TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
Tổng quan về đề tài nghiên cứu
1.2.1 Tình hình nghiên cứu ngoài nước
Hệ thống quản lý nhân sự đã tồn tại từ lâu và đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao năng suất làm việc của tổ chức, doanh nghiệp Trong những năm gần đây, nhiều hệ thống quản lý nhân sự mới, hiệu quả hơn đã được phát triển để thay thế các phần mềm cũ, với mục tiêu cải tiến tốc độ, tính bảo mật và hiệu quả trong quản lý nhân sự Các phần mềm quản lý nhân sự nổi bật trên thế giới bao gồm gói quản trị nguồn lực (ERP), hệ thống chấm công và nghỉ phép (E-Roster), hệ thống quản lý thông tin nhân viên (Personnel Information) và hệ thống tính lương (Payroll).
1.2.2 Tình hình nghiên cứu trong nước
Phần mềm quản lý nhân sự đã xuất hiện từ lâu trên thế giới nhưng chỉ mới phổ biến tại Việt Nam trong khoảng hơn mười năm qua, nhờ vào sự phát triển của công nghệ thông tin Hiện nay, phần mềm này đã trở thành công cụ quan trọng trong hầu hết các doanh nghiệp vừa và lớn Nhận thức được tầm quan trọng của quản lý nhân sự, nhiều công trình nghiên cứu đã được thực hiện để tìm hiểu và cải thiện lĩnh vực này.
Luận văn tốt nghiệp của Vũ Anh Quyết, sinh viên lớp Tin 44C tại Khoa Quản trị hệ thống thông tin kinh tế, Đại học Kinh tế quốc dân, mang tên “Thiết kế phần mềm quản lý nhân sự tại mỏ than Cọc Sáu” Tác giả đã trình bày rõ ràng các lý thuyết về phương pháp phát triển hệ thống thông tin quản lý và quy trình phân tích thiết kế hệ thống theo hướng cấu trúc Luận văn đã hoàn thành đầy đủ các bước phân tích thiết kế hệ thống thông tin và xây dựng mã chương trình hiệu quả.
- Khóa luận với đề tài “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty
TNHH Hưng Long” của Nguyễn Hoàng Đức, K55–Khoa Máy tính, Trường Đại học
Bách Khoa TP Hồ Chí Minh nổi bật với giao diện thân thiện và dễ sử dụng, giúp người dùng dễ dàng làm quen với hệ thống cũ Hệ thống này hoàn toàn lưu trữ dữ liệu và cung cấp thông tin được xử lý chính xác, đáp ứng một phần nhu cầu của thực tế Tuy nhiên, hệ thống cơ sở dữ liệu hiện tại vẫn còn tồn tại nhược điểm, khi chỉ được xây dựng trên máy cục bộ và chưa hoàn thiện các chức năng quản lý cần thiết cho một hệ thống thông tin mạng đầy đủ.
Khóa luận "Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty TNHH TBA Việt Nam" của Hoàng Thế Quyền, sinh viên K52 Khoa Công nghệ thông tin, Đại học Vinh, đã khái quát các chức năng cơ bản trong quản lý nhân sự như chấm công và quản lý hồ sơ nhân viên Tuy nhiên, tác giả chưa phân tích thiết kế chức năng quản lý công việc của nhân viên, và một số chức năng như tính lương chưa thực sự hiệu quả, cùng với một số chức năng dư thừa khác cần được cải thiện.
Sau khi nghiên cứu và đánh giá các đề tài, tôi đã quyết định chọn phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống thông tin theo hướng đối tượng để thực hiện dự án này, nhằm tận dụng những điểm mạnh và khắc phục những hạn chế của các phương pháp trước đó.
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
Hệ thống hóa kiến thức về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin trong doanh nghiệp bao gồm các khái niệm cơ bản, phân loại hệ thống và các phương pháp phân tích thiết kế Việc nắm vững những lý luận này giúp nâng cao hiệu quả trong việc triển khai và quản lý hệ thống thông tin, từ đó tối ưu hóa quy trình hoạt động của doanh nghiệp.
Hệ thống hóa kiến thức lý luận cơ bản về quản lý nhân sự là một bước quan trọng trong việc xây dựng nền tảng quản lý nhân sự hiệu quả Thông qua việc hệ thống hóa kiến thức này, doanh nghiệp có thể hiểu rõ hơn về các mô hình quản lý nhân sự nói chung và mô hình quản lý nhân sự đặc thù của công ty mình Điều này giúp doanh nghiệp xác định được những điểm mạnh, điểm yếu và cơ hội để cải thiện và phát triển chiến lược quản lý nhân sự phù hợp.
Dựa trên nghiên cứu thực trạng quản lý nhân sự tại công ty, bài viết đề xuất các giải pháp khả thi và tiến hành phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự Mục tiêu là xây dựng một hệ thống thông tin phù hợp, thiết thực, nhằm nâng cao hiệu quả trong hoạt động quản lý nhân sự và cải thiện kết quả công việc.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
Thứ nhất là hệ thống thông tin quản lý và các thành phần của hệ thống thông tin quản lý nhân sự
Thứ hai là hệ thống nhân sự, các thông tin về nhân sự, quy trình quản lý nhân sự của công ty xuất nhập khẩu ngành in SIC.
