Tác nhân Chức năng Mô tả
Nhân viên nhân sự
Quản lý hồ sơ nhân sự
Quản lý cập nhật thông tin nhân viên, quản lý chức năng tạo, sửa, xóa, tìm kiếm thơng tin nhân viên
Quản lý chấm công
Quản lý số liệu chấm công từ hệ thống, cập nhật số liệu chấm công, lập báo cáo chấm công.
Máy quét vân tay Quản lý chấm công Đưa dữ liệu đầu vào là số liệu chấm công
hàng ngày vào trong hệ thống. Nhân viên kế
toán Quản lý lương
Quản lý bảng lương, thưởng, in và trả lương cho nhân viên công ty.
Ban lãnh đạo
Quản lý hồ sơ nhân viên, quản lý chấm công, quản lý lương.
Xem các thông tin về nhân viên, bảng chấm công, bảng lương.
3.2.1.2 Biểu đồ usecase chi tiết
Usecase quản lý hồ sơ nhân viên
Hình 3.2: Biểu đồ usecase quản lý hồ sơ nhân viênBảng 3.2: Kịch bản mô tả usecase quản lý hồ sơ nhân viên Bảng 3.2: Kịch bản mô tả usecase quản lý hồ sơ nhân viên
Tác nhân Chức năng Mô tả
Nhân viên nhân sự
Tạo hồ sơ nhân viên
Khi có nhân viên mới, phịng nhân sự tạo hồ sơ nhân viên mới. Thơng tin nhân viên cần cập nhật bao gồm: Thơng tin hành chính, thơng tin phịng ban, thơng tin trình độ, thơng tin gia đình,...
Cập nhật hồ sơ nhân viên
- Sửa thơng tin và xóa thơng tin là trường hợp riêng của cập nhật.
+ Sửa hồ sơ: khi cần sửa thông tin về nhân viên hay thơng tin bất kì (cần có chứng từ đối chiếu).
+ Xóa thơng tin: khi nhân viên nghỉ việc hồn tồn được cơng ty chấp nhận hoăc khi nhân viên đó khơng hồn thành nhiệm vụ được giao và bị thơi việc.
Tìm kiếm hồ sơ nhân viên
-Tìm kiếm thơng tin nhân viên: để thực hiện cập nhật thơng tin thì phải thực hiện chức năng tìm kiếm hồ sơ nhân viên cần cập nhật. Chức năng này cho phép nhân viên phịng nhân sự tìm kiếm thơng tin theo mã nhân viên.
Ban lãnh đạo
Tìm kiếm hồ sơ nhân viên
Ban lãnh đạo có thể tìm kiếm thơng tin nhân viên để xem khi cần.
Hình 3.3: Biểu đồ usecase quản lý chấm cơng Bảng 3.3: Kịch bản mô tả usecase quản lý chấm công
Tác nhân Chức năng Mô tả
Nhân viên nhân sự
Lập bảng chấm
cơng Khi có số liệu chấm cơng từ máy quét vân tay cập nhật vào hệ thống, nhân viên nhân sự lập được bảng chấm công gồm số ngày đi làm và số ngày nghỉ của các nhân viên trong công ty.
Cập nhật số liệu chấm cơng
Khi có trường hợp nhầm lần thì có thể chỉnh sửa số liệu chấm công: Chỉnh sửa số ngày đi làm, số ngày nghỉ,...
Tra cứu số liệu chấm công
Tra cứu số liệu chấm cơng: để thực hiện cập nhật thơng tin thì phải thực hiện chức năng tìm kiếm thơng tin chấm cơng của nhân viên cần cập nhật lại. Chức năng này cho phép nhân viên phịng nhân sự tìm kiếm thơng tin chấm công theo mã nhân viên.
Máy quét vân tay
Quản lý số liệu chấm công
Khi nhân viên đến công ty làm việc và trước giờ về sẽ quét vân tay của mình vào máy quét vân tay để ghi nhận giờ đến và giờ về trong ngày. Toàn bộ dữ liệu được lưu vào trong hệ thống để nhân viên nhân sự có thể lập được bảng chấm cơng.
