TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Tầm quan trọng và ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu
Trong những năm gần đây, ngành công nghệ thông tin đã có sự phát triển mạnh mẽ cả trong nước và quốc tế, được ứng dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực của cuộc sống Đặc biệt, trong lĩnh vực kinh tế, công nghệ thông tin đóng vai trò quan trọng, góp phần đáng kể vào sự phát triển kinh tế của Việt Nam trong quá trình hội nhập toàn cầu.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý bán hàng đã tạo ra bước đột phá mới, giúp doanh nghiệp theo dõi chính xác thông tin về hàng hóa, vật tư, khách hàng và trạng thái đơn đặt hàng Nhờ đó, các nhà quản lý có thể đưa ra quyết định đúng đắn, giảm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh và nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
Hệ thống quản lý bán hàng tại Việt Nam hiện vẫn còn nhiều hạn chế và phụ thuộc vào phương pháp thủ công Doanh nghiệp hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau, dẫn đến việc quản lý tốn kém và phức tạp Để đáp ứng nhu cầu của xã hội và xu hướng phát triển, nhiều phần mềm đã được phát triển nhằm hỗ trợ hoạt động sản xuất kinh doanh và giải quyết các vấn đề cấp thiết của doanh nghiệp.
Trong lĩnh vực kinh doanh, việc áp dụng công nghệ thông tin là rất quan trọng, đặc biệt trong giai đoạn bán hàng, giai đoạn cuối cùng của quá trình sản xuất Công nghệ giúp doanh nghiệp quản lý khối lượng công việc hiệu quả, nhanh chóng và kịp thời, đáp ứng tốt các yêu cầu của thị trường.
Phân tích và thiết kế hệ thống đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả quản lý, giúp công việc trở nên nhẹ nhàng và chính xác hơn, từ đó góp phần vào sự thành công của doanh nghiệp.
Tìm kiếm và xây dựng phần mềm phù hợp cho công tác quản lý và hoạt động doanh nghiệp không phải là điều đơn giản.
Công ty TNHH Công Nghệ NIW là một đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ gia công và phát triển phần mềm, hiện đang mở rộng lĩnh vực kinh doanh của mình Qua khảo sát hoạt động sản xuất và kinh doanh tại công ty, tôi nhận thấy những nỗ lực của NIW trong việc đa dạng hóa dịch vụ nhằm đáp ứng nhu cầu thị trường.
Do công ty TNHH Công Nghệ NIW vừa mới mở rộng kinh doanh và quy mô còn nhỏ, việc quản lý bán hàng hiện tại vẫn đơn giản Tuy nhiên, khi công việc phát triển và quy mô mở rộng, các thao tác quản lý đơn giản sẽ không còn đủ để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp và thị trường Qua quá trình học tập, em nhận thấy tầm quan trọng của việc phân tích thiết kế hệ thống thông tin, vì vậy đề tài “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty TNHH Công Nghệ NIW” là sự lựa chọn phù hợp cho cả em và công ty.
Tổng quan về tình hình nghiên cứu
Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý ngày càng trở nên quan trọng đối với doanh nghiệp, khi nhu cầu quản lý thông tin một cách hệ thống là cấp thiết và ảnh hưởng lớn đến hiệu quả sản xuất, kinh doanh, khả năng cạnh tranh và sự tồn tại của doanh nghiệp Nhiều nghiên cứu trong và ngoài nước đã được thực hiện để tìm ra những giải pháp mới trong quản trị quy trình bán hàng và cung cấp dịch vụ cho doanh nghiệp.
Vicki A Benge's 2012 article, "The Advantages of Using System Analysis & Design to Improve Business Quality," highlights the significant benefits that system analysis and design bring to businesses, particularly small and medium-sized enterprises The essay emphasizes how effective management information systems can enhance overall business quality, streamline operations, and foster growth.
Nhược điểm: Tuy nhiên hình nghiên cứu sử dụng đặc thù cho doanh nghiệp vừa và nhỏ Sẽ không khả dụng với những doanh nghiệp có quy mô lớn.
The book "Modern Systems Analysis and Design" by Jeffrey A Hoffer, published by Prentice-Hall in 2002, offers a comprehensive exploration of the latest approaches to systems analysis and design Its insights remain relevant and applicable in today's technological landscape.
Mặc dù đề tài có giá trị, nhưng nó vẫn chưa cập nhật những thông tin mới nhất về phân tích thiết kế Nhiều nội dung trong quyển sách này không còn phù hợp với hệ thống hiện tại.
Đề tài tốt nghiệp của Nguyễn Quốc Trung (2010) tại Viện Công nghệ thông tin và Truyền thông, Đại học Bách Khoa Hà Nội, tập trung vào việc phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng cho Công ty Thương mại và Phát triển Công nghệ Bách Khoa 4 Hệ thống này được xây dựng với nhiều chức năng quan trọng như quản lý hóa đơn, kiểm soát tồn kho theo ngày nhập và tên hàng hóa theo quý, năm, cũng như quản lý hàng hóa và khách hàng Mục tiêu chính là cung cấp cho ban quản trị công cụ quản lý hàng hóa một cách đồng bộ và chi tiết, đồng thời giám sát chặt chẽ lượng hàng hóa ra vào kho và thông tin khách hàng một cách hệ thống.
