(Luận văn đại học thương mại) phân tích thiết kế phần mềm quản lý bán hàng của công ty cổ phần công nghệ điều hòa sao việt

TẦM QUAN TRỌNG, Ý NGHĨA CỦA PHÂN TÍCH THIẾT KẾ PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG

Tầm quan trọng của phần mềm quản lý bán hàng

Trong bối cảnh môi trường xã hội và kinh doanh không ngừng biến đổi, công nghệ thông tin đóng vai trò quan trọng trong mọi hoạt động kinh tế xã hội Đặc biệt trong lĩnh vực kinh doanh, hầu hết các nghiệp vụ kinh tế đều cần sự hỗ trợ từ khoa học máy tính và công nghệ thông tin, trong đó phần mềm là công cụ hữu ích không thể thiếu.

Phần mềm quản lý bán hàng là công cụ thiết yếu cho doanh nghiệp, giúp xử lý nhanh chóng các nghiệp vụ kinh tế nội bộ và tương tác hiệu quả với bên ngoài Nó không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao năng suất lao động, cải thiện hiệu quả công việc, và thúc đẩy quá trình kinh doanh diễn ra suôn sẻ, từ đó giúp các bộ phận và toàn doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đề ra.

Công ty Cổ phần Công nghệ Điều hòa Sao Việt hiện chưa áp dụng phần mềm quản lý bán hàng, điều này ảnh hưởng đến hiệu quả và tốc độ của các hoạt động kinh doanh Việc triển khai phần mềm quản lý bán hàng sẽ mang lại nhiều lợi ích thiết thực, giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn Do đó, tôi quyết định nghiên cứu đề tài: “Phân tích thiết kế phần mềm quản lý bán hàng”.

Công ty Cổ phần Công nghệ Điều hòa Sao Việt ra đời với mục tiêu đóng góp ý tưởng và giải quyết các vấn đề tồn tại, giúp doanh nghiệp xác định hướng đi phù hợp và đạt được mục tiêu kinh doanh đã đề ra.

Ý nghĩa của phần mềm quản lý bán hàng và phân tích thiết kế phần mềm quản lý bán hàng

1.2.1 Ý nghĩa về mặt lý thuyết

Phần mềm quản lý bán hàng giúp doanh nghiệp và cá nhân tối ưu hóa quy trình bán hàng với các chức năng như nhập hàng, quản lý hàng hóa, hợp đồng, hóa đơn và nhân viên Việc áp dụng phần mềm này cho phép kiểm soát báo cáo kinh doanh một cách nhanh chóng, hiệu quả và chính xác từ bất kỳ đâu.

Phân tích thiết kế phần mềm đóng vai trò quan trọng trong việc giải quyết vấn đề và lập kế hoạch cho giải pháp phần mềm Sau khi xác định mục đích và đặc điểm kỹ thuật, lập trình viên sẽ thiết kế hoặc thuê chuyên gia để phát triển kế hoạch giải pháp Quá trình này giúp doanh nghiệp định hướng và xây dựng chính sách quản lý hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn.

1.2.2 Ý nghĩa về mặt thực tiễn

Công ty Cổ phần Công nghệ Điều hòa Sao Việt chưa áp dụng phần mềm quản lý bán hàng, điều này dẫn đến việc tiêu tốn thời gian và gây khó khăn trong việc quản lý dữ liệu khách hàng, nhân viên và hàng hóa Việc triển khai phần mềm sẽ giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu giấy tờ và tạo không gian lưu trữ lớn hơn Thông qua phần mềm, công ty có thể thu thập và tìm kiếm thông tin hiệu quả, từ đó định hướng kinh doanh vào các thị trường và đối tượng khách hàng mang lại hiệu quả cao Phần mềm còn hỗ trợ quản lý thông tin hóa đơn bán hàng, giúp giám sát hoạt động bán hàng hàng ngày của từng nhân viên Các phòng ban như kế toán và bán hàng sẽ nắm bắt được thông tin về hàng bán chạy và hàng tồn kho, từ đó xây dựng các chính sách và kế hoạch hợp lý trong việc liên hệ nhà cung cấp, quảng cáo sản phẩm, nâng cao chất lượng và chăm sóc khách hàng, nhằm đạt được các mục tiêu kinh doanh đã đề ra.

MỤC TIÊU VÀ NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài như sau:

Thứ nhất việc phân tích thiết kế phần mềm quản lý bán hàng là cơ sở để đề ra nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài

Phân tích và thiết kế phần mềm quản lý bán hàng phù hợp giúp doanh nghiệp định hướng chính xác, từ đó phát triển các chính sách hiệu quả cho việc xây dựng phần mềm quản lý bán hàng và các phần mềm khác, nhằm nâng cao hiệu quả công việc.

Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài

Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài như sau:

Hệ thống hóa các lý thuyết cơ bản liên quan đến phân tích và thiết kế phần mềm quản lý bán hàng trong doanh nghiệp bao gồm khái niệm phần mềm, các thành phần của nó, định nghĩa về bán hàng và quản lý bán hàng, cũng như các hoạt động liên quan đến quản lý bán hàng Ngoài ra, cần nắm rõ quy trình phân tích và thiết kế phần mềm, cùng với các phương pháp thiết kế phần mềm hiệu quả.

Phân tích và đánh giá thực trạng kinh doanh hiện tại là cần thiết để xác định nhu cầu và mong muốn về một phần mềm quản lý bán hàng phù hợp với hoạt động của công ty.

Chúng tôi sẽ giới thiệu một số công cụ và định hướng phát triển nhằm cải thiện phân tích thiết kế phần mềm quản lý bán hàng tại Công ty Cổ phần Công nghệ Điều hòa Sao Việt, đồng thời đề xuất các giải pháp hiệu quả để nâng cao hiệu suất và tính năng của hệ thống.

PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

Phương pháp thu thập dữ liệu

4.1.1 Phương pháp thu thập qua tài liệu và các công cụ tìm kiếm.

Tiến hành thu thập dữ liệu qua:

Để thu thập dữ liệu về thực trạng kinh doanh và ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng của Công ty Cổ phần Công nghệ Điều hòa Sao Việt, chúng tôi tiến hành từ nhiều nguồn khác nhau Đầu tiên, chúng tôi xem xét báo cáo kinh doanh của công ty Tiếp theo, chúng tôi tham khảo sách, bài báo, giáo trình và khóa luận liên quan Thêm vào đó, website chính thức của công ty tại http://www.dieuhoasaoviet.vn// cũng là nguồn thông tin quan trọng Cuối cùng, chúng tôi sử dụng Internet, các phương tiện thông tin đại chúng và các diễn đàn chính thức để thu thập dữ liệu cần thiết.

Việc thu thập dữ liệu từ sách, báo, giáo trình, khóa luận và các công cụ tìm kiếm như website công ty và internet là cần thiết để nghiên cứu cơ sở lý luận cho đề tài Qua đó, phân tích và đánh giá thực trạng nhu cầu ứng dụng phần mềm, định hướng phát triển và đề xuất giải pháp cho việc phân tích thiết kế phần mềm quản lý bán hàng của Công ty Cổ phần Điều hòa Sao Việt.

4.1.2 Phương pháp thu thập qua việc sử dụng phiếu điều tra

Phương pháp sử dụng phiếu điều tra nhằm khảo sát thực trạng kinh doanh và nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý bán hàng tại Công ty Cổ phần Công nghệ Điều hòa Sao Việt Phiếu điều tra sẽ đánh giá những vấn đề tồn tại trong quá trình thực tập, tập trung vào thông tin chung và hạ tầng kỹ thuật thông tin của công ty Thông qua việc phát 20 phiếu điều tra cho nhân viên các phòng ban, đặc biệt là phòng Kinh doanh, Dự án và Dịch vụ cùng Phòng Kế toán - Tổng hợp, dữ liệu sơ cấp sẽ được thu thập một cách hiệu quả Phương pháp này giúp tiết kiệm thời gian và thu thập thông tin khách quan, dễ dàng đạt được kết quả mong muốn mà không gây tâm lý e ngại cho người trả lời Tuy nhiên, việc nghiên cứu nội dung phiếu điều tra phù hợp có thể tốn nhiều thời gian.

Phương pháp thu thập dữ liệu trong nghiên cứu này sử dụng phiếu điều tra nhằm phân tích và đánh giá thực trạng nhu cầu ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng tại Công ty Cổ phần Công nghệ Điều hòa Sao Việt Kết quả từ chương 2 sẽ cung cấp cái nhìn sâu sắc về mức độ cần thiết và hiệu quả của phần mềm trong hoạt động kinh doanh của công ty.

Phương pháp xử lý dữ liệu

4.2.1 Phương pháp phân tích định lượng

Sử dụng phần mềm Excel để xử lý dữ liệu thu thập từ phiếu điều tra sơ cấp nhằm phân tích nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý bán hàng tại Công ty Cổ phần Công nghệ Điều hòa Sao Việt Qua đó, chúng tôi có thể trình bày các con số cụ thể và biểu đồ minh họa để làm rõ thực trạng về mong muốn và nhu cầu của công ty trong việc triển khai phần mềm này.

Phương pháp sử dụng phần mềm Excel đóng vai trò quan trọng trong nghiên cứu nội dung chương 2 của khóa luận Excel giúp tính toán và phân tích số liệu từ phiếu điều tra, đồng thời thể hiện dữ liệu qua biểu đồ, từ đó đánh giá nhu cầu sử dụng phần mềm của Công ty Cổ phần Công nghệ Điều hòa Sao Việt Việc áp dụng phân tích định lượng bằng Excel khá đơn giản và phổ biến, giúp người dùng dễ dàng tiếp cận thông tin Hơn nữa, Excel là công cụ linh hoạt với giao diện trực quan, sinh động, phù hợp cho nhiều đối tượng đọc hiểu nội dung chương 2 và toàn bộ khóa luận.

4.2.2 Phương pháp phân tích định tính

Dựa trên tầm nhìn, chiến lược phát triển của Công ty và thực trạng nghiên cứu, bài viết đưa ra quan điểm cá nhân để đánh giá Phương pháp này hỗ trợ cho mục 2.2.2: Đánh giá thực trạng nhu cầu ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng Mặc dù có thể thiếu tính khách quan do ý kiến chủ quan, nhưng việc so sánh, phân tích và chứng minh là rất quan trọng trong nghiên cứu khóa luận, thể hiện khả năng và cái nhìn của người nghiên cứu về vấn đề.

KẾT CẤU KHÓA LUẬN

Khóa luận bao gồm các phần chính như lời cảm ơn, mục lục, danh mục từ viết tắt, danh mục bảng biểu, danh mục hình vẽ, phần mở đầu, kết luận, phụ lục và tài liệu tham khảo, cùng với các chương cụ thể.

