Tầm quan trọng, ý nghĩa của hệ thống thông tin quản lý nhân sự
Quá trình hình thành và phát triển xã hội cho thấy con người là yếu tố quyết định trong sự phát triển của lực lượng sản xuất Trong bối cảnh kinh tế và xã hội thay đổi nhanh chóng cùng với mức độ cạnh tranh ngày càng cao, nguồn nhân lực trở thành yếu tố quan trọng cho sự phát triển bền vững của công ty Do đó, nhân lực không chỉ là nhân tố quyết định sự phát triển của doanh nghiệp mà còn là tài sản quý giá nhất mà doanh nghiệp sở hữu.
Trong thời đại công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ, tầm quan trọng của nó đối với các tổ chức xã hội và doanh nghiệp là vô cùng lớn Công nghệ thông tin không chỉ đơn giản hóa các hoạt động hàng ngày mà còn mang lại phương thức làm việc mới mẻ, sáng tạo, giúp tiết kiệm thời gian và công sức Nhờ đó, công việc trở nên thuận lợi hơn và thúc đẩy sự phát triển của con người trong mọi lĩnh vực.
Công ty cổ phần Việt Tiến Mạnh (VTM Group) được thành lập vào năm 2010 và nhanh chóng trở thành một trong những đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực quảng cáo trực tuyến tại Việt Nam Sau 8 năm hoạt động, công ty đã mở rộng thị phần trên toàn quốc và trở thành đối tác chính thức của Google tại Việt Nam vào năm 2014 Từ 3 thành viên ban đầu, VTM Group đã phát triển đội ngũ lên gần 500 nhân viên, tuy nhiên, sự gia tăng này đã đặt ra nhiều thách thức trong quản lý nhân sự Việc quản lý thủ công và sổ sách dẫn đến nhầm lẫn, tốn thời gian và khó khăn trong việc cập nhật thông tin nhân sự Do đó, công ty cần thiết phải cải tiến hệ thống quản lý nhân sự để nâng cao hiệu quả làm việc và giải quyết các vấn đề hiện tại.
Việt Tiến Mạnh” để tìm hiểu và nghiên cứu.
Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
Đề tài "Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho công ty cổ phần Việt Tiến Mạnh" nhằm mục tiêu cải thiện quy trình quản lý nhân sự, tăng cường hiệu quả làm việc và tối ưu hóa nguồn lực nhân lực trong công ty Nhiệm vụ chính bao gồm việc khảo sát thực trạng quản lý nhân sự hiện tại, xác định yêu cầu hệ thống, thiết kế giải pháp công nghệ thông tin phù hợp và triển khai hệ thống để đáp ứng nhu cầu quản lý nhân sự hiệu quả.
Hệ thống hóa kiến thức về quản lý nhân sự và hệ thống thông tin quản lý là rất quan trọng Bài viết này tập trung vào các khái niệm và lý thuyết cốt lõi, cùng với các phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống Đặc biệt, quy trình phân tích thiết kế hệ thống được trình bày thông qua ngôn ngữ mô hình hóa UML, giúp người đọc hiểu rõ hơn về cách thức tổ chức và triển khai các hệ thống hiệu quả.
- Khảo sát và đánh giá thực trạng của công tác quản lý nhân sự tại công ty.
Đánh giá và phân tích hệ thống thông tin quản lý nhân sự là cần thiết để giải quyết bài toán quản lý lao động tại công ty Hệ thống này giúp nâng cao hiệu quả trong quản lý đào tạo, khen thưởng, kỷ luật và quản lý lương thưởng cho cán bộ nhân viên.
Phương pháp thực hiện
Chất lượng khóa luận phụ thuộc vào thông tin thu thập tại công ty và việc áp dụng các phương pháp nghiên cứu như thu thập dữ liệu, điều tra phỏng vấn, và phân tích, xử lý dữ liệu.
Phương pháp thu thập dữ liệu là cách thức thu thập thông tin và dữ liệu liên quan đến đối tượng nghiên cứu, bao gồm cơ cấu tổ chức, số lượng nhân viên và phương thức quản lý Việc thu thập tài liệu đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp đầu vào cho quá trình chuyển đổi dữ liệu thành thông tin hữu ích.
Thu thập dữ liệu thứ cấp là quá trình tìm kiếm thông tin từ các nguồn như trang web, báo chí và internet để nắm bắt tình hình chung của công ty cũng như các hoạt động quản lý nhân sự của họ.
- Thu thập dữ liệu sơ cấp: Sử dụng phương pháp điều tra, phỏng vấn như:
Chuẩn bị câu hỏi phỏng vấn và gửi phiếu phỏng vấn cho cán bộ nhân viên nhằm tìm hiểu về tình hình hoạt động chung của công ty, thực trạng hệ thống thông tin quản lý nhân sự hiện tại, và nhu cầu xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự mới.
Có thể thu thập tài liệu thông qua việc quan sát trực tiếp cơ sở hạ tầng và môi trường làm việc của doanh nghiệp, nhằm hiểu rõ hơn về các nghiệp vụ quản lý nhân sự tại công ty.
4.2 Phương pháp xử lý dữ liệu:
Sau khi thu thập số liệu, chúng ta tiến hành tổng hợp, phân tích và so sánh để đánh giá thực trạng quản lý nhân sự và phát triển hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty cổ phần Việt Tiến Mạnh Qua đó, có thể nhận thấy tính cấp thiết của đề tài khóa luận này.
Kết cấu khóa luận
Ngoài lời cảm ơn, phần mở đầu, khóa luận gồm các chương:
- Chương 1: Cơ sở lý luận của phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự.
- Chương 2: Thực trạng về hệ thống thông tin quản lý nhân sự của Công ty cổ phần Việt Tiến Mạnh.