Mặc dù đề tài của Nguyễn Ngọc Ánh (2010) về "Cở sở lý luận về quản lý bán hàng trong doanh nghiệp Thương Mại" đã nêu ra một cách rõ ràng và chi tiết các cơ sở lý luận liên quan đến bán hàng và quản lý bán hàng, nhưng vẫn tồn tại một số hạn chế Cụ thể, các sơ đồ được xây dựng để thiết kế hệ thống còn sơ sài và chưa đáp ứng được mục đích ban đầu của việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý.
Một trong những nhược điểm của đề tài là một số phần viết vẫn chưa đầy đủ và còn quá mơ hồ, khiến người đọc khó hình dung rõ ràng Do đó, để cải thiện chất lượng nội dung, cần bổ sung thêm nhiều thông tin chi tiết hơn.
Mục tiêu của vấn đề nghiên cứu
Để xây dựng một hệ thống thông tin hiệu quả, cần hệ thống hóa toàn bộ cơ sở lý luận liên quan đến thông tin và hệ thống thông tin Điều này bao gồm việc hiểu rõ hệ thống thông tin quản lý bán hàng, cũng như các nguyên tắc phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý Việc nắm vững các lý thuyết này sẽ giúp tối ưu hóa quy trình quản lý và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Bài viết phân tích và đánh giá thực trạng hoạt động cũng như hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại Công ty TNHH Công Nghệ NIW, từ đó thiết kế một hệ thống quản lý bán hàng phù hợp Đồng thời, bài viết cũng đề xuất một số định hướng và giải pháp cụ thể nhằm cải thiện hiệu quả của hệ thống quản lý bán hàng tại công ty.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Lý thuyết phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bao gồm các phương pháp phân tích và thiết kế hiệu quả Trong đó, phân tích thiết kế hệ thống theo hướng đối tượng sử dụng ngôn ngữ mô hình hóa thống nhất (UML) để cải thiện quy trình phát triển phần mềm Việc áp dụng UML giúp xác định rõ ràng các yêu cầu và cấu trúc hệ thống, từ đó nâng cao tính khả thi và hiệu quả của dự án.
Sử dụng phần mềm Rational Rose trong phân tích thiết kế hệ thống theo hướng đối tượng, UML
1.4.2 Phạm vi nghiên cứu a) Không gian:
Về mặt lý luận: Tiến hành nghiên cứu về thông tin, HTTT, HTTT quản lý thông qua các tài liệu, các công trình nghiên cứu.
Nghiên cứu hoạt động bán hàng và hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty TNHH Công Nghệ NIW sẽ được tiến hành nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh Thời gian thực hiện nghiên cứu sẽ được xác định cụ thể để đảm bảo tiến độ và chất lượng công việc.
Về mặt lý luận: Nghiên cứu tài liệu về hoạt động bán hàng tại công ty TNHH Công Nghệ NIW 2012-2015.
Nghiên cứu này tập trung vào cấu trúc và thực trạng hoạt động bán hàng tại công ty TNHH Công Nghệ NIW trong giai đoạn 2012-2015, đồng thời đánh giá khả năng tin học hóa hệ thống thông tin quản lý bán hàng của công ty.
Phương pháp nghiên cứu
Nghiên cứu này áp dụng tổng hợp nhiều phương pháp, bao gồm thu thập tài liệu, phân tích thống kê, so sánh tổng hợp và phân tích thiết kế hệ thống, tất cả đều được thực hiện theo phương pháp hướng đối tượng.
Phương pháp điều tra dữ liệu sơ cấp
Dữ liệu sơ cấp là phương pháp thu thập thông tin chưa qua xử lý, được lấy trực tiếp từ các đơn vị trong tổng thể nghiên cứu thông qua các cuộc điều tra thống kê Mặc dù dữ liệu sơ cấp đáp ứng tốt yêu cầu nghiên cứu, nhưng việc thu thập loại dữ liệu này thường phức tạp và tốn kém Trong bài khóa luận này, tôi đã sử dụng phương pháp phỏng vấn cá nhân và phiếu điều tra để hoàn thành nghiên cứu.
Phương pháp điều tra dữ liệu thứ cấp
Dữ liệu thứ cấp là thông tin được thu thập bởi người khác và có thể được sử dụng cho mục đích khác với nghiên cứu của chúng ta Loại dữ liệu này có thể là dữ liệu thô hoặc đã được xử lý Quan trọng là dữ liệu thứ cấp không phải do người nghiên cứu trực tiếp thu thập Trong bài khóa luận này, tôi đã sử dụng nguồn dữ liệu thứ cấp từ các tài liệu tham khảo trên internet.
Phương pháp xử lý dữ liệu bắt đầu bằng việc phân chia đối tượng nghiên cứu thành các phần nhỏ hơn, bao gồm bộ phận, các mặt và những yếu tố cấu thành đơn giản Cách tiếp cận này giúp phát hiện từng thuộc tính và bản chất của từng yếu tố, từ đó tạo điều kiện cho việc hiểu rõ hơn về đối tượng nghiên cứu Bằng cách phân tích các yếu tố và bộ phận, chúng ta có thể nắm bắt cái chung phức tạp một cách mạch lạc hơn.
Kết quả nghiên cứu cần được tổng hợp để có cái nhìn đầy đủ và chính xác về đối tượng nghiên cứu, từ đó giúp nhận diện bản chất và quy luật vận động của nó.