Chương 1 trình bày cơ sở lý luận về phân tích và thiết kế phần mềm quản lý bán hàng, cung cấp nền tảng cho việc phát triển hệ thống Chương 2 đánh giá thực trạng và nhu cầu ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng tại Công ty Cổ phần Công nghệ Điều hòa Sao Việt, giúp nhận diện các vấn đề cần giải quyết Cuối cùng, Chương 3 đưa ra định hướng phát triển và các giải pháp cụ thể cho việc phân tích thiết kế phần mềm quản lý bán hàng, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty.

Một số khái niệm về phần mềm quản lý bán hàng

Phần mềm máy tính, hay còn gọi tắt là phần mềm, là tập hợp các câu lệnh và chỉ thị được viết bằng một hoặc nhiều ngôn ngữ lập trình theo trật tự nhất định Nó bao gồm cả dữ liệu và tài liệu liên quan, nhằm tự động thực hiện các nhiệm vụ, chức năng hoặc giải quyết những vấn đề cụ thể.

Phần mềm hoạt động bằng cách gửi chỉ thị trực tiếp đến phần cứng máy tính hoặc cung cấp dữ liệu cho các chương trình và phần mềm khác.

Phần mềm là một khái niệm trừu tượng, khác biệt với phần cứng vì nó không thể chạm hay nhìn thấy Để hoạt động, phần mềm cần phải được cài đặt trên phần cứng.

1.1.2 Các thành phần của phần mềm?

Theo [5], thì: “Phần mềm bao gồm một tập hợp các thành phần:

“ Các tài liệu phân tích- thiết kế, tài liệu hướng dẫn cài đặt và sử dụng phần mềm, tài liệu bảo trì, nâng cấp”;

“ Cơ sở dữ liệu( CSDL) được cài đặt trong môi trường thích hợp ( hệ quản trị dữ liệu)”;

“Các dòng lệnh( chương trình máy tính) khả thi trên máy tính, phù hợp với hệ quản trị dữ liệu đã cài đặt CSDL”;

“Các tiện ích số hóa đi kèm hỗ trợ cho chương trình máy tính”.

Phần mềm đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra sự khác biệt giữa các công ty, thể hiện qua tính đầy đủ và đúng thời hạn của thông tin mà nó cung cấp, từ đó tạo lợi thế cạnh tranh Thiết kế và tính thân thiện với người dùng của phần mềm cũng góp phần làm nổi bật sản phẩm so với các đối thủ có chức năng tương tự Hơn nữa, sự thông minh và các chức năng được tích hợp trong phần mềm giúp phân biệt các sản phẩm tiêu dùng hoặc công nghiệp tương tự nhau Do đó, phần mềm chính là yếu tố quyết định tạo nên sự khác biệt.

Bán hàng là quá trình trao đổi giá trị, trong đó một bên cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ (có thể là hữu hình hoặc vô hình) để nhận lại một giá trị khác, thường là tiền Người bán coi giá trị nhận được từ giao dịch này là tương đương hoặc lớn hơn giá trị của món hàng đang được chào bán.

1.1.4 Quản lý bán hàng là gì?

Quản lý bán hàng là hoạt động quản trị liên quan đến những cá nhân hoặc nhóm thuộc lực lượng bán hàng, bao gồm cả những người tham gia vào các hoạt động liên quan đến bán hàng.

Giao hàng Dịch vụ khách hàng Đội trưng bày Nhóm kiểm toán bán hàng Tiếp thị thương mại

Bảo hành và bảo trì, cùng với sự hỗ trợ trực tiếp cho đội ngũ bán hàng, là những yếu tố quan trọng trong việc triển khai cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp Điều này cần được thực hiện dựa trên chiến lược kinh doanh, nguồn lực hiện có và môi trường kinh doanh liên quan.

1.1.5 Các hoạt động của quản lý bán hàng?

Quản lý bán hàng bao gồm việc thiết lập chiến lược phân phối, tổ chức lực lượng bán hàng và xây dựng chính sách bán hàng hiệu quả.

Tuyển dụng nhân sự, lập kế hoạch bán hàng và triển khai chiến lược là những bước quan trọng trong quản lý lực lượng bán hàng Đồng thời, việc quản lý khách hàng và huấn luyện nâng cao kỹ năng cho nhân viên cũng không kém phần cần thiết Cuối cùng, đo lường và đánh giá hiệu quả bán hàng giúp tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu suất làm việc.

Một số khái niệm phân tích thiết kế phần mềm quản lý bán hàng

1.2.1 Phân tích yêu cầu là gì?

Phân tích yêu cầu là một công việc quan trọng trong các ngành kỹ thuật hệ thống và kỹ nghệ phần mềm, bao gồm việc xác định các yêu cầu cho hệ thống mới hoặc đã được thay đổi Quá trình này dựa trên các yêu cầu có thể mâu thuẫn từ những người có vai trò quan trọng, như người sử dụng Việc thực hiện phân tích yêu cầu chính xác là yếu tố quyết định đến sự thành công của dự án.

Thiết kế là bước khởi đầu quan trọng trong phát triển sản phẩm hoặc hệ thống công nghệ, theo định nghĩa của Pressman (2001) Quá trình thiết kế bao gồm việc áp dụng nhiều kỹ thuật và nguyên lý nhằm xác định một thiết bị, quy trình hoặc hệ thống với mức độ chi tiết đủ để thực hiện nó về mặt vật lý.

Mục tiêu của thiết kế là tạo ra mô hình hoặc biểu diễn cho một thực thể sẽ được xây dựng sau này Quá trình thiết kế là sáng tạo, yêu cầu kinh nghiệm và sự nhạy bén của người thiết kế Để thực hiện tốt, thiết kế cần phải thực hành và học hỏi từ kinh nghiệm thực tế, bên cạnh việc nghiên cứu lý thuyết Thiết kế cần được mô tả rõ ràng để làm cơ sở cho việc thực hiện chi tiết, đóng vai trò là cầu nối giữa các nhóm thiết kế hệ con và cung cấp thông tin đầy đủ cho việc bảo trì hệ thống Thông thường, đồ thị, ngôn ngữ mô tả chương trình và văn bản không hình thức được sử dụng để xây dựng tài liệu thiết kế.

1.2.3 Thiết kế phần mềm là gì?

Thiết kế phần mềm là quá trình chuyển hóa các yêu cầu thành một biểu diễn phần mềm, từ mô tả tổng thể đến thiết kế chi tiết gần với chương trình gốc Nó mô tả các thành phần phần mềm và mối quan hệ giữa chúng, đóng vai trò trung tâm trong kỹ thuật của quy trình phát triển phần mềm Sau khi phân tích và đặc tả yêu cầu, thiết kế phần mềm trở thành một trong ba hoạt động kỹ thuật cần thiết để xây dựng và kiểm chứng phần mềm, bên cạnh lập trình và kiểm thử Mỗi hoạt động này đều góp phần biến đổi thông tin, dẫn đến việc tạo ra phần mềm máy tính hợp lệ.

1.2.4 Các phương pháp thiết kế phần mềm

Theo [2] thì: “Có nhiều kỹ thuật thiết kế chương trình:

Hướng tiến trình(process): Kỹ thuật thiết kế cấu trúc điều khiển.

Hướng cấu trúc điều khiển(data): Kỹ thuật thiết kế cấu trúc dữ liệu.

Hướng sự vật/ đối tượng(object): Kỹ thuật thiết kế hướng đối tượng.”

1.2.5 Một số khái niệm cơ bản về phương pháp phân tích thiết kế hướng đối tượng

Với đề tài: “Phân tích thiết kế phần mềm quản lý bán hàng của Công ty Cổ phần

Công nghệ Điều hòa Sao Việt áp dụng phương pháp phân tích thiết kế phần mềm hướng đối tượng Phương pháp này bao gồm một số khái niệm cơ bản quan trọng giúp tối ưu hóa quy trình phát triển phần mềm.

Mô hình là một hình thức trừu tượng hóa của hệ thống thực, thể hiện hình ảnh hoặc biểu diễn của hệ thống đó Mô hình được xây dựng ở một mức độ trừu tượng nhất định, từ một quan điểm cụ thể, và sử dụng các hình thức diễn tả dễ hiểu như văn bản, phương trình, bảng hoặc đồ thị.

Mô hình hóa là quá trình phân tích và thiết kế, bắt đầu từ việc mô tả vấn đề và sau đó là giải pháp cho vấn đề đó Trong khoa học máy tính, mô hình hóa giúp tách hệ thống thành các phần tử đơn giản để dễ hiểu Khi thu thập yêu cầu hệ thống, cần xác định nhu cầu của người dùng và chuyển đổi chúng thành yêu cầu phần mềm rõ ràng cho đội ngũ phát triển Quan trọng là khả năng phát sinh mã từ các yêu cầu này, đồng thời đảm bảo tính phù hợp giữa yêu cầu và mã, cũng như khả năng chuyển đổi mã ngược thành yêu cầu Tất cả các bước này tạo nên tiến trình mô hình hóa.

Các phương pháp mô hình hóa “Ta hiểu phương pháp mô hình hóa là sự kết hợp của ba thành phần:

Một ký pháp bao gồm các khái niệm và mô hình cơ bản Mỗi phương pháp cần dựa trên một số khái niệm thiết yếu và sử dụng các mô hình để diễn tả những khái niệm này, kèm theo các kỹ thuật để triển khai hoặc biến đổi các mô hình đó.

Một tiến trình là chuỗi các bước thực hiện theo thứ tự, bao gồm các hoạt động cần thiết và sản phẩm đạt được ở từng giai đoạn, như tư liệu và mô hình Ngoài ra, nó còn bao gồm cách thức điều hành tiến trình và đánh giá chất lượng kết quả thu được.

Công cụ hỗ trợ (CASE) là phần mềm thiết yếu cho quá trình mô hình hóa, với các chức năng nổi bật như tạo ra mô hình và biểu đồ, điều chỉnh nhanh chóng các mô hình, kiểm tra cú pháp và tính chặt chẽ, cũng như thực hiện kiểm thử và đánh giá Ngoài ra, nó còn hỗ trợ mô phỏng và thực hiện các mô hình một cách hiệu quả.

Phương pháp là cách thức tổ chức suy nghĩ và hành động của con người, chỉ ra những gì cần làm, cách thực hiện, thời điểm thực hiện và lý do vì sao cần làm điều đó để xây dựng hệ thống phần mềm hiệu quả.

Phân tích là quá trình tách rời tổng thể thành các phần nhỏ để khám phá đặc tính, chức năng và mối quan hệ của chúng Trong tiếp cận hướng đối tượng, phân tích bao gồm việc nghiên cứu lĩnh vực vấn đề nhằm xác định hành vi quan sát từ bên ngoài và cung cấp các thông báo nhất quán, hoàn chỉnh và khả thi về những yếu tố cần thiết.

Phân tích hướng đối tượng trong tìm kiếm tập trung vào việc mô tả các đối tượng quan trọng như Sách và Thư viện trong hệ thống thư viện Việc hiểu rõ các khái niệm này giúp tối ưu hóa quá trình tìm kiếm thông tin và nâng cao hiệu quả truy cập dữ liệu.