- Chương 3: Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho Công ty cổ phần Việt Tiến Mạnh.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG
Những khái niệm cơ bản
Quản lý nhân sự là chức năng cơ bản trong quá trình quản lý, liên quan đến việc giải quyết các vấn đề về con người trong doanh nghiệp Hoạt động này không chỉ mang tính khoa học mà còn mang tính nghệ thuật, bởi vì nó gắn liền với văn hóa tổ chức và chứa đựng nhiều giá trị nhân văn.
Khái niệm quản lý nhân sự:
Quản lý nhân sự, hay còn gọi là quản lý nhân lực, là quá trình khai thác và sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực của tổ chức hoặc công ty Hoạt động này không chỉ áp dụng trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh mà còn có thể được triển khai trong mọi lĩnh vực khác.
Mục tiêu quản lý nhân sự:
Mục tiêu của quản lý nhân sự là tối ưu hóa hiệu quả quản lý nhân viên, bao gồm không chỉ việc quản lý lương và thưởng mà còn quản lý hồ sơ và quy trình tuyển dụng.
Tác dụng của quản lý nhân sự:
Quản lý nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc giải quyết các vấn đề kinh tế xã hội liên quan đến lao động Mỗi công ty cần có các phòng ban và hệ thống cấp bậc để đảm bảo hoạt động hiệu quả Công tác quản lý nhân sự không chỉ tạo ra bầu không khí làm việc tích cực mà còn giúp doanh nghiệp phát triển bền vững Vì vậy, đây được xem là yếu tố quyết định sự thành bại của công ty.
Hệ thống là một tập hợp có tổ chức của nhiều phần tử có mối quan hệ ràng buộc, hoạt động đồng bộ nhằm đạt được một mục tiêu chung Hệ thống cũng có sự trao đổi thông tin với môi trường bên ngoài.
Thông tin là những tin tức và tri thức mà con người trao đổi, đóng vai trò quan trọng trong hệ thống quản lý Nó không chỉ là nguyên liệu đầu vào mà còn là sản phẩm đầu ra Việc tiếp nhận và xử lý thông tin là yêu cầu thiết yếu đối với nhà quản lý, giúp họ thực hiện các chức năng quản lý, hoạch định chính sách và đưa ra quyết định kinh tế cho doanh nghiệp.
(Giáo trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, Thạc Bình Cường, Nhà xuất bản Thống kê, Hà Nội).
Hệ thống thông tin là một tập hợp bao gồm con người, quy trình và tài nguyên, có chức năng thu thập, xử lý, truyền tải và phát tán thông tin trong một tổ chức.
Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin, hỗ trợ quá trình ra quyết định, phối hợp và kiểm soát Tất cả các quyết định và hành động của doanh nghiệp đều dựa trên thông tin được tiếp nhận một cách hiệu quả.
Hệ thống thông tin quản lý (Management Information System) là một hệ thống tích hợp, tổng hợp thông tin từ các quy trình nghiệp vụ nội bộ doanh nghiệp và dữ liệu thu thập từ môi trường bên ngoài Mục tiêu của hệ thống này là cung cấp thông tin tổng hợp cho các nhà quản lý ở tất cả các cấp, giúp họ đưa ra quyết định chính xác và kịp thời.
Hệ thống thông tin (HTTT) đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động, tinh thần và năng suất lao động của nhân viên, đồng thời đáp ứng nhu cầu khách hàng HTTT là nguồn thông tin thiết yếu giúp cải thiện quá trình ra quyết định của các nhà quản trị và doanh nhân Hiện nay, nhiều doanh nghiệp xem HTTT là yếu tố sống còn trong việc phát triển sản phẩm dịch vụ cạnh tranh và tăng cường lợi thế chiến lược trên thị trường toàn cầu.
Hình 1.1: Mô hình hệ thống thông tin
1.2 Một số lý thuyết về phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự
1.2.1 Lý thuyết về hệ thống thông tin quản lý nhân sự
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là một nền tảng quan trọng bao gồm các quyết định và hoạt động liên quan đến tuyển dụng, quản lý, trả lương, nâng cao hiệu quả làm việc và sa thải nhân viên trong doanh nghiệp Hệ thống này ảnh hưởng trực tiếp đến mối quan hệ giữa doanh nghiệp và đội ngũ nhân viên, góp phần tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự.
Hình 1.2: Mô hình HTTT quản lý nhân sự tổng quát
- Quản lý nhân viên bao gồm: Quản lý hồ sơ nhân viên, xử lý hợp đồng hết hạn, quản lý thử việc.
Quản lý chấm công hiệu quả bao gồm việc theo dõi và quản lý nghỉ phép, ghi nhận thời gian vào ra của nhân viên, duy trì nhật ký làm việc, đăng ký lịch làm việc và tích hợp với máy chấm công Những yếu tố này không chỉ giúp cải thiện quy trình làm việc mà còn nâng cao hiệu suất và sự chính xác trong quản lý nhân sự.
- Quản lý lương: Quản lý tính lương thời vụ, lương thời gian, tính lương theo sản phẩm.
- Quản lý chức vụ: Quản lý cấp bậc, chức vụ trong tổ chức của doanh nghiệp.
- Quản lý các chế độ: các chế độ khen thưởng, phụ cấp ốm đau bệnh tật, thai sản.
- Quản lý đào tạo: Tổ chức lớp học, đào tạo nhân viên kỹ năng tin học, kỹ năng làm việc nhóm,
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự giúp lưu trữ và bảo quản dữ liệu hiệu quả trên các thiết bị điện tử Các phần mềm quản lý nhân sự cho phép tổ chức lưu trữ, sắp xếp và tìm kiếm thông tin nhân sự một cách nhanh chóng và thuận tiện.
