhân viên có thể thêm mới thông tin đại lý khi họ đặt hàng, đồng thời cũng có khả năng xóa thông tin đại lý khi có yêu cầu hủy hàng hóa đã đặt.
Nếu đại lý có thay đổi về thông tin cá nhân, nhân viên sẽ sửa thông tin đại lý đã lưu trong hệ thống.
Quản lý hóa đơn: thêm mới TT hóa đơn, sửa, xóa thông tin của hóa đơn.
Nhân viên công ty có khả năng nhận thông tin hóa đơn mới và xóa thông tin hóa đơn cũ Trong trường hợp có thay đổi về thông tin hóa đơn, nhân viên sẽ tiến hành sửa đổi, cập nhật và lưu trữ thông tin vào hệ thống.
Giám đốc công ty có thể thống kê và in ấn các mặt hàng đã bán qua hệ thống, từ đó nắm bắt được doanh thu và số lượng hàng hóa đã đặt trong khoảng thời gian một tháng, một quý hoặc một năm.
In báo cáo doanh thu
Bảng 3.1 : Bảng mô tả Usecase hệ thống thông tin quản lý bán hàng
Quan ly TT dai ly
Quan ly TT hang hoa
Hình 3.1 : Biểu đồ usecase tổng quát
Phân rã biểu đồ use case
Phân rã use case quản lý TT đại lý
Quan ly TT dai ly
Hình 3.2 : Biểu đồ usecase chi tiết quản lý TT đại lý
Quản lý TT hàng hóa
Quan ly TT hang hoa
Hình 3.3 : Biểu đồ usecase chi tiết quản lý TT hàng hóa
Hình 3.4 : Biểu đồ usecase chi tiết quản lý hóa đơn
Thong ke cac mat hang da ban
Hình 3.5 : Biểu đồ usecase chi tiết thống kê báo cáo
Biểu diễn các use case bởi kịch bản
- Biểu diễn kịch bản cho use case “ Dang nhap”
Tác nhân chính Nhân viên
Mức 1 Điều kiện bắt đầu Mỗi nhân viên được cấp một usename và password riêng. Điều kiện kết thúc Nhân viên đăng nhập được vào hệ thống và hệ thống thông báo đã đăng nhập thành công.
1 Nhân viên chọn chức năng đăng nhập.
2 Hệ thống hiển thị form đăng nhập và yêu cầu nhân viên nhập usename và password.
3 Nhân viên nhập usename và password sau đó nhấn OK.
4 Hệ thống kiểm tra thông tin nhân viên vừa nhập và xác nhận thông tin hợp lệ.
5 Hệ thống thông báo đăng nhập thành công.
6 Nhân viên thoát khỏi chức năng đăng nhập.
1 Hệ thống thông báo usename và password không đúng.
1.1 Hệ thống yêu cầu nhân viên nhập lại usename và password.
1.2 Nhân viên nhập lại usename và password.
1.3 Hệ thống thông báo đã đăng nhập thành công.
2 Hệ thống thông báo chưa nhập usename hoặc password.
- Biểu diễn kịch bản cho use case “them dai ly”
Tác nhân chính Nhân viên
Mức 3 Điều kiện bắt đầu Nhân viên đăng nhập thành công vào hệ thống. Điều kiện kết thúc Thông tin về đại lý mới được bổ sung vào cơ sở dữ liệu Diễn biến chính :
1 Nhân viên chọn chức năng thêm mới TT đại lý.
2 Hệ thống hiển thị form thêm TT đại lý và yêu cầu nhân viên nhập thông tin mới.
3 Nhân viên nhập thông tin đại lý mới và nhấn OK.
4 Hệ thống kiểm tra thông tin đại lý và xác nhận thông tin hợp lệ.
5 Thông tin đại lý mới được nhập vào cơ sở dữ liệu.
6 Hệ thống thông báo đã nhập thành công.
7 Nhân viên thoát khỏi chức năng thêm mới TT đại lý.
1 Hệ thống thông báo TT đại lýkhông hợp lệ 1.1 Hệ thống yêu cầu nhân viên nhập lại thông tin đại lý.
1.2 Nhân viên nhập lại thông tin đại lý.
- Biểu diễn kịch bản cho use case “sua TT dai ly”
Tác nhân chính Nhân viên
Mức 3 Điều kiện bắt đầu Nhân viên đăng nhập thành công vào hệ thống Điều kiện kết thúc Thông tin đại lý vừa sửa được cập nhập vào cơ sở dữ liệu.
