Đề tài PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XNK HÀNG KHÔNG – AIRIMEX Khóa luận tốt nghiệp GVHD Vũ Trọng Nghĩa LỜI CẢM ƠN Trước tiên em xin chân thành cảm ơn thầy V[.]
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Vũ Trọng Nghĩa LỜI CẢM ƠN Trước tiên em xin chân thành cảm ơn thầy Vũ Trọng Nghĩa tận tình bảo, góp ý động viên em suốt trình thực đề tài Để hồn thành đề tài khóa luận “Phân tích, thiết kế hệ thống thơng tin quản lý bán hàng công ty cổ phần xuất nhập Hàng khơng - AIRIMEX” ngồi nỗ lực phấn đấu thân suốt trình học tập, em xin gửi lời tri ân trước hết đến cha mẹ, người thân động viên, giúp đỡ Nhân em xin gửi lời cảm ơn đến q thầy cơ, người tận tình truyền đạt kiến thức cho em Sau em xin chân thành cảm ơn cô công ty cổ phần xuất nhập Hàng không – AIRIMEX giúp em có số liệu để hồn thành đề tài nghiên cứu Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Lê Thu Bằng SVTH: Lê Thu Bằng i Luan van Lớp: K44S4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Vũ Trọng Nghĩa MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN i MỤC LỤC .ii DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ iv DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT vi PHẦN I: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI 1.1.TẦM QUAN TRỌNG, Ý NGHĨA CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1.2.TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU .1 1.3.NHIỆM VỤ VÀ MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU 1.4 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU 1.5 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 1.6.KẾT CẤU KHÓA LUẬN PHẦN II: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU HÀNG KHÔNG AIRIMEX 2.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN 2.1.1 Tổng quan HTTT .5 2.1.2 Phân tích hướng chức hệ thống 10 2.2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU HÀNG KHÔNG – AIRIMEX 12 2.2.1 Quá trình hình thành phát triển 12 2.2.2 Cơ cấu tổ chức công ty 14 2.2.3 Chức nhiệm vụ phòng ban 14 2.2.4 .Khái quát tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh CTCP XNK Hàng không – AIRIMEX .16 2.2.5.Thực trạng hoạt động quản lý bán hàng công ty 18 2.2.6.Đánh giá hoạt động bán hàng công ty 21 SVTH: Lê Thu Bằng ii Luan van Lớp: K44S4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Vũ Trọng Nghĩa PHẦN III:PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HTTT quẢN Lý BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XNK HÀNG KHÔNG - AIRIMEX 26 3.1 CÁC YÊU CẦU CỦA CÔNG TY VÀ CÁC GIẢI PHÁP ĐẶT RA 26 3.1.1 Các yêu cầu công ty 26 3.1.2 Giải pháp đưa 27 3.2 PHÂN TÍCH CHI TIẾT HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG 28 3.2.1 Sơ đồ chức hệ thống 28 3.2.2 Sơ đồ luồng thông tin hệ thống .28 3.2.3 Sơ đồ luồng liệu ( DFD- Data Flow Datagram ) .30 3.3 THIẾT KẾ LOGIC HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XNK HÀNG KHÔNG - AIRIMEX 34 3.3.1 Thiết kế sở liệu logic 34 3.3.2 Thiết kế vật lý CSDL hệ thống .36 3.3.3 Thiết kế giao diện .38 3.4 DEMO MỘT SỐ CHỨC NĂNG 42 3.4.1 Đăng nhập 42 3.4.2 Cập nhật thông tin khách hàng 42 3.4.3 Tìm kiếm hàng hóa .43 3.4.4 Thống kê doanh thu 44 3.5 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CTCP XNK HÀNG KHÔNG - AIRIMEX 44 KẾT LUẬN 46 TÀI LIỆU THAM KHẢO 47 PHỤ LỤC .48 SVTH: Lê Thu Bằng iii Luan van Lớp: K44S4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Vũ Trọng Nghĩa DANH MỤC