Kết cấu của khóa luận
Bài viết sẽ bao gồm các phần quan trọng như Lời cảm ơn, Mục lục, Danh mục bảng biểu, sơ đồ, hình vẽ, Danh mục từ viết tắt, Phần mở đầu, Kết luận và Tài liệu tham khảo.
Phụ lục kết cấu khóa luận bao gồm 3 phần chính:
Phần 1: Tổng quan về vấn đề nghiên cứu Phần 2: Cơ sở lý luận và thực trạng quản lý bán hàng tại công ty TNHH Công nghệ NIW
Phần này trình bày các cơ sở lý luận liên quan đến bán hàng và quản lý bán hàng, đồng thời thực hiện phân tích và đánh giá tình hình hoạt động bán hàng tại công ty.
Phần 3: Phân tích thiết kế hệ thống quản lý bán hàng tại công ty TNHH Công nghệ NIW
Phần này sẽ tập trung vào việc xác định yêu cầu của hệ thống, phân tích thông qua các biểu đồ để từ đó xây dựng cơ sở dữ liệu và thiết kế giao diện người dùng cho hệ thống.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY
Cơ sở lý luận
2.1.1 Một số khái niệm cơ bản về bán hàng Bán hàng: Bán hàng là hoạt động kinh doanh nhằm đem sản phẩm của nhà sản xuất đến với tất cả người tiêu dùng trong toàn xã hội, đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng, gia tăng doanh số và đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Bán hàng là giai đoạn quan trọng trong chu kỳ kinh doanh, đóng vai trò là cầu nối giữa người bán và người mua Quá trình này không chỉ bao gồm việc chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa mà còn liên quan đến việc thu tiền từ người mua Theo thỏa thuận, người bán có trách nhiệm giao hàng hóa và người mua có nghĩa vụ thanh toán, tạo nên một hành vi thương mại hợp pháp và hiệu quả.
Bán hàng là quá trình mà người bán tìm hiểu và đáp ứng nhu cầu của người mua, nhằm thỏa mãn mong muốn của họ và tạo ra lợi ích lâu dài cho cả hai bên.
Quản lý bán hàng là quá trình quản trị được thực hiện bởi cá nhân hoặc nhóm bán hàng, nhằm kiểm soát và tổ chức mọi hoạt động liên quan đến việc bán hàng.
(Nguồn: Kỹ năng và quản trị bán hàng –Lê Đăng Kỳ, nhà xuất bản thống kê, 2005)
Hoạt động quản lý bán hàng đóng vai trò quan trọng trong mọi công ty, vì nhân viên bán hàng là cầu nối thiết yếu giữa doanh nghiệp và khách hàng Nếu nhân viên bán hàng không hoạt động hiệu quả, mọi nỗ lực trong thiết kế và lập kế hoạch bán hàng sẽ trở nên vô nghĩa Do đó, việc kết hợp giữa bán hàng và quản lý bán hàng là cần thiết để đạt được thành công.
Bán hàng không chỉ đơn thuần là việc đạt được mục tiêu ngắn hạn mà còn là một phần quan trọng trong chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp Thông qua hoạt động bán hàng, doanh nghiệp không chỉ đáp ứng nhu cầu của khách hàng mà còn kích thích và phát triển nhu cầu mới, từ đó tạo dựng uy tín và vị thế trên thị trường.
Trong nền kinh tế thị trường, mục tiêu chính của doanh nghiệp là tối đa hóa lợi nhuận, nhưng trước tiên, họ cần thiết lập một vị thế vững chắc trên thị trường Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải tập trung vào việc gia tăng doanh số bán hàng để tạo ra doanh thu và xây dựng uy tín cho thương hiệu của mình.
Luân chuyển hàng hóa trong quá trình tái sản xuất đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sản xuất diễn ra suôn sẻ và thúc đẩy phát triển kinh tế, đáp ứng nhu cầu xã hội Khi sản xuất gia tăng, nhà sản xuất không thể tự cung cấp tất cả sản phẩm cho người tiêu dùng, do đó, hoạt động bán hàng trở thành cầu nối thiết yếu giữa nhà sản xuất và khách hàng Nó phục vụ nhu cầu từ đơn giản đến phức tạp, từ nhu cầu tiêu dùng trong sản xuất đến nhu cầu cá nhân, đồng thời giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về thị trường và nhu cầu thực tế của người tiêu dùng trong từng thời kỳ.
2.1.2 Lý thuyết về phân tích thiết kế HTTT quản lý Thông tin là tất cả các sự việc, sự kiện, ý tưởng, phán đoán làm tăng thêm sự hiểu biết của con người Thông tin hình thành trong quá trình giao tiếp, một nguời có thể nhận thông tin trực tiếp từ người khác thông qua các phương tiên thông tin đại chúng, từ các ngân hàng dữ liệu, hoặc từ tất cả các hiện tượng quan sát được trong môi trường xung quanh.
Hệ thống là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử liên kết chặt chẽ với nhau, cùng phối hợp để đạt được một mục tiêu chung Trong quá trình hoạt động, hệ thống có sự trao đổi thông tin và tài nguyên với môi trường bên ngoài.
Hệ thống thông tin bao gồm phần cứng, phần mềm và mạng truyền thông, được thiết kế để thu thập, tạo ra, tái tạo, phân phối và chia sẻ dữ liệu, thông tin và tri thức, phục vụ cho các mục tiêu của tổ chức.
