Xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty cổ phần vật tư vận tải xi măng

HỌC VIỆN TÀI CHÍNH ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP Học viện Tài Chính Khoa Hệ Thống Thơng Tin Kinh Tế ĐỒ ÁN CUỐI KHĨA Đề tài: XÂY DỰNG HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ VẬN TẢI XI MĂNG Giáo viên hướng dẫn : Ths.Phan Phước Long Sinh viên thực : Nguyễn Hoàng Vũ Lớp : K43/41.01 Hà Nội, tháng năm 2009 Nguyễn Hồng Vũ -1- K43/41.01 HỌC VIỆN TÀI CHÍNH ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài nghiên cứu Mọi số liệu trung thực, xuất phát từ tình hình thực tế đơn vị nơi thực tập Tác giả đồ án Nguyễn Hoàng Vũ Nguyễn Hoàng Vũ -2- K43/41.01 HỌC VIỆN TÀI CHÍNH ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP LỜI TRI ÂN Với vốn kiến thức tích luỹ thời gian học tập mái trường Học viện tài thân u, giảng dạy nhiệt tình thầy cô giáo với kiến thức thực tế thu q trình thực tập cơng ty cổ phần Vật Tư Vận Tải Xi Măng, em hoàn thành đồ án tốt nghiệp với đề tài: “Xây dựng Hệ thống thông tin quản lý bán hàng công ty cổ phần Vật Tư Vận Tải Xi Măng” Trước hết, em xin chân thành cảm ơn thầy giáo THs.Phan Phước Long -giảng viên khoa Hệ thống thông tin kinh tế - Học viện tài bảo nhiệt tình, giúp đỡ em suốt trình thực tập Em xin gửi lời cảm ơn tới thầy giáo tồn Học viện, đặc biệt thầy cô giáo khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế giảng dạy truyền đạt cho em kiến thức bổ ích bốn năm học vừa qua Em xin bày tỏ lòng biết ơn tới bố mẹ em, người bạn em tạo điều kiện thuận lợi giúp em hoàn thành đồ án Cuối em xin cảm ơn anh chị phòng kinh doanh phòng tài kế tốn – công ty cổ phần Vật Tư Vận Tải Xi Măng trực tiếp hướng dẫn, giúp đỡ em trình thực tập Em xin chân thành cảm ơn! Tác giả Nguyễn Hoàng Vũ Nguyễn Hoàng Vũ -3- K43/41.01 HỌC VIỆN TÀI CHÍNH ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP LỜI MỞ ĐẦU Bán hàng giai đoạn cuối hoạt động sản xuất kinh doanh, trình chuyển hố vốn từ hình thái vốn sản phẩm, hàng hố sang hình thái vốn tiền tệ vốn tốn Vì vậy, đẩy nhanh q trình bán hàng đồng nghĩa với việc rút ngắn chu kỳ sản xuất kinh doanh, tăng nhanh vòng quay vốn, tăng lợi nhuận doanh nghiệp Trong xu thương mại hóa, tồn cầu hóa này, khối lượng thơng tin cần xử lý ngày nhiều đòi hỏi phải đáp ứng nhanh chóng, kịp thời cho nhu cầu quản lý Do vậy, cơng nghệ tin học đóng vai trò quan trọng cơng tác quản lí nói chung, quản lí bán hàng nói riêng Xuất phát từ tầm quan trọng công tác quản lý bán hàng doanh nghiệp sản xuất, em chọn đề tài: “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng công ty cổ phần Vật Tư Vận Tải Xi Măng” Với mục tiêu xây dựng hệ thống quản lý bán hàng công ty nhằm đạt hiệu cao hơn, đề tài nghiên cứu công tác quản lý bán hàng điều kiện ứng dụng công nghệ tin học Do thời gian không cho phép, em tập trung vào phân tích, thiết kế hệ thống cơng tác quản lý bán hàng thực số chức chương trình, sử dụng ngơn ngữ lập trình hệ quản trị sở liệu Visual Foxpro KẾT CẤU CỦA ĐỒ ÁN NGOÀI PHẦN MỞ ĐẦU VÀ PHẦN KẾT LUẬN GỒM CHƯƠNG: Chương 1: Lý luận chung Hệ thống thông tin quản lý công tác quản lý bán hàng Chương 2: Tổng quan công ty công tác bán hàng công ty cổ phần Vật Tư Vận Tải Xi Măng Chương 3: Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng công ty cổ phần Vật Tư Vận Tải Xi Măng Nguyễn Hồng Vũ -4- K43/41.01 HỌC VIỆN TÀI CHÍNH ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP Mặc dù cố gắng để hoàn thiện cơng việc, song thời gian có hạn kinh nghiệm, kiến thức hạn chế nên đề tài nhiều thiếu sót Em mong nhận ý kiến đóng góp thầy bè bạn để đề tài ngày hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Nguyễn Hoàng Vũ -5- K43/41.01 HỌC VIỆN TÀI CHÍNH ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI TRI ÂN LỜI MỞ ĐẦU MỤC LỤC CHƯƠNG I LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VÀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ BÁN HÀNG 1.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 1.1.1 Khái niêm chung 1.1.2 Một số mơ hình Hệ thống thơng tin .9 1.2 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ BÁN HÀNG 10 1.2.1 Nhiệm vụ chung kế toán bán hàng 10 1.2.2 Các ngiệp vụ kế toán bán hàng 12 CHƯƠNG II 13 TỔNG QUAN VỀ CƠNG TY VÀ CƠNG TÁC KẾ TỐN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ VẬN TẢI XI MĂNG 13 2.1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ VẬN TẢI XI MĂNG 13 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển công ty .13 2.1.2 Giới thiệu chung cấu tổ chức công ty 13 2.2 ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY 19 2.2.1 Đặc điểm tổ chức máy kế tốn cơng ty 19 2.2.2 Hình thức kế tốn phương thức kế toán 22 CHƯƠNG III 23 PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ VẬN TẢI XI MĂNG 23 3.1 MỘT SỐ YÊU CẦU CƠ BẢN CỦA HỆ THỐNG 23 3.2 MƠ HÌNH HĨA NGHIỆP VỤ 24 3.2.1 Mơ tả tốn 24 3.2.2 Các hồ sơ liệu sử dụng 25 3.2.3 Biểu đồ ngữ cảnh .25 3.2.4 Biểu đồ phân rã chức 27 3.2.5 Mô tả chi tiết chức 28 Nguyễn Hoàng Vũ -6- K43/41.01 HỌC VIỆN TÀI CHÍNH ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP 3.2.6 Ma trận thực thể chức 29 3.3 MƠ HÌNH HĨA LOGIC QUÁ TRÌNH XỬ LÝ NGHIỆP VỤ 31 3.3.1 Biểu đồ luồng liệu Logic mức 31 3.3.2 Biểu đồ luồng liệu mức 32 3.4 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ DỮ LIỆU 36 3.4.1 Liệt kê xác thơng tin 36 3.4.2 Các thực thể .41 3.4.3 Xác định mối quan hệ gán thuộc tính cho mối quan hệ 43 3.4.4 Mơ hình E-R 45 3.4.5 Mơ hình quan hệ 46 3.5 THIẾT KẾ HỆ THỐNG VẬT LÝ 49 3.5.1 Thiết kế CSDL Vật Lý .49 3.5.2 Thiết kế File , trường 49 3.5.3 Xác định luồng hệ thống 55 3.6 HỆ THỐNG GIAO DIỆN CỦA CHƯƠNG TRÌNH 61 3.6.1 Màn hình đăng nhập 61 3.6.2 Menu chương trình 62 3.6.3 Giao diện chương trình .65 KẾT LUẬN 69 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 70 PHỤ LỤC: CÁC HỒ SƠ DỮ LIỆU THU THẬP ĐƯỢC 71 Nguyễn Hoàng Vũ -7- K43/41.01 HỌC VIỆN TÀI CHÍNH ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP CHƯƠNG I LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VÀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ BÁN HÀNG 1.