3.1 .Các giải pháp phân tích thiết kế phần mềm quản lý bán hàng của công ty
3.1.3. Công cụ thiết kế giao diện của phần mềm quản lý bán hàng tại Công
a) Vài nét về ngơn ngữ Visual Basic
Theo [13] thì:
“Visual Basic (viết tắt VB) là một ngơn ngữ lập trình hướng sự kiện (event-
driven) và môi trường phát triển tích hợp (IDE).”
b) Lịch sử ra đời của ngơn ngữ Visual Basic
Theo [13] thì Visual Basic:
“Được phát triển đầu tiên bởi Alan Cooper dưới tên Dự án Ruby (Project Ruby), và sau đó được Microsoft mua và cải tiến nhiều. Visual Basic đã được thay thế bằng Visual Basic.NET. Phiên bản cũ của Visual Basic bắt nguồn phần lớn từ BASIC và để lập trình viên phát triển các giao diện người dùng đồ họa (GUI) theo mơ hình phát triển ứng dụng nhanh (Rapid Application Development, RAD); truy cập các cơ sở dữ liệu dùng DAO(Data Access Objects), RDO (Remote Data Objects), hay ADO (ActiveX Data Objects); và lập các điều khiển và đối tượng ActiveX.”
“Một lập trình viên có thể phát triển ứng dụng dùng các thành phần(component) có sẵn trong Visual Basic. Các chương trình bằng Visual Basic cũng có thể sử dụng Windows API, nhưng làm vậy thì phải sử dụng các khai báo hàm bên ngồi.”
“Trong lĩnh vực lập trình thương mại, Visual Basic có một trong những nhóm khách hàng lớn nhất. Theo một số nguồn, vào năm 2003, 52% của những lập trình viên sử dụng Visual Basic, làm nó thành ngơn ngữ lập trình phổ biến nhất vào lúc đó. Tuy nhiên, cuộc nghiên cứu của Evans Data cho rằng 43% của các lập trình viên đó có ý định đổi qua một ngơn ngữ khác.”
c) Ý nghĩa ngơn ngữ Visual Basic
Theo[13] thì:
“Phần Visual (có nghĩa là hình ảnh trực quan) đề cập đến phương pháp được sử dụng để tạo giao diện đồ họa người dùng (Graphical User Interface hay viết tắt là GUI). Với những bộ phận hình ảnh (gọi là controls), bạn có thể sắp đặt vị trí và quyết định các đặc tính của chúng trên một khung màn hình, gọi là form (giống form trong Access). Nếu bạn đă từng sử dụng chương trình vẽ chẳng hạn như Paint, bạn đă có sẵn các kỹ năng cần thiết để tạo một GUI cho VB6.”
“Phần Basic đề cập đến ngôn ngữ BASIC (viết tắt của Beginner's All-purpose Symbolic Instruction Code), một ngôn ngữ lập trình đơn giản, dễ học, được tạo ra cho các khoa học gia (những người khơng có thời gian để học lập trình điện tốn) dùng”
Với những đặc điểm của ngôn ngữ Visual Basic trên, kết hợp với việc phân tích đánh giá thực trạng về tình hình nghiên cứu phần mềm quản lý bán hàng ở chương 2 của khóa luận, việc lựa chọn ngôn ngữ Visual Basic 2017 với hệ điều hành Windows 7 để thiết kế giao diện cho phần mềm quản lý bán hàng của Công ty Cổ phần Cơng nghệ Điều hịa Sao Việt vì những lý do sau:
Visual Basic cung cấp nhiều công cụ thiết kế tiên tiến để mơ tả hệ thống nói chung và phần mềm nói riêng đồng thời đảm bảo kiến trúc sẽ được thực thi. Không những thế, Visual Basic 2017 giúp nâng cao chất lượng và giảm thiểu thời gian khắc phục lỗi phần mềm và cung cấp dữ liệu cho nhà phát triển, nhân viên phân tích thiết kế. Như vậy, việc sử dụng ngôn ngữ Visual Basic thiết kế giao diện phần mềm quản lý bán hàng của Công ty Cổ phần Cơng nghệ Điều hịa Sao Việt là phù hợp, tiết kiệm thời gian, mang lại hiệu quả tối ưu nhất.