Thứ ba, các kiến thức phân tích thiết kế hướng đối tượng.
1.4.2 Phạm vi đề tài nghiên cứu
Về không gian: Quá trình nghiên cứu được thực hiện ở công ty xuất nhập khẩu ngành in SIC.
Về thời gian: Đề tài sử dụng số liệu liên quan của công ty giai đoạn 2013- 2015.
Phương pháp nghiên cứu đề tài
Đề tài này được thực hiện dựa trên các phương pháp sau:
- Phương pháp thu nhập tài liệu + Điều tra trắc nghiệm: đây là phương pháp sử dụng mẫu phiếu điều tra khảo sát tại công ty
Trong quá trình thực tập tổng hợp tại công ty, việc điều tra trực tiếp được thực hiện thông qua phỏng vấn nhân viên các phòng ban, nhằm thu thập thông tin cần thiết cho nghiên cứu.
+ Quan sát trực tiếp cơ sở hạ tầng, môi trường làm việc của công ty để nắm bắt được các nghiệp vụ quản lý nhân sự tại công ty
Thu thập tài liệu về cơ sở lý luận và các lý thuyết liên quan đến hệ thống thông tin, cũng như phân tích và thiết kế hệ thống từ nhiều nguồn tài nguyên khác nhau như sách, báo và internet là rất quan trọng Việc này giúp cung cấp nền tảng vững chắc cho việc nghiên cứu và phát triển các hệ thống thông tin hiệu quả.
- Tổng hợp, phân tích và xử lý số liệu
Khóa luận sử dụng nhiều phương pháp nghiên cứu tổng hợp như phân tích, so sánh, thống kê và tổng hợp Việc thiết kế hệ thống thông tin nhân sự được thực hiện theo phương pháp hướng đối tượng.
Phương pháp so sánh và đối chiếu là cách tiếp cận hiệu quả nhằm đối chiếu lý luận với thực tiễn, giúp xác định và giải quyết những khó khăn, thách thức còn tồn tại trong nội bộ công ty.
Bài viết này sẽ giúp chúng ta phân tích hiệu quả thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho công ty xuất nhập khẩu ngành in SIC.
Phương pháp phân tích và tổng hợp lý thuyết là cách tiếp cận hiệu quả để khám phá và khai thác các khía cạnh khác nhau của lý thuyết về hệ thống thông tin quản lý Bằng cách phân tích lý thuyết thành các bộ phận cấu thành và mối quan hệ, người nghiên cứu có thể nhận thức và lựa chọn thông tin cần thiết cho đề tài của mình Sau đó, phương pháp tổng hợp lý thuyết được áp dụng để liên kết các phần lại thành một chỉnh thể hoàn chỉnh, hỗ trợ quá trình tìm kiếm và nghiên cứu cơ sở lý luận liên quan đến đề tài nghiên cứu.
Kết cấu khóa luận
Ngoài các phần như: Lời cảm ơn; Mục lục; Danh mục bảng, biểu, sơ đồ, hình vẽ;
Danh mục từ viết tắt thì khóa luận tốt nghiệp bao gồm 3 phần chính:
Phần 1: Tổng quan về đề tài nghiên cứu
Đề tài này có vai trò quan trọng trong việc giải quyết những vấn đề cấp thiết hiện nay, nhằm nâng cao nhận thức và tìm ra giải pháp hiệu quả Mục tiêu cụ thể của nghiên cứu là xác định và phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến vấn đề được đề cập Đối tượng nghiên cứu bao gồm các cá nhân và tổ chức liên quan, trong khi phạm vi nghiên cứu sẽ tập trung vào những khía cạnh chính của đề tài Phương pháp thực hiện sẽ bao gồm khảo sát, phỏng vấn và phân tích dữ liệu để đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của kết quả.
Phần 2: Cơ sở lý luận và thực trạng HTTT quản lý nhân sự cho công ty cổ phần xuất nhập khẩu ngành in SIC
Bài viết hệ thống hóa kiến thức lý luận về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, cùng với mô hình quản lý nhân sự của Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu Ngành In SIC Nó thực hiện phân tích và đánh giá thực trạng quản lý nhân sự tại công ty, từ đó đề xuất các giải pháp phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý.
Phần 3: Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho công ty cổ phần xuất nhập khẩu ngành in SIC Phân tích thiết kế hệ thống thông tin, từ các sơ đồ hướng đối tượng như use case, sơ đồ lớp, sơ đồ hoạt động, sơ đồ trạng thái cho đến việc thiết kế hệ thống cho công ty theo hướng đối tượng Tổng kết lại đề tài nghiên cứu khóa luận và đưa ra hướng phát triển của đề tài.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ
Cơ sở lý luận
2.1.1 Tổng quan về PTTK hệ thống Phần này sẽ trình bày những nội dung như một số khái niệm cơ bản, một số lý thuyết về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin.
2.1.1.1 Một số khái niệm cơ bản
Hệ thống là một tập hợp các phần tử có mối quan hệ và ràng buộc lẫn nhau, hoạt động đồng bộ để đạt được mục tiêu chung (Nguồn: giáo trình “phân tích và thiết kế HTTT” của Thạc Bình Cường, nhà xuất bản Thống Kê, Hà Nội).
