PHẦN 1 : TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
3.1. Đặc tả yêu cầu hệ thống
3.1.1. Mô tả hệ thống thông tin quản lý bán hàng
Để việc quản lý bán hàng của công ty trở nên hiệu quả thì hệ thống quản lý bán hàng của công ty TNHH Công Nghệ NIW phải ghi nhận được các hoạt động bán hàng và xử lý các công việc thanh tốn với khách hàng. Ngồi ra hệ thống cịn giúp người quản lý nắm bắt tình hình mua bán, doanh thu của cơng ty, việc thống kê được thực hiện hàng tháng, hàng quí; giúp thủ kho quản lý hàng trong kho theo mã hàng hóa, kiểm kê hang hóa trong kho; giúp nhân viên bán hàng tính tiền những mặt hàng mà khách hàng mua và lập hóa đơn cho khách.
Quản lý bán hàng: Khi khách hàng mua hàng, họ xem hàng, tìm hiểu những thơng tin về mặt hàng mình cần mua. Thơng tin hàng bao gồm: mã hàng hóa, tên hàng hóa, nhà sản xuất, hạn sử dụng, đơn vị tính, đơn giá. Nhân viên thu ngân ghi nhận mặt hàng và thực hiện thanh tốn cho khách hàng. Hệ thống tính, hiển thị tổng tiền bán hàng, số tiền dư phải trả lại và in hóa đơn cho khách. Trong hóa đơn ghi rõ: mã hóa đơn, mã nhân viên, ngày lập mã hàng, số lượng, đơn giá và tổng tiền. Nhân viên nhận tiền và gia hàng kèm hóa đơn cho khách. Kết thúc phiên làm việc.
Quản lý xuất, nhập hàng: Do thủ kho chịu trách nhiệm.
Nhập hàng: Khi hàng trong kho hết hoặc không đủ đáp ứng cho khách, thu kho sẽ báo cáo lên bộ phận quản lý để liên hệ với nhà cung cấp. Sau đó bộ phận quản lý sẽ gửi đơn đặt hàng và cập nhật thông tin nhà cung cấp. Thông tin về nhà cung cấp bao gồm: Mã nhà cung cấp, tên nhà cung cấp, địa chỉ, điện thoại. Khi có hàng về thủ kho sẽ nhận hàng, kiểm kê hàng hóa. Nếu đã đạt u cầu thì thủ kho nhập hàng vào kho, lập phiếu nhập và thanh toán tiền cho nhà cung cấp.
Xuất hàng: Khi nhận được nhu cầu mua hàng từ khách hàng, quản lý sẽ gửi yêu cầu đến thủ kho. Nhân viên thủ kho kiểm tra số lượng mặt hàng trong kho. Nếu con đủ số lượng thì tiến hành lập phiếu xuất gồm mã phiếu xuất, thông
tin người xuất, thông tin người nhận, ngày xuất và thông tin hàng xuất. Nếu khơng đủ số lượng thì tiến hành từ chối đơn hàng.
Quản lý khách hàng: Để tiện cho việc theo dõi những khách hàng đã mua hàng thì sau khi mua hàng hệ thơng sẽ lưu khách hàng theo danh sách. Đối với danh sách này thì có thể cập nhật thêm thông tin gồm: Mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại hay sửa, xóa thơng tin khách hàng.
Thống kê, báo cáo: Để tiện cho việc theo dõi tình hình kinh doanh, kế tốn sẽ phải làm thống kê báo cáo gửi lên bộ phận quản lý. Báo cáo bao gồm số lượng hàng bán, hàng tồn kho, tình trạng hàng hóa hiện tại. Thống kê doanh thu, hóa đơn, phiếu nhập, phiếu xuất gửi cho bộ phận quản lý.
3.1.2. Xác định yêu cầu của hệ thống
Yêu cầu hệ thống bán hàng
Đối với hệ thống quản lý bán hàng thì việc bảo mật dữ liệu là hết sức quan trong, dữ liệu về doanh số bán hàng vad doanh thu bán hàng khơng thể để lọt ra ngồi, nếu lọt ra ngoài sẽ gậy hậu quả rất nghiêm trọng. Ngay cả những người liên quan đến hệ thống cũng hạn chế về những thông tin như: tài chính, tình hình kinh doanh…Chính vì vậy hệ thống cần phần quyền như yêu cầu đăng nhập khi sử dụng hay một số chức năng hạn chế nào đó. Trong hệ thống người quản trị và người quản lý sẽ được toàn quyền sử dụng các chức năng của hệ thống; Nhân viên bán hàng có nhiệm vụ lập hóa đơn thơng tin hàng; nhân viên kế tốn có thể truy xuất các chức năng tra cứu, báo cáo.
Yêu cầu chương trình
- Đảm bảo tính bảo mật của cơ sở dữ liệu.
- Hỗ trợ người dùng cập nhật, sửa đổi, tìm kiếm thơng tin thơng qua các form và tự động tính tốn các thơng số.
- Quản lý hóa đơn và phiếu xuất nhập.
- Hỗ trợ làm báo cáo doanh thu của công ty.
Ngồi ra chương trình phải được thiết kế giao diện dễ nhìn, khoa học, dễ sử dụng, có đầy đủ các chức năng như tìm kiếm, lọc danh sách, tính tốn…