3.2. Mô tả bài tốn quản lý bán hàng tại Cơng ty Cổ phần Cơng nghệ Điều hịa Sao Việt
Q trình phân tích thiết kế phần mềm quản lý bán hàng tại Công ty Cổ phần Cơng nghệ Điều hịa Sao Việt gồm có 4 bước như sau:
Bước 1: Xác định bài toán.
Dựa vào tình hình hoạt động kinh doanh của Cơng ty Cổ phần Cơng nghệ Điều hịa Sao Việt thì bài tốn quản lý bán hàng của công ty như sau:
a) Mô tả các hoạt động quản lý bán hàng của Công ty Cổ phần Cơng nghệ Điều hịa Sao Việt.
Khi khách hàng có ý định tìm hiểu để đặt mua hàng tại cơng ty, vì đặc thù cơng ty chỉ chuyên sản xuất, bán, bảo trì các loại hệ thống, máy móc điều hịa khơng khí- thơng gió với với quy mơ lớn cho các khách hàng là doanh nghiệp vừa và nhỏ nên nhân viên phòng Kinh doanh, Dự án và Dịch vụ căn cứ vào nguồn gốc, chủng loại, số lượng, đơn giá, thời gian lắp đặt, bảo hành, sửa chữa tiến hành tư vấn cho khách hàng hiểu, thuyết phục khách hàng tin tưởng và lựa chọn sản phẩm của cơng ty mình. Nếu khách hàng quyết định mua, đầu tiên phòng Kinh doanh, Dự án và Dịch vụ sẽ tiến hành lập hợp đồng bán hàng giữa cả hai bên. Hợp đồng là căn cứ cuối cùng chứng minh hai bên đã có sự thống nhất đồng ý về tất cả các điều khoản mua bán, sửa chữa, lắp đặt, bảo hành sản phẩm của công ty. Nếu có vấn đề gì phát sinh khơng theo đúng như trong hợp đồng thì khách hàng có thể khiếu nại, phản ánh với các phịng ban và ban lãnh đạo công ty để giải quyết. Tiếp theo nhân viên bán hàng sẽ tiến hành lập hóa đơn bán hàng đồng thời báo cho bên phịng Sản xuất- Thi cơng tiến hành lắp đặt sản
phẩm cho khách hàng theo yêu cầu. Hóa đơn bán hàng được bộ phận Phịng Kế tốn- Tổng hợp lưu trữ và thống kê. Cuối mỗi tháng bộ phận kế toán thống kê và tổng hợp các loại hàng bán chạy nhất trong tháng. Hóa đơn bán hàng, hợp đồng sẽ được in thành 10 bản, mỗi loại 5 bản gửi tới Ban giám đốc và phịng Sản xuất- Thi cơng đồng thời phòng Kinh doanh-Dự án và Dịch vụ, phịng Kế tốn- Tổng hợp, khách hàng sẽ giữ hai bản này để làm căn cứ theo dõi thông tin về việc bán hàng cũng như những phát sinh xảy ra.
Dữ liệu được lưu trữ trong hợp đồng, hóa đơn bán hàng rất quan trọng, nó là cơ sở để quản lý nắm bắt được những thông tin liên quan đến tất cả các đối tượng gồm nhân viên bán hàng, khách hàng, loại sản phẩm, ngày bán, số lượng, đơn giá, tổng tiền bán, thời gian lắp đặt, bảo hành, sửa chữa máy móc, hệ thống điều hịa khơng khí- thơng gió cho khách hàng.Trong trường hợp khách hàng có bất kì thắc mắc gì về sản phẩm thì nhân viên bán hàng sẽ giải thích, đồng thời phịng Kinh doanh- Dự án và Dịch vụ báo cho phịng Sản xuất- Thi cơng để giải quyết phát sinh phục vụ yêu cầu của khách hàng.