Hệ thống quản lý là một cấu trúc nhằm tối ưu hóa lợi nhuận hoặc lợi ích, với sự tham gia của con người và quy trình trao đổi thông tin Hệ thống này được chia thành hai phần chính: hệ tác nghiệp và hệ quản lý Hệ tác nghiệp bao gồm con người, phương tiện và phương pháp để thực hiện các mục tiêu cụ thể, trong khi hệ quản lý tập trung vào việc điều phối và kiểm soát các hoạt động của hệ thống thông qua con người, phương tiện và phương pháp.
(Nguồn: Giáo trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin- Thạc Bình Cường) 2.1.3 Lý thuyết về phương pháp phân tích thiết kế
Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin có 2 phương pháp: Phương pháp phân tích hướng chức năng và phương pháp phân tích hướng đối tượng.
Phân tích thiết kế theo hướng chức năng là phương pháp tập trung vào quá trình để phân tích hệ thống hiện tại và xác định yêu cầu cho hệ thống mới Phương pháp này đặc trưng bởi việc phân rã một hệ thống lớn thành các hệ thống con đơn giản từ trên xuống Quá trình này bao gồm việc chia nhỏ bài toán thành các vấn đề nhỏ hơn, tiếp tục phân rã cho đến khi đạt được các bài toán có thể cài đặt bằng các hàm trong ngôn ngữ lập trình hướng chức năng.
Các bước cần làm trong phân tích thiết kế hướng chức năng:
Biểu đồ phân cấp chức năng là công cụ hữu ích để thể hiện sự phân rã có thứ bậc của các công việc cần thực hiện Mỗi chức năng chính được chia thành các chức năng con, và mức độ phân chia này phụ thuộc vào yêu cầu cụ thể của hệ thống.
Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh là một công cụ quan trọng, bao gồm các chức năng xử lý chính của hệ thống, các tác nhân bên ngoài, cùng với các luồng thông tin vào và ra.
Phân tích, đánh giá thực trạng quản lý nhân sự tại công ty TNHH Công nghệ NIW
Công ty TNHH NIW được thành lập vào thàng 5/2012.
Mã số thuế: 0105940339 Điện thoại: 0437880214
Chúng tôi là công ty lập trình máy tính chuyên nghiên cứu và phát triển website cùng các ứng dụng phần mềm cho hệ điều hành Android và iOS Ngoài ra, chúng tôi còn cung cấp dịch vụ tư vấn và hỗ trợ giải quyết các vấn đề liên quan đến công nghệ thông tin.
Bên cạnh mảng lập trình thì công ty còn sở hữu một hệ thống đặt vé xe khách online của hầu hết các hãng xe trên toàn quốc
Trang web đặt vé xe online http://vbus.vn/ đang phát triển mạnh mẽ trong lĩnh vực kinh doanh NIW hiện là một trong những đối tác lớn của Accesstrade, hợp tác với các hệ thống bán hàng trực tuyến nổi tiếng như Lazada, Tiki, Cdiscount, NguyenKim và Adayroi.
Trang http://canhme.com/là trang bán hàngbán hàng chính của công ty.
Công ty có trụ sở chính tại: số 47, Lý Thường Kiệt, phường Quang Trung, quận Hà Đông, TP Hà Nội.
Công ty hiện tại vẫn là một doanh nghiệp nhỏ với mức vốn điều lệ ban đầu là 1 tỷ đồng, chuyên hoạt động trong lĩnh vực lập trình máy tính Khi mới bắt đầu, doanh nghiệp chưa tập trung nhiều vào quảng cáo và các dịch vụ thương mại khác Tuy nhiên, để đáp ứng nhu cầu phát triển đa ngành, công ty đã mở rộng thêm mảng kinh doanh mới nhằm tăng lợi nhuận và đa dạng hóa hoạt động kinh doanh của mình.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức.
Sơ đồ 1.12 : Sơ đồ bộ máy tổ chức của Công ty TNHH NIW
Bộ phận kinh Bộ phận hành
(Nguồn: Công ty TNHH Công Nghệ NIW Việt Nam)
Cơ cấu tổ chức của công ty được thiết kế đơn giản với Giám đốc phụ trách điều hành toàn bộ hoạt động và ra quyết định chiến lược Dưới sự lãnh đạo của Giám đốc là Phó Giám đốc, cùng với ba bộ phận chính: IT, Kinh doanh, và Hành chính – nhân sự Mỗi bộ phận này sẽ bao gồm các phòng ban riêng biệt, tất cả đều hoạt động dưới sự quản lý chung của Giám đốc và Phó Giám đốc.
Sứ mệnh, tầm nhìn chiến lược của công ty
Công ty được thành lập bởi những người trẻ tuổi với mục tiêu xây dựng thương hiệu gia công phần mềm uy tín tại Việt Nam, đồng thời phát triển các phần mềm chất lượng cao, mang lại tiện lợi khác biệt cho người dùng Với khẩu hiệu “Best quality in product we do – Chúng tôi làm ra những sản phẩm có chất lượng tốt nhất”, công ty cam kết tiếp tục chiêu mộ nhân tài và thực hiện sứ mệnh đã đề ra trong những năm tới.
NIW đặt mục tiêu trở thành một công ty phần mềm hàng đầu trong tương lai bằng cách xây dựng đội ngũ nhân sự chất lượng và nâng cao năng lực công nghệ, nhằm cung cấp những sản phẩm và dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.