Hệ thống thông tin bao gồm con người, thiết bị phần cứng, phần mềm và dữ liệu, hoạt động để thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin Tất cả diễn ra trong một môi trường có những ràng buộc nhất định.
Mỗi hệ thống thông tin có 5 bộ phần chính là phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, mạng và con người.
Hình 2.1: Sơ đồ tổng quát các thành phần của HTTT
(Nguồn: Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý, Đại học Thương mại)
Phần cứng là các bộ phận cụ thể của máy tính và hệ thống mạng, đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ hoạt động của hệ thống thông tin Trong hệ thống thông tin, phần cứng được sử dụng như công cụ kỹ thuật để thu thập, xử lý và truyền thông tin hiệu quả.
Phần mềm là tập hợp các lệnh được lập trình bằng một hoặc nhiều ngôn ngữ, được sắp xếp theo một trật tự nhất định để tự động hóa các chức năng hoặc giải quyết các vấn đề cụ thể.
Dữ liệu là tài nguyên quan trọng, bao gồm các cơ sở dữ liệu, được tổ chức thành các bảng liên quan và lưu trữ trên thiết bị tin học Cơ sở dữ liệu được quản lý bởi hệ thống chương trình máy tính, cung cấp thông tin cho nhiều người dùng khác nhau Để đảm bảo người sử dụng có thể truy cập thông tin một cách dễ dàng, thuận tiện và nhanh chóng, cơ sở dữ liệu cần được thu thập, lựa chọn và tổ chức một cách khoa học.
Mạng máy tính là tập hợp các máy tính độc lập được kết nối qua các đường truyền vật lý, cho phép chia sẻ tài nguyên và trao đổi thông tin giữa người sử dụng ở các vị trí địa lý khác nhau Hệ thống mạng đảm bảo việc quản lý tài nguyên một cách thống nhất và tập trung.
Con người là yếu tố quyết định trong hệ thống thông tin (HTTT), đóng vai trò chủ thể điều hành và sử dụng hệ thống Mặc dù phần cứng và phần mềm là trung tâm của HTTT, nhưng con người vẫn là nhân tố quan trọng nhất, chịu trách nhiệm thu thập và xử lý dữ liệu để máy tính hoạt động hiệu quả Quản trị nhân sự trong HTTT tại doanh nghiệp là một nhiệm vụ lâu dài và đầy thách thức.
- Hệ thống thông tin quản lý (Management Infomation System)
Hệ thống thông tin quản lý (HTTT) hỗ trợ các hoạt động quản lý như lập kế hoạch, giám sát, tổng hợp, báo cáo và ra quyết định, đặc biệt tại các cấp quản lý bậc trung.
+ Nhiệm vụ HTTT quản lý
Nhiệm vụ đối ngoại bao gồm việc thu thập thông tin từ bên ngoài hệ thống để hỗ trợ các hoạt động nội bộ, đồng thời cung cấp thông tin ra ngoài như giá cả thị trường, nguồn lao động và nhu cầu hàng hóa.
Nhiệm vụ đối nội đóng vai trò cầu nối giữa các bộ phận trong hệ thống kinh doanh, cung cấp thông tin cho hệ tác nghiệp và hệ quyết định Nó phản ánh tình trạng nội bộ của tổ chức và tình hình hoạt động kinh doanh của hệ thống thông tin doanh nghiệp.
Hệ thống thông tin quản lý (HTTT quản lý) với hạt nhân là cơ sở dữ liệu (CSDL) hợp nhất có khả năng hỗ trợ đa dạng các lĩnh vực chức năng khác nhau Các chức năng chính của HTTT quản lý bao gồm việc thu thập, xử lý và phân tích dữ liệu để phục vụ cho việc ra quyết định hiệu quả.
Thu nhập, phân tích và lưu trữ thông tin một cách có hệ thống là quá trình quan trọng, giúp cấu trúc hóa những dữ liệu hữu ích để dễ dàng lưu trữ và khai thác trên các thiết bị công nghệ thông tin.
Thay đổi, sửa chữa, tiến hành tính toán trên các nhóm chỉ tiêu, tạo ra các thông tin mới
Phân phối và cung cấp thông tin
Chất lượng của hệ thống thông tin quản lý được xác định dựa trên ba yếu tố chính: tốc độ phản hồi nhanh chóng với các yêu cầu thông tin, tính linh hoạt của hệ thống và mức độ toàn vẹn, đầy đủ của dữ liệu trong hệ thống.
+ Các loại HTTT quản lý thông dụng
Có nhiều cách khác nhau để phân loại HTTT, dưới đây là phân loại HTTT theo lĩnh vực ngành nghề hoạt động mà HTTT được ứng dụng.
Hệ thống thông tin kế toán (AIS) là một thành phần quan trọng trong hệ thống thông tin quản lý, có chức năng thu thập, xử lý và báo cáo các thông tin liên quan đến các giao dịch tài chính.