BẢNG BIÊU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức cơng ty 14 Bảng 2.2 Kết kinh doanh CTCP XNK Hàng không (2008 – 2011) .17 Bảng 2.3 Lực lượng lao động công ty giai đoạn 2008 – 2011 17 Bảng 2.4 Tài sản cố định công ty thời điểm năm 2010 18 Hình 2.5 Quy trình bán hàng CTCP XNK Hàng không - AIRIMEX 21 Bảng 2.6 Mức độ quan tâm tới HTTT 22 Bảng 2.7 Nhu cầu HTTT tương lai 23 Bảng 2.8 Yêu cầu chức HTTT quản lý bán hàng 23 Bảng 2.9 Nhu cầu hệ thống tương lai .24 Hình 3.1 Sơ đồ chức HTTT quản lí bán hàng cơng ty cổ phần XNK Hàng không - AIRIMEX 28 Hình 3.2 Sơ đồ luồng thơng tin HTTT quản lí bán hàng Cơng ty cổ phần XNK Hàng không - AIRIMEX 29 Hình 3.3 Sơ đồ ngữ cảnh HTTT quản lý bán hàng công ty cổ phần XNK Hàng không – AIRIMEX 30 Hình 3.4 Sơ đồ DFD mức – HTTT quản lí bán hàng công ty cổ phần XNK Hàng không – AIRIMEX 31 Hình 3.5 Sơ đồ DFD mức tiến trình 1.0- Quản lý hàng hóa .32 Hình 3.6 Sơ đồ DFD mức tiến trình 2.0 – Quản lý bán hàng .32 Hình 3.7 Sơ đồ DFD mức tiến trình 3.0- Quản lý nhân viên 33 Hình 3.8 Sơ đồ DFD mức tiến trình 4.0- Lập báo cáo bán hàng 34 Bảng 3.9 Mô tả thực thể HTTT quản lý bán hàng CTCP XNK Hàng không - AIRIMEX 34 Hình 3.10 Sơ đồ quan hệ thực thể HTTT quản lý bán hàng công ty cổ phần XNK Hàng không - AIRIMEX 36 Hình 3.11 Mơ hình liệu quan hệ HTTT quản lý bán hàng CTCP XNK Hàng Không - AIRIMEX 36 SVTH: Lê Thu Bằng iv Luan van Lớp: K44S4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Vũ Trọng Nghĩa Hình 3.12 Sơ đồ cấu trúc dữ liệu HTTT quản lý bán hàng tại công ty cổ phần XNK Hàng không - AIRIMEX 37 Bảng 3.13 Danh mục khách hàng 37 Bảng 3.14 Danh mục hàng hóa 38 Bảng 3.15 Danh mục hóa đơn bán hàng 38 Bảng 3.16 Chi tiết hóa đơn bán hàng 38 Bảng 3.17 Danh mục nhân viên bán hàng 38 Bảng 3.18 Danh mục nhà cung cấp .39 Hình 3.19 Form Đăng nhập hệ thống 39 Hình 3.20 Form Hệ thống 40 Hình 3.21 Form Danh mục khách hàng 41 Hình 3.22 Form Tìm kiếm hàng hóa 41 Hình 3.23 Form Hóa đơn bán hàng 41 Hình 3.24 Form Thống kê doanh thu 42 SVTH: Lê Thu Bằng v Luan van Lớp: K44S4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Vũ Trọng Nghĩa DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Thuật Tiếng anh Tiếng việt ngữ CTCP Công ty cổ phần CNTT Công nghệ thông tin HTTT Hệ thống thông tin XNK Xuất nhập DFD Sơ đồ luồng liệu CSDL Cơ sở liệu CBCNV Data Flow Diagram Cán công nhân viên SXKD Sản xuất kinh doanh ERD Sơ đồ quan hệ thực thể TPS Hệ xử lý giao dịch MIS HTTT quản lí DSS EntityRelationship Diagram HTTT trợ giúp định ES Transaction Processing System HTTT chuyên gia ISCA Management Information System HTTT tăng cường khả Decision Support System cạnh tranh Expert System Information System for Competitive Advantage SVTH: Lê Thu Bằng vi Luan van Lớp: K44S4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Vũ Trọng Nghĩa PHẦN I: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI 1.1 TẦM QUAN TRỌNG, Ý NGHĨA CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU Sự đời phát triển công nghệ thông tin (CNTT) thành tựu vĩ đại người Nhịp độ phát triển công nghệ thông tin vấn đề ngành khoa học, giáo dục, kinh tế,… quan tâm Nó hữu với tầm vóc mạnh mẽ, to lớn ngày lớn mạnh thêm Tin học giữ vai trò đặc biệt hoạt động người, đời sống xã hội, khoa học kỹ thuật, sản xuất kinh doanh, quản lý khách hàng, hoạt động mua bán hàng hoá… Ứng dụng tin học việc quản lý dường khơng cịn xa lạ với doanh nghiệp Lợi ích mà chương trình