Phương châm hoạt động Đội Mobile Đội Tester Đội Sales
Đầu tư vào việc nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ nhân viên và đề cao đạo đức nghề nghiệp là rất quan trọng, nhằm tối đa hóa sự hài lòng và tin tưởng của khách hàng.
Chúng tôi luôn đầu tư vào nghiên cứu và tận dụng công nghệ tiên tiến để phát triển các sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao nhất Mục tiêu của chúng tôi là cung cấp cho khách hàng những sản phẩm công nghệ tốt nhất, từ đó trở thành sự lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp trong và ngoài nước.
Luôn chú trọng 2 giá trị cốt lõi là con người và công nghệ.
Xác định con người là sức mạnh cốt lõi, NIW tập trung xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp và năng động, thể hiện rõ văn hóa của công ty Nhờ vào nỗ lực trong phát triển đội ngũ nhân sự và trọng dụng nhân tài, NIW đã thu hút nhiều cán bộ và chuyên gia có trình độ cao, giàu kinh nghiệm làm việc cả trong nước và quốc tế.
Công nghệ Đầu tư tập trung của NIW đã phát triển hệ thống công nghệ thông tin đạt tiêu chuẩn quốc tế, tối ưu hóa các lợi thế về công nghệ Với trang thiết bị hiện đại và kỹ thuật tiên tiến, NIW cung cấp phần mềm được gia công tỉ mỉ, mang lại hiệu quả vượt trội Các sản phẩm phần mềm của NIW không chỉ đáp ứng nhu cầu hiện tại mà còn phù hợp với xu hướng tương lai, đang được ứng dụng rộng rãi tại Việt Nam và một số quốc gia khác trên thế giới.
Trong những năm 2012, NIW đã bắt đầu những bước đi đầu tiên đầy thách thức Ban lãnh đạo công ty đã nỗ lực không ngừng để dẫn dắt công ty phát triển từng bước Kết thúc năm 2012, số lượng dự án mà NIW nhận được còn hạn chế, chủ yếu là các dự án nhỏ, dẫn đến doanh thu thu về rất thấp.
Năm 2013, số lượng dự án gia tăng đáng kể, dẫn đến hiệu suất công việc cao hơn và doanh thu tăng mạnh Cụ thể, tổng tài sản đã tăng từ 1 tỷ đồng lên 1.960 tỷ đồng, đạt mức tăng trưởng 0,96%.
Năm 2014, tình hình kinh tế ổn định hơn đã tạo ra nhiều cơ hội cho NIW phát triển và tăng lợi nhuận Công ty đã tận dụng thời điểm này để mở rộng mảng kinh doanh, dẫn đến tổng doanh thu tăng 1,2% so với năm 2012, đạt 2,2 tỷ đồng.
Năm 2015, kinh tế thế giới trải qua nhiều biến động, trong khi kinh tế trong nước lại có dấu hiệu chững lại Các doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn, và dự báo về kết quả kinh doanh cho thấy sự cải thiện chậm, dẫn đến mức tăng trưởng của các công ty vẫn giữ ở mức tương đương với năm 2014.
2.2.2 Phân tích thực trạng bán hàng tại công ty Ngày nay, các công ty, doanh nghiệp cũng không chỉ hoạt động đơn thuần một lĩnh vực nào đó mà luôn hướng tới sự phát triển theo chiều sâu, theo hướng đa ngành đa nghề Và hầu như họ đều bon chen vào lĩnh vực thương mại hoặc liên quan đến thương mại Điều này cho thấy việc bán hàng sẽ dễ dàng và đem lại được lợi nhuận lớn nếu doang nghiệp biết lựa chọn hàng hóa và khai thác thị trường.
PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY
Đặc tả yêu cầu hệ thống
3.1.1 Mô tả hệ thống thông tin quản lý bán hàng Để việc quản lý bán hàng của công ty trở nên hiệu quả thì hệ thống quản lý bán hàng của công ty TNHH Công Nghệ NIW phải ghi nhận được các hoạt động bán hàng và xử lý các công việc thanh toán với khách hàng Ngoài ra hệ thống còn giúp người quản lý nắm bắt tình hình mua bán, doanh thu của công ty, việc thống kê được thực hiện hàng tháng, hàng quí; giúp thủ kho quản lý hàng trong kho theo mã hàng hóa, kiểm kê hang hóa trong kho; giúp nhân viên bán hàng tính tiền những mặt hàng mà khách hàng mua và lập hóa đơn cho khách.
Quản lý bán hàng là quá trình quan trọng khi khách hàng tìm hiểu thông tin sản phẩm trước khi mua, bao gồm mã hàng hóa, tên hàng hóa, nhà sản xuất, hạn sử dụng, đơn vị tính và đơn giá Nhân viên thu ngân sẽ ghi nhận các mặt hàng và thực hiện thanh toán cho khách hàng Hệ thống sẽ tính toán, hiển thị tổng tiền bán hàng, số tiền dư cần trả lại và in hóa đơn cho khách.
Hóa đơn cần ghi đầy đủ thông tin như mã hóa đơn, mã nhân viên, ngày lập mã hàng, số lượng, đơn giá và tổng tiền Nhân viên sẽ nhận tiền và giao hàng kèm theo hóa đơn cho khách hàng.
Kết thúc phiên làm việc.
Quản lý xuất, nhập hàng: Do thủ kho chịu trách nhiệm.