1 Nhân viên kích hoạt yêu cầu sửa TT đại lý.
2 Hệ thống hiển thị form sửa thông tin đại lý và yêu cầu nhân viên nhập mã đại lý cần sửa
3 Hệ thống kiểm tra mã đại lý mà nhân viên đã nhập và hiển thị thông tin của đại lý.
4 Nhân viên sửa TT đại lý và nhấn OK.
5 Hệ thống kiểm tra TT đại lý được sửa và xác nhận thông tin hợp lệ.
6 Hệ thống nhập TT đại lý đã được sửa vào cơ sở dữ liệu.
7 Hệ thống thông báo sửa thành công.
8 Nhân viên thoát khỏi chức năng sửa TT đại lý.
1 Hệ thống thông báo TT đại lý được sửa không hợp lệ.
1.1 Hệ thống yêu cầu nhân viên nhập lại TT đại lý cần sửa.
1.2 Nhân viên nhập lại TT đại lý.
- Biểu diễn kịch bản cho use case “xoa TT đại lý”
Tác nhân chính Nhân viên
Mức 3 Điều kiện bắt đầu Nhân viên đăng nhập thành công vào hệ thống. Điều kiện kết thúc TT đại lý đã được xóa khỏi cơ sở dữ liệu.
1 Nhân viên kích hoạt yêu cầu xóa TT đại lý
2 Hệ thống hiển thị form xóa TT đại lý và yêu cầu nhân viên nhập mã đại lý muốn xóa.
3 Nhân viên nhập mã đại lý muốn xóa và nhấn OK
4 Hệ thống kiểm tra mã đại lý muốn xóa và xác nhận hợp lệ.
5 Hệ thống hỏi nhân viên có chắc chắn muốn xóa TT đại lý khỏi cơ sở dữ liệu không? Và hiển thị lựa chọn yes hoặc no.
7 Hệ thống xóa TT đại lý khỏi cơ sở dữ liệu.
8 Nhân viên thoát khỏi chức năng xóa TT đại lý.
1 Hệ thống thông báo mã đại lý không hợp lệ.
1.1 Hệ thống yêu cầu nhân viên nhập lại mã đại lý.
1.2 Nhân viên nhập mã đại lý khác.
1.3 Hệ thống thông báo xóa thành công
2 Nhân viên chọn “no” : hệ thống quay lại bước trước.
- Biểu diễn kịch bản cho use case “them TT hàng hóa”
Tác nhân chính Nhân viên
Mức 3 Điều kiện bắt đầu Nhân viên đăng nhập thành công vào hệ thống. Điều kiện kết thúc TT hàng hóa mới được bổ sung vào cơ sở dữ liệu Diễn biến chính :
1 Nhân viên chọn chức năng thêm TT hàng hóa mới
2 Hệ thống hiển thị form thêm TT hàng hóa mới và yêu cầu nhân viên nhập TT hàng hóa mới.
3 Nhân viên nhập TT hàng hóa mới và nhấn OK.
4 Hệ thống kiểm traTT hàng hóa và xác nhận thông tin hợp lệ.
5 Thông tin hàng hóa mới được nhập vào cơ sở dữ liệu.
6 Hệ thống thông báo đã nhập thành công.
7 Nhân viên thoát khỏi chức năng thêm mới TT hàng hóa.
1 Hệ thống thông báo TT hàng hóa không hợp lệ 1.1 Hệ thống yêu cầu nhân viên nhập lại TT hàng hóa.
1.2 Nhân viên nhập lại TT hàng hóa.
- Biểu diễn kịch bản cho use case “sua TT hàng hóa”
Tác nhân chính Nhân viên
Mức 3 Điều kiện bắt đầu Nhân viên đăng nhập thành công vào hệ thống Điều kiện kết thúc TT hàng hóa vừa sửa được cập nhập vào cơ sở dữ liệu.