Thiết kế là tài liệu kỹ thuật tổng hợp, bao gồm bản tính toán và bản vẽ, phục vụ cho việc xây dựng công trình, sản xuất thiết bị và tạo ra sản phẩm Trong tiếp cận hướng đối tượng, phân tích bao gồm việc đặc tả các hành vi bên ngoài và bổ sung chi tiết cần thiết để cài đặt hệ thống trên máy tính, bao gồm tương tác người-máy, quản lý nhiệm vụ và quản lý dữ liệu Thiết kế hướng đối tượng chú trọng vào việc xác định các đối tượng phần mềm logic sẽ được cài đặt bằng ngôn ngữ hướng đối tượng.

Đối tượng, theo nghĩa thông thường, là người, vật hay hiện tượng mà con người quan tâm trong suy nghĩ và hành động, tức là bất kỳ thứ gì có thể nhìn thấy và chạm vào Trong phương pháp hướng đối tượng, đối tượng được hiểu là một khái niệm trừu tượng trong lĩnh vực vấn đề hoặc trong cài đặt của nó, phản ánh khả năng hệ thống lưu trữ thông tin và tương tác với đối tượng đó, đồng thời gói gọn các giá trị thuộc tính và dịch vụ liên quan.

Tình hình nghiên cứu về phân tích thiết kế hệ thống thông tin và phần mềm quản lý bán hàng

1.3.1 Tình hình nghiên cứu trong nước

Tại Việt Nam, nhiều nghiên cứu tập trung vào phân tích và thiết kế phần mềm, cũng như hệ thống thông tin ứng dụng, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý bán hàng.

Nguyễn Công Dũng và Nguyễn Quý Kiên, sinh viên lớp CT15, Khoa Công nghệ thông tin, Trường Đại học Đông Đô (2015), thực hiện đồ án “Phân tích thiết kế hệ thống quản lý bán hàng siêu thị” Đề tài tập trung vào việc phân tích hệ thống siêu thị theo hướng chức năng, với các chức năng chính bao gồm: quản lý nhân viên, quản lý khách hàng thân thiết, quản lý nhập xuất kho, quản lý mặt hàng và quản lý tài chính thu chi của siêu thị Nghiên cứu được thực hiện tại siêu thị Pico, nhằm thiết kế mô hình, tổ chức dữ liệu và xây dựng một hệ thống quản lý hiệu quả cho siêu thị nhỏ và vừa.

Nguyễn Thị Thu (2016), sinh viên lớp K48S2, Khoa Hệ thống thông tin kinh tế, Trường Đại học Thương mại, đã thực hiện khóa luận "Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty hệ thống thông tin FPT." Khóa luận này đã phân tích thực trạng quản lý bán hàng tại FPT, từ đó đề xuất các giải pháp thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng hiệu quả hơn cho doanh nghiệp.

Khóa luận này phân tích hệ thống thông tin quản lý bán hàng theo hướng chức năng, tập trung vào các chức năng chính như quản lý giao dịch khách hàng, quản lý dự án, quản lý công nợ khách hàng và lập tra cứu báo cáo Phương pháp phân tích hướng chức năng được sử dụng khá đơn giản nhưng hiệu quả, giúp thiết kế ngân hàng dữ liệu và nắm bắt thông tin một cách dễ dàng Chương trình được thiết kế dễ hiểu, với tư duy phân tích rõ ràng, giúp theo dõi luồng dữ liệu và phân tích các chức năng của hệ thống một cách hiệu quả.

Phan Trọng Phú (2015) trong khóa luận tốt nghiệp “Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng quán Café” đã đề xuất một giải pháp giúp quản lý hàng hóa hiệu quả và giảm chi phí cho các hoạt động kinh doanh Khóa luận cũng đã đánh giá thực trạng hoạt động của quán Like Café, phân tích mô hình hoạt động, chỉ ra ưu nhược điểm, từ đó thiết kế hệ thống mới ứng dụng công nghệ thông tin phù hợp hơn Phương pháp phân tích hướng chức năng được sử dụng để giải quyết các nghiệp vụ phát sinh như gộp bàn, tách bàn, chuyển bản, in hóa đơn thanh toán và hỗ trợ nhiều báo cáo theo các tiêu chí khác nhau.

Hiện nay, Việt Nam có nhiều công ty nổi tiếng trong lĩnh vực nghiên cứu và phát triển giải pháp phần mềm, đóng góp quan trọng cho kinh tế xã hội và hoạt động thương mại, sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Một số công ty tiêu biểu bao gồm Công ty TNHH phần mềm FPT (FSoft), Công ty tin học Tường Minh (TMA Solutions), Công ty TNHH Harvey Nash Vietnam, Công ty cổ phần Global Cybersoft Việt Nam (GCS), Công ty TNHH KMS Technology Việt Nam (KMS), Công ty TNHH Lưỡng Toàn Rạng Công (Logigear Vietnam), Công ty TNHH Mạng máy tính Phú Sỹ (Fujinet), Công ty Cổ phần Giải Pháp Phần Mềm Bình Minh (Sunrise Software Solutions), và Công ty TNHH ISB VietNam (IVC/ISB Vietnam).

Lĩnh vực phân tích thiết kế và ứng dụng phần mềm tại Việt Nam đang phát triển mạnh mẽ, với sự quan tâm ngày càng tăng từ các doanh nghiệp Việc áp dụng phần mềm vào hoạt động thương mại và sản xuất kinh doanh giúp khắc phục những hạn chế của phương thức làm việc thủ công, đồng thời nâng cao hiệu quả công việc.

1.3.2 Tình hình nghiên cứu trên thế giới

Trên toàn cầu, việc nghiên cứu và ứng dụng phần mềm trong hoạt động sản xuất kinh doanh đang diễn ra mạnh mẽ, với nhiều nghiên cứu tiêu biểu từ các quốc gia khác nhau.

Tác giả Anthony I Wasserman với bài báo được công bố lần đầu tiên vào tháng

Bài báo năm 1980 với tiêu đề “Information system design methodology” đã phân tích tầm quan trọng của việc phân tích, thiết kế và phát triển hệ thống thông tin Tác giả nhấn mạnh sự cần thiết phải khảo sát và áp dụng các công cụ kỹ thuật kết hợp với phương pháp để tổ chức và quản lý hiệu quả trong quá trình thiết kế phần mềm, nhằm giúp các tổ chức phát triển hệ thống thông tin hiệu quả hơn.

Tác giả Rick Kazman và cộng sự đã công bố bài báo "Các thành phần thiết yếu trong thiết kế và phân tích kiến trúc phần mềm" tại hội nghị diễn ra từ ngày 15-17 tháng 12 năm 2005 Bài báo giới thiệu các phương pháp thiết kế nhằm cải tiến kiến trúc hệ thống thông tin thương mại, được nhiều công ty áp dụng và mang lại ứng dụng quan trọng cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Tác giả Samuil Angelov et all[11] với bài báo được công bố vào tháng 4, năm

Bài viết năm 2012 mang tên “Khung phân tích và thiết kế kiến trúc phần mềm tham khảo” giới thiệu một công cụ hỗ trợ cho các kiến trúc sư phần mềm và nhà khoa học trong việc thiết kế và áp dụng kiến thức để xây dựng phần mềm hiệu quả Nghiên cứu từ các bài báo khoa học quốc tế cho thấy tầm quan trọng của việc phân tích, thiết kế và ứng dụng hệ thống thông tin hoặc phần mềm trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Do đó, nghiên cứu về “Phân tích thiết kế phần mềm quản lý bán hàng của Công ty Cổ phần Công nghệ Điều hòa Sao Việt” là cần thiết và phù hợp với thực tế tại công ty.

KẾT QUẢ PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VỀ TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ ĐIỀU HÒA SAO VIỆT

Tổng quan về Công ty Cổ phần Công nghệ Điều hòa Sao Việt

2.2.1 Quá trình thành lập, phát triển của công ty

Công ty Cổ phần Công nghệ Điều hòa Sao Việt, hay còn gọi là Công ty Điều hòa Sao Việt, được biết đến với tên giao dịch quốc tế là Viet Star Air Conditioning Technology Joint Stock Company (VSAC hoặc Airtec) Được thành lập vào tháng 8/2006 và có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0200680899 do Sở kế hoạch và đầu tư Thành phố Hải Phòng cấp, công ty đã có hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực điều hòa và thông gió Với vốn điều lệ đăng ký 2.500.000.000 đồng, công ty có khả năng thực hiện các dự án với tổng giá trị lên đến 50 tỷ VNĐ.

Công ty cổ phần có trụ sở tại số 267 Lê Thánh Tông, Phường Máy Chai, Quận Ngô Quyền, Thành phố Hải Phòng, Việt Nam Để liên hệ, quý khách có thể gọi điện thoại theo số 0983 260 704 hoặc gửi fax đến 0225.3555.618 Địa chỉ email của công ty là dieuhoasaoviet@gmail.com và website chính thức là http://www.dieuhoasaoviet.vn.

2.1.2 Cơ cấu tổ chức của công ty

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty:

Sơ đồ 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty

(Nguồn: Website của Công ty Cổ phần Công nghệ Điều hòa Sao Việt)

Phòng Kinh doanh- Dự án và Dịch vụ

Thi công Phòng Kế toán- Phòng Kỹ thuật

Bảng 2.1 Chức năng nhiệm vụ các bộ phận của doanh nghiệp

STT Tên Phòng ban Chức năng nhiệm vụ của mỗi phòng ban

Hoạch định tầm nhìn và chiến lược cho công ty là rất quan trọng, bao gồm việc xác định mục tiêu dài hạn và ngắn hạn Để đạt được điều này, cần xây dựng các chính sách, kế hoạch và chương trình hành động cho tất cả các hoạt động sản xuất và kinh doanh Đồng thời, quản lý, điều hành và giám sát mọi hoạt động là cần thiết, cùng với việc tuyển dụng nhân lực phù hợp cho công ty.

Phòng Kinh doanh- Dự án và Dịch vụ

Chịu trách nhiệm quản lý kinh doanh và quảng cáo các sản phẩm, dịch vụ của công ty, đồng thời tìm kiếm và phát triển mối quan hệ với nhà cung cấp, đối tác và khách hàng Mở rộng thị trường và tham gia vào các dự án phát triển của công ty, đồng thời cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng tận tình trước, trong và sau quá trình bán hàng.

Chịu trách nhiệm về sản xuất, thi công và lắp đặt máy móc, thiết bị cùng hệ thống điều hòa không khí và thông gió Đảm bảo bảo trì sản phẩm cho khách hàng và thực hiện kiểm tra, xử lý các sai sót trong quá trình sản xuất và thi công.

Thống kê và tổng hợp tình hình tài chính của công ty là nhiệm vụ quan trọng nhằm báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Điều này hỗ trợ ban giám đốc trong việc theo dõi, quản lý và giám sát hiệu quả Ngoài ra, việc tính lương cho nhân viên cũng là một phần không thể thiếu trong công tác quản lý tài chính của công ty.