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 1.1.1 Khái niêm chung * Khái niệm Thông tin: hiểu theo nghĩa thông thường thông báo hay tin nhận làm tăng hiểu biết đối tượng nhận tin vấn đề đó, thể mối quan hệ kiện tượng Hệ thống thông tin quản lý: hệ thống nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý, điều hành doanh nghiệp (hay nói rộng tổ chức) Thơng tin tồn hình thức: - Bằng ngơn ngữ, hình ảnh - Mã hiệu hay xung điện * Các tính chất thơng tin - Tính tương đối - Tính định hướng - Tính thời điểm - Tính cục * Thông tin xử lý thông tin doanh nghiệp Nhiệm vụ hệ thống thông tin doanh nghiệp xử lý thông tin kinh doanh Ta hiểu xử lý thông tin tập hợp thao tác áp dụng lên thông tin nhằm chuyển chúng dạng trực tiếp sử dụng được: làm cho chúng trở thành hiểu được, tổng hợp hơn, truyền đạt hơn, có dạng đồ họa… Nguyễn Hồng Vũ -8- K43/41.01 HỌC VIỆN TÀI CHÍNH ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP Nói cụ thể ,ột cử lý thơng tin đề cập đến hay số thao tác sau: - Ghi nhận lưu trữ thông tin lên giá mang - Sắp xếp thơng tin theo trật tự - Tham khảo thông tin ( chẳng hạn tham khảo tệp, sở liệu, tìm kiếm tài liệu…) - Điều chỉnh dạng thông tin - Điều chỉnh nội dung thông tin - Từ số thông tin rút thơng tin khác ( tính tốn, kết xuất…) - Chuyển thông tin xa (viễn thông) - Phân phối thơng tin tới người hay nhóm người (truyền đạt ) 1.1.2 Một số mơ hình Hệ thống thơng tin - Mơ hình Logic Mơ tả hệ thống làm gì: liệu mà thu thập, xử lý mà phải thực hiện, kho để chứa kết liệu để lấy cho xử lý thông tin mà hệ thống sản sinh Mơ hình trả lời câu hỏi “Cái gì?” “Để làm gì?” Nó khơng quan tâm tới phương tiện sử dụng địa điểm thời điểm mà liệu xử lý Mô hình hệ thống gắn quầy tự động dịch vụ khách hàng giám đốc dịch vụ mô tả thuộc mơ hình lơgíc - Mơ hình vật lý ngồi Mơ hình vật lý ngồi ý tới khía cạnh nhìn thấy hệ thống vật mang liệu vật mang kết hình thức đầu vào đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống, dịch vụ, phận, người vị trí cơng tác hoạt động xử lý, thủ tục thủ công yếu tố địa điểm thực xử lý liệu, loại hình bàn phím sử dụng Mơ hình ý tới mặt thời gian hệ thống, nghĩa thời điểm mà Nguyễn Hoàng Vũ -9- K43/41.01 HỌC VIỆN TÀI CHÍNH ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP hoạt động xử lý liệu khác xảy - Mô hình vật lý Liên quan tới khía cạnh vật lý hệ thống nhiên nhìn người sử dụng mà nhân viên kỹ thuật Chẳng hạn thơng tin liên quan tới loại trang thiết bị dùng để thực hệ thống, dung lượng kho lưu trữ tốc độ xử lý thiết bị, tổ chức vật lý liệu kho chứa, cấu trúc chương trình ngơn ngữ thể Mơ hình giải đáp câu hỏi : “Như nào?” Mỗi mơ hình kết góc nhìn khác nhau, mơ hình logic kết góc nhìn quản lý, mơ hình vật lý ngồi góc nhìn sử dụng, mơ hình vật lý góc nhìn kỹ thuật Ba mơ hình có độ ổn định khác nhau, mơ hình logic ổn định mơ hình vật lý hay biến đổi 1.2 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ BÁN HÀNG 1.2.1 Nhiệm vụ chung kế toán bán hàng Trong kinh tế thị trường định hướng XHCN, doanh nghiệp tiến hành hoạt động sản xuất, kinh doanh tạo loại sản phẩm cung cấp dịch vụ nhằm thỏa mãm