1 Nhân viên kích hoạt yêu cầu sửa TT hàng hóa.
2 Hệ thống hiển thị form sửa TT hàng hóa và yêu cầu nhân viên nhập mã hàng hóa cần sửa.
3 Hệ thống kiểm tra mã hàng hóa mà nhân viên đã nhập và hiển thị TT hàng hóa.
4 Nhân viên sửa TT hàng hóa và nhấn OK.
5 Hệ thống kiểm tra TT hàng hóa được sửa và xác nhận thông tin hợp lệ.
6 Hệ thống nhập TT hàng hóa đã được sửa vào cơ sở dữ liệu.
7 Hệ thống thông báo sửa thành công.
8 Nhân viên thoát khỏi chức năng sửa TT hàng hóa.
1 Hệ thống thông báo TT hàng hóa được sửa không hợp lệ.
1.1 Hệ thống yêu cầu nhân viên nhập lại TT hàng hóa cần sửa.
1.2 Nhân viên nhập lại TT hàng hóa.
- Biểu diễn kịch bản cho use case “xoa TT hàng hóa”
Tác nhân chính Nhân viên
Mức 3 Điều kiện bắt đầu Nhân viên đăng nhập thành công vào hệ thống. Điều kiện kết thúc TT hàng hóa đã được xóa khỏi cơ sở dữ liệu.
1 Nhân viên kích hoạt yêu cầu xóa TT hàng hóa.
2 Hệ thống hiển thị form xóa TT hàng hóa và yêu cầu nhân viên nhập mã hàng hóa muốn xóa.
3 Nhân viên nhập mã hàng hóa muốn xóa và nhấn OK.
4 Hệ thống kiểm tra mã hàng hóa muốn xóa và xác nhận hợp lệ.
5 Hệ thống hỏi nhân viên có chắc chắn muốn xóa TT hàng hóa khỏi cơ sở dữ liệu không? Và hiển thị lựa chọn yes hoặc no.
7 Hệ thống xóa TT hàng hóa khỏi cơ sở dữ liệu.
8 Nhân viên thoát khỏi chức năng xóa TT hàng hóa.
1 Hệ thống thông báo mã hàng hóa không đúng a Hệ thống yêu cầu nhân viên nhập lại mã hàng hóa. b Nhân viên nhập mã hàng hóa khác. c Hệ thống thông báo xóa thành công
2 Nhân viên chọn “no” : hệ thống quay lại bước trước.
- Biểu diễn kịch bản cho use case “them moi hoa don ”
Tác nhân chính Nhân viên
Mức 3 Điều kiện bắt đầu Nhân viên đăng nhập thành công vào hệ thống. Điều kiện kết thúc Hóa đơn hàng hóa mới được bổ sung vào cơ sở dữ liệu Diễn biến chính :
1 Nhân viên chọn chức năng thêm mới hóa đơn
2 Hệ thống hiển thị form thêm hóa đơn và yêu cầu nhân viên nhập hóa đơn mới.
3 Nhân viên nhập hóa đơn mới và nhấn OK.
4 Hệ thống kiểm tra thông tin hóa đơn và xác nhận thông tin hợp lệ.
5 Hóa đơn hàng hóa được nhập vào cơ sở dữ liệu.
6 Hệ thống thông báo đã nhập thành công.
7 Nhân viên thoát khỏi chức năng thêm hóa đơn.
1 Hệ thống thông báo hóa đơn không hợp lệ 1.1.Hệ thống yêu cầu nhân viên nhập lại hóa đơn.
1.2.Nhân viên nhập lại hóa đơn.
- Biểu diễn kịch bản cho use case “sua hoa don”
Tác nhân chính Nhân viên
Mức 3 Điều kiện bắt đầu Nhân viên đăng nhập thành công vào hệ thống Điều kiện kết thúc Hóa đơn hàng hóa vừa sửa được cập nhập vào cơ sở dữ liệu.
1 Nhân viên kích hoạt yêu cầu sửa hóa đơn
2 Hệ thống hiển thị form sửa hóa đơn và yêu cầu nhân viên nhập mã hóa đơn cần sửa.
3 Hệ thống kiểm tra mã hóa đơn mà nhân viên đã nhập và hiển thị TT hóa đơn cần sửa.
4 Nhân viên sửa hóa đơn và nhấn OK.
5 Hệ thống kiểm tra hóa đơn được sửa và xác nhận thông tin hợp lệ.
6 Hệ thống nhập hóa đơn đã được sửa vào CSDL.
7 Hệ thống thông báo sửa thành công.
8 Nhân viên thoát khỏi chức năng sửa hóa đơn Ngoại lệ
1 Hệ thống thông báo hóa đơn được sửa không hợp lệ.
1.1 Hệ thống yêu cầu nhân viên nhập lại hóa đơn cần sửa.
1.2 Nhân viên nhập lại hóa đơn
- Biểu diễn kịch bản cho use case “xoa hoa don”
Tác nhân chính Nhân viên
Mức 3 Điều kiện bắt đầu Nhân viên đăng nhập thành công vào hệ thống. Điều kiện kết thúc Hóa đơn đã được xóa khỏi cơ sở dữ liệu.