Phòng Kỹ thuật Đảm bảo môi trường mạng và hệ thống thông tin, cùng với trang thiết bị phần cứng và phần mềm, đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì hoạt động an toàn và thông suốt của hệ thống cơ sở vật chất và máy móc Đồng thời, phòng cũng chịu trách nhiệm xử lý các rủi ro và sự cố xảy ra trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất - kinh doanh của công ty.

( Nguồn:Phòng Kế toán- Tổng hợp của Công ty Cổ phần Công nghệ Điều hòa SaoViệt)

Bộ phận nhân lực của công ty: Công ty Cổ phần Công nghệ Điều hòa Sao Việt bao gồm tất cả 128 nhân lực

Trong đó: Ban giám đốc gồm 4 người, bao gồm:

Tổng Giám đốc (Kiêm trưởng phòng Kinh doanh- Dự án và Dịch vụ): Một là Ông Phạm Quang Việt Trình độ Cử nhân Kinh tế, Ngoại ngữ, Kĩ sư.

Phó Tổng giám đốc (Kiêm phó phòng Kinh doanh- Dự án và Dịch vụ): Một là Ông Nguyễn Duy Từ Trình độ Kĩ sư.

Phó Giám đốc (Kiêm trưởng phòng Sản xuất- Thi công): Một là Ông Nguyễn Tiến Đạt Trình độ Kĩ sư.

Trưởng phòng Kế toán- Tổng hợp: Một là Bà Trần Thị Giang Trình độ Cử nhân Kinh tế- Kế toán.

Tổng số cán bộ công nhân viên là 124 người, trong đó bao gồm 120 cán bộ quản lý chuyên môn và kỹ thuật, công nhân kỹ thuật, cùng với nhân viên trong lĩnh vực công nghệ thông tin.

Bảng 2.2 Cán bộ quản lý về chuyên môn và kĩ thuật

STT Cán bộ quản lý, chuyên môn, kĩ thuật Số lượng

1 Kĩ sư cấp thoát nước 3 2 1

4 Cử nhân kinh tế, tài chính 4 2 1 1

Công nhân kĩ thuật đã kí hợp đồng lao động với công ty

Bảng 2.3 Công nhân kĩ thuật đã kí hợp đồng lao động với công ty

STT Cán bộ quản lý, chuyên môn, kĩ thuật

1 Công nhân vận hành máy xây dựng 10 5 2 1 1 1

5 Công nhân lắp đặt thiết bị cơ động lạnh 40 5 10 10 5 5 5

6 Công nhân kĩ thuật khác 10 3 3 1 1 1 1

04 Nhân viên quản trị mạng, quản trị website, quản trị dự án HTTT, an toàn, bảo mật thông tin.

Công ty Cổ phần Công nghệ Điều hòa Sao Việt chuyên tư vấn và thiết kế hệ thống điều hòa không khí- thông gió.

Ngành nghề kinh doanh gồm có:

Chúng tôi chuyên thi công lắp đặt các hệ thống điều hòa không khí trung tâm như VRV và Chiller Ngoài ra, chúng tôi còn thực hiện lắp đặt hệ thống thông gió bao gồm cấp gió tươi, hút khí thải và tăng áp cầu thang Đặc biệt, chúng tôi cũng cung cấp dịch vụ thi công lắp đặt hệ thống kho bảo quản đông lạnh và hầm cấp đông.

Chuyên kinh doanh các thiết bị như máy điều hòa không khí trung tâm VRV, chiller và hệ thống thông gió bao gồm quạt thông gió công nghiệp, ống gió tròn và ống gió vuông.

Thứ ba là Dịch vụ gồm có: Tư vấn thiết kế, Thi công lắp đặt, Bảo hành uy tín.

Công ty cung cấp đa dạng sản phẩm bao gồm ống gió tròn xoắn, ống gió vuông, quạt thông gió, thiết bị hút mùi cho nhà bếp, hệ thống điều hòa trung tâm cho kho lạnh, máy lạnh, điều hòa công nghiệp và hệ thống làm mát cho nhà xưởng công nghiệp.

2.1.4 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong giai đoạn 2015-2016-2017

Kết quả kinh doanh của Công ty Cổ phần Công nghệ Điều hòa Sao Việt giai đoạn: 2015-2016-2017

Bảng 2.4 Kết quả kinh doanh của công ty Cổ phần Công nghệ Điều hòa Sao Việt giai đoạn: 2015-2016-2017

STT Chỉ tiêu Đơn vị: VNĐ

Thực trạng về nhu cầu ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng qua các tài liệu thu thập được

2.2.1 Phân tích thực trạng về nhu cầu ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng

Trong bài viết này, tôi đã chọn phương pháp thu thập dữ liệu qua phiếu điều tra, phát 20 phiếu cho nhân viên ở tất cả các phòng ban Trong đó, phòng Kinh doanh, Dự án và Dịch vụ cùng với Phòng Kĩ thuật sẽ được khảo sát với số lượng phiếu nhiều nhất Cuối cùng, tôi đã thu về đủ 20 phiếu điều tra.

Công ty Cổ phần Công nghệ Điều hòa Sao Việt, với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hệ thống điều hòa không khí và thông gió, chuyên cung cấp dịch vụ tư vấn thiết kế, thi công lắp đặt và bảo hành uy tín Hoạt động chủ yếu tại khu vực phía Bắc, công ty nhận thấy nhu cầu lắp đặt hệ thống điều hòa không khí và thông gió công nghiệp ngày càng gia tăng, đặc biệt trong các nhà hàng, khách sạn, nhà bếp khu công nghiệp và bệnh viện Điều này đòi hỏi công ty phải nhanh chóng và hiệu quả trong việc xử lý các nghiệp vụ phát sinh trong quá trình kinh doanh.

Trong quá trình thực tập tại Công ty Cổ phần Công nghệ Điều hòa Sao Việt, tôi nhận thấy rằng công ty chưa áp dụng phần mềm quản lý bán hàng phù hợp, điều này có thể ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh và quy trình làm việc.

Phòng Kinh doanh - Dự án và Dịch vụ của Công ty đang đối mặt với khó khăn về chi phí phát sinh do chưa áp dụng phần mềm quản lý bán hàng Kết quả khảo sát từ 20 phiếu điều tra cho thấy tình hình này đang ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động kinh doanh.

Bảng 2.5 Chi phí phát sinh khi chưa sử dụng phần mềm quản lý bán hàng

STT Tên tiêu chí Số lượng chọn Tỉ lệ %

2 Sửa chữa máy móc in ấn 15 75%

3 Mua máy móc thiết bị in ấn 3 15%

(Nguồn: Phiếu điều tra khảo sát tại công ty Cổ phần Công nghệ Điều hòa Sao Việt)

Biều đồ 2.2.Biểu đồ thể hiện những chi phí phát sinh khi chưa sử dụng phần mềm quản lý bán hàng

Theo khảo sát, Công ty Cổ phần Công nghệ Điều hòa Sao Việt đang phải gánh chịu nhiều chi phí phát sinh do chưa áp dụng phần mềm quản lý bán hàng Cụ thể, 90% nhân viên cho rằng chi phí lưu trữ giấy tờ chiếm tỷ lệ lớn, 85% đồng ý rằng chi phí phát sinh từ lỗi trong quá trình làm việc thủ công, và 75% nhận định chi phí sửa chữa máy móc in ấn cũng không hề nhỏ Bên cạnh đó, công ty còn phải chi trả cho các thiết bị in ấn khác Thêm vào đó, tốc độ xử lý các nghiệp vụ quản lý bán hàng của nhân viên vẫn còn chậm Khó khăn trong việc xây dựng và phát triển phần mềm quản lý bán hàng cũng được ghi nhận trong kết quả khảo sát.

Bảng 2.6 Khó khăn trong xây dựng và phát triển phần mềm quản lý bán hàng

STT Tên tiêu chí Số lượng chọn Tỷ lệ %

4 Cơ sở hạ tầng CNTT 18 90%

5 Kiến thức, kĩ năng xây dựng phần mềm 19 95%

6 Sử dụng tin học văn phòng 14 70%

Ng uồ n nh ân lự c

Ki ến th ức , k ĩ n ăn g x ây d ựn g p hầ n m ềm

Sử d ụn g ti n họ c v ăn p hò ng

Khó khăn trong xây dựng và phát triển phần mềm

Biều đồ 2.3 Biều đồ thể hiện những khó khăn trong xây dựng và phát triển phần mềm quản lý bán hàng

Công ty gặp nhiều khó khăn trong việc xây dựng và phát triển phần mềm quản lý bán hàng, với 80% người khảo sát cho rằng nguồn tài chính hạn hẹp, 85% cho rằng thiếu kinh nghiệm, và 95% cho rằng kỹ năng, kiến thức của nhân viên còn hạn chế Hệ thống công nghệ thông tin chưa đáp ứng đầy đủ nhu cầu kinh doanh Hiện tại, Công ty Cổ phần Công nghệ Điều hòa Sao Việt có 114 lao động, chủ yếu tập trung vào lĩnh vực lắp đặt và sửa chữa hệ thống điều hòa không khí, nhưng khả năng sử dụng tin học văn phòng của nhân viên còn yếu Mặc dù doanh thu tăng trong ba năm qua, nhưng mức độ tăng trưởng chưa đáng kể do thị trường chủ yếu ở phía Bắc và lượng khách hàng còn ít Công ty dự định mở rộng thị trường vào miền Trung, miền Nam và hướng tới thị trường nước ngoài, đặc biệt là Đông Nam Á Do đó, 95% nhân viên cho rằng phát triển phần mềm quản lý bán hàng là rất cần thiết.

Công ty hiện đang đối mặt với nhiều khó khăn do chưa áp dụng phần mềm quản lý bán hàng phù hợp, trong khi nhu cầu sử dụng phần mềm này là rất lớn Việc triển khai phần mềm quản lý bán hàng không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí, mà còn hỗ trợ phòng kế toán và nâng cao năng suất làm việc của nhân viên, từ đó thúc đẩy doanh số bán hàng.

Do tầm quan trọng của phần mềm quản lý bán hàng, qua quá trình thực tập tại Công ty Cổ phần Công nghệ Điều hòa Sao Việt, tôi đã chọn đề tài “Phân tích thiết kế phần mềm quản lý bán hàng” để nghiên cứu và phát triển.

2.2.2 Đánh giá thực trạng về nhu cầu ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng

Công ty Cổ phần Công nghệ Điều hòa Sao Việt đang tìm kiếm một phần mềm quản lý bán hàng hiệu quả để tối ưu hóa quy trình làm việc Qua phân tích nhu cầu hiện tại, công ty mong muốn phần mềm mới có khả năng hỗ trợ đa dạng các công việc khác nhau, điều này được minh họa qua các số liệu và biểu đồ kèm theo.