Khi hàng trong kho cạn kiệt hoặc không đủ để phục vụ khách hàng, bộ phận thu kho sẽ thông báo cho quản lý để liên hệ với nhà cung cấp Sau đó, quản lý sẽ tiến hành gửi đơn đặt hàng và cập nhật thông tin của nhà cung cấp, bao gồm mã nhà cung cấp, tên, địa chỉ và số điện thoại.
Khi hàng hóa được giao, thủ kho sẽ tiến hành nhận và kiểm kê Nếu hàng hóa đạt yêu cầu, thủ kho sẽ nhập hàng vào kho, lập phiếu nhập và thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp.
Khi nhận được yêu cầu mua hàng từ khách hàng, quản lý sẽ chuyển thông tin đến thủ kho để kiểm tra số lượng hàng hóa Nếu hàng hóa đủ số lượng, thủ kho sẽ lập phiếu xuất với các thông tin cần thiết như mã phiếu xuất, thông tin người xuất, người nhận, ngày xuất và thông tin hàng xuất Ngược lại, nếu không đủ hàng, đơn hàng sẽ bị từ chối.
Quản lý khách hàng là một phần quan trọng trong việc theo dõi thông tin của những khách hàng đã mua hàng Hệ thống sẽ tự động lưu trữ danh sách khách hàng, cho phép cập nhật thông tin như mã khách hàng, tên, địa chỉ và số điện thoại Ngoài ra, người dùng có thể sửa đổi hoặc xóa thông tin khách hàng khi cần thiết.
Để theo dõi tình hình kinh doanh hiệu quả, kế toán cần thực hiện thống kê và báo cáo định kỳ cho bộ phận quản lý Các báo cáo này bao gồm số lượng hàng bán, hàng tồn kho và tình trạng hàng hóa hiện tại, cùng với thống kê doanh thu, hóa đơn, phiếu nhập và phiếu xuất.
3.1.2 Xác định yêu cầu của hệ thống
Hệ thống quản lý bán hàng cần đảm bảo bảo mật dữ liệu, đặc biệt là thông tin về doanh số và doanh thu, nhằm tránh những hậu quả nghiêm trọng nếu dữ liệu bị lộ Để bảo vệ thông tin nhạy cảm như tài chính và tình hình kinh doanh, hệ thống cần có phân quyền sử dụng, yêu cầu đăng nhập và hạn chế một số chức năng Trong hệ thống, người quản trị và quản lý có toàn quyền sử dụng các chức năng, trong khi nhân viên bán hàng chỉ có nhiệm vụ lập hóa đơn và nhân viên kế toán có thể truy xuất thông tin qua các chức năng tra cứu và báo cáo.
- Đảm bảo tính bảo mật của cơ sở dữ liệu.
- Hỗ trợ người dùng cập nhật, sửa đổi, tìm kiếm thông tin thông qua các form và tự động tính toán các thông số.
- Quản lý hóa đơn và phiếu xuất nhập.
- Hỗ trợ làm báo cáo doanh thu của công ty.
Chương trình cần được thiết kế với giao diện dễ nhìn, khoa học và thân thiện với người dùng, đồng thời tích hợp đầy đủ các chức năng như tìm kiếm, lọc danh sách và tính toán.
Phân tích hệ thông thông tin quản lý bán hàng tại công ty
3.2.1 Xây dựng biểu đồ use case
Xác định các tác nhân
- Nhân viên bán hàng: Là người trực tiếp bán hàng cho khách và chịu trách nhiệm nhập vào hệ thống thông tinhoàng hóa đã bán.
- Thủ kho: Là người chịu trách nhiêm lập tạo phiếp nhập khi nhập hàng, tạo phiếu xuất khi xuất hàng và kiểm kê hàng hóa trong kho.
- Người quản trị: Bổ sung, thay đổi, cấp quyền cho người dùng.
Người quản lý đóng vai trò quan trọng trong việc nắm bắt tình hình mua bán và doanh thu của công ty, đồng thời quản lý các hoạt động khác Họ có khả năng khởi động và đóng hệ thống, đảm bảo mọi quy trình diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
- Nhân viên kế toán: Làm nhiêm vụ báo cáo thống kê nộp cho người quản lý.
Xác định các use case
Use case Tác nhân Điều kiện Ghi chú
Quản lý bán hàng Nhân viên Phải đăng nhập vào hệ thống Quản lý nhập hàng Thủ kho, người quản lý
Phải đăng nhập vào hệ thống Quản lý người dùng Người quản trị Phải đăng nhập vào hệ thống Đóng và khởi động hệ thống
Người quản lý Phải đăng nhập vào hệ thống Quản lý xuất, nhập hàng
Thủ kho và người quản lý cần phải đăng nhập vào hệ thống để thực hiện các báo cáo và thống kê Người quản lý có quyền truy cập vào hệ thống sau khi đăng nhập.