1.2.2 Lý thuyết về phân tích thiết kế hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin trải qua nhiều giai đoạn, bao gồm khảo sát, phân tích, thiết kế, xây dựng, cài đặt, khai thác và bảo dưỡng Trong đó, giai đoạn phân tích và thiết kế đóng vai trò cực kỳ quan trọng.
Giai đoạn phân tích tập trung vào việc khám phá sâu sắc bản chất và các chi tiết của hệ thống, xác định rõ những nhiệm vụ mà hệ thống cần thực hiện cũng như các loại dữ liệu mà nó xử lý và cấu trúc của chúng.
Tổng quan tình hình nghiên cứu
1.3.1 Tình hình nghiên cứu trong nước Đề tài thứ nhất: “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại
Công ty TNHH Hưng Long”, tác giả Nguyễn Hoàng Đức, Trường Đại học Bách Khóa TP Hồ Chí Minh.
Trong bài viết này, tác giả đã tiến hành khảo sát thực trạng và phân tích lý thuyết liên quan đến bài toán hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Hưng Long.
Mặc dù đã có những tiến bộ trong việc phân tích và thiết kế chức năng tính lương, nhưng vẫn tồn tại một số thiếu sót trong việc quản lý hồ sơ nhân viên nghỉ việc, nhân viên xin thôi việc và nhân viên chuyển phòng Đề tài thứ hai liên quan đến việc phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự.
Công ty TNHH TBA Việt Nam”, tác giả Hoàng Thế Quyền, Đại học Vinh.
Đề tài đã tổng hợp các chức năng chính trong quản lý nhân sự, bao gồm chấm công và quản lý hồ sơ nhân viên Bên cạnh đó, bài viết cũng phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý dựa trên phương pháp hướng đối chức năng.
Bài viết chỉ ra rằng tác giả chưa thực hiện phân tích đầy đủ về thiết kế chức năng quản lý công việc của nhân viên, dẫn đến một số chức năng như tính lương không đạt hiệu quả mong muốn và tồn tại một số chức năng dư thừa Đề tài thứ ba tập trung vào việc “Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự”.
Công ty TNHH Minh Trí” do sinh viên Trần Thị Thu Hương - Trường Đại học Công Nghệ - Đại học Quốc Gia Hà Nội thực hiện.
Đề tài đã tiến hành phân tích và khảo sát hiện trạng quản lý nhân sự, từ đó thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự theo phương pháp hướng đối tượng UML.
Hạn chế của đề tài là phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin hướng đối tượng chưa làm rõ mối quan hệ và sự thống nhất giữa giai đoạn phân tích và giai đoạn thiết kế, đặc biệt trong việc thiết kế cơ sở dữ liệu (CSDL) cho hệ thống, điều này gây khó khăn trong quá trình nghiên cứu.
1.3.2 Tình hình nghiên cứu trên thế giới
Hệ thống quản lý nhân sự đã tồn tại từ lâu, đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao năng suất làm việc của tổ chức và doanh nghiệp Trên toàn cầu, nhiều phần mềm quản lý nhân sự được công nhận và đánh giá cao vì hiệu quả mà chúng mang lại.
-Đề tài thứ nhất: Đề tài nghiên cứu khoa học “A Three-Tier Salary
Management System for Higher Vocational Colleges” của Binlu, Changyu Liu, Tiezhu Zhao, năm 2015.
Nghiên cứu này đã phát triển một hệ thống thông tin quản lý tiền lương ba cấp cho các trường cao đẳng nghề, nhằm nâng cao hiệu quả công việc tài chính thông qua nền tảng ASP.NET Mặc dù đề tài đạt được nhiều thành công, nhưng do quy mô lớn, hệ thống không tránh khỏi một số sai sót, đặc biệt là chi phí xây dựng cao và quy trình thực hiện phức tạp.
-Đề tài thứ hai: Luận văn thạc sĩ “Salary management system” của Muhammad
Azeem và Masud Ur Rehman, khóa học 5DV01E, 4DV01E, Đại học Linnaeus
Mục đích của dự án phần mềm này là tự động hóa quy trình tính lương tại Học viện thể dục thể thao Thụy Điển, giúp tính toán lương tháng, thuế và bảo hiểm xã hội cho nhân viên Phần mềm sẽ tạo ra các tập tin đầu ra như phiếu lương và dữ liệu ngân hàng dựa trên các công thức đã được xác định Ngoài ra, hệ thống còn tính toán thuế cho các tổ chức an sinh xã hội và tạo hồ sơ thuế cho cơ quan thuế Tất cả thông tin về nhân viên, lương, bảo hiểm xã hội và thuế sẽ được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu, đảm bảo việc theo dõi và quản lý hiệu quả.
PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN VIỆT TIẾN MẠNH
Tổng quan về công ty Cổ phần Việt Tiến Mạnh
2.1.1 Sơ lược về công ty
Tên công ty: Công ty cổ phần Việt Tiến Mạnh Tên viết tắt: VTM GROUP
Tên tiếng anh: VTM Joint Stock Company (VTM – JSC) Địa chỉ trụ sở chính: 35 Chùa Láng, Láng Thượng, Đống Đa, Hà Nội Tel: (04) 3 259 5281 – (04) 3 259 5374
Fax: (04) 3 259 5281 Email: info@vtmgroup.com.vn Website: http://www.vtmgroup.com.vn
Thời gian thành lập: Ngày 24 tháng 02 năm 2010.