Thực trạng HTTT quản lý nhân sự cho công ty xuất nhập khẩu ngành in SIC
- Tên công ty: Công ty cổ phần xuất nhập khẩu ngành in SIC
- Tên giao dịch: SIC PRIMEX JSC
- Địa chỉ: 352 Giải Phóng- Thanh Xuân- Hà Nội
Công ty SIC PRIMEX JSC, được thành lập vào tháng 6 năm 2006, chuyên cung cấp máy móc, thiết bị và vật tư ngành in như máy cán màng nhiệt, máy dán hộp, và máy làm lịch Ngoài ra, công ty còn phân phối bản kẽm in ctp, ps, mực in, keo dán và hóa chất ngành in Để nâng cao chất lượng dịch vụ, SIC PRIMEX đang xây dựng mạng lưới xuất kẽm ctp nhằm đáp ứng nhu cầu in nhanh và chất lượng cao Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và sáng tạo, công ty cam kết cung cấp hàng trăm sản phẩm chất lượng với giá cả hợp lý, luôn hướng đến sự hài lòng của khách hàng và nỗ lực hoàn thiện để trở thành người bạn đồng hành tin cậy của các nhà in.
2.2.2 Phân tích thực trạng HTTT quản lý nhân sự cho công ty xuất nhập khẩu ngành in SIC
Công ty xuất nhập khẩu ngành in SIC áp dụng chế độ làm việc 6 ngày mỗi tuần, với giờ làm 8h mỗi ngày và nghỉ chủ nhật Nhân viên có thể làm thêm vào chủ nhật tùy thuộc vào nhu cầu công việc và sự điều động của công ty Dưới đây là các công việc cụ thể trong quản lý nhân sự tại công ty.
Quản lý hồ sơ nhân viên là một phần quan trọng trong công tác nhân sự, bao gồm việc thêm hồ sơ nhân viên mới, tìm kiếm và chỉnh sửa thông tin, cũng như xóa hồ sơ không còn cần thiết Hồ sơ nhân viên chứa các thông tin thiết yếu như mã nhân viên, tên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ, số điện thoại và chứng minh nhân dân, giúp đảm bảo việc quản lý thông tin nhân sự hiệu quả và chính xác.
Nhân viên phòng kế toán chịu trách nhiệm quản lý lương bằng cách chấm công và tính lương dựa trên hệ số lương tương ứng với chức vụ của từng nhân viên Mỗi chức vụ sẽ có mức lương cụ thể, đảm bảo sự công bằng trong việc chi trả.
Vào cuối tháng cuối quý, các bộ phận phụ trách sẽ tiến hành báo cáo và thống kê thông tin cá nhân cũng như thông tin lương của nhân viên theo yêu cầu của ban lãnh đạo Ban giám đốc cũng có quyền yêu cầu báo cáo bất kỳ lúc nào, bao gồm thông tin chi tiết về bảng lương và hồ sơ nhân viên.
Kể từ khi thành lập vào năm 2006, công ty đã ghi nhận sự tăng trưởng liên tục về nguồn nhân sự, hiện có hơn 76 nhân viên Trong năm 2016, công ty dự kiến sẽ tuyển thêm nhân viên nhằm mở rộng các chi nhánh mới.
Quản lý nhân sự ngày càng trở nên quan trọng và phức tạp, đòi hỏi nhiều thời gian và công sức từ công ty Do đó, xây dựng lực lượng nhân sự bền vững là mục tiêu dài hạn Tuy nhiên, theo khảo sát hiện tại, nhiều công ty vẫn chưa áp dụng phần mềm chuyên dụng cho công tác quản lý nhân sự, điều này được thể hiện rõ qua kết quả của quá trình điều tra.
Thực trạng tình hình sử dụng phần mềm quản lý nhân sự trông công ty
Thực trạng sử dụng phần mềm
Có sử dụng Không sử dụng Không biết
Hình 2.2: Thực trạng tình hình sử dụng phần mềm quản lý nhân sự trông công ty
(Nguồn: Kết quả xử lý phiếu điều tra bằng Excel)
Kết quả cho thấy công ty vẫn đang quản lý nhân sự theo hình thức tin học hóa cục bộ và chưa có sự thống nhất, chủ yếu dựa vào sổ sách và các công cụ văn phòng như Word và Excel để xử lý thông tin Điều này dẫn đến việc chưa hình thành một hệ thống quản lý nhân sự rõ ràng, khiến cho việc xuất báo cáo về tình trạng học vấn, bằng cấp và quá trình công tác của nhân viên theo yêu cầu của ban giám đốc trở nên khó khăn.
Đánh giá từ thực trạng hệ thống thông tin quản lý nhân sự hiện tại của công ty cho thấy nhu cầu xây dựng một hệ thống hoàn toàn mới là rất cần thiết, theo ý kiến của đa số nhân viên.
Kết quả phỏng vấn được thể hiện qua hình dưới đây:
Nhu cầu xây dựng HTTT quản lý nhân sự
Nhu cầu xây dựng HTTT quản lý nhân sự
Cần thiết Không cần thiết
Hình 2.3: Nhu cầu xây dựng HTTT quản lý nhân sự cho công ty
(Nguồn: Kết quả xử lý phiếu điều tra bằng Excel)
Hiện nay, việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý nhân sự hiệu quả là yêu cầu cấp thiết cho công ty xuất nhập khẩu ngành in SIC, nhằm tối ưu hóa việc quản lý và sử dụng nguồn nhân lực.