nhu cầu thị trường với mục tiêu lợi nhuận Để đạt mục tiêu đó, doanh nghiệp phải thực giá trị sản phẩm, hàng hóa thơng qua hoạt động bán hàng Bán hàng việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa gắn với phần lớn lợi ích rủi ro cho khách hàngđồng thời khách hàng toán chấp nhận toán Bán hàng giai đoạn cuối trình sản xuất – kinh doanh, q trình chuyển hóa vốn từ hình thái vốn sản phẩm, hàng hóa sang hình thái vốn tiền tệ vốn tốn Vì vậy, đẩy nhanh trình bán hàng đồng nghĩa với việc rút ngắn chu kỳ kinh doanh, tăng nhanh vòng quay vốn, tăn lợi nhuận cho doanh nghiệp Để thực trình bán hàng cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp phải phát sinh khoản chi phí làm giảm lợi ích kinh tế kỳ hình thức khoản Nguyễn Hoàng Vũ - 10 - K43/41.01 HỌC VIỆN TÀI CHÍNH ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP 3.5.3.4 Luồng hệ thống biểu đồ BLD “Tiến trình báo cáo” f Báo cáo N-X-T j Bảng kê khác MÁY LÀM e 4.1 Lập báo cáo Sổ sổ chi tiết Y/c báo cáo Nhập – Xuất – j N-X-T Bảng kê khác Tồn Báo cáo N-X-T e Ban Sổ sổ chi tiết lãnh đạo Báo cáo doanh thu Lập báo cáo công nợ công nợ Báo cáo công nợ i 4.2 Lập báo cáo Bảng kê công nợ KH Y/c báo cáo doanh doanh thu thu j Bảng kê khác Tiến trình “4.1 – Lập báo cáo Nhập – Xuất – Tồn”  - 4.3 Y/c báo cáo Cuối tháng có yêu cầu in báo cáo nhập xuất tồn, máy dựa chứng từ nhập vào máy yêu cầu người sử dụng để lập báo cáo nhập xuất tồn  Nguyễn Hồng Vũ Tiến trình “4.2 – Lập báo cáo doanh thu” - 57 - K43/41.01 HỌC VIỆN TÀI CHÍNH - ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP Cuối tháng có yêu cầu in báo cáo doanh thu bán hàng, máy dựa chứng từ nhập vào máy yêu cầu người sử dụng để lập báo cáo doanh thu Tiến trình “4.2 – Lập báo cáo doanh thu”  - Cuối tháng có yêu cầu in báo cáo công nợ khách hàng, máy dựa chứng từ nhập vào máy yêu cầu người sử dụng để lập báo cáo công nợ khách hàng Nguyễn Hoàng Vũ - 58 - K43/41.01 HỌC VIỆN TÀI CHÍNH ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP 3.6 HỆ THỐNG GIAO DIỆN CỦA CHƯƠNG TRÌNH 3.6.1 Màn hình đăng nhập Nguyễn Hồng Vũ - 59 - K43/41.01 HỌC VIỆN TÀI CHÍNH ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP 3.6.2 Menu chương trình Chương trình sử dụng chủ yếu thông qua hệ thống Menu, hệ thống menu gồm có: menu Quản trị liệu, menu liệu, Tra cứu Tìm kiếm, menu Báo cáo, menu Trợ giúp Chi tiết hệ thống menu sau: * Menu Hệ thống Nguyễn Hoàng Vũ - 60 - K43/41.01 HỌC VIỆN TÀI CHÍNH ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP * Menu Danh mục * Menu Lập chứng từ Nguyễn Hoàng Vũ - 61 - K43/41.01 HỌC VIỆN TÀI CHÍNH ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP * Menu Báo cáo * Menu Tra cứu – Tìm kiếm Nguyễn Hồng Vũ - 62 - K43/41.01 HỌC VIỆN TÀI CHÍNH ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP 3.6.3 Giao diện chương trình * Giao diện chương trình Nguyễn Hồng Vũ - 63 - K43/41.01 HỌC VIỆN TÀI CHÍNH ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP * Danh sách phiếu nhập xuất Nguyễn Hoàng Vũ - 64 - K43/41.01 HỌC VIỆN TÀI CHÍNH ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP * Giao diện phiếu nhập – xuất Nguyễn Hoàng Vũ - 65 - K43/41.01 HỌC VIỆN TÀI CHÍNH ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP * Giao diện Danh mục hàng hóa Nguyễn Hoàng Vũ - 66 - K43/41.01 HỌC VIỆN TÀI CHÍNH ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP KẾT LUẬN Tác động mạnh mẽ Công nghệ thông tin tạo thay đổi nhiều lĩnh vực đời sống kinh tế xã hội Trong kinh tế thị trường, cạnh tranh vấn đề định đến sống doanh nghiệp ứng dụng tin học vào cơng tác quản lí trở thành tất yếu, hệ thống quản lí bán hàng doanh nghiệp sản xuất đóng vai trò quan trọng Trong đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng công ty cổ phần g”, em nêu lên thực trạng đánh giá công tác tổ chức quản lý bán hàng đưa giải pháp xây dựng hệ thống quản lí bán hàng với cơng việc quản lý bán hàng công ty Trong điều kiện định em thực số module chương trình, sử dụng hệ quản trị sở liệu ngơn ngữ lập trình Visual Foxpro (ở 9.0) Dù cố gắng song nhận thức có hạn, đồ án khơng thể tránh khỏi hạn chế thiếu sót Em kính mong nhận ý kiến đóng góp thầy giáo giáo, chú, anh chị phòng kinh doanh phòng kế tốn cơng ty, để em có nhiều kinh nghiệm quý giá Một lần em xin chân thành cảm ơn cán phòng kinh doanh phòng kế tốn cơng ty cổ phần Vật Tư Vận Tải Xi Măng; thầy giáo, cô giáo, đặc biệt thầy giáo – Th.s Phan Phước Long tạo điều kiện để em hoàn thành đồ án Hà Nội , Ngày 27 tháng năm 2008 Sinh viên: Nguyễn Hoàng Vũ Lớp K43/41.01 Nguyễn Hoàng Vũ - 67 - K43/41.01 HỌC VIỆN TÀI CHÍNH ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Giáo trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý GV Nguyễn Văn Vỵ Trung tâm đào tạo Sara Hà nội 2000 [2] Giáo trình sở liệu (1,2) Th.S Vũ Bá Anh [3] Kế tốn doanh nghiệp PGS TS Ngơ Thế Chi – TS Trương Thị Thủy Nhà xuất thống kê Hà nội, 2003 [4] Giáo trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin Nguyễn Văn Ba Nhà xuất đại học quốc gia Hà Nội năm 2006 Nguyễn Hoàng Vũ - 68 - K43/41.01 HỌC VIỆN TÀI CHÍNH ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP PHỤ LỤC: CÁC HỒ SƠ DỮ LIỆU THU THẬP ĐƯỢC * Mẫu phiếu nhập kho Nguyễn Hoàng Vũ - 69 - K43/41.01 HỌC VIỆN TÀI CHÍNH ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP * Mẫu báo cáo tổng hợp Nhập Xuất Tồn Nguyễn Hoàng Vũ - 70 - K43/41.01 HỌC VIỆN TÀI CHÍNH ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP * Mẫu bán hàng chi tiết theo khách hàng Nguyễn Hoàng Vũ - 71 - K43/41.01 ... công tác quản lý bán hàng doanh nghiệp sản xuất, em chọn đề tài: Xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng công ty cổ phần Vật Tư Vận Tải Xi Măng Với mục tiêu xây dựng hệ thống quản lý bán. .. tập công ty cổ phần Vật Tư Vận Tải Xi Măng, em hoàn thành đồ án tốt nghiệp với đề tài: Xây dựng Hệ thống thông tin quản lý bán hàng công ty cổ phần Vật Tư Vận Tải Xi Măng Trước hết, em xin... chung Hệ thống thông tin quản lý công tác quản lý bán hàng Chương 2: Tổng quan công ty công tác bán hàng công ty cổ phần Vật Tư Vận Tải Xi Măng Chương 3: Phân tích, thiết kế hệ thống thơng tin quản