Mã số thuế: 0104494988 Người đại diện pháp luật: Tổng giám đốc Hoàng Việt
Hình 2.1: Văn phòng tiếp khách tại trụ sở chính
2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển
Thành lập vào tháng 2/2010 với ba thành viên, VTM Group đã nhanh chóng phát triển, đạt 80 nhân viên vào tháng 6/2010 Sau 5 năm hoạt động, công ty hiện có gần 400 nhân viên chuyên nghiệp và trở thành đối tác tin cậy của hơn 15.000 khách hàng, thực hiện hơn 5.000 chiến dịch quảng cáo lớn nhỏ trong và ngoài nước, thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau VTM Group tự hào là một trong những công ty hàng đầu tại Việt Nam cung cấp dịch vụ quảng cáo trực tuyến đa dạng.
Vào ngày 1/3/2014, VTM Group đã được công nhận là đối tác của Google tại Việt Nam trong lĩnh vực quảng cáo trực tuyến Để đảm bảo chất lượng dịch vụ tốt nhất và nâng cao tính cạnh tranh, VTM Group luôn chú trọng đến việc đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, cải thiện chất lượng dịch vụ, chăm sóc khách hàng và cung cấp các giá trị gia tăng khác.
2.1.3 Các lĩnh vực kinh doanh
Công ty cổ phần Việt Tiến Mạnh là tập đoàn gồm 5 công ty thành viên:
1 VTM – IT Công ty cổ phần Công nghệ thông tin Việt Tiến Mạnh
2 VTM – AD Công ty cổ phần Quảng cáo Việt Tiến Mạnh
3 VTM – MD Công ty cổ phần Truyền thông Việt Tiến Mạnh
4 VTM – AM Công ty cổ phần Quản lý tài sản Việt Tiến Mạnh
5 VTM – HR Công ty cổ phần Phát triển nhân lực Việt Tiến Mạnh Trong đó ngành mũi nhọn tập trung cung cấp các dịch vụ quảng cáo trực tuyến
Các dịch vụ quảng cáo của Google
- Quảng cáo theo từ khóa tìm kiếm - Google Adwords
- Quảng cáo trên mạng hiển thị - Google Display Network
Quảng cáo trên mạng xã hội Facebook, Youtube
Quảng cáo trên hệ thống báo điện tử - Banner Adnetwork - PR Marketing
Cung cấp dịch vụ quảng cáo LCD
Cung cấp dịch vụ Hosting, Server & Phát triển hệ thống
Cung cấp dịch vụ tên miền
Cung cấp dịch vụ thiết kế website
Tối ưu hóa thứ hạng website trên công cụ tìm kiếm - SEO
Hình 2.2: Lĩnh vực kinh doanh
2.1.4 Cơ cấu tổ chức Ban lãnh đạo gồm:
- Chủ tịch hội đồng quản trị kiêm tổng giám đốc: Hoàng Việt
- Giám đốc Quảng cáo: Đoàn Đức Tiến
- Giám đốc Công nghệ: Nguyễn Hoàng Mạnh
Công ty Việt Tiến Mạnh có mô hình hoạt động rõ ràng với sự kết nối chặt chẽ giữa các công ty con và phòng ban Đội ngũ nhân viên trẻ, năng động và giàu kinh nghiệm, cùng với sự hỗ trợ của các chuyên gia dày dạn trong lĩnh vực truyền thông – quảng cáo, đã giúp công ty trở thành một trong những đơn vị hàng đầu trong ngành quảng cáo trực tuyến.
Thực trạng về hệ thống thông tin quản lý nhân sự của công ty cổ phần Việt Tiến Mạnh
Các nghiệp vụ quản lý nhân sự trong công ty:
- Quản lý hồ sơ nhân sự:
Khi nhân viên mới được tuyển dụng, phòng nhân sự sẽ cập nhật hồ sơ và lưu trữ tại tủ hồ sơ của phòng Khi cần tra cứu thông tin, nhân viên phòng nhân sự sẽ tìm kiếm trong tủ hồ sơ Bên cạnh đó, thông tin lý lịch của nhân viên cũng được lưu trữ trên hệ thống chung của công ty theo từng phòng ban.
Bài viết này cung cấp thông tin quan trọng về sơ yếu lý lịch, bao gồm trình độ học vấn, thông tin gia đình, số bảo hiểm xã hội của nhân viên và các khoản phụ cấp.
Khi nhân viên nghỉ việc, hồ sơ của họ sẽ được lưu trữ tại tủ hồ sơ và trên hệ thống trong vòng một năm để phục vụ cho việc tìm kiếm và kiểm tra khi cần thiết Sau thời gian này, hồ sơ sẽ được hủy bỏ.
Công ty sử dụng phần mềm Microsoft Excel 2010 để quản lý việc chấm công theo từng phòng ban Mỗi file Excel chứa 12 bảng tính, tương ứng với bảng chấm công cho mỗi tháng trong năm Bộ phận nhân sự sẽ thực hiện việc chấm công cho các phòng ban.
Cuối tháng, bảng chấm công sẽ được tổng hợp và gửi đến phòng kế toán để tính lương Sau khi lập bảng lương, nó sẽ được trình lên ban giám đốc phê duyệt trước khi trở lại phòng kế toán để thực hiện việc trả lương cho nhân viên.
Về hình thức trả lương: Lương của nhân viên được trả vào mùng 5 hàng tháng.
Mỗi nhân viên phải có một tài khoản ngân hàng Techcombank Trả lương bằng cách chuyển tiền vào tài khoản của từng nhân viên.
Các phần mềm ứng dụng phục vụ cho hoạt động quản lý nhân sự trong công ty.
- Phần mềm hệ thống: Windows 7.
