(Luận văn học viện tài chính) xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty cổ phần vật tư vận tải xi măng

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

Thông tin, theo cách hiểu thông thường, là những thông báo hoặc tin tức giúp nâng cao sự hiểu biết của người nhận về một vấn đề cụ thể Nó thể hiện mối quan hệ giữa các sự kiện và hiện tượng, đóng vai trò quan trọng trong việc truyền đạt kiến thức và tạo ra sự kết nối giữa các khía cạnh khác nhau của cuộc sống.

Hệ thống thông tin quản lý là công cụ quan trọng giúp cung cấp thông tin thiết yếu cho việc quản lý và điều hành của doanh nghiệp hoặc tổ chức.

Thông tin tồn tại dưới hình thức:

- Bằng ngôn ngữ, hình ảnh

- Mã hiệu hay xung điện

* Các tính chất của thông tin

* Thông tin và xử lý thông tin trong doanh nghiệp

Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp có nhiệm vụ quan trọng là xử lý thông tin kinh doanh Xử lý thông tin bao gồm các thao tác nhằm chuyển đổi thông tin thành dạng có thể sử dụng, giúp cho thông tin trở nên dễ hiểu, tổng hợp hơn, dễ truyền đạt và có thể được trình bày dưới dạng đồ họa.

LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com

Nói cụ thể hơn thì ,ột cử lý thông tin đề cập đến một hay một số các thao tác cơ bản sau:

- Ghi nhận và lưu trữ một thông tin lên một giá mang

- Sắp xếp các thông tin theo một trật tự nào đó

- Tham khảo thông tin ( chẳng hạn tham khảo một tệp, một cơ sở dữ liệu, tìm kiếm tài liệu…)

- Điều chỉnh dạng của thông tin

- Điều chỉnh nội dung thông tin

- Từ một số thông tin rút ra một thông tin khác ( tính toán, kết xuất…)

- Chuyển thông tin đi xa (viễn thông)

- Phân phối thông tin tới một người hay một nhóm người (truyền đạt )

1.1.2 Một số mô hình Hệ thống thông tin

Hệ thống mô tả quy trình thu thập và xử lý dữ liệu, bao gồm các kho lưu trữ kết quả và thông tin do hệ thống sản sinh ra Mô hình này trả lời các câu hỏi "Cái gì?" và "Để làm gì?", mà không quan tâm đến phương tiện, địa điểm hay thời điểm xử lý dữ liệu Mô hình của hệ thống được áp dụng tại quầy tự động dịch vụ khách hàng theo mô tả của giám đốc dịch vụ.

- Mô hình vật lý ngoài

Mô hình vật lý tập trung vào các khía cạnh hữu hình của hệ thống, bao gồm vật mang dữ liệu, kết quả, đầu vào, đầu ra, và các phương tiện tương tác với hệ thống Nó cũng xem xét các dịch vụ, bộ phận, con người, cũng như vị trí làm việc trong quy trình xử lý dữ liệu Thêm vào đó, mô hình này chú trọng đến các thủ tục thủ công và yếu tố địa điểm thực hiện xử lý, cùng với loại màn hình và bàn phím được sử dụng Cuối cùng, nó đề cập đến khía cạnh thời gian, tức là các thời điểm diễn ra các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau.

- Mô hình vật lý trong

Hệ thống được xem xét từ góc độ kỹ thuật, không phải từ trải nghiệm người dùng Các yếu tố quan trọng bao gồm loại thiết bị sử dụng, dung lượng lưu trữ, tốc độ xử lý, tổ chức dữ liệu trong kho, cấu trúc chương trình và ngôn ngữ lập trình Mô hình này nhằm giải thích câu hỏi "Như thế nào?" trong bối cảnh hoạt động của hệ thống.

Mỗi mô hình phản ánh một góc nhìn riêng, trong đó mô hình logic thể hiện quan điểm quản lý, mô hình vật lý ngoài phản ánh cách sử dụng, và mô hình vật lý trong đại diện cho góc nhìn kỹ thuật Độ ổn định của các mô hình này cũng khác nhau, với mô hình logic là ổn định nhất, trong khi mô hình vật lý trong thường xuyên thay đổi.

KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ BÁN HÀNG

1.2.1 Nhiệm vụ chung của kế toán bán hàng

Trong nền kinh tế thị trường định hướng XHCN, các doanh nghiệp thực hiện sản xuất và kinh doanh nhằm tạo ra sản phẩm và dịch vụ đáp ứng nhu cầu thị trường với mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận Để đạt được mục tiêu này, việc thực hiện giá trị sản phẩm thông qua hoạt động bán hàng là rất quan trọng.

Bán hàng là quá trình chuyển nhượng quyền sở hữu sản phẩm và hàng hóa, đồng thời khách hàng sẽ thanh toán hoặc đồng ý thanh toán Đây là giai đoạn cuối trong chuỗi sản xuất – kinh doanh, nơi vốn chuyển từ hình thái sản phẩm sang tiền tệ Việc đẩy nhanh quá trình bán hàng giúp rút ngắn chu kỳ kinh doanh, tăng tốc độ vòng quay vốn và nâng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp Tuy nhiên, để thực hiện bán hàng và cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp cần phải chi phí, điều này có thể làm giảm lợi ích kinh tế trong kỳ.

Tải xuống LUAN VAN CHAT LUONG tại địa chỉ luanvanchat@agmail.com Các chi phí, khoản khấu trừ vào tài sản hoặc nợ phát sinh sẽ làm giảm vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp Đồng thời, doanh nghiệp cũng thu được doanh thu và thu nhập khác, tạo thành tổng giá trị lợi ích kinh tế trong kỳ, góp phần tăng cường vốn chủ sở hữu.