quản lý mang lại khiến người ta khơng thể phủ nhận tính hiệu Trong sản xuất kinh doanh việc tin học hoá hoạt động quản lý cần thiết Quản lý bán hàng doanh nghiệp cơng việc quan trọng, địi hỏi phận quản lý phải thực nhiều nghiệp vụ phức tạp Một doanh nghiệp muốn phát triển khả sản xuất, thông tin… khả đáp ứng nhu cầu khách hàng cách hiệu khơng thể thiếu hệ thống thơng tin hỗ trợ Tuy nhiên để có phần mềm phù hợp với công tác quản lý, phù hợp với hoạt động doanh nghiệp lại vấn đề dễ dàng Chính hạn chế nên em định chọn đề tài “Phân tích, thiết kế hệ thống thơng tin quản lý bán hàng công ty cổ phần xuất nhập Hàng khơng - AIRIMEX” làm đề tài cho khóa luận 1.2 TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU Việc ứng dụng hệ thống thông tin (HTTT) vào hoạt đông sản xuất kinh doanh (SXKD) ngày doanh nghiệp trọng, doanh nghiệp lớn mà doanh nghiệp nhỏ vừa Rất nhiều phần mềm quản lý bán hàng doanh nghiệp triển khai phần mềm Hosco POS.NET công ty HOSCO, EBIZSTORE công ty EBUSINESS Các phần mềm bao gồm phân hệ: kho hàng, mua hàng, bán hàng, báo cáo, nhân viên, danh mục, hệ thống Mặc dù thiết kế hoàn chỉnh, bao gồm nhiều phân hệ lại phần mềm đóng gói sẵn nên nhiều modul khơng phù hợp với quy SVTH: Lê Thu Bằng Luan van Lớp: K44S4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Vũ Trọng Nghĩa trình nghiệp vụ doanh nghiệp số phân hệ không cần thiết với doanh nghiệp Bên cạnh chi phí để mua phần mềm, chi phí đầu tư sở hạ tầng để triển khai phần mềm, chi phí đào tạo nhân lực… lớn nên doanh nghiệp nhỏ vừa nước ta gặp phải nhiều khó khăn tài để triển khai phần mềm Mất khoản tiền lớn để mua phần mềm lại không sử dụng hết chức gây lãng phí cho doanh nghiệp Điều mà doanh nghiệp cần phần mềm phù hợp với doanh nghiệp doanh nghiệp phải thay đổi để phù hợp với phần mềm Ngoài có nhiều cơng trình nghiên cứu, xây dựng phần mềm quản lý bán hàng phục vụ cho nhu cầu doanh nghiệp như: Đề tài: “ Xây dựng HTTT quản lý bán hàng công ty cổ phần (CTCP) vật tư vận tải xi măng” sinh viên Nguyễn Hồng Vũ lớp K43/41.01 – Học viện Tài Đề tài nêu thực trạng đánh giá công tác tổ chức quản lý hoạt động bán hàng công ty đưa giải pháp xây dựng hệ thống quản lý bán hàng Tuy nhiên hệ thống chưa thật linh hoạt, phù hợp với thực tế; giao diện chưa thân thiện, chưa có chức trợ giúp Đề tài: “ Xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng cửa hàng bán máy vi tính Nguyễn Hồng” sinh viên Lã Việt Đức – Lớp 46B trường Đại học Kinh tế quốc dân Đề tài giải yêu cầu công ty, đáp ứng nghiệp vụ hàng ngày Tuy nhiên phần mềm xây dựng Microsoft Access nên giao diện chưa thân thiện, khả cập nhật, lưu trữ liệu chưa linh hoạt Qua trình tìm hiểu thực trạng cơng ty cổ phần xuất nhập (XNK) Hàng không – AIRIMEX em phân tích, thiết kế hệ thống quản lý bán hàng phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ đáp ứng yêu cầu công ty 1.3 NHIỆM VỤ VÀ MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU Mục đích: Trong thời đại ngày thông tin kinh tế vấn đề sống với đơn vị kinh doanh Đơn vị làm chủ thơng tin có ưu tuyệt đối hoạt động kinh doanh Hơn thu thập thơng tin tốt chưa đủ mà phải biết bảo quản giữ gìn thơng tin hoạt động kinh doanh đơn vị SVTH: Lê Thu Bằng Luan van Lớp: K44S4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Vũ Trọng Nghĩa cách chặt chẽ Do hệ thống phải có chế kiểm sốt chặt chẽ, bảo đảm an toàn, bảo mật sở liệu Từ công tác nghiệp vụ liên quan tới hoạt động