- Chương trình bảo vệ máy tính: Sử dụng phần mềm AVAST Business
Phần mềm Microsoft Word là công cụ lý tưởng để soạn thảo thông tin nhân sự, quản lý thông tin tuyển dụng, và biên soạn các loại biên bản, công văn, cũng như các loại giấy tờ khác.
- Phần mềm Microsoft Excel 2010: Sử dụng để chấm công, lưu trữ bảng chấm công.
Bộ phận nhân sự có những nhiệm vụ sau:
+ Trực điện thoại công ty.
+ Điều động, chuyển giao nhân sự cho phù hợp.
+ Thực hiện các chế độ bảo hiểm cho nhân viên.
+ Các công việc khác do ban lãnh đạo yêu cầu.
2.3 Đánh giá thực trạng hệ thống thông tin quản lý nhân sự của công ty cổ phần Việt Tiến Mạnh.
Đánh giá phương pháp quản lý nhân sự hiện tại:
Quá trình thực tập tại công ty cho thấy rằng phương pháp quản lý nhân sự hiện tại không còn phù hợp với sự phát triển và mở rộng của hoạt động kinh doanh Sự gia tăng quy mô nhân sự đã chỉ ra những điểm yếu trong cách quản lý hiện tại, bao gồm tốc độ xử lý thông tin chậm, độ chính xác thấp và khả năng bảo mật thông tin kém.
- Tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu do không cần phải đầu tư nhiều trang thiết bị máy móc phục vụ cho việc quản lý nhân sự.
- Không đòi hỏi nhân viên phải hiểu biết nhiều về HTTT và các trang thiết bị hiện đại Ví dụ như máy quẹt thẻ,
Công ty cổ phần Việt Tiến Mạnh đang gặp phải vấn đề về tốc độ xử lý thông tin chậm chạp do chủ yếu dựa vào các hoạt động thủ công Quá trình lưu chuyển thông tin giữa các phòng ban cần thời gian chờ duyệt và in ấn báo cáo, dẫn đến lãng phí thời gian Điều này ảnh hưởng tiêu cực đến khả năng ra quyết định kịp thời của doanh nghiệp, trong khi mỗi quyết định nhanh chóng có thể mang lại lợi thế cạnh tranh lớn trên thị trường.
Thiếu tính đồng bộ thông tin giữa các phòng ban dẫn đến việc xử lý thông tin một cách tách biệt, gây ra sự trùng lặp hoặc không khớp giữa các dữ liệu Quá trình nhập và xử lý thông tin có thể gặp lỗi, làm cho việc chỉnh sửa thông tin trở nên khó khăn hơn.
Tính chính xác của thông tin bị giảm sút nghiêm trọng do thiếu sự đồng bộ hóa giữa các phòng ban và việc xử lý thông tin chủ yếu diễn ra thủ công.
Việc xử lý thông tin chậm chạp trong công ty không chỉ làm mất thời gian trong việc ra quyết định quan trọng, mà còn hạn chế khả năng tóm lược thông tin hàng ngày cho nhà quản lý Điều này dẫn đến việc quyết định bị ảnh hưởng tiêu cực, gây khó khăn cho quá trình quản lý.
Thông tin lưu trữ rải rác và chủ yếu ở dạng hồ sơ, giấy tờ dẫn đến an toàn bảo mật kém Việc này khiến thông tin dễ bị mất mát hoặc hư hại theo thời gian.
Nhân viên quản lý nhân sự có nhiều ưu điểm, bao gồm tính chủ động trong công việc và kinh nghiệm lâu năm, giúp họ thực hiện công tác quản lý một cách hiệu quả Họ cũng có khả năng thao tác nhanh trên máy tính, đặc biệt là trong việc sử dụng Word và Excel.
Nhược điểm của việc triển khai hệ thống quản lý nhân sự là nhân viên nhân sự chưa có đủ hiểu biết về công nghệ thông tin, đặc biệt là thiếu kinh nghiệm với các phần mềm quản lý chuyên dụng Do đó, công ty cần dành thời gian đào tạo để nhân viên có thể thích ứng với hệ thống mới Nếu hệ thống tốt nhưng người sử dụng không biết cách khai thác hợp lý, thì nó sẽ trở nên vô nghĩa.
PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHO CÔNG TY CỔ PHẦN VIỆT TIẾN MẠNH
Mô tả bài toán
HTTT quản lý nhân sự có những chức năng chính sau:
- Quản lý hồ sơ nhân viên: Cập nhật, điều chỉnh hồ sơ nhân viên.
- Quản lý chấm công: Cập nhật, điều chỉnh kết quả chấm công hàng ngày, hàng tháng.
- Quản lý lương: Tính lương, tính thưởng, các khoản trích theo lương, tổng lương.
Quản lý hồ sơ nhân viên là quá trình quan trọng trong công ty, bắt đầu khi phòng nhân sự tạo hồ sơ cho nhân viên mới Hồ sơ này bao gồm các thông tin cần thiết như mã nhân viên, mã phòng ban, họ tên, giới tính, ngày sinh, quê quán, địa chỉ, số chứng minh nhân dân, thông tin gia đình và trình độ học vấn Tất cả thông tin này sẽ được lưu trữ trong kho dữ liệu hồ sơ nhân viên của hệ thống để đảm bảo quản lý hiệu quả.
Khi cần truy cập hồ sơ nhân viên, hệ thống sẽ tự động lấy dữ liệu từ kho lưu trữ hồ sơ Nhân viên nhân sự và ban lãnh đạo có quyền xem, chỉnh sửa và xóa thông tin của từng nhân viên, bao gồm cả hồ sơ của những nhân viên đã thôi việc.
Quản lý chấm công tại công ty được thực hiện thông qua máy quét vân tay, giúp cập nhật thông tin chấm công hàng ngày vào hệ thống Nhân viên phòng nhân sự sẽ trích xuất số liệu từ hệ thống để lập báo cáo chấm công, trong khi hệ thống lưu trữ dữ liệu chấm công vào kho dữ liệu bảng chấm công.