2.2.3 Đánh giá thực trạng HTTT quản lý nhân sự cho công ty xuất nhập khẩu ngành in SIC
2.2.3.1 Những ưu điểm của quá trình quản lý nhân sự ở công ty
Công ty đã trải qua quá trình quản lý nhân sự phát triển mạnh mẽ nhờ vào đội ngũ nhân viên trẻ, chuyên nghiệp và có trình độ cao, sẵn sàng học hỏi và thích nghi với những thay đổi, đặc biệt là khi triển khai ứng dụng hệ thống quản lý nhân sự mới.
Công việc quản lý nhân sự trong công ty chủ yếu liên quan đến việc làm việc và quản lý trên sổ sách, cùng với việc sử dụng các công cụ tin học văn phòng Do đó, không yêu cầu người thực hiện phải có trình độ chuyên môn cao mà vẫn có thể đảm nhiệm công việc này.
Công ty thường xuyên tổ chức các khóa đào tạo cho nhân viên nhằm nâng cao trình độ và kỹ năng, giúp họ tiếp cận những tiến bộ trong khoa học kỹ thuật và công nghệ thông tin để phục vụ hiệu quả cho hoạt động của công ty.
2.2.3.2 Những nhược điểm của quá trình quản lý nhân sự ở công ty:
Tuy có những ưu điểm nhất định nhưng hệ thống hiện tại luôn gặp phải rất nhiều nhược điểm, cụ thể như là:
Việc sử dụng phương pháp thủ công trong quản lý nhân sự dẫn đến sai sót trong số liệu, quá trình xử lý thông tin chậm và thiếu chính xác Điều này dễ gây nhầm lẫn mà khó phát hiện do quy trình quản lý chỉ được thực hiện trên Excel, ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động của công ty.
Ban lãnh đạo không nhận được báo cáo kịp thời về tình hình học vấn, bằng cấp, quá trình công tác và mức lương của nhân viên, dẫn đến việc không đáp ứng được nhu cầu thông tin cần thiết.
PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHO CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU NGÀNH IN SIC
Mô tả bài toán quản lý nhân sự cho công ty xuất nhập khẩu ngành in SIC
Dựa trên công tác quản lý nhân sự tại công ty, quy trình quản lý nhân sự của công ty xuất nhập khẩu ngành in SIC được thực hiện một cách hiệu quả và có hệ thống.
Nhân viên muốn gia nhập công ty cần nộp hồ sơ theo quy định tuyển dụng và tham gia phỏng vấn Nếu đủ tiêu chuẩn, họ sẽ được tuyển dụng và ký hợp đồng lao động Sau đó, nhân viên hoàn thiện hồ sơ và nộp cho công ty, hồ sơ này sẽ được hệ thống tiếp nhận, lưu trữ và cập nhật khi cần thiết Hợp đồng lao động sẽ được lưu trữ cùng với hồ sơ nhân viên.
Thông tin nhân viên bao gồm mã nhân viên, tên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ và số điện thoại Nhân viên được phân chia theo phòng ban và giữ các chức vụ khác nhau, mỗi người chỉ thuộc về một phòng ban, trong khi một phòng ban có thể có nhiều nhân viên Ngoài thông tin cá nhân, còn có thông tin công ty và hợp đồng lao động, bao gồm ngày ký kết, thời hạn, công việc và chế độ làm việc.
Nhân viên quản lý nhân sự có khả năng dễ dàng bổ sung, sửa đổi hoặc xóa thông tin trong hồ sơ nhân viên Mỗi tháng, nhân viên kế toán sẽ tổng hợp bảng chấm công, tính lương dựa trên hệ số lương và lập bảng lương cho từng nhân viên.
3.1.2 Phân tích yêu cầu chức năng hệ thống Để thuận tiện cho việc quản lý hồ sơ nhân viên hệ thống cho phép nhân viên quản lý nhân sự đăng nhập vào hệ thống thông qua tài khoản để thực hiện các chức năng thêm, sửa hay xóa hồ sơ nhân viên Hệ thống quản lý nhân sự còn hỗ trợ chức năng lập báo cáo, thống kê cho nhân viên quản lý nhân sự Báo cáo sẽ gửi đến cho ban lãnh đạo công ty xem và đưa ra cách quản lý phù hợp hơn Hệ thống cũng cho phép nhân viên kế toán đăng nhập vào hệ thống thông qua tài khoản để thực hiện việc quản lý lương Bên cạnh đó, hệ thống cũng cho phép nhân viên trong công ty và ban lãnh đạo đăng nhập vào hệ thống thông qua tài khoản để tìm kiếm thông tin cá nhân và thông tin về lương của nhân viên.
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự của công ty bao gồm 4 chức năng chính như sau:
Quản lý hồ sơ nhân viên là chức năng quan trọng, cho phép nhân viên quản lý nhân sự thêm mới hồ sơ, tìm kiếm và chỉnh sửa thông tin, cũng như xóa hồ sơ nhân viên khi cần thiết.
Quản lý tiền lương: Chức năng này cho phép nhân viên kế toán chấm công và tính lương cho nhân viên.
Chức năng báo cáo và thống kê giúp nhân viên quản lý nhân sự dễ dàng tổng hợp và phân tích thông tin cá nhân cũng như dữ liệu lương của nhân viên.
Tìm kiếm: Chức năng này cho phép nhân viên và ban lãnh đạo tìm kiếm các thông tin cá nhân và thông tin về lương của nhân viên.