Kế toán là nghệ thuật thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về tài sản và hoạt động kinh tế tài chính trong doanh nghiệp Mục tiêu của kế toán là cung cấp thông tin hữu ích để hỗ trợ quyết định kinh tế - xã hội và đánh giá hiệu quả hoạt động Để đạt được điều này, doanh nghiệp cần sử dụng các công cụ theo dõi hoạt động kinh doanh hàng ngày, từ đó tổng hợp kết quả thành các báo cáo kế toán.

Những phương pháp mà một doanh nghiệp sử dụng để ghi chép và tổng hợp thành các báo cáo kế toán định kỳ tạo thành hệ thống kế toán.

Bán hàng là quá trình chuyển nhượng quyền sở hữu sản phẩm, gắn liền với lợi ích và rủi ro cho khách hàng, đồng thời khách hàng thực hiện thanh toán Đây là giai đoạn cuối trong hoạt động sản xuất kinh doanh, chuyển đổi vốn từ hàng hoá sang tiền tệ Việc đẩy nhanh bán hàng giúp rút ngắn chu kỳ sản xuất, tăng vòng quay vốn và lợi nhuận cho doanh nghiệp Kế toán bán hàng có trách nhiệm ghi chép đầy đủ, kịp thời và chính xác tình hình biến động của sản phẩm theo số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị, đồng thời cung cấp thông tin cho báo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinh tế liên quan.

1.2.2 Các ngiệp vụ cơ bản của kế toán bán hàng

- Nhập kho hàng hoá do mua ngoài

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 111,112,331… - Tổng giá thanh toán

- Xuất kho hàng hóa ,thành phẩm đem bán

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán

Có TK 156,155 – Hàng hóa, Thành phẩm

- Phản ánh doanh thu bán hàng

Nợ TK 111,112,131… (Tổng giá thanh toán)

Có TK 511 -(Giá bán chưa thuế)

Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp

Nợ TK 521 – (Chiết khấu thương mại)

Có TK – (Phải thu của khách hàng)

- Khi thu được tiền của khách hàng

Có TK 131 -Phải thu khách hàng

GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ VẬN TẢI XI MĂNG

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty

Công ty vật tư vận tải xi măng là một doanh nghiệp nhà nước hoạt động độc lập về mặt tài chính, thuộc Tổng công ty xi măng Việt Nam Doanh nghiệp này được thành lập theo quyết định số

Công ty được thành lập theo quyết định 842 / BXD -TCCB ngày 03/12/1990 của Bộ trưởng Bộ Xây dựng, dựa trên việc hợp nhất Xí nghiệp Cung ứng vật tư thiết bị xi măng và Công ty Vận Tải - Bộ Xây dựng Công ty chính thức hoạt động từ ngày 05/01/1991.

Ngày 12/02/1993 Bộ trưởng bộ xây dựng ban hành quyết định số 022A/BXD- TCLD Thành lập lại công ty Vật tư vận tải xi măng.

Vào ngày 22 tháng 02 năm 2006, Bộ trưởng đã ban hành quyết định số 280/QD-BXD, chuyển đổi Công ty vật tư vận tải xi măng thuộc Tổng công ty xi măng Việt Nam thành Công ty Cổ phần Vật tư vận tải xi măng.

Công ty đã chính thức hoạt động dưới hình thức Công ty cổ phần kể từ ngày 24/04/2006, theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103011963 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp.

2.1.2 Giới thiệu chung và cơ cấu tổ chức của công ty

Tên đầy đủ: Công ty cổ phần vật tư vận tải xi măng Website: www.vtvxm.com.vn - www.vtvxm.com - www.vtvxm.vn Email: vtvxm@vnn.vn

Chủ tịch hội đồng quản trị: Ông Trần Quang Tuấn

Giám đốc: Bà Nguyễn Thị Thúy Mai Trụ sở chính: 21B Cát Linh - Đống Đa - Hà Nội Diện thoại: (04) 8232882 - (04) 7332308

* Cơ cấu tổ chức của công ty

- Ban lãnh đạo gồm có :

+ Đại hội cổ đông + Hội đồng quản trị + Ban giám đốc + Ban kiểm soát

+ Trụ sở chính Công ty Cổ phần Vật tư vận tải xi măng Địa chỉ: 21B Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội Điện thoại: (84-4) 8457458 Fax: (84-4) 8457186

Trụ sở chính của Công ty là nơi làm việc của Giám đốc và Phó Giám đốc, cùng với các phòng nghiệp vụ như Văn phòng Công ty, Phòng Kế hoạch – Điều độ, Phòng Tổ chức lao động, Phòng Tài chính – Kế toán – Thống kê, Phòng Kỹ thuật, Phòng Kinh doanh vận tải, Phòng Đầu tư Xây dựng, Phòng Kinh doanh phụ gia và Phòng Điều độ.

Đơn vị này chịu trách nhiệm quản lý công tác hành chính, hậu cần an ninh và an toàn cho cơ quan Ngoài ra, họ còn đảm nhiệm việc mua sắm và quản lý tài sản của Công ty, đồng thời phục vụ và chăm sóc điều kiện làm việc cũng như sinh hoạt cho cán bộ công nhân viên trong toàn công ty.

Tham mưu cho Giám đốc Công ty trong việc tổ chức và thực hiện quản lý chất lượng sản phẩm, đồng thời đảm bảo quản lý kỹ thuật đối với xe máy và thiết bị máy móc.

Tải luận văn chất lượng tại địa chỉ luanvanchat@agmail.com, chi nhánh tuyển xỉ Phả Lại Chúng tôi chuyên tham mưu quản lý hệ thống định mức kỹ thuật, quy định giao nhận, và hao hụt vật tư trong công ty Đồng thời, chúng tôi cũng nghiên cứu và cải tiến kỹ thuật, công nghệ nhằm nâng cao hiệu quả trong sản xuất kinh doanh.

+ Phòng Kế toán thống kê tài chính:

Chịu trách nhiệm tư vấn cho Giám đốc Công ty, đồng thời tổ chức và chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán, thống kê và tài chính trong Công ty, đảm bảo tuân thủ đúng các quy định của Luật Kế toán.