Nhân viên phòng nhân sự theo dõi báo cáo chấm công hàng tháng để nắm bắt tình hình làm việc hàng ngày và hàng tháng của từng nhân viên trong công ty.
- Bảng chấm công bao gồm: Số thứ tự, họ tên nhân viên, số ngày làm việc trong tháng, số ngày nghỉ phép, số ngày nghỉ không phép,
- Báo cáo chấm công gồm các thông tin: Số thứ tự, họ tên nhân viên, số ngày làm việc, số ngày nghỉ phép, số ngày nghỉ không phép.
Chức năng quản lý tính lương bao gồm việc tính lương hàng tháng dựa trên số ngày công làm việc của nhân viên, các khoản trích từ lương như bảo hiểm y tế và bảo hiểm xã hội, cũng như tính toán thưởng, phạt và tổng lương.
Nhân viên kế toán sử dụng dữ liệu chấm công hàng ngày từ kho dữ liệu bảng chấm công để tính lương cho nhân viên công ty Thông tin về lương sẽ được lưu trữ trong kho dữ liệu bảng lương.
Khi ban lãnh đạo yêu cầu báo cáo thống kê lương, phòng kế toán cần truy cập hệ thống để lấy thông tin từ kho dữ liệu bảng lương và lập báo cáo.
Phòng kế toán lập báo cáo thống kê lương cho từng phòng ban và chờ sự phê duyệt từ ban lãnh đạo Sau khi được phê duyệt, phòng kế toán sẽ in bảng lương để tiến hành chi trả lương cho nhân viên trong công ty.
Phân tích, thiết kế hệ thống
3.2.1.1 Biểu đồ usecase tổng quát
Hình 3.1: Biểu đồ usecase tổng quát
Bảng 3.1: Kịch bản mô tả usecase tổng quát
Tác nhân Chức năng Mô tả
Quản lý hồ sơ nhân sự
Quản lý cập nhật thông tin nhân viên, quản lý chức năng tạo, sửa, xóa, tìm kiếm thông tin nhân viên
Quản lý số liệu chấm công từ hệ thống, cập nhật số liệu chấm công, lập báo cáo chấm công.
Máy quét vân tay Quản lý chấm công Đưa dữ liệu đầu vào là số liệu chấm công hàng ngày vào trong hệ thống.
Nhân viên kế toán Quản lý lương Quản lý bảng lương, thưởng, in và trả lương cho nhân viên công ty.
Quản lý hồ sơ nhân viên, quản lý chấm công, quản lý lương.
Xem các thông tin về nhân viên, bảng chấm công, bảng lương.
3.2.1.2 Biểu đồ usecase chi tiết
Usecase quản lý hồ sơ nhân viên
Hình 3.2: Biểu đồ usecase quản lý hồ sơ nhân viênBảng 3.2: Kịch bản mô tả usecase quản lý hồ sơ nhân viên
Tác nhân Chức năng Mô tả
Tạo hồ sơ nhân viên
Khi tiếp nhận nhân viên mới, phòng nhân sự sẽ tiến hành tạo hồ sơ nhân viên, bao gồm việc cập nhật các thông tin quan trọng như thông tin hành chính, thông tin phòng ban, trình độ chuyên môn và thông tin gia đình.
Cập nhật hồ sơ nhân viên
- Sửa thông tin và xóa thông tin là trường hợp riêng của cập nhật.
+ Sửa hồ sơ: khi cần sửa thông tin về nhân viên hay thông tin bất kì (cần có chứng từ đối chiếu).
Khi nhân viên nghỉ việc, công ty có quyền xóa thông tin của họ nếu được chấp nhận hoặc trong trường hợp nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ được giao và bị thôi việc.
Tìm kiếm hồ sơ nhân viên
Để cập nhật thông tin nhân viên, trước tiên cần thực hiện chức năng tìm kiếm hồ sơ nhân viên Chức năng này giúp nhân viên phòng nhân sự tìm kiếm thông tin một cách hiệu quả theo mã nhân viên.
Tìm kiếm hồ sơ nhân viên
Ban lãnh đạo có thể tìm kiếm thông tin nhân viên để xem khi cần.
Usecase quản lý chấm công
Hình 3.3: Biểu đồ usecase quản lý chấm công Bảng 3.3: Kịch bản mô tả usecase quản lý chấm công
Tác nhân Chức năng Mô tả
Khi nhận được số liệu chấm công từ máy quét vân tay, nhân viên nhân sự sẽ lập bảng chấm công, ghi lại số ngày làm việc và số ngày nghỉ của các nhân viên trong công ty.
Cập nhật số liệu chấm công
Khi có trường hợp nhầm lần thì có thể chỉnh sửa số liệu chấm công: Chỉnh sửa số ngày đi làm, số ngày nghỉ,
Tra cứu số liệu chấm công
Để cập nhật thông tin chấm công, nhân viên phòng nhân sự cần sử dụng chức năng tìm kiếm thông tin chấm công theo mã nhân viên Chức năng này giúp dễ dàng tra cứu và cập nhật dữ liệu chấm công của từng nhân viên.
Quản lý số liệu chấm công
Nhân viên khi đến công ty sẽ quét vân tay để ghi nhận giờ vào và giờ ra Dữ liệu này được lưu trữ trong hệ thống, giúp bộ phận nhân sự lập bảng chấm công chính xác.
Tìm kiếm hồ sơ nhân viên
Ban lãnh đạo có thể tìm kiếm thông tin chấm công để xem khi cần.