3.1.3 Các yêu cầu của hệ thống
Hệ thống cần đảm bảo các yêu cầu sau:
Mỗi người dùng được cấp một tài khoản riêng, bao gồm tên người dùng và mật khẩu, nhằm bảo vệ thông tin khỏi truy cập trái phép Quyền truy cập thông tin sẽ phụ thuộc vào các quyền mà người quản trị cấp cho từng người dùng.
Hệ thống cần được thiết kế linh hoạt và thông minh, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc cải tiến và nâng cấp sau này Bên cạnh việc cung cấp các báo cáo sao kê theo quy định, chương trình cũng cho phép người dùng dễ dàng tìm kiếm thông tin cần thiết, bao gồm thông tin cá nhân và thông tin lương của nhân viên.
Giao diện nhập liệu cần phải đẹp mắt và thân thiện, giúp người dùng dễ dàng thao tác Hệ thống cần kiểm tra chặt chẽ các bước nhập để giảm thiểu sai sót, tự động điền các tham số cần thiết và chuyển sang phần tiếp theo khi hoàn tất một phần, từ đó nâng cao hiệu quả và độ chính xác trong quá trình nhập liệu.
Về mặt truy cập thông tin: Hệ thống đảm bảo cho khả năng truy cập các thông tin linh hoạt, nhanh chóng và an toàn hơn.
Phân tích hệ thống
3.2.1 Xác định các tác nhân, đặc tả hệ thống
Bảng 3.1: Xác định, đặc tả các tác nhân
Tác nhân Ca sử dụng Mô tả
Nhân viên quản lý nhân sự có thể đăng nhập vào hệ thống bằng tài khoản cá nhân (tên người dùng và mật khẩu) để thực hiện các chức năng quan trọng như quản lý hồ sơ nhân viên, tạo báo cáo và thống kê.
Quản lý thông tin nhân viên , hồ sơ nhân viên
Nhân viên quản lý nhân sự có thể thêm mới, sửa, xóa thông tin cá nhân và hồ sơ nhân viên.
Nhân viên quản lý nhân sự có khả năng báo cáo và thống kê thông tin nhân viên theo yêu cầu của ban lãnh đạo.
Nhân viên quản lý nhân sự thực hiện việc tìm kiếm thông tin cá nhân và mức lương của nhân viên nhằm phục vụ cho các chức năng liên quan khác trong tổ chức.
Nhân viên kế toán có thể đăng nhập vào hệ thống bằng tài khoản (tên người dùng và mật khẩu) để thực hiện các chức năng quan trọng như cập nhật bảng chấm công và tính lương.
Chấm công Nhân viên kế toán thêm mới, sửa, xóa bảng chấm công của nhân viên
Tính lương Nhân viên kế toán thực hiện việc tính lương cho nhân viên
Ban lãnh đạo có thể đăng nhập vào hệ thống bằng tài khoản (tên người dùng và mật khẩu) để thực hiện chức năng tìm kiếm thông tin Họ có khả năng tìm kiếm thông tin cá nhân và lương của nhân viên một cách dễ dàng.
Nhân viên Đăng nhập Nhân viên có tài khoản (tên người dùng và mật khẩu) có thể đăng nhập vào hệ thống để thực hiện chức năng tìm kiếm
Tìm kiếm thông tin của nhân viên
Nhân viên trong công ty có thể tìm kiếm thông tin cá nhân và lương của nhân viên
3.2.2 Vẽ biểu đồ usecase tổng quát
Biểu đồ 3.1: Biểu đồ usecase tổng quát
Biểu đồ Use Case tổng quát mô tả quy trình quản lý nhân sự và kế toán Nhân viên quản lý nhân sự đăng nhập để quản lý hồ sơ và báo cáo thống kê, trong khi nhân viên kế toán thực hiện quản lý lương Sau khi đăng nhập, cả nhân viên và ban lãnh đạo có thể tìm kiếm thông tin cá nhân và lương của nhân viên, với chức năng tìm kiếm hỗ trợ cho các hoạt động quản lý khác.
Các usecase phân rã bao gồm:
Usecase phân rã quản lý hồ sơ NV
Biểu đồ 3.2: Biểu đồ phân rã usecase quản lý HSNV
Usecase phân rã quản lý lương
Biểu đồ 3.3: Biểu đồ phân rã usecase quản lý lương Usecase phân rã chức năng báo cáo, thống kê
Biểu đồ 3.4: Biểu đồ phân rã usecase báo cáo, thống kê Usecase phân rã chức năng tìm kiếm
Biểu đồ 3.5: Biểu đồ phân rã usecase tìm kiếm
Biểu diễn kịch bản cho từng use case:
Biểu diễn kịch bản cho use case “Đăng nhập”
Bảng 3.2: Kịch bản cho use case “Đăng nhập”
Trong trường hợp sử dụng đăng nhập, các tác nhân chính bao gồm nhân viên quản lý nhân sự, nhân viên kế toán, nhân viên và ban lãnh đạo Điều kiện để vào hệ thống là các tác nhân phải đăng nhập thành công Sau khi đăng nhập, điều kiện ra là thực hiện thành công các chức năng và cung cấp kết quả phù hợp với mục đích đăng nhập của từng tác nhân.