Ban lãnh đạo
Tìm kiếm hồ sơ nhân viên
Ban lãnh đạo có thể tìm kiếm thơng tin chấm công để xem khi cần.
Usecase quản lý lương
Hình 3.4: Biểu đồ usecase quản lý lươngBảng 3.4: Kịch bản mô tả usecase quản lý lươngBảng 3.4: Kịch bản mô tả usecase quản lý lương Bảng 3.4: Kịch bản mô tả usecase quản lý lương
Tác nhân Chức năng Mơ tả
Nhân viên kế tốn
Quản lý lương
Khi nhận được bảng chấm công của nhân viên nhân sự, nhân viên kế tốn tính lương cho nhân viên trong cơng ty bao gồm các khoản tính: Tính lương theo ngày cơng, tính các khoản thưởng- phạt, tính các khoản trích theo lương, tổng lương.
Cập nhật bảng lương
Khi có trường hợp nhầm lần thì có thể chỉnh sửa thơng tin bảng lương: Chỉnh sửa lương theo ngày công, lương theo thưởng- phạt, lương theo các khoản trích theo lương, tổng lương.
Tra cứu bảng lương
Tra cứu thông tin lương của nhân viên: để thực hiện cập nhật bảng lương thì phải thực hiện chức năng tra cứu bảng lương của nhân viên cần cập nhật. Chức năng này cho phép nhân viên kế tốn tìm kiếm thơng tin theo mã nhân viên.
Ban lãnh đạo
Tra cứu bảng lương
Ban lãnh đạo có thể tìm kiếm thông tin lương của nhân viên để xem khi cần.
3.2.2 Biểu đồ lớp
Xác định các lớp thực thể:
- Nhân viên (MaNV, TenNV, DiaChi, TenPB, ChucVu)
- Nhân viên kế toán (MaNV, TenNV, DiaChi, TenPB, ChucVu) - Nhân viên nhân sự (MaNV, TenNV, DiaChi, TenPB, ChucVu)
- Hồ sơ nhân viên (MaNV, MaPB, MaTD, MaGD, TenNV, NgaySinh, GioiTinh, NoiSinh, DiaChi, SDT, CMND, DanToc, TonGiao, ChucVu)
- Hành chính (MaNV, TenNV, NgaySinh, GioiTinh, NoiSinh, DiaChi, SDT, CMND, DanToc, TonGiao, ChucVu)
- Trình độ (MaTD, TenTD, NgoaiNgu, TinHoc)
- Phịng ban (MaPB, TenPB, NghiepVu, SDT, ThoiGianTL)
- Gia đình (MaGD, TThonnhan, TenBo, TenMe, QueQuan, DiaChi)
- Dự án (MaDA, TenDA, NgayBD, NgayKT, MucHoanThanh, MucThuong) - Bảng chấm công (MaBCC, MaNV, TenNV, SoNgayNghi, NgayLap) - Thưởng, phạt (MaTP, MaNV, TenNV, SoNgayNghi, TongThuong, TongPhat, ThoiGian)
- Bảng lương (MaBL, MaNV, TenNV, SoNgayLV, TongLuongCB, TongThuongPhat, TongLuong, NgayLap)
3.2.2.1 Biểu đồ lớp tổng quát
Hình 3.5: Biểu đồ lớp tổng quát
Hình 3.6: Biểu đồ lớp chi tiết
3.2.3 Biểu đồ trạng thái
Biểu đồ trạng thái lớp Hồ sơ nhân viên
Ở bước khởi tạo, những người mới được tuyển dụng vào cơng ty đang ở trạng thái khơng có thơng tin nhân viên trong hệ thống. Họ nộp hồ sơ vào phòng nhân sự và nhân viên nhân sự sẽ tạo hồ sơ nhân viên cho nhân viên mới rồi lưu vào hệ thống, lúc này nhân viên đó ở trạng thái đã có thơng tin.