Hình 3.4: Biểu đồ usecase quản lý lương Bảng 3.4: Kịch bản mô tả usecase quản lý lương
Tác nhân Chức năng Mô tả
Khi nhận bảng chấm công từ bộ phận nhân sự, nhân viên kế toán sẽ tiến hành tính lương cho nhân viên trong công ty Quá trình này bao gồm việc tính lương theo ngày công, các khoản thưởng và phạt, các khoản trích theo lương, và cuối cùng là tổng lương.
Khi xảy ra nhầm lẫn, bạn có thể điều chỉnh thông tin bảng lương, bao gồm sửa đổi lương theo ngày công, lương thưởng- phạt, các khoản trích từ lương và tổng lương.
Để cập nhật bảng lương của nhân viên, trước tiên cần thực hiện chức năng tra cứu thông tin lương của nhân viên cần cập nhật.
Chức năng này cho phép nhân viên kế toán tìm kiếm thông tin theo mã nhân viên.
Ban lãnh đạo có thể tìm kiếm thông tin lương của nhân viên để xem khi cần.
Xác định các lớp thực thể:
- Nhân viên (MaNV, TenNV, DiaChi, TenPB, ChucVu)
- Nhân viên kế toán (MaNV, TenNV, DiaChi, TenPB, ChucVu)
- Nhân viên nhân sự (MaNV, TenNV, DiaChi, TenPB, ChucVu)
- Hồ sơ nhân viên (MaNV, MaPB, MaTD, MaGD, TenNV, NgaySinh, GioiTinh, NoiSinh, DiaChi, SDT, CMND, DanToc, TonGiao, ChucVu)
- Hành chính (MaNV, TenNV, NgaySinh, GioiTinh, NoiSinh, DiaChi, SDT, CMND, DanToc, TonGiao, ChucVu)
- Trình độ (MaTD, TenTD, NgoaiNgu, TinHoc)
- Phòng ban (MaPB, TenPB, NghiepVu, SDT, ThoiGianTL)
- Gia đình (MaGD, TThonnhan, TenBo, TenMe, QueQuan, DiaChi)
- Dự án (MaDA, TenDA, NgayBD, NgayKT, MucHoanThanh, MucThuong)
- Bảng chấm công (MaBCC, MaNV, TenNV, SoNgayNghi, NgayLap)
- Thưởng, phạt (MaTP, MaNV, TenNV, SoNgayNghi, TongThuong, TongPhat, ThoiGian)
- Bảng lương (MaBL, MaNV, TenNV, SoNgayLV, TongLuongCB, TongThuongPhat, TongLuong, NgayLap)
3.2.2.1 Biểu đồ lớp tổng quát
Hình 3.5: Biểu đồ lớp tổng quát
3.2.2.2 Biểu đồ lớp chi tiết
Hình 3.6: Biểu đồ lớp chi tiết
Trong quá trình khởi tạo hồ sơ nhân viên, những người mới tuyển dụng ban đầu không có thông tin trong hệ thống Sau khi nộp hồ sơ cho phòng nhân sự, nhân viên nhân sự sẽ tạo và lưu hồ sơ nhân viên mới vào hệ thống Khi hoàn tất, nhân viên đó sẽ chuyển sang trạng thái đã có thông tin.
Hình 3.7: Biểu đồ trạng thái lớp Hồ sơ nhân viên
Biểu đồ trạng thái lớp Bảng lương cho thấy quy trình tính lương của nhân viên kế toán dựa trên bảng chấm công hàng tháng mà phòng nhân sự cung cấp Nhân viên tham gia các dự án và nhận quyết định khen thưởng sẽ được thêm tiền thưởng vào lương, trong khi những nhân viên bị kỷ luật sẽ bị trừ một khoản tiền phạt theo quy định của công ty.
Hình 3.8: Biểu đồ trạng thái lớp Bảng lương
Trong quá trình làm việc, nhân viên tham gia dự án sẽ nhận thưởng tương ứng với mức độ hoàn thành công việc Ngược lại, những người vi phạm kỷ luật hoặc nghỉ phép quá số ngày cho phép sẽ bị phạt và trừ lương.
Hình 3.9: Biểu đồ trạng thái lớp Thưởng, phạt
Hình 3.10: Biểu đồ tuần tự tạo hồ sơ nhân viên
Hình 3.11: Biểu đồ tuần tự cập nhật tạo hồ sơ
Hình 3.12: Biểu đồ tuần tự tìm kiếm hồ sơ nhân viên
Hình 3.14: Biểu đồ tuần tự cập nhật số liệu chấm công
Hình 3.15: Biểu đồ tuần tự tra cứu số liệu chấm công
Hình 3.16: Biểu đồ tuần tự tính lương theo ngày công
Hình 3.17: Biểu đồ tuần tự cập nhật bảng lương
Hình 3.18: Biểu đồ tuần tự tra cứu lương
Biểu đồ hoạt động chức năng tạo hồ sơ nhân viên
Sau khi đăng nhập thành công, người dùng cần truy cập vào chức năng quản lý hồ sơ nhân viên và chọn tạo hồ sơ cho nhân viên mới Hệ thống sẽ kiểm tra mã nhân viên, tên nhân viên và thông tin nhập vào để xác nhận tính chính xác Nếu thông tin hợp lệ, hồ sơ sẽ được thêm thành công; ngược lại, nếu có vấn đề xảy ra, người dùng cần xác nhận lại và giải quyết các xung đột để hoàn tất quá trình.
Trong trường hợp thêm thành công thông tin nhân viên, cần lưu thông tin vào hệ thống và kết thúc.