Biểu đố use case của hệ thống
Biểu đồ use case quản lý bán hàng
Biểu đồ use case quản lý nhập hàng
Biểu đồ use case quản lý xuất hàng
Biểu đồ use case đăng nhập
Biểu đồ use case quản lý khách hàng
Biểu đồ use case thống kê báo cáo
Biểu đồ tuần tự đăng nhập
Biểu đồ trình tự nhập hàng
Biểu đồ tuần tự xuất hàng
Biểu đồ tuần tự bán hàng
Biểu đồ tuần tự quản lý khách hàng
Biểu đồ tuần tự tìm kiếm
Biểu đồ tuần tự báo cáo thống kê
3.2.4 Biều đồ trạng thái Biểu đồ trạng thái đăng nhập
Biểu đồ trạng thái thanh toán
Biểu đồ trạng thái khách hàng
Biểu đồ trạng thái hóa đơn
Biểu đồ trạng thái hàng hóa
Thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty
3.3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu a)Xác định thực thể
Khách hàng được xác định qua mã khách hàng (MaKH), tên khách hàng (TenKH), địa chỉ (Diachi) và số điện thoại (Sodienthoai) Hàng hóa bao gồm mã hàng hóa (MaHH), tên hàng hóa (TenHH), số lượng (Soluong), giá nhập (Gianhap) và giá bán (Giaban) Hóa đơn được ghi nhận với mã hóa đơn (MaHD), mã nhân viên (MaNV), mã khách hàng (MaKH), ngày lập (Ngaylap) và tổng tiền (Tongtien) Chi tiết hóa đơn bao gồm số thứ tự (STT), mã hóa đơn (MaHD), mã hàng hóa (MaHH), số lượng (Soluong) và đơn giá (Dongia) Phiếu nhập được xác định bởi mã phiếu nhập (Maphieunhap), mã nhân viên (MaNV), mã nhà cung cấp (MaNCC), ngày lập (Ngaylap) và tổng tiền (Tongtien) Chi tiết phiếu nhập cũng bao gồm số thứ tự (STT), mã phiếu nhập (Maphieunhap), mã hàng hóa (MaHH), số lượng (Soluong) và đơn giá (Dongia) Cuối cùng, nhà cung cấp được nhận diện qua mã nhà cung cấp (MaNCC), tên nhà cung cấp (TenNCC), địa chỉ (Diachi) và số điện thoại (Sodienthoai).
Nhân viên( MaNV , TenNV, Ngaysinh, Diachi, Sodienthoai) b) Mô hình thực thể liên kết c) Mô hình quan hệ
Giao diện đăng nhập vào chương trình Muốn sử dụng chương trình, người dùng phải đăng nhập vào chương trình để sử dụng phần mềm
Sau khi đăng nhập thành công, trên màn hình sẽ hiện giao diện của hệ thống như hình dưới đây:
Giao diện chính hệ thống
Sau khi đăng nhập thành công, người dùng có thể thực hiện nhiều công việc quan trọng như cập nhật và tìm kiếm thông tin về khách hàng, nhân viên và hàng hóa, cũng như xem các báo cáo và hóa đơn.
Giao diện về thông tin nhân viênNgười dùng có thể xem chi tiết, thêm, sửa, xóa thông tin nhân viên trong màn hình này.
Giao diện thông tin khách hàng Người dùng có thể xem chi tiết, thêm, sửa, xóa thông tin khách hàng trong màn hình này.
Giao diện thông tin sản phẩmNgười dùng có thể xem chi tiết, thêm, sửa, xóa thông tin hàng hóa trong màn hình này.
Giao diện hóa đơn Người dùng có thể xem chi tiết, thêm, sửa, xóa, in hóa đơn trong màn hình này.
Giao diện báo cáoGiao diện chung
Giao diện báo cáo hóa đơn
Chi tiết từng báo cáoBáo cáo hàng hóa đã bán
3.3.3 Đề xuất, kiến nghị Trong tình hình hiện nay, việc buốn bán kinh doanh ngày càng tràn lan nên việc cạnh tranh sẽ trở nên khó khăn hơn vì vậy công ty nên củng cố các mặt hàng hiện có, chú trọng cá biệt hóa sản phẩm, tập trung vào những mặt hàng bán chạy nhất và tăng cường củng cố mạng lưới tiêu thụ của công ty, đồng thời phải mở rộng thêm mạng lưới phân phối trong nước sau đó là cả nước ngoài.
Công ty cần đẩy mạnh quảng cáo sản phẩm qua các phương tiện truyền thông đại chúng và thực hiện các chương trình khuyến mãi hấp dẫn Điều này sẽ giúp nâng cao nhận thức của người tiêu dùng về sản phẩm, từ đó tăng cường sự phổ biến và khả năng sử dụng sản phẩm Việc này không chỉ giúp công ty cạnh tranh hiệu quả hơn trên thị trường mà còn thúc đẩy doanh số bán hàng hiện tại.
Để duy trì vị thế trên thị trường cạnh tranh, công ty cần sắp xếp nguồn nhân lực hợp lý và thực hiện các chính sách huy động vốn kịp thời nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất và mở rộng nhà máy.
Công ty TNHH Công nghệ NIW Việt Nam, một công ty phần mềm mới, cần xây dựng giải pháp cụ thể và thiết thực để nâng cao danh tiếng trên thị trường Để phát triển bền vững trong tương lai, công ty cần tập trung vào việc đầu tư vốn, cải thiện cơ sở vật chất, trang bị máy móc hiện đại và áp dụng công nghệ tiên tiến.
Trong hơn 10 năm qua, ngành công nghệ thông tin tại Việt Nam đã đóng góp quan trọng vào sự phát triển kinh tế, chính trị và xã hội, thúc đẩy sản xuất và cải thiện tốc độ truyền nhận thông tin Mặc dù có những tiến bộ đáng kể, ngành này vẫn còn mới mẻ và gặp khó khăn trong việc áp dụng rộng rãi, đặc biệt là về yếu tố kỹ thuật và đội ngũ nhân viên, kỹ sư còn thiếu Điều này dẫn đến những vướng mắc ban đầu trong việc tích hợp công nghệ thông tin vào phát triển kinh tế và các lĩnh vực khác.
Trong quá trình hoàn thiện chương trình quản lý, tôi đã nỗ lực xây dựng một hệ thống đáp ứng nhu cầu cơ bản của người quản lý Chương trình đã hỗ trợ quản lý hồ sơ một cách nhanh chóng và hiệu quả, đồng thời đảm bảo tính chính xác và bảo mật cao cho thông tin và dữ liệu khoa học Nó còn cung cấp các báo cáo chi tiết về hồ sơ nhân viên, hàng hóa và hóa đơn, giúp nắm bắt thực trạng doanh nghiệp một cách tổng quát Tuy nhiên, chương trình vẫn còn nhiều hạn chế, như lỗi kỹ thuật, quản lý thông tin nhân viên chưa hợp lý và dung lượng lưu trữ cơ sở dữ liệu chưa lớn Nếu có thêm thời gian, chương trình sẽ được cải thiện với nhiều tính năng hoàn thiện và khả năng lưu trữ lớn hơn.
Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Th.S Nghiêm Thị Lịch, các thầy cô trong khoa, và các anh chị tại công ty TNHH Công Nghệ NIW đã tận tình hướng dẫn em hoàn thành khóa luận này.
DANH MỤC CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1 Lê Đăng Lăng, Kỹ năng quản trị bán hàng, Nhà xuất bản Thống kê, 2005
2 Robert J.Calvin , Nghệ thuật bán hàng, Nhà xuất bản thống kê
3 Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý, Bộ môn CNTT, Trường Đại học Thương Mại
4 Bài giảng Quản trị hệ thống thông tindoanh nghiệp, Bộ môn CNTT, Trường Đại học Thương Mại.
5 Nguyễn Văn Ba (2006), Giáo trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin,Nhà xuất bản Đại Học Quốc Gia Hà Nội.
6 Jeffrey J.Fox dịch giả Trần Thị Bích Nga, Để trở thành người bán hàng xuất sắc, Nhà xuất bản trẻ.
PHỤ LỤC MẪU PHIẾU ĐIỀU TRA
Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự Do – Hạnh Phúc
Phiếu Điều Tra Tình Hình Ứng Dụng CNTT, HTTT, TMDT
Chức vụ: ……….Để thu thập thông tin phục vụ cho khóa luận tốt nghiệp, tôi đã thiết kế phiếu điều tra này nhằm khám phá các thông tin chung về công ty, cũng như việc ứng dụng công nghệ thông tin và hệ thống thông tin trong hoạt động của công ty.
Khi trả lời, hãy chọn câu trả lời phù hợp bằng cách đánh dấu X vào ô hoặc tương ứng Kí hiệu cho phép bạn chỉ chọn một câu, trong khi kí hiệu cho phép bạn chọn nhiều câu trả lời.
Trân trọng cảm ơn sự giúp đỡ của quý ông (bà):
1 Thông tin về người điền phiếu diều tra
Vị trí công tác: ………. Điện thoại: ………
II Tình hình ứng dụng CNTT, HTTT TMDT
1 Tình hình sử dụng các phần mềm hỗ trợ o Bộ ứng dụng soạn thảo văn bản và bảng tính trong văn phòng o Quản lý kế toán tài chính o Quản lý nhân sự, tiền lương o Quản lý tống thể nguồn lực (ERP) o Quản lý quan hệ khách hàng (CRM) o Quản lý dây chuyền cung ứng (SCM) o Phầm mềm khác
2 Chất lượng sử dụng các phần mềm này: o Tốt o Bình thường o Không tốt
3 Website của công ty phục vụ cho hoạt động gì? o Quảng cáo, giới thiệu sản phẩm o Hoạt động thương mại điện tử
4 Tần suất cập nhật thông tin trên website? o Hằng ngày o Hằng tuần o Hàng tháng o Thỉnh thoảng
5 Hiện nay ông (bà) có sử dụng giải pháp an toàn và bảo mật thông tin nào? o Không sử dụng hệ thống bảo mật nào o Sử dụng tường lửa Firewall o Phần mềm diệt virut, Spyware o Hệ thống IPS/IDSGiải pháp modul hóa o Phầm mền khác
6 Việc đảm bảo an toàn thông tin này được thực hiện thường xuyên không? o Thường xuyên o Thỉnh thoảng
7 Ông (bà) có quan tâm đến công tác an toàn và bảo mật thông tin một cách đúng mức không? o Đúng mức o Bình thường o Chưa đúng mức
8 Khó khăn trong việc ứng dụng CNTT, HTTT, TMĐT của công ty o Trình độ nhân lực không đáp ứng được o Công ty không có cơ sở vật chất để đáp ứng o Nhân sách không cho phép
9 Công ty có cơ chế, chính sách trong việc ứng dụng CNTT, HTTT, TMĐT hay không? o Có o Không
10 Các hình thức đào tạo CNTT, HTTT, TMĐT của doanh công ty: o Mở lớp đào tạo o Đào tạo tại chỗ theo nhu cầu công việc o Cử nhân viên đi học o Không đào tạo