+ Phòng Kinh tế - Kế hoạch:

Phòng có nhiệm vụ tham mưu cho Hội đồng quản trị và Giám đốc Công ty trong việc thực hiện các quyết định liên quan đến kế hoạch hóa và quản lý sản xuất kinh doanh, đảm bảo phù hợp với chiến lược phát triển và hiệu quả kinh doanh của Công ty Đặc biệt, phòng chịu trách nhiệm kinh doanh mặt hàng than cám, đồng thời hỗ trợ Giám đốc trong việc tổng hợp thông tin về tình hình sản xuất kinh doanh và đề xuất các biện pháp điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh hiệu quả.

+ Phòng Kinh doanh vận tải:

Tham mưu cho Giám đốc Công ty về lĩnh vực vận tải và kinh doanh vận tải để đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty; đồng thời tổ chức và thực hiện hiệu quả các hoạt động vận tải và kinh doanh vận tải.

+ Phòng Tổ chức lao động:

Tư vấn cho Giám đốc Công ty về việc tổ chức cơ cấu và bộ máy quản lý, đồng thời đảm bảo công tác lao động tiền lương và thực hiện các chế độ chính sách cho người lao động theo quy định của Nhà nước và nội quy của Công ty.

- Các chi nhánh trực thuộc công ty:

Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc, người phụ trách chi nhánh có trách nhiệm quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh, bao gồm khai thác, vận tải, tiếp nhận, bảo quản và cung ứng hàng hóa phục vụ sản xuất xi măng Họ cũng đảm nhiệm giao dịch và tổ chức thực hiện các vấn đề phát sinh trong vận tải bốc xếp, đảm bảo giao nhận hàng hóa theo hợp đồng kinh tế và thực hiện bảo quản, luân chuyển hàng hóa một cách hợp lý và hiệu quả.

Chi nhánh Quảng Ninh, Hải Phòng, Phả Lại, Hoàng Thạch, Bỉm Sơn, Hà Nam, Phú Thọ và Hoàng Mai là những địa điểm quan trọng trong mạng lưới chi nhánh của chúng tôi, phục vụ nhu cầu đa dạng của khách hàng tại các khu vực này.

* Sơ đồ tổ chức của công ty Đại hội đông cổ đông

Phó giám đốc Phó giám đốc Đoàn vận tải

Phòng kế toán tài chính

Phòng tổ chức lao động

Phòng kinh doanh vận tải

Phòng dầu tư và phát triển

Phòng kinh tế kế hoạch

Phòng kinh doanh phụ gia

- Kinh doanh các loại vật tư dùng cho ngành xi măng

- Kinh doanh vật liệu xây dựng, nhiên liệu (xăng, dầu, khí đốt)

- Kinh doanh vận tải và dịch vụ vận tải

- Kinh doanh phụ tùng ô tô và bảo dưỡng sửa chữa ô tô

- Kinh doanh khai thác, chế biến các loại phụ gia và xỉ thải phục vụ cho sản xuất xi măng và các nhu cầu khác của xã hội.

- Kinh doanh cho thuê văn phòng, nhà kho, cửa hàng và bến bãi

- Kinh doanh các ngành nghề khác phù hợp với quy định của pháp luật

* Khách hàng và các đối tác của công ty

Hiện nay khách hang của công ty được chia làm hai đối tượng :

Khách lẻ là những người tiêu dùng mua sản phẩm với số lượng nhỏ và không thường xuyên, do đó họ chỉ chiếm một tỷ lệ nhỏ trong tổng giao dịch của công ty.

ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY

2.2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của công ty

Tổ chức bộ máy kế toán một cách khoa học và phù hợp với đặc điểm quản lý sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là yêu cầu thiết yếu đối với giám đốc và kế toán trưởng, nhằm tối ưu hóa vai trò của kế toán trong hoạt động quản lý.

Công ty hoạt động như một đơn vị kinh doanh thương mại với nhiều cửa hàng và chi nhánh phân bố rộng rãi Để phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh, công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán.

Nhiệm vụ của phòng kế toán cụ thể:

Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm chính trong việc hướng dẫn và kiểm tra các công việc của nhân viên kế toán Họ tổ chức lập báo cáo kế toán theo yêu cầu quản lý và phân công trách nhiệm cho từng cá nhân, bộ phận liên quan Đồng thời, kế toán trưởng cũng phải chịu trách nhiệm về độ chính xác của các thông tin báo cáo trước Giám đốc và tổng công ty.

Kế toán tổng hợp có trách nhiệm thu thập số liệu từ các nhân viên, tổ chức lại các bảng biểu kế toán và trình lên kế toán trưởng để được phê duyệt.

- Kế toán tiền lương: Có nhiệm vụ lập bảng phân phối hoặc theo dõi tiền lương, thưởng thực tế.

Kế toán tài sản cố định và vật tư hàng hóa là quy trình quan trọng trong quản lý tài chính Mỗi tháng, kế toán vật tư dựa vào phiếu nhập xuất để lập chứng từ cho hàng hóa Đồng thời, việc ghi chép sổ sách liên quan đến tài sản cố định (TSCĐ) cũng được thực hiện dựa trên các biên bản bàn giao và nhượng bán TSCĐ, phản ánh tình hình thực tế tăng giảm.

- Kế toán chi nhánh: có nhiệm vụ tập hợp số liệu, chứng từ phát sinh lên công ty theo định kỳ.

Kế toán mua bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm tra tính hợp lý và hợp pháp của các chứng từ liên quan đến giao dịch mua bán hàng hóa Trước khi ghi chép vào sổ sách kế toán và thực hiện thủ tục thanh toán cho khách hàng, kế toán cần xác minh các chứng từ này để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong hoạt động tài chính.

Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tiền vay yêu cầu thực hiện định kỳ việc ghi chép, tập hợp và phân loại các hóa đơn, chứng từ liên quan nhằm đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong sổ kế toán.