Hình 3.7: Biểu đồ trạng thái lớp Hồ sơ nhân viên
Biểu đồ trạng thái lớp Bảng lương
Khi phịng nhân sự nhận được bảng chấm cơng từ hệ thống, nhân viên kế tốn sẽ tính lương theo bảng chấm cơng hàng tháng. Tuy nhiên, với những nhân viên nhận được quyết định khen thưởng khi tham gia các dự án thì khi trả lương sẽ nhận được thêm tiền thưởng tương ứng với mức thưởng từ các dự án. Với những nhân viên nhận được quyết định kỉ luật thì số tiền lương nhận được đã bị trừ đi một khoản tiền phạt theo mức phạt quy định của cơng ty.
Hình 3.8: Biểu đồ trạng thái lớp Bảng lương
Biểu đồ trạng thái lớp Thưởng, phạt
Trong quá trình làm việc, những nhân viên tham gia các dự án tùy theo mức độ hoàn thành dự án sẽ được thưởng tương ứng. Ngược lại, những nhân viên vi phạm kỉ luật, nghỉ quá số ngày cho phép sẽ bị phạt và trừ lương.
Hình 3.9: Biểu đồ trạng thái lớp Thưởng, phạt
3.2.4 Biểu đồ tuần tự
Hình 3.11: Biểu đồ tuần tự cập nhật tạo hồ sơ
Hình 3.14: Biểu đồ tuần tự cập nhật số liệu chấm cơng
Hình 3.16: Biểu đồ tuần tự tính lương theo ngày cơng
Hình 3.18: Biểu đồ tuần tự tra cứu lương
3.2.5 Biểu đồ hoạt động
Biểu đồ hoạt động chức năng tạo hồ sơ nhân viên
Sau khi đăng nhập vào hệ thống thành công, ta chọn đến chức năng quản lý hồ sơ nhân viên. Sau đó chọn chức năng tạo hồ sơ để tạo hồ sơ nhân viên cho nhân viên mới, hệ thống sẽ kiểm tra sự tồn tại mã nhân viên và tên nhân viên, cũng như thơng tin nhập vào của nhân viên đó đã chính xác hay chưa. Nếu xác nhận thành cơng thì thêm thành cơng, ngược lại nếu gặp vấn đề cần xác nhận lại lần nữa và giải quyết các xung đột hay sự cố đã xảy ra thì thơng tin chưa được thêm thành cơng. Trong trường hợp thêm thành công thông tin nhân viên, cần lưu thơng tin vào hệ thống và kết thúc.
Hình 3.19: Biểu đồ hoạt động chức năng tạo hồ sơ nhân viên
Biểu đồ hoạt động của chức năng cập nhật số liệu chấm công
Sau khi đăng nhập vào hệ thống thành công, ta chọn đến chức năng Quản lý chấm công, chọn cập nhật số liệu chấm công. Tiếp theo là nhập các thông tin cần thay đổi, sau khi nhập xong hệ thống sẽ kiểm tra tính hợp lệ của thơng tin vừa nhập. Nếu kiểm tra khơng có vấn đề gì thì cập nhật thành cơng, ngược lại nếu gặp vấn đề cần xác nhận lại lần nữa và giải quyết các xung đột hay sự cố đã xảy ra thì chưa cập nhật thành cơng.
Hình 3.20: Biểu đồ hoạt động chức năng cập nhật số liệu chấm công
Biểu đồ hoạt động của chức năng tính lương
Để tính tiền lương ta cần lấy số liệu chấm công từ bảng chấm cơng, sau đó
nhập cơng thức tính lương vào hệ thống. Hệ thống sẽ kiểm tra tính đúng đắn của cơng thức tính lương. Tiếp theo từ số liệu đó thì lập bảng lương, lập bảng danh sách thưởng, phạt rồi kết thúc hoạt động.
3.2.6 Biểu đồ thành phần
Các thành phần của hệ thống bao gồm:
- Giao diện: giao diện cho nhân viên và ban lãnh đạo.