Việc thay đổi, sửa chữa thông tin về hợp đồng sẽ do ban giám đốc, quản lý, nhân viên phòng Kinh doanh- Dự án và Dịch vụ và khách hàng thống nhất thỏa thuận, như vậy nếu hợp đồng thay đổi thì nhân viên bán hàng có thể thay đổi thơng tin hóa đơn bán hàng theo đúng như hợp đồng sau khi giao dịch kết thúc. Do lượng hàng hóa và tổng tiền giao dịch giữa công ty và khách hàng rất lớn, thời gian bảo hành, sửa chữa, lắp đặt sản phẩm phức tạp, địi hỏi phải có sự cam kết lâu dài giữa hai bên nên việc thay đổi thông tin cần phải xem xét cẩn thận.
Khách hàng sẽ trực tiếp thanh toán tiền hàng với phịng Kế tốn- Tổng hợp thơng qua hóa đơn bán hàng và hợp đồng giữa hai bên. Khách hàng có thể thanh tốn bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.
Mỗi một nhân viên bán hàng sẽ có một tài khoản được lưu trữ trong phần mềm và máy tính. Bất kì một nhân viên muốn vào tài khoản của mình đều sẽ đăng nhập vào hệ thống (có tên người dùng và mật khẩu) để thực hiện các công việc liên quan đến bán hàng như lập hợp đồng, hóa đơn bán hàng, kiểm tra thơng tin cá nhân, kiểm tra thơng tin về khách hàng, mặt hàng, hóa đơn bán hàng. Thơng tin của nhân viên cũng được lưu trữ trong hóa đơn bán hàng. Tài khoản của nhân viên bán hàng sẽ do kế toán bán hàng tạo ra nên kế tốn bán hàng có thể bổ sung, sửa, xóa thơng tin tài khoản trong hồ sơ nhân viên khi cần thiết.
Mỗi một nhân viên có thể tiến hành tìm kiếm thơng tin cá nhân, hợp đồng, hóa đơn bán hàng cho khách hàng của mình hoặc các thơng tin chung khác về mặt hàng, khách hàng. Tuy nhiên một nhân viên bất kì khơng có quyền tìm kiếm hay đăng nhập
vào tài khoản khác khi khơng được phép do mỗi nhân viên chỉ được cấp một tài khoản và mật khẩu duy nhất.
Ban giám đốc sẽ có một tài khoản riêng (có tên người dùng và mật khẩu), có thể đăng nhập vào hệ thống để tìm kiếm thơng tin về hoạt động bán hàng phục vụ cơng tác quản lý.
Khi ban giám đốc có nhu cầu tìm hiểu thơng tin về hoạt động bán hàng cuối ngày, tuần, tháng, quý hoặc năm thì nhân viên các phịng ban gồm Phịng Kinh doanh- Dự án và Dịch vụ, Phòng Sản xuất- Thi cơng, Phịng Kế tốn- Tổng hợp sẽ lập báo cáo. Báo cáo gồm có báo cáo chi tiết và báo cáo tổng hợp được gửi lên ban lãnh đạo xem xét.
b) Phân tích bài tốn
Các thuộc tính của mỗi đối tượng tham gia vào hoạt động quản lý bán hàng được thể hiện được mô tả như sau:
Thông tin nhân viên bao gồm: Mã nhân viên, mã phòng ban, tên phòng ban, tên nhân viên, tên đăng nhập, địa chỉ, số điện thoại, ngày sinh. Mỗi nhân viên sẽ thuộc một phòng ban nhất định trong cơng ty.
Thơng tin hóa đơn bán hàng bao gồm: Mã hóa đơn, mã nhân viên, tên nhân viên, mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ khách hàng, số điện thoại khách hàng, ngày bán, giờ bán.
