1.3 .1Tình hình nghiên cứu trong nước
2.2 Thực trạng về hệ thống thông tin quản lý nhân sự của công ty cổ phần
Việt Tiến Mạnh.
Các nghiệp vụ quản lý nhân sự trong công ty:
- Quản lý hồ sơ nhân sự:
Khi nhân viên được tuyển vào cơng ty, phịng nhân sự cập nhật hồ sơ nhân viên mới, hồ sơ quản lý nhân sự sẽ được lưu trữ tại tủ hồ sơ của phịng nhân sự. Khi có u cầu xem thơng tin của một nhân viên, hồ sơ sẽ được nhân viên phịng nhân sự tìm kiếm trong tủ hồ sơ của phịng nhân sự. Ngồi ra những thơng tin lý lịch của nhân viên còn được lưu trên hệ thống chung của cả công ty theo từng phịng ban. Ngồi các thơng tin về sơ yếu lý lịch, cịn có cả thơng tin về trình độ, thơng tin về gia đình, số bảo hiểm của nhân viên, phụ cấp.
Khi có nhân viên nghỉ việc, hồ sơ nhân viên tiếp tục được lưu trữ tại tủ hồ sơ và lưu trên hệ thống thêm 1 năm để phục vụ cho cơng tác tìm kiếm và kiểm tra nếu cần, sau đó hồ sơ sẽ được hủy đi.
- Quản lý chấm công:
Công ty quản lý việc chấm công thông qua phần mềm Microsoft Excel 2010, quản lý theo các phịng ban. Mỗi file excel gồm 12 bảng tính, mỗi bảng tính là 1 bảng chấm cơng cho các tháng trong một năm. Việc chấm cơng của các phịng sẽ do bộ phận nhân sự thực hiện.
- Quản lý lương:
Cuối tháng bảng chấm công sẽ được tổng hợp và đưa sang phịng kế tốn để tính lương và lập bảng lương. Bảng lương sẽ được trình lên ban giám đốc phê duyệt và trở về phịng kế tốn để trả lương cho nhân viên.
Về hình thức trả lương: Lương của nhân viên được trả vào mùng 5 hàng tháng. Mỗi nhân viên phải có một tài khoản ngân hàng Techcombank. Trả lương bằng cách chuyển tiền vào tài khoản của từng nhân viên.
Các phần mềm ứng dụng phục vụ cho hoạt động quản lý nhân sự trong công ty.
- Phần mềm hệ thống: Windows 7.
- Chương trình bảo vệ máy tính: Sử dụng phần mềm AVAST Business
- Phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word: Sử dụng để soạn thảo thông
tin nhân sự, thông tin tuyển dụng, soạn thảo các loại biên bản, công văn, giấy tờ.
- Phần mềm Microsoft Excel 2010: Sử dụng để chấm công, lưu trữ bảng chấm
công.
Bộ phận nhân sự có những nhiệm vụ sau:
+ Trực điện thoại công ty. + Tuyển dụng.
+ Chấm công nhân viên.
+ Điều động, chuyển giao nhân sự cho phù hợp. + Thực hiện các chế độ bảo hiểm cho nhân viên. + Các công việc khác do ban lãnh đạo yêu cầu.
2.3 Đánh giá thực trạng hệ thống thông tin quản lý nhân sự của công ty cổ phần Việt Tiến Mạnh.
Đánh giá phương pháp quản lý nhân sự hiện tại:
Thơng qua q trình thực tập trực tiếp tại cơng ty cho thấy việc quản lý nhân tự bằng phương pháp hiện tại khơng cịn phù hợp. Hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng phát triển và ngày càng mở rộng, vì vậy quy mơ nhân sự theo đó mà sẽ được mở rộng hơn. Phương thức quản lý hiện tại ngày càng bộc lộ những điểm yếu kém như: tốc độ xử lý thơng tin chậm chạp, tính chính xác khơng cao và khả năng an tồn bảo mật thơng tin kém.
Ưu điểm:
- Tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu do khơng cần phải đầu tư nhiều trang
thiết bị máy móc phục vụ cho việc quản lý nhân sự.
- Khơng địi hỏi nhân viên phải hiểu biết nhiều về HTTT và các trang thiết
Nhược điểm:
- Tốc độ xử lý thông tin chậm chạp: Việc xử lý thông tin trong Công ty cổ
phần Việt Tiến Mạnh chủ yếu là hoạt động thủ công, hơn nữa việc lưu chuyển thơng tin qua các phịng ban cịn phải có thời gian chờ duyệt, chờ in báo cáo. Điều đó làm lãng phí rất nhiều thời gian trong khi mỗi quyết định kịp thời của doanh nghiệp mang lại lợi thế rất lớn trên thị trường.
- Thiếu tính đồng bộ thơng tin: Những thông tin khác nhau được xử lý tách
biệt ở mỗi phịng ban tương ứng, vì vậy sẽ khơng tránh khỏi việc xảy ra những trường hợp trùng lặp hoặc khơng trùng khớp thơng tin do q trình nhập hoặc xử lý thơng tin bị lỗi. Điều đó khiến cho việc chỉnh sửa thơng tin rất khó khăn.
- Tính chính xác thấp: Do khơng có sự đồng bộ hóa thơng tin giữa các
phịng ban, xử lý thơng tin lại diễn ra một cách thủ cơng nên tính chính xác của thông tin bị giảm đi rất nhiều.
- Không hỗ trợ việc ra quyết định: Việc thông tin trong công ty được xử lý
chậm chạp nên sẽ để tuột mất nhiều thời gian ra quyết định quan trọng, hơn nữa việc xử lý thông tin bằng con người sẽ hạn chế việc tóm lược thơng tin hàng ngày cho nhà quản lý khiến việc ra quyết định bị hạn chế.
- An toàn bảo mật kém: Do thông tin lưu trữ rải rác và chủ yếu ở dạng hồ
sơ, giấy tờ nên vấn đề an tồn bảo mật rất kém. Thơng tin dễ mất mát hoặc hư hại theo thời gian.
Đánh giá con người thực hiện quản lý nhân sự.
Ưu điểm: Nhân viên quản lý nhân sự làm việc rất chủ động trong cơng việc, là
người có kinh nghiệm lâu năm và gắn bó lâu dài với cơng ty nên thực hiện cơng tác quản lý nhân sự khá tốt. Thao tác trên máy tính cũng khá nhanh, đặc biệt là thao tác trên word, excel.
Nhược điểm: Nhân viên nhân sự hiểu biết về cơng nghệ thơng tin cịn yếu, đặc
biệt chưa có kinh nghiệm sử dụng các phần mềm quản lý chuyên dụng, vì thế nếu cơng ty triển khai HTTT quản lý nhân sự thì cần phải có thời gian đào tạo nhất định để nhân viên thích ứng với cơng việc trên hệ thống mới. Hệ thống có tốt mà người sử dụng khơng biết cách khai thác hợp lý thì hệ thống cũng trở thành vơ nghĩa.
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHO CÔNG TY CỔ PHẦN VIỆT TIẾN MẠNH