- Chức năng: hệ thống bao gồm các chức năng
+ Quản lý hồ sơ nhân viên + Quản lý chấm công + Quản lý lương
- Cơ sở dữ liệu: chứa tất cả các dữ liệu có liên quan đến hồ sơ nhân viên, chấm
cơng và lương lưu trong hệ thống.
Do hệ thống quản lý nhân sự này sẽ được chạy trên nền tảng windows và sử dụng mạng LAN, nên lựa chọn công nghệ phù hợp để phát triển là C#.
3.2.7 Biểu đồ triển khai
Hình 3.23: Biểu đồ triển khai3.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu và giao diện 3.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu và giao diện
3.3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu
Bảng 3.5: Bảng phòng ban
STT Tên cột Kiểu dữ liệu Khóa Diễn giải
1 MAPB Nvarchar(10) PK Mã phịng ban
2 TENPB Nvarchar(30) Tên phòng ban
3 NGHIEPVU Varchar(30) Nghiệp vụ
4 SDT Int Số điện thoại
Bảng 3.6: Bảng Trình độ
STT Tên cột Kiểu dữ liệu Khóa Diễn giải
1 MATD Nvarchar(10) PK Mã trình độ
2 TENTD Nvarchar(30) Tên trình độ
3 NGOAINGU Varchar(30) Ngoại ngữ
4 TINHOC Varchar(30) Tin học
Bảng 3.7: Bảng Gia đình
STT Tên cột Kiểu dữ liệu Khóa Diễn giải
1 MAGD Nvarchar(30) PK Mã gia đình
2 TTHONNHAN Varchar(30) Tình trạng hơn nhân
3 TENBO Nvarchar(30) Tên bố
4 TENME Nvarchar(30) Tên mẹ
5 QUEQUAN Varchar(50) Quê quán
6 DIACHI Varchar(50) Địa chỉ
Bảng 3.8: Bảng Nhân viên
STT Tên cột Kiểu dữ liệu Khóa Diễn giải
1 MANV Nvarchar(30) PK Mã nhân viên
2 MAPB Nvarchar(10) FK Mã phòng ban
3 MATD Nvarchar(10) FK Mã trình độ
4 MAGD Nvarchar(30) FK Mã gia đình
5 TENNV Nvarchar(30) Tên nhân viên
6 NGAYSINH Date Ngày sinh
7 GIOITINH Varchar(10) Giới tính
8 NOISINH Varchar(50) Nơi sinh
9 DIACHI Varchar(50) Địa chỉ
10 SDT Int Số điện thoại
11 CMND Int Chứng minh nhân dân
12 DANTOC Varchar(20) Dân tộc
13 TONGIAO Varchar(20) Tôn giáo
Bảng 3.9: Bảng Dự án
STT Tên cột Kiểu dữ liệu Khóa Diễn giải
1 MADA Nvarchar(10) PK Mã dự án
2 TENDA Nvarchar(30) Tên dự án
3 NGAYBD Date Ngày bắt đầu
4 NGAYKT Date Ngày kết thúc
Bảng 3.10: Bảng Nhân viên_ Dự án
STT Tên cột Kiểu dữ liệu Khóa Diễn giải
1 MADA Nvarchar(10) PK Mã dự án
2 MANV Nvarchar(30) PK Mã nhân viên
3 MUCDOHOANTHAN
H
Varchar(20) Mức độ hoàn thành
4 MUCTHUONG Money Mức thưởng
Bảng 3.11: Bảng Bảng chấm cơng
STT Tên cột Kiểu dữ liệu Khóa Diễn giải
1 MABCC Nvarchar(10) PK Mã bảng chấm công
2 MANV Nvarchar(30) FK Mã nhân viên
3 TENNV Nvarchar(30) Tên nhân viên
4 SONGAYLV Int Số ngày làm việc
5 SONGAYNGHI Int Số ngày nghỉ
6 NGAYLAP Date Ngày lập
Bảng 3.12: Bảng Thưởng, phạt
STT Tên cột Kiểu dữ liệu Khóa Diễn giải
1 MATP Nvarchar(10) PK Mã thưởng, phạt
2 MANV Nvarchar(30) FK Mã nhân viên
3 TENNV Nvarchar(30) Tên nhân viên
4 SONGAYNGHI Int Số ngày nghỉ
5 TONGTHUONG Money Tổng thưởng
6 TONGPHAT Money Tổng phạt