- Kế toán theo dõi cước vận chuyển: Tập hợp các hóa đơn, chứng từ vận chuyển, thành phẩm… để ghi sổ kế toán có liên quan.

* Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng

Kế toán các chi nhánh

Kế toán theo dõi cước VC

Kế tại toán các đơn vị chi nhánh

2.2.2 Hình thức kế toán và phương thức kế toán

Hiện nay, công ty áp dụng kế toán trên máy tính thông qua phần mềm Cyber Accounting 2006, được phát triển bởi công ty Cổ phần quản trị doanh nghiệp Cybersoft.

Phần mềm này quản lý được danh sách khách hàng, kho, danh mục hàng hóa…

Ngoài ra còn quản lý được doanh thu bán hàng, công nợ khách hàng…

Mặc dù đây là một phần mềm kế toán tổng quát phù hợp cho toàn bộ hệ thống kế toán, nhưng nó vẫn chưa phải là một giải pháp hoàn chỉnh cho kế toán bán hàng.

* Các phương pháp kế toán mà công ty sử dụng:

Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ được ghi nhận theo phương pháp bình quân gia quyền, trong khi việc hạch toán hàng tồn kho được thực hiện theo phương pháp kê khai thường xuyên.

- Đối với TSCĐ: Khấu hao TSCĐ được tính theo phương pháp đườn thẳng.

MỘT SỐ YÊU CẦU CƠ BẢN CỦA HỆ THỐNG

Hệ thống phải đảm bảo được một số yêu cầu sau:

-Quản lý được danh mục hàng hóa, khách hàng, kho, đơn vị sản xuất

-Quản lý được doanh thu bán hàng -Quản lý được công nợ phải thu cũng như phải trả khách hàng -Quản lý được giá vốn hàng bán

-Đưa ra được các báo cáo cần thiết : -In được các chứng từ như phiếu thu chi, hóa đơnGTGT ,phiếu nhập xuất -Báo cáo nhập xuất tồn hàng hóa

-Báo cáo tổng hợp doanh thu -Báo cáo chi tiết doanh thu theo từng mặt hàng -Báo cáo tổng hợp công nợ khách hàng

Báo cáo công nợ chi tiết theo từng khách hàng giúp theo dõi tình hình thanh toán Bảng kê chứng từ phát sinh theo thời gian cung cấp cái nhìn tổng quan về giao dịch Sổ chi tiết tài khoản doanh thu bán hàng ghi nhận doanh thu từ hoạt động kinh doanh Sổ chi tiết tài khoản phải thu khách hàng theo dõi các khoản nợ phải thu Cuối cùng, sổ chi tiết giá vốn hàng bán giúp phân tích chi phí sản xuất và cung ứng hàng hóa.

-Báo cáo chi tiết công nợ theo từng khách hàng

-Đảm bảo tính bảo mật và an toàn dữ liệu của hệ thống

MÔ HÌNH HÓA NGHIỆP VỤ

Công ty CPVTVTXM là công ty chuyên cung cấp các loại vật tư dùng cho nghành xi măng, kinh doanh vật liệu xây dựng, xăng dầu khí đốt.

Khi nhận yêu cầu mua hàng từ khách qua điện thoại, fax, email, bộ phận bán hàng sẽ xem xét và xác định các thông tin cần thiết như chủng loại, số lượng, giá cả và phương thức thanh toán Đồng thời, họ sẽ kiểm tra khả năng đáp ứng yêu cầu thông qua báo cáo tồn kho Nếu hàng tồn không đủ, bộ phận bán hàng sẽ thông báo cho khách; nếu đủ, họ sẽ gửi báo giá và tiến hành đàm phán Khi thực hiện giao hàng, bộ phận bán hàng sẽ xuất hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho kèm theo Hóa đơn GTGT có 3 liên: một liên cho bộ phận bán hàng, một liên cho khách hàng và một liên cho cơ quan thuế Phiếu xuất kho cũng có 3 liên: một liên cho bộ phận bán hàng, một liên cho thủ kho và một liên cho khách hàng.

Khách hàng mua hàng với số lượng lớn sẽ được hưởng chiết khấu thương mại theo chính sách của công ty Giá bán cho khách sẽ là giá sau khi đã áp dụng chiết khấu và sẽ được ghi rõ trên hóa đơn GTGT.

Khách hàng có thể lựa chọn thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản Sau khi nhận tiền, kế toán sẽ lập phiếu thu tiền Trong trường hợp thanh toán quá hạn, bộ phận kế toán sẽ gửi thông báo nợ quá hạn đến khách hàng.

Khách hàng sẽ bị phạt lãi suất 0,1% mỗi ngày trên tổng số tiền thanh toán chậm, nhưng không vượt quá 30 ngày; sau thời gian này, công ty có quyền xử lý theo pháp luật Vào cuối tháng, Kế toán hàng hóa sẽ ghi sổ chi tiết hàng hóa và doanh thu dựa trên các chứng từ Kế toán công nợ sẽ theo dõi công nợ khách hàng dựa trên hóa đơn GTGT và phiếu thu chi tiền Cuối niên độ kế toán, Kế toán hàng hóa sẽ tính giá vốn hàng xuất bán dựa trên các chứng từ phát sinh trong năm.

Cuối tháng hoặc khi có yêu cầu từ ban giám đốc, bộ phận kế toán sử dụng các sổ như Sổ chi tiết hàng hóa, Sổ chi tiết doanh thu và Sổ theo dõi công nợ khách hàng để lập các báo cáo về nhập xuất tồn hàng, doanh thu bán hàng và công nợ khách hàng Những báo cáo này giúp ban giám đốc điều chỉnh kế hoạch kinh doanh một cách hợp lý và hiệu quả.