Hình 3.19: Biểu đồ hoạt động chức năng tạo hồ sơ nhân viên
Biểu đồ hoạt động của chức năng cập nhật số liệu chấm công
Sau khi đăng nhập thành công vào hệ thống, người dùng cần truy cập vào chức năng Quản lý chấm công và chọn cập nhật số liệu chấm công Tiếp theo, nhập các thông tin cần thay đổi; sau khi hoàn tất, hệ thống sẽ tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của thông tin đã nhập.
Nếu quá trình kiểm tra không phát hiện vấn đề, việc cập nhật sẽ thành công Ngược lại, nếu có sự cố hoặc xung đột xảy ra, cần xác nhận lại và giải quyết những vấn đề này trước khi tiến hành cập nhật.
Hình 3.20: Biểu đồ hoạt động chức năng cập nhật số liệu chấm công
Thiết kế cơ sở dữ liệu và giao diện
3.3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu
STT Tên cột Kiểu dữ liệu Khóa Diễn giải
1 MAPB Nvarchar(10) PK Mã phòng ban
2 TENPB Nvarchar(30) Tên phòng ban
4 SDT Int Số điện thoại
5 THOIGIANTL Date Thời gian thành lập
STT Tên cột Kiểu dữ liệu Khóa Diễn giải
1 MATD Nvarchar(10) PK Mã trình độ
2 TENTD Nvarchar(30) Tên trình độ
STT Tên cột Kiểu dữ liệu Khóa Diễn giải
1 MAGD Nvarchar(30) PK Mã gia đình
2 TTHONNHAN Varchar(30) Tình trạng hôn nhân
STT Tên cột Kiểu dữ liệu Khóa Diễn giải
1 MANV Nvarchar(30) PK Mã nhân viên
2 MAPB Nvarchar(10) FK Mã phòng ban
3 MATD Nvarchar(10) FK Mã trình độ
4 MAGD Nvarchar(30) FK Mã gia đình
5 TENNV Nvarchar(30) Tên nhân viên
10 SDT Int Số điện thoại
11 CMND Int Chứng minh nhân dân
STT Tên cột Kiểu dữ liệu Khóa Diễn giải
1 MADA Nvarchar(10) PK Mã dự án
2 TENDA Nvarchar(30) Tên dự án
3 NGAYBD Date Ngày bắt đầu
4 NGAYKT Date Ngày kết thúc
Bảng 3.10: Bảng Nhân viên_ Dự án
STT Tên cột Kiểu dữ liệu Khóa Diễn giải
1 MADA Nvarchar(10) PK Mã dự án
2 MANV Nvarchar(30) PK Mã nhân viên
Varchar(20) Mức độ hoàn thành
Bảng 3.11: Bảng Bảng chấm công
STT Tên cột Kiểu dữ liệu Khóa Diễn giải
1 MABCC Nvarchar(10) PK Mã bảng chấm công
2 MANV Nvarchar(30) FK Mã nhân viên
3 TENNV Nvarchar(30) Tên nhân viên
4 SONGAYLV Int Số ngày làm việc
5 SONGAYNGHI Int Số ngày nghỉ
STT Tên cột Kiểu dữ liệu Khóa Diễn giải
1 MATP Nvarchar(10) PK Mã thưởng, phạt
2 MANV Nvarchar(30) FK Mã nhân viên
3 TENNV Nvarchar(30) Tên nhân viên
4 SONGAYNGHI Int Số ngày nghỉ
STT Tên cột Kiểu dữ liệu Khóa Diễn giải
1 MABL Nvarchar(10) PK Mã bảng lương
2 MANV Nvarchar(30) FK Mã nhân viên
3 TENNV Nvarchar(30) Tên nhân viên
4 SONGAYLV Int Số ngày làm việc
5 TONGLUONGCB Money Tổng lương cơ bản
Hình 3.24 :Mô hình dữ liệu quan hệ
Hình 3.25: Giao diện màn hình quản lý nhân sự
Hình 3.26: Giao diện tạo thông tin hành chính
Hình 3.27: Giao diện tạo thông tin phòng ban
Hình 3.28: Giao diện tìm kiếm hồ sơ nhân viên
Hình 3.29: Giao diện cập nhật số liệu chấm công
Hình 3.30: Giao diện tra cứu số liệu chấm công
Hình 3.31: Giao diện cập nhật bảng lương
Trong quá trình thực hiện đề tài khóa luận về hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty cổ phần Việt Tiến Mạnh, tôi nhận thấy quản lý nhân sự đóng vai trò quan trọng trong các tổ chức Việc triển khai hệ thống thông tin quản lý nhân sự không chỉ cần thiết mà còn giúp nhà quản lý tiết kiệm thời gian và công sức trong việc quản lý và lưu trữ thông tin Do đó, hệ thống này cần đảm bảo tính chính xác, kịp thời và đồng bộ.
Do thời gian làm khóa luận có hạn, mặc dù đã cố gắng và nhận được sự hỗ trợ từ thầy giáo cùng anh chị trong công ty, bài khóa luận vẫn còn một số thiếu sót Tuy nhiên, nghiên cứu đã nêu bật tầm quan trọng của tin học hóa trong quản lý, đặc biệt là trong quản lý nhân sự, thông qua khảo sát, phân tích và thiết kế một giải pháp quản lý nhân sự hoàn chỉnh với các form đơn giản và thân thiện với người dùng.
Em sẽ tiếp tục cải tiến các chức năng của chương trình, đồng thời thiết kế và cài đặt nâng cấp để đáp ứng tốt hơn yêu cầu thực tiễn của bài toán.
Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo tại trường Đại học Thương Mại, đặc biệt là thầy Ths Cù Nguyên Giáp, người đã tận tình hỗ trợ và tạo điều kiện cho em hoàn thành khóa luận tốt nghiệp.
Em xin chân thành cảm ơn!