1 Nhân viên kích hoạt yêu cầu xóa hóa đơn.
2 Hệ thống hiển thị form xóa hóa đơn và yêu cầu nhân viên nhập mã hóa đơn muốn xóa.
3 Nhân viên nhập mã hóa đơn và nhấn OK.
4 Hệ thống kiểm tra hóa đơn muốn xóa và xác nhận hợp lệ.
5 Hệ thống hỏi nhân viên có chắc chắn muốn xóa hóa đơn khỏi cơ sở dữ liệu không? Và hiển thị lựa chọn yes hoặc no.
7 Hệ thống xóa hóa đơn khỏi cơ sở dữ liệu.
8 Nhân viên thoát khỏi chức năng xóa hóa đơn Ngoại lệ :
1 Hệ thống thông báo mã hóa đơn không đúng.
1.1.Hệ thống yêu cầu nhân viên nhập lại mã hóa đơn 1.2.Nhân viên nhập mã hóa đơn khác.
1.3.Hệ thống thông báo xóa thành công
2 Nhân viên chọn “no” : hệ thống quay lại bước trước.
- Biểu diễn kịch bản cho use case “thong ke cac mat hang da ban ”
Tác nhân chính Nhân viên
Mức 3 Điều kiện bắt đầu Nhân viên đăng nhập thành công vào hệ thống. Điều kiện kết thúc Hệ thống đưa ra bảng thống kê các mặt hàng đã bán Diễn biến chính :
1 Nhân viên chọn chức năng thống kê các mặt hàng đã bán
2 Hệ thống hiển thị form thống kê các mặt hàng đã bán và yêu cầu nhân viên chọn hình thức muốn thống kê các mặt hàng đã bán.
3 Nhân viên chọn hình thức thống kê.
4 Hệ thống hỏi nhân viên có muốn in bảng thống kê không.
5 Nhân viên yêu cầu in bảng thống kê.
6 Hệ thống in bảng thống kê.
7 Nhân viên thoát khỏi chức năng thống kê các mặt hàng đã bán.
Ngoại lệ : Nhân viên không yêu cầu in bảng thông kê.
- Biểu diễn kịch bản cho use case “bao cao doanh thu”
Tác nhân chính Nhân viên
Mức 3 Điều kiện bắt đầu Nhân viên đăng nhập thành công vào hệ thống. Điều kiện kết thúc Hệ thống đưa ra báo cáo doanh thu.
1 Nhân viên chọn chức năng báo cáo doanh thu.
2 Hệ thống hiển thị form báo cáo doanh thu và yêu cầu nhân viên chọn hình thức báo cáo.
3 Nhân viên chọn hình thức báo cáo.
4 Hệ thống hỏi nhân viên có muốn in báo cáo doanh thu không.
5 Nhân viên yêu cầu hệ thống in báo cáo.
6 Nhân viên thoát khỏi chức năng báo cáo doanh thu.
Ngoại lệ : Nhân viên không yêu cầu hệ thống in báo cáo.
Trong quản lý dữ liệu, việc xác định các lớp thông tin là rất quan trọng Đối với đại lý, cần ghi nhận mã đại lý, tên đại lý, địa chỉ và số điện thoại Đối với hàng hóa, các thông tin cần thiết bao gồm mã hàng hóa, tên hàng hóa, hãng sản xuất, giá thành và đơn vị tính Cuối cùng, đối với nhân viên, cần lưu trữ mã nhân viên, tên nhân viên, giới tính và ngày sinh.