Ngay dưới hóa đơn bán hàng là Chi tiết hóa đơn bán hàng. Chi tiết hóa đơn bán hàng bao gồm: Mã hàng, Tên hàng, Đơn giá, Số lượng, Chiết khấu, Thành tiền, Ghi chú
Thông tin hợp đồng bao gồm: Tên công ty, tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, tài khoản số, ngày viết, điều khoản
Thông tin báo cáo tổng hợp gồm: Mã báo cáo Thông tin báo cáo chi tiết gồm: Mã báo cáo
Thông tin khách hàng bao gồm: Mã khách hàng, Tên khách hàng, Ngày sinh, Địa chỉ, Số điện thoại. Thông tin khách hàng được lưu trữ trong máy tính và phần mềm. Khi có khách hàng có bất kì khiếu nại, phàn nàn thì nhân viên có thể tìm dữ liệu ở trong máy tính hoặc phần mềm để kiểm tra. Tất cả các thông tin của khách hàng mới sẽ do nhân viên bán hàng nhập vào phần mềm. Nếu khách hàng có nhu cầu mua hàng lần thứ hai, thì trong hệ thống đã có sẵn mã khách hàng. Nhân viên chỉ cần lập lại hợp đồng, đồng thời nhập lại tên khách hàng, mã khách hàng hoặc số điện thoại hoặc có thể nhập bất kì những thơng tin liên quan đến khách hàng đã lưu trước đó, thơng tin khách hàng sẽ tự động lưu vào hệ thống. Như vậy, quản lý sẽ biết được khách hàng nào thường xuyên mua hàng của công ty để có kế hoạch đưa ra các chương trình ưu đãi về giá sản phẩm, dịch vụ bảo hành, lắp đặt,... Do đặc thù đối tượng khách hàng của
công ty là các tổ chức, doanh nghiệp vừa và nhỏ như khách sạn, nhà hàng, nhà bếp khu công nghiệp, bệnh viện, nhà máy vừa và nhỏ... có nhu cầu đối với hệ thống điều hịa khơng khí- thơng gió, giá thành sản phẩm cao, các sản phẩm của công ty không dành cho khách hàng là cá nhân, hộ gia đình nhỏ lẻ nên số lượng khách hàng của cơng ty khá ít, thơng tin lưu trữ chủ yếu phục vụ cho việc chăm sóc khách hàng ở dịch vụ bảo hành uy tín, tư vấn thiết kế, thi công lắp đặt và hướng dẫn sử dụng.
Cơng ty Cổ phần Cơng nghệ Điều hịa Sao Việt chun kinh doanh máy điều hịa khơng khí trung tâm VRV, Chiller, Hệ thống thơng gió: Quạt thơng gió cơng nghiệp, ống gió trịn và ống gió vng. Mỗi một sản phẩm chính đều có các loại khác nhau, mặt hàng cơng ty kinh doanh khá đa dạng về chủng loại, số lượng nhiều, kích thước lớn, giá thành cao do sản phẩm chỉ phục vụ đối tượng khách hàng là tổ chức, doanh nghiệp, cơ sở sản xuất... vừa và nhỏ. Thông tin về mặt hàng của công ty bao gồm: Mã hàng, tên hàng, số lượng, đơn giá nhập, đơn giá bán, ghi chú. Ban giám đốc, Phòng Kinh doanh- Dự án và Dịch vụ, Phịng Kế tốn- Tổng hợp có thể tạo sản phẩm mới, sửa, xóa, tìm kiếm thơng tin hàng hóa. Thơng tin về hàng hóa của cơng ty rất quan trọng, việc lưu trữ thơng tin hàng hóa trong quản lý bán hàng giúp nhân viên bán hàng dễ dàng tìm được chủng loại sản phẩm mà khách hàng yêu cầu để tư vấn chính xác, ngồi ra nhân viên bán hàng có thể theo dõi được đơn giá nhập, đơn giá bán thường xun, khi có sự thay đổi thì kịp thời báo với khách hàng.