Bảng 2.7 Mong muốn những công việc được phần mềm quản lý bán hàng hỗ trợ

STT Tên tiêu chí Số lượng chọn Tỷ lệ %

1 Quản lý thông tin nhân viên 19 95%

2 Quản lý thông tin về doanh thu 15 75%

3 Quản lý thông tin khách hàng 18 90%

4 Thu thập thông tin khách hàng 5 25%

5 Tìm kiếm thông tin khách hàng 7 35%

6 Theo dõi khách hàng thường xuyên 10 50%

7 Quản lý thông tin nhà cung cấp 4 20%

8 Quản lý thông tin hàng hóa 18 90%

9 Quản lý về số lượng bán nhiều, ít 7 35%

10 Quản lý hàng tồn kho 10 50%

11 Quản lý hóa đơn bán hàng 19 95%

Qu ản lý th ôn g ti n nh ân vi ên

Qu ản lý th ôn g ti n về d oa nh th u

Qu ản lý th ôn g ti n kh ác h hà ng

Th u th ập th ôn g ti n kh ác h hà ng

Tìm ki ếm th ôn g ti n kh ác h hà ng

Th eo d õi kh ác h hà ng th ườ ng xu yê n

Những công việc mong muốn được phần mềm hỗ trợ

Biểu đồ 2.4 Biểu đồ thể hiện mong muốn những công việc được hỗ trợ bởi phần mềm quản lý bán hàng

Qu ản lý th ôn g ti n nh à c un g

Qu ản lý th ôn g ti n hà ng h óa

Qu ản lý vế số lư ợn g b án n hi

Qu ản lý h àn g t ồn

Qu ản lý h óa đ ơn b án h àn g

Qu ản lý th an h to án

Những công việc mong muốn được phần mềm hỗ trợ

Biều đồ 2.5 Biểu đồ thể hiện mong muốn những công việc được hỗ trợ bởi phần mềm quản lý bán hàng

Theo khảo sát, 95% nhân viên mong muốn quản lý thông tin nhân viên bán hàng và thông tin giao dịch, 75% muốn theo dõi thông tin doanh thu, trong khi 90% muốn quản lý thông tin khách hàng và hàng hóa Đặc biệt, 95% người tham gia khảo sát muốn có phần mềm quản lý hóa đơn bán hàng Những mong muốn này cho thấy công ty cần một phần mềm quản lý bán hàng để hỗ trợ việc thu thập, phân tích và đánh giá thông tin về nhân viên, khách hàng, hàng hóa và doanh thu một cách nhanh chóng và chính xác Điều này giúp ban giám đốc nắm bắt thông tin để xây dựng các chính sách và kế hoạch kinh doanh hiệu quả Bên cạnh đó, đội ngũ kế toán cũng mong muốn phần mềm này hỗ trợ theo dõi hóa đơn, lập báo cáo doanh thu và tính lương thưởng cho nhân viên có doanh thu cao.

Công ty Cổ phần Công nghệ Điều hòa Sao Việt đặt mục tiêu trở thành thương hiệu hàng đầu trong lĩnh vực điều hòa không khí và thông gió, đồng thời cần tăng cường hợp tác phát triển với các đối tác trong và ngoài nước Hiện tại, công ty tập trung vào thị trường miền Bắc, nhưng phải đối mặt với sự cạnh tranh gay gắt từ khoảng 15 doanh nghiệp khác chủ yếu tại Hà Nội và TP Hồ Chí Minh Để vượt qua thách thức này và mở rộng thị trường, công ty cần đổi mới sáng tạo, tập trung vào đào tạo nguồn nhân lực mạnh về chuyên môn và kỹ năng, đồng thời áp dụng công nghệ thông tin hiệu quả để nâng cao năng suất lao động Trong bối cảnh toàn cầu hóa, việc xây dựng phần mềm quản lý bán hàng để lưu trữ dữ liệu và thông tin khách hàng là rất quan trọng, giúp công ty đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng và quản lý hiệu quả các giao dịch.

Công ty Cổ phần Công nghệ Điều hòa Sao Việt đang triển khai kế hoạch xây dựng, phát triển và bảo trì phần mềm quản lý bán hàng trong vòng một năm Để nâng cao hiệu quả sử dụng, công ty dự định mua một phần mềm quản lý bán hàng mới, thực hiện cài đặt và đầu tư vào cơ sở hạ tầng phần cứng Đồng thời, công ty cũng chú trọng đến việc thiết lập các chính sách an toàn và bảo mật thông tin nhằm bảo vệ dữ liệu của tất cả các đối tượng trong quá trình thiết kế và sử dụng phần mềm, ngăn chặn rò rỉ và mất mát thông tin quan trọng.

Theo khảo sát, 90% nhân viên cho rằng chính sách đãi ngộ của công ty dành cho nhân viên bán hàng có doanh thu cao rất tốt Điều này cho thấy ban lãnh đạo chú trọng đến việc khen thưởng nhân viên có năng lực, từ đó khuyến khích họ nỗ lực làm việc và phấn đấu đạt mục tiêu.

Bảng 2.8 Chính sách đãi ngộ của công ty đối với nhân viên bán hàng

Tiêu chí Số lượng chọn

4 Không có đãi ngộ nhiều 0 0%

Rất tốt Tốt Bình thường Không có đãi ngộ nhiều 0

Chính sách đãi ngộ của công ty

Biểu đồ 2.6 Biều đồ thể hiện chính sách đãi ngộ của công ty đối với nhân viên bán hàng

Bảng 2.9 Mức độ hài lòng của khách hàng khi sử dụng sản phẩm và dịch vụ của công ty

STT Tiêu chí Số lượng chọn Tỷ lệ %

Rất hài lòng Hài lòng Không hài lòng 0

Mức độ hài lòng của khách hàng

Biều đồ 2.7.Biểu đồ thể hiện mức độ hài lòng của khách hàng khi sử dụng sản phẩm và dịch vụ của công ty

85% nhân viên cho biết khách hàng hài lòng với sản phẩm của công ty, nhấn mạnh sự chú trọng vào dịch vụ chăm sóc khách hàng từ lúc đặt hàng đến khi sử dụng Tuy nhiên, việc áp dụng phần mềm quản lý bán hàng phù hợp có thể nâng cao hiệu quả kinh doanh, tăng năng suất, và lưu trữ thông tin khách hàng một cách hiệu quả, từ đó cải thiện công tác phục vụ và chăm sóc khách hàng.

Công ty Cổ phần Công nghệ Điều hòa Sao Việt đã gặt hái nhiều thành công trong lĩnh vực điều hòa không khí và thông gió, được khách hàng tin tưởng sử dụng sản phẩm Tuy nhiên, công ty cần tăng cường đầu tư vào cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin, phần cứng và phần mềm, cũng như đào tạo nhân lực Đặc biệt, việc phát triển một phần mềm quản lý bán hàng phù hợp là rất cần thiết để hỗ trợ hoạt động kinh doanh và đạt được các mục tiêu chiến lược đã đề ra.

ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG CỦA CÔNG

Các giải pháp phân tích thiết kế phần mềm quản lý bán hàng của công ty

3.1.1 Giới thiệu tổng quát về phương pháp phân tích hướng đối tượng

Lý do lựa chọn phương pháp phân tích hướng đối tượng:

Thứ nhất phương pháp này gần gũi với thế giới thực, có thể tái sử dụng dễ dàng:

Tạo ra các thành phần (hay đối tượng) môt lần và dùng được nhiều lần tiếp theo.

Việc thay đổi và tiến hóa các chức năng của phần mềm không yêu cầu phải thay đổi cấu trúc tổng thể hoặc xây dựng lại từ đầu, ngay cả khi có sai sót xảy ra trong các giai đoạn phân tích và thiết kế.

Phương pháp này giúp giảm thiểu lỗi và khó khăn trong bảo trì, từ đó tăng tốc độ thiết kế và phát triển phần mềm Nó cũng hỗ trợ việc đóng gói và che giấu thông tin, làm cho hệ thống trở nên tin cậy hơn, giảm chi phí và đảm bảo tính mở cho hệ thống.

Cuối cùng là phân tích thiết kế hướng đối tượng phù hợp với hệ thống lớn và phức tạp.

Với những lợi ích vượt trội của phân tích hướng đối tượng, cùng với việc khảo sát thực trạng tại Công ty Cổ phần Công nghệ Điều hòa Sao Việt, phương pháp này được đánh giá là hiện đại và phù hợp hơn so với phân tích hướng chức năng Do đó, tôi quyết định lựa chọn phân tích theo hướng đối tượng cho đề tài: “Phân tích thiết kế phần mềm quản lý bán hàng của Công ty Cổ phần Công nghệ Điều hòa Sao Việt.”

3.1.2 Công cụ phân tích thiết kế phần mềm quản lý bán hàng bằng phần mềm Enterprise Architect

Phân tích thiết kế phần mềm quản lý bán hàng tại Công ty Cổ phần Công nghệ Điều hòa Sao Việt bằng phần mềm Enterprise Architect mang lại nhiều lợi ích, bao gồm việc tối ưu hóa quy trình làm việc, nâng cao hiệu quả quản lý và cải thiện trải nghiệm người dùng Việc sử dụng Enterprise Architect giúp tạo ra các mô hình trực quan, dễ dàng theo dõi và điều chỉnh, từ đó hỗ trợ việc phát triển phần mềm một cách nhanh chóng và chính xác hơn.

Enterprise Architect là phần mềm phân tích và thiết kế hệ thống UML toàn diện, hỗ trợ từ việc thu thập yêu cầu đến kiểm tra và bảo trì với khả năng truy xuất nguồn gốc đầy đủ Giao diện trực quan và tính năng đa dạng của phần mềm giúp cho việc phân tích, kiểm tra, quản lý dự án và triển khai trở nên hiệu quả hơn Nó cung cấp môi trường lý tưởng để thiết kế phần mềm, mô hình hóa quy trình kinh doanh, và phát triển hệ thống nhúng cũng như thời gian thực Ngoài ra, Enterprise Architect tích hợp quản lý yêu cầu, cho phép người dùng truy tìm các mô hình phân tích, thiết kế và kiểm thử sử dụng UML, SysML, BPMN và các tiêu chuẩn khác Đây là công cụ thiết kế đồ họa đa người dùng, hỗ trợ tốt cho nhóm phát triển và bảo trì hệ thống, đồng thời có khả năng phát triển nhiều hệ thống khác nhau.

Sau khi nghiên cứu tình hình hoạt động kinh doanh và nhu cầu phần mềm của Công ty Cổ phần Công nghệ Điều hòa Sao Việt, việc áp dụng phần mềm Enterprise Architect để phân tích và thiết kế hệ thống quản lý bán hàng là một lựa chọn hợp lý, hỗ trợ hiệu quả cho quy trình kinh doanh của công ty.

3.1.3 Công cụ thiết kế giao diện của phần mềm quản lý bán hàng tại Công ty Cổ phần Công nghệ Điều hòa Sao Việt a) Vài nét về ngôn ngữ Visual Basic

Visual Basic (VB) là một ngôn ngữ lập trình hướng sự kiện và đi kèm với môi trường phát triển tích hợp (IDE) Ngôn ngữ này đã có một lịch sử phát triển đáng chú ý, bắt đầu từ những năm 1990, khi nó được Microsoft giới thiệu nhằm đơn giản hóa quá trình lập trình cho các ứng dụng Windows.