Sự kiện chính - Các tác nhân truy cập vào hệ thống quản lý nhân sự của công ty
- Hệ thống hiển thị giao diện đăng nhập quản lý nhân sự
- Các tác nhân nhập thông tin tài khoản( gồm tên đăng nhập và mật khẩu) của mình và ấn nút đăng nhập
- Hệ thống kiểm tra thông tin tài khoản mà các tác nhân nhập vào và thông báo đã đăng nhập thành công
- Quá trình đăng nhập kết thúc
- Các tác nhân tiếp tục chọn các chức năng khác để tiếp tục quá trình thực hiện hoặc nhấn thoát để thoát khỏi hệ thống
Khi nhập thông tin tài khoản không chính xác, hệ thống sẽ thông báo lỗi và cung cấp các tùy chọn cho người dùng Người dùng có thể chọn nút "Quên mật khẩu" để khôi phục hoặc thay đổi mật khẩu, hoặc tạo tài khoản mới Nếu không muốn tiếp tục, người dùng có thể nhấn nút "Thoát" để rời khỏi hệ thống.
Biểu diễn kịch bản cho use case “Thêm hồ sơ NV”
Bảng 3.3: Kịch bản cho use case “Thêm hồ sơ NV”
Nhân viên quản lý nhân sự thực hiện việc thêm hồ sơ nhân viên mới vào hệ thống sau khi đăng nhập thành công Quá trình này đảm bảo rằng hồ sơ mới của nhân viên được lưu trữ an toàn và chính xác trong hệ thống.
Sự kiện chính - Nhân viên quản lý nhân sự chọn form quản lý hồ sơ NV trên hệ thống
- Hệ thống hiển thị form quản lý hồ sơ NV xuất hiện
- Nhân viên quản lý nhân sự chọn chức năng thêm hồ sơ NV
- Hệ thống hiển thị form thêm hồ sơ NV và yêu cầu nhân viên quản lý nhân sự nhập thông tin hồ sơ nhân viên mới
- Nhân viên quản lý nhân sự nhập thông tin hồ sơ nhân viên mới
- Hệ thống kiểm tra thông tin hồ sơ nhân viên và xác nhận thông tin hợp lệ
- Thông tin hồ sơ nhân viên mới được lưu vào cơ sở dữ liệu
- Hệ thống xử lý thao tác mà nhân viên quản lý nhân sự nhập vào và thông báo đã thực hiện thành công
- Quá trình thêm hồ sơ nhân viên kết thúc
- Nhân viên quản lý nhân sự thoát khỏi chức năng thêm hồ sơ NV
Sự kiện phụ trong hệ thống chỉ ra rằng có lỗi trong thao tác của nhân viên quản lý nhân sự Để tiếp tục, nhân viên này cần lặp lại các thao tác đã thực hiện.
Biểu diễn kịch bản cho use case “Sửa hồ sơ NV”
Bảng 3.4: Kịch bản cho use case “Sửa hồ sơ NV”
Nhân viên quản lý nhân sự sử dụng tính năng sửa hồ sơ nhân viên khi họ đã đăng nhập thành công vào hệ thống Sau khi thực hiện các thay đổi cần thiết, hồ sơ của nhân viên sẽ được lưu trữ an toàn trong hệ thống.
Sự kiện chính - Nhân viên quản lý nhân sự chọn form quản lý hồ sơ NV trên hệ thống
- Hệ thống hiển thị form quản lý hồ sơ NV xuất hiện
- Nhân viên quản lý nhân sự chọn chức năng sửa hồ sơ NV
- Hệ thống hiển thị form sửa hồ sơ NV và yêu cầu nhân viên quản lý nhân sự sửa thông tin hồ sơ nhân viên
- Nhân viên quản lý nhân sự sửa thông tin hồ sơ nhân viên
- Hệ thống kiểm tra thông tin hồ sơ nhân viên và xác nhận thông tin hợp lệ
- Thông tin hồ sơ nhân viên sau khi sửa được lưu vào cơ sở dữ liệu
- Hệ thống xử lý thao tác mà nhân viên quản lý nhân sự nhập vào và thông báo đã thực hiện thành công
- Quá trình sửa hồ sơ nhân viên kết thúc
- Nhân viên quản lý nhân sự thoát khỏi chức năng sửa hồ sơ NV
Hệ thống sẽ thông báo lỗi khi nhân viên quản lý nhân sự thực hiện thao tác không đúng Để tiếp tục, nhân viên cần lặp lại các thao tác đã thực hiện trước đó Nếu không muốn tiếp tục, họ có thể thoát khỏi hệ thống.
Biểu diễn kịch bản cho use case “Xóa hồ sơ NV”
Bảng 3.5: Kịch bản cho use case “Xóa hồ sơ NV”
Trong trường hợp sử dụng xóa hồ sơ nhân viên, tác nhân chính là nhân viên quản lý nhân sự Điều kiện để thực hiện là nhân viên quản lý nhân sự phải đăng nhập vào hệ thống thành công Sau khi hoàn tất quá trình xóa, hồ sơ của nhân viên sẽ không còn tồn tại trong hệ thống.
Sự kiện chính - Nhân viên quản lý nhân sự chọn form quản lý hồ sơ NV trên hệ thống
- Hệ thống hiển thị form quản lý hồ sơ NV xuất hiện.