Công ty Cổ phần Cơng nghệ Điều hịa Sao Việt gồm có 5 phịng ban bao gồm: Ban giám đốc, Phịng Kinh doanh- Dự án và Dịch vụ, Phịng Sản xuất- Thi cơng, Phịng Kế tốn- Tổng hợp, Phịng Kỹ thuật. Phần mềm quản lý bán hàng được xây dựng gồm những chức năng chính phục vụ cho tất cả các phịng ban trên như sau
Quản lý hồ sơ nhân viên: Chức năng này cho phép nhân viên có thể tìm kiếm, thêm, sửa, xóa thơng tin về nhân viên
Quản lý hồ sơ khách hàng: Chức năng này cho phép nhân viên có thể tìm kiếm, thêm, sửa, xóa thơng tin về khách hàng
Quản lý hàng hóa: Chức năng này cho phép nhân viên có thể tìm kiếm, thêm, sửa, xóa thơng tin về mặt hàng
Quản lý các giao dịch: Chức năng này cho phép nhân viên có thể tìm kiếm, thêm, sửa, xóa thơng tin về hợp đồng, hóa đơn bán hàng.
Quản lý báo cáo, thống kê: Chức năng này cho phép nhân viên tạo báo cáo, thống kê về thông tin liên quan đến việc quản lý bán hàng.
Tìm kiếm: Chức năng này cho phép nhân viên có thể tìm kiếm những thơng tin mong muốn về hoạt động quản lý bán hàng theo quyền cho phép
c) Các yêu cầu của bài toán
Đối với chức năng quản lý hồ sơ nhân viên: Thông tin đầu vào bao gồm: danh mục nhân viên có: Mã nhân viên, mã phòng ban, tên phòng ban, tên nhân viên, tên đăng nhập, địa chỉ, số điện thoại, ngày sinh.
Đối với chức năng quản lý hồ sơ khách hàng: Danh mục khách hàng gồm: Mã khách hàng, Tên khách hàng, Ngày sinh, Địa chỉ, Số điện thoại.
Đối với chức năng quản lý hàng hóa: Danh mục hàng hóa gồm: Mã hàng, tên hàng, số lượng, đơn giá nhập, đơn giá bán, ghi chú.
Tất cả thông tin người dùng được lấy từ cơ sở dữ liệu nhân viên, khách hàng, hàng hóa.
Đối với chức năng quản lý các giao dịch gồm: Quản lý hợp đồng, quản lý hóa đơn bán hàng. Thơng tin đầu vào hợp đồng bao gồm: Tên công ty, tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, tài khoản số, ngày viết, điều khoản. Tất cả các thông tin về hợp đồng được lấy từ cơ sở dữ liệu hợp đồng. Thông tin đầu vào hóa đơn bán hàng gồm: Mã hóa đơn, mã nhân viên, tên nhân viên, mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ khách hàng, số điện thoại khách hàng, ngày bán, giờ bán. Trong hóa đơn bán hàng có chi tiết hóa đơn bán hàng gồm: Mã hàng, tên hàng, Đơn giá, Số lượng, Chiết khấu, Thành tiền, Ghi chú
Xác định thông tin đầu ra của bài tốn
Thơng tin đầu ra của bài toán bao gồm báo cáo chi tiết, báo cáo tổng hợp. Hóa đơn bán hàng, hợp đồng được in ra trên khổ giấy A4, định dạng file pdf.
Các yêu cầu khác
Thứ nhất về tính bảo mật thơng tin: Mỗi cá nhân sử dụng phần mềm đều có một tài khoản (tên người dùng và mật khẩu) để tránh truy nhập trái phép. Người dùng chỉ được phép truy nhập, thực hiện chức năng của phần mềm theo đúng quyền của mình được phép.
Thứ hai về mặt nhập liệu: Giao diện đẹp, thân thiện, tạo thiện cảm cho người dùng.
Thứ ba về mặt truy cập thông tin: Phần mềm đảm bảo khả năng truy cập các thơng tin linh hoạt, nhanh chóng, an tồn.
Bảng 3.1. Xác định và mơ tả các tác nhân trong phần mềm quản lý bán hàng
Tên tác nhân Usecase Mô tả hoạt động
Phịng Kế tốn- Tổng