Visual Basic, ban đầu được phát triển bởi Alan Cooper dưới tên Dự án Ruby, đã được Microsoft mua lại và cải tiến Phiên bản cũ của Visual Basic, dựa trên ngôn ngữ BASIC, đã được thay thế bằng Visual Basic.NET Ngôn ngữ này cho phép lập trình viên phát triển giao diện người dùng đồ họa (GUI) theo mô hình phát triển ứng dụng nhanh (RAD) và truy cập các cơ sở dữ liệu thông qua DAO, RDO, và ADO, cũng như lập trình các điều khiển và đối tượng ActiveX.

Lập trình viên có thể tạo ứng dụng bằng cách sử dụng các thành phần có sẵn trong Visual Basic Ngoài ra, các chương trình Visual Basic cũng có khả năng tận dụng Windows API, tuy nhiên, để thực hiện điều này, cần phải sử dụng các khai báo hàm bên ngoài.

Trong lĩnh vực lập trình thương mại, Visual Basic từng chiếm ưu thế với 52% lập trình viên sử dụng vào năm 2003, trở thành ngôn ngữ lập trình phổ biến nhất lúc bấy giờ Tuy nhiên, một nghiên cứu của Evans Data cho thấy 43% lập trình viên có ý định chuyển sang ngôn ngữ khác, phản ánh sự thay đổi trong xu hướng công nghệ và nhu cầu lập trình hiện nay.

Phần Visual trong lập trình đề cập đến phương pháp tạo giao diện đồ họa người dùng (GUI) Bằng cách sử dụng các bộ phận hình ảnh (controls), người dùng có thể sắp xếp vị trí và xác định các đặc tính của chúng trên một khung màn hình, gọi là form Nếu bạn đã từng sử dụng các chương trình vẽ như Paint, bạn đã có những kỹ năng cần thiết để thiết kế một GUI cho VB6.

Ngôn ngữ BASIC, viết tắt của Beginner's All-purpose Symbolic Instruction Code, là một ngôn ngữ lập trình đơn giản và dễ học, được phát triển dành cho các nhà khoa học không có nhiều thời gian để học lập trình máy tính.

Dựa trên các đặc điểm nổi bật của ngôn ngữ Visual Basic và kết quả phân tích tình hình nghiên cứu phần mềm quản lý bán hàng trong chương 2, lựa chọn ngôn ngữ Visual Basic 2017 trên hệ điều hành Windows 7 để thiết kế giao diện phần mềm quản lý bán hàng cho Công ty Cổ phần Công nghệ Điều hòa Sao Việt là hợp lý vì những lý do sau.

Visual Basic cung cấp công cụ thiết kế tiên tiến cho hệ thống và phần mềm, đảm bảo kiến trúc được thực thi hiệu quả Phiên bản Visual Basic 2017 nâng cao chất lượng, giảm thời gian khắc phục lỗi và cung cấp dữ liệu hữu ích cho nhà phát triển cũng như nhân viên phân tích thiết kế Do đó, việc sử dụng ngôn ngữ Visual Basic để thiết kế giao diện phần mềm quản lý bán hàng tại Công ty Cổ phần Công nghệ Điều hòa Sao Việt là lựa chọn hợp lý, tiết kiệm thời gian và mang lại hiệu quả tối ưu.

Mô tả bài toán quản lý bán hàng tại Công ty Cổ phần Công nghệ Điều hòa Sao Việt

Quá trình phân tích thiết kế phần mềm quản lý bán hàng tại Công ty Cổ phần Công nghệ Điều hòa Sao Việt gồm có 4 bước như sau:

Bước 1: Xác định bài toán.

Công ty Cổ phần Công nghệ Điều hòa Sao Việt thực hiện quản lý bán hàng thông qua việc theo dõi và phân tích tình hình kinh doanh, từ đó xây dựng các chiến lược tiếp thị hiệu quả Các hoạt động quản lý bao gồm lập kế hoạch bán hàng, giám sát hiệu suất bán hàng, và đào tạo nhân viên để nâng cao kỹ năng bán hàng Công ty cũng chú trọng đến việc thu thập phản hồi từ khách hàng để cải thiện sản phẩm và dịch vụ, nhằm gia tăng sự hài lòng của khách hàng và tối ưu hóa doanh thu.

Khi khách hàng có nhu cầu đặt mua sản phẩm tại công ty chuyên sản xuất và cung cấp hệ thống điều hòa không khí và thông gió cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, nhân viên phòng Kinh doanh, Dự án và Dịch vụ sẽ tư vấn dựa trên nguồn gốc, chủng loại, số lượng, đơn giá, thời gian lắp đặt, bảo hành và sửa chữa để thuyết phục khách hàng Sau khi khách hàng quyết định mua, hợp đồng bán hàng sẽ được lập để xác nhận sự thống nhất về các điều khoản liên quan Nếu có vấn đề phát sinh, khách hàng có quyền khiếu nại với các phòng ban để được giải quyết Tiếp theo, nhân viên bán hàng sẽ lập hóa đơn và thông báo cho phòng Sản xuất- Thi công thực hiện lắp đặt sản phẩm theo yêu cầu Hóa đơn sẽ được lưu trữ và thống kê bởi phòng Kế toán- Tổng hợp, và vào cuối tháng, bộ phận này sẽ tổng hợp các loại hàng bán chạy nhất.

Mỗi loại tài liệu sẽ được gửi đi 10 bản, trong đó 5 bản sẽ được chuyển đến Ban giám đốc và phòng Sản xuất - Thi công, đồng thời gửi cho phòng Kinh doanh - Dự án, Dịch vụ và phòng Kế toán - Tổng hợp Khách hàng sẽ giữ lại hai bản để theo dõi thông tin về hoạt động bán hàng cũng như các phát sinh liên quan.

Dữ liệu trong hợp đồng và hóa đơn bán hàng là yếu tố quan trọng giúp quản lý thông tin về nhân viên bán hàng, khách hàng, sản phẩm, ngày bán, số lượng, đơn giá, tổng tiền bán, thời gian lắp đặt, bảo hành và sửa chữa máy móc, hệ thống điều hòa không khí và thông gió Khi khách hàng có thắc mắc về sản phẩm, nhân viên bán hàng sẽ giải thích và phối hợp với phòng Kinh doanh - Dự án và Dịch vụ để thông báo cho phòng Sản xuất - Thi công nhằm giải quyết kịp thời các yêu cầu của khách hàng.

Việc thay đổi thông tin hợp đồng phải được sự đồng thuận của ban giám đốc, quản lý, và nhân viên phòng Kinh doanh- Dự án và Dịch vụ khách hàng Nhân viên bán hàng có thể cập nhật thông tin hóa đơn sau khi giao dịch kết thúc, tuy nhiên, do giá trị hàng hóa lớn và tính phức tạp của thời gian bảo hành, sửa chữa và lắp đặt, việc thay đổi thông tin cần được xem xét cẩn thận để đảm bảo cam kết lâu dài giữa hai bên.

Khách hàng thực hiện thanh toán cho phòng Kế toán - Tổng hợp thông qua hóa đơn bán hàng và hợp đồng đã ký kết Phương thức thanh toán có thể là tiền mặt hoặc chuyển khoản.

Mỗi nhân viên bán hàng sẽ có một tài khoản riêng được lưu trữ trong phần mềm và máy tính, và để truy cập vào tài khoản, họ cần đăng nhập vào hệ thống bằng tên người dùng và mật khẩu Tài khoản này cho phép nhân viên thực hiện các công việc liên quan đến bán hàng như lập hợp đồng, hóa đơn, kiểm tra thông tin cá nhân và thông tin khách hàng Thông tin của nhân viên cũng được ghi nhận trong hóa đơn bán hàng Tài khoản của nhân viên do kế toán bán hàng tạo ra, do đó kế toán có quyền bổ sung, sửa đổi hoặc xóa thông tin khi cần thiết.

Mỗi nhân viên chỉ có quyền truy cập thông tin cá nhân, hợp đồng và hóa đơn bán hàng của khách hàng mà mình phụ trách, cũng như các thông tin chung về sản phẩm và khách hàng Tuy nhiên, nhân viên không được phép tìm kiếm hoặc đăng nhập vào tài khoản của người khác nếu không có sự cho phép, vì mỗi nhân viên chỉ được cấp một tài khoản và mật khẩu riêng biệt.

Ban giám đốc sẽ được cấp một tài khoản riêng với tên người dùng và mật khẩu, cho phép họ đăng nhập vào hệ thống để tra cứu thông tin về hoạt động bán hàng nhằm hỗ trợ công tác quản lý hiệu quả.

Khi ban giám đốc cần nắm bắt thông tin về hoạt động bán hàng theo từng thời kỳ như cuối ngày, tuần, tháng, quý hoặc năm, nhân viên từ các phòng ban, đặc biệt là Phòng Kinh doanh, sẽ cung cấp các báo cáo chi tiết và phân tích hiệu quả bán hàng để hỗ trợ quyết định.

Dự án và dịch vụ từ Phòng Sản xuất - Thi công cùng với Phòng Kế toán - Tổng hợp sẽ lập báo cáo chi tiết và tổng hợp để gửi lên ban lãnh đạo xem xét Bài toán phân tích các thuộc tính của từng đối tượng tham gia vào hoạt động quản lý bán hàng được mô tả rõ ràng.

Thông tin nhân viên bao gồm mã nhân viên, mã phòng ban, tên phòng ban, tên nhân viên, tên đăng nhập, địa chỉ, số điện thoại và ngày sinh Mỗi nhân viên được phân công vào một phòng ban cụ thể trong công ty.

Hóa đơn bán hàng chứa các thông tin quan trọng như mã hóa đơn, mã nhân viên, tên nhân viên, mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ khách hàng, số điện thoại khách hàng, ngày bán và giờ bán.

Chi tiết hóa đơn bán hàng nằm ngay dưới hóa đơn và bao gồm các thông tin quan trọng như mã hàng, tên hàng, đơn giá, số lượng, chiết khấu, thành tiền và ghi chú.

Thông tin hợp đồng bao gồm: Tên công ty, tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, tài khoản số, ngày viết, điều khoản

Báo cáo tổng hợp bao gồm mã báo cáo, trong khi báo cáo chi tiết cũng chứa mã báo cáo Thông tin khách hàng được lưu trữ trong máy tính và phần mềm, bao gồm mã khách hàng, tên khách hàng, ngày sinh, địa chỉ và số điện thoại.