quản lý bán hàng tiến hành phân tích thiết kế hệ thống nhằm tin học hóa chức thực máy tính Từ xây dựng chương trình ứng dụng hỗ trợ cho trình thực chức quản lý, xử lý hoạt động nhập mua, xuất bán hàng hóa, nghiệp vụ tiền mặt, lập báo cáo định kỳ… Tóm lại, mục đích cuối xây dựng phần mềm quản lý bán hàng đại đáp ứng nhu cầu xử lý chức nghiệp vụ trình thực hoạt động kinh doanh Tuy nhiên với khoảng thời gian có hạn kiến thức cịn hạn chế khóa luận dừng lại việc phân tích thiết kế HTTT quản lý bán hàng công ty Nhiệm vụ: - Nghiên cứu tổng quan CTCP XNK Hàng không - AIRIMEX - Nghiên cứu lý luận công tác bán hàng doanh nghiệp - Phân tích đánh giá thực trạng công tác quản lý bán hàng CTCP XNK Hàng khơng - AIRIMEX - Phân tích, thiết kế phần mềm quản lý bán hàng cho công ty 1.4 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu quy trình bán hàng yếu tố tác động tới quy trình bán hàng công ty Phạm vi nghiên cứu: Về không gian: Công ty cổ phần XNK Hàng không – AIRIMEX Về thời gian: Nghiên cứu, thu thập thông tin thời gian tuần Dự kiến sản phẩm ứng dụng thời gian năm 1.5 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU Phỏng vấn: Trong thời gian khảo sát thực tế CTCP XNK Hàng khơng AIRIMEX 10 nhân viên thuộc hai phịng Kinh doanh tổng hợp phịng Tài – Kế tốn vấn Q trình vấn thu nhiều kết phục vụ cho quy trình phân tích sau: Quy trình bán hàng, đối tượng khách SVTH: Lê Thu Bằng Luan van Lớp: K44S4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Vũ Trọng Nghĩa hàng cơng ty, sách chiết khấu, giảm giá hàng bán mà công ty áp dụng… Nghiên cứu tài liệu: Những văn nghiên cứu trình khảo sát công ty : - Các văn thủ tục quy trình làm việc cá nhân nhóm cơng tác phịng Kinh doanh tổng hợp Tài - Kế tốn - Các phiếu mẫu sử dụng hoạt động tổ chức như: hoạt động bán hàng, phiếu xuất hàng bán… - Các loại báo cáo, bảng biểu HTTT có sinh như: báo cáo doanh thu theo ngày, theo tháng, theo quý, theo năm… Quan sát: Quan sát trình bán hàng xảy nghiệp vụ liên quan phát sinh phòng Kinh doanh tổng hợp phịng Tài - Kế tốn 1.6 KẾT CẤU KHĨA LUẬN Kết cấu khóa luận tốt nghiệp gồm phần : Phần I: Tổng quan vấn đề nghiên cứu Nêu lên tầm quan trọng, ý nghĩa vấn đề nghiên cứu; mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu, cách thức thực đề tài đối tượng, phạm vi nghiên cứu Phần II: Cơ sở lý luận thực trạng quản lý bán hàng CTCP XNK Hàng không - AIRIMEX Trong phần vấn đề làm sở lý luận cho việc thực đề tài Giới thiệu sơ lược CTCP XNK Hàng không - AIRIMEX tình hình hoạt động kinh doanh cơng ty, thực trạng hoạt động quản lý bán hàng công ty Phần III : Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng CTCP XNK Hàng khơng - AIRIMEX Phân tích, thiết kế HTTT quản lý bán hàng công ty cổ phần xuất nhập Hàng không - AIRIMEX SVTH: Lê Thu Bằng Luan van Lớp: K44S4 ... cơng ty, thực trạng hoạt động quản lý bán hàng công ty Phần III : Phân tích, thiết kế hệ thống thơng tin quản lý bán hàng CTCP XNK Hàng không - AIRIMEX Phân tích, thiết kế HTTT quản lý bán hàng công. .. ? ?Phân tích, thiết kế hệ thống thơng tin quản lý bán hàng công ty cổ phần xuất nhập Hàng khơng - AIRIMEX? ?? làm đề tài cho khóa luận 1.2 TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU Việc ứng dụng hệ thống thông tin. .. XNK Hàng không - AIRIMEX 29 Hình 3.3 Sơ đồ ngữ cảnh HTTT quản lý bán hàng công ty cổ phần XNK Hàng không – AIRIMEX 30 Hình 3.4 Sơ đồ DFD mức – HTTT quản lí bán hàng công ty cổ phần