Bảng 3.12: Bảng Bảng lương
STT Tên cột Kiểu dữ liệu Khóa Diễn giải
1 MABL Nvarchar(10) PK Mã bảng lương
2 MANV Nvarchar(30) FK Mã nhân viên
3 TENNV Nvarchar(30) Tên nhân viên
4 SONGAYLV Int Số ngày làm việc
5 TONGLUONGCB Money Tổng lương cơ bản
6 TONGTHUONGPHA
T
Money Tổng thưởng phạt
7 TONGLUONG Money Tổng lương
8 NGAYLAP Date Ngày lập
3.3.2 Thiết kế giao diện
Hình 3.25: Giao diện màn hình quản lý nhân sự
Hình 3.27: Giao diện tạo thơng tin phịng ban
Hình 3.29: Giao diện cập nhật số liệu chấm công
KẾT LUẬN
Trong thời gian thực hiện đề tài khóa luận “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty cổ phần Việt Tiến Mạnh”, em đã nhận thấy tầm quan trọng của vấn đề quản lý nhân sự trong các cơ quan, cơng ty nói chung và cơng ty em thực tập nói riêng. Việc có một hệ thống thơng tin quản lý nhân sự trong các doanh nghiệp, tổ chức rất là cần thiết, giúp cho nhà quản lý tiết kiệm được thời gian, công sức trong việc quản lý, lưu trữ. Do đó nó địi hỏi thật chính xác, kịp thời và đồng bộ.
Do thời gian làm khóa luận có hạn, dù em đã rất cố gắng và được sự hướng dẫn của thầy giáo, anh chị trong cơng ty nhưng khóa luận của em cũng khơng tránh khỏi nhiều thiếu sót và hạn chế. Tuy nhiên, bài khóa luận đã nêu được tầm quan trọng của việc tin học hóa trong quản lý nói chung và quản lý nhân sự nói riêng, khảo sát và phân tích, thiết kế hồn chỉnh một bài tốn quản lý nhân sự, các from được thiết kế đơn giản, thân thiện với người dùng.
Em sẽ tiếp tục hoàn thiện hơn nữa những chức năng của chương trình và sẽ cố gắng thiết kế và cài đặt, nâng cấp chương trình sao cho phù hợp và đáp ứng được yêu cầu của bài toán trong thực tế.
Cuối cùng một lần nữa em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong trường Đại học Thương Mại và đặc biệt là thầy giáo hướng dẫn Ths. Cù Nguyên Giáp đã tận tình giúp đỡ và tạo điều kiện cho em hồn thành khóa luận tốt nghiệp này.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1] Nguyễn Văn Vỵ (2002), Phân tích thiết kế các hệ thống thơng tin hiện đại, Nhà xuất bản Thống kê, Hà Nội.
[2] Thạc Bình Cường (2009), Giáo trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, Nhà xuất bản Đại học Bách khoa, Hà Nội.
[3] Đặng Văn Đức (2002), Phân tích và thiết kế hướng đối tượng, Nhà xuất bản Giáo Dục, Hà Nội.
[4] Trần Đình Quế - Nguyễn Mạnh Sơn (2007), Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, Học viện cơng nghệ bưu chính viễn thơng, Hà Nội.
[5] Bài giảng Hệ thống thơng tin quản lý, Bộ môn công nghệ thông tin, Trường Đại học Thương Mại.
[6] Tài liệu hướng dẫn thực tập và làm khóa luận tốt nghiệp năm 2018, Khoa Hệ thống thơng tin kinh tế và thương mại điện tử, Trường Đại học Thương Mại.