3.2.2 Các hồ sơ dữ liệu sử dụng

3.2.2.1 Phiếu nhập kho 3.2.2.2 Phiếu xuất kho 3.2.2.3 Hóa đơn GTGT bán hàng 3.2.2.4 Phiếu thu tiền

3.2.2.5 Sổ chi tiết hàng hóa 3.2.2.6 Sổ theo dõi công nợ khách hàng 3.2.2.7 Sổ chi tiết doanh thu

3.2.2.8 Báo cáo công nợ khách hàng 3.2.2.9 Báo cáo nhập xuất tồn

3.2.2.10 Báo cáo doanh thu bán hàng

HTTT quản lý bán hàng

Trả lời khách- báo giá Hóa đơn GTGT

Phiếu xuất kho hàng bán

Phiếu thu Thông tin yêu cầu về hàng giảm giá

Báo cáo theo yêu cầu Báo cáo định kỳ

Bộ phận quản lý kho

Hình: Biểu đồ ngữ cảnh

3.2.4 Biểu đồ phân rã chức năng

HTTT quản lý bán hàng

4.1 Lập báo cáo Nhập- Xuất – Tồn

4.2 Lập báo cáo doanh thu

4.3 Lập báo cáo công nợ

2 Xử lý chứng từ 3 Ghi sổ

1.2 Kiểm tra khả năng cung ứng

1.1 Nhận yêu cầu của khách

1.3 Thu nhận thông tin phản hồi

1.4 Đàm phán ký hợp đồng với khách

2.1 Xử lý phiếu nhập xuất kho

3.1 Ghi sổ chi tiết doanh thu

3.2 Ghi sổ theo dõi công nợ khách hàng

3.3 Ghi sổ giá vốn thực tế bán hàng

3.4 Ghi sổ chi tiết hàng hóa

3.2.5 Mô tả chi tiết chức năng lá

(1.1) Nhận yêu cầu của khách: Đây là bộ phận tiếp nhận các yêu cầu về mặt hàng mà khách muốn mua

Khi nhận yêu cầu mua hàng từ khách, việc đầu tiên là kiểm tra khả năng cung ứng bằng cách xem xét báo cáo nhập xuất tồn kho để đảm bảo có đủ hàng hóa đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Thu nhận thông tin phản hồi là bộ phận tiếp nhận ý kiến của khách hàng về các vấn đề liên quan đến dịch vụ bán hàng, vận chuyển và báo giá.

Khi đã xác nhận khả năng cung ứng hàng hóa theo yêu cầu của khách hàng, bộ phận liên quan sẽ tiến hành tiếp xúc để báo giá và thương thảo ký hợp đồng.

Khi công ty nhận hàng hóa mới hoặc nhập kho thành phẩm, bộ phận xử lý phiếu nhập kho sẽ lập phiếu nhập kho để ghi nhận và quản lý hàng hóa.

Sau khi khách hàng ký hợp đồng mua hàng, bộ phận phụ trách sẽ lập hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) để khách hàng có thể nộp tiền và nhận hàng tại các bộ phận liên quan.

Khi khách hàng mang hóa đơn GTGT đến, bộ phận thu ngân sẽ nhận tiền và lập phiếu chi để khách có thể đến bộ phận khác nhận hàng.

Cuối mỗi tháng, kế toán hàng hóa cần ghi sổ chi tiết doanh thu bán hàng dựa trên các chứng từ phát sinh trong tháng.

Cuối mỗi tháng, kế toán công nợ cần ghi sổ chi tiết công nợ khách hàng dựa vào các chứng từ phát sinh trong tháng, bao gồm phiếu thu chi tiền và hóa đơn GTGT bán hàng.

(3.3) Ghi sổ giá vốn thực tế hàng bán:

(3.4) Ghi sổ chi tiêt hàng hóa:

Báo cáo Nhập – Xuất – Tồn hàng hóa được lập dựa trên sổ chi tiết hàng hóa, thực hiện hàng tháng hoặc khi có yêu cầu từ ban giám đốc Bộ phận kế toán sẽ tiến hành tổng hợp và báo cáo tình hình nhập xuất tồn kho để đảm bảo quản lý hiệu quả.

Báo cáo doanh thu bán hàng được lập dựa trên sổ chi tiết doanh thu, thực hiện hàng tháng hoặc theo yêu cầu của ban giám đốc, do bộ phận kế toán đảm nhiệm.

MÔ HÌNH HÓA LOGIC QUÁ TRÌNH XỬ LÝ NGHIỆP VỤ

Trả lời khách- báo giá Hóa đơn GTGT

Thanh toán Phiếu thu Phiếu xuất kho hàng bán

Thông tin yêu cầu về hàng giảm giá

Phiếu nhập kho a b Phiếu xuất kho

Sổ cái, sổ chi tiết e

Báo cáo theo yêu cầu

Bảng kê công nợ KH i

3.3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 3.3.2.1 Tiến trình tiếp xúc khách hàng