Hóa đơn (Mã hóa đơn, mã nhân viên, mã hàng hóa, ngày lập, tổng tiền) Chi tiết hóa đơn ( Mã hóa đơn, mã hàng hóa, số lượng)
Dai ly Madaily : String Tendaily : String Diachi : String Sodienthoai : String
Chitiethoadon Mahoadon : String Mahanghoa : String Soluong : String
Hanghoa Mahanghoa : String Tenhanghoa : String Hangsanxuat : String Giathanh : String Donvitinh : String
Nhanvien Manhanvien : String Tennhanvien : String Gioitinh : String Ngaysinh : Date
Hoadon Mahoadon : String Manhanvien : String Mahanghoa : String Ngaylap : Date Tongtien : String
Biểu đồ trình tự cho chức năng đăng nhập
Hình 3.7 : Biểu đồ trình tự cho chức năng đăng nhập
Biểu đồ trình tự cho chức năng thêm thông tin đại lý
Hình 3.8 : Biểu đồ trình tự cho chức năng thêm TT đại lý
Biển đồ tuần tự cho chức năng sửa thông tin đại lý
Hình 3.9 : Biểu đồ trình tự cho chức năng sửa TT đại lý
Biểu đồ trình tự cho chức năng xóa thông tin đại lý
Hình 3.10 : Biểu đồ trình tự cho chức năng xóa TT đại lý
Biểu đồ trình tự cho chức năng sửa thông tin hàng hóa
: Nhan vien : form sua TT hang hoa
: form sua TT hang hoa
: DK Quan ly TT hang hoa
: DK Quan ly TT hang hoa
: Hang hoa 1: Yeu cau sua TT hang hoa
2: Yeu cau nhap ten hang hoa can sua 3: Nhap ten hang hoa can sua
4: Kiem tra ten hang hoa
6: Hien thi thong tin hang hoa 7: TT hang hoa can sua
11: Nhap TT duoc sua vao CSDL 12: Sua thanh cong 13: Sua thanh cong
14: Thong bao sua thanh cong
16: TT sai 17: Yeu cau nhap lai
Hình 3.11: Biểu đồ trình tự cho chức năng sửa TT hàng hóa
Biểu đồ trình tự cho chức năng thêm TT hàng hóa
: Nhan vien : form them TT hang hoa : form them TT hang hoa : DK Quan ly TT hang hoa
: DK Quan ly TT hang hoa
: Hang hoa 1: Yeu cau them TT hang hoa
2: Yeu cau nhap ten hang hoa moi 3: Nhap TT hang hoa moi
4: Kiem tra TT hang hoa
6: Nhap TT hang hoa vao CSDL 7: Nhap thanh cong 8: Nhap thanh cong
9: Thong bao nhap thanh cong
11: TT hang hoa sai 12: Yeu cau nhap lai
Hình 3.12 : Biểu đồ trình tự cho chức năng thêm TT hàng hóa
Biểu đồ trình tự cho chức năng xóa TT hàng hóa
: Nhan vien : form xoa TT hang hoa
: form xoa TT hang hoa
: DK Quan ly TT hang hoa
: DK Quan ly TT hang hoa
: Hang hoa 1: Yeu cau xoa hang hoa
2: Yeu cau nhap ma hang hoa can xoa 3: Nhap ma hang hoa can xoa
4: Kiem tra TT hang hoa
6: co chac xoa hang hoa ra khoi CSDL 7: yeu cau chon yes or no
10: Xoa hang hoa khoi CSDL 11: Xoa thanh cong 12: Xoa thanh cong
13: Thong bao xoa thanh cong
Hình 3.13 : Biểu đồ trình tự cho chức năng xóa TT hàng hóa
Biểu đồ trình tự cho chức năng thêm hóa đơn
: Nhan vien : form them hoa don
: DK Quan ly hoa don
: DK Quan ly hoa don : Hoa don : Hoa don 1: Yeu cau them hoa don
2: Yeu cau nhap TT hoa don moi 3: Nhap TT hoa don moi
4: Kiem tra TT hoa don
6: Nhap TT hoa don vao CSDL 7: Nhap thanh cong 8: Nhap thanh cong
9: Thong bao nhap thanh cong
11: TT hoa don sai 12: Yeu cau nhap lai
Hình 3.14: Biểu đồ trình tự cho chức năng thêm hóa đơn
Biểu đồ trình tự cho chức năng xóa hóa đơn
: Nhan vien : form xoa hoa don
: DK Quan ly hoa don
: DK Quan ly hoa don : Hoa don : Hoa don 1: Yeu cau xoa hoa don
2: Yeu cau nhap ma hoa don can xoa 3: Nhap ma hoa don can xoa