Xác định các biểu đồ

Biểu đồ Usecase tổng quát

Biểu đồ 3.1 Usecase Tổng quát

Biểu đồ Usecase tổng quát mô tả các phòng ban như Phòng Kế toán-Tổng hợp, Phòng Sản xuất-Thi công, Phòng Kinh doanh-Dự án và Dịch vụ, cùng Ban giám đốc, đều có quyền đăng nhập để thực hiện chức năng tìm kiếm Phòng Kế toán-Tổng hợp và Phòng Kinh doanh-Dự án và Dịch vụ có khả năng quản lý hồ sơ nhân viên, khách hàng, hàng hóa, cũng như các giao dịch như hợp đồng, hóa đơn bán hàng, và thống kê báo cáo Trong khi đó, Phòng Sản xuất-Thi công tập trung vào quản lý giao dịch và báo cáo thống kê Ban giám đốc cũng đăng nhập để quản lý các giao dịch quan trọng.

Các biểu đồ Usecase chi tiết Usecase Quản lý hồ sơ nhân viên

Biểu đồ 3.2 Usecase Quản lý hồ sơ nhân viên

Biểu đồ Usecase quản lý hồ sơ nhân viên cho phép thêm, sửa, xóa và tìm kiếm thông tin nhân viên với quyền truy cập được cấp Tất cả nhân viên trong các phòng Kinh doanh, Dự án, Dịch vụ và Kế toán, Tổng hợp đều có khả năng thực hiện các chức năng này.

Usecase Quản lý hồ sơ khách hàng

Biểu đồ 3.3 Usecase quản lý hồ sơ khách hàng

Biểu đồ Usecase quản lý hồ sơ khách hàng cho phép nhân viên trong phòng Kinh doanh, Dự án, Dịch vụ và phòng Kế toán, Tổng hợp thực hiện các chức năng như thêm, sửa, xóa hoặc tìm kiếm thông tin khách hàng với quyền truy cập được cấp.

Usecase Quản lý hàng hóa

Biểu đồ 3.4 Usecase Quản lý hàng hóa

Biểu đồ Usecase Quản lý hàng hóa cho phép người dùng thực hiện các chức năng như thêm, sửa, xóa và tìm kiếm thông tin hàng hóa Chức năng này được cấp quyền cho nhân viên trong các phòng Kinh doanh, Dự án, Dịch vụ và Kế toán, Tổng hợp, nhằm phục vụ hiệu quả cho công việc.

Usecase Quản lý các giao dịch

Biểu đồ 3.5 Usecase Quản lý các giao dịch

Biểu đồ Usecase Quản lý các giao dịch gồm có chức năng: Quản lý hợp đồng.

Sau khi chọn chức năng Quản lý hợp đồng, nhân viên có thể truy cập vào chức năng Quản lý hóa đơn bán hàng để thêm, sửa, xóa, in hoặc tìm kiếm thông tin liên quan Chức năng này được phép thực hiện bởi tất cả nhân viên trong phòng Kinh doanh, Dự án, Dịch vụ, phòng Kế toán, Tổng hợp và ban giám đốc Tuy nhiên, phòng Sản xuất và Thi công chỉ có quyền tìm kiếm thông tin hợp đồng.

Usecase Quản lý báo cáo, thống kê

Biều đồ 3.6 Usecase Quản lý báo cáo, thống kê

Biểu đồ Usecase cho quản lý báo cáo và thống kê cho phép mọi nhân viên từ các phòng ban như Kinh doanh, Dự án, Dịch vụ, Kế toán, Tổng hợp, Sản xuất và Thi công có khả năng tìm kiếm và in ấn các báo cáo chi tiết cũng như báo cáo tổng hợp để gửi đến ban giám đốc.

Biều đồ 3.7 Usecase Tìm kiếm

Biểu đồ Usecase Tìm kiếm cho phép mọi nhân viên trong các phòng ban như Kinh doanh, Kế toán, Sản xuất và Ban giám đốc truy cập thông tin quản lý bán hàng dựa trên quyền hạn của họ Biểu đồ hoạt động mô tả các chức năng như đăng nhập, tìm kiếm, thêm, sửa, xóa thông tin liên quan đến nhân viên, khách hàng, hàng hóa, hợp đồng, hóa đơn bán hàng, và các báo cáo chi tiết cũng như tổng hợp Các chức năng này thực hiện những công việc tương tự cho các tác nhân trong hệ thống.

Biểu đồ hoạt động đăng nhập

Biều đồ 3.8 Biều đồ hoạt động đăng nhập

Nhân viên phải thực hiện đăng nhập vào phần mềm để sử dụng các tính năng của nó Biểu đồ hoạt động đăng nhập thể hiện quá trình đăng nhập của người dùng vào phần mềm.

Biểu đồ hoạt động thêm thông tin

Biều đồ 3.9 Biều đồ hoạt động thêm thông tin

Biểu đồ trên biểu diễn hoạt động thêm thông tin nhân viên khi nhân viên muốn thêm thông tin mới

Biểu đồ hoạt động sửa thông tin

Biều đồ 3.10 Biều đồ hoạt động sửa thông tin

Biểu đồ hoạt động trên biểu diễn hoạt động sửa thông tin khi người dùng muốn thay đổi thông tin trong hồ sơ nhân viên.

Biểu đồ hoạt động xóa thông tin

Biều đồ 3.11 Biều đồ hoạt động xóa thông tin

Biểu đồ trên biểu diễn hoạt động xóa thông tin của nhân viên khi người dùng muốn thay đổi thông tin trong hồ sơ nhân viên

Biểu đồ hoạt động tìm kiếm

Biều đồ 3.12 Biều đồ hoạt động tìm kiếm thông tin

Biểu đồ trên thể hiện hoạt động tìm kiếm thông tin nhân viên của người dùng khi xem hồ sơ nhân viên Biểu đồ tuần tự mô tả các mối quan hệ giữa các đối tượng và tác nhân của hệ thống theo thứ tự thời gian, bao gồm các chức năng như đăng nhập, thêm, sửa, xóa và tìm kiếm thông tin về nhân viên, khách hàng, hàng hóa, hợp đồng, hóa đơn bán hàng, báo cáo và thống kê Các biểu đồ tuần tự cũng minh họa các hoạt động chính như thêm hợp đồng, hóa đơn bán hàng và báo cáo Đặc biệt, trong chức năng quản lý hồ sơ nhân viên, các biểu đồ tuần tự sẽ được sử dụng để thể hiện các quy trình liên quan.

Hai chức năng quản lý hồ sơ khách hàng, quản lý hàng hóa có các biểu đồ tuần tự tương tự.

Biểu đồ tuẩn tự chức năng đăng nhập

Biểu đồ 3.13 Biểu đồ tuần tự đăng nhập

Dưới đây là biểu đồ tuần tự thực hiện hoạt động đăng nhập của nhân viên khi muốn sử dụng phần mềm

Biểu đồ tuần tự tìm kiếm thông tin

Biểu đồ 3.14 Biểu đồ tuần tự tìm kiếm thông tin

Dưới đây là biểu đồ tuần tự thực hiện hoạt động tìm kiếm nhân viên khi muốn xem thông tin trong hồ sơ nhân viên.

Biểu đồ tuần tự thêm thông tin

Biểu đồ 3.15 Biểu đồ tuần tự thêm thông tin

Dưới đây là biểu đồ tuần tự biểu diễn hoạt động tạo một nhân viên mới trong hồ sơ nhân viên.

Biều đồ tuần tự sửa thông tin

Biểu đồ 3.16 Biểu đồ tuần tự sửa thông tin

Biểu đồ tuần tự trên biểu diễn hoạt động sửa thông tin khi nhân viên muốn thay đổi hồ sơ nhân viên.

Biều đồ tuần tự xóa thông tin

Biểu đồ 3.17 Biểu đồ tuần tự xóa thông tin

Biểu đồ tuần tự mô tả quy trình xóa nhân viên khi người dùng cần thay đổi thông tin trong hồ sơ Chức năng quản lý giao dịch bao gồm các biểu đồ tuần tự cho việc tạo, sửa, xóa và tìm kiếm hợp đồng cùng hóa đơn bán hàng Dưới đây là biểu đồ tuần tự thể hiện chức năng tạo hợp đồng và hóa đơn bán hàng, với biểu đồ tuần tự cụ thể cho quy trình tạo hợp đồng.

Biểu đồ 3.18 Biểu đồ tuần tự tạo hợp đồng

Biểu đồ tuần tự dưới đây minh họa quy trình tạo hợp đồng khi nhân viên thực hiện các giao dịch, đây là bước đầu tiên trong quá trình giao dịch Đối với chức năng tạo hóa đơn bán hàng, biểu đồ tuần tự tương ứng được trình bày như sau:

Biểu đồ 3.19 Biểu đồ tuần tự tạo hóa đơn bán hàng

Biểu đồ tuần tự này minh họa quy trình tạo form hóa đơn bán hàng, diễn ra khi nhân viên thực hiện các giao dịch sau khi đã tạo hợp đồng.

Chức năng Quản lý Báo cáo, thống kêChức năng lập báo cáo chi tiết

Biểu đồ 3.20 Biểu đồ tuần tự lập báo cáo chi tiết

Chức năng lập báo cáo tổng hợp

Biểu đồ 3.21 Biểu đồ tuần tự tạo báo cáo tổng hợp

Dưới đây là hai biểu đồ tuần tự mô tả quy trình tạo báo cáo chi tiết và báo cáo tổng hợp trong chức năng quản lý báo cáo và thống kê Biểu đồ lớp tổng quát thể hiện các thực thể liên quan, giúp người dùng hiểu rõ hơn về cấu trúc và mối quan hệ giữa các thành phần trong hệ thống báo cáo.

NHANVIEN (MaNV, MaPB, TenNV, TenDangnhap, Diachi, SoDT, Ngaysinh) KHACHHANG (MaKH, Ten KH, Ngaysinh, Diachi, SoDT)

HANGHOA (Mahang, Tenhang, Soluong, Dongianhap, Dongiaban, Ghichu) HOPDONG (Tencongty, TenKH, Diachi, SoDT, Taikhoanso, Ngayviet, Dieukhoan)

HOADONBANHANG (MaHD, MaNV, TenNV, MaKH, TenKH, Diachi, SoDT, Ngayban, Gioban)

CHITIETHDBH (Mahang, Tenhang, Dongia, Soluong, Chietkhau, Thanhtien, Ghichu)

BAOCAOCHITIET (Mabaocao) BAOCAOTONGHOP (Mabaocao) Mối quan hệ giữa các thực thể

Bảng 3.2 Mối quan hệ giữa các thực thể

Tên thực thể Mối quan hệ

Biểu đồ 3.22 Biểu đồ lớp

Biểu đồ trạng thái mô tả các trạng thái và sự chuyển đổi giữa các lớp như nhân viên, khách hàng, hàng hóa, hợp đồng, hóa đơn bán hàng và chi tiết hóa đơn bán hàng Trong đó, biểu đồ trạng thái của lớp nhân viên được minh họa rõ ràng, và các biểu đồ trạng thái cho lớp khách hàng, hàng hóa cũng tương tự.