Nhận yêu cầu của khách

Kiểm tra khả năng cung ứng

Thu nhận thông tin phản hồi

Kiểm tra thông tin mặt hàng khách y/c

Ký hợp đồng Trả lời khách – báo giá

3.3.2.2 Tiến trình xử lý chứng từ

Xử lý phiếu nhập xuất kho

Ghi sổ chi tiết doanh thu

Ghi sổ theo dõi công nợ khách hàng

Ghi sổ giá vốn thực tế bán hàng

Ghi sổ chi tiết hàng hóa

Sổ cái sổ chi tiết e

Lập báo cáo doanh thu

Lập báo cáo công nợ

Lập báo cáo Nhập – Xuất – Tồn

Y/c báo cáo doanh thu Báo cáo doanh thu

PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ DỮ LIỆU

Họ tên khách hàng tenkh Địa chỉ diachi

Số tài khoản Stk Điện thoại sdt

Hình thức thanh toán Httt

Mã hàng Mahh Đơn vị tính Dvt

Số lượng Soluong Đơn giá Dongia

Số tiền viết bằng chữ Sotienchu

Họ tên người bán hàng Nguoiban

Thủ trưởng đơn vị Thutruongdv

LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com b PHIẾU THU

Họ tên người nộp Nguoinop Địa chỉ Diachi

Số tiền bằng chữ Sotienchu

Chứng từ liên quan Ctlq

Thủ trưởng đơn vị Thutruongdv

Thủ quỹ Thuquy c SỔ CÁI, SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN

Dư nợ đầu kỳ Dunodk

Dư có đầu kỳ Ducodk

Tài khoản đối ứng Tkdu

Dư nợ cuối kỳ Dunock

Dư có cuối kỳ Ducock

Giám đốc giamdoc d PHIẾU NHẬP KHO

Họ tên người giao hàng Nguoigiao

Người phụ trách P.KHSX Nguoiphutrach

Thủ kho Thukho e PHIẾU XUẤT KHO

Họ tên người nhận hàng Nguoinhan

Thủ kho Thukho f SỔ CHI TIẾT HÀNG HÓA

Mã hàng hóa Mahh Đơn vị tính Dvt

Số chứng từ (Phiếu nhập, xuất) Soct

Số lượng nhập Soluong Đơn giá nhập Dongia

Số lượng tồn đầu kì Sltondk Đơn giá tồn đầu kì Dgtondk

Thành tiền tồn đầu kì Tttondk

Số lượng tồn trong kì Sltontk Đơn giá tồn trong kì Dgtontk

Thành tiền tồn trong kì Tttontk

Số lượng tồn cuối kì Sltonck Đơn giá tồn cuối kì Dgtonck

Thành tiền tồn cuối kì Tttonck g SỔ THEO DÕI CÔNG NỢ KHÁCH HÀNG

Số nợ đầu kỳ Phaithudauky

Số phải trả đầu kỳ Phaitradauky

Số nợ trong kỳ Notrongky

Số thanh toán trong kỳ Sothanhtoan

Số nợ cuối kỳ Nocuoiky

Số trả khách trong kỳ Sotratrongky

Số phải trả cuối kỳ Sophaitracuoiky

(1) Tên hàng hóa  HÀNG HÓA

(2) Tên khách hàng  KHÁCH HÀNG

 Tennhom (Tên của nhóm khách hàng)

(4) Tên nhân viên  NHÂN VIÊN

(5) Nhóm chức vụ  NHÓM CHỨC VỤ

(6) Nhóm đơn vị tính  NHÓM DVT

 Madvt (Mã đơn vị tính)

(7) Nhóm phòng ban  NHÓM PHÒNG BAN

(8) Nhóm khách hàng  NHÓM KHÁCH HÀNG

 Manhomkh (Mã nhóm khách hàng)

(9) Nhóm loại tài khoản  NHÓM LOẠI TK

 Maloaitk (Mã loại tài khoản)

(10) Đơn vị sản xuất  ĐƠN VỊ SX

 Madv (Mã đơn vị sản xuất)

 Tendv (Tên đơn vị sản xuất)

(11) Tồn đầu kỳ  TỒN ĐẦU KỲ

(12) Nợ đầu kỳ  NỢ ĐẦU KỲ

3.4.3 Xác định các mối quan hệ và gán thuộc tính cho mối quan hệ đó

NHÂN VIÊN (Thủ kho) ĐƠN VỊ SX

KHÁCH HÀNG SoctN (Số chứng từ) NgaylapN

KHÁCH HÀNG SoctX (Số chứng từ) NgaylapX

KHÁCH HÀNG NHÂN VIÊN SoctT (Số chứng từ) Lydothu

KHÁCH HÀNG HÀNG HÓA SoctB (Số chứng từ) Diengiai

Dongia Httt (Hình thức thanh toán) Ngayban

+ Chuyển các thực thể thành các lược đồ quan hệ tương ứng:

(1) DONVISX (madv, tendv,, diachi, sdt)

(2) KHO (makho, tenkho, tennv, diachi, sdt)

(4) HANGHOA (mahh, tenhh, dvt, ts)

(5) KHACHHANG (makh, tenkh, nguoidaidien, masothue, sotk, diachi, sdt)

(6) NHANVIEN (manv, tennv, diachi, sdt, chucvu, phongban)

+ Chuyển các mối quan hệ thành các lược đồ quan hệ tương ứng:

→ PHIEUNHAP (mahh, makho, madv, makh, tkno, tkco, ngaylapN, soctN, lydoN, ctlqN, soluongN, dongiaN)

→ PHIEUXUAT (mahh, makho, makh, tkno, tkco, ngaylapX, soctX, lydoX, ctlqX, soluongX, dongiaX)

→ PHIEUTHU (mahh, makh, tkno, tkco, ngaylapT, soctT, lydoT, ctlqT, sotienT)

→ HOADON (mahh, makh, tkno, tkco, ngaylapHD, soctHD, lydoHD, ctlqHD, soluongHD, dongiaHD, tongtienHD)

Chuẩn hóa là quá trình chuyển đổi các quan hệ có cấu trúc phức tạp thành các quan hệ đơn giản và ổn định hơn Hiện nay, có nhiều tiêu chuẩn chuẩn hóa như Chuẩn Boyce-Codd, Chuẩn 4 và Chuẩn 5, giúp loại bỏ sự dư thừa một cách hiệu quả hơn.

3 Tuy nhiên áp dụng chuẩn hóa Boyce codd, chuẩn 4 hay chuẩn 5 sẽ gây khó khăn cho người lập trình nên ở đây ta chỉ xét đến chuẩn 3NF

Tất cả các quan hệ trên, trừ PHIẾU NHẬP, PHIẾU XUẤT, HÓAĐƠN đều đã ở dạng chuẩn 3, do đó ta chỉ cần chuẩn hoá 3 quan hệ này.

 Chuẩn hoá PHIẾU NHẬP PHIẾU NHẬP chứa thuộc tính lặp (Mahh, SoluongN, DongiaN) nên chưa ở 1NF, tách phiếu nhập thành hai quan hệ.

 CTPHIEUNHAP (SoctN, Mahh, DongiaN, SoluongN)

 PHIEUNHAP (SoctN, ngaylapN, TKno, TKco, LydoN, Makho, Manv, Madonvi, MaKH)

 Chuẩn hoá PHIẾU XUẤT PHIẾU XUẤT chứa thuộc tính lặp (Mahh, SoluongX, DongiaX) nên chưa ở 1NF, tách phiếu nhập thành hai quan hệ.

 DONG PHIẾU XUẤT (SoctX, Mahh, DongiaX, SoluongX)

 PHIẾU XUẤT (SoctX, ngaylapX, TKno, TKco LydoX, MaKH, Makho, Manv)

 Chuẩn hoá HÓAĐƠN HÓAĐƠN chứa thuộc tính lặp (Mahh, SoluongHD, DongiaHD) nên chưa ở 1NF, tách phiếu nhập thành hai quan hệ.

 CT HÓA ĐƠN (SoctHD, Mahh, DongiaHD, SoluongHD)

 HÓAĐƠN (SoctHD, ngaylapHD, MaKH, Diengiai, SotienHD ,httt)

 Các quan hệ trên đều đã ở 3NF

#soctX makho makh tkno tkco

#soctN madv makho makh tkno tkco

#soctT manv makh tkno tkco

CTHOADON soctN mahh soluongN dongiaN

CTPHIEUNHAP soctX mahh soluongX dongiaX

THIẾT KẾ HỆ THỐNG VẬT LÝ

3.5.1 Thiết kế CSDL Vật Lý

Nhằm phục vụ cho công việc lập trình sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Foxpro

 Phi chuẩn hoá các quan hệ trên:

Quan hệ PHIẾU NHẬP và PHIẾU XUẤT có cấu trúc tương đồng, do đó có thể gộp chúng thành quan hệ PHIẾUNHAPXUAT Tương tự, quan hệ CT PHIẾU NHẬP và CT PHIẾU XUẤT cũng được kết hợp thành quan hệ CTPHIEUNHAPXUAT, với các thuộc tính tương ứng được gộp lại thành một thuộc tính chung Trong quan hệ PHIẾU, để phân biệt giữa PHIẾU NHẬP và PHIẾU XUẤT, chúng ta sử dụng hai ký tự đầu, trong đó PHIẾU NHẬP sẽ được đánh dấu bằng các ký tự cụ thể.

PN còn PHIẾU XUẤT là PX:

PHIEUNHAPXUAT(Soct, Ngaylap, Lydo, Sotien, Tkno, TKco, Makho, Madonvi, MaKh)

CTPHIẾUNHAPXUAT(Soct, Mahh, Soluong, Đongia)

3.5.2 Thiết kế các File , trường

TÊN TRƯỜNG KIỂU KÍCH THƯỚC KHUÔN DẠNG RÀNG BUỘC makho C 10 Chữ + số Khóa chính tenkho C 40 Chữ tenv C 40 Chữ diachi C 50 Chữ sdt C 12 Chữ

TÊN TRƯỜNG KIỂU KÍCH THƯỚC KHUÔN DẠNG RÀNG BUỘC

Mahh C 10 Chữ + số Khóa chính

Madv C 10 Chữ + số Khóa chính

Makh C 10 Chữ + số Khóa chính

Manhomkh C 10 Chữ + số Khóa chính

Ngaylap D 8 Ngày soct C 7 Chữ + số Khóa chính makh C 10 Chữ Khóa ngoại tongtien N (15,2) Số httt C 10 Chữ

TÊN TRƯỜNG KIỂU KÍCH THƯỚC KHUÔN DẠNG RÀNG BUỘC soct C 7 Chữ + số Khóa ngoại mahh C 10 Chữ Khóa ngoại soluong N (12,2) Số dongia N (12,2) Số thuegtgt C (12,2) Số

Ngaylap D 8 Ngày soct C 7 Chữ + số Khóa chính makho C 10 Chữ + số Khóa ngoại

Tải LUAN VAN CHAT LUONG tại địa chỉ email luanvanchat@gmail.com Các thông tin cần thiết bao gồm mã đề (madv) với 10 ký tự chữ và số, khóa ngoại (makh) với 10 ký tự chữ và số, người nhận (nguoign) với 40 ký tự, lý do (lydo) với 50 ký tự, chi tiết liên quan (ctlq) với 50 ký tự, và tổng tiền (tongtien) với định dạng số (15,2) Thêm vào đó, cần cung cấp số tài khoản nợ (tkno) và số tài khoản có (tkco), mỗi số có 5 ký tự.

TÊN TRƯỜNG KIỂU KÍCH THƯỚC KHUÔN DẠNG RÀNG BUỘC soct C 7 Chữ + số Khóa ngoại mahh C 10 Chữ + số Khóa ngoại soluong N (12,2) Số dongia N (12,2) Số

Ngaylap D 8 Ngày soct C 7 Chữ + số Khóa chính makh C 10 Chữ + số Khóa ngoại nguoitt C 40 Chữ lydo C 50 Chữ ctlq C 50 Chữ tongtien N (15,2) Số tkno C 5 Số tkco C 5 Số

TÊN TRƯỜNG KIỂU KÍCH THƯỚC KHUÔN DẠNG RÀNG BUỘC makh C 10 Chữ + số Khóa chính duno N (12,2) Số duco N (12,2) Số

TÊN TRƯỜNG KIỂU KÍCH THƯỚC KHUÔN DẠNG RÀNG BUỘC mahh C 10 Chữ + số Khóa ngoại makho C 10 Chữ + số Khóa ngoại soluong N (12,2) Số thanhtien N (12,2) Số

Manv C 10 Chữ + số Khóa chính

Maphongban C 10 Chữ + số Khóa chính

Machucvu C 10 Chữ + số Khóa chính

Madvt C 5 Chữ + số Khóa chính

3.5.3 Xác định luồng hệ thống

Xác định luồng hệ thống là quá trình phân định công việc giữa con người và máy móc, trong đó các kho dữ liệu liên quan đến tiến trình máy được thay thế bằng các file tương ứng.