- Nhân viên quản lý nhân sự chọn chức năng xóa hồ sơ NV
- Hệ thống hiển thị form xóa hồ sơ NV và yêu cầu nhân viên quản lý nhân sự xóa thông tin hồ sơ nhân viên
- Nhân viên quản lý nhân sự xóa thông tin hồ sơ nhân viên
- Hệ thống kiểm tra thông tin hồ sơ nhân viên cần xóa và xác nhận thông tin hợp lệ
- Thông tin hồ sơ nhân viên sau khi xóa đã mất khỏi hệ thống
- Hệ thống xử lý thao tác mà nhân viên quản lý nhân sự nhập vào và thông báo đã thực hiện thành công
- Quá trình xóa hồ sơ nhân viên kết thúc
- Nhân viên quản lý nhân sự thoát khỏi chức năng xóa hồ sơ NV
Trong sự kiện phụ của hệ thống, một lỗi thao tác đã xảy ra do nhân viên quản lý nhân sự Để tiếp tục, nhân viên cần lặp lại các thao tác đã thực hiện trước đó Nếu không muốn tiếp tục, họ có thể thoát khỏi hệ thống.
Biểu diễn kịch bản cho use case “Chấm công”
Bảng 3.6: Kịch bản cho use case “Chấm công
Trong trường hợp sử dụng chấm công, nhân viên kế toán sẽ là tác nhân chính Điều kiện để bắt đầu là nhân viên kế toán phải đăng nhập vào hệ thống thành công Kết thúc quá trình, bảng chấm công của nhân viên sẽ được cập nhật đầy đủ và chính xác.
Sự kiện chính - Nhân viên kế toán chọn form quản lý lương trên hệ thống
- Hệ thống hiển thị form quản lý lương xuất hiện
- Nhân viên kế toán chọn chức năng chấm công
- Hệ thống hiển thị form chấm công và yêu cầu nhân viên kế toán chấm công cho nhân viên
- Nhân viên kế toán chấm công theo ngày và cuối tháng thì tổng hợp thành bảng chấm công cho nhân viên
- Hệ thống kiểm tra thông tin ngày công và xác nhận thông tin hợp lệ
- Hệ thống xử lý thao tác mà nhân viên kế toán nhập vào và thông báo đã thực hiện thành công
- Quá trình chấm công kết thúc
- Nhân viên kế toán thoát khỏi chức năng chấm công
Thiết kế hệ thống
3.3.1 Biểu đồ lớp chi tiết
Ngoài các thực thể như ở biểu đồ lớp tổng quát thì ở biểu đồ lớp chi tiết thêm các thực thể là:
PHONGBAN (MaPB, TenPB, SoluongNV, Truongphong) CHUCVU (MaCV, TenCV)
Bài viết đề cập đến những thay đổi trong biểu đồ lớp tổng quát, bao gồm việc bổ sung thuộc tính MaPB cho lớp HĐLĐ và các thuộc tính MaPB, MaCV cho lớp HOSONV.
HĐLĐ (MaHĐ, MaNV, TenNV, MaPB, Ngaykiket, Thoihan, Congviec, Chedolamviec)
HOSONV bao gồm các thông tin như Mã NV, Tên NV, Mã PB, Mã CV, Ngày sinh, Giới tính, Địa chỉ, Số điện thoại và CMND Ngoài các mối quan hệ trong biểu đồ lớp tổng quát, biểu đồ lớp chi tiết còn bổ sung thêm các mối quan hệ khác.
Mối quan hệ giữa các thực thể:
Bảng 3.13: Mối quan hệ mới giữa các lớp thực thể
Tên thực thể Mối quan hệ
Vẽ biểu đồ lớp chi tiết :
Biểu đồ 3.15: Biểu đồ lớp chi tiết 3.3.2 Biểu đồ triển khai
Máy tính của ban lãnh đạo và máy tính của nhân viên sẽ được kết nối cùng máy tính chủ để phối hợp nhau cùng hoạt động
Biểu đồ 3.16: Biểu đồ triển khai 3.3.3 Thiết kế giao diện
Khi mở ứng dụng, hệ thống sẽ yêu cầu người dùng đăng nhập để sử dụng hệ thống
Hệ thống quản lý nhân sự cung cấp giao diện đăng nhập thân thiện, cho phép người dùng truy cập vào các chức năng như quản lý nhân viên, quản lý lương, tìm kiếm thông tin và tạo báo cáo Các nút lệnh rõ ràng giúp người dùng dễ dàng thực hiện các tác vụ theo mục đích sử dụng.
Hình 3.2: Giao diện hệ thống quản lý nhân sự
Giả sử người dùng chọn quản lý nhân viên, giao diện quản lý nhân sự sẽ bao gồm đầy đủ thông tin như sau:
Hình 3.3: Giao diện hệ thống quản lý nhân sự
Giao diện quản lý lương
Hình 3.4: Giao diện hệ thống quản lý nhân sự - Quản lý Lương
Giao diện chức năng tìm kiếm
Hình 3.5: Giao diện hệ thống quản lý nhân sự - Chức năng tìm kiếm
Một số kiến nghị cho đề tài nghiên cứu
Hình 3.5: Giao diện hệ thống quản lý nhân sự - Chức năng tìm kiếm
3.4 Đánh giá khả năng ứng dụng của hệ thống