Lớp nhân viên Trạng thái thêm thông tin nhân viên mới

Biểu đồ 3.23 Biểu đồ trạng thái thêm nhân viên

Dưới đây là biểu đồ trạng thái thêm nhân viên trong lớp nhân viên khi nhân viên muốn thêm thông tin trong hồ sơ nhân viên

Trạng thái sửa thông tin nhân viên

Biểu đồ 3.24 Biểu đồ trạng thái sửa nhân viên

Dưới đây là biểu đồ trạng thái sửa nhân viên trong lớp nhân viên khi nhân viên muốn thay đổi thông tin trong hồ sơ nhân viên

Trạng thái xóa thông tin nhân viên

Biểu đồ 3.25 Biểu đồ trạng thái xóa nhân viên

Dưới đây là biểu đồ trạng thái xóa nhân viên trong lớp nhân viên khi nhân viên muốn thay đổi thông tin trong hồ sơ nhân viên

Lớp hợp đồngTrạng thái tạo hợp đồng

Biểu đồ 3.26 Biểu đồ trạng thái tạo hợp đồng

Dưới đây là biểu đồ trạng thái tạo hợp đồng trong lớp hợp đồng khi nhân viên muốn tạo một hợp đồng mới trong quá trình bán hàng.

Trạng thái tạo hóa đơn bán hàng

Biểu đồ 3.27 Biểu đồ trạng thái tạo hóa đơn bán hàng

Lớp hóa đơn bán hàng

Biểu đồ trạng thái tạo hóa đơn bán hàng hiển thị quy trình mà nhân viên thực hiện để tạo một hóa đơn mới sau khi đã hoàn tất việc ký hợp đồng với khách hàng.

Lớp báo cáo, thống kêTrạng thái tạo báo cáo

Biểu đồ 3.28 Biểu đồ trạng thái tạo báo cáo

Các điều kiện để cài đặt phần mềm

Yêu cầu về phần cứng như sau:

Máy tính tương thích với CPU: Loại 7400/ Intel Core-i5/3.00 GHz/6MB Cache (hoặc 2GHz trở lên).

Để đảm bảo hiệu suất tối ưu cho thiết bị, cần có bộ nhớ RAM từ 2GB trở lên, tốc độ Bus RAM đạt ít nhất 2400MHz, ổ cứng HDD với dung lượng tối thiểu 500MB trống, cùng với cổng kết nối màn hình như VGA hoặc HDMI.

Cổng USB: 4x USB 2.0, 4x USB 3.0 hoặc tốt hơn Các thiết bị ngoại vi: Yêu cầu máy in khổ A4, CD- ROM tốc độ 52X hoặc nhanh hơn, scan, máy fax.

Phần mềm máy chủ và máy trạm: sử dụng hệ điều hành Windows7 hoặc các phiên bản mới hơn, Windows XP hoặc Window Vista

Các đề xuất và kiến nghị với công ty nhằm áp dụng tốt các giải pháp phân tích thiết kế phần mềm quản lý bán hàng

3.5.1 Đối với kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực

Nguồn nhân lực đóng vai trò then chốt trong sự phát triển bền vững của doanh nghiệp Do đó, việc tuyển dụng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực trở nên vô cùng quan trọng Hiện nay, Công ty Cổ phần Công nghệ Điều hòa Sao Việt tập trung vào việc phát triển nguồn nhân lực trong lĩnh vực sản xuất, sửa chữa, lắp đặt và bảo trì hệ thống cũng như máy móc điều hòa không khí và thông gió.

Với sự phát triển của công nghệ thông tin và thương mại điện tử, các doanh nghiệp cần lập kế hoạch tuyển dụng và đào tạo đội ngũ nhân viên, đặc biệt là nhân viên kinh doanh, để ứng dụng hiệu quả công nghệ và các công cụ hỗ trợ bán hàng Việc này không chỉ giúp thu hút khách hàng mà còn nâng cao hiệu quả marketing Công ty nên tạo điều kiện cho nhân viên học hỏi thêm kiến thức lý thuyết và thực hành trong việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng và các công cụ quảng cáo trực tuyến, bởi xu hướng marketing qua thương mại điện tử đang ngày càng phổ biến và sẽ tiếp tục phát triển mạnh mẽ trong tương lai.

Việc đào tạo nguồn nhân lực để ứng dụng hiệu quả phần mềm quản lý bán hàng là rất quan trọng và cần thiết, đặc biệt khi công ty mua phần mềm từ các doanh nghiệp chuyên về xây dựng và phát triển phần mềm Điều này đảm bảo cho mọi hoạt động kinh doanh diễn ra một cách hiệu quả.

3.5.2 Đối với chính sách đãi ngộ nguồn nhân lực

Chính sách đãi ngộ và lương thưởng hợp lý là yếu tố quan trọng không kém trong việc phát triển nguồn nhân lực của công ty Ban lãnh đạo cần đảm bảo sự công bằng trong việc chi trả lương dựa trên trình độ, chức vụ và thời gian làm việc Đồng thời, công ty nên tăng cường quỹ tiền thưởng và quỹ rủi ro để kịp thời khuyến khích những nhân viên có thành tích xuất sắc và hỗ trợ những người gặp khó khăn Sự động viên này không chỉ giúp nhân viên cảm thấy gắn bó với công ty mà còn tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp, thu hút nhân tài Điều này sẽ thúc đẩy sự sáng tạo và nỗ lực của nhân viên, từ đó giúp công ty giữ chân được những người có năng lực và tạo lợi thế cạnh tranh trong bối cảnh thị trường biến đổi không ngừng.

3.5.3 Đối với công tác đầu tư cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin Đối với công tác đầu tư cơ sở hạ tầng công tin, Công ty Cổ phần Công nghệ Điều hòa Sao Việt cần tích cực sửa chữa, đầu tư, xây dựng mới hệ thống trang thiết bị phục vụ cho việc sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số, mạng viễn thông, mạng internet, mạng máy tính và cơ sở dữ liệu hơn nữa, đặc biệt, đầu tư cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin phục vụ cho hoạt động kinh doanh rất quan trọng, có ý nghĩa sống còn đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp

3.5.4 Đối với chính sách an toàn bảo mật thông tin

Thông tin là tài sản quý giá của doanh nghiệp, do đó, việc bảo đảm an toàn thông tin trong quá trình sử dụng phần mềm, đặc biệt là phần mềm quản lý bán hàng, là vô cùng cần thiết Công ty đã có chính sách bảo mật cho khách hàng, nhưng cần bổ sung thêm các biện pháp bảo vệ thông tin và cơ sở dữ liệu của nhân viên để ngăn chặn xâm nhập trái phép và mất mát dữ liệu Đào tạo nhân viên về an toàn thông tin khi sử dụng các công cụ kết nối internet là rất quan trọng, giúp họ nhận thức và tự giác bảo vệ thông tin Hơn nữa, công ty cần thiết lập hình thức kỷ luật đối với những nhân viên vi phạm quy tắc an toàn thông tin, áp dụng biện pháp xử lý phù hợp theo quy định của Nhà nước để đảm bảo an toàn tuyệt đối cho thông tin doanh nghiệp.

Trong bối cảnh toàn cầu hóa hiện nay, việc phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin là cần thiết cho các doanh nghiệp Đặc biệt, họ cần định hướng đúng trong xây dựng phần mềm phục vụ kinh doanh, một yếu tố quyết định sự tồn tại của doanh nghiệp trong môi trường xã hội biến đổi Đề tài khóa luận “Phân tích thiết kế phần mềm quản lý bán hàng của Công ty Cổ phần Công nghệ Điều hòa Sao Việt” chỉ ra thực trạng một số vấn đề trong quản lý bán hàng tại công ty Bài viết cũng phân tích thiết kế phần mềm quản lý bán hàng phù hợp, giúp doanh nghiệp có định hướng đúng đắn và xây dựng chính sách hiệu quả cho phát triển phần mềm quản lý bán hàng cũng như các phần mềm khác.

Để giải quyết triệt để những tồn tại trong việc xây dựng và ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng, doanh nghiệp cần đầu tư mạnh mẽ vào nguồn nhân lực và cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin Sự nỗ lực này sẽ giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh, từ đó đảm bảo sự tồn tại và phát triển bền vững cho doanh nghiệp.

Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Nguyễn Thị Hội cùng toàn thể thầy cô trong khoa Hệ thống thông tin kinh tế và Thương mại điện tử, cũng như Công ty Cổ phần Công nghệ Điều hòa Sao Việt, đã hỗ trợ em hoàn thành khóa luận Với thời gian và kinh nghiệm hạn chế, em rất mong nhận được phản hồi và ý kiến đóng góp từ thầy cô để bài khóa luận được hoàn thiện hơn Cuối cùng, em chúc các thầy cô sức khỏe và công tác tốt.

Em xin chân thành cảm ơn!

[1] Nguyễn Văn Ba (2000), “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin”, Nhà xuất bản Đại học Bách khoa Hà Nội.

Lương Mạnh Bá, Lương Thanh Bình, Cao Tuấn Dũng, Nguyễn Thị Thu Trang và Lê Đức Trung (2010) đã biên soạn cuốn sách "Cơ sở công nghệ phần mềm", xuất bản bởi Nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật, cung cấp kiến thức nền tảng về công nghệ phần mềm.

[3] Đặng Văn Đức (2002), “Phân tích thiết kế hướng đối tượng”, Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam, Viện Khoa học Thông tin.

[4] Phan Huy Khánh (2001), “Phân tích và thiết kế hệ thống”, Đại học Đà Nẵng, Trường Đại học Bách khoa, Khoa Công nghệ thông tin.

[5] Lê Văn Phùng, “Kĩ nghệ phần mềm”, Nhà xuất bản Thông tin và truyền thông.

[6] Lưu Đan Thọ và Nguyễn Vũ Quân (2016), “Quản trị bán hàng hiện đại”, Nhà xuất bản Tài Chính.

[7] L Mathiassen, A Munk-Madsen, P.A Nielsen, J Stage(2004), “Object Oriented Analysis&Design( OOA&D)- Concept, Principles& Methodology”.

[8] Philip Kotle (2007), “Marketing Essentials”, Nhà xuất bản Lao động- Xã hội.

[9] S Sendall and A Strhomeier (2001), “Requirement Analysis with Use Case”.

Nguyễn Thị Thu (2016), sinh viên lớp K48S2 thuộc Khoa Hệ thống thông tin kinh tế, Trường Đại học Thương mại, đã thực hiện khóa luận với đề tài “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty hệ thống thông tin FPT”.

[11] System Analysis and Design- Complete Introductory Tutorial for Software Engineering. http:// www.freetutes.com/systemanalysis

Tiêu đề	Phân tích thiết kế phần mềm quản lý bán hàng của Công ty Cổ phần Công nghệ Điều hòa Sao Việt
Người hướng dẫn	Nguyễn Thị Hội, Giảng viên
Trường học	Đại học Thương mại
Chuyên ngành	Công nghệ thông tin
Thể loại	khóa luận tốt nghiệp

Định dạng
Số trang	78
Dung lượng	1,67 MB