3.5.3.1 Luồng hệ thống của biểu đồ BLD “Tiến trình tiếp xúc khách hàng”

Nhận yêu cầu của khách

Kiểm tra khả năng cung ứng

Thu nhận thông tin phản hồi

Kiểm tra thông tin mặt hàng khách y/c

Ký hợp đồng Trả lời khách – báo giá

 Tiến trình “1.2 Kiểm tra khả năng cung ứng”

Phương thức tiến hành bao gồm việc thực hiện quy trình trên máy tính và xử lý trực tuyến nhằm kiểm tra khả năng đáp ứng nhu cầu hàng hóa của khách hàng Kết quả sẽ được tổng hợp vào báo cáo về tình hình Nhập Xuất – Tồn.

3.5.3.2 Luồng hệ thống của biểu đồ BLD “Tiến trình xử lý chứng từ”

 Tiến trình “2.2 – Viết hóa đơn GTGT bán hàng”

Phiếu thu d h Hóa đơn GTGT

Xử lý phiếu nhập xuất kho

Khi xuất hàng bán cho khách, cần lập hóa đơn GTGT bán hàng Người lập phiếu sẽ nhập thông tin hàng xuất vào máy tính và có thể in hóa đơn GTGT để giao cho khách hàng.

 Tiến trình “2.3 – Viết phiếu Thu”

Mỗi khi viết phiếu chi cho khách, tiến trình xử lý được thực hiện theo lô Sau khi khách hàng thanh toán tiền hàng, hệ thống sẽ lưu trữ thông tin về số tiền đã thu và tiến hành xuất phiếu thu cho khách.

 Tiến trình “2.1 – Xử lý phiếu Nhập – Xuất kho”

Tiến trình xử lý hàng hóa được thực hiện theo lô mỗi khi có sự thay đổi về nhập - xuất kho Hệ thống ghi lại thông tin chi tiết về hàng hóa, kho hàng, đơn vị sản xuất đối với phiếu nhập, và thông tin khách hàng đối với phiếu xuất, đồng thời xuất phiếu nhập xuất kho.

3.5.3.3 Luồng hệ thống của biểu đồ BLD “Tiến trình ghi sổ”

Ghi sổ chi tiết doanh thu

Ghi sổ theo dõi công nợ khách hàng

Ghi sổ giá vốn thực tế bán hàng

Ghi sổ chi tiết hàng hóa

 Tiến trình “3.1 – Ghi sổ chi tiết doanh thu”

- Tiến trình được thực hiện xử lý (theo lô) Xác định doanh thu cuối mỗi tháng.

 Tiến trình “3.2 – Ghi sổ giá vốn thực tế bán”

Sau một niên độ kế toán, dựa vào các chứng từ đã nhập vào hệ thống, doanh nghiệp có thể xác định trị giá vốn hàng bán và in sổ chi tiết tài khoản 632 (Giá vốn hàng bán).

 Tiến trình “3.3 – Ghi sổ theo dõi côn nợ khách hàng”

- Cuối mỗi tháng máy căn cứ vào chứng từ nhập vào máy có thể in sổ chi tiết theo dõi công nợ

 Tiến trình “3.4 – Ghi sổ chi tiết hàng hóa”

- Cuối mỗi tháng máy căn cứ vào chứng từ nhập vào máy để ghi và in sổ chi tiết hàng hóa

3.5.3.4 Luồng hệ thống của biểu đồ BLD “Tiến trình báo cáo”

 Tiến trình “4.1 – Lập báo cáo Nhập – Xuất – Tồn”

Cuối mỗi tháng hoặc khi có yêu cầu, người dùng có thể in báo cáo nhập xuất tồn Hệ thống sẽ tự động lập báo cáo dựa trên các chứng từ đã nhập và yêu cầu của người sử dụng.

 Tiến trình “4.2 – Lập báo cáo doanh thu”

Cuối mỗi tháng hoặc khi có yêu cầu, người dùng có thể in báo cáo doanh thu bán hàng từ máy Báo cáo này được lập dựa trên các chứng từ đã nhập vào máy và theo yêu cầu của người sử dụng.

Lập báo cáo doanh thu

Lập báo cáo công nợ

Lập báo cáo Nhập – Xuất – Tồn

Y/c báo cáo doanh thu Báo cáo doanh thu

 Tiến trình “4.2 – Lập báo cáo doanh thu”

Cuối mỗi tháng hoặc khi có yêu cầu, hệ thống có khả năng in báo cáo công nợ khách hàng Báo cáo này được lập dựa trên các chứng từ đã nhập và yêu cầu của người sử dụng, giúp người dùng theo dõi tình hình công nợ một cách hiệu quả.

HỆ THỐNG GIAO DIỆN CỦA CHƯƠNG TRÌNH

Chương trình hoạt động chủ yếu thông qua hệ thống menu, bao gồm các mục chính như: quản trị dữ liệu, dữ liệu, tra cứu và tìm kiếm, báo cáo, và trợ giúp Dưới đây là chi tiết về từng hệ thống menu.

* Menu Tra cứu – Tìm kiếm

3.6.3 Giao diện trong chương trình

* Giao diện chính của chương trình

* Danh sách phiếu nhập xuất

* Giao diện phiếu nhập – xuất

* Giao diện Danh mục hàng hóa

Tiêu đề	Xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty cổ phần vật tư vận tải xi măng
Tác giả	Nguyễn Hoàng Vũ
Người hướng dẫn	Ths. Phan Phước Long
Trường học	Học viện tài chính
Chuyên ngành	Hệ thống thông tin kinh tế
Thể loại	đồ án tốt nghiệp
Năm xuất bản	2009
Thành phố	Hà Nội

Định dạng
Số trang	74
Dung lượng	1,2 MB