4: Kiem tra TT hoa don
6: co chac xoa hoa don ra khoi CSDL 7: yeu cau chon yes or no
10: Xoa hoa don khoi CSDL 11: Xoa thanh cong 12: Xoa thanh cong
13: Thong bao xoa thanh cong
Hình 3.15: Biểu đồ trình tự cho chức năng xóa hóa đơn
Biểu đồ trình tự cho chức năng sửa hóa đơn
: Nhan vien : form sua hoa don
: DK quan ly hoa don
: DK quan ly hoa don
: Hoa don 1: Yeu cau sua hoa don
2: Yeu cau nhap ma hoa don can sua 3: Nhap ma hoa don can sua
4: Kiem tra TT hoa don
6: Hien thi TT hoa don 7: TT hoa don can sua
11: Nhap TT sua vao CSDL 12: Sua thanh cong 13: Sua thanh cong
14: Thong bao sua thanh cong
16: TT sai 17: Yeu cau nhap lai
Hình 3.16: Biểu đồ trình tự cho chức năng sửa hóa đơn
Biểu đồ trình tự cho chức năng tìm kiếm
Hình 3.17: Biểu đồ trình tự cho chức năng tìm kiếm
Biểu đồ hoạt động thêm TT đại lý
Kiem tra TT dai ly
Them dai ly thanh cong
Nhap lai TT dai ly
TT dai ly da ton tai
TT dai ly hop le
Hình 3.18: Biểu đồ hoạt động cho chức năng thêm TT đại lý
Biểu đồ hoạt động sửa, xóa TT đại lý bat dau
Cap nhat khong thanh cong
Xoa TT dai lý Sua
Kiem tra thong tin nhap Nhap khong hop le
Hình 3.19: Biểu đồ hoạt động cho chức năng sửa, xóa TT đại lý
Biểu đồ hoạt động thêm TT hàng hóa
Kiem tra TT hang hoa
Them hang hoa thanh cong
Nhap lai hang hoa dai ly
TT hang hoa da ton tai
TT hang hoa hop le
Hình 3.20: Biểu đồ hoạt động cho chức năng thêm TT hàng hóa
Biểu đồ hoạt động sửa, xóa TT hàng hóa bat dau
Cap nhat khong thanh cong
Kiem tra thong tin nhap Nhap khong hop le
Hình 3.21: Biểu đồ hoạt động cho chức năng sửa, xóa TT hàng hóa
Biểu đồ hoạt động thêm hóa đơn
Chon quan ly hoa don
Kiem tra TT hoa don
Them hoa don thanh cong
Nhap lai hoa don dai ly
TT hoa don da ton tai
TT hoa don hop le
Hình 3.22: Biểu đồ hoạt động cho chức năng thêm hóa đơn
Biểu đồ hoạt động sửa, xóa hóa đơn bat dau
Chon quan ly hoa don
Cap nhat khong thanh cong
Kiem tra thong tin nhap Nhap khong hop le
Hình 3.23: Biểu đồ hoạt động cho chức năng sửa, xóa hóa đơn
Quan ly TT hang hoa
Hình 3.24: Biểu đồ thành phần
Thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng
Thiết kế một số giao diện chương trình
Hình 3.25: Giao diện đăng nhập
Hình 3.26: Giao diện màn hình quản lý bán hàng
Form quản lý TT đại lý
Hình 3.27: Giao diện quản lý TT đại lý
Form Quản lý TT hàng hóa
Hình 3.28: Giao diện quản lý TT hàng hóa
Form thống kê báo cáo
Hình 3.29: Giao diện Thống kê báo cáo3.4 Hướng phát triển đề tài
Tiến hành lập trình và triển khai hệ thống thông tin quản lý bán hàng trên website nội bộ công ty.
Nâng cấp ứng dụng nhằm tối ưu hóa trải nghiệm người dùng với giao diện thiết kế thân thiện và dễ sử dụng Bên cạnh đó, các chức năng phân rã công việc và phân công nhiệm vụ cũng được cải tiến, giúp người dùng quản lý công việc hiệu quả hơn.
Nghiên cứu thêm các hệ thống hỗ trợ dự đoán thời gian hoàn thành công việc.
Nâng cấp phần mềm bán hàng tại cửa hàng bằng cách sử dụng máy tính PC, máy tính chạm, máy tính bảng và điện thoại thông minh Các thiết bị này cần được tích hợp với máy quẹt mã vạch và máy in hóa đơn để tối ưu hóa